Clase 06

JARDINERÍA Y HORTICULTURA
TEMA: Word digitalización de documentos, oficio y solicitud

DOCENTE: Miriam Sarmiento Cerquin
DIGITALIZACIÓN
La digitalización de documentos
implica pasar documentación física a
formato digital. Son muchas las
empresas que almacenan gran
cantidad de documentación que
ocupa demasiado espacio y es difícil
de consultar. Aunque este proceso
pueda resultar tedioso, una vez
realizado puede suponer una ventaja
competitiva al hacer que la
información sea accesible.
En Word
◦ Si tienes una copia impresa de un documento y te gustaría poder
editarlo, puedes hacerlo usando Word. Primero, escanea la copia y
luego usa Microsoft OneNote para convertirlo en un documento editable
y enviarlo a Microsoft Word. Microsoft OneNote es un software de
planificación y toma de notas que forma parte del paquete Microsoft
Office. Tiene la capacidad de realizar OCR en una amplia gama de
documentos, incluido PDF OCR.
◦ Siempre que hayas escaneado el documento correctamente, Microsoft

OneNote capturará las imágenes y el texto del documento y los enviará
a Word, donde podrás editarlos fácilmente. Todo esto es un proceso
sencillo que puedes realizar en unos minutos.
◦ Inicia Microsoft OneNote
◦ Abrir la ventana “Insertar
imagen”
◦ Insertar la imagen
◦ Extraer texto de la imagen
◦ Abrir nuevo documento
de Word
◦ Importar texto a
documento
◦ Editar documento nuevo
¿Qué tipo de documentos se
pueden digitalizar?
◦ Realmente no hay límite para los tipos
de documentos que puedes digitalizar.
Si estás comenzando desde cero para
convertir todos tus documentos en
papel a versiones electrónicas, es
mejor priorizar los siguientes tipos de
documentos:
◦ Textos
Todos los documentos de texto, como
informes, presupuestos, etc., que tengas
en la empresa puedes pasarlos a
formato digital.
Facturas
◦ La digitalización de las
facturas permite que la
información soporte procesos
automatizados. La
digitalización de una factura
desbloquea la información
dentro de la factura. Esta
información se puede utilizar
de muchas formas diferentes
para respaldar cuentas por
pagar, cuentas por cobrar y
muchos usos de informes
diferentes.
Pedidos
◦ Los pedidos son esenciales

para cualquier negocio
porque cualquier uso indebido
puede provocar retrasos
operativos que podrían costar
mucho dinero a la empresa.
Con los pedidos digitales,
evitarás problemas como la
pérdida, daño o mal
archivado del pedido. ¿No
sería mucho más fácil para ti y
tu equipo?
Contratos
◦ Un recurso importante que deben
proteger las empresas son sus contratos.
Los contratos son documentos
legalmente vinculantes que protegen
tus activos y garantizan que se cumpla
todo lo acordado con tus proveedores y
clientes. Ya es un hecho que la
tecnología hace que todo sea mejor. Un
software de gestión del ciclo de vida de
los contratos , por ejemplo, es una forma
mucho más eficiente y rápida de
gestionar los contratos. El primer paso
para esto es digitalizar todos los
contratos de tu empresa.
Planos y diseños
◦ Los planos y diseños son

muy importantes para tu
empresa de diseño o
arquitectura.
Digitalizarlos es una
buena opción para
tenerlos almacenados
de forma segura y evitar
que se pierdan, con los
correspondientes
perjuicios que ello
causaría a la empresa.
Seguros
◦ La mayoría de las aseguradoras han

reconocido desde hace mucho
tiempo el cambio necesario hacia
un futuro digital: contratar nuevas
pólizas y administrar las existentes,
comparar ofertas, enviar facturas y
reportar un accidente tomovilístico;
todo esto ahora se puede hacer en
línea. Hay dos razones para esto:
costes y clientes.
Mapas y diagramas
◦ Para digitalizar un mapa, puedes utilizar una tableta
de digitalización (también denominada digitalizador)
conectada a tu equipo para realizar un seguimiento
de red de las entidades de tu interés. Las
coordenadas x, y de estas entidades se registran y
almacenan de forma automática como datos
espaciales.
◦ La digitalización con una tableta de digitalización

ofrece otra forma de crear y editar datos espaciales,
además de la mano alzada de digitalización en
pantalla. Puede convertir entidades de casi
cualquier mapa en papel en entidades digitales.
Puedes utilizar un digitalizador junto con las
herramientas de edición en ArcMap para crear
nuevas entidades o editar entidades existentes en un
mapa digital.
Ventajas de digitalizar la información
1. Acceso: Acceder a su contenido fácilmente, desde cualquier lugar,
2. Colaboración: Trabajar con equipos en diferentes ubicaciones, ya sea que estén en la
misma oficina que tu o en una zona horaria diferente.
3. Reducir: La cantidad de tiempo, dinero y papel utilizados en la gestión de
documentos impresos se reduce.
4. Recuperación: La automatización de documentos te permite recuperar todos tus
documentos al instante y en un sistema seguro.
5. Tienda: Tener una ubicación centralizada para almacenar documentos electrónicos
reduce la necesidad de archivadores físicos dentro de la oficina.
Copias de seguridad
◦ Prevención de pérdida de datos: copia de seguridad de datos, guardar archivos
importantes si se produce un fallo del sistema o del disco duro.
◦ Plan de operación: Deberías haber copias de seguridad de datos adicionales si las copias
de seguridad originales dan como resultado daños en los datos o fallos en el disco duro.
Esta opción se realiza mejor a través de la nube o del almacenamiento externo. Se
necesitan copias de seguridad adicionales si ocurren desastres naturales o provocados por
el hombre.
◦ Relación con el cliente: La información guardada mejora la gestión de la relación con el
cliente, lo que conduce a un mayor marketing y ventas. Además, la información guardada
del cliente genera confianza y valor para una empresa.
◦ Relaciones con los inversores: la copia de seguridad de los datos reduce el tedioso tiempo
de compilar informes anuales para los accionistas. La información guardada simboliza la
debida diligencia y la organización de una empresa. Sin respaldo de datos, los accionistas
no pueden tomar decisiones
◦ Archivado: La información respaldada agiliza el desarrollo de archivos.
◦ Ganancia competitiva: Los datos de la empresa guardados pueden ser una ventaja
competitiva porque hay muchas empresas que no pueden realizar copias de
seguridad de información importante.
◦ Productividad mejorada: Con los archivos respaldados existentes, las empresas
mejoran la productividad al reducir el tiempo perdido.
◦ Tranquilidad: Las copias de seguridad de datos periódicas te brindan tranquilidad. En
caso de que ocurra un delito cibernético, fallos del sistema o desastres, hay una copia
de seguridad lista para reiniciar el archivo de la empresa.
Digitalizar texto en Word
◦ La mejor manera de analizar un documento en Microsoft Word es usar nuestra aplicación gratuita
Office Lens en su smartphone o tableta. Usa la cámara del dispositivo para capturar el documento y
puede guardar directamente en Word como un documento editable. Está disponible de forma gratuita
en iPad,iPhone,Windows Phoney Android.
◦ Si no desea usar Office Lens, la siguiente mejor opción es digitalizar el documento como PDF con el
software nativo del escáner y, a continuación, abrir ese archivo PDF en Word.
◦ En Word clic en Archivo > Abrir.
◦ Vaya a donde está almacenado el archivo PDF y ábralo.
◦ Word abrirá un cuadro de diálogo que confirme que va a intentar importar el texto del archivo PDF.
Haga clic en Aceptar para confirmar y Word importará el texto. Word hará todo lo posible para
conservar el formato del texto tal y como aparece en el PDF.

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