PR-PC-PR-001 - V1 Procedimiento Comercial

PROCEDIMIENTO COMERCIAL
CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:

PR-PC-PR-001 01 1 DE 8
DEPARTAMENTO COMERCIAL
1. OBJETIVO GENERAL
Lograr nuevas negociaciones y mantener las actuales asegurando la satisfacción del cliente. Teniendo en cuenta
los intereses de rentabilidad de la compañía.
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Directora Comercial Líder del comité de inocuidad Gerente General
Fecha Fecha Fecha

6 de Agosto de 2013 9 de Agosto de 2013 8 de Septiembre 2013
CÓDIGO VERSIÓN PÁGINA:
PR-PC-PR-001 01 2 DE 8
2. ALCANCE
Dirigido a todos los clientes de la compañía, cubre negociaciones establecidas y nuevos clientes.
3. GLOSARIO
 Cliente: Organización o persona que recibe el servicio.

 Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
 Portafolio de Producto : Carpeta que contiene información promocional acerca de los productos y de
igual manera se introduce a la presentación de la empresa
 Propuesta: Documentos en el cual se especifica el cumplimiento de los requerimientos del cliente por
parte de la empresa.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El flujo grama de proceso con las etapas y actividades del grupo comercial se anexan Flujograma de Proceso
Se relaciona las etapas que se tienen en cuenta para el desarrollo del procedimiento comercial:
4.1. CONTACTO INICIAL
Del contacto inicial se tienen las siguientes entradas o clientes:
 Referenciado
 Punto de venta
 Estratégico
El cliente referenciado y el de punto de venta son los que contactan la compañía, generalmente conocen el
producto.
El cliente estratégico es el que como su nombre lo indica, del plan táctico de la compañía y el cronograma de
actividades del departamento comercial, y teniendo en cuenta la planeación estratégica anual se tiene
direccionado y es el canal que la compañía está atacando por un periodo establecido.
Los clientes son sectorizados buscando abarcar la totalidad del mercado y se canaliza por las personas que
forman el departamento, direccionados previamente por la dirección comercial.
4.2. VISITA
Se realiza con el fin de personalizar la venta, conocer las necesidades del cliente en cuanto a producto, consumo,
proveedor actual, precios y condiciones de pago. Pueden presentarse dos alternativas que el producto que el
PR-PC-PR-001 01 3 DE 8
cliente solicita, se ajuste a las especificaciones de un producto de línea de la compañía, o caso contrario que el
producto se tenga que desarrollar o ajustar a las especificaciones del cliente. El formato se encuentra anexo.
4.2.1. ¿Producto en Portafolio?
Producto en Portafolio: Son los productos que se encuentran desarrollados y que se ajustan a la necesidad o
requerimientos del cliente.
Producto a Desarrollar: Son los productos que no se encuentran en el portafolio institucional o que deben ser
ajustados por especificaciones técnicas (tamaños, diámetro, peso, etc.).
Si el producto no se encuentra en el portafolio se procede a desarrollo o ajuste de producto y solicitud de muestra

al departamento de producción.
4.3. DESARROLLO O AJUSTE DE PRODUCTO
Para realizar un desarrollo o ajuste del producto se tiene en cuenta el volumen promedio que maneja el cliente,
en esta etapa es muy importante evaluar los precios del producto que se va a desarrollar y la viabilidad de incluir
este producto en otras negociaciones existentes o futuras.
4.4. SOLICITAR MUESTRA DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Se realiza la solicitud del producto al departamento de producción, o los ajustes de acuerdo a especificaciones
técnicas. Generalmente al cliente que requiera el desarrollo, se le solicita una muestra del producto que
actualmente maneja con el fin de evaluarla en conjunto tanto el departamento comercial, como el departamento
de producción, quien es el encargado del desarrollo de nuevos productos. Si es el caso la muestra se consigue
en el mercado, de acuerdo a referencia del cliente.
La solicitud de muestras se maneja con el documento PR-PC-FR-005 Solicitud de Nuevos Productos. Este
formato lleva la siguiente información consignada:
 Cliente  Solicita
 Producto  Recibe
 Cantidad Solicitada  Fecha de Entrega
 Fecha Solicitud  Entrega
 Especificaciones y Observaciones  Recibe
Al cliente se le entrega una copia del documento y a la empresa se entrega el soporte con firma autorizada y el
sello de recibido por parte del cliente.
4.5. ENTREGAR MUESTRA
Se realiza entrega al cliente, con la presentación que va a llevar el producto, se tienen en cuenta la información
requerida en el rotulado.
PR-PC-PR-001 01 4 DE 8
Si la muestra no es aprobada nuevamente se vuelve a ajustar de acuerdo a requerimiento del cliente.
La entrega de muestras se realiza con el documento muestras y cortesías. Este documento lleva la firma y el sello
del cliente que está recibiendo el producto. Ver anexo.
Producto Aprobado
Si el producto es aprobado seguido se envía la cotización del producto, previa información y autorización del
director comercial.
4.6. COTIZACIÓN
Se realiza con el siguiente modelo.
Al modelo se le justan los datos de la negociación comercial si se ha definido y los precios de productos
requeridos. Los precios cotizados son evaluados en conjunto, bajo previa autorización y revisión de la gerencia,
para esto se cuenta con un listado de precios de productos establecido. Toda cotización tiene un soporte de
recibido por parte del cliente y es archivada.
PR-PC-PR-001 01 5 DE 8
Todas las propuestas económicas son firmadas con el fin de dar la autorización por el director del departamento
comercial y el asesor comercial que lleve la negociación.
La cotización debe ser firmada y sellada por el cliente como soporte de recepción. Las cotizaciones son
archivadas y almacenadas en físico en la carpeta cotizaciones.
4.6.1. Cotización Aprobada
Cuando la cotización no es aprobada por el cliente se evalúa nuevamente un ajuste o descuento, esta
autorización se realiza bajo previa revisión del director comercial y revisión de costos.
4.7. SOLICITAR DOCUMENTACIÓN CLIENTE
A todos los clientes se les solicita:
 Cámara de comercio
 RUT
 Cedula de Ciudadanía
Si el cliente requiere forma de pago crédito, se diligencia el formato de solicitud de crédito PR-PC-FR-006, con el
fin que el área contable la evalué y defina si el cliente no representa riesgo para la compañía.
Posteriormente al cliente se le hace entrega de carta de aprobación de crédito al cliente, con el fin de darle a
conocer las condiciones comerciales establecidas previo estudio.
4.8. LEGALIZAR DOCUMENTACIÓN INTERNA
Se entrega a las diferentes áreas la documentación correspondiente con el fin de realizar una efectiva
comunicación:
Formato Creación Cliente: Se anexa formato Creación de clientes o Productos PR-PC-FR-004. Este documento
es entregado al departamento contable, el cual es el responsable de realizar la facturación.
Acuerdo Comercial PR-PC-FR-007 Es diligenciado por el departamento comercial, y es entregado al
departamento de producción para que sea analizada, corregido y aceptado. Con este documentos se consignan
la siguiente información: Cliente, Fecha, Representante del cliente, Cargo representante del cliente, Presentante
Inversiones Montoya Henao SAS, Cargo representante Inversiones Montoya Henao SAS, Producto,
Especificaciones, Volumen, Precio, Condiciones de Entrega, Condiciones de Pago, Documentación requerida,
Observaciones, Firma representante de producción, Firma representante comercial.
Solicitud de Crédito: Es entregado al departamento de contabilidad con el fin de que reposen los documentos del
cliente con la información y estado financiero actual.
4.9. SOLICITAR PEDIDO

PR-PC-PR-001 01 6 DE 8
El pedido se consigna en el formato Planilla de Pedidos PR-PC-FR-002, el personal responsable de registrar las
solitudes es del área de servicio al cliente. En este formato se registró la siguiente información:
 Día
 Mes
 Año
 Día de Pedido
 Hora
 Cliente
 Cantidad
 Unidad de Medida
 Descripción del Producto
 Ciudad
 Firma Despacho
 Observación
Los pedidos deben realizarse con mínimo el día anterior al despacho en las horas de la mañana con horario
máximo de recepción las 2 p. m. Estos pueden ser recibidos vía telefónica, electrónica, fax.
Esta planilla es publicada con el fin de buscar comunicación abierta con todas las áreas vinculadas al proceso de
producción, alistamiento y despacho.
4.10. ENTREGA DE PEDIDO A CLIENTE
Al departamento de despachos se le entrega una copia del acuerdo comercial con el de que conozca los horarios
de recepción de materias primas que maneja el cliente. Además de la información adicional consignada.
El manejo de rutas, programación y alistamiento son canalizados y direccionados por el departamento de

logística.
4.11. RECOGER CARTERA
La consecución del recaudo de cartera, es responsabilidad del área contable, sin embargo cada uno de los
asesores que manejan clientes, tiene la obligatoriedad de realizar seguimiento y apoyo.
4.12. SEGUIMIENTO, RECOMPRA Y AMPLIACIÓN DE PORTAFOLIO
Estas actividades son llevadas a cabo semanalmente,
4.13. ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL

PR-PC-PR-001 01 7 DE 8
4.13.1 Visitas y Seguimiento a Clientes
Todas las visitas realizadas por los asesores comerciales son consignadas en el formato de Visitas y
Seguimiento a Clientes PR-PC-FR-012. Donde se solicitan los siguientes datos:
 Cliente
 Fecha
 Persona Visitada
 Cargo
 Hora visita
 Duración visita
 Observaciones
 Compromisos
 Asesor IMH
 Firma y sello del cliente
Este registro sirve para realizar seguimiento a cada uno de los clientes visitados.
4.13.2 Agenda Semanal
Con el formato PR-PC-FR-009 Agenda Semanal, se tiene la programación semanal con la cual se va a trabajar y
los clientes con os cuales se tienes actividades programadas.
4.13.3 Traslados Semanales
Adicionalmente para el control de gastos de transporte se liquidan con el formato de Traslados Semanales PR-
PC-FR-010. Ver anexo.
5. ANEXOS
 Flujo grama de proceso

 PR-PC-FR-002 Planilla de Pedidos
 PR-PC-FR-003 Cotización
 PR-PC-FR-004 Creación de cliente o productos
 PR-PC-FR-005 Solicitud de nuevos productos
 PR-PC-FR-006 Solicitud de crédito
 PR-PC-FR-007 Acuerdo comercial
 PR-PC-FR-008 Visitas Y Seguimiento a Clientes
 PR-PC-FR-009 Agenda semanal
PR-PC-PR-001 01 8 DE 8
 PR-PC-FR-010 Traslados semanales

 PR-PC-FR-012 Visita y seguimiento a clientes

PR-PC-PR-001 - V1 Procedimiento Comercial

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PR-PC-PR-001 - V1 Procedimiento Comercial

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

PR-PC-PR-001 - V1 Procedimiento Comercial

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PROCEDIMIENTO COMERCIAL

CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:

Directora Comercial Líder del comité de inocuidad Gerente General

Fecha Fecha Fecha

 Cliente: Organización o persona que recibe el servicio.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1. CONTACTO INICIAL

Del contacto inicial se tienen las siguientes entradas o clientes:

4.2.1. ¿Producto en Portafolio?

Si el producto no se encuentra en el portafolio se procede a desarrollo o ajuste de producto y solicitud de muestra

4.3. DESARROLLO O AJUSTE DE PRODUCTO

4.4. SOLICITAR MUESTRA DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

Si la muestra no es aprobada nuevamente se vuelve a ajustar de acuerdo a requerimiento del cliente.

Se realiza con el siguiente modelo.

4.6.1. Cotización Aprobada

4.7. SOLICITAR DOCUMENTACIÓN CLIENTE

A todos los clientes se les solicita:

4.8. LEGALIZAR DOCUMENTACIÓN INTERNA

4.9. SOLICITAR PEDIDO

4.10. ENTREGA DE PEDIDO A CLIENTE

El manejo de rutas, programación y alistamiento son canalizados y direccionados por el departamento de

4.11. RECOGER CARTERA

4.12. SEGUIMIENTO, RECOMPRA Y AMPLIACIÓN DE PORTAFOLIO

Estas actividades son llevadas a cabo semanalmente,

4.13. ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL

4.13.1 Visitas y Seguimiento a Clientes

4.13.2 Agenda Semanal

4.13.3 Traslados Semanales

 Flujo grama de proceso

 PR-PC-FR-010 Traslados semanales

También podría gustarte