INTRODUCCIÓN A

LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES

Autor
Beatriz Lorena Rodríguez Montenegro
Actualizado: Noviembre de 2018
 INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS
DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Hoy en día las empresas consideran el beneficio principal de la logística el integrar

funciones interdependientes en un proceso coordinado y controlado. Para que esto
se de se requiere de un dominio de flujos de producto y de información. Los flujos
de información en el proceso de la logística trascienden más allá de las fronteras.
Requieren mayor flexibilidad, más sensibilidad, menos tiempo de espera, menos
existencias, menos costos, más valor agregado, entregas puntuales, todo lo anterior
depende de que tan bien este el flujo de información al interior de las empresas,
podríamos resumirlo en una frase:

“Obtener cosas moviéndose cada vez más rápido”

La información es un prerrequisito para la toma de decisiones. Una buena
información permite la toma de decisiones correctas.

Según los apuntes de RODRIGUEZ, BEATRIZ en el MBA Internacional en Gestión

Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística 2009-2010, Montevideo
Uruguay. Campus Virtual, l, Gestión Superior para la logística Integral, Unidad 5.
Información para la logística (flujos de información y diseños del sistema),

Los Sistemas de información de logística son: “Un sistema de interacción de

sistemas, equipos y procedimientos, que hacen que la información pertinente
esté disponible para la planificación, el análisis, la implementación y el control”

El módulo de introducción a las TICS busca que el participante adquiera el

conocimiento de la conceptualización básica sobre sistemas tecnológicos y
comunicaciones, siendo este fundamental para ajustarse al ritmo del mercado y
las organizaciones que van a la par con la evolución tecnológica.

Es importante adaptar a nuestras vidas este tipo de tecnologías e identificar los

beneficios que como personas integrales podemos aportar a las instituciones a
través de estas herramientas indispensables para el desarrollo de estas.

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Ideograma

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Conceptos básicos
TECNOLOGÍA: Es un conjunto de conceptos, procesos y técnicas, que sirven para
el diseño y construcción de herramientas que facilitan la vida de las personas.

INFORMACION: Las personas necesitan basarse en la información para realizar

cualquier tipo de actividad, gracias a los procesos cognitivos, se puede captar,
analizar y establecer acciones, tomando como base la recepción de la información
para la toma adecuada de decisiones y desarrollo de acciones pertinentes

COMUNICACIÓN: El hombre es un ser social y comunicativo. Necesita de la

humanidad para vivir y establecerse como ser histórico en la sociedad, de ahí
parte la necesidad de comunicación y expresar a su entorno sus pensamientos
y necesidades.

TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN: Las TIC (tecnologías

de la información y la comunicación) se basan principalmente en un acumulado
de actividades como técnicas y mecanismos para almacenamientos, producción
y transferencia de información.

LECTURA DE APOYO: LAS NUEVAS

TECNOLOGIAS DE INFORMACION EN
DESARROLLO DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA – Leopoldo Rojas Moguel.
http://www.microfinanzas.org/uploads/media/1068.pdf

Beneficios de la tecnología
de la información y comunicación
La aplicación de las TICS es una actividad primordial para las empresas, con el
fin de fortalecer la capacidad empresarial y de posicionar en el mercado sus
productos y servicios.

Como beneficios del uso de las TICS en las empresas podemos encontrar:

  Desarrollo de centros de información dirigidos a cada sector.

  Tener presencia global
 Desarrollo de diversos servicios de información dirigidos al
fortalecimiento de la Compañía
  Aumento de la competitividad
  Facilidad para posicionamiento global de los productos de la empresa
 Formación de cadenas productivas cuyo eje central sea la comunicación
y el control a través de la tecnología
 Cadenas de distribución y entrega más cortas

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  Aceleración e impulso de la globalización

  Reducción notable de costos
  Generación de nuevas oportunidades de negocios
  Reducción de tiempos de producción y control
  Toma de decisiones pertinentes en tiempo real
  Almacenamiento de grandes cantidades de información
 Automatización de tareas

En logística los sistemas de información desempeñan números cometidos:

  Implantar/ iniciar otras actividades: ( por ejemplo: proceso de pedidos)

 Planificar el proceso ( por ejemplo: previsión de demanda, planificación
de instalaciones)
 Controlar el rendimiento ( por ejemplo: informes respecto a estándares)

Estos cometidos pueden ser internos o externos; por consiguiente, otro

cometido de información en la logística es:

  Coordinar y enlazar funciones internas

 Coordinar y enlazar funciones internas a proveedores externos,
contratistas y clientes.

Subsistemas de Información
Podemos dividir el Sistema de Información Logística en dos subsistemas con
dos grandes bucles: Proveedores y Clientes, como se muestra en la figura:

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y

SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual-
Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

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SUBSISTEMA 1 (Bucles proveedores): el bucle de proveedores se iniciará con
las previsiones de demandas de clientes. Este bucle está relacionado con la
adquisición de materias primas, en el momento correcto, para el lugar correcto y
a los mejores costos.

Esto implicará información sobre los niveles de stock de materias primas mantenidos en
un fichero de inventario de materiales. Los detalles de los proveedores se mantendrán
en un fichero de proveedores. Un fichero de órdenes de compra contendrá detalles de
las órdenes de compra emitidas. A partir de la información contenida en estos ficheros,
se tomarán decisiones sobre compras para cubrir los requerimientos de materiales. Esto
generará una orden de compra y actualizará los registros sobre el rendimiento del
proveedor. Los detalles de la transacción se transferirán luego a los sistemas financieros
de la empresa. A la entrega, se aceptaran las mercancías y el fichero de existencias de
materiales se actualizará con el incremento en la cantidad de stock. (Ver representación
gráfica en la figura)

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y

SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-
Uruguay. Campus Virtual-
Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

SUBSISTEMA 2 (Bucle de los clientes): aquí se inicia con un pedido del cliente. Se
emite información sobre los productos en un fichero de productos y su stock en un
fichero de existencias. Los detalles de los clientes activos se mantienen en el fichero de
clientes. A la recepción de un pedido, se comprobarán los detalles del pedido con
respeto a estos tres ficheros para su proceso, el fichero de productos será validado para
establecer los productos válidos, se comprobarían los niveles de stock en el fichero de
existencias y se confirmaría la solvencia en el fichero de clientes.

Una vez se acepta el pedido se inician una gama completa de actividades. Se pueden
generar automáticamente las necesidades de reaprovisionamiento. Se
proporcionarán instrucciones para la recogida, la entrega y las facturas de pedido.

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La agregación de esta información en un SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRAL en
base de tiempo o de emplazamiento permitirá realizar informes de rendimiento y tener
datos para la previsión. (Vea la representación gráfica en la figura)

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y

SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual-
Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

BUCLES INTEGRADOS: en aquellos casos en que los dos bucles estén enlazados por un
sistema informático común, se creará un SISTEMA INFORMATICO INTEGRADO.

Un sistema informático integrado es un sistema que contiene muchos programas

informáticos diferentes, que están diseñados para operar de forma armoniosa entre
ellos, frecuentemente compartiendo ficheros de datos comunes. Dentro del entorno
de la logística, los datos se utilizan para muchas aplicaciones diferentes y la
integración es esencial si han de optimizarse los costos y los servicios.

Supongamos un sistema de información integrado, donde una vez se haya

introducido un pedido en el sistema ese detalle debe estar disponible para
TODOS los procesos posteriores, (administración de inventarios,
almacenamiento de mercancías, manipulación, distribución). Además todos los
detalles deben estar disponibles con fines de consulta inmediata en cualquier
etapa y en cualquier momento y presentarse de una manera apropiada para el
tipo de consulta que se realiza.

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Usos generales de las tecnologías de la información

USOS DOMESTICOS: Podemos hablar de fácil acceso a todo tipo de
información y comunicación, a través de la televisión, el internet y la telefonía,
cualquier tema en cualquier formato textual, icónico y auditivo.

USOS EDUCATIVOS: Instrumento cognitivo que potencializa capacidades mentales,

permitiendo el desarrollo de nuevas formas de pensar y educación dinámica.

USOS EMPRESARIALES: Para procesamiento de datos, canales de comunicación

para difusión de información, almacenamiento de información, interactividad con
programas de gestión, control y optimización de procesos de producción.

Antes de pasar a ver las TICS Aplicadas a la logística es necesario entender que
así como la información necesita ser amplia y variada, también lo serán las áreas
donde se aplican los Sistemas de Información de Logística, veamos cada una
de las áreas en logística y que información se necesita para poder llegar a ser
suficiente para integrar los sistema de información logísticos:

COMPRAS Y TICS (IT): Flujos de información rápidos y exactos son esenciales

para la eficiencia en las compras. Con stock reducido en todos los puntos de la
cadena de suministro, la interrelación con otras funciones es fundamental para
asegurar que las estrategias de existencias mínimas sean satisfactorias. El acceso
a la información, tanto a nivel de proveedores como a nivel interno, se realiza por
medios electrónicos en gran parte del entorno actual. Por lo tanto, resulta esencial
un grado de conocimientos informáticos entre el personal.

Las compras tienen una relación especialmente estrecha con la previsión,

planificación de calendarios de producción, gestión de existencias y control de
costos y de calidad. La coordinación mediante la transmisión de información
dentro de un sistema integrado, permite que se realicen comprobaciones lógicas
respeto a la exactitud.

Quizás el desarrollo más importante para las compras haya sido el intercambio
electrónico de datos (EDI), que estudiaremos en el próximo módulo. La
capacidad de transmitir órdenes de compra y facturas, por medios electrónicos,
ha proporcionado grandes ventajas tanto en costos como en exactitud. El
desarrollo de estrategias de MRP, MRP (II) Y JIT, en las que la compra
desempeña un importante papel en asegurar que la realización de pedidos y flujo
de materiales cumplan los requisitos del plan, significa que las compras y la
tecnología de la información sigan siendo funciones centrales.

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PRODUCCIÓN Y TICS: La tecnología de la información tiene una amplia gama
de aplicaciones en diversas actividades de planificación de la producción,
estructurando, ensamblando, clasificando y dirigiendo la información. Según los
apuntes de RODRIGUEZ, BEATRIZ del MBA Internacional en Gestión Logística
Integral y SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay.
Campus Virtual-Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la
logística Las siguientes aplicaciones resaltan estas áreas.

 Planificación de la producción: La planificación de la producción utiliza

la previsión a partir de la planificación de productos y ventas para poder
planificar los ritmos de producción globales. El plan de producción
establece objetivos de niveles de servicio al cliente, niveles de
existencias, los ritmos de producción, la magnitud de los equipos de
trabajo y los planes para horas extraordinarias y subcontratación. El plan
debe contar con la información suficiente para ubicarse dentro de las
limitaciones de las capacidades. Algunas organizaciones reajustan el plan
gradualmente hasta llegar a un puento en que sea más bien un calendario
 de producción maestro que un plan de producción.
 Gestión de la demanda: La función de gestión de la demanda consiste
en determinar la demanda global. Esta determinación refleja previsiones
e incluye los pedidos de los clientes, pedidos de almacén, entre fábricas,
promociones especiales, requerimientos de stock de seguridad, piezas de
repuesto y la elaboración de un inventario para posteriores períodos de
demanda de alto volumen. Las salidas de la gestión de la demanda son
una suma de demandas por período de tiempo, agrupadas por familia de
 productos
 Programas de producción maestra ( MPS): El MPS es un plan en fases
para artículos y la cantidad de cada uno que la organización pretende
establecer. Se trata de un compromiso para cumplir los requisitos de
marketing y utilizar la capacidad de producción. Los departamentos de
compras, producción , marketing y alta dirección deben aprobar el MPS. El
MPS cubre todo dese el momento actual a 1 a 18 meses o más en el futuro.
Se utiliza como un dispositivo de planificación a coarto y medio plazo. El MPS
debe ser coherente con el plan de producción. Impulsa el sistema de
planificación a corto plazo proporcionando la entrada a la planificación de
necesidades de materiales.

  Planificación de necesidades de materiales ( MRP): La planificación MRP en
fases comienza con los artículos enumerados en el MPS y determina: La
cantidad de todos los componentes y materiales necesarios para obtener dichos
artículos Y La fecha en que se necesitan los componentes y materiales. La
planificación MRP se realiza con el desglose de la lista de materiales y

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compensando los requerimientos de proveedores con los tiempos de
espera apropiados.
 Planificación de requerimientos de capacidades ( CRP): Los requerimientos
en fase obtenidos de MRP se utilizan en conjunción con otros datos para
determinar la capacidad necesaria para fabricar los artículos especificados en el
MRP. Estos requerimientos de capacidades se comparan con la capacidad
disponible. Se toma una acción correctora si fuera necesario. Las acciones
correctoras incluyen la adición de horas extraordinarias, encaminamiento de la
producción y subcontratación de algunos trabajos.

Cuando la capacidad disponible es insuficiente a pesar del a acción correctora,

el planificador principal revisa las prioridades, y trabajando en colaboración con
los departamentos de marketing y producción, toma las decisiones necesarias
para revisar la programación. Las revisiones del MPS exigirán que se vuelva a
ejecutar el MRP y su salida se utiliza para verificar que los requerimientos de
capacidades están ahora dentro de las limitaciones.

ALMACENAMIENTO Y TICS: Una de las aplicaciones más complejas de los

sistemas informáticos a nivel operativo está en el control de los almacenes. Dichos
sistemas integran el proceso de pedidos, el control de existencias y la localización
del stock para controlar y programar todas las operaciones dentro del almacén.

La función de recepción puede programarse para incluir la inspección de calidad y

cantidad. Los códigos de barras se suelen aplicar a la unidad de almacenamiento y se
utilizan para el seguimiento del producto a través de todo el sistema. Los códigos de
barras permiten que se asigne el producto por ordenador, con la localización del stock
en el que están situados. En el módulo dos veremos el uso de esta TIC. El desarrollo
de los Sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación solo ha sido factible
gracias al desarrollo en la tecnología de Información.

TRANSPORTE Y TICS: Existen aplicaciones para la planificación y la gestión de

flotas de transporte. Estarán basadas en los vehículos. Los sistemas de tecnología
de información cubren la programación de mantenimiento, los controles de piezas,
la administración, costos, el análisis por tacógrafos y la programación de rutas.

INVENTARIO Y TICS: Los sistemas de control de existencias ayudan si existe

una gestión de stock eficiente incluyendo:

  Registros de emisiones, recepciones, compras, asignaciones

  Registros de rendimiento, tiempos de espera, precios
 Niveles de reaprovisionamiento y sus cantidades

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  Informes de niveles de existencias, restos de pedidos, nivel de servicio

  Interrelaciones con el procesos de pedidos y las actividades de ventas
 Informes de excepciones sobre stock cero, stock altos

MARKETING Y TICS: Los sistemas de proceso de pedidos permiten:

 Métodos de entrada variados, por ejemplo: venta por teléfono, fax,

 terminales portátiles, EDI.
  Respuesta inmediata a la asignación de stock
  Fecha de entrega programada
  Generación de listas de recogida
  Interrelaciones con los departamentos de ventas y facturación
  Informes de niveles de ventas, retrasos de pedidos y niveles de servicio
 Administración de las relaciones con los clientes. CRM.

Como podemos ver en el módulo la información trae una serie de ventajas que
beneficia a muchas áreas de la compañía veamos en resumen cuales son estas
ventajas:

 Acceso rápido a la información: por ejemplo: entrada de pedidos

 centralizada
  Conformidad con las peticiones de proveedores/ clientes
  Ahorro de costos, por ejemplo: niveles de personal
  Ventajas competitivas: por ejemplo proceso automático de pedios
 Exactitud ( reducción de errores)

Las decisiones para introducir cambios suelen exigir que se tomen de manera
estratégica. La tecnología de la información no es simplemente otra tecnología.
La tecnología de la información afecta a la manera en que las empresas dirigen
sus negocios.

La tecnología de la información prestará ayuda en las siguientes áreas:

  Sistemas de proceso de pedidos

  Sistemas de información
  Sistemas inteligentes de información
 Sistema de toma de decisiones

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Por supuesto, estas áreas se solapan y numerosas empresas quieren o están buscando
mejoras para las tres primeras áreas. La última área de soporte a la toma de decisiones
puede clasificarse en dos tipos de métodos de creación de modelos:

1. Optimización: la programación líneas es un ejemplo y trata de encontrar

la mejor manera de optimizar.

2. Simulación: esto implica una representación informatizada de un sistema

y la manipulación de variables claves para probar estrategias y
operaciones alternativas.

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BIBLIOGRAFÍA BÁSICA
1. PRESENCIA JOSÉ, “Tecnologías de la información “, Cuadernos de
logística, Editorial Logis. Book, Instituto de logística, transporte y comercio
Internacional, Iberoamérica.
2. RODRÍGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA
Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico
de Logística 2009-2010, Montevideo Uruguay. Campus Virtual, Gestión
de la Información y TIC`S, y Campus Virtual, Gestión Superior para la
logística Integral, Unidad 5. Información para la logística ( flujos de
información y diseños del sistema)

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

1. PETRISSANS, RICARDO, Adaptación a “El salto desde la Gestión de

Información a la Gestión del Conocimiento” . JAVIER MARTINIEZ
MÉNDEZ, FRANCISCO, . Grupo de Tecnologías de la Información,
Departamento de Información y Documentación. Universidad de Murcia.
2. SAAVEDRA FERNÁNDEZ, OSCAR . La producción de conocimiento y
las tecnologías de información: Valores, conceptos y herramientas.
EBSCO Information Services.

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