Foro 2 Importancia Implementacion Gestion Procesos

IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACION DE GESTION DE PROCESOS
La velocidad con que las empresas deben adaptarse a un mercado cada vez más cambiante las
vuelve vulnerables frente a sucesos e incidencias que escapan de su control. Las situaciones de crisis
son un atributo inseparable de la economía de mercado y, tarde o temprano, cualquier suceso que
impacte al entorno empresarial puede hacer saltar las alarmas y generar condiciones de
inestabilidad económica, financiera y política en cualquier organización. Por esta razón, la creación e
implementación de una gestión de procesos optima y bien estructurada que pueda soportar las
operaciones frente a cualquier crisis o cambio súbito del mercado se ha convertido en una acción
clave para las empresas de hoy en día.
Definiendo la Gestión de Procesos del Negocio
Podemos decir que un periodo de crisis es cualquier situación de emergencia, tanto externa como
interna, que perturba las relaciones comerciales y lleva a una inestabilidad en la organización. Frente
a esto, las corporaciones se han visto en la necesidad de generar planes estratégicos que los lleven a
fortalecer sus procesos para reducir los impactos que puedan ocasionar estos periodos. La Gestión
de Procesos de Negocio (BPM) es un enfoque estratégico que permite identificar, diseñar ejecutar y
monitorizar los procesos del negocio para lograr resultados alineados con los objetivos estratégicos
de la organización. Este sistema de gestión, está enfocado en el fortalecimiento y la mejora continua
del funcionamiento de las actividades del negocio, facilitando a los empleados la realización de sus
actividades, generando una mejor administración del negocio y permitiendo un trabajo más
colaborativo entre todas las áreas de la empresa. Con una gestión de procesos bien integrada, las
organizaciones pueden detectar rápidamente los primeros signos de alarma, alertar a los empleados
de las consecuencias que se podrían generar y tomar las precauciones necesarias para minimizarlas
o evitarlas.
Fortalecimiento de los procesos con una adecuada gestión
La implementación de una óptima gestión de procesos permite a las empresas no solo hacer frente
rápidamente a incidencias y problemas tanto internos como externos, sino también generar
beneficios para la organización. Dentro de los beneficios de esta gestión podemos encontrar:
Optimización constante de costos y beneficios: Una gestión bien integrada de procesos genera
constantemente importantes reducciones de costos (entre 30 y 50%) y ayuda a incrementar la
rentabilidad de las operaciones. Es así que, frente a escenarios adversos, las empresas pueden
adaptar rápidamente su estrategia de costos y mantener sus operaciones sin necesidad de sacrificar
significativamente su productividad y rentabilidad.
Flexibilidad en las operaciones: La gestión de procesos se basa en la mejora continua y en la

optimización de recursos mediante un sistema integrado a nivel de empresa, es por esta razón que
al momento que aparecen los primeros síntomas de una crisis, las empresas pueden adaptar
rápidamente sus operaciones a las nuevas condiciones del mercado y minimizar las consecuencias
que estos periodos podrían generar.
Dedicar los recursos necesarios a los procesos que generan valor: Con la implementación de
estrategias que permitan una óptima gestión de procesos en épocas de crisis, las empresas pueden
seguir centrándose en las actividades que realmente agregan valor al negocio sin preocuparse por
las consecuencias que puedan sufrir otros procesos de soporte y administración de la empresa. Una
sólida estructura de la gestión de procesos garantiza una rápida respuesta por parte de toda la
organización.
Fortalecer la confianza del consumidor: Cuando las empresas consiguen generar una gestión de
procesos exitosa, pueden continuar sus operaciones con normalidad sin afectar los servicios a sus
clientes, lo que fortalece su relación con ellos. Esta gestión al permitir combinar de manera exitosa
equipos de personas con herramientas tecnológicas logra retener a sus clientes y conseguir nuevos
prospectos.
Algunas recomendaciones para la implementación de esta Gestión
Si bien contar con una adecuada gestión de los procesos en épocas de crisis es una necesidad de
toda empresa, su correcta implementación depende de las necesidades particulares de cada
organización y de la manera como estructuran sus operaciones. Pero existen algunas pautas
generales que todo negocio puede tener en cuenta para conseguirlo.
Planeación estratégica: Realizando un completo análisis, tanto interno como externo, las empresas
pueden identificar posibles amenazas y problemas que podrían presentarse y plantear soluciones y
procesos para combatirla. Este enfoque debe estar alineado con los objetivos específicos que cada
empresa busca conseguir y con su posición en el mercado en donde se encuentra. A partir de esto se
generan los equipos de trabajo y se definen las herramientas adecuadas para la ejecución del plan
Automatizar y monitorizar las operaciones: Mediante la automatización, las empresas consiguen una
mayor productividad y limitan la cantidad de errores dentro de sus operaciones lo que les ayuda a
reducir la necesidad de personal poco cualificado y los tiempos de respuesta frente a situaciones que
deben ser atendidas lo antes posible. La elección de las herramientas adecuadas las necesidades que
la empresa tiene es un proceso de vital importancia para la generación de esta gestión de procesos.
Mantener un sistema de comunicación constante. Las empresas deben generar canales de

comunicación que les permitan a todas sus áreas mantener flujos de información constante y vías
acción rápida en caso de cualquier incidencia que pueda ocurrir. Además, debe contar con vías de
comunicación adecuadas con clientes y proveedores para minimizar los impactos que situaciones de
crisis o incertidumbre puedan ocasionar.
Una crisis puede afectar a las empresas en el momento menos esperado, depende de cada una de
ellas poder hacer frente de la mejor manera a este tipo de situaciones. La gestión de procesos que
para muchos no representa una acción prioritaria del negocio, puede significar para una empresa
mantenerse o no dentro de su mercado.

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