Informacion. Gerencia de Mantenimiento

Categoría general con respecto a la asignación del trabajo
La asignación de trabajo es el proceso de organización efectiva de recursos y mano de obra

para cumplir con los objetivos de salida de la empresa de una tarea o proyecto. La
asignación se basa en la forma en que el negocio se beneficiara de la asignación adecuada
de recursos y roles. Para los directores de proyectos, la asignación de trabajo permite la
gestión eficiente y estratégica de las tareas. Esto ofrece más facilidad en la supervisión de
los proyectos al tiempo que garantiza una producción y eficiencia maximizadas, ya que los
recursos y la mano de obra se asignan de la manera más impactante.
 Los principales beneficios de la asignación de trabajo incluyen-
 manejar fácilmente varios proyectos de diferentes tamaños al mismo tiempo.
 Programación rentable, lo que ahorra dinero al negocio.
 Aumenta la productividad al requerir menos tiempo y recursos.
 La administración del tiempo mejora y el personal puede registrar tiempos mas

precisos para los turnos.
 La moral del personal se incrementa cuando los empleados saben que los directores
de proyectos están examinando la productividad y las habilidades del personal.
 Gestionar la carga de trabajo del equipo y tener predicciones precisas de la

finalización del proyecto.
Los líderes deben tener en cuenta cinco factores clave al asignar trabajo dentro de un
equipo. Es importante entender que la planificación ineficiente del personal le costara mas
dinero al negocio en la pérdida de productividad. Además, es beneficioso asignar el trabajo
en función de los intereses personales, así como de las habilidades de los empleados.
A continuación se presentan los 5 factores clave para la asignación del trabajo-
la gestión de:
 habilidades necesarias
Se comienza evaluando los requisitos del proyecto en términos de las habilidades

requeridas. Esto se basaría en las habilidades y calificaciones del empleado, y cada tarea se
asignaría a la persona más idónea para el puesto. El funcionario asignado debe poder
cumplir los requisitos sin necesidad de disponer de sistemas amplios o de capacitación
técnica.
 Prioridades de las tareas

La priorización de las tareas debe basarse en los objetivos generales de la empresa. Los
proyectos más oportunos o importantes deben asignarse en primer lugar para garantizar
productos de alta calidad.
 Disponibilidad de mano de obra
La reducción de la persona adecuada para el trabajo se basara en el conjunto de habilidades,

así como en la disponibilidad. Los gerentes deben examinar quien tiene el ancho de banda y
el tiempo para asumir el rol. El desplazamiento de los recursos de una tarea a otra puede
costar tiempo y, por lo tanto, llevar a la pérdida de productividad, lo que podría poner a
ambos proyectos en riesgo de no completarse.
 Desarrollo del empleado
Hay oportunidades de desarrollo a tener en cuenta al asignar trabajo. Es ventajoso para la

empresa actualizar constantemente el conjunto de habilidades del equipo. Esto requiere un
equilibrio entre asignar trabajo a alguien que tiene las habilidades, así como a alguien que
se verá ligeramente desafiado por la tarea para que pueda aprender nuevos elementos.
 Interés Personal
No solo es importante asignar trabajo basado en la eficacia de las personas, sino también en
lo que realmente les gusta hacer. Esto podría no ser posible en todos los casos, pero siempre
que sea posible, la vinculación de las personas con sus áreas de interés beneficiara a la
empresa.
Una vez que se han considerado los puntos anteriores, se pueden poner en acción los
siguientes 4 pasos para comenzar a planificar y asignar el trabajo.
1. Establecer la estrategia
Este esboza la dirección del proyecto para dar al equipo una estrategia clara a seguir para
alcanzar el objetivo deseado. Puede ser una buena idea incluir al equipo en el proceso de
toma de decisiones, ya que los empodera e inspirara a los equipos a participar mas en la
tarea.
En esta etapa inicial, es vital establecer también el objetivo general del proyecto y
asegurarse de que sea claro para todos los que participaran. También es importante
considerar diferentes escenarios en términos de que obstáculos o problemas pueden surgir
en el proyecto para que el equipo pueda prepararse para los riesgos potenciales.
2. Fase de Planificación
Este paso trata de priorizar los recursos y tener en cuenta el tiempo y el presupuesto
necesarios para el proyecto. Las organizaciones pueden evaluar cada acción de una tarea en
función del impacto que tiene en los objetivos de la estrategia general. A las tareas con
mayor impacto se les puede asignar más apoyo con cargo al presupuesto o tiempo.
Además, tenga en cuenta que trabajos serán fáciles de implementar y tomaran la menor
cantidad de recursos. Divide las tareas en hitos de alto nivel y establezca fechas de
vencimiento para que el equipo pueda mantenerse concentrado.
3. Asignación
Al asignar estos roles a los miembros del equipo, tenga en cuenta su experiencia,
habilidades, intereses y oportunidades de desarrollo dentro del tema. Proporcione a todos
los miembros del equipo un resumen sobre lo que necesitan completar y el rendimiento
esperado para el proyecto.
Alentar a los miembros del equipo a hacer preguntas y sugerencias es clave aquí para saber
también si hay diferencias en las expectativas. De fechas de entrega y describa como debe
supervisarse y comunicarse el progreso de la tarea (por ejemplo, informes quincenales).
4. Supervisar
Supervise regularmente, realice el check-in con el equipo sobre el progreso del proyecto y
proporcione comentarios ponderados en relación con el rendimiento esperado.
Considere como apoyar a los miembros del equipo que pueden tener un bajo rendimiento
en calidad o eficiencia, para que puedan volver a su rumbo. El gerente tiene el papel de
motivar a los miembros del equipo a continuar con sus tareas y completar su trabajo con un
alto nivel.
5. Reconocer
Para ayudar a impulsar la motivación interna del equipo, una vez completado el proyecto,
es importante reconocer el éxito de cada miembro del equipo y dar retroalimentación
constructiva. En todos los casos, comuníquese lo que salió bien y lo que podría mejorarse
Tipos de organizaciones
Las estructuras organizativas definen, en gran medida, los métodos y procedimientos

internos de las organizaciones. No son sólo organigramas plasmados en un papel; por el
contrario, son como el ADN que está impreso en cada sección, nivel, departamento o
escalafón.
Para empezar, en ellas se reflejan los grados de autoridad y responsabilidad, así como la
interacción entre las distintas jerarquías de las empresas.
En un plano general, es muy común hablar de dos tipos de estructuras: centralizadas, que
son aquellas en las que sobresalen las figuras y los cargos directivos por encima del resto de
integrantes; y descentralizadas, en las que dichos cargos delegan las responsabilidades en
niveles intermedios o bajos.
Tipos de estructuras organizativas
Una estructura puede variar en función de varios aspectos, por ejemplo, el número de
integrantes de las empresas, la naturaleza del servicio o producto, el modelo directivo, los
tipos de procesos, entre otros. Veamos algunos de ellos y los rasgos principales que las
hacen más atractivas en un caso o en otro.
En la actualidad, podemos dividir las estructuras organizativas primordiales en cinco, que

son estas:
1. Estructura funcional.
2. Estructura jerárquica.
3. Estructura lineal.
4. Estructura matricial.
5. Estructura por división.
Centralización Jerárquica
La estructura centralizada se caracteriza por su estilo jerárquico, la mayor parte de las

decisiones son tomadas por las personas que ocupan el más alto rango, en este estilo de
organización las políticas de la empresa son muy específicas, existe un mayor control sobre
el trabajo y es muy común delegar a las personas según sus características.
Estructura organizativa matricial
Este modelo se basa en la agrupación de recursos y materiales para tareas específicas o

proyectos. Una vez finalizados, la estructura suele disolverse.
Las características
Los integrantes de los equipos pueden pertenecer o no a la organización. Tienen dos jefes:
uno general y otro que ejerce como responsable de la labor específica.
La estructura matricial es perfecta para una gestión eficaz de los recursos. Además, es un
ingrediente para la motivación y el fortalecimiento de los equipos.
Es más, se suele dividir en dos tipos distributivos de orden:
 Distribución vertical: cada departamento se dedica a una función.

 Disposición horizontal: se integra un proyecto con trabajadores de diversos
departamentos

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La asignación de trabajo es el proceso de organización efectiva de recursos y mano de obra

 Los principales beneficios de la asignación de trabajo incluyen-

 manejar fácilmente varios proyectos de diferentes tamaños al mismo tiempo.

 Programación rentable, lo que ahorra dinero al negocio.

 Aumenta la productividad al requerir menos tiempo y recursos.

 La administración del tiempo mejora y el personal puede registrar tiempos mas

 Gestionar la carga de trabajo del equipo y tener predicciones precisas de la

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Se comienza evaluando los requisitos del proyecto en términos de las habilidades

 Prioridades de las tareas

 Disponibilidad de mano de obra

La reducción de la persona adecuada para el trabajo se basara en el conjunto de habilidades,

 Desarrollo del empleado

Hay oportunidades de desarrollo a tener en cuenta al asignar trabajo. Es ventajoso para la

Las estructuras organizativas definen, en gran medida, los métodos y procedimientos

En la actualidad, podemos dividir las estructuras organizativas primordiales en cinco, que

La estructura centralizada se caracteriza por su estilo jerárquico, la mayor parte de las

Estructura organizativa matricial

Este modelo se basa en la agrupación de recursos y materiales para tareas específicas o

Es más, se suele dividir en dos tipos distributivos de orden:

 Distribución vertical: cada departamento se dedica a una función.

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