Manual Reporte de Novedades A Nómina 17092020

Manual
Reporte de novedades a
Nómina
Dirección de Talento Humano
Ubicación: calle 14 Nº 52 A 174 / Código Postal 050024 / Correspondencia: calle 14 N° 52A - 174, Sede Olaya, Medellín
Teléfono: +57 (4) 389 7000 / Sede Bogotá carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet / Teléfono: + 57 (1) 486 3500
Contenido
1. Introducción ............................................................................................................................... 3
2. Objetivo ...................................................................................................................................... 3
3. Reporte de novedades a Nómina ............................................................................................... 3
4. Pagos de Nómina....................................................................................................................... 3
5. Extemporáneo............................................................................................................................ 4
6. Anticipos .................................................................................................................................... 5
7. Pagos especiales ....................................................................................................................... 5
8. Incapacidades ............................................................................................................................ 7
8.1 Incapacidades EPS ................................................................................................................. 7
8.2 Incapacidades ARL.................................................................................................................. 9
9. Licencias .................................................................................................................................... 9
10. Embargos, desembargos y órdenes judiciales ...................................................................... 11
11. Deducciones de terceros ...................................................................................................... 11
11.1 Bancos, Cooperativas y Caja de Compensación ................................................................. 11
11.2 Convenio con Emtelco ......................................................................................................... 11
12. Autorizaciones de descuento ................................................................................................ 12
13. Disminución de la retención en la fuente .............................................................................. 12
14. Cambios de Cuenta Bancaría ............................................................................................... 13
15. Retiro de Cesantías .............................................................................................................. 13
16. Pago de Vacaciones ............................................................................................................. 14
16.1 Autorización de Vacaciones ................................................................................................. 14
16.2 Cancelar Vacaciones ........................................................................................................... 15
17. Cambios Contractuales ........................................................................................................ 15
18. Liquidación Definitiva y Reliquidaciones ............................................................................... 16
18.1 Reportes de desvinculaciones para liquidación Definitiva .................................................... 16
18.2 Reportes de novedades para liquidación Definitiva y Reliquidación ..................................... 17
19. Reporte de suspensiones de contrato .................................................................................. 17
20. Tiquetera emocional ............................................................................................................. 18
21. Vigencia................................................................................................................................ 19
Manual Reporte de Novedades a Nómina
1. Introducción
El presente manual hace referencia a los componentes de los procesos para la liquidación de
nómina que los colaboradores deben efectuar para dar cumplimiento con la normatividad
vigente y las condiciones contractuales pactadas, propendiendo por el adecuado reporte de
cada uno de los trámites aquí descritos.
2. Objetivo
El presente manual tiene como propósito definir las características y las condiciones para la
entrega y la gestión de las novedades que se deban tener en cuenta para los subprocesos de
liquidar nómina de los colaboradores.
3. Reporte de novedades a Nómina
El reporte de novedades se realiza de acuerdo al cronograma publicado por Nómina de manera

mensual, el cual puede ser consultado en Intranet Zona E con su usuario y contraseña de red,
seleccionar la opción Aplicativos y el link con el nombre Cronograma de Nómina, el cual es un
descargable.
El tiempo de gestión de los servicios de SeUs de Proceso Nómina se puede consultar en

http://seus/otrs/customer.pl seleccionando la opción FAQ – Explorador FAQ – Subcategoría
Procesos Nómina, con el nombre de Solicitudes de Nómina – SeUs.
4. Pagos de Nómina
En el pago de nómina se reporta las novedades derivadas de la actividad de los colaboradores
durante el período quincenal para su pago acorde a lo establecido por la organización. (Ver Matriz
de responsabilidad para reporte de novedad).
En el formato “Reporte de nómina” ubicado en el FAQ (Explorador FAQ) de SeUs, se reportan las
novedades de los colaboradores por cada concepto allí registrado.
El reporte se realiza a través la interfaz http://seus/otrs/index.pl , seleccionado la opción Tickets 

Nuevo ticket, y seleccionando la siguiente tipificación:
 Tipos: Solicitud Procesos Nómina.

 Usuario del cliente: Se digita el nombre de quien crea el ticket.
 Cola: Nómina.
 Categoría: Proceso Nómina.
 Servicio: Nómina
 Causa: Reporte De Nómina Y Extemporáneos.

 Acuerdo de Nivel de Servicio: 80 Horas
 Propietario: Seleccionar el analista de nómina a cargo del proceso.
 Asunto: Debe indicar la quincena reportada.
 Adjunto: Anexar Formato “Reporte de nómina” ubicado en el FAQ (Explorador FAQ)
de SeUs, debidamente diligenciado.
 Los siguientes campos obligatorios se diligencian conforme a los datos solicitados:
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
 Número Telefónico
 Cantidad de usuarios afectados
 Unidades de tiempo (tiempo en minutos)
Nota: Los conceptos ajustes deben ir con observación del responsable del ajuste, el mes y la
quincena.
5. Extemporáneo
Los extemporáneos son realizados según el cronograma de nómina después de la fecha de pago
quincenal, cuyo fin es ajustar novedades que no fueron reportadas oportunamente, afectando así el
dinero percibido por el colaborador.
En el formato “Reporte de nómina” ubicado en el FAQ (Explorador FAQ) de Seus, se reportan las
novedades de los colaboradores por cada concepto allí registrado, de acuerdo a:
Horas: Concepto “Ajuste”

Valores en dinero: Concepto “Auxilios, Comisiones, Variables”
Nota:
1. Las horas de lactancia y/o Descanso remunerado festivo (únicamente para la temporal), no
cuentan con concepto “Ajuste” y será reportado igual que la nómina.
2. El ajuste de subsidio de transporte se reporta en dinero.
3. Los conceptos ajustes deben ir con observación del responsable del ajuste, el mes y la
quincena.


 Cola: Nómina.
 Causa: Reporte De Nómina Y Extemporáneos.
 Asunto: Debe indicar la quincena reportada.
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
6. Anticipos
El reporte y pago se efectúa según cronograma de pagos de anticipos.
Se utiliza el formato “Auxilio de Movilización” ubicado en el FAQ (Explorador FAQ) de Seus, para el
reporte de este pago, el cual debe estar debidamente diligenciado.
El pago se reporta a través de la interfaz http://seus/otrs/customer.pl, seleccionando la opción

Tickets  Nuevo Ticket de Proceso y gestionando la siguiente tipificación:
 Proceso: Procesos Nómina

 Área Nómina: Nómina
 Servicio Nómina: Reporte de Anticipos y Bonos
 Asunto: Debe indicar la fecha reportada.
 Adjunto: Anexar Formato “Auxilio de Movilización” ubicado en el FAQ (Explorador FAQ)
 Cédula
 Quincena
 Nombre Jefe Inmediato
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
7. Pagos especiales
Los pagos especiales son conceptos reportados en el Formato “Reporte de Pagos Especiales”
ubicado en el FAQ (Explorador FAQ) de Seus, los cuales son: Sobresueldo, ajuste polivalencia,
Auxilio Anteojos, Auxilio Maternidad y Prima de marcha jubilación.
El pago se reporta a través de la interfaz http://seus/otrs/customer.pl, seleccionando la opción


 Servicio Nómina: Pagos Especiales
 Asunto: Debe indicar la fecha reportada.
 Adjunto: Anexar Formato “Reporte de Pagos Especiales” ubicado en el FAQ
(Explorador FAQ) de SeUs, debidamente diligenciado.
 Cédula
 Quincena
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
Para los conceptos Suma Transaccional y Conciliaciones Judiciales, el reporte se debe realizar a
través de http://seus/otrs/index.pl, seleccionado la opción Tickets  Nuevo ticket, y seleccionando
la siguiente tipificación:

 Cola: Nómina.
 Causa: Pagos Especiales.
 Propietario: Seleccionar el analista de nómina a cargo del proceso de liquidación definitiva.
 Asunto: Debe indicar el tipo de reporte.
 Adjunto: Anexar el acuerdo entre las partes o la conciliación judicial que soporte el
pago.
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
8. Incapacidades
Estas pueden ser de origen común (EPS) o laboral (ARL) y deben ser reportadas en un término
máximo de cinco (5) días calendarios posteriores a la expedición de la misma. De manera
bimensual, el área de nómina verificará los ausentismos reportados de manera tardía, a fin de
identificar si el colaborador o responsable del reporte de la novedad es reiterativo en esta acción y
de esta manera escalarlo al área de relaciones laborales y/o jefe inmediato para su revisión.
8.1 Incapacidades EPS
Cuando la incapacidad se encuentra transcrita por la EPS (EPS Sura, Nueva EPS y Medimás), el
reporte con la copia de la incapacidad; la cual se recomienda que sea legible, sin enmendaduras
y/o tachones, se debe efectuar a través de cualquiera de los siguientes medios:
 Correo a: seg.social@emtelco.com.co, el cual generará automáticamente un número

de ticket.
 Aplicativo Autogestión Nómina.
 SeUs: http://seus/otrs/customer.pl, opción Tickets  Nuevo Ticket de Proceso 
Procesos Nómina.
 SeUs: http://seus/otrs/index.pl, opción Nuevo Ticket de Proceso  Procesos Nómina
 Seguridad Social – Servicio: Reporte de Incapacidades.
 App Emtelco (Autogestión Nómina)
 Ventanilla de ACI (Atención al Cliente Interno) ubicada en el segundo piso de la sede
Olaya, Medellín (Calle 14 N° 52 A – 174).
Otras ciudades
 Envío de la incapacidad física recibido por medio del CAD dirigido a la oficina de
nómina sede Olaya, Medellín (Calle 14 N° 52 A – 174).
 También se puede gestionar la incapacidad por los medios descritos anteriormente,
teniendo en cuenta que la incapacidad esté transcrita.
Cuando la incapacidad no se encuentra transcrita se debe reportar la documentación física

dirigido a la oficina de nómina sede Olaya, Medellín (Calle 14 N° 52 A – 174) o entregarla en
la ventanilla de ACI en la misma ubicación.
Los documentos que se deben anexar según el tipo de incapacidad son:
 Enfermedad general:
o Incapacidad original de la institución médica con la siguiente información:
 Nombre del paciente.
 Fecha de expedición.
 Diagnóstico.
 Firma y sello del médico tratante.
 Contingencia u origen.
 Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
 Días de incapacidad.
 Días a partir del cual inicia la incapacidad.
o Documento que soporte la atención que originó la incapacidad (historia

clínica).
o Fotocopia del documento de identificación.
 Accidente de tránsito:
o Incapacidad original de la institución médica con la siguiente información:
 Nombre del paciente.
 Fecha de expedición.
 Diagnóstico.
 Contingencia u origen.
 Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
 Días de incapacidad.
 Días a partir del cual inicia la incapacidad.
 Firma, sello y registro médico.
clínica).
o Copia del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT).
o Croquis del accidente.
o Documento FURIPS (Formulario único de reclamación de las instituciones
prestadoras de servicios de salud por servicios prestados a víctimas de
eventos catastróficos y accidentes de tránsito).
 Licencia de maternidad:
o Incapacidad original.
clínica), en la cual especifique las semanas de gestación al momento del
parto.
o Registro civil.
 Licencia de paternidad:
o Licencia de paternidad.
clínica), en la cual especifique las semanas de gestación al momento del
parto Registro civil de nacimiento.
o Fotocopia del documento de identificación de ambos padres.
Sin excepción, la licencia de paternidad debe ser tramitada antes de 30 días

calendarios contados a partir de la fecha de nacimiento del bebé; es decir que para
emtelco se deben entregar por tardar a los 15 días después de la fecha de
nacimiento del bebé.
 Licencia de Maternidad o Paternidad por Adopción:

o Certificado expedido Por una entidad autorizada Por El Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar (ICBF) o acta de entrega del menor expedido por dicha
entidad.
o Registro Civil (Por cada hijo adoptivo).
Nota: Si la incapacidad es de máximo 2 días y no es prorroga, no requiere documentos para la

transcripción.
8.2 Incapacidades ARL
Para las incapacidades por accidentes laborales se debe reportar la documentación física,
por medio del CAD dirigido a la oficina de nómina sede Olaya, Medellín (Calle 14 N° 52 A –
174) o entregarla en la ventanilla de ACI en la misma ubicación.
El colaborador debe presentar:
 Incapacidad original.
 Fotocopia del documento que soporte la atención que originó la incapacidad (historia
clínica).
 Fotocopia del documento de identificación.
 FURAT (accidente o incidente laboral).
9. Licencias
El reporte de las licencias remuneradas y no remuneradas se realizará a través de los siguientes
medios:
 Correo a: licencias@emtelco.com.co , el cual generará automáticamente un número

de ticket.
 SeUs: http://seus/otrs/customer.pl, opción Tickets  Nuevo Ticket de Proceso 
Procesos NóminaNómina Reporte Licencias Remuneradas y No Remuneradas.
 Aplicativo CONEXIÓN https://cas.emtelco.co/login  Autogestión Mis licencias
Nota: Las licencias por luto, calamidad, Censo y votación deberán ser reportadas mediante el
aplicativo CONEXIÓN, dicho reporte podrá ser realizado por el colaborador o el jefe inmediato, sin
embargo, la legalización de la licencia será responsabilidad del colaborador.
Reporte jefe inmediato: http://www.emtelco.com.co/Contenido/Guia_para_jefes.pdf
Reporte colaborador: http://www.emtelco.com.co/Contenido/Guia_para_colaboradores.pdf
Las licencias por cualquier otro motivo deberán ser reportadas mediante el buzón
licencias@emtelco.com.co o el aplicativo SEUS.
Los documentos que se deben anexar según el tipo de licencia son:
 Licencia por Calamidad:
o En caso de grave enfermedad o afectación a la integralidad física de hijos,

padres, hermanos, cónyuge o compañero permanente, presentar
documentos médicos y Registros civiles que acrediten parentesco.
o En caso de desastre natural, presentar documentos que comprueben el

hecho, tales como documentos del DAGRD y/o evidencia fotográfic
 Licencia por luto:
o Registro civil de defunción.

o Presentar para cada caso el documento que acredite el parentesco:
Fallecimiento del Registro C. de nacimiento Fallecimiento de Registro C. de

padre o madre del colaborador hijos nacimiento del hijo
Fallecimiento de
esposo(a) y Registro C. de
Registro C. de nacimiento
matrimonio/Extra juicio
del colaborador /o compañero de unión marital
Fallecimiento de permanente
abuelos Registro C. de nacimiento
Licencia del padre o madre/ Registro C. de
por Luto Partida bautismo nacimiento de la cónyuge
solicitante
Fallecimiento de Registro C. de
suegros matrimonio/Extra juicio
del colaborador
Fallecimiento de de unión marital
hermanos Registro C. de
matrimonio/Extra juicio
del hermano
de unión marital
 Licencia por Votación y/o Jurado de Votación:
o Certificado electoral para licencia por votación.

o Constancia de asistencia como jurado de votación para licencia por jurado de
votación.
 Licencia No Remunerada:
o Formato de permisos y licencias debidamente diligenciado y firmado por el

colaborador y el jefe inmediato o ejecutivo de operaciones.
 Licencias por grados:

colaborador y el jefe inmediato.
o Copia del acta de grados.
 Licencias por Matrimonio:

colaborador y el jefe inmediato.
o Copia de la partida de matrimonio.
Nota: El formato de permisos y licencias se encuentra publicado en la Intranet Zona E

Experiencia al colaborador  NóminaServicios y solo debe ser diligenciado para las licencias
reportadas por Seus o el buzón Licencias@emtelco.com.co.
10. Embargos, desembargos y órdenes judiciales

El reporte de los embargos, desembargos y órdenes judiciales se realiza de acuerdo a la Matriz de
responsabilidad para reporte de novedad, a través de los siguientes medios:
 SeUs: http://seus/otrs/customer.pl, opción Tickets  Nuevo Ticket de Proceso  Procesos

NóminaNómina Notificación Embargos.
 Recepción de los documentos físicos por medio del CAD dirigido a la oficina de nómina
sede Olaya, Medellín (Calle 14 N° 52 A – 174).
 Correo electrónico del auxiliar o analista a cargo del proceso.
11. Deducciones de terceros
11.1 Bancos, Cooperativas y Caja de Compensación
El reporte de las deducciones se realiza de acuerdo a la Matriz de responsabilidad para reporte de

novedad. Para Comfama, adicionalmente se toma la libranza que entrega o envía el colaborador en
la Ventanilla de ACI (Atención al Cliente Interno) ubicada en el segundo piso de la sede Olaya,
Medellín (Calle 14 N° 52 A – 174) y se realiza el registro del descuento.
11.2 Convenio con Emtelco
Se reporta a través de http://seus.emtelco.co/otrs/customer.pl seleccionando la opción Tickets 

Nuevo Ticket de Proceso y gestionando la siguiente tipificación:
Reporte Convenio y Otros Descuentos

 Servicio Nómina: Reporte Convenio Y Otros Descuentos.
 Adjunto: Anexar Formato con la información a descontar.

 Cédula
 Quincena
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
Reporte Descuentos Créditos y Libranzas

 Servicio Nómina: Reporte Descuentos Créditos Y Libranzas.
 Adjunto: Anexar Formato con la información a descontar.
 Cédula
 Quincena
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
El reporte de las deducciones se realiza a través de correo electrónico según la Matriz de

responsabilidad para reporte de novedad cuando se trate de entidades externas que no tengan
acceso a SeUs.
12. Autorizaciones de descuento

Para los descuentos por mayor valor pagado para personal activo en conceptos de nómina se
utiliza el formato “Formato autorización de descuento”, el cual se encuentra ubicado en el FAQ
(Explorador FAQ) de SeUs, debidamente diligenciado y firmado por el colaborador.
La solicitud se realiza a través del correo electrónico descuentos@emtelco.com.co, el cual

generará un número de ticket del escalamiento, y en el cual se debe anexar el formato del párrafo
anterior.
13. Disminución de la retención en la fuente

Corresponde al formato y documentos que se deben enviar con el fin de disminuir la base de la
retención en la fuente de los colaboradores por concepto de:
 Personas dependientes
 Créditos hipotecarios y/o de vivienda
 Pagos relacionados con medicina prepagada

 Cuentas AFC (Ahorro y Fomento a la Construcción)
 Aportes voluntarios a fondos de pensiones
El formato para diligenciar es enviado por el área comunicaciones a través de correo

electrónico cada año, previa solicitud del área de nómina, en dicho formato se indican los
documentos que se deben presentar para cada caso.
Los documentos pueden ser enviados por los siguientes medios:
 Correo a: docretefuente@emtelco.com.co , el cual generará automáticamente un número de

ticket.
 SeUs: http://seus/otrs/customer.pl con el usuario y contraseña de red. La creación del

ticket se realiza a través de la opción “Tickets”  “Nuevo ticket de proceso”, así:
 Proceso: Solicitud Proceso Nómina.

 Tipo de solicitud: Nómina.
 Servicio: Documentos Alivios Tributarios Retefuente.
 Asunto: Se indica el motivo del escalamiento.
 Adjunto: Anexar el formato “Formato retención en la fuente”, debidamente
diligenciado, y los respectivos adjuntos que se requieran.
o Cédula
o Quincena
o Nombre Jefe Inmediato
o Sede
o Cliente
o Cliente 2
o Número Telefónico
14. Cambios de Cuenta Bancaría

El cambio de cuenta bancaria tiene un ANS de 6 día hábiles para realizarlo en los sistemas (Queryx
y SAP). Se requiere la certificación bancaria actualizada para realizar el trámite.
La solicitud se realiza anexando la certificación bancaría, a través de los siguientes medios:
 Correo a: cambiosdecuenta@emtelco.com.co, el cual generará automáticamente un número

de ticket.
 SeUs: http://seus/otrs/customer.pl, opción Tickets  Nuevo Ticket de Proceso  Procesos
NóminaNómina Cambio de Cuenta Bancaria.
15. Retiro de Cesantías

La solicitud para retiro de las cesantías causadas o de fondo, se realiza mediante el correo
miscesantias@emtelco.com.co, el cual generará automáticamente un número de ticket, los

requisitos y los documentos requeridos para la solicitud se encuentran descritos en el Manual
Retiro de Cesantías que se encuentra publicado en la Intranet Zona E Experiencia al colaborador
 NóminaServicios.
16. Pago de Vacaciones

La solicitud se realiza a través de Conexión https://cas.emtelco.co/login y podrá ser registrada por
colaborador o el Jefe inmediato previo acuerdo de ambas partes y teniendo en cuenta el ANS
establecido en las políticas de prestaciones sociales. Para el ingreso de la solicitud se debe tener
en cuenta los siguientes pasos:
Colaborador: Si la solicitud la va realizar el colaborador, deberá registrarla en el módulo Mis

Vacaciones en Conexión, donde podrá visualizar los días causados y el tipo de calendario que le
corresponde, allí deberá diligenciar la fecha de inicio de las vacaciones y los días solicitados,
posteriormente al dar clic en el botón “Solicitar” quedará registrada la novedad con el estado
“Pendiente aprobación Jefe”. Mientras la solicitud se encuentre pendiente por aprobación Jefe el
colaborador podrá cancelarla o modificarla.
Jefe: Si la solicitud la va realizar el jefe, deberá registrarla en el módulo Personas en

Conexión, donde podrá visualizar todos los colaboradores a cargo y posteriormente puede
seleccionar el colaborador a quien le va realizar la solicitud y en la opción de novedades
selecciona en tipo “Mis vacaciones”, allí deberá diligenciar la fecha de inicio de las vacaciones y
los días solicitados, posteriormente al dar clic en el botón “Guardar” quedará registrada la novedad
con el estado “Pendiente aprobación Nómina”. El Jefe podrá visualizar también los días
causados y el tipo de calendario asignado al colaborador.
Es importante tener en cuenta antes de solicitar las vacaciones lo siguiente:
1. Los días de vacaciones a disfrutar deberán ser acordados con el Jefe inmediato.
2. Se debe solicitar mínimo 4 días y máximo el número de días causados.
3. Para garantizar el pago oportuno de las vacaciones se deben solicitar como mínimo 15
días hábiles antes de la fecha de inicio.
16.1 Autorización de Vacaciones
Todas las vacaciones ingresadas en Conexión por el colaborador deberán ser aprobadas por el jefe
inmediato mediante el módulo PersonasNovedades en GestiónNovedades por Gestionar, allí
se podrán aprobar, rechazar, devolver o cancelar estas novedades. Para realizar este proceso se
debe seleccionar el colaborador y dar clic en el botón de herramientas que se encuentra en la parte
inferior derecha de la pantalla, posteriormente se selecciona la acción que se desea ejecutar con la
novedad. Una vez la novedad haya sido aprobada por el jefe está pasará a la bandeja de
“Novedades en proceso”.
En caso de ausencia del jefe directo, se puede verificar los colaboradores asignados de manera
indirecta por centro de costos, por ejemplo: el Gerente puede aprobar las vacaciones de un líder de
equipó en ausencia del ejecutivo.
Las solicitudes de vacaciones ingresadas por el jefe quedarán automáticamente aprobadas, por lo
tanto estas pasarán a la bandeja de “Novedades en proceso”.
16.2 Cancelar Vacaciones
Permite cancelar las solicitudes de vacaciones que aún no han sido aprobadas por el área de
nómina. Para utilizar esta opción se ingresa al módulo PersonasNovedades en
GestiónNovedades en Proceso, se selecciona al colaborador y se procede con la cancelación de
la solicitud. En caso de que la novedad se encuentre en la pestaña “Novedades Finalizadas””, ya no
podrán ser canceladas debido a que se encuentran en proceso de liquidación y pago por parte del
área de nómina.
17. Cambios Contractuales

Los cambios contractuales que se reportan son:
CAMBIOS CONTRACTUALES
Nomenclatura De Cargo
Ascenso
Tipo De Contrato (Fijo, Obra O Labor E
Indefinido)
Salario
Centro De Costos
Tipo De Nómina
Tipo De Calendario
Encargo (>90 Días – Bono)
Prorroga Encargo (>15 Días)
Ratificación De Encargos
Variable
Auxilio De Movilización
Auxilio De Rodamiento – Moto
Bonificación Con o Sin Carácter Salarial
Fecha Fin Contrato O Prorroga De Contrato
(Términos Fijo)
Traslado De Ciudad
Estos cambios pueden ser solicitados por los siguientes medios
1. Aplicativo Conexión, de acuerdo al paso a paso indicado en el siguiente instructivo:

http://10.1.1.140/media/Gestionar_modificaciones_contractuales.mp4.
2. Se reporta a través de http://seus.emtelco.co/otrs/customer.pl seleccionando la opción


 Área Nómina: Nómina.
 Servicio Nómina: Reporte de cambios contractuales y encargos.
 Adjunto: Anexar Formato “Cambios contractuales”.
 Cédula
 Quincena
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
Los cambios solicitados por SeUs se realizan utilizando el formato “Cambios contractuales” ubicado
en el FAQ (SeUs FAQ), debidamente diligenciado y solo aplica para el reporte de los cambios
contractuales listados a continuación, para los demás cambios la gestión se debe realizar mediante
Conexión:
Aclaratorio al contrato de aprendizaje

Cambio nomenclatura del cargo
Prorroga encargo
Ratificación encargo
Traslado de ciudad
Modificatorio de obra
Nivelación - Homologación salarial.
Finalización anticipada del encargo
18. Liquidación Definitiva y Reliquidaciones
18.1 Reportes de desvinculaciones para liquidación Definitiva
El reporte de las desvinculaciones estará a cargo del Jefe inmediato, quien deberá cumplir el ANS
definido en la política del subproceso Gestionar la Desvinculación. De manera mensual, el área de
nómina verificará los retiros solicitados de manera tardía, a fin de identificar si el responsable del
reporte de la novedad es reiterativo en esta acción y de esta manera escalarlo al área de relaciones
laborales y/o jefe inmediato para su revisión.
La solicitud se realiza a través de Conexión https://cas.emtelco.co/login  Requerimientos Crear

Talento humanoDesvinculaciónGuardar, en este módulo se diligencia la información del

requerimiento de desvinculación y se adjuntan los documentos de retiro debidamente diligenciados
y firmados por el ex colaborador y el jefe inmediato.
18.2 Reportes de novedades para liquidación Definitiva y Reliquidación
Para conceptos de horas y valores en dinero se utiliza el formato “Reporte de nómina” ubicado en
el FAQ (Explorador FAQ) de SeUs, se reportan las novedades de los colaboradores por cada
concepto allí registrado.


 Cola: Nómina.
 Servicio: Prestaciones Sociales
 Causa: Solicitud de pago en la liquidación.
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
19. Reporte de suspensiones de contrato

A partir de la solicitud de Relaciones Laborales, de acuerdo a la Matriz de responsabilidad para
reporte de novedad, se utiliza el formato “Formato Suspensiones” ubicado en el FAQ (Explorador
FAQ) de Seus, para su reporte, el cual debe estar debidamente diligenciado.
Se reporta a través de http://seus.emtelco.co/otrs/customer.pl seleccionando la opción Tickets 

Nuevo Ticket de Proceso y gestionando la siguiente tipificación:

 Servicio Nómina: Reporte Licencias Remuneradas y No Remuneradas.
 Asunto: Se debe diligenciar.
 Adjunto: Anexar Formato “Formato licencias”.
 Cédula
 Quincena
 Sede
 Cliente
 Cliente 2
También puede ser reportado mediante el Buzon licencias@emtelco.com.co , el cual generará

automáticamente un número de ticket.
20. Tiquetera emocional

Los colaboradores que tengan acceso a la tiquetera, deberán realizar la solicitud de los permisos
mediante el aplicativo CONEXIÓN https://cas.emtelco.co/login  Autogestión Mi tiquetera, los
cuales deberán ser aprobados por el jefe inmediato. Es importante tener encuentra que la no
legalización de los permisos que lo requieran serán considerados ausencias injustificadas y por lo
tanto se procederán con las acciones correspondientes.
La guía para realizar la solicitud de los permisos se podrá consultar en el siguiente enlace:
http://www.emtelco.com.co/Contenido/Tiquetera_emocional.pdf
21. Vigencia
El presente manual rige a partir de la fecha de su publicación, sin embargo, Emtelco se

reserva el derecho de cambiar, modificar o eliminar, en su totalidad o parcialmente, y en
cualquier momento y sin previo aviso, de forma unilateral. Todo cambio será publicado y
notificado en el Sistema de Gestión Integral (SGI).
Control de Cambios
Elaboró Revisó Aprob
Versión Naturaleza del cambio ó Vigencia
Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo

Gina
Analista
Henao Líder de
de Sandra
Asegura Maria Directora
Se crea el manual para la entrega procesos Cecilia A la
0 Andres de mie nto José Talento 23/10/2017
de novedades a nómina de Bedoya fecha
Jesus de Rodrígu Humano
nómina Cossio
Carmona Talento ez
Rendon Humano Agudelo
Coordina
dor de
Nómina
Cambia el nombre del Manual entrega Gina
Analista
de novedades a nómina por Manual Henao Analista de
de Kelly Duque
1 Reporte de Novedades a Nómina. procesos
procesos
Se elimina el alcance del Manual. Andres junior
de
Carmona
nómina
Se elimina del manual los numerales
relacionados con:
- Plantilla de pagos especiales, Coordina
autorizados y/o responsables del dor de
envió de la plantilla. Nómina
-Novedades que se reportan en la
plantilla.
-Pasos para el envío de la plantilla a
través de SeUs.
Se incluye el numeral 5
“Extemporáneo”.
Se elimina la gestión para bonos.
Se incluye incapacidades de la EPS y
ARL.
Se incluyen los desembargos en el
manual.
Se elimina el numeral 10 “Cambio de
tipo de calendario”.
Se incluye el numeral 13 “Disminución
de la Retención en la Fuente”.
Se incluye el numeral 11
“Deducciones de terceros”.
Se elimina numeral 12 “Liquidación
definitiva”.
Se incluye numeral 16 “Pago de
vaciones.”
Se actualizan los numerales 8, 9, 10, Astrid Andres Coordinado Juan Directora 17/09/2020 A la
Analista
13, 14, 15, 16,17,18 respecto a los Milena Carmona r de Eduardo Talento fecha
de
aplicativos, procesos y herramientas Gutierrez Nómina Jaramillo Humano
2 procesos
usadas para el reporte de novedades. Toro
de
Se adiciona el numeral 19 para el
nómina
reporte de las suspensiones de
contrato.
Se actualizan el numeral 9 respecto a Astrid Andres Coordinado Juan Directora 18/09/2020 A la

Analista
los medios para el reporte de licencias Milena Carmona r de Eduardo Talento fecha
de
remuneradas y no remuneradas. Gutierrez Nómina Jaramillo Humano
3 procesos
Se adicional el numeral 20 respecto a Toro
de
los medios para el reporte de los
nómina
permisos relacionados a la tiquetera.

Manual Reporte de Novedades A Nómina 17092020

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Dirección de Talento Humano

3. Reporte de novedades a Nómina

El reporte de novedades se realiza de acuerdo al cronograma publicado por Nómina de manera

El tiempo de gestión de los servicios de SeUs de Proceso Nómina se puede consultar en

El reporte se realiza a través la interfaz http://seus/otrs/index.pl , seleccionado la opción Tickets 

 Tipos: Solicitud Procesos Nómina.

 Causa: Reporte De Nómina Y Extemporáneos.

Horas: Concepto “Ajuste”

2. El ajuste de subsidio de transporte se reporta en dinero.

El reporte se realiza a través la interfaz http://seus/otrs/index.pl , seleccionado la opción Tickets 

 Tipos: Solicitud Procesos Nómina.

El pago se reporta a través de la interfaz http://seus/otrs/customer.pl, seleccionando la opción

 Proceso: Procesos Nómina

El pago se reporta a través de la interfaz http://seus/otrs/customer.pl, seleccionando la opción

Tickets  Nuevo Ticket de Proceso y gestionando la siguiente tipificación:

 Proceso: Procesos Nómina

 Tipos: Solicitud Procesos Nómina.

8.1 Incapacidades EPS

 Correo a: seg.social@emtelco.com.co, el cual generará automáticamente un número

Cuando la incapacidad no se encuentra transcrita se debe reportar la documentación física

Los documentos que se deben anexar según el tipo de incapacidad son:

o Documento que soporte la atención que originó la incapacidad (historia

Sin excepción, la licencia de paternidad debe ser tramitada antes de 30 días

 Licencia de Maternidad o Paternidad por Adopción:

Nota: Si la incapacidad es de máximo 2 días y no es prorroga, no requiere documentos para la

8.2 Incapacidades ARL

El colaborador debe presentar:

 Correo a: licencias@emtelco.com.co , el cual generará automáticamente un número

Reporte jefe inmediato: http://www.emtelco.com.co/Contenido/Guia_para_jefes.pdf

Reporte colaborador: http://www.emtelco.com.co/Contenido/Guia_para_colaboradores.pdf

Los documentos que se deben anexar según el tipo de licencia son:

 Licencia por Calamidad:

o En caso de grave enfermedad o afectación a la integralidad física de hijos,

o En caso de desastre natural, presentar documentos que comprueben el

 Licencia por luto:

o Registro civil de defunción.

Fallecimiento del Registro C. de nacimiento Fallecimiento de Registro C. de

 Licencia por Votación y/o Jurado de Votación:

o Certificado electoral para licencia por votación.

o Formato de permisos y licencias debidamente diligenciado y firmado por el

 Licencias por grados:

o Formato de permisos y licencias debidamente diligenciado y firmado por el

o Copia del acta de grados.

 Licencias por Matrimonio:

o Formato de permisos y licencias debidamente diligenciado y firmado por el

Nota: El formato de permisos y licencias se encuentra publicado en la Intranet Zona E

10. Embargos, desembargos y órdenes judiciales

 SeUs: http://seus/otrs/customer.pl, opción Tickets  Nuevo Ticket de Proceso  Procesos

 Correo electrónico del auxiliar o analista a cargo del proceso.

11. Deducciones de terceros

11.1 Bancos, Cooperativas y Caja de Compensación

El reporte de las deducciones se realiza de acuerdo a la Matriz de responsabilidad para reporte de

11.2 Convenio con Emtelco

Se reporta a través de http://seus.emtelco.co/otrs/customer.pl seleccionando la opción Tickets 

Reporte Convenio y Otros Descuentos

 Proceso: Procesos Nómina

 Los siguientes campos obligatorios se diligencian conforme a los datos solicitados:

Reporte Descuentos Créditos y Libranzas