Procesos en Texto

PROCESO DE BODEGAS
El Auxiliar de Bodegas recibe una “Solicitud de materiales” de una persona del Área de
Producción y verifica si el material existe en el stock normal de la Bodega. Si el material
existe, prepara el despacho y entrega el material junto con el documento “Egreso de
Materiales” que se emite a través del sistema. En caso de que no exista el material en el
stock normal, envía la solicitud a la Bodega N0 3 en el norte de la ciudad, que contiene cajas
completamente cerradas con los materiales que aún no se han desempaquetado.
El Auxiliar de la Bodega N0 3, recibe la solicitud, e identifica la caja que contiene el o los

materiales solicitados, prepara el despacho y elabora el documento de egreso respectivo.
Envía los materiales solicitados junto con una copia del documento de egreso al
departamento de Distribución para que dichos materiales sean entregados por el
responsable en la línea de producción, esto último ocurre también en la Bodega de stock
normal.
El Auxiliar de Bodegas envía una copia de los egresos de materiales generados al

departamento de Contabilidad.
PROCESO DE COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS
Un nuevo comprador es contratado por la Empresa “Comercial Crédito Cómodo”, en su

primer día de trabajo el comprador recibe un requerimiento del Gerente General de realizar
la compra de 20 computadoras para modernizar el departamento de servicio al cliente.
Como primer paso el comprador realiza cotizaciones a cinco empresas y se las presenta al
Gerente General. El Gerente General le consulta si estos proveedores constan en la lista de
proveedores aprobados, en ese momento el Gerente le explica que para realizar una compra
mayor a $10.000 dólares los proveedores deben cumplir con los estándares de la empresa.
Como los proveedores no constaban en la lista de proveedores aprobados, la negociación

sufre demoras hasta que los proveedores cumplan los requisitos establecidos para la
selección de proveedores.
Una vez que se ha realizado la selección de proveedores se constata que solo tres de los
cinco cumplen con los parámetros establecidos por la empresa.
Se realiza un análisis de los tres proveedores, se escoge al mejor según los estándares
establecidos por la empresa y se notifica al Gerente General para su aprobación.
Una vez que el Gerente General ha aprobado la compra se procede al pedido al proveedor,
se coordina la fecha de entrega de las computadoras, se reciben la factura y los productos y
se procede al pago vía transferencia bancaria.
Se asigna responsable de cada computadora y se actualiza el registro de responsables de

activos fijos.
PROCESO DE MATRICULACIÓN DE UN ESTUDIANTE DESDE LA
PERSPECTIVA DE UN PADRE DE FAMILIA
Un padre de familia llama por teléfono a pedir información sobre el período de

matriculación de su hijo para el décimo año escolar en el Colegio “Aquí sí se aprende”, le
indican que debe reservar un turno con una semana de anticipación, donde le asignarán día
y hora en la que deberá acercarse al colegio, así mismo le indican que debe revisar en la
página web del colegio los requisitos para la matrícula.
En la página web del colegio encontró los siguientes requisitos:
 Certificado médico
 Dos fotos tamaño carnet
 Libreta de haber aprobado el año
 Depósito o transferencia en la Cuenta Corriente No.4038177 del Produbanco
($500,00) valor que incluye uniformes y libros.
Ese mismo día, el padre de familia realiza una transferencia bancaria acreditando el valor
de la matrícula.
Una semana antes del período de matriculación el padre reserva el turno y le indican que
debe acercarse el 20 de agosto a las 9:00 am.
En el día y hora asignada, el padre de familia se acerca a la institución, pide información en

Secretaría General allí le indican que debe registrar la transferencia en tesorería para la
entrega de la factura del pago.
El padre de familia registra la transferencia en tesorería donde le solicitan No. RUC,

dirección, teléfono, nombre del estudiante y curso en el que se va a matricular. Le entregan
la factura y con la misma debe dirigirse a Secretaria General para legalizar la matricula.
En Secretaría General le receptan el certificado médico, las fotos, la libreta de haber

aprobado el año y la factura; ingresan los datos de la factura en una ficha por estudiante, le
entregan los uniformes y los libros. Y con ello queda la constancia de haber matriculado al
estudiante.
PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE PERSONAL
El proceso de asesoría legal entrega la notificación de liquidación al director de RR.HH.

quien designa al analista de RR.HH. correspondiente. Este genera el aviso de salida en el
sistema del IESS. Luego envía un correo con los datos del empleado liquidado a los
siguientes procesos:
 Administración de usuarios para que deshabilite el usuario y su correo.
 Contabilidad para que genere los asientos respectivos.
 Seguridad para que deshabilite al usuario en el sistema de ingreso y salida.
 Pagos para la generación del pago correspondiente.
 Activos fijos para que reciba y verifique el estado de los activos bajo
responsabilidad del empleado liquidado.
También le envía un correo a la Cooperativa de los empleados para que notifique los
descuentos correspondientes.
El proceso de contabilidad y la Cooperativa de empleados envían el formulario de
liquidación con los datos de haberes y descuentos. Con esa información, el analista procesa
el reporte en el Sistema de liquidaciones. Luego realiza el cálculo de los beneficios en
Excel. El director revisa estos cálculos y aprueba.
El analista solicita a pagos certificación de fondos para los haberes. Recepta la certificación
de fondos y contabiliza haberes y descuentos en el sistema contable. El director de RR.HH.
revisa que esté bien elaborado el cálculo de los valores. Si no hay ninguna observación, el
analista elabora acta de finiquito, imprime reporte de liquidación final de haberes y
coordina la firma con el empleado liquidado. Si no hay ninguna observación del ex
empleado, el analista envía al Ministerio de Relaciones Laborales el acta de finiquito
firmada y realiza trasferencia del valor a la cuenta del empleado liquidado. Recepta el acta
de finiquito con el sello del Ministerio y lo archiva en la carpeta personal del empleado.

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