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GESTIÓN POR PROCESOS

Construyendo un Cuadro de Mando Integral - Actividad Evaluativa EJE 4

PRESENTADO POR:

Maia Izarra

Fabian Andres U

Nicol

Norman Torres

PRESENTADO A:

Jennifer Guerrero

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTA, DC

2022
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

● Objetivo General

● Objetivos Específicos

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Exploración individual

2. Lectura Crítica del caso

3. Líderes de equipo

4. Organigrama

5. Mapa de procesos

6. Indicadores de gestión de diferentes páginas WEB

6.1 Indicadores de Gestión de Acuerdo al Mapa de Procesos , Matriz de

calidad

7. Matriz de Calidad

8. Indicadores de gestión

9. Cuadro de Mando Integral CMI

10. Conclusiones

BIBLIOGRAFÍA
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INTRODUCCIÓN

La adecuada organización de la compañía Soluciones Dieléctricas SAS es muy

importante, teniendo en cuenta que nos ayuda a determinar los métodos correctos para

que las tareas sean realizadas de manera efectiva, reduciendo los costos de su

operación, evitando la duplicidad en las tareas, estipulando las responsabilidades de

cada uno de los trabajadores.

Por lo anterior debemos realizar la gestión por procesos, de esta manera podremos

conocer las necesidades no solo de nuestros clientes externos, sino también, de

nuestros colaboradores en general.

Cuando diseñamos un modelo de gestión por procesos, buscamos que se fortalezcan

los procesos productivos, con ánimo de optimizar los niveles de competitividad frente al

mercado actual y el objetivo debe estar orientado en establecer mejor la asignación de

los recursos, considerando las restricciones del sistema productivo, para el desarrollo

de un modelo de gestión que esté a un nivel más allá del tiempo y que comprenda la

determinación de los niveles de producción, la correcta administración de inventarios,

los planes de mantenimiento programado y rutinario entre otras labores tácticas. (Ortiz

& Caicedo, 2015).

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OBJETIVOS

Objetivo General

Diseñar un Cuadro de Mando Integral CMI, en donde se pondrá en práctica todos los

conceptos y teorías manejadas en el curso.

Objetivos Específicos

Aplicar los conocimientos adquiridos en el recorrido del curso “Gestión por Procesos”,

en cuanto al análisis en una empresa, apoyando los procesos de gestión y organización

para la empresa, elaborando la representación gráfica de la estructura que la empresa

tiene actualmente - Organigrama, identificando los niveles organizacionales.

Diseñar un mapa de procesos para Soluciones Dieléctricas SAS a partir de las

necesidades que la organización tiene actualmente, diferenciando procesos

estratégicos, procesos misionales y procesos de soporte, siguiendo los lineamientos de

los referentes de pensamiento y las lecturas complementarias.

Construir una matriz en la que clasifiquen los indicadores encontrados.

SOLUCIONES DIELÉCTRICAS S.A.S

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Descripción De La Actividad

La wiki es una actividad de naturaleza colaborativa, para este caso tiene como principal

objetivo, proponer dar solución a una problemática a partir de la construcción de un

cuadro de mando integral CMI. Los integrantes son 4 y son los que vienen trabajando.

Usted es socio de Soluciones Dieléctricas S.A.S una pequeña empresa dedicada a la

fabricación, comercialización y distribución de uniformes deportivos. Al momento, Usted

y sus socios se han dividido el trabajo de forma muy natural de acuerdo con las

habilidades que cada uno posee o a la disciplina de estudio propia:

el socio 1: Rigoberto Urán está estudiando ingeniería, es un joven emprendedor y tiene

muy buenas ideas, pero es autoritario y en ocasiones trata con dureza al personal que

tiene a cargo, le gusta respetar los métodos y las normas, pero no le agrada que la

gente participe o aporte sus puntos de vista. Debido a su formación y carácter estricto

decidieron que él debía ser el encargado directo de la producción. Para colaborar en

estas tareas tienen 4 operarias, pero por necesidad se le pidió a una de ellas que cada

fin de mes colabore como auxiliar de contabilidad de la empresa, que al momento

representa una tarea muy sencilla. El socio 1, Rigoberto, también se encarga del

control de calidad, almacenamiento de mercancías, negocios con proveedores, diseño

de nuevos productos y publicidad de los mismos.

El socio 2: Mariana Pajón, está estudiando comunicación, es una persona un poco

dispersa, pero muy alegre y dada a las relaciones interpersonales, no está muy de

acuerdo con la forma en que Rigoberto trata a los operarios, pero como da buenos

resultados, no interviene.
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Ustedes decidieron que ella se encargará de las actividades comerciales, básicamente

busca los negocios estratégicos, negocia con proveedores y hace las relaciones

públicas, ayuda a elaborar los inventarios de la empresa y está en las ventas directas

cuando se requiere, la apoyan 2 vendedores.

Usted se ha encargado de la parte administrativa: selecciona, contrata y evalúa el

personal, hace la nómina, realiza la evaluación financiera, se encarga de la distribución

de los productos y la parte logística, almacenamiento y suministros de oficina o

producción si es necesario. Para colaborarle, tiene a su cargo una secretaria.

¡La empresa ha empezado a tener éxito! Ya se ven los primeros resultados, los

negocios han ido aumentando y en consecuencia el nivel de producción. Para cubrir la

demanda de productos y no quedar mal con sus clientes claves, deben contratar 6

personas más de acuerdo con las actividades que se deben realizar, que básicamente

son: manteamiento, I+D+I, servicio postventa y gestión financiera.

Instrucciones

Para cumplir con la entrega de esta actividad cada estudiante del equipo debe cumplir

con los siguientes pasos:

1. Llevar a cabo la exploración individual de los siguientes videos

https://youtu.be/viTe46MVz7w

(Enlaces a un sitio externo.) y https://youtu.be/ij6FMxiGox A

(Enlaces a un sitio externo.) en los que se muestra la manera de participar en

una wiki colaborativa.

2. Cada estudiante deberá llevar a cabo una lectura crítica del caso de

estudio las veces que sea necesario.

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3. Debatir y elegir un líder de equipo, informando al docente.

Líderes de Equipo:

● Laura Carolina Molina Orjuela

● Maria Ilazarra

4. Organigrama

A continuación podremos observar la representación gráfica de la estructura

organizacional que la empresa maneja en la actualidad, ofreciendo una mejor

visualización de los cargos ocupados por cada uno, permitiendo conocer quién está

conectado jerárquicamente el empleador.

Representación gráfica de la estructura de la empresa - Organigrama

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Figura 1. Estructura Organizacional Soluciones

Dieléctrica SAS Fuente: Propia

Socio 1 - Rigoberto Uran: Encargado directo de la producción, cuenta con (4) cuatro

operarias y se encargan del control de calidad, almacenamiento de mercancías,

negocios con proveedores, diseño de nuevos productos, publicidad de los mismos, de

igual forma aportan a la parte de contabilidad en la empresa.

Socio 2 - Mariana Pajon: Responsable de las actividades comerciales, cuenta con (2)

dos vendedores, básicamente busca los negocios estratégicos, negocia con

proveedores y hace las relaciones públicas, ayuda a elaborar los inventarios de la

empresa y está en las ventas directas cuando se requiere.

Socio 3: Responsable de la parte administrativa, cuenta con (1) una secretaria. sus

funciones radica en seleccionar, contratar y evaluar el personal, hace la nómina, realiza

la evaluación financiera, se encarga de la distribución de los productos y la parte

logística, almacenamiento y suministros de oficina o producción si es necesario.

5. Mapa De Procesos

Como parte del direccionamiento y planeación estratégica de la empresa Soluciones

Dieléctrica SAS, el equipo de trabajo ha diseñado un mapa de procesos, en el cual

hemos podido identificar los procesos de la empresa de forma más detallada y

profunda de acuerdo a la realización de las diferentes actividades en los que la

empresa está involucrada.

Para la ejecución de sus funciones como estrategias de manufactura, la empresa tiene

un esquema organizacional, el diseño del producto, las necesidades de mano de obra y

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conocimiento, el nivel de calidad, los sistemas y procedimientos de planeación y control

de la producción, entre otras (Boyer y Lewis, 2002).

Figura 2. Mapa de Procesos Soluciones Dieléctrica SAS

Fuente: Propia

6. Indicadores De Gestión De Diferentes Páginas Web

Los indicadores de gestión son conceptos claves para realizar la medición de los

mismos incluyendo una objetividad en el análisis, siendo coherentes con las políticas y

objetivos propuestos por la compañía. Oxford dictionaries (s,f) citado por Betancourt, D.

F. (2017).

menciona datos o información que sirve para conocer o valorar las características y la

intensidad de un hecho o para determinar su evolución futura.

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6.1 Indicadores De Gestión De Acuerdo Al Mapa De Procesos , Matriz De Calidad

Según la investigación realizada sobre los indicadores de gestión se deciden tomar los

siguientes:

● Eficacia entrega de pedidos a tiempo

● Crecimiento en ventas

● Promedio de ventas

● Crecimiento de clientes

● Clientes previstos

● Conformidad de la producción

● Eficiencia de producción (tiempo)

● Garantías

● Ausentismo

● Nivel de quejas

● Eficacia en el tratamiento de quejas

● Eficiencia tratamiento de quejas

● Índice de satisfacción del cliente (CSAT)

● Tasa de retención de clientes

● Satisfacción del cliente

● Eficacia de las acciones

● Clima organizacional
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● Nivel de participación actividades de formación

● Rotación de personal

● Resultado encuesta de renuncia

● Exactitud de inventario

7. Matriz De Calidad

Se adjunta excel con cuadro y se carga en drive compartido

(https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OnCUsu7cbakfMOEXXkahm2TYo2nAxHc_BkO5O

Z 62U1c/edit#gid=0) Con matriz de calidad.

8. Indicadores De Gestión Según El Mapa De Procesos

Materia Prima Dieléctrica S.A.S

Según las estadísticas y proyecciones en tiempo y porcentaje, se evidencia una

tendencia en crecimiento de producción gracias a la tecnología implementada y el

seguimiento realizado por la Gestión por procesos, cubriendo la oferta y demanda por

los clientes.

Figura 3 Cuadro y estadística de Materia Prima

Fuente Propia
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Ventas

En esta gráfica se refleja un aumento de la cuarta parte de inversión, gracias a las

nuevas estrategias comerciales vinculadas con la gestión por procesos de cada área

establecida en su entrada- producción- salida del producto y un riguroso seguimientos

de garantías realizadas a los uniformes, certificando una garantía en el material

utilizado. Con esto se ha llegado a establecer nuevos lugares para su distribución e

impacto al mercado donde los clientes pueden acceder con más facilidad a los

productos y confianza en material. Con esto la empresa obtiene una estabilidad

económica y logra brindar un buen producto al cliente.

Figura 4 Cuadro de Ventas Realizadas de Uniformes Deportivos

Fuente Propia
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Calidad

Para satisfacer las necesidades de los clientes el nivel de producción debe ser acorde a

la demanda y requerimientos de los clientes, por lo tanto la calidad del material debe

ser óptimo para garantizar una línea de primera categoría en garantía, es por esto que

los clientes buscan el producto generando y ayudando a la estabilidad económica e

impulsando el buen nombre y/o imagen de la compañía hacer una de las empresas

más competitivas en el mercado.

Cuadro de Producción Ventas y Calidad

Fuente: Propia

9. Cuadro De Mando Integral (CMI)

Para poder supervisar el desempeño de la organización se ha creado un Cuadro de

Mando Integral, como herramienta en la búsqueda de los objetivos propuestos por la

empresa a través de diferentes indicadores.

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Cuadro de Mando Integral.

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Fuente propia
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10. Conclusiones

Como conclusión importante se puede nombrar la importancia del cuadro de mando

integral CMI, dentro de una compañía para identificar aspectos importantes como lo

son las finanzas, los clientes, los procesos internos y la formación y aprendizaje y cómo

funcionan cada uno de ellos dentro de la empresa. Adicional conocer cómo funcionan el

orden jerárquico y el mapa de procesos, para la identificación de las funciones y

labores del personal en la compañía.

El cuadro de mando integral (CMI) proporciona a los directivos de la empresa

Dieléctrica SAS, el equipo de instrumentos y herramientas necesarias para navegar

hacia un éxito competitivo futuro.

La importancia de los indicadores en la Gestión por Procesos en una empresa, radica

en el hecho, de que nos permite alinear las estrategias de la organización, con fórmulas

de cálculo claramente definidas, identificando los responsables en cada proceso,

identificando las metas de control óptimo, para la implementación de un sistemas de

reportes eficiente, eficaz y a la vez efectivo para las personas que necesiten dicha

información para su retroalimentación.

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Bibliografía

Coneval (s,f) ¿Qué es la matriz de indicadores? Recuperado de Website:

https://www.coneval.org.mx/Evaluacion/Paginas/Normatividad/MatrizIndicadores/Matriz

IndicadoresQuees.aspx#:~:text=La%20Matriz%20de%20Marco%20L%C3%B3gico,para

%20obtener%20y%20verificar%20la.

Oxford dictionaries (s,f) citado por Betancourt, D. F. (2017). Indicadores de gestión:

Definición, elaboración e interpretación con ejemplo práctico. Recuperado

Website: www.ingenioempresa.com/indicadores-una-guia-incompleta.

Rangel M. A(2014) Diseño e implementación de un sistema de indicadores de gestión

del proceso logístico de COMERTEX S.A. Recuperado de Website:

http://tangara.uis.edu.co/biblioweb/tesis/2014/152057.pdf

Roncancio. G (2018)Qué son indicadores de gestión o desempeño (KPI) y para qué

sirven?

Recuperado de Website:

https://gestion.pensemos.com/que-son-indicadores-de-gestion-o-desempeno-kpi-y-para-q ue-

sirven

Tiempo Minero (2019) Indicadores de gestión: ¿qué son y para qué sirven en el
negocio?

Recuperado de Website:

https://camiper.com/tiempominero/indicadores-de-gestion-que-son-y-para-que-sirven-en el-

negocio/.

Información de conocimiento y aprendizaje módulo 4 Gestión por Procesos.

Recuperado de
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Website: https://areandina.instructure.com/courses/864 8