Calculando la cantidad

óptima de repuestos de
alta rotación
Caso de estudio basado
en métodos y normas vigentes

Ing. Edgar Fuenmayor

Senior RCM Consutlant
IME Industry Maintenance Engineering
edgarfuenmayor1@gmail.com
 Artículo

¿Cuándo se debe pedir? y ¿Cuánto inventario se debe pedir? Si se

RESUMEN
mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a
una empresa a problemas financieros graves. Esto ocurre porque
un inventario parado inmoviliza recursos que podrían ser mejor
utilizados en funciones más productivas de la organización. Además,
el inventario parado tiende a tornarse obsoleto y corre el riesgo de
dañarse así como generar costos elevados de mantenimiento en
el almacén. Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de
inventario, podría generar consecuencias muy altas en cuanto a la
producción no realizada durante la indisponibilidad del material en
el almacén, lo cual genera reducción de ganancias o rentabilidad
del negocio. El manejo de inventario ha llegado a la cumbre de los
problemas de la administración de empresas debido a que es un
componente fundamental de la productividad. La empresa de hoy
tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar. En la mayoría de
los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente
alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones
principales de la empresa, específicamente para el departamento
de mantenimiento donde se requiere disponer de los materiales en el
momento oportuno tanto para baja rotación como para alta rotación y
de esta manera disminuir el lucro cesante debido a la indisponibilidad
del repuesto durante el tiempo de reposición. En este artículo se
mostrara la matemática utilizada para determinar los parámetros
claves de inventario a través de la aplicación de un caso de estudio
para un repuesto de un equipo crítico de una planta de proceso.

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 Artículo

1.- Introducción 2.- Comportamiento típico de los

Los inventarios o stocks son la cantidad de bienes que una empresa inventarios para mantenimiento
mantiene en existencia en un momento dado. En una primera La gestión de los materiales MRO es más complejas que la de
aproximación estos inventarios pueden ser de los siguientes tipos: los inventarios de materias primas y productos terminados por
• Inventarios de proceso o de distribución. las siguientes razones. Los inventarios para mantenimiento se
comportan de manera muy diferente con respecto a los llamados
• Inventarios cíclicos o de lote.
inventarios convencionales como materia prima, material en
• Inventarios de seguridad. proceso o producto terminado en los siguientes aspectos:

• Inventarios especulativos. • La variedad de artículos.

• Materias Prima. • La diferencia de la demanda.

• Productos en Proceso. • La diferencia en precios.

• Productos Terminados. • La diferencia en criticidad.

• Materiales MRO (Mantenimiento, Reparación y • La diferencia en tiempos de entrega.

Operaciones).

En la actualidad los inventarios de alta rotación representan 3.- Factores que promueven el exceso
un dolor de cabeza importante para cualquier departamento de de inventario de mantenimiento
mantenimiento ya que la indisponibilidad de ellos pudieran afectar
• Estimación inicial de mínimos y máximos sin cambios.
de manera considerable la continuidad operacional de cualquier
proceso productivo si se solicita y no se tiene disponible en el • Política de gestión de inventario estacionaria.
almacén debido a su criticidad. En muchos almacenes o bodegas
• Falta de inversión para adquirir herramientas informáticas.
de materiales para mantenimiento reposan repuestos de alto costo
en estado de obsolescencia debido a que fueron solicitados para • Responsabilidades desalineadas.
garantizar la continuidad operacional si llegase a ocurrir una falla • El sistema de gestión.
funcional del activo físico y sobreestimaron los niveles de inventarios
direccionando los recursos económicos hacia inversiones no • El numero de almacenes.
rentables para la organización en el caso de repuestos de baja • Punto de pedido elevado.
rotación o críticos. Por otro lado la clasificación y la criticidad de
• Tamaño de pedido elevado.
los materiales aun en día se lleva a cabo a través de la consulta a
un experto de la planta para que sea el quien determine según su • Desconocimiento de la obsolescencia.
experiencia cuanto es el mínimo y el máximo para un determinado
• Variedad y complejidad de los artículos.
repuesto, incurriendo en el error de sobre estimar el pedido o quedar
por debajo de lo que realmente se necesita para la maquina o activo • Proyectos y situaciones especiales.
físico. Una acertada gestión de inventarios para mantenimiento • Requerimientos de operaciones logísticas.
busca tomar las mejores decisiones para lograr minimizar la
inversión en materiales sin correr el riesgo de tener pérdidas
económicas originadas por la indisponibilidad de algún repuesto 4.- Los costos en la gestión de
que interrumpa la continuidad de las operaciones. La gestión eficaz inventarios para mantenimiento
del inventario MRO es un reto complejo. Tradicionalmente, esta ha
• Costos de Ordenar.
girado en torno a comprar de forma manual y subjetiva o con base
en información histórica errónea. • Costos de Almacenamiento

• Costos de Capital.

• Costos de Espacio de Almacenamiento.

• Costos de Servicios de Inventarios.

• Costos de Riesgo de Inventarios.

• Costos de Faltas de Existencias.

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5.- Diez errores a evitar en la gestión de 6.- Proceso de gestión de inventario

inventario para mantenimiento En el siguiente diagrama se muestra como la gestión de inventario
parte de la definición de la política de inventario la cual nos lleva
1. Suponer los Tiempos de Reposición de inventario.
a una estrategia de inventario que debe estar alineada con los
2. Falta de disciplina con la política de inventario. indicadores del negocio para que pueda ser implementada dicha
3. Pensar que la sola estimación del nivel de inventario lo estrategia y obtener la medición y evaluación del desempeño, y
soluciona. finalmente una revisión y validación por la gerencia lo cual da una
retroalimentación a la estrategia de inventario completando de esta
4. Desconocer la clasificación de los artículos.
manera el ciclo del proceso.
5. Falta de indicadores para la toma de decisión.

6. Falta de capacitación del personal.

7. Creer tener un muy alto nivel de servicio.

8. Poco empleo de las herramientas tecnológicas.

9. Débil documentación de los procesos.

10. Control de accesos al inventario.

Figura Nº 1. Proceso de Gestión de Inventario

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 Artículo

7.- Políticas de reposición con el valor de uso más bajo. A pesar de lo explicado anteriormente,
la técnica no debe ser descartada para clasificar los materiales de
Las políticas de reposición se refieren a la estrategia adoptada para
mantenimiento ya que se puede encontrar oportunidades para
reponer el nivel de inventario cuando este ha llegado a un nivel
su optimización como reducción de precios; búsqueda de nuevos
mínimo prestablecido o punto de pedido. Existen tres políticas
proveedores; disminución del punto de pedido; y disminución de la
de reposición básicas: 1) Método MIN/MAX 2) Método PP/CP y
cantidad de pedido. (Contreras, 2018)
3) Intervalo constante/Cantidad variable. En el caso de estudio
mostrado en este artículo será utilizada la política de reposición de
Punto de Pedido/Cantidad Económica de Pedido para la solución
del problema ya que es recomendable para materiales con alta tasa
de utilización.

8.- Clasificación de materiales para

mantenimiento
Los materiales empleados durante la ejecución de las actividades
de mantenimiento presentan diferentes características en cuanto
a precios, demanda y criticidad, razón por la cual, desde el punto de
vista de su administración, no deben ser tratados de igual manera.
Si se quiere mejorar la eficiencia de la gestión de los materiales Figura Nº2. Clasificación ABC – Pareto

empleados en mantenimiento, la primera tarea que se debe

emprender es agruparlos en función de esas características y así
darles el tratamiento adecuado para que con la mínima inversión 8.2.- Clasificación XYZ
garantizar el nivel de servicio necesario y no correr el riesgo de Esta técnica permite determinar tres categorías de materiales en
interrumpir la continuidad de las operaciones. Desde el punto función del valor que tienen respecto al valor total del inventario. La
de vista de la tasa de utilización o Demanda se hace una primera categoría X agrupa aquellos materiales cuyo valor representa un alto
clasificación en: Inventarios de artículos activos (Alta Rotación), porcentaje del valor total. Típicamente este grupo está conformado
Inventarios de artículos pasivos (Baja Rotación) e inventarios de por una pequeña cantidad y variedad de materiales que usualmente
materiales de consumo. Existen dos técnicas de clasificación: ronda entre el 5 y el 10% del total de materiales almacenados pero su
Clasificación ABC y Clasificación XYZ (Contreras, 2018). valor generalmente supera el 60% del valor total del inventario. La
categoría Y representa un valor y una variedad intermedia mientras
que la categoría Z agrupa una gran cantidad de materiales, alrededor
8.1.- Clasificación ABC del 50% de toda la variedad de materiales almacenados, pero con
Es la técnica de clasificación más ampliamente utilizada para un valor relativamente bajo que puede estar entre el 10% y el 20%
clasificar los inventarios y su principal aplicación está en la del valor total del inventario. A diferencia de la clasificación ABC
clasificación de los inventarios con fines comerciales ya que permite que se hace para un periodo determinado, generalmente un año,
determinar los artículos que tienen un alto valor de uso. Si bien esta clasificación es realizada en cualquier momento y muestra
es cierto que esta clasificación es de gran utilidad y contribuye a como está distribuido el valor total del inventario en tres categorías
optimizar los inventarios, para los inventarios de mantenimiento denominado X,Y,Z, cada una de las cuales comprende un porcentaje
no es la técnica prioritaria para clasificar los materiales ya que especifico de todos los materiales almacenados. (Contreras, 2018).
solo analiza los materiales que tienen demanda durante un
periodo determinado, generalmente un año y precisamente en
mantenimiento los materiales que tienen mayor impacto sobre el 9.- Analisis de criticidad –
valor del inventario son aquellos que tienen una tasa de utilización Jerarquización de materiales
o demanda extremadamente baja por lo que no se mueven durante
En toda organización es imprescindible establecer una jerarquía
periodos muy largos. El objetivo de esta técnica de clasificación es
entre los materiales en función del impacto que puede generar en la
definir tres categorías de materiales denominadas materiales tipo
continuidad operacional la indisponibilidad de un repuesto cuando
A, materiales tipo B, y materiales tipo C. Los materiales tipo A son
es necesitado y no está disponible en el almacén. Este impacto está
aquellos con el mayor valor de uso, los materiales tipo B son los que
vinculado con las consecuencias de la indisponibilidad y el tiempo de
tienen un valor de uso intermedio y los materiales tipo C son aquellos
entrega del repuesto en el almacén. Se pueden obtener tres nivel de

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criticidad: Alta Criticidad, Media Criticidad y Baja Criticidad. En un realidad no es así, la demanda es variable y en el caso de materiales
almacén típico de materiales para mantenimiento cerca del 10% de utilizados en mantenimiento fluctúa de manera considerable. Por
los materiales representan alrededor del 90% del valor total de los otro lado, el concepto de demanda es similar al de consumo, pero
inventarios (Moncrief, 2006). En muchas organizaciones es evidente a diferencia de este, se refiere a la cantidad de unidades solicitadas
la necesidad de emprender un programa para la OPTIMIZACIÓN de y no a las despachadas. Si existe suficiente stock, el consumo es
sus inventarios y cualquier intento para lograr este objetivo debe igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada es despachada.
comenzar por clasificar los materiales de acuerdo a su criticidad Si se presenta una ruptura de stock y durante este periodo se
y valor para establecer prioridades en cuanto a los esfuerzos requieren materiales, la demanda será superior al consumo. Esta
dedicados a la determinación de los parámetros y políticas de diferencia constituye el Back-log. Normalmente se prefiere calcular
inventarios para los distintos materiales existentes en el almacén. los inventarios de seguridad usando la demanda en vez del consumo
(Contreras, 2018). Es de resaltar que las variables importantes para ya que la demanda representa la necesidades reales del usuario.
un análisis de criticidad es la indisponibilidad de no tener el repuesto
cuando es necesitado en la planta para su continuidad operacional
y el tiempo de entrega por el proveedor. Las consecuencias por la 11.- Tiempo de reposición
indisponibilidad se analiza preguntándose qué sucede si ocurre El tiempo de reposición es el tiempo comprendido entre la detección
una falla funcional del elemento y vamos al almacén y no está de la necesidad de comprar una cierta cantidad de un material y el
disponible el repuesto lo que puede resultar en paralizar totalmente momento en que este llega físicamente al almacén. El tiempo de
la producción, afectar parcialmente la producción o no sucede nada. reposición puede descomponerse fundamentalmente en dos partes:
Es muy común que en muchas organizaciones consideren para el 1.- El tiempo que transcurre desde la detección de la necesidad de
análisis de criticidad como criterio el impacto en la seguridad, realizar la compra hasta que se emite la orden de compra. 2.- El
ambiente e imagen de la organización criterios no necesarios para tiempo que transcurre desde la emisión de la orden de compra hasta
este análisis. Cabe destacar, que esta matriz es un modelo que puede la recepción física del material. Este tiempo es muy importante para
ser una representación para algunas empresas pero para otras se compras internacionales. El tiempo de entrega o reposición también
debe calibrar a la medida de la organización. conocido como “Lead Time”, incluye los siguientes componentes:

• Tiempo para notificar que un artículo está por debajo del

punto de pedido.

• Tiempo requerido para preparar y distribuir la orden de

compra.

• Tiempo para colocar la orden de compra.

• Tiempo para que el proveedor prepare el pedido.

• Tiempo para entregar.

• Tiempo para recibir.

Figura Nº3. Matriz de Criticidad • Tiempo para almacenar y notificar lo recibido.

Fuente: Gestión y Optimización de Inventarios, José Contreras. 2018.

10.- Diferencia entre consumo y tasa 12.- Cálculo del punto de pedido –
de utilización o demanda Punto de re-orden
El CONSUMO es la cantidad de unidades de un artículo que son Se define como el nivel de inventario para el cual se coloca un pedido
retiradas del almacén en un periodo de tiempo dado. En producción para asegurar que no exista rotura de stock antes de que el pedido
es frecuente medir el consumo en unidades por semana, día o incluso sea recibido y se calcula mediante la siguiente expresión:
horas. Sin embargo en mantenimiento los materiales se mueven
más lentamente y es habitual medir el consumo en unidades por
mes. Mientras que la TASA DE UTILIZACIÓN O DEMANDA es la
cantidad de piezas utilizadas en determinado periodo de tiempo.
Los modelos matemáticos para estimar la demanda de un repuesto
específico asumen que el patrón de demanda es constante, pero en

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 Artículo

Por su parte el stock mínimo se define como el nivel de inventario disminuye el tiempo de entrega y se realizan pedidos de grandes
que podrá satisfacer la demanda durante el tiempo de entrega. Se cantidades. De las tres opciones anteriores, la única que no implica
calcula mediante la expresión: incrementar el nivel de inventario y por lo tanto la mejor alternativa,
es la disminución del tiempo de entrega, objetivo que se puede lograr
agilizando los procesos administrativos necesarios para el desarrollo
del ciclo pedido-entrega. (Contreras, 2018).
Por otra parte el stock de seguridad se calcula con la siguiente
expresión matemática la cual está en función de un factor de
seguridad (NºDAP) el cual está en función del nivel de confianza 14.- Cantidad económica de pedido –
deseado. Existen tablas tabuladas para este factor de seguridad o
NºDAP (Numero de la Desviación Absoluta Promedio). Para mayor
Formula de Wilson
detalle del análisis por favor consultar la bibliografía recomendada. La cantidad económica de pedido (conocida por sus siglas en
inglés como Economic Order Quantity o por la sigla EOQ), es el
modelo fundamental para el control de inventarios. El principio
del EOQ es simple, y se basa en encontrar el punto en el que los
costos por pedir un producto y los costos por mantenerlo en
inventario son iguales. La EOQ es la cantidad del pedido de compra
Es importante destacar que el punto de pedido también depende
para el reabastecimiento que minimiza los costos de inventario
del stock de seguridad el cual es una cantidad adicional al stock
totales. El pedido se desencadena cuando el nivel de inventario
mínimo que sirve de amortiguador a las variaciones de la demanda
llega al punto de re-orden. La EOQ se calcula para minimizar una
y su valor debe ser estimado de acuerdo a la criticidad del artículo
combinación de costos, como el costo de compra (que puede incluir
en relación al nivel de confianza deseado. En la siguiente tabla se
descuentos por volumen), el costo de almacenaje de inventario, el
muestra como cambia el punto de pedido en relación al factor de
costo de pedido, etc. La optimización de la cantidad de pedido es
seguridad (Z) y el nivel de confianza (NC).
complementaria a la optimización de las existencias de seguridad,
que se centra en encontrar el umbral óptimo para desencadenar la
Tabla Nº1. Relación del Punto de Pedido con el Factor de Seguridad.
re-orden. A continuación, se muestran los diagramas del modelo
de Wilson con stock de seguridad y la gráfica de la combinación de
los costos proyectados. En estos diagramas se puede observar que
la cantidad económica de pedido es la cantidad de unidades que
se deben solicitar una vez se llegue al punto de pedido o re-orden.
En este modelo es importante la determinación del tiempo entre
pedidos y el número de pedido por año, así como los costos de
pedido o colocación y costos de almacenamiento.

13.- Significado del nivel de servicio

En gestión de inventarios, el nivel de servicio es uno de los
indicadores más importantes, se podría decir que el más importante
desde el punto de vista operacional. El nivel de servicio se puede ver
desde dos perspectivas, primero como predictor, interpretándose
como la probabilidad de disponer de una pieza cuando es solicitada
al almacén y en segundo lugar como resultado de la gestión de
inventarios que representa la demanda atendida con respecto
a la demanda total ver la ecuación (1), por ejemplo, si un artículo
tuvo una demanda de 20 unidades en un mes y solo se atendió 18
unidades entonces el nivel de servicio fue de 90% (18/20). El nivel
de servicio está relacionado con el nivel de confianza establecido Figura Nº4. Diagrama de consumo de un artículo.

en el stock de seguridad y el punto de pedido. El nivel de servicio

representa la probabilidad de disponer del artículo en el almacén
cuando es requerido en cualquier momento del año. El nivel de
servicio será afectado negativamente si: El nivel de confianza es bajo,
El tiempo de entrega es largo, y El número de pedidos es grande. El
nivel de servicio será mejorado si se aumenta el stock de seguridad,

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 Artículo

Figura
Nº5.

Diagrama de costo total de inventario.

A continuación, se muestran las ecuaciones importantes para determinar la cantidad económica de pedido de un artículo.

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 Artículo

15.- Caso de estudio muestra en la siguiente pantalla de la herramienta computacional

ADA-REPUESTOS. La herramienta computacional usada permite
Una empresa petroquímica tiene instalado en una de sus plantas
conocer la criticidad del repuesto para luego poder determinar los
un repuesto de alto consumo para un equipo crítico con un tiempo
parámetros claves de inventarios tal como se describió a lo largo
de reposición igual a 30 días y la indisponibilidad del repuesto
del artículo. Cabe destacar, que para la solución de este problema
no afecta totalmente la producción del proceso productivo. El
la herramienta hace uso de la distribución normal ya que estamos
repuesto tiene un costo por unidad de 100$ y el costo de realizar
en presencia de un repuesto de alta rotación es decir al menos una
el pedido es 30$, el costo de mantenimiento en el almacén es 20%
pieza es consumida por mes. ¿Determinar los parámetros claves de
del precio de compra. La tasa de utilización o demanda es como se
la gestión de inventarios?

Tabla Nº2. Datos de entrada y resultados de la herramienta

DEMANDA MENSUAL TIEMPO DE REPOSICION

Enero 2 Julio 2 Tiempo Administrativo (Días) 5

Febrero 4 Agosto 1 Tiempo del Proveedor (Días) 25

Marzo 7 Septiembre 7 CONSECUENCIAS POR INDISPONIBILIDAD

Abril 3 Octubre 8 NO AFECTA LA PRODUCCION

Mayo 5 Noviembre 5 CRITICIDAD DEL COMPONENTE

Junio 6 Diciembre 2

Demanda Anual 52 Unidades

Demanda Promedio 4 Unidades

BAJA
Orden Múltiplo de 4 Unidades

Costo de Realizar un Pedido 30 Costo Unitario del Articulo 100

Costo de Almacenamiento % 20 Costo de Almacenamiento 20

RESULTADOS

Punto de Pedido 6,82 Nivel de Confianza (%) 90

Nivel de Servicio (%) 96,58 Índice de Rotación de Inventario 5

Cantidad Económica Optima de Pedido 12,49 Costo de Pedido 124,90

Numero de Pedido por Año 4,16 Costo de Almacenamiento 124,90

Tiempo entre Pedido 87,67 Costo Total Anual 249,80

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 Artículo

ocurre una falla funcional de un activo físico el mismo pueda

Cantidad Económica de Pedido ser restaurada su función en el menor tiempo posible y con las
800 consecuencias económicas más bajas posibles.
700

600

500
Costos

400

300

200
17.- Bibliografías
Ramesh Gulati, “Maintenance and Reliability Best Practices”, Third Edition,
100

0
2,5 5,0 7,5 10,0 12,5 15,0 17,5 20,0 22,5 25,0 2021, Industrial Press, Inc.
Unidades por Pedido
Costo de Pedido Costo de Almacenamiento Costo Total de Inventarios José Contreras Márquez, “Gestión y Optimización de Inventarios para
Mantenimiento”, Primera Edición, 2018. www.mantenimientoeficiente.com

Figura Nº7. Grafica de los costos de inventario John D. Campbell and James V. Reyes – Picknell, “Uptime”, Strategies for
Excellence in Maintenance Management, 2016, CRC Press.
En este caso de estudio se puede observar que de acuerdo a la Edgar Fuenmayor, “Tenencia Optima de Repuestos de Baja Rotación”, 2013.
política de reposición empleada el punto de pedido es igual a 6,82 Revista Confiabilidad Industrial Deposito Legal PP200802AN2035.
unidades es decir cuando se llegue a 6 o 7 unidades se debe colocar
Carlos Parra y José Contreras Márquez, “Priorización de Repuestos por
una orden para comprar 12,49 unidades o 12 unidades y de esta Criticidad y Valor Económico”, 2013, IngeCon.
manera garantizar la continuidad operativa de la máquina. El nivel
Slater Phillip, “Smart Inventory Solution. Improving the Management of
de servicio esperado es igual 96,58% y la criticidad del artículo
Engineering Materials and Spare Parts”. 2010. Industrial Press Inc.
es baja de acuerdo a la indisponibilidad y tiempo de entrega del
componente. El número de pedido por año es aproximadamente Eugene Moncrief, Schroder Ronald, Michael Reynolds, “Optimizing the MRO
Inventory Asset Production Spare Parts”. 2006. Industry Press Inc.
igual a 4 pedidos. El tiempo de entrega entre pedido es igual 87,67
días aproximadamente igual a 88 días y un costo total igual a 249,80$. Brown Michael, “Managing Maintenance Storerooms”. 2004. Audel. Wiley
En la gráfica se muestra como los costos de almacenamiento se Publishing Inc.
incrementan con la cantidad de artículos en el almacén mientras Richard Macinnes, Stephen Pearce, “Strategic MRO”, 2003, Productivity
los costos de colocación disminuyen. Press.

John Woodhouse, “Managing Industrial Risk, Getting value for money in

your business”, London 1993, Chapman & Hall.
16.- Conclusiones Ángel Díaz Matalobos, “Gerencia de Inventario en Mantenimiento”, Primera
En este trabajo de investigación se pudo mostrar la importancia Edición, 1991, Ediciones IESA.
de los inventarios de alta rotación o elementos activos ya que
en cualquier departamento de mantenimiento es imperativo
conocer ¿CUÁNDO PEDIR? y ¿CUÁNTO PEDIR? de tal manera
de no impactar de manera considerable el proceso productivo. En
conclusión, los departamentos de mantenimiento de cualquier
organización deberían invertir tiempo y recursos para conocer
los parámetros de inventarios y que los mismos puedan ser
actualizados de manera constante ya que estos indicadores no son
estáticos por el contrario cambian con el desgaste y uso normal
de la máquina. Es de resaltar, que nunca se debe preguntar a
ningún experto cuáles son los niveles de inventarios necesarios
según su experiencia sino cual es el impacto de no disponer del
repuesto en el almacén y cuál sería el tiempo medio para la falla
del artículo objeto de estudio. Una acertada gestión de inventarios
para mantenimiento busca tomar las mejores decisiones para
lograr minimizar la inversión en materiales sin correr el riesgo de
tener pérdidas económicas originadas por la indisponibilidad de
algún repuesto que interrumpa la continuidad de las operaciones.
La gestión optimizada de los materiales para mantenimiento
debe tener la importancia requerida para garantizar que cuando

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