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INFORME AUDITORIA MS
DYNAMICS 365

ESD
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TABLA DE CONTENIDOS
Resumen Ejecutivo________________________________________________3
Procesos Evaluados y Hallazgos_____________________________________5
Recomendaciones y Acciones______________________________________19
Conclusiones___________________________________________________22
Anexos________________________________________________________23
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RESUMEN EJECUTIVO

En la actualidad el sistema de información constituye la base para el desarrollo de

nuevos productos y servicios. Es el soporte principal del trabajo de los directivos, ya que

permite coordinar el trabajo dentro y entre organizaciones, y sobre todo permite mejorar

el funcionamiento, desarrollando nuevos modelos organizativos con una clara orientación

a la información.

Es evidente que las organizaciones son sistemas, componentes individuales

interconectados que persiguen metas y objetivos comunes. Los directores administrativos

utilizan la información para comunicarse entre sí y con los miembros del personal

directivo y los empleados. Deben transmitir información a los demás y cerciorarse que los

departamentos estén progresando de acuerdo con los objetivos planificados.

La información es uno de los ingredientes que mantienen unidos todos los componentes

del sistema organizativo.

La utilización y desarrollo de sistemas de información pueden mejorar la productividad

aumentando el volumen de trabajo realizado y la velocidad con la que se ejecutan las

transacciones. También se pueden reducir errores y aumentar la precisión.

Es ampliamente reconocido que la información es un importante recurso para la

organización. Tiene valor por que influye en las operaciones de la empresa.

La falta de información vital puede ocasionar que los administradores o directores

cometan errores, pierdan oportunidades y se enfrenten a graves problemas de

rendimiento. Los sistemas de información son también un recurso. Incrementan la

capacidad los directores y empleados, haciendo posible lograr nuevos niveles de

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eficiencia y eficacia.

A pesar de todas las ventajas, los sistemas de información, también producen costos.

Debido a la importancia de la información, se deben tomar medidas para administrarla de

la misma forma que se controlan otros recursos. Para ello se debe asegurar que la

información esté disponible cuando se requiera y que sea exacta y precisa.

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PROCESOS EVALUADOS Y HALLAZGOS

1.1 Administración del Sistema

Aquí se aborda el contenido que le ayudará a capacitar a usuarios y administradores para
configurar el sistema de su organización y negocio para que funcione de forma rápida y
efectiva.
La mayor parte del contenido que se detalla aquí se aplica a características del módulo
Administración de organización. Sin embargo, existen un par de tareas, como la creación y
el uso de una plantilla de registro, que se pueden realizar en cualquier módulo y así
permitirle perfeccionar el funcionamiento de su organización.

Áreas Evaluadas

• Seguridad
Roles, Aranceles y Privilegio correctamente definidos.
Asociación de privilegios están correctamente definidos, con la salvedad que solo hay en el
ambiente de desarrollo Cuatro roles definidos.
• Administración de Datos:
Actualización de indexes deshabilitado, lo cual no es recomendable, podría lentitud en los
procesos afectando todo el funcionamiento del sistema.
Conexiones de Datos no definidas (es opcional) pero como el sistema lo indica es
recomendable salvaguardar la data para que pueda ser consumida por otros servicios como
Power BI, Power Apps Etc
Las Exportación de las entidades no está habilitada a nivel clientes (Por defecto viene con
esa configuración se maneja bajo privilegio)
• Configurar:
Parámetros de trabajo del sistema definidos, parámetros de desfragmentación de indexes
de acuerdo a los estándares.
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Sustentación:

Conexión de base de datos no definida

Sustentación:

No existen parámetros definidos para la exportación de entidades

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Exportación de entidades no definida

SMTP no Configurado

1.2 Reportes
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Los Reportes se pueden definir simplemente como cualquier visualización de un conjunto de

datos estructurados. Esto puede incluir datos transaccionales presentados en un diseño
tabular y vistas gráficas avanzadas de información agregada. Para tener en cuenta esta
amplia definición, la aplicación ofrece varias herramientas para producir informes para
satisfacer requisitos comerciales complejos. Algunas aplicaciones comunes de informes en
un ERP incluyen:

 Crear y archivar documentos transaccionales como parte de un proceso de

contabilización.

 Producción de albaranes para realizar un seguimiento de los pedidos desde la

fabricación hasta el almacenamiento y las ventas.

 Monitoreo de métricas clave de desempeño y tendencias emergentes en los datos

 Navegando al cliente a través de búsquedas filtradas.

 Distribuir documentos de marca a clientes y empleados.

 Extraer datos de tal manera que articule la salud de una empresa.

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Fuente: https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/analytics/create-nextgen-reporting-solutions

1.3 Gestión de Proyecto y Contabilidad

La funcionalidad de gestión de proyectos y contabilidad se puede utilizar en múltiples
industrias para proporcionar un servicio, producir un producto o lograr un resultado.

Un proyecto es un grupo de actividades que está diseñado para brindar un servicio, producir
un producto o lograr un resultado. Los proyectos consumen recursos y generan resultados
financieros en forma de ingresos o activos.

Áreas Evaluadas

• Administración del Proyectos:

1. Proceso no definido correctamente, los pasos a seguir no están configurar de

acuerdo al módulo de negocio, no existen plantillas definidas las cuales son muy útiles
para agilizar los procesos y/o evitar errores.

2. El proceso de cotización no está definido.

3. El módulo de administración de proyecto en general está parcialmente

implementado (Parámetros no definidos, flujo de trabajo inconclusos etc. ).

4. Reglas de negocio no implementadas.

5. Automatización de Project Servicies no configurada.

6. Flujo Básico está implemento sin los procesos de seguimiento (Pudo ser
requerido así puesto que es configuración viene por defecto)

Nota: Si los procesos no están debidamente definidos, los reportes no podrán ser
implementados debidamente.

• Flujo de Proyecto:

Las fases del proyecto no están definidas de acuerdo con las buenas prácticas, la mala
configuración de las misma impide el análisis y el seguimiento automático
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Sustentación:

Buenas prácticas de implementación del Administración de proyecto:

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/ roject-operations/prod-pma/overview-project-management-accounting

Integración de automatización no registrado.

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Horas / artículos no registrados.

1.4 Gestión Presupuestaria

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En este tema se proporciona información general de los componentes de la funcionalidad de

gestión presupuestaria, las herramientas de gestión presupuestaria y las funciones de
informes.

Áreas Evaluadas

• Gestión Presupuestaria Básica:

1. Parámetros presupuestario no definidos.

2. Flujo de trabajos presupuestario no definidos.
3. Condiciones de asignación no definidas.
4. Modelos de presupuestos no definidos.
En general el módulo de presupuesto básico no está configurado.

• Planeación Presupuestaria:

1. Parámetros presupuestario no definidos.

2. Flujo de trabajos presupuestario no definidos.
3. Ciclos Presupuestarios no definidos.
4. Propuesta de Planificación no definidos.
En general el módulo de Planeación Presupuestaria no está configurado.
• Control del Presupuesto:
Esta funcionalidad requiere que las configuraciones previamente mencionadas sean
habilitadas para que los ciclos y /o controles puedan ser debidamente implementados.
• Parámetros

No definidos :

• Escenarios
• Ciclo Fiscal
• Estados de Asignación.
• Flujo de Asignación.
• Flujo Presupuestario
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Todos los parámetros anteriormente expuestos son necesarios para seguir el debido proceso
de control de presupuesto.
.

Sustentación:
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1.5 Ambiente de Desarrollo

El ambiente de desarrollo suministrado en el url: https://desarrollo-

dc365d42e863c8a3c224edevaos.cloudax.dynamics.com/?cmp=usmf&mi=ProjBudget, es un
ambiente de desarrollo que viene configurado por defecto con una base de datos de prueba,
lo que evidencia que el mismo no fue equipo con la solución que está presente en el
ambiente de QA, este ambiente es más comúnmente utilizado para impartir capacitaciones.

Un ambiente de desarrollo debe de contener la misma información que QA y/o Producción

para replicar casos de usos y escenarios que puedan ayudar a la solución de un problema
por lo que sugerimos que le requieran al partner/implementador que les habilite un ambiente
de desarrollo basado en su organización.

El ambiente de desarrollo en este caso es bastante imprescindible puesto que el 70% de la

aplicación está basada en flujo de negocio con customizaciones.

Sustentación:

Demo Desarrollo.

Url demo-data

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/fin-ops/get-started/demo-data
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Ponemos de data Url para la referencia es ambiente es que viene por defecto en el demo.

1.6 Actualización de la data

Las entidades no están configuradas para la actualización en tiempo real por lo que tarda
más de lo normal cuando se está desarrollando un reporte fuera de la aplicación lo cual
podría solucionarse configurando las conexiones de data como el sistema lo describe en la
siguiente imagen:

1.7 Administración de desarrollo

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Existen una administración de la solución donde se pueden crear entidades customizadas,

definir flujos de trabajos, administrar los parámetros de datos, desarrollo continuado,
penalizar procesos definir regla de negocios etc. Este ambiente debería ser administrado y/o
tener full acceso por el personal técnico interno de la empresa y este debería crear la
customización salvo con casos muy específico donde se requiera desarrollo.
Sustentación:

Fuente:

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/data-entities/build-consuming-data-entities
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RECOMENDACIONES Y ACCIONES

Situación:

Control de presupuesto no puede ser revisado.

Solución:

1. Crear Flujo de trabajo Para Aprobar presupuesto.

2. Configurar los estados del presupuesto basado en la lógica de la empresa.
3. Definir Caso de usos del presupuesto para ser aplicado en el flujo de negocio.

Recursos:
https://docs.microsoft.com/es-es/learn/paths/configure-use-budgeting-dyn365-finance/

https://docs.microsoft.com/es-es/dynamics365/finance/budgeting/basic-budgeting-overview-
configuration

Situación:

Visualización de la Data En tiempo real.

Solución:

1. Crear una réplica en Azure data lake lo cual permitirá acceso a la data desde
cualquier plata forma y/o servicio.
2. Configurar la integración directa de Powers BI Directamente integrado en el espacio
de trabajo de Dynamics
3. Definir servicios de Powers app para segmentar los procesos y acceder a la data de
manera individual por módulos.
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Recursos:
https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/analytics/configure-
power-bi-integration

https://powerobjects.com/dynamics-365-finance-operations/how-to-integrate-power-bi-with-
dynamics-365-for-finance-and-operations/

https://global.hitachi-solutions.com/blog/bring-your-own-database-for-dynamics-365-finance-
operations-part-2

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/data-entities/finance-
data-azure-data-lake

Situación:

Envió de factura Automático mediante el sistema

Solución:

1. Configurar el SMTP Server y habilitar el envió de Email a través del sistema

2. Crear plantillas para los diferentes casos de usos del email.

Recursos:
http://axtechsolutions.blogspot.com/2018/11/how-to-email-invoices-in-right-way-in.html

Recomendaciones.

Utilizar los procesos que esta ya configurado por defecto en Dynamic 365 para adatarlos a su
flujo de negocios y así poder aprovechar todas las ventajas con las que cuenta Dynamic 365.
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Utilizar el espacio de Powers APP para agilizar los procesos.

Crear un plan de replica de servidores para salvaguardar la solución en caso de algún

imprevisto.

Crear un proceso de publicación y seguimiento continuo que involucre el ambiente de

desarrollo QA y Finalmente producción.

Utilizar el wizard de los reportes ya integrado en Dynamics 365 para crear las visualizaciones
básicas.

Habilitar la solución en el ambiente de desarrollo.

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CONCLUSIONES
La auditoría que realizamos la hicimos partiendo de la organización de QA url:
https://esd.sandbox.operations.dynamics.com/

En general llegamos a la conclusión que el 70% de sus procesos fueron realizado en base a
customizaciones específicas del sistemas lo cual rompe con la regla de implementación de
Dynamic 365 el cual debería tener el mínimo de customizaciones y adaptar los procesos ya
existentes a sus necesidades , los procesos nativamente implementados que fueron
evaluados no siguen el flujo descrito por Microsoft en su documentación, algunos parámetros
imprescindibles para la automatización no están definidos como sugerimos a instamos a dar
un vistazo a la documentación del sistema y sugerimos la capacitación de al menos una
persona técnicamente que pueda velar por los intereses de la empresa internamente.

Debido a que los principales flujos de negocios son customizaciones, enfocamos nuestra
evaluación en los parámetros generales tomando algunos de los módulos y/o procesos
principales dentro los cuales podemos arrojar que del 80% de los módulos y / o procesos
evaluados entendemos que se pueden mejorar siguiendo las buenas prácticas
recomendadas.
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ANEXOS

Configurar datos en aplicaciones de Finance and Operations

https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/configure-your-data-dynamics-365-finance-
operations-apps/

Documentación Global
https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/

Integración de PBI
https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/analytics/bi-reporting-
home-page?toc=/dynamics365/commerce/toc.json

Reportes:
https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/analytics/create-
nextgen-reporting-solutions

Recursos
https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/analytics/configure-
power-bi-integration

https://powerobjects.com/dynamics-365-finance-operations/how-to-integrate-power-bi-with-
dynamics-365-for-finance-and-operations/
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