Jorge Garibay Álvarez

Manual de organización
de archivos diocesanos
 MARCO GENERAL

E11 cada iglesia partimlar, el esquema de .rus

archivos será fimdammta/mmle idinti1o,
pues idénticas son s1ts tompetmáoJ.

Mons. Francisco l\[archisano.

En el Manual de O'J',anización de archivos parroquiales adoptamos (A DA Rl de

México, colee. Manuales núm. 2, 2007) como cimientos el principio de
procedencia del documento y la experiencia en la tarea de clasificarlos
y ordenarlos. Esos mismos principios sirven de apoyo para el manual
de organización, clasificación y ordenación de los documentos de los
archivos diocesanos.
Así, expondremos la experiencia adquirida en otros acervos dio-
cesanos .a fin de orientar a quienes desean clasificar y ordenar los do-
cum~ntÓs de los archivos de las curias diocesanas, sean obispados o
arzobispados.
La existencia de los archivos diocesanos data desde muchos ai1os
atrás. Aparecieron en la primera etapa de la vida de la Iglesia, en la
que Cristo y los apóstoles evangelizaban sin emitir un documento LJUC
atestiguara el hecho. En la tarea evangelizadora fue surgiendo paula-
tinamente un sistema administrativo capaz de resolver las cotidianas
necesidades apostólicas, y de esa manera aparecieron los documentos
que formaron el incipiente archivo diocesano.
Aunque se multiplicaron las nuevas comunidades de cristianos, al
principio dependían de los apóstoles .o de sus enviados. Posteriormente,
se establecieron como núcleos locales de la Iglesia y, de esa manera, se
erigieron las iglesias particulares o diócesis, cuya misión principal fue
el de asistir a los miembros de la comunidad cristiana en el desarrollo
de la fe.
Cada comunidad se organizaba con la guía directa de diáconos o
presbíteros, con lo que se creó la parroquia, expresión griega L¡uc sig-
nifica "vecinos". Cuando el número de cristianos creció y se exrcndir'>

11
hacia las zonas rurales del territorio, la iglesia formalizó una organiza-
ción encabezada por el obispo, quien a la vez se responsabilizara de las
parroquias ubicadas en la jurisdicción episcopal.
Originalmente, el obispo formaba parte de un gran consejo presbi-
terial en el que participaban los diáconos y presbíteros de la comunidad,
más tarde se le habilitó como dirigente de la diócesis y del prcsbit<:rio,
formado por los sacerdotes de la diócesis. 1
El obispo siempre fue la autoridad suprema de la diócesis y figura
jurídica indiscutible en la organización de la Iglesia. Ello permitió con-
vertirlo en el jefe único o representante directo de toda una comunidad,
y así superar, cuando fuese necesario, los peligros que en tiempos difíci-
les afectaban a la igles\a lpcal Los obispos resguardaban y defendían 1:1
fidelidad de los cristiano~:a la doctrina legada por Jesucristo. 1;:n el o bis
po fueron depositadas funciones administrativas, pastorales y litúrgicas,
que lo hicieron superior y diferente a los presbíteros.
Por tanto, y en virtud de su posición y jerárquicamente, un obispo
es padre y pastor del pueblo de Dios que le ha sido confiado (véase Po-
ggiaspalla, 1961, p. 42s). Los párrocos deben obedecer al obispo al igual
que este obedece al papa. La superioridad de la jerarquía es jurídica,
magistral y, a la vez, litúrgica, por tanto fundada no sólo en. necesidades
temporales sino sobre todo en el desarrollo espiritual de la iglesia, en la
que la obediencia se convierte en una manifestación de los hombres al
amor de Dios.
Cada diócesis, sin importar la disposición geográfica, es una iglesia
completa, célula de la iglesia universal y parte del cuerpo místico, y de-
sarrolla una vida propia que la convierte en iglesia particular o dióce~is.

1
Los obispos deberían ser hombres ejemplares. Las cualidades que de él se rcL¡ucrían
las señala San Pablo en la Carta a Timoteo 1, capítulo 3, 1-7: " ... si alguno aspira al
episcopado excelente cargo desea. Por donde se le exige al obispo: sea irrcprcnsihlc ..
sobrio, prudente, cortés, hospitalario, idóneo para enseñar, no dado al Yino, no
pendenciero sino equitativo pacífico desinteresado ... llnc goce de buena reputacic'lll
entre los que están en la Iglesia ... "

12
ll11Za- LA DIÓCESIS
Je las

resbi-
lidad,
'ten o,
Las diócesis se manifiestan con un significado espiritual v m<Hcri;li ~wm
¡gura pre presentes en documentos que también son testimonios de ias dect-
con- siones administrativas de gobierno o justicia. De ahí la imporrancia de
ridad, los documentos del archivo diocesano, que exigen ser resguardados y
lifíci- custodiados cuidadosamente, ya que en su totalidad son la memoria de
ían la la acción apostólica jurisdiccional.
o bis- Los documentos de los archivos diocesanos son necesarios y útiles
:;teas, para conocer el paso del Señor por el mundo. Por ello puede re-crearse
la historia de cada diócesis por más alejada o pequeña que pueda ser.
bispo Mas no sólo son importantes por eso, sino también porque son instru-
e Po- mentos valiosos para gobernar y orientar por caminos ortodoxos a los
igual feligreses que forman la iglesia local.
ídica, Por lo valioso de las piezas documentales es conveniente yue sean
Jades clasificados y ordenados de acuerdo con el principio de procedencia, es
en la decir y como mandan los cánones, que los documentos tanto recibidos
;·e~ al corno emitidos por la diócesis deben ser clasificados de acuerdo c<>ll ~;u
origen o procedencia administrativa. Apoyados en ese principio SL' agru-
.;!esia pan por secciones, que reflejan las funciones del obispo, y luego por se-
y de- ries, que manifiestan la forma concreta de ejercer la función; por tamo,
eSIS. para realizar la tarea de clasificación documental es necesario conocer la
estructura básica de la diócesis y las funciones de sus autoridades.
Recordemos que el obispo, autoridad máxima de la diócesis, ejerce
el poder legislativo, judicial y administrativo, por tanto todos los docu-
mentos generados por la curia diocesana proceden del ejercicio de las
dos funciones que practica: adminiitra el gobierno y administra la jus-
ticia. Para realizar esas funciones, dispone de varias oficinas <..¡ue despa-
chan los asuntos pastorales. El conjunto de esas oficinas, atendidas por
'te rían
personal capacitado recibe el nombre de curia diocesana, sea obispado
pira al
1blc ... o arzobispado.
:o, no
:ación

13
 Los ARCHIVOS DIOCESANOS

Todo trámite o gestión, resultado de la acción diocesana, se encauzan

mediante los funcionarios, comisiones o tribunales de la diócesis. Por
derecho, el ohÍspO'Bombra a sus funcionarios. Algunos cargos los señala
el antiguo derecho canónico, en la nota explicativa del canon 363:

.--- CURIA DIOCESANA ¡--

CURIA DE GOBIERNO
CURIA DE JUSTICIA
Y ADMINISTRATIVA

1.....--
CARGOS t--

Vicario general-Jefe- Canciller Provisor-Jefe- Auditores

Examinadores sinodales Promotor de justicia
Párrocos consultores Defensor del vínculo
Notarios Cursores
Alguaciles

15
1
____________ ___________________1
:.__ _
 Esa estructura muestra las dos secciones en las que tienen que ser
ubicados los documentos diocesanos: gobierno o justicia. La primera
está a cargo del Vicario general o gobernador de la mitra; la segunda
sección está bajo la responsabilidad del Provisor, que como único juez se
conyierte en presidente del tribunal colegial (canon 1576 y 1578). Com-
pete al Provisor juzgar los procesos contenciosos y criminales. Conviene
anotar que, al paso de los años, se han erigido o desaparecido algunos
cargos diocesanos y se han transformado en comisiones que auxilian al \ :

obispo en la acción pastoral de gobernar y aplicar justicia.

Se puede afirmar que los documentos originados en la curia dio-
cesana si provienen de la acción del Vicario general o gobernador de la
mitra, van a la sección Gobiqrno~pero si proceden de la acción jurídica
ejercida por el Provisor auxiliado por los juzgados eclesiásticos, se ubi-
carán en la sección Justicia.
Al obispo le corresponde crear el archivo diocesano y procurar que
los documentos sean guardados diligentemente, ya que, de acuerdo con
el canon 375, 1: "Establezcan los obispos, en lugar seguro y cómodo el
archivo diocesano"; más aún: "Hágase con todo esmero y diligencia un
inventario o catálogo de los documentos ... " (canon 375, 2).
El derecho canónico también incluye libros que la curia diocesana
deb~ controlar, ya que son los que marcan las series documentales ex-
presadas en el cuadro clasificador, instrumento necesario para elaborar
el inventario de los documentos del archivo diocesano.
Los libros que la diócesis debe conjuntar, según el derecho canóni-
co, son:

1. Libros de ordenaciones sacerdotales (canon 1010)

Dic/Jii<"
2. Documentos que se refieran a juicios eclesiásticos y que por 1nt( >rtlh·-
naturaleza quedan en poder de los tribunales (canon 1645)
3. Copia del inventario de los bienes eclesiásticos
i \ l,
-1-. Documentos que avalan las constituciones dé las fundacio-
\ . . .··\ iJ
nes piadosas (canon 1548, 2) . \_l 1 i ~
:i. Inventario de lo~ archivos de la 'iglesia catedral, colegiatas,
parroquias y de algunas cofradías (canon 383)

Para la custodia del archiYo, es necesario que el sei1or obispo designe a :- ......·:
un sacerdote que lo guarde celosamente:

16
¡ue ser "En toda curia diocesana debe ser nombrado, por el obispo, un
nmera canciller que sea sacerdote, cuya principal ocupación ha de consistir en
·gunda guardar, en el archivo, las actas de la curia, colocarlas por orden crono-
¡ucz se lógico y hacer un índice de las mismas" (canon 372, 1). 2
Com- Muchos de los documentos indicados por el derecho canr'mico c~ní11
nnene presentes en los archivos de las curias diocesanas en las e¡ u e se h:1 t ra
'gunos bajado: Chilapa-Chilpancingo; Estado de México, Morelia, Puebla Y San
Uan al Cristóbal de las Casas, entre otras más.
Algunas series documentales se hallan en los archivos diocesanos y
.a dio- otras no, por ello observamos diferencias en los cuadros clasificadores .
,. de la El siguiente, será guía segura para clasificar y ordenar los documentos
,rídica de todo archivo diocesano.
~e ubi-
Cuadro para clasificar los documentos
arque del archivo diocesano
!o con
•)dO el
::ta un
1
SECCIONES
l
JUSTICL\
esa na
GOBIERNO

1 1
J
:s ex- SERIES
borar ¡ ~
:nonl- Circulares Inventarios Parroquias Procesos contenciosos
Cofradías Mandatos (cartas Religiosos Procesos criminales
Correspondencia pastorales, breves, Sacerdotes Testamentos, capellanía;;
Cuentas bulas, decretos, Seminario y obras pías 3
Diezmos edictos ...) Solicitudes
;e por Informes Padrones Visitas pastorales
MS)
2T. Muniz, en su libro Procedimientos eclesiásticos, tomo Il, Sobrino de J¿qu¡erdll.
¡;¡o o-
Sevilla, 1925, p. 6, afirma que el archivo diocesano está formado por "todos ltb
documentos auténticos, públicos o privados, judiciales o extrajudiciales que tengan
:iiltas, relación con los asuntos espirituales y temporales de la diócesis"
3 Jdem. Afirma que el archivo judicial puede reducirse a dos secciones: asuntos
contenciosos y causas criminales. Los documentos referentes a estas series se hallan
trne a frecuentemente en el archivo diocesano y no en el archivo de los tribunales y estún
D
colocados en la sección Justicia. Dígase lo mismo de los Testamentos, Capellanías
y Obras pías.

17

-----------------~·-~-·----
:\ continuación, se describen brevemente las series documentales que
forman la sección Gobierno y, posteriormente, se hará lo mismo con las
c¡ue integran la sección Justicia.

Sección Gobierno

Circulares: Los documentos de esta serie registran las comunicaciones l; ·~

a los párrocos, indicando generalmente las normas disciplinarias, ad-

ministrativas y litúrgicas. Muchas circulares se hallan en los libros de
cordilleras,4 situados en la sección disciplinar del archivo parroquial.
Las circulares se distinguen porque en el texto aparecen las expresiones:
"se recuerda"; "se dispone"; "se ordena;" "se comunica" o "se deroga". 111;) <, l'

Están fechadas y signadas ordina~iamente por el secretario o el cancil kr II_-;¡,¡, :,

diocesano. Las comunicaciones más frecuentes se ocupaban para seña-

lar los días de la visita pastoral; desaprobar la reventa del trigo; invitar
a la oración para obtener buenas siembras; animar, celebrar y cumplir
con el jubileo; otorgar privilegios y recoger, en días festivos, limosnas
extraordinarias. ; r,;.

Cofradías: Documentos que se refieren a las congregaciones y uc se "' •:

proponen incrementar el culto público en las parroquias. La cofradía se

constituye después de recibir el decreto oficial de erección, emanado por
el obispo. Téngase en cuenta que las que gozan del derecho de agregarse
a otras reciben el nombre de archicofradías o asociaciones primarias.
l ,os asuntos que esta serie indica, son: certificación de la erección, cons-
tituciones que la rigen, movimientos de capitales por ingreso y egreso,
licencias obtenidas para beneficio de los cofrades, patentes que avalan la
pertenencia del socio a la cofradía e indulgencias obtenidas por la mis-
ma. En el lugar donde funcionaron se nota un importante incremento
m la vida piadosa cotidiana. Las devociones cultivadas por los cofrades
ofrecen información importante para investigar la historia social y reli- -. i '

giosa de la localidad.

4
~obre los libros de cordilleras, véase: Jorge Garibay Alvarcz, kla1111al de ol:~o¡Ji~,"idtl d<
an-bú'Os parroq11iales, núm. 2, ADABI, México, 2007, pp. 25 y 33. Además, en IZamc'm
. \guilcra /Jorge Garibay _\.lvarez, ¡\¡[muta/ rk arcbitistica Edesiástira, Universidad Pontificia
de \lt"\Íco, \léxico, 1998, p. 124.

18
·$que Correspondencia: El contenido de esta serie documental es fundamen-
<>11 la$ talmente epistolar. La carta se convierte en unidad básica para el gobier-
no eclesiástico que requiere comunicar algún asunto. Con la correspon-
dencia emitida y la recibida la Iglesia se relaciona al interior\' al exterior.
Los documentos de esta serie nos acercan a peticiones de favores r a
relaciones interpersonales. No deben confundirse con otros documen-
:tones tos que tienen un propósito y formato especial, tales como licencias,
s, ad- nombramientos y circulares.
os de
quial. Cuentas: Todo documento que registra entradas o salidas de dinero o
tones: informes pecuniarios se ubican en esta serie documental. Los formatos
roga". más frecuentes que se hallan son cuadrantes, informes, cortes de caja,
Killer listado de rentas (referentes a las propiedades del obispado), y libros de
seña- carga y data. Todos ellos reflejan el grado económico en que vi,·i<'> la
nvitar jurisdicción episcopal.
1mplir
os nas Diezmos: Los documentos que se ubican en esta serie son los que regis-
tran la recepción y administración de bienes materiales pagados por los
feligreses y administrados por la curia diocesana. Se pagaba el diezmo
¡ue se sobre los productos del campo: granos, vino, frutos, ganadería; corderos,
día se aves y peces. El diezmo como tributo estrictamente eclesiástico aparece
lo por desde principios del siglo xu. Desapareció con la desamortización de los
:garse bienes eclesiásticos. Asimismo, reflejan la extensión de la jurisdicción y
1ar1as. por consecuencia el grado de importancia que tenía la diócesis.
cons-
greso, Informes: Los documentos que constituyen esta serie son los que per-
tlan la miten al gobierno diocesano enterarse de lo que comunican las personas
1 ffilS- ligadas directa o indirectamente a la curia diocesana. Se informa sobre
nento el desarrollo pastoral de la parroquia, de los seminaristas y su conduct:l,
frades y de las prácticas religiosas realizadas en los templos: ejercicios espiritua-
v reli- les, procesiones y fiestas patronales.' Ordinariamente, están encaht·J.ado~
con las palabras "informe" o "memoria".

Inventarios: Esta serie está compuesta por documentos c¡uc regist ra!l
~ación de los bienes muebles e inmuebles de carácter histórico, artístico )' docu-
Ramón mental. Señala asimismo el nombre del objeto, el material con ell¡ue está
;ntificia hecho y, generalmente, se registra el costo en que se alkluirió. Si se trata

19
de retablos, esculturas y pinturas, a veces registran al autor. La impor-
tancia de estos documentos está en que permiten conservar y valorar los
objetos litúrgicos. En algunos casos de robo, los inventarios sin·en de
prueba jurídica para recuperarlos. Esos documentos permiten apreciar
la importancia del patrimonio artístico y cultural de la Iglesia.

Mandatos: Los documentos que integran esta serie se presentan en

múltiples formas, y registran lo que la autoridad legítima ordena y man-
da siempre con el fin de fortalecer el bien común de la jurisdicción.
Las órdenes están expresadas en forma de provisiones, decretos, edictos,
nombramientos, breves, bulas, acuerdos, cartas pastorales, instrucciones
y rescriptos. Al agruparlos e~Ja serie mandatos, se evitará multiplicar las
series documentales, y presep.tar menos complejo el cuadro clasificador.

Describimos brevemente cada uno de los rubros:

a) Acuerdos: Son documentos que registran las decisiones emana,

das por la autoridad y expresadas por escrito a párrocos y feli-
greses; en ellos, se expresa una orden o mandato.
b) Breves: Son documentos pontificios escritos con menos forma-
lidad que las bulas, que son más solemnes. Por lo general, d
breve comienza con el nombre del papa: Martinus pp (pío papa)
V y siguen inmediatamente las palabras: ad futuram reí memoriam
(para futuro recuerdo). Los breves están sellados con cera roja,
en la que se imprimía la figura de Pedro pescando desde la bar-
ca.
C) Bttlas: Documentos pontificios con sello de oro, plata o plomo,
pendiente del documento y sujeto por un listón de seda, algo-
dón o cáñamo. El texto está escrito generalmente en pergami-
no. Para asuntos de menor importancia, se usó también el papel
(siglo xm). El sello por una parte lleva inscrito el nombre del
pontífice Leo XIII ~(León trece) y por el atwerso, las figuras de
los apóstoles Pedí:o cy Pablo.
El texto inicia con el nombre del papa y la fórmula ad perpetltcllll
n:i memoriam. A veces, antecede al nombre del papa el serl'IIJ Ji!J'I'O-
mm dei (siervo de los siervos de Dios).

20
mpor- d) Cartas Pastorales: 5 Documentos empleados por los obispos desde
rar los la época novohispana, para dar orientaciones de carácter pasHJ-
:en de ral en materia de fe. Dirigidos por lo general a los fcl!gresl'~ 1
)rec1ar no exclusivamente al clero como las circulares, Sirvieron para
unificar la doctrina pastoral y evangelizadora en la diócesis.
e) Decretos: Son documentos que especifican la ordenanza o reso-
an en lución que emite o promulga la autoridad eclesiástica; en el caso
·man- de la curia diocesana el obispo los envía.
:cción. j) Edictos: Documentos que señalan una orden o mandato por
Jictos, parte del obispo o del cabildo (sede vacante), o por parte de
ciones otra autoridad diocesana debidamente autorizada. Los edictos
carlas van dirigidos a todos los fieles de la diócesis o a una persona en
cador. particular. Se distinguen por el texto: "nos"... "mandamos" ...
Los edictos eran fijados en las puertas de las iglesias y se leían
públicamente durante la misa del domingo.
Los edictos servían para convocar a clérigos interesados en los
mana- exámenes de oposición, informar de los cargos obtenidos por
y feli- los clérigos dentro del gobierno diocesano, precisar derecho~ de
estola o aranceles parroquiales, y declarar testamentos a favor
forma- de capellanías u obras pías.
c:ral, el g) Instrllcciones pastorales: Documento parecido a la carta pastoral. <•
¡papa) Se utilizó para disponer normas morales. Están dirigidas a to-
'noriam dos los feligreses. Algunas veces se utilizaron para protestar
·a ro¡a, contra la autoridad civil que ordenaba algo contra la moral cris-
la bar- tiana o contra algún derecho de la Iglesia.
h) Nombramientos: Documento legal; en el título se lee: "Yo N. por
1lomo, la gracia de Dios y de la Santa Sede Apostólica obispo de ... ".
. algo- etc. Antes de señalar el nombramiento se lee el verbo en pri-
:gaml- mera persona: "dispongo", "determino", "nombro", y precisa
! papel el cargo otorgado. Lo firma el secretario no sin anteponer la
:re del leyenda: "Por mandato def obispo mi señor".
ras de i) Rescriptos: Documentos originados tanto en la curia roman;¡
como en la diocesana; son las respuestas expresadas por el go-
.ÍJeflltl/11

1 J"erw-
5
Para mayor información sobre la tipología documental diocesana, véase Ramón .\gui-
lera /Jorge Ga.ribay Álvarez, Ma1111al de arcbidstica edesiásliw, op, á t., pp. 118-125.
6
Ibidem, p. 123.

21
f

1
 bierno eclesiástico a las solicitudes o asuntos administrativos
recibidos en las curias.
: ·l

Todos esos documentos conviene colocarlos en la serie documental de

tvlandatos, pues ref1ejanlas formas de mantener mejor disciplina y moral
cnsuana. (__"(Jjj( ¡(

Padrones: La serie de padrones7 está formada por documentos que re-

gistran a los vecinos de las ciudades, pueblos y villas asignados a la ju-
risdicción de la parroquia propia. Esos documentos señalan el grupo
familiar y el estado civil de cada uno de los miembros, e informan si plam,
las personas empadronada¡ h~n recibido los sacramentos de bautizo, bHwr:,
•'
confirmación, eucaristía y;el matrimonio. El levantamiento de padrones
tuvo como fin conocer la población en comunión con la Iglesia. Cons-
tituyen una fórma de controlar el cumplimiento de los sacramentos y
demás obligaciones de cristianos.

Parroquias: Los documentos de esta serie se refieren a las parrm¡uias

que integran la diócesis. Las piezas documentales señalan la rdacic'lll
administrativa-pastoral del curato con la diócesis. Los temas que se ha- ')lit" .
llan: en esos papeles son: segregación del territorio de la parroquia, los de,,¡¡,
límites precisos de una parroquia a otra, el nombramiento de curas o :-);¡e, r·.
vicarios, designaciones de mayordomos de la fábrica espiritual y ma-
terial, solicitudes de licencias ministeriales, y, también, lo relativo con
la erección de cofradías. Los documentos traslucen la relación entre el
obispo y sus párrocos.
i1L'i" \

Religiosos: Los documentos de esta serie reflejan las relaciones admi-

nistrativas-pastorales de las familias de religiosos, masculinas o feme-
ninas, con la curia diocesana. El clero regular sumado al clero secular, :.!
son los agentes principales de la misión evangelizadora· del obispado.
En esos, hallamos solicitudes de licencias ministeriales, informes sobre ,-;,

planes de catequización, a'utos de vestición de hábito o velo, informacic.Hl

7
tJedro Rubio Merino, en la obra Arc!Jil•ística ec/esiás!táJ, ()raficosmo, Sevilla, 1999, afir-
ma: "Esta serie, que existía en los archivos parroquiales ... no puede faltar en los dioc-
esanos ... con datos estadísticos, referidos a toda la díócesis. La información contenida
en ellos, es prioritariamente de carácter demográfico ... ", p. 126.

22
ativos de gastos, tabla de oficios desarrollados en las comunidades, descripción
de las visitas pastorales a las comunidades de religiosos (as), autos lk
profesión de votos, licencias para rcmodclar o construir el com·ento, e()
l[al de pias de peticiones para ingresar al noviciado. Documentos que avalan la
moral defensa de los privilegios que la orden o congregación posee, y permiten
conocer la importancia de la acción pastoral de los religiosos al interior
de la diócesis, según el carisma propio.
ue re-
la ju- Seminarios: En esta serie, los documentos informan sobre la vida de
~rupo esos centros de formación clerical y aluden a los estatutos, reglamentos,
11an s1 planes de estudios, horarios, obtención de grados académicos, perfiles
utizo, biográficos de seminaristas, becas, propiedades de la institución, itwen-
[rones tarios, claustro de profesores, compañas vocacionales y expedientes de
Cons- órdenes sagradas. 8 La información que proporciona es valiosa para re-
itos y crear la vida formativa de los candidatos al sacerdocio y saber los mé-
todos educativos que les aplicaban y el grado de cultura que, mediante
estudios y lecturas recibían los futuros pastores de la grn diocesana.
;(¡mas
lacíón Sacerdotes: La persona una vez ordenada sacerdote genera documentos
~e ha- que lo vinculan con la curia diocesana en calidad de vicario, párroco o
la, los de otro cargo pastoral. Esos documentos son los que constituyen la serie
¡ras o Sacerdotes. Ahí encontramos informes; acuse de nombramientos lo mis-
v ma- mo de licencias obtenidas, solicitudes a oposición de cargos, registro de
o con sus salarios, renuncias y expedientes de algunos sacerdotes difuntos. La
1tre el información ofrecida por esa serie documental revela la línea doctrinal,
administrativa y disciplinar que ejercía el obispado en su tarea de soste-
ner y difundir la fe cristiana.
admi-
feme- Visitas pastorales: Los documentos de esta serie se originan en la \·isi-
-.:ular, ta periódica que realiza el obispo a las parroquias v comunidades de su
pado. jurisdicción, en las que revisa los libros del archivo parrm¡uial, in:-;pec
sobre ciona los lugares sagrados, el ajuar litúrgico y examina las cuentas de Lls
ación cofradías y de la administración de los bienes de la parroquia. 1~s notable
8
Las órdenes sagradas se dividen en menores y mayores. Las menores son: ostiariD,
·<J, afir- lectorado, exhorcista, acolitado. Todas ellas habilitan al candidato a una función eclesial
i dioc- específica. Las órdenes mayores son: subdiaconado, diaconado, presbiterado y episco-
~tenida pado. Estas órdenes se reciben al igual que las menores en forma gradual; no todos lo,;
presbíteros reciben el orden episcopal.
 ........ ,,
recordar lo que señala el canon 535: "El archivo parrot¡uial debe ser vi-
sitado por el obispo diocesano o por su delegado en tiempo de visita ... "
Al finalizar, el obispo obtiene un informe detallado de la parroquia, y en l t 1\ \ ... ¡ ¡ .

el libro parroquial de visitas escribe las observaciones pertinentes para

que sean cumplidas por el párroco y los feligreses. La visita produce el ( >>llll'11t

registro de confirmaciones administradas por el prelado en esa ocasión;

registro que permanece en el acervo parroquial. Además, las visitas pas-
torales son fructíferas para la animación espiritual de los fieles y generan
información para entender las mentalidades de la época y comprender
el ambiente social, religioso y canónico en el que se administraban las c¡tll' L1 1
parroquias. Es conveniente saber que el cuadro clasificador es flexible,
pues habrá series documen~les .que algunas administraciones diocesa- l) r( ;t,· ._: ·,
nas producen y otras no. UU"cuadro clasificador siempre será útil para
c1uienes deseen clasificar y ordenar los documentos del archivo diocesa-
no. La siguiente sección, Justicia, está constituida por un número menor
de series documentales.
¡(

Sección Justicia l'\jWcl¡,

lll'U'!l :

Las series de esta sección se originan al ejercer la función jurídica. Todo ca~'> ,.. , ,:
docu~ento está relacionado con la administr~ción de la justicia en sus
numerosas modalidades. El obispo administra la justicia por medio de su
Provisor o juez eclesiástico. Los asuntos a considerar se limitan a juicios Test;t"·
de delitos. De ahí se derivan dos series: procesos contenciosos y procesos :1 j;¡:; l.l¡
criminales; y también lo referente a los testamentos que benefician a las
capellanías y obras pías. En algunos documentos se halla la palabra "in-
quisición", es decir: procesos criminales que no cumplieron con el ciclo
administrativo que los orientaba hacia esa institución.

Explicaremos brevemente las series correspondientes a la sección Justicia:

Procesos contenciosos: Sbp lós papeles que sctl.alan un pleito enuT

litigantes por algo concreto· como deudas, reclamación de propiedad,
deslinde de alguna capellanía, derechos de obvenciones, abuso de auto-
ridad, alcabalas, amancebamiento, divorcios, hechicería, matrimonios e
inmunidad eclesiástica.

24

il·. t
f
 ier VI- Sobre el tema del matrimonio, conviene acbrar l]llt' ~on pa¡wk~ lll'l
ita ... " ginados por el juez que declaraba [a separacÍ(J11 de YÍda \' blel1l'~ ck !i ' '
a, y en cónyuges sin disolver por ello el vínculo matrimonial.
s para
luce el Contencioso procede del verbo latino contendere, que significa "luchar",
·asión; "combatir", "realizar pelea". El expediente contencioso está encabe/a do
1s pas- por los nombres de los litigantes separados mediante "vs", que significa
·ncran versus o "contra de". Esos documentos son útiles para calibrar la m< >ral \
:·cnder las mentalidades de la época; a la vez permiten \'alorar el impacto social
·an las que la Iglesia tuvo en materia moral y religiosa de los feligreses.
,~xible,
ncesa- Procesos criminales: Son documentos que sei'ialan delitos e infmman
:l para sobre asuntos penales tales como el adulterio, el homicidio, la blasfemia,
ocesa- los pecados públicos, la violación del derecho de asilo, el incesto, el sacri-
ncnor legio y la violación. Los expedientes se integran con informes, diligen-
cias y autos, para el conocimiento de los jueces. J.os procesos crimin<tks
registran lo referente a la materia grave, por lo <.¡w.: con frccucnua lw.
expedientes son trasladados al archivo secreto del obispado; allí perlll:t-
necen 10 años, luego desaparecen, no sin antes elaborar una síntesis del
'lcxio caso como prueba del delito. Los procesos criminales reflejan faltas de
:n sus mayor gravedad que los contenciosos, y por lo regular exigen una pena.
;de su
jUlClüS Testamentos, Capellanías y Obras pías: El nombre responde ramo
JCeSOS a las capellanías como a las obras pías (orfanatorios, hospitales, beate-
:1 a las rios), que están directamente vinculadas con lo que indica un testamen-
i'<l "'ln- to. Este siempre especifica una condición <-JUe debe ser cumplida por la
1 ciclo Iglesia conforme a la voluntad del donante y en beneficio de los fch,l'.tT
ses. Son documentos valiosos, que indican la acción social y caritam·a
de la Iglesia.
tsticia:

entre
iedad,
· auto--
n!os e

2'1

-------------------------------------

- - - - - - - - -
 EJEMPLOS DE DOCUMENTC)S
DIOCESANOS

------------- - -
 CIRCULARES'

Circular de don Francisco Xavier de Lifana y Beaumont a los jueces cclcsiásttcm

sobre cómo realizar las diligencias para los pretendientes de órdenes ..\ 11.\ "-1, B:tsc
Colonial, caja 146, exp. 30, fs. 2. Fondo: Episcopal, Sección: Secretaría \rzobispal,
Serie: Circular. Año: 1803.

•Agradecemos a Berenice Bravo Rubio y a Marco Antonio Pércz nos hayan propor-
cionaron los documentos digitalizados, existentes en el .\rchivo 1 listórico de la \r-
quidiócesis de México.

29

·-- -------·-----
 DIEZMOS

1 .~ 1 : ! .
,\ 1 •"iJ . ·-\
-· ,~.\ §~.t·;:~j·.·.
~.;~t

Litigio del venerable D<:án y Cabildo de la Santa Iglesia Catedral contra doúa lkr-
nardina de Rivera y Juan de Petl.a ( ;allegos, su marido, sobre c¡ue paguen el die:~lllo
de los tributos que han recibido de los indios encomendados del pueblo de 'J'cticpac.
.\l l.\;\1, Hase Colonial, caja l, cxp. l, fs. 13. Fondo: Cabildo, Sección: llaceduría,
Serie: Jueccs 11 acedorcs. :\ño: 1532.

30
 MANDATOS

Bula de composición para los reinos de las indias (MDCCLXXXVIII y .\!DC-

CLXXXIX.AHAM, Base Colonial, caja 123, exp. 8, fs. 4. Fondo: Cabildo, Sección:
Haceduria, Serie: Jueces Hacedores. Año: 1785.

iia Ber-
l die::;_mo
Bula tomada de José Antonio Portillo Valadez, Prilller Libro de Gobiemo del S1: .·111-
cticpac.
drés Ambrosio de Llanosy Valdés 1792-1799. Monterrey, N.L., Fuerza ( ;ráfica del :\ortc,
ccduría,
2001. Apéndice III. BI/10 Aposto/ice Sedis: Llanos y \'aldés .. \ rchivo ( ;cncral del \ r
zobispado Monterrey.

:)1
 CARTA PASTORAL

; U$1$ ¡ J g # t a pe wa;a ;;.as Ut&t t . es. x '1

Carta pastoral: Jcl doctor _\lonso Núñez Je llaro y Peralta, sobre la oracit'm famma
Je 40 horas llamada vulgar y abusivamente "Jubileo Circular". :\IL\~1, Base Colo-
nial, caja 123, ex p. 6, fs. 20. Fondo: Episcopal, Sección: Secretaría . \rzobispal, Serie:
Cartas pastorales ..\ño: 1785.

32
 DECRETOS

Decretos capitulares sobre nombrar sujeto que cuide de la capilla del santo Cristo.
'amosa
AHAM, Base Colonial, caja 10, exp. 51, fs. 4. Fondo: Cabildo, Seccir'>n: llaceduría.
· Colo-
Serie: Jueces Hacedores. Año: 1670.
, Serie:
 . EDICTOS

Edicto de fray .José Lanciego y Eguifaz denuncia de pecados públicos Jurante la Yisi-
ta episcopal. .\f L\~l, Base Colonial, caja 29, ex p. 25, fs. 3. Fondo: Episcopal, Sección:
.ll!l:.¡:
Secretaría .\rzobispal, Serie: Edictos ..\ño: 1718.

34
 PADRONES

,,-.:~,~--~~~~~~-~~~·~· ~· •,,, ..
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1~ e; ~

lij,{,- u•' < •- ~

~;··-•>'
1!'"¡ ,.
f_"::
f"
•,.

-:la visi- Padrón en que se hallan asentadas las familias que han cumplido con el precepto
:-:ección: anual en este real y minas de Temascaltepec, con sus minas, ranchos y haciendas de
toda broza y gente españoles, mestizos, mulatos, cte ..\1 1.\ ?\f, Base Colonial, cap 1(!11,
exp. 64, fs. 27. Fondo: Episcopal, Sección: Secretaría .\rzobispal, Serie: Padrone,;.
Año: 1768.
Imagen Je Padrón, tomaJo Je José Je Jesús Je León ,\rteaga. Padróu d< lafd<~r<.rill e/,·
Tepatitlá11, 1770. Club Pcgucros Inc, 2006, p. 4.
_........._ ',.

36
 RELIGIOSOS

~1-e.ría de Informes de fray Antonio Margil de Jesús sobre las dificultades yuc hay en las mi·
siones de Durango. :HL\M, Base Colonial, caja 34, exp. 44, fs. 2. Fondo: Episcop:1l,
Sección: Secretaría Arzobispal, Serie: ;\lisiones. "-\ño: 1724.
 PROCESOS CONTENCIOSOS

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~4/wr,fvu-,-.-

1 ~
¡ \

.\ndrés López '!'ello, vecino de .\ltholoya, contra el bachiller don .\lonso (;onzálcz
de Arratia, presbítero vecino del p~rtido de Zinacantepec, por 550 pesos . .\1 L\.\1,
Base Colonial, caja 33, exp. 39, fs. 8: Fondo: Juzgado eclesiástico de Toluca, Secciém:
Bachiller Juan Barón de Lara, Serie: .\utos por pesos. ,\ño: 1723.

38

----~------:--:-.
··~ . . ..,,. - .
~
 PROCESOS CRIMINALES

:i.'i. _;,... g_¡c/-J ór.~

.,c/:b. /~-

~·
/,,·<

y
nzález Autos que sigue el señor fiscal contra Juan Antonio de Castro, mestizo, por habérsclc
'l\:\1, hallado papeles que indican pacto y comunicaciún con el demonio .. \11 \ \[, BasL·
cción: Colonial, caja 12, exp. 1, fs. 19. Fondo: Episcopal, Sccciún: ProYisoraro, Snil": \m'"
criminales. Año: 1680.
 METODOLOGÍA

Una vez adoptado el cuadro clasificador como guía segura para cla
sificar, ordenar ~ inventariar los documentos del archivo diocesano, y
obtenida la autorización de la curia diocesana mediante el canciller o
del responsable del archivo, conviene realizarle un diagnóstico general,
considerando los documentos como parte de un solo cuerpo. Los dattJ~
que se registran en el diagnóstico son:

1.Nombre de la diócesis, estado, dirección oficial, teléfono, direc-

tor del archivo.
2. La superficie del espacio en el que se halla la documentación, el
tipo de piso, condiciones de la instalación eléctrica y de los mu-
ros, ventilación; especificando el número de ventanas y puertas
con las que cuenta la estancia y, finalmente, el grado de humedad
en el ambiente. Todos esos elementos son útiles para indicar a
las autoridades lo que es más conveniente para los documento~
diocesanos.

Se debe definir el material y el tamaño de los estantes en los que se

ubicarán las cajas archivadoras, cuyo número estará relacionado con lo~
metros lineales de los documentos; es decir, seis cajas por metro lineal.
Es conviene especificar la fecha más antigua del documento \ la
fecha del documento que acota el inventario propuesto.
Será útil precisar también si los documentos se presentan en forma
de libros o legajos (suma de expedientes que tratan un mismo asunto)
o mixto (libro y legajos). Será de mucha ayuda para organizar los docu-
mentos diocesanos señalar el estado físico en d que se hallan y especifi-
car los males: hongos, humedad, polilla, mutilación ... , etcétera.
Considerados esos elementos, estamos en el momento de planear la
organización, clasificación y ordenación de los documentos del archinl.

41
Para ello, conviene plantear quiénes son los que realizarán la rarea: ase- 1 '

sor, coordinador y analistas.

El asesor capacitará al personal. El coordinador será el responsable
de llevar a fin el inventario, y los analistas serán los apoyos directos '"
técnicos en el proceso de la organización documental.
El coordinador cuidará de elaborar, de acuerdo con los miembros
del grupo, un organigrama de trabajo en el que se prevean las etapas
del trabajo, los horarios y las fechas de inicio y fin del proceso ..\simis-
mo, estará provisto con el número de cajas :\C;-12 necesarias, los pliegos
de papel cultural requeridos, lápices, sacapuntas, libretas, masking-tape,
post-it, cubrebocas, brochas, batas, guantes y franelas.
La identificación cronológjca del material que se pretende inventa-
riar, será el inicio del inventarid. Por ser el diocesano archivo histórico
conviene considerar desde el documento más antiguo hasta el año 1950;
ese año será flexible según convenga al personal que atiende el archi\·o.
El coordinador del proyecto cuidará que toda la documentacH'm
esté reunida en un solo espacio que sea amplio y, de esta manera, pue-
da obrarse cómodamente. Cerciórese que puedan aparecer documentos
históricos que no estén contemplados en el volumen documental que se
trabajará. Seguros de ello, se procederá a:

1":Los documentos se limpiarán con aspiradora o brochas de pintor

2o Identificar y colocar los documentos en su sección correspon-
diente: gobierno o justicia
3° Clasificar por series documentales, según el cuadro clasificador
propuesto' ;.l,

.c¡a Ordenar cronológicamente los documentos de cada una de las

series y después ordenarlas alfabéticamente
5° Ubicar ordenadamente los documentos en cajas en las que pro-
\'isionalmente se coloca una etiqueta (post-it), que lleYará registrados

~ Recuérdese que el cuadro clasificador adoptado es flexible: puede aumentar o ami-

norar series documentales según lo exija la documentación. Simone Duca, en su obra
/lrdJii'Ística ecdesiastim, p. -1-2, registra entre otras series documentales, las siguientes: '¡,¡_
tas, concilios, parroquias, seminario, escudas, ordenaciones, religiosos (as). Son series
documentales que, según la experiencia obtenida en alguno~ de los archivos diocesanos
Lk México, pueden ser adoptadas para los cuaJros clasificadores en otros del mismo
rango. Dígase lo mismo para las series: procesos contenciosos \' causas criminales, Llue
Simonc 1)u ca los rc¡.;1stra en la sección jurídica.

42
·a: ase- los nombres de sección, serie, cronología, números de volúmenes, y el
1. número de caja, que será progresivo
nsable 6° Revisar los datos registrados en la etiqueta provisional; si ha\
eros y errores corregirlos e inmediatamente levantar el inventario en la base Je
datos Excel
·nbros 7" Finalmente, en los estantes se colocan las cajas numeradas, pro
·~lapas gresivamente
SllTI!S-

,Jiegos Es conveniente que al iniciar la clasificación se coloque ..:n la pared l•ll

~-tape, listado del cuadro clasificador, con letra grande, con el fin de facilitar la
tarea respectiva.
\·cnta- Utilice también un letrero de cada serie para ubicarlo en el Sitio
tórico donde se situaron los documentos correspondiente~ a la ~ene. J .u~ du
'1950; cumentos pueden ser libros, hojas sueltas, ex¡wdicnres y también legajo:-;.
hivo. Las hojas sueltas del mismo asunto o serie permitirán hacer legajos de
:ación no más de seis centímetros, y de esta manera situarlos en la caja archi-
, pue- vadora.
·,cntos Cuando los documentos del archivo estén ya situados en las cajas
¡ue se y estas ubicadas en los estantes, y se tenga la certeza que los Jatos de
la etiqueta adherida en el lomo de la caja están correctos, se procede a
capturar la información señalada en la etiqueta .. \sí, finaliza la tarea del
:nntor inventario documental diocesano, el cual se suma a la síntesis hist<.>rtct
de la diócesis; a los créditos correspondientes de !:1 di<'>ccsi~ \ <1 l:t tn>ri
tución que realizó el inventario, ilustrando los textos con las f< >lf >grafía~
captadas antes, durante y después del proceso de organización e i:l\ en-
tario. Las fotografías mostrarán la manera en que se recibi<'> el acen·o, \
de las el orden y la limpieza con las que se entregó.
Asegurarse, finalmente, que en la organizacic'm de los documenro:;
. pro- diocesanos se haya utilizado el principio de origen o procedencia; base
rados medular para fijar el criterio de sistematización archivística .. \ ese prin-
cipio, debe aplicarse lo indicado "por el Derecho Canónico en cuanro a
n ;unt- la organización documental: la administración de c;obierno y la admi
a obra
:--: nsl-
nistración de Justicia.
· ocncs Es conveniente que la organización de cualquier archiYo Jiocesaw J
csanos cuente con un cuadro estructurador que refleje las funciones del orga-
nusmo
nismo. El cuadro clasificador no lo crea el archin·ro, sino t¡uc lo impone
:<,que
la propia documentación.

-t)