UNIVERSIDAD CIENTÍFICA DEL PERÚ

Facultad de Derecho y Ciencias Políticas

CARRERA: DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS

CICLO: V – 2017

MONOGRAFÍA

ASIGNATURA:

DERECHO PENAL III

TEMA:

Sistema de Abastecimiento en la
Administración Pública
DOCENTE:
Dra. BETTY QUICHCA QUISPE

ALUMNOS

Armas Viera, Lennie

Pacaya Saldaña, Maycol Francisco
Pérez Torres, Julissa
Vela Pinedo, Katty Liseth

Marzo – 2017
 EPÍGRAFE

Hay que vigilar a los ministros que no pueden hacer nada sin dinero y a
aquellos que quieren hacerlo todo sólo con dinero.
Indira Gandhi (1917-1984) Estadista y política hindú.

2
 DEDICATORIA

A mi querida esposa Karla e hijos,

Fabiana, Matias Francisco y Joaquín,
quienes son el motivo para seguir en el
camino de la superación.
Lennie

A mis padres, que con su apoyo llegaré a

lograr mis metas.
Maycol

A todas aquellas personas que con su

apoyo moral me incentivan a seguir
adelante en el camino de la superación.

Julissa

A mis padres y a mi adorada hija que son

mis motivos para seguir adelante con
miras a cumplir mis proyectos.
Katty

3
ÍNDICE

Pag.

Introducción 5
Los sistemas funcionales y los sistemas administrativos 6
El comienzo del islam Sistema nacional de abastecimiento 7

Finalidad 8

Ámbito de aplicación 8

Antecedentes 8

Marco normativo 10
Análisis de las normas generales vigentes del sistema de abastecimiento 14
El organismo supervisor de las contrataciones del estado (OSCE) 15
Procesos técnicos de abastecimiento 15
Funcionamiento del sistema de abastecimiento 20
Políticas del sistema de abastecimiento 22

Objetivos 25

Conclusiones 26

Webgrafía 27

Anexos 28

4
I. INTRODUCCIÓN
Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de
recursos en las entidades de la administración pública y promueven la
eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos
nacionales son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.
Entre los principales sistemas de la administración pública peruana figuran
los siguientes:
 Abastecimiento  contabilidad
 personal  tesorería
 inversión pública  otros.
 presupuesto

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas,

objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos
orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de
medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado
para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las
entidades integrantes de la administración pública.

El sistema nacional de abastecimiento es creado mediante Decreto Ley N°

22056, publicado el 30-12-77, siendo su objetivo, asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de
bienes y servicios no personales en la administración pública, a través de
procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación,
adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control,
mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final.

Es así que mediante Resolución Jefatural N°118-80-INAP/DNA se aprueban

las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, que son las que
rigen, a partir de dicha norma, los procedimientos que deberían seguirse en
la gestión pública referente a abastecimiento.

5
II. LOS SISTEMAS FUNCIONALES Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Ley N.º 29158, publicada el 28-12-07
(ley LOPE), define que los sistemas son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan
las actividades de la administración pública que requieren ser realizadas por
todas o varias entidades de los poderes del Estado, los organismos
constitucionales y los niveles de gobierno. Son de dos tipos:
1. Sistemas funcionales
2. Sistemas administrativos
TIPOS DE
CONCEPTO
SISTEMAS
Los sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el
cumplimiento de políticas públicas que requieren la participación
Sistemas de todas o varias entidades del Estado. El Poder Ejecutivo es
funcionales responsable de reglamentar y operar los sistemas funcionales.
Las normas del sistema establecen las atribuciones del Ente
rector del sistema.
Los sistemas administrativos tienen por finalidad regular la
utilización de los recursos en las entidades de la administración
pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso.
Los sistemas administrativos de aplicación nacional están
referidos a las siguientes materias:
1. Gestión de recursos humanos
2. Abastecimiento
3. Presupuesto público
4. Tesorería
5. Endeudamiento público
Sistemas
6. Contabilidad
Administrativos
7. Inversión pública
8. Planeamiento estratégico
9. Defensa judicial del Estado
10. Control
11. Modernización de la gestión pública

El Poder Ejecutivo tiene la rectoría de los sistemas

administrativos, con excepción del sistema nacional de control.
El sistema nacional de planeamiento estratégico se rige por la
ley de la materia.

6
III. SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
Así, podemos señalar que el Sistema de abastecimiento es el conjunto
interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos
y procesos técnicos, con la intención de lograr la gestión eficiente y eficaz de
los procesos de abastecimientos que requieren las entidades del Estado,
buscando orientar el racional flujo, de distribución o suministro, empleo y
conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas
para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el
normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los
procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la
administración pública.

Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056, en el marco de

actividad de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional
de Administración Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene
diversas instancias.
Concepto
Son decisiones de alto nivel que buscan unificar conductas y orientar
procesos hacia el logro de metas y objetivos , a través de lineamientos que
guían las acciones del sistema de abastecimientos y delimitan el grado de
discrecionalidad en la toma de decisiones, se puede definir también como
Políticas el conjunto de orientaciones y guías de acción que las autoridades y la alta
dirección de cada organismos emite para regular la actuación directiva de
sus funcionarios y las actividades de los servidores en cumplimiento de los
fines y objetivos institucionales, por lo tanto las autoridades de las
diferentes entidades del sector público adoptarán sus decisiones en base
a políticas públicas
Los objetivos, son los aspectos cualitativos que se desea alcanzar e
involucran una descripción de los resultados que se pretenden obtener en
Objetivos un horizonte temporal, cuyo propósito conduce a alcanzar con eficiencia la
misión y visión del sistema, Los objetivos estratégicos son los propósitos o
fines esenciales que una entidad pretende alcanzar para lograr la misión
que se ha propuesto en el marco de su estrategia.
Es el conjunto de reglas o lineamientos legales de cumplimiento
obligatorio, dictado por autoridad competente que tiene por finalidad
Normas establecer el marco normativo del sistema de abastecimientos, con un
criterio de valor y cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.
Generalmente, impone deberes y confiere derechos
Las atribuciones son el conjunto regulado por normas de actividades
Atribuciones procesos y procedimientos asociados al desempeño de funciones de
logística o almacene del estado.
Planeamiento y programación ( Plan anual de contrataciones )
Procesos Compra y contratación ( D.Leg.1017,D.S.2008-MEF )
Proceso de almacenamiento o internamiento:
Técnicos
Proceso de distribución:
Inventario físico y control de almacén

7
 Alta y Baja de bienes de consumo de almacén
Registro y control de existencias
Control patrimonial (Ley N° 29151 y D.S.007-2008-Vivienda )
Verificación y control de calidad:
Internamiento
Registro y control
Custodia
Atribuciones Formulación del pedido
Autorización de despacho
Acondicionamiento de materiales
Control de materiales
Entrega de materiales, etc, etc,

a) Finalidad
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de
bienes y servicios en la administración pública.
b) Ámbito de aplicación
El sistema de abastecimiento en la Administración Pública es de
aplicación tanto a los bienes materiales, constituidos por elementos
materiales individualizables mesurables, intercambiables y útiles o
necesarios para el desarrollo de procesos productivos, como a los
servicios en general, excepto los personales que son competencia del
sistema de personal, que para el efecto, cuenta con sus propias normas.

IV. ANTECEDENTES
El sistema nacional de abastecimiento fue creado mediante Decreto Ley N°
22056 con fecha 29 de diciembre de 1977 entrando en vigencia a partir de
1978. Señalando que sería conformado por la “(…) la Dirección Nacional
de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración Pública
actuando como Oficina Central Técnico Normativa y como órganos de
ejecución, las Oficinas de Abastecimiento de los Ministerios, Organismos
Públicos Descentralizados y Concejos Municipales”. Mediante Decreto Ley
N.º 22867, Ley de Desconcentración de Atribuciones de los Sistemas de
Personal, Abastecimiento y Racionalización, publicado el 23 de enero del
1980, se buscó impulsar el proceso de desconcentración administrativa,
estableciendo las decisiones relativas a los procesos técnicos del

8
abastecimiento de bienes y de servicios no personales en la administración
pública.

El INAP, en su oportunidad, emitió las denominadas normas generales del

sistema de abastecimiento aprobadas mediante
Resolución Jefatural N°118-80-INAP/DNA, siendo las siguientes:

- SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia

- SA.02 Integridad de administración del abastecimiento
- SA.03 Actualización y utilización de información para el abastecimiento
- SA.04 Unidad de adquisiciones de bienes y servicios
- SA.05 Unidad de ingreso físico y custodia temporal de bienes
- SA.06 Austeridad del abastecimiento
- SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios
Este organismo mediante Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA,
aprobó el Manual de Administración de Almacenes para el sector público
nacional y determinó que correspondía al órgano de abastecimiento
precisar, instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y
responsabilidades a efectos de realizar la verificación de bienes de
almacén.

Las cuatro primeras normas generales del sistema de abastecimiento

fueron derogadas mediante el Decreto Supremo N.º 039-98-PCM de fecha
28-09-98 que reglamentaba la Ley N.º 26850, Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, del 03-08-97. Posteriormente, las contrataciones
se rigen por el Decreto Legislativo N°1017 que aprueba la Ley de
Contrataciones del Estado publicado el 4 de junio de 2008 y que entró en
vigencia el 1 de febrero de 2009 a partir de la aprobación del Reglamento
de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto
Supremo N°184-2008-EF de fecha 01-01-09. Actualmente se ha publicado
la Ley Nº 30225, nueva Ley de Contrataciones del Estado publicada el 11-
07-14, la cual señala en su octava disposición Complementaria final, que
dicha norma entrará en vigencia a los treinta (30) días calendario contados
a partir de la publicación de su reglamento, excepto la segunda y tercera

9
 disposiciones complementarias finales, que entran en vigencia a partir del
día siguiente de la publicación de la Ley Nº 30225.

Al respecto debemos indicar que el Ministerio de Economía y Finanzas

dispuso la publicación del proyecto del Reglamento de la Ley N.° 30225,
nueva Ley de Contrataciones del Estado, publicado en el portal institucional
del Ministerio de Economía y Finanzas por mandato de la Resolución
Ministerial N.° 216-2015-EF/15 del 4 de julio de 2015, a fin de recibir
opiniones, comentarios y observaciones del público. (el decreto supremo
que apruebe dicho reglamento aún no se ha publicado).

En cuanto a las últimas tres Normas Generales del Sistema de

Abastecimiento aprobado mediante Resolución Jefatural N°118-80-
INAP/DNA, estas siguen aún vigentes.

V. MARCO NORMATIVO
5.1. Ley de creación: Decreto Ley Nº 22056 del 30-12-1977 Instituye a
partir del 1 de Enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento que
conforman como Oficina Central Técnico Normativa la Dirección
Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración
Pública, y como órganos de ejecución, las Oficinas de
Abastecimiento de los Ministerios, Organismos cuyo Jefe tiene rango
de Ministro, Organismos Públicos Descentralizados y Concejos
Municipales. Resolución jefatural Nº 335-90-INAP/DNA Aprueba el
Manual de administración de Almacenes para el sector público
(Vigente a la fecha).
5.2. La Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP, aprobó las Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento que fueron las siguientes:
SA.01 Aplicación de los Criterios de Eficiencia. (Derogada)
SA. 02 Integridad de Administración del Abastecimiento. (Derogada)
SA. 03 Actualización y Utilización de Información para el
Abastecimiento (Derogada)
SA.04 Unidad de Adquisiciones de Bienes y Servicios. (Derogada)

10
SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia temporal de Bienes
(Vigente)
SA.06 Austeridad del Abastecimiento (Vigente)
SA. 07 Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios.
(Vigente).

Ley Nº 26507 del 19/07/19. Declara en disolución al Instituto

Nacional de Administración Pública (INAP), como organismo público
descentralizado del Poder Ejecutivo dependiente directamente del
Presidente de la República.

Al entrar en vigencia la Ley Nº 26850- Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado y el Decreto Supremo Nº 039-98, derogan
diversos dispositivos entre ellos el Decreto Supremo Nº 034-80-VC,
el Decreto Supremo. Nº 065-85-PCM y las Normas Generales de
Abastecimiento en lo referente a: SA.01, SA.02, SA.03 y SA.04
contenidas en la Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP.

SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes

(vigente)
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente
por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características
propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida
se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden
de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido
Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos
de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad
y Presupuesto.

Y se codifican según los Catálogos Nacionales vigentes, se registran

tanto el ingreso como la salida en las tarjetas de control de salidas
físicas o Bind Card y se informa documentadamente en el Cardex
Físico, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad en el

11
kardex valorado, a través del Resumen del Movimiento de Almacén
(RJ. Nº 335-90-INAP/DNA).

Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén
con el documento de salida pedido comprobante de salida de al-
macén “PECOSA “. Los que van a ser utilizados en fecha posterior
(como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo
mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un documento
interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobación y
autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o
la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de
Administración.

SA.06 Austeridad del Abastecimiento (vigente)

“En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o
administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e
instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a
propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la
política gubernamental. La austeridad no significa “dejar de gastar”,
sino más bien, “hacer un mejor uso de los pocos recursos
económicos o materiales con los que se cuenta o de los que se
dispone”.

La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse

como la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios,
el empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y
su adecuada combinación, para obtener más y mejores resultados en
beneficio de la colectividad en general.

La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación,

observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias
de la entidad pública, cualquiera sea su denominación, estructura,
ubicación, directivos, etc.

12
 Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus
funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de
Administración y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones
para la mejor aplicación de las medidas de austeridad, sobre bienes
y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:
 La estandarización de bienes y servicios: para controlar la
excesiva variedad o mixtura de los mismos.
 La relación de los bienes y servicios de los que se puede
prescindir, por ser mínimo su requerimiento anual.
 Imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a
las dependencias de la entidad, la relación e información básica
de los bienes y servicios programables.
 Establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede
programarse, en función a los objetivos y metas, frecuencia de
uso, real cantidad de personal que labora, etc.
 Los titulares de las dependencias de la entidad son responsables
de supervisar la aplicación de las medidas de austeridad del
abastecimiento, en el ámbito de competencia.
 Periódicamente, la Oficina de Abastecimiento conducirá y
coordinará la evaluación y resultado de la austeridad del
abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento.”
SA. 07 Verificación del Estado y utilización de bienes y servicios
(vigente)
Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación sobre
la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o
servicios que dispone la Municipalidad.
5.3. Manual de Administración de almacenes para el sector público
nacional Aprobado por Resolución jefatural Nº 335-90-INAP/DNA

a) Objeto:
Establece normas, criterios, procedimientos y responsabilidades
para la administración de almacenes en organismos del Sector
Público Nacional.

13
 b) Alcance
La presente norma es de aplicación por los organismos del
Sector Público.
c) Base Legal:
- Decreto Legislativo N° 534 - Ley del Instituto Nacional de
Administración Pública.
- Decreto Ley N° 22056, que instituye el Sistema de
Abastecimiento.
- Resolución Jefatural N° 1 18-80-INAPIDNA, que aprueba las
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.

VI. ANÁLISIS DE LAS NORMAS GENERALES VIGENTES DEL SISTEMA

DE ABASTECIMIENTO
Resulta necesario revisar si estas normas aún tienen vigencia, o si se han
promulgado normatividad que, sin proponérselos, están reemplazando a lo
dispuesto por estas:

14
VII. EL ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL
ESTADO (OSCE)
Es el organismo técnico especializado encargado de promover el
cumplimiento de la normativa de contrataciones del Estado peruano. Ejerce
competencia en el ámbito nacional y promueve las mejores prácticas en los
procesos de contratación de bienes, servicios y obras.

El OSCE es un organismo público adscrito al Ministerio de Economía y

Finanzas, con personería jurídica de derecho público, goza de autonomía
técnica, funcional, administrativa, económica y financiera, constituyendo
pliego presupuestal.

VIII. PROCESOS TÉCNICOS DE ABASTECIMIENTO

Los procesos técnicos son los instrumentos de gestión o herramientas del
sistema de abastecimiento en sí, establecidos con la finalidad de hacer
más dinámicos funcional y operativo, mediante los cuales se capta,
procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva la información sobre
los bienes servicios en general y ejecución de obras, proveedores que lo

15
suministran, precio de mercado y condiciones de venta ofrecidas por
estos, seguridad, garantía que ofrecen, acciones de seguimiento y control
a realizar, opciones y condiciones para negociar bienes y/o servicios o,
para rescatar derechos en caso de haberlos perdido, por causas
imprevistas o hechos fortuitos comprobados, porque orienta y coordina la
movilización, el uso, conservación y custodia de los bienes, servicios y
obras ejecutadas para una adecuada utilización y preservación etc.;
necesarios por las entidades públicas para tomar la decisión más
conveniente en condiciones óptimas para el Estado. Los procesos
técnicos son 11, y están constituidos por los siguientes:

8.1. Catalogación
Proceso que permite la depuración, ordenamiento, estandarización,
codificación, obtención, actualización y proporciona la información
referida a los bienes, servicios, obras y/o consultoría requeridos por
las entidades públicas, con el fin de incluirlos en el catálogo
institucional, el cual constituye un documento de valiosa información.

Este proceso comprende las siguientes actividades:

- identificación de bienes no codificados.
- actualización de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de
Bienes.

8.2. Registro de Proveedores

Proceso a través del cual se obtiene, procesa utiliza y se evalúa la
información comercial relacionada con los proveedores (contratista y
consultores) de la entidad y también los bienes, servicios, obras
consultoría que estos suministran, prestan ejecutan, etc.

8.3. Registro de control

Es un proceso referido a las acciones de “control previo”, verificación
y conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los procesos

16
 técnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las
medidas necesarias.

Así como también referido al seguimiento de los documentos

administrativos generados en los diversos niveles de la entidad, para
evitar demoras o establecimiento en el trámite de los mismos, hecho
que perjudicaría a la oficina de abastecimiento y a la institución.

8.4. Programación
Proceso mediante el cual se prevé en forma racional y sistemática, la
satisfacción conveniente y oportuna de los bienes y servicios obras,
consultoría, etc. que son requeridos por las dependencias de las
entidades públicas previa determinación sobre la base de las
respectivas metas institucionales, la disponibilidad presupuestaria,
aplicando criterios de austeridad y prioridad.

Este proceso comprende las siguientes actividades:

- Determinación de necesidades.
- Consolidación de necesidades.
- Formulación del plan anual de contrataciones.
- Ejecución de la programación.
- Evaluación de la programación.

8.5. Adquisición
Proceso técnico a través del cual se formaliza de la manera más
conveniente adecuada y oportuna para el Estado, l adquisición,
obtención, contratación d bienes, servicios, obras, consultoría,
siguiendo un conjunto de acciones técnica administrativas y jurídicas,
requeridas por las dependencias integrantes, para el logro de sus
objetivos y alcance de sus metas, por medio de la oficina de
abastecimiento, teniendo en cuenta el presupuesto asignado.

17
8.6. Recuperación de bienes
Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a
tener dominio o disposición de bienes (para uso, consumo) o de
servicios que anteriormente se tenía derecho sobre su propiedad o
uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como:
- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.
- Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia
entidad.
- Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es
decir que permanecieron en stock o sin rotación, por haber sido
adquiridos sin rotación, por haber sido adquiridos sin
programación en exceso o en forma indiscriminada.

8.7. Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa
referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico
determinado almacén, con fines de custodia. El control de los bienes,
tanto muebles como de consumo, que entren y salgan del almacén,
deberán ser administrados mediante sistema informático que permita
registrar su movimiento a través de:

Las entradas, Se controla a través del Cardex físico, indicando el

código asignado correspondiente conforme al catálogo de bienes
,nombre del proveedor, número de factura, fecha de ingreso, fecha,
unidad de medida, cantidad, descripción puntual del bien,
referenciado inicialmente el documento fuente de ingreso.

Las salidas, mediante el registro de las solicitudes o pedidos

comprobantes de salida de bienes denominado “P/C/S” y los
formatos de salidas provisional de almacén, a través de guías de
remisión, incluyendo los datos de la unidad orgánica solicitante,
fecha de solicitud, unidad de medida, cantidad, descripción puntual
de los bienes solicitados, identificándolo inicialmente mediante el
código del catálogo de bienes.

18
 - Adicionalmente, para los bienes muebles clasificados como
activos de uso, se deberá incluir el número de serie del activo y el
responsable de su uso. Asimismo, deberá registrar los
movimientos, descargando del sistema de control los bienes
entregados y permitiendo la consulta de existencias en forma
oportuna e inmediata.

8.8. Mantenimiento
Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de
abastecimiento por medio de la unidad de servicios o de terceras y
oportunamente el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo
predictivo, preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, enseres,
edificaciones, etc. Con el propósito de estar en óptimo estado de
conservación y de operación de los mismos.

8.9. Seguridad
Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento, por
medio de la unidad de seguridad, utilizando su propio personal o de
registros, brinda un eficiente servicio de seguridad integral.

8.10. Distribución
Es un proceso que, a través del almacén institucional, proporciona
adecuada y oportunamente los bienes requeridos para las
dependencias solicitantes, para el logro de sus objetivos y alcance
de metas institucionales.

8.11. Disposición final

Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la
situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados
en uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulación
improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad,
por lo que será pertinente tramitar su baja y posterior venta,
incineración o destrucción, según su estado.

19
IX. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o
pasos.
9.1. Programación de necesidades
Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas
institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el
Cuadro de Necesidades.
9.2. Elaboración del requerimiento de necesidades
Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes,
servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de
Apertura – PIA.

9.3. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones -

PAAC

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la

aprobación del PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada
año. No se podrá ejecutar ningún proceso de selección que
previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo
proceso que contravenga a esta disposición.

9.4. Ejecución de los procesos de selección

Consiste en la realización de los procesos de selección de acuerdo al
objeto del proceso. Los procesos de selección se rigen por la Ley
Anual de Presupuesto y por la ley de contrataciones del estado y su
reglamento.
9.5. Ingreso al Almacén Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los
diversos procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad
en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, (Catalogación,
Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación
permanente de su estado de conservación, despacho de las
existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de
Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad).

20
9.6. Valorización de las existencias de almacén

Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación,

aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras
salidas).

9.7. Inventario Físico

- Anualmente se llevaran a cabo 2 inventarios de existencias físicas

en almacén, preferentemente durante los meses de julio y
diciembre de cada año, a fin de dar cumplimiento a la
normatividad en materia de manejo de almacenes e inventarios a
fin de dar fe y garantizar la confiabilidad de los registros
efectuados durante el ejercicio fiscal corriente. De la misma forma
se deberán programar por lo menos tres conteos con muestreos
selectivos de bienes con la finalidad de conciliar los movimientos
registrados contra las existencias físicas en el momento de su
elaboración.
- Es responsabilidad del encargado de administrar los almacenes la
detección de bienes de consumo de nulo y lento movimiento así
como de someter a disposición de las Unidades Administrativas ,
los bienes que por su naturaleza sean susceptibles de ser
transferidos. De la misma forma es responsable de actualizar en
forma periódica el Catálogo de Bienes.
- A nivel Central queda estrictamente prohibida la operación de
almacenes alternos en las Unidades Administrativas, salvo
autorización expresa de la gerencia de administración (caso de
almacenes en la construcción de obras públicas) pero la
documentación de ingreso y salida de almacén se lleva en el
almacén central.

21
 - Se utilizará el método de inventarios perpetuos para relacionar los
movimientos del almacén efectuados hasta el momento del
inventario físico.

X. POLÍTICAS DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios
no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos
de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones,
almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento,
recuperación de bienes y disposición final.

a) El Almacén debe ser un área física seleccionada bajo criterios y técnicas

adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que.
Van a emplearse para la producción de servicios públicos o de bienes
económicos. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las
que corresponden a los procesos técnicos de Abastecimiento
denominados Almacenamiento y Distribución.
b) En cada organismo público, a nivel central, descentralizado o
desconcentrado, el órgano de Abastecimiento tendrá a su cargo la
organización e implementación de uno o más Almacenes para la custodia
temporal de los bienes que adquiere y suministra.
c) Loyaut de Almacén.-, a efecto de planear el croquis o distribución de los
espacios físicos del almacén. de acuerdo a las posibilidades de cada
entidad, o de acuerdo a las características técnicas y magnitud de las
compras, se establecerá áreas físicas de uso específico para:
 Oficina
 Recepción y despacho.
 Corredores y pasadizos.
 Zona de almacenaje.
 Vestuarios de personal.
 Servicios higiénicos.
 Zonas para ampliaciones.

22
  Áreas de estacionamiento exterior.
d) Es responsabilidad del Jefe de Almacén, entre otros;
 Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de
bienes a la entidad.
 Proteger y controlar las existencias en custodia.
 Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de
almacén.
 Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido.
 Coordinar la oportuna reposición del stock.
 Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacén.
e) Son factores a considerar en la selección y organización del local de al-
macén los siguientes:
Área requerida, debe permitir que las operaciones que en ella se
realicen, se efectúen en una área física adecuada, sin que tropiece con
inconvenientes por falta de espacio. Se determina en base a la cantidad
y volumen de los bienes previstos para adquirir, incluyendo proyecciones
de futuras ampliaciones.

Seguridad, el lugar geográfico y el local deben reunir condiciones que

eviten el deterioro o merma ocasionado por agentes atmosféricos, así
como preservar la integridad humana y física ante acciones de terceros
o de desastres naturales.

Facilidad de recepción, contemplar la no interferencia con otras

actividades que ejecuta la Institución; debe existir vías de acceso para
personas y vehículos para que los proveedores entreguen sin dificultad
sus artículos.

Características de materiales, según la naturaleza de los bienes, se

debe tener en consideración el peligro que pue4an o no ocasionar al
personal que labora en el almacén así como a la comunidad, ejemplo,
explosivos, productos químicos, tóxicos, radioactivos, etc.

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Facilidad de utilización por los usuarios, considerar la cercanía y fluidez
de tránsito para que el abastecimiento a las unidades usuarias sea en
forma económica, rápida y segura.

Tiempo de suministro, considerar la distancia en que se encuentran las

unidades usuarias y sus necesidades de reposición, ejemplo, cuando la
atención de pedidos se tuviera que efectuar el mismo día, el almacén
estaría ubicado en la misma localidad; si éstos tuvieran que atenderse al
día siguiente o al tercer día, la localización puede hacerse fuera del
perímetro del lugar en que se encuentran las dependencias usuarias.

Centros de abastecimiento, tiene que ver con la fuente de suministro y el

tamaño del local del almacén; cuando más alejado esté el almacén de
las fuentes de suministro, mayor será su tamaño.

Vías de comunicación, se localizará el almacén en lugares en que haya

fluido servicio de transporte para el acarreo de bienes y materiales.

Infraestructura disponible, considerar áreas o edificaciones que por sus

características resulten apropiadas y que además el costo de
acondicionamiento resulte económico.

Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad

con el mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en
los aspectos siguientes:
 Diseño de protectores y cascos de seguridad.
 Elección de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e
instalación adecuada.
Ubicación de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause
más daño que el fuego, etc.

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XI. OBJETIVOS
Los objetivos del sistema de abastecimientos son:
- Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía.
- Asegurar el flujo.
- Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública.
- Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y
requerimientos de los bienes y suministros diverso para el desarrollo de
las actividades de la entidad y aumento de la precisión
- Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y
distribución bienes
- Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes
obsoletos, deteriorados, etc.)
- Procesamiento más rápido y con mayor exactitud los grandes volúmenes
de bienes y suministros
- Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio
- Monitorización del almacén y de las actividades, así como el flujo de
recursos

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CONCLUSIONES
1. Las Normas Generales de Abastecimiento fueron aprobados por Resolución
Jefatural N° 118-80-INAP/DNA, el 25 de Julio de 1980, con la finalidad de
garantizar y facilitar el control y eficacia de las funciones de estas normas,
dentro de una concepción integral de la gestión de Abastecimiento. Cada
Norma está constituida, por una definición, Concepto, Objetivos, Acciones a
Desarrollar, Base Legal, Alcances y Mecanismos de Control.

2. La Segunda Disposición Final del DECRETO SUPREMO Nº 039-98-PCM

que reglamentaba la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado, de fecha 26 de Diciembre de 1998, deroga las Normas SA.O1,
SA.02, SA.03 y SA.04. Las Normas SA.O5, SA.06, y SA.07, aún se
encuentran vigentes.

3. La Norma SA.05 Unidad de Ingreso Físico y custodia temporal de

bienes, referente al manejo de almacenes, no ha sido modificado ni ha
sufrido aportes posteriores, salvo lo presentado por la Resolución Jefatural
Nº 335-90- INAP/DNA que aprobó el Manual de Administración de
Almacenes para el Sector Público Nacional.

4. La Norma SA.06 Austeridad del Abastecimiento, referente a las acciones

de austeridad en los procedimientos adoptados, cuenta con numerosas
normas posteriores como: Medidas de Austeridad, Disciplina y Calidad en el
Gasto Público, los principios señalados en la Ley de Contrataciones y la
Directiva de Austeridad anual que aprueba cada Institución. Por lo que su
aplicación y consulta, no se hace necesario.

5. La Norma SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y

servicios, referente a los bienes patrimoniales y la correcta ejecución de los
servicios; al respecto esta Norma, tiene muchas disposiciones posteriores,
como la creación del Sistema Nacional de Bienes Nacionales, la
Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) y de lo dispuesto por la Ley
de Contrataciones del Estado. Por lo que su aplicación y consulta, no se
hace necesario.

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WEBGRAFÍA

1. aempresarial.com/web/revitem/27_9641_91489.pdf
2. www.agubernamental.org/web/libro.../2011-02
19_1_sistemadeabastecimiento.pdf

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ANEXOS

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