5S, Kaizen y La Mejora Constante

5S, kaizen y la mejora constante
La metodología 5S está subordinada al principio japonés “kaizen”, que representa una filosofía de
vida y de trabajo japonesa. El concepto está compuesto por las palabras “kai” (que significa
cambio) y “zen” (que significa algo así como “hacia mejor”). Se trata, por lo tanto, de un cambio
constante hacia algo mejor. En español se habla también de un proceso de mejora
continua (abreviado: PMC). Con ello, no se trata solo de métodos e instrucciones concretas, sino
que el concepto hace referencia más bien a un tipo especial de percepciónde las condiciones de
vida, del lugar de trabajo y de los procesos de trabajo. También hace referencia a la voluntad de
seguir desarrollándonos a nosotros mismos y a nuestro entorno constantemente y de mejorar la
calidad.
En el marco del enfoque kaizen, esta mejora puede comenzar ya desde una edad temprana, por
ejemplo, con un poco más de orden en el escritorio. De un modo general, se trata de buscar todos
los días nuevas posibilidades de mejora, de no estar nunca satisfechos con los nuevos desarrollos y
de aumentar constantemente los estándares. Así, no solo se realizarán las fases de trabajo de una
forma más eficiente a largo plazo, sino que también se ahorrarán recursos o se utilizarán de
manera más sensata que hasta entonces. No obstante, esta mentalidad solo se puede conseguir si
la dirección de la empresa incluye a todos los trabajadores y estos, así como sus superiores
directos, también tienen la voluntad de adoptar y llevar a la práctica las propuestas de mejora.
La metodología 5S es uno de los muchos conceptos con los que se puede realizar el enfoque
kaizen descrito anteriormente.
Nota
En el entorno occidental se habla habitualmente de Lean Management para referirse a la

optimización de procesos de trabajo y ciclos del producto. El Lean Management tiene el mismo
objetivo que el concepto kaizen: crear un entorno de trabajo eficiente y orientado a los procesos.
Se orienta en gran medida a los principios de kaizen.
¿Qué son las 5S?

La metodología 5S fue originalmente desarrollada por el jefe de producción Taiichi Ōnopara el
fabricante de automóviles Toyota. Debido a la escasez de recursos, Toyota llegó a mediados del
pasado siglo a una encrucijada, pero gracias a la metodología 5S, finalmente fue capaz de volver a
cosechar grandes éxitos a pesar de las condiciones adversas. Desde entonces, el concepto de las
5S goza de respeto en todo el mundo. Y a pesar de que muchas empresas no trabajan de forma
consciente con las 5S, persiguen el objetivo de alcanzar un entorno de trabajo eficiente y aplican,
sin saberlo, algún que otro truco de este método de gestión. ¿Pero a qué se refieren
concretamente las 5S?
Seiri o clasificación
Es muy frecuente que en el lugar de trabajo se acumulen demasiados objetos que realmente rara
vez se necesitan. Esto provoca que se pierda la perspectiva general y que se vaya colando el
desorden. Por esta razón, es necesaria la clasificación. Para ello, hay que responder a las siguientes
preguntas: ¿qué objetos o instrumentos de trabajo no se utilizan en absoluto y se
pueden eliminar permanentemente? ¿Qué cosas se necesitan en escasas ocasiones y deberían ser
almacenadas en un lugar adecuado? La clasificación tiene también el efecto de poder alcanzar los
recursos disponibles de forma más rápida. Esto disminuye el riesgo de volver a encargar
instrumentos de trabajo que en realidad todavía hay disponibles en la empresa.
Seiton o sistematización (clasificación)

La sistematización viene justo después de la clasificación. Plantea la pregunta de qué sistema se
debe seguir para almacenar y ordenar los distintos instrumentos de trabajo. Todo requiere su
lugar fijo. ¿Qué utiliza quién habitualmente? ¿Qué objetos se deben encontrar accesibles para
todos? ¿Cómo se diseña el camino a los materiales necesarios de la forma más corta posible? El
orden que se origina de esta forma debe estar protocolizado. Las etiquetas u otros marcadores
ayudan a estructurar el orden de forma visible y comprensible para todos. Las fotos y las gráficas
también contribuyen a identificar inmediatamente las anomalías y solucionarlas rápidamente.
Seiso o limpieza (limpiar el lugar de trabajo)

Obviamente, el orden no aporta nada si el lugar de trabajo no está limpio. Por lo tanto, se requiere
limpieza. Esto afecta también a todas las máquinas o aparatos que pueden ser sometidos en poco
tiempo a una inspección o mantenimiento. Si se detecta demasiada suciedad o un desgaste
inusualmente alto, los responsables al respecto deberán analizar los motivos. Este proceso de
limpieza seguro que no es el paso preferido del método 5S, pero contribuye al resultado final de
un mejor clima de trabajo. Si los clientes visitan las dependencias regularmente, esta nueva
limpieza contribuirá, asimismo, con toda probabilidad, a alcanzar mejores resultados también
durante el contacto con los clientes.
Seiketsu o estandarización (estandarizar el lugar de trabajo)

Con el concepto “estandarización” se resumen en la metodología 5S dos tipos de elementos: por
una parte, se trata de estandarizar el orden y la limpieza alcanzados y también de comprometerse
a cumplir este estándar. Por otro lado, se trata de cómo se alcanza este estándar. Así, las
señalizaciones y las etiquetas sirven para que la clasificación de las herramientas y de los
materiales permanezcan sin alterar. También se puede planificar qué máquinas se deben limpiar y
mantener y con qué frecuencia. Además, se pueden definir las personas responsables de cada
tarea y de cada ámbito. De forma adicional, se pueden crear listas con las que los trabajadores se
puedan orientar.
Shitsuke o autodisciplina (cumplir y mejorar todos los puntos)

Por último, se trata de mantener a largo plazo lo que se ha conseguido y de dedicar para ello la
autodisciplina necesaria. Si se producen descuidos, deben enderazarse lo antes posible. Para ello,
es necesario realizar controles regulares y que cada trabajador se comprometa con el objetivo.
Se debe repetir con regularidad el ciclo de las 5S al completo para poder obtener mejoras
adicionales. Shitsuke representa el quinto paso, que nos dirige de nuevo al primero, siguiendo
estrictamente una organización circular. Sin embargo, no es raro que se entienda la autodisciplina
como el principio básico fundamental, ya que de forma alternativa se puede posicionar en el
centro del ciclo kaizen de las 5S, mientras que los otros cuatro pasos orbitan siempre a su
alrededor.
Aplicación y ventajas de la metodología 5S
Cada uno de los pasos por separado parece fácil de llevar a la práctica, pero es posible que en la
aplicación concreta surjan problemas. Para que los principios de esta gestión Lean Management
basada en las 5S se pueda aplicar, todos los empleados deben colaborar. Pero es muy habitual
que una parte del personal se resista. Al fin y al cabo, estos métodos están en principio vinculados
a un presunto esfuerzo adicional y además algunos empleados pueden considerarlos una
intervención no deseada en su entorno de trabajo.
En este caso, es responsabilidad del supervisor informar de forma detallada sobre las 5S y el kaizen
y de precisar de forma concreta las ventajas. Estas se pueden resumir de la siguiente forma:
 El orden y la limpieza aumentan el bienestar.
 Se ahorran recursos, que se pueden emplear de forma más significativa en otro lugar.
 Los procesos de trabajo se pueden llevar a cabo de forma más eficiente y productiva.
 La transferencia del lugar de trabajo se puede estructurar de una forma simple.
 El riesgo de los accidentes laborales disminuye.
 Se libera espacio, que ofrece otra vez nuevas posibilidades.
Si se exponen y aclaran estas ventajas, normalmente se convence a más trabajadores de la

innovación. La gerencia de la empresa debe dejar claro que no solo la empresa se puede beneficiar
del método 5S, sino que también cada uno de los trabajadores. Para que este mensaje surta
efecto, la formación debe adquirir una gran importancia. En ocasiones puede pasar un tiempo
hasta que la metodología 5S se interiorice realmente; sin embargo, los cambios positivos se
pueden apreciar rápidamente con un poco de disciplina y si se incide en ellos lo suficiente. En
cualquier caso, los supervisores deberán predicar con el ejemplo. Solo así es posible el éxito
consistente.
Los datos orientativos más importantes resumidos
La metodología 5S se resume en cinco pasos:
 Clasificación
 Sistematización
 Limpieza
 Estandarización
 Autodisciplina
Si bien estos principios fueron desarrollados en sus orígenes para la industria de la producción, se

pueden aplicar de forma universal a cualquier lugar de trabajo. El objetivo es conseguir un
ambiente de trabajo ordenado y productivo. Para que esto se pueda conseguir, los supervisores no
solo deben dar un buen ejemplo, sino que deben convencer a sus trabajadores de las ventajas ya
antes de la aplicación de la metodología.
La rigurosidad con la que se debe seguir la metodología debe acordarse siempre con la plantilla.
Una decisión tomada individualmente por la dirección no es en ningún caso práctica. Llevará
algún tiempo hasta que cada uno de los pasos se consolide completamente en la rutina laboral,
pero merece el esfuerzo. Por algo las 5S se han aplicado en numerosas empresas de todo el
mundo desde su éxito en Japón.

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5S, kaizen y la mejora constante

En el entorno occidental se habla habitualmente de Lean Management para referirse a la

¿Qué son las 5S?

Seiton o sistematización (clasificación)

Seiso o limpieza (limpiar el lugar de trabajo)

Seiketsu o estandarización (estandarizar el lugar de trabajo)

Shitsuke o autodisciplina (cumplir y mejorar todos los puntos)

 El orden y la limpieza aumentan el bienestar.

 La transferencia del lugar de trabajo se puede estructurar de una forma simple.

 El riesgo de los accidentes laborales disminuye.

 Se libera espacio, que ofrece otra vez nuevas posibilidades.

Si se exponen y aclaran estas ventajas, normalmente se convence a más trabajadores de la

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