CICLO DE VIDA Y SISTEMAS DE INFORMACION

CREACION DE SISTEMAS DE INFORMACION

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Los nuevos sistemas de información son el fruto de un proceso de solución de

problemas organizacionales.

Se crea un nuevo sistema de información como solución a cierto tipo de

problema o conjunto de problemas que la organización percibe y a los que debe
hacer frente.

Las actividades que contribuyen para producir una solución de sistema de

información para un problema u oportunidad organizacional se denomina
desarrollo de sistemas de información.

El desarrollo de sistemas es un tipo estructurado de problema que se resuelve

con distintas actividades: análisis de sistemas, diseño de sistemas,
programación, prueba, conversión, producción y mantenimiento.
.
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Análisis de sistemas
Estudio de un problema que una firma trata de resolver mediante un sistema de
información.

Consiste en: Definir el problema, identificar sus causas, especificar la solución e

identificar los requerimientos de información que debe cumplir una solución de
sistemas.

El analista de sistema crea un mapa de la organización y los sistemas

existentes, en el cual identifica a los propietarios y los usuarios principales de los
datos, junto el HW y SW existente.

Después el analista detalla los problemas de los sistemas existentes.

Al examinar los documentos, los papeles y procedimientos, observar las

operaciones del sistema y entrevistar a los usuarios claves de los sistemas, el
analista puede identificar las áreas problemáticas y los objetivos que lograría
una solución.

A menudo es necesario crear un nuevo sistema de información o mejorar uno

existente.
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Análisis de sistemas
En el análisis se debe hacer un estudio de viabilidad para determinar si esta
solución es posible, o si se puede alcanzar desde el punto de vista técnico,
operativo y financiero

Factibilidad técnica. Consiste en determinar si la solución propuesta puede ser

implementada con los recursos disponibles, si esta disponible la tecnología
necesaria para el sistema, si los especialistas en sistemas de información de la
firma pueden operarlo.

Factibilidad operativa. Consiste en determinar si la solución propuesta es

deseable en el marco administrativo y organizacional existente y si la
organización puede manejar cambios introducidos por el sistema

Factibilidad financiera. Permite determinar si el sistema propuesto es una buena

inversión, es decir, si los beneficios de la solución propuesta son mayores que
los costos.
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Análisis de sistemas

Factibilidad financiera.
Para su estimación se aplica la siguiente formula: índice = costo / beneficio

Costo: es lo que vale desarrollar la solución, aplicación o sistemas de

información. Valores reales numéricos y cuantitativos de recursos humanos,
equipos, papelería y otros asignados exclusivamente al proyecto o el valor
proporcional si el recurso no es asignado totalmente.

Beneficio: Valor numérico cuantitativo que la organización dejaría de pagar por

salarios, horas extras, equipos que ya no se utilizan a partir del momento
cuando se instale la solución computarizada.

Se justifica sistematizar si el índice calculado es menor o igual a uno, es decir, si

el costo de la solución es menor o igual a los beneficios.

Si el índice da mayor a uno no puede descartarse automáticamente la solución

computarizada, seria sano considerar algunos beneficios intangibles:
oportunidad, confiabilidad, confidencialidad, seguridad, imagen de la empresa
etc.
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Análisis de sistemas

El proceso de análisis de sistemas identifica varias soluciones alternativas para

la organización y evalúa la viabilidad de cada una de ellas.

Un informe de propuesta de sistemas por escrito describe los costos y

beneficios, ventajas y desventajas, de cada alternativa.

Es responsabilidad de la gerencia determinar que mezcla de costos, beneficios,

características técnicas e impactos organizacionales representa la alternativa
mas deseable.
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Análisis de sistemas
Establecimiento de los requerimientos de información
Es la tarea mas desafiante para el analista de sistemas.

Los requerimientos de información de un nuevo sistema de información implica

identificar quien necesita qué información, en donde, cuando y como.

El análisis de requerimientos describe con cuidado los objetivos del sistema

nuevo o modificado y desarrolla una descripción detallada de las funciones que
debe realizar el nuevo sistema.

Un análisis de requerimientos mal realizado es una de las principales causas de

fallas en el sistema y de los costos elevados en el desarrollo de sistemas.

Un sistema diseñado con base en un conjunto incorrecto de requerimientos se

tendrá que descartar debido al mal desempeño, o tendrá que sufrir
modificaciones considerables.

Algunos problemas no requieren una solución de sistema de información, sino

que se necesita un ajuste en la administración, una capacitación adicional, o el
refinamiento de los procedimientos organizacionales existentes.
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Análisis de sistemas

Establecimiento de los requerimientos de información

Los requerimientos/requisitos de un sistema describen los servicios que ha de

ofrecer el sistema y las restricciones asociadas a su funcionamiento.
Propiedades o restricciones determinadas de forma precisa que deben
satisfacerse

Requerimientos funcionales: Expresan la naturaleza del funcionamiento del

sistema (cómo interacciona el sistema con su entorno y cuáles van a ser su
estado y funcionamiento).

Los requisitos funcionales definen qué debe hacer un sistema.

NOTA: A veces, también es conveniente indicar lo que no hará el sistema.

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Análisis de sistemas

Establecimiento de los requerimientos de información

Ejemplo de requerimientos funcionales
Matricula
• La matrícula será realizada de forma interactiva. Se le preguntará al alumno
cuál es el plan de estudios en que desea matricularse
• Se podrá generar una copia impresa de la matrícula (sin valor oficial) en el
computador desde donde se realice el proceso de matricula.
• Se podrá generar el impreso de pago debidamente diligenciado.
• Para la matricula se consultarán los datos del expediente y se realizarán las
validaciones necesarias, descritas a continuación…
• Pago de matrícula:
- La aplicación generará un impreso para que el alumno realice el pago
correspondiente a la matrícula en 1 ó 2 plazos (según las fechas establecidas).
- Si el alumno tiene matrículas de honor de cursos anteriores o disfruta de algún
tipo de beca, la aplicación deberá calcular automáticamente los descuentos
correspondientes…
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Análisis de sistemas

Establecimiento de los requerimientos de información

Requerimientos no funcionales:
Restricciones sobre el espacio de posibles soluciones.

Rendimiento del sistema:

Fiabilidad, tiempo de respuesta, disponibilidad…

Interfaces:
Dispositivos de E/S, usabilidad, interoperabilidad…
Los requisitos no funcionales definen cómo debe ser el sistema.

Proceso de desarrollo:
Estándares, herramientas, plazo de entrega…
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Análisis de sistemas

Establecimiento de los requerimientos de información

Ejemplo requerimientos no funcionales

Interfaces

Hardware:
El sistema se debe implementar sobre la infraestructura existente en las aulas
de prácticas de la facultad.

Software:
No existe posibilidad de adquirir licencias de software.
La aplicación deberá funcionar sobre Oracle.
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Diseño de sistemas
El análisis de sistema describe lo que debería hacer un sistema para cumplir
con los requerimientos de información.

El diseño de sistemas muestra cómo se cumplirá con los requerimientos de

información.

El diseño de un sistema de información es el plan o modelo general.

Consiste en todas las especificaciones que dan al sistema su forma y estructura.

El diseñador de sistemas detalla las especificaciones del sistema que ofrecerán

las funciones que se identificaran durante el análisis de sistemas.

Los sistemas de información pueden tener muchos y variados diseños.

Cada diseño representa una mezcla única de todos los componentes técnicos y
organizacionales.

Lo que hace que un diseño sea superior a otros es la facilidad y eficiencia con
que cumple con los requerimientos del usuario.
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Diseño de sistemas
Especificaciones de diseño.

Salida. Medio. Contenido. Sincronización.

Entrada. Orígenes. Flujo. Entrada de datos.

Interfaz de usuario. Simpleza. Eficiencia. Lógica. Retroalimentación. Errores.

Diseño de bases de datos. Modelo lógico de bases de datos. Requerimientos de

volumen y velocidad. Organización y diseño de archivos. Especificaciones de los
registros.

Procesamiento. Cálculos. Módulos del programa. Informe requeridos.

Sincronización de salidas.

Procedimientos manuales. Qué actividades?. Quién los realiza? Cuándo? Cómo?

Dónde?
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Diseño de sistemas
Especificaciones de diseño.

Controles. Controles de entrada (caracteres, límite, sensatez), controles de

procesamiento (consistencia, cuentas de registros), controles de salidas (totales,
muestras de la salida), controles de procedimientos (contraseñas, formularios
especiales).

Seguridad. Controles de acceso, planes contra catástrofes, rastros de auditoria.

Documentación. Doc. De las operaciones, Doc. De los sistemas, Doc. usuarios.

Conversión. Transferir archivos. Iniciar nuevos procedimientos. Seleccionar

método de prueba. Reemplazar por el nuevo sistema.

Capacitación. Seleccionar técnicas de capacitación. Desarrollar módulos de

capacitación. Identificar las instalaciones de capacitación.

Cambios organizacionales. Rediseño de tareas. Diseño de empleos. Diseño de

procesos. Diseño de la estructura organizacional. Informe de relaciones.
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Diseño de sistemas
La función de usuarios finales.

Los requerimientos de información de los usuarios controlan todo el esfuerzo de

creación del sistema.

Los usuarios deben tener el suficiente control sobre el proceso de diseño para
asegurar que el sistema refleje sus prioridades de negocios y sus necesidades
de información, no las predisposiciones del personal técnico.

Al trabajar en el diseño aumenta la comprensión y aceptación de los usuarios

para con el tema.

El hecho de que el usuario no participe lo suficiente en el esfuerzo de diseño es

una de las principales causas de que fallen los sistemas.

Algunos sistemas requieren mas paricipación de los usuarios que otros.

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Programación
Durante la etapa de programación, las especificaciones del sistema que se
prepararon durante la etapa de diseño se traducen en código de programa de
software.

En la actualidad, muchas organizaciones ya no necesitan encargarse de su

propia programación para los nuevos sistemas.

Compran software que cumplen con los requerimientos de un nuevo sistema a

través de fuentes externas, como los paquetes de software de un distribuidor de
software comercial, los servicios de software de un proveedor de servicios de
aplicación o subcontratan firmas que desarrollan software de aplicación
personalizado para sus clientes.

Modelado y diseño de sistemas:

Metodologías estructuradas. Desarrollo orientado a objetos.

Metodologías alternativas para crear sistemas de información.

Ciclo de vida. Ingeniería de software auxiliada por computadora. Prototipos.
Desarrollo del usuario final. Paquetes de software de aplicaciones. Outsourcing.
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Prueba
Se debe realizar una prueba exhaustiva y detallada para determinar si el
sistema produce o no resultados correctos.

La prueba responde a la pregunta ¿Producirá el sistema los resultados

deseados bajo las condiciones conocidas?

Algunas compañías están empezando a usar servicios computacionales en la

nube para esta trabajo.

En la planificación de proyectos de sistemas, es una tradición subestimar la

cantidad de tiempo necesaria para responder a esta pregunta.

El proceso de prueba consume tiempo: hay que preparar con cuidado los datos
de prueba, revisar los resultados y hacer las correcciones del sistema.

En algunos casos, sea necesario rediseñar partes del sistema.

Si se pasa por alto esta etapa los riesgos resultantes son enormes.
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Prueba
En la prueba de un sistema de información hay tres tipos de actividades: prueba
de unidad, prueba de sistema y prueba de aceptación.

La prueba de unidad consiste en probar cada programa por separado en el

sistema.

Una creencia popular es que el propósito de dicha prueba es garantizar que los
programas estén libres de errores, pero en realidad esta meta es imposible.

Se debe ver la prueba como un medio de localizar errores en los programas y

enfocarse en encontrar todas las formas para hacer que el programa falle.

Una vez identificados, los problemas se pueden corregir.

La prueba de sistema evalúa el funcionamiento del sistema de información como

un todo.

Trata de determinar si los módulos discretos funcionan en conjunto según lo

planeado y si existen discrepancias entre la forma en que funciona el sistema en
realidad y la manera en que se concibió.
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Prueba
Entre las áreas a examinar están el tiempo de desempeño, la capacidad de
almacenamiento de archivos y el manejo de cargas pico, las capacidades de
recuperación y reinicio y los procedimientos manuales.

La prueba de aceptación provee la certificación final de que el sistema esta listo

para usarse en un entorno de producción.

Los usuarios evalúan las pruebas de sistemas y la gerencia las revisa.

Cuando todas las partes están satisfechas de que el nuevo sistema cumple con
sus estándares, se acepta de manera formal para su instalación.

El equipo de desarrollo de sistemas trabaja con los usuarios para idear un plan
de prueba sistemático.

El plan de prueba abarca todas las preparaciones para la serie de

procedimientos acordados.
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Prueba
Ejemplo de plan de prueba.
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Conversión
La conversión es el proceso de cambiar el sistema anterior al nuevo.

Se pueden emplear cuatro estrategias de conversión: la estrategia paralela, la

estrategia de reemplazo directo, la estrategia de estudio piloto y la estrategia de
metodología en fases.

En una estrategia paralela, tanto el sistema anterior como su reemplazo

potencial se operan en conjunto durante un tiempo, hasta que todos estén
seguros de que el nuevo funciona de manera correcta.

Esta es la metodología de conversión mas segura ya que, en caso de errores o

interrupciones en el procesamiento, todavía es posible usar el sistema anterior
como respaldo.

Sin embargo esta metodología es muy costosa y tal vez se requieran personal o
recursos adicionales para operar los dos sistemas.
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Conversión
En la estrategia de reemplazo directo, se sustituye el sistema anterior en su
totalidad con el nuevo, en un día programado con anterioridad.

Es una metodología muy riesgosa que puede llegar a ser mas costosa que
operar dos sistemas en paralelo, en caso de que se encuentren problemas
graves en el nuevo sistema.

Aquí no hay otro sistema de respaldo.

El costo de los traslados, interrupciones y de las correcciones puede ser

enorme.

La estrategia de estudio piloto, introduce el nuevo sistema a sólo un área

limitada de la organización, como un solo departamento o una sola unidad
operacional.

Cuando esta versión piloto esta completa y trabaja de manera uniforme, se

instala en el resto de la organización, ya sea de manera simultanea o por
etapas.
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Conversión
La estrategia de metodologías en fases, introduce el nuevo sistema en etapas,
ya sea con base en las funciones o las unidades organizacionales.

Por ejemplo, si el sistema se introduce con base en la función, un nuevo sistema

de nomina podría empezar con trabajadores por horas que reciban un pago
semanal, para seis meses después de agregar empleados asalariados (que
reciben pago mensual) al sistema.

Si éste se introduce con base en la unidad organizacional, podrían convertirse

primero las oficinas corporativas, seguidas de las unidades, seguidas de las
unidades de operación periféricas cuatro meses después.

Para cambiar un sistema antiguo a uno nuevo es necesario capacitar a los

usuarios finales para que utilicen el nuevo sistema.
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Conversión
La documentación detallada que muestre como funciona el sistema, desde el
punto de vista técnico como para el usuario final, se completa durante el
proceso de conversión para usarla en las operaciones diarias y en la
capacitación.

La falta de capacitación y documentación adecuadas contribuye a que el

sistema fracase, por lo que esta parte del proceso de desarrollo de sistemas es
muy importante.
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Producción y mantenimiento

Una vez se instala el nuevo sistema y se completa el proceso de conversión, se

dice que el sistema esta en producción.

Durante esta etapa, tanto los usuarios como los especialistas técnicos usaran el
sistema para determinar que tan bien ha cumplido con sus objetivos originales,
y para decidir si hay que hacer alguna revisión o modificación.

En ciertos casos, se prepara un documento formal de auditoria pos

implementación.

Una vez que el sistema se pone a punto, hay que darle mantenimiento mientras
esta en producción para corregir errores, cumplir con los requerimientos o
mejorar la eficiencia del procesamiento.

Los cambios en HW y SW, en la documentación o los procedimientos de un

sistema en producción para corregir errores, cumplir con los nuevos
requerimientos o mejorar la eficiencia del procedimiento se llama
mantenimiento.
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Producción y mantenimiento

Cerca del 20% del tiempo dedicado al mantenimiento se utiliza para depurar o
corregir problemas de emergencia en producción.

Otro 20% se relaciona con los cambios en datos, archivos, informes, hardware,
o software del sistema.

Sin embargo el 60% de todo el trabajo de mantenimiento consiste en realizar

mejoras para los usuarios, mejorar la documentación y volver a codificar los
componentes del sistema para obtener mayor eficiencia en el procesamiento.

La cantidad de trabajo en la tercera categoría de los problemas de

mantenimiento se podría reducir de manera considerable por medio de mejores
practicas de análisis y diseño de sistemas.
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Resumen Desarrollo de sistemas.

Análisis de sistemas.
Identificar problema(s), especificar soluciones, establecer requerimientos de
información.

Diseño de sistemas.
Crear especificaciones de diseño.

Programación.
Traducir especificaciones de diseño en código de programa.

Prueba.
Realizar pruebas de: unidad, de sistemas, de aceptación.

Conversión.
Planear conversión. Preparación documentación. Capacitar usuarios y técnicos.

Producción y mantenimiento.
Operar sistema. Evaluar sistema. Modificar sistema.
BIBLIOGRAFIA

Laudon K. Y Laudon J. 1996. Administración de los Sistemas de Información.

3era. Edición. Pág: 426.

Castellanos Aceros, Horacio. 2000. Sistemas de información. Ciclo de vida.

Pag. 183.