Unidad 1

• Concepto de sistemas
Concepto de sistemas
En este primer tema, presentamos los conceptos de sistemas de producción de
la manera más sencilla posible. Se parte de los conceptos generales de sistemas y se
termina con los particulares de producción.

1. CONCEPTOS
a) ¿Qué es un sistema? En forma muy general se puede decir que un sistema
es alguna cosa o ente que recibe algo, lo procesa y produce algo. Un diagrama que
ilustra lo anterior es el concepto de "sistema insumo-producto".
Insumo

Un sistema es un conjunto de objetos y/o seres vivientes relacionados de

antemano, para procesar algo que denominaremos insumo, y convertirlo en el producto
definido por el objetivo del sistema y que puede o no tener un dispositivo de control que
permita mantener su funcionamiento dentro de los límites preestablecidos.

Algunos ejemplos de sistemas son los siguientes:

1. Una lavadora de ropa

2. Un avión en vuelo
3. La elaboración de las facturas de las ventas del día de una empresa, mediante
una computadora electrónica
4. Una persona
5. El mercado mundial del petróleo
6. Una fábrica

Aprovechamos estos ejemplos para introducir los conceptos generales de

sistemas.
 Como primer ejemplo, tenemos una lavadora de ropa; el insumo es la ropa que
se le introdujo, la corriente eléctrica que llega al motor, el agua y el jabón necesarios. El
recipiente, el motor y demás mecanismos que forman la lavadora son los objetos
relacionados; ellos, en forma independiente, no podrían procesar la ropa, es necesario
que estén relacionados a través de poleas y bandas, y acomodados de manera tal que
al funcionar realicen el trabajo de lavado. Este último es el objetivo del sistema, dentro
de ciertos límites. En este caso, los límites quedan definidos, por ejemplo, por una
duración prefijada y medida por un reloj, el cual desconecta el motor y cesa de
funcionar el sistema al llegar al límite de tiempo fijado al iniciar el trabajo. Este es su
dispositivo de control; además del dispositivo de control eléctrico del motor. Este
sistema nos sirve para ilustrar el concepto de subsistema que es un sistema dentro del
sistema total: lavadora de ropa. Un subsistema lo constituye el motor. Su insumo es la
energía eléctrica, su proceso es la transformación de la electricidad recibida, su
producto es el movimiento (de su eje que junto con la polea mueve la banda que
impulsa las aspas del recipiente); su dispositivo de control está constituido por los
mecanismos eléctricos y electrónicos que gobiernan su velocidad.

Como segundo ejemplo tenemos un avión en vuelo, que visto como sistema total
está constituido por un objeto material, el avión, y los pilotos que lo tripulan. Es un
sistema muy complejo. Su insumo es la gasolina que queman los motores; su proceso
consiste en mantenerse en el aire y transportar pasajeros (objetivo del sistema), y el
producto es el propio desplazamiento del avión. Su dispositivo de control lo forman
tanto los cerebros de los pilotos que reciben información del desarrollo del vuelo, como
los mecanismos de control del propio avión, que gobiernan sus diferentes funciones.
Aprovechamos para introducir tres conceptos importantes: estabilidad, pronóstico y
realimentación. Por estabilidad de un sistema definiremos la propiedad del mismo para
resistir perturbaciones, evitando que deje de cumplir su objetivo. En este ejemplo, el
avión tiene estabilidad si la presión del viento no lo desvía de su ruta; su objetivo es
viajar de un punto a otro siguiendo una ruta, aunque el viento lo desvíe de su curso si
sus dispositivos de control lo regresan, el sistema es estable. La acción del viento la
definimos como una perturbación al sistema. El pronóstico es la función del piloto que
evalúa si hay o no buenas condiciones de vuelo. También los dispositivos de radar y los
medidores de velocidad de viento, al igual que otros instrumentos, desarrollan una
función de pronóstico.

La línea punteada de nuestra gráfica ilustra este flujo de información hacia el

dispositivo de control para que éste, después de evaluarla, produzca la acción
correctiva necesaria.

La realimentación es la función que consiste en tomar informes de lo que se está

produciendo y compararla con un criterio preestablecido para tomar inmediatamente
una acción correctiva, según el resultado de esta comparación. En el presente ejemplo,
dichos informes pueden ser la forma en que están trabajando los motores del avión, la
altura alcanzada, los kilómetros recorridos, el tiempo que ha transcurrido desde el
despegue, etc. Esta información le sirve al piloto para evaluar la situación del avión y,
de ese modo, tomar las decisiones correctivas del vuelo, necesarias para mantener el
avión hacia el cumplimiento del objetivo del sistema.
 El tercer ejemplo es la elaboración de un trabajo mediante una computadora
electrónica. El objetivo, en este caso, es la impresión correcta de las facturas de un día
de ventas de una empresa. El sistema consiste en una computadora, la persona que la
opera, los archivos de datos de productos y clientes y el programa de facturación. El
insumo es el papel en el que se imprimen las facturas, las tarjetas que entran a la
computadora y que contienen los datos de los pedidos de los clientes, los datos que la
computadora toma de los archivos de productos y clientes, así como la energía eléctrica
que consume. El producto es la impresión de las facturas calculadas correctamente. El
control se realiza en dos áreas:

1) Físíca, a través de los dispositivos de la propia máquina que controla la correcta

ejecución de la impresión de los resultados, la lectura de las tarjetas, la lectura
de los archivos y la transferencia interna de la información; y
2) el proceso del programa de facturación en el cual se verifica, que los datos de los
pedidos correspondan a productos y a clientes, que efectivamente existan en los
archivos y en las condiciones particulares de c/u de ellos, enviando mensajes al
operador en caso de errores para que pueda corregir; o bien, se guardan los
errores en archivos especiales cuyos datos se imprimen al final del trabajo en un
informe especial para su investigación. Podría suceder que durante el trabajo se
presente una baja de voltaje ocasionando la desconexión de la computadora,
parando su trabajo. Esta perturbación volvió inestable el sistema, ya que no
cumplió con su objetivo. Sin embargo, si la variación hubiese sido pequeña, la
computadora hubiera continuado; en dicho caso, el sistema continúa estable.
Podría suceder que el programa se suspenda antes de su terminación a causa
de una situación especial prevista en el propio programa, por ejemplo, que un
archivo haya crecido tanto que no cabe en el espacio asignado. Esta sería una
acción directa del programa. En este caso, el operador interviene en forma
secundaria (es decir, sólo tiene que activar la máquina y colocar el papel, las
tarjetas y los archivos, y oprimir las teclas de iniciación del trabajo), no entra en
la función de control.

En el cuarto ejemplo hemos puesto a una persona, ejemplo difícil de discutir. Su

objetivo está compuesto por lo que desea y por los objetivos de sus subsistemas, que
varían de persona a persona, de acuerdo con la edad, sexo, etc. Si se trata de un niño,
su desarrollo biológico y mental es uno de los principales objetivos. El insumo es el aire
y los alimentos y el producto es un conjunto variado de aspectos fisiológicos,
reacciones espirituales y proceso mental que llamaremos "comportamiento". Aquí
introducimos el concepto de sistema abierto cuyo comportamiento es difícil de predecir.

La mayoría de psicólogos aceptan que el comportamiento de una persona está

totalmente sujeto a la ley de causa-efecto; es decir, a la relación estímulorespuesta. Sin
embargo William T. Powers, en un artículo publicado en la revista Science, Vol. 179, N9
4071, demuestra lo contrario: que el efecto o comportamiento no depende
exclusivamente de la causa o estímulo sino que depende además del propio
comportamiento. Para nuestros propósitos, el presentar este ejemplo nos permite
hablar sobre un tipo de sistemas difícil de manejar.
 Una parte importante del objetivo de este sistema es el comportamiento de la
persona, que es casi impredecible. Afortunadamente para los efectos de este estudio
los sistemas que se presentan son sistemas de producción que caen dentro de la
categoría de sistemas cerrados, o sea aquellos que tienen objetivos, componentes,
insumos, productos y relaciones claramente determinados.

El quinto ejemplo lo constituye el mercado mundial del petróleo. El objetivo es

vender al precio más conveniente; pero éste no es el objetivo de una persona sino de
muchas en diversos lugares. El sistema consta de vendedores y compradores de
petróleo en todo el mundo. El insumo es la demanda de petróleo y el producto lo
representan los acuerdos o ventas del mismo. El control es prácticamente inexistente
porque los precios varían de acuerdo a los intereses de ríos negociantes, además de
las presiones de los gobiernos de las naciones poseedoras de petróleo o que desean
adquirirlo. Este es otro ejemplo de sistema abierto.

El último ejemplo es de una fábrica. Este sistema está compuesto por hombres y
máquinas, relacionados por funciones específicas para cumplir el objetivo de
producción de, digamos, muebles de comedor. Como sistema total, el insumo lo
constituyen las materias primas y materiales (para los muebles como para el
funcionamiento de la fábrica), el trabajo de las personas y la tecnología que se adopta.
El producto son los muebles y los desperdicios. Nótese que visualizamos la fábrica
como una empresa completa. Si la vemos como una parte de una empresa, el insumo
sería entonces el que mencionamos, pero el producto sería el total de muebles
producidos al igual que los desperdicios. Esto quiere decir que al hablar del sistema
como un todo, deben especificarse claramente sus características, para no caer en
errores. El control del sistema comprende el control de calidad, el cumplimiento de los
planes de producción para que no rebasen los gastos e inversiones aprobadas para
dichos planes y, antes que todo, obtener una utilidad conveniente.

Un concepto importante de sistemas en general es el ruido. Para presentarlo en

forma sencilla, imaginemos que estamos observando un programa en la televisión y
que pasa un avión; entonces observamos que esta perturbación deforma la imagen,
pero, al poco tiempo, la imagen vuelve a la normalidad; esto, como ya se dijo, es una
perturbación al sistema. Pero si la antena no estuviera orientada, la imagen tendría
"fantasmas" y oiríamos mal; en este caso hay ruido en el sistema, ya que la antena es
parte del sistema y está mal orientada. Ahora bien, si el sistema estuviese bien
orientado y la transmisión fuera incorrecta, veríamos una imagen incorrecta y oiríamos
un sonido defectuoso; entonces habría ruido en el insumo, que es señal de la
transmisora y de la electricidad consumida por el televisor.

En ambos casos el producto-imagen y sonido están defectuosos, tienen ruido.

Algo parecido sucede en las empresas o en los sistemas de hombres y máquinas,
alguna persona o alguna máquina no funciona como se espera y mete ruido al sistema.
Para eliminar el ruido es necesario corregir o substituir el componente del sistema que
no funciona bien.
 Las principales características de un sistema reciben el nombre genérico de
parámetro; para ser más precisos, el insumo, el proceso, el producto, el dispositivo de
control y las restricciones de un sistema, reciben el nombre de parámetros. Dichos
parámetros describen al sistema. Un último concepto importante de sistemas lo
constituye "el ambiente" es decir, el medio en el que se encuentra el sistema, y lo
constituye todo aquello que rodea al sistema. Esto es importante porque los sistemas
abiertos reciben una fuerte influencia del ambiente, mientras que los cerrados reciben
una influencia menor, en ocasiones nula. El lector puede imaginar esta influencia ejer-
cida por el clima en los ejemplos "lavadora" y "persona".

2. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

Como se ha dicho, la primera gran clasificación de sistemas consiste en abiertos
y cerrados, definidos en el punto 1.

Otras clasificaciones pueden ser las siguientes:

a) Los físicos y los abstractos. Los físicos son aquellos sistemas que existen
físicamente, como los arriba mencionados; los abstractos son aquellos que sólo
existen en forma conceptual, en la mente de alguien, por ejemplo, un proyecto en
la mente de un investigador.
b) Los naturales y los elaborados. Los naturales son aquellos creados por la
naturaleza y los elaborados, por el hombre. El clima es un ejemplo de sistema
natural mientras que una máquina lo es de uno elaborado.
c) Los sistemas de hombres y máquinas. Estos son los más importantes para los
fines de nuestro estudio. Son aquellos integrados por hombres y máquinas cuya
combinación tiene por objeto transformar algo, producir algún producto o servicio
para satisfacer una necesidad. La función de cada humano como de cada
máquina está claramente determinada. La fábrica ilustra este caso. Interesan los
humanos y las máquinas desde el punto de vista de la función que desarrollan
dentro del sistema y no como entidades totalmente independientes. Claro está,
que el aspecto humano dentro de una fábrica es importante, pero está
supeditado al objetivo que persigue la empresa.

Las funciones que desarrollan los humanos dentro del sistema son muy variadas;
pueden variar desde la transformación de materia prima con herramientas
básicas, pasando por la operación de maquinaria automática y supervisión de
humanos, hasta la dirección, control y toma de las decisiones más
trascendentales del sistema. Desde el punto de vista de sistemas, cualquier
parte de un sistema es vital e importante; en consecuencia, el "enfoque" de
sistemas, o sea, el análisis y solución de un problema se visualiza como un
sistema ya que la solución contendrá una ponderación adecuadan de las partes
en función del objetivo y no sólo en función de las partes afectadas. Por ejemplo,
para resolver un problema de almacenes (visto desde el punto de vista de toda la
empresa, como sistema total), necesariamente deberá tomar en cuenta los
problemas de mercadotecnia (ventas, etc.), de producción y de finanzas de toda
 la empresa y no sólo los problemas particulares del almacén como
departamento.

d) Sistemas y subsistemas. En realidad, un subsistema es un sistema en sí, sólo

que el concepto sistema lo referimos al sistema total y los sistemas que lo
componen los llamamos subsistemas. Esta denominación no es nueva ni
contradictoria, es una forma de definir. Recordemos lo que significan en
matemáticas los conceptos elementales de conjunto y subconjunto. En
consecuencia, lo dicho para sistemas es válido para los subsistemas.

e) Sistemas de producción. Desde el punto de vista de producción se pueden

clasificar los sistemas en dos grandes clases: en procesos y en órdenes. En el
primero, por medio de un proceso común se elaboran todos los productos y en el
segundo, cada lote de productos diferentes sigue un proceso especial. (En
inglés, el primero se llama "Flow Shop" y el segundo "Job Shop". )

3. PARÁMETROS, RELACIONES Y RESTRICCIONES DE LOS

SISTEMAS DE PRODUCCIÓN

Se mencionó que a las características de un sistema los denominamos

parámetros del sistema. Ampliaremos a continuación, lo dicho sobre las relaciones
entre los parámetros de sistemas de producción.

La base de las relaciones entre parámetros la constituye la definición de

funciones de las partes del sistema; esta definición muestra "lo que debe hacer" cada
componente. El "cómo" deben hacerlo se encuentra (si los hay) en los instructivos de
los procedimientos y en la mente de quienes los realizan.

La documentación adecuada, sencilla y fácil de mantener al corriente los

procedimientos del sistema es importante para la planeación y el control del propio
sistema y juega un papel decisivo.

Las restricciones del sistema son los límites del funcionamiento del sistema. Se
pueden agrupar en dos clases: los objetivos del sistema y las limitaciones de recursos.
El objetivo principal impone las restricciones al sistema para enfocar todo su poder
hacia la producción del artículo o servicio deseado, con las especificaciones deseadas;
esto causa que otros objetivos sean secundarios y supeditados al principal para cada
subsistema, y sean nuevas restricciones para los subsistemas.

La segunda clase de restricciones la constituyen las limitaciones de los recursos

del sistema total. Es obvio que todo sistema de producción cuenta con recursos:
humanos, de equipo, materiales y financieros limitados. Esto constituye el marco de
posibilidades de acción del sistema.

4. CONTROL Y DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE PRODUCCIÓN

 Ahora reunamos todo lo anterior, orientándolo a los sistemas de producción. Ya
hablamos sobre las partes del sistema, sus relaciones y restricciones, enfoquemos
pues, a los elementos necesarios para mantenerlo funcionando adecuadamente, es
decir, bajo control.

Primero, hay que reconocer que un sistema en movimiento está sujeto a

perturbaciones de muchos tipos que varían el rendimiento del sistema.

Estas perturbaciones pueden clasificarse en dos grupos: perturbaciones que

puede controlar el gerente de producción y las que no puede controlar por
imposibilidades físicas o económicas. Nos referimos a las primeras exclusivamente, ya
que es obvio que el conocimiento de las segundas queda fuera de control.

Para tomar las decisiones de control convenientes, es necesario contar con la

información, ya sea del medio (externa) como del sistema (interna); aunque, sólo una
pequeña parte de la externa es importante para control, aquella que está íntimamente
ligada con el insumo.

En consecuencia, dividiremos en dos partes la información y su manejo. En

primer lugar, la información derivada del análisis del insumo necesario para la función
de pronóstico y en segundo lugar, la información obtenida del análisis del producto para
la función de realimentación (en inglés "feedback"). Es decir, para fines prácticos se ha
simplificado el flujo de información para control, observando únicamente lo que sucede
a la entrada y a la salida del sistema. Esto no quiere decir que no se use otra
información sino que, resulta conveniente hacerlo en forma continuada.

Así pues, el pronóstico (línea punteada del diagrama 1-1) y la realimentación

(línea continua del mismo diagrama) son las dos funciones que dan información
adecuada para compararlas con los patrones de comportamiento preestablecidos, las
cuales nos permiten tomar las acciones correctivas necesarias. Por ejemplo, si en una
empresa la demanda de su producto aumenta en forma apreciable, la función de
pronóstico debe proveer la información para detectar este fenómeno oportunamente y
para tomar la decisión de aumentar la producción convenientemente. Por otra parte, la
realimentación nos da información, tanto de las cantidad que se está produciendo,
como de la calidad y del servicio a clientes; con lo cual se pueden tomar las decisiones
correctivas necesarias. Aquí surge un concepto de sistemas muy importante: el tiempo
de respuesta del dispositivo de control. Es decir, el tiempo comprendido entre el
momento en que sucede un fenómeno "fuera de lo normal' y el momento en que se
toma la decisión correctiva. Si el tiempo de respuesta es tan grande y las decisiones se
toman fuera de tiempo, de nada sirvió el dispositivo de control.

Otro concepto importante en el control de sistemas es el relativo a su costo: Es

evidente, que el costo de control del sistema no debe ser igual o mayor que el valor de
lo que se controla o sus consecuencias, porque si así fuese, resultaría más económico
no tener control. Sin embargo, esto se olvida en muchos casos aduciendo razones
inválidas o válidas, pero exageradas. Desgraciadamente no se pueden dar reglas
generales y sólo se recomienda un análisis imparcial y profundo de cada caso,
incluyendo un análisis cuantitativo y/o cualitativo de las consecuencias de la falta de
control.

Finalmente y aprovechando lo dicho anteriormente, pasaremos a la descripción

de sistemas de producción. La interconexión de los subsistemas se ejemplifica en dos
casos sin ser las descripciones únicas. Un mismo sistema puede describirse de varias
maneras, dependiendo del grado de análisis deseado, es decir, la descripción puede
estar sintetizada o analizada de acuerdo con los deseos de quien usará la descripción.
No se dan ejemplos de instructivos de operación ni especificaciones de objetivos y
funciones, que son temas de otro estudio.

Ejemplo No. 1. Descripción de un sistema compuesto de tres subsistemas en

serie. (En la figura 1-2, se ilustra esta descripción.)

Obsérvese que cada subsistema se representa como en el diagrama 1-1 del

sistema insumo-producto. En la práctica puede suceder que no existan líneas
punteadas para algunos subsistemas en virtud de que el control se efectúa en base a la
información sobre el producto.

Ejemplo No. 2. Un departamento de cromado compuesto de siete secciones:

recepción de artículos a cromar, limpieza, lavado y desengrasado, recubrimiento de
cobre, niquelado y cromado, pulido y terminado, almacén de materiales y supervisión
del departamento. Recuerde que éste es un ejemplo; en la realidad, las características
pueden ser totalmente distintas.

Observaciones:

1. Sólo en algunos subsistemas se anotaron las palabras insumo y producto para

evitar que el diagrama quedase más confuso.
2. Por la misma razón, algunas salidas de información terminan en O. Esto quiere
decir que se deben conectar al insumo o de "SUPERVISIÓN" o sea, son
información o documentos que deben llegar a SUPERVISIÓN.
Se puede observar que la función de SUPERVISIÓN tiene como finalidad
la coordinación y la planeación. El producto llega de SUPERVISIÓN a los
cuadritos de control de todas las secciones de donde parten las acciones
 correctivas. El objetivo principal es la entrega oportuna de los artículos
cromados, con un grado de calidad predeterminado y cumpliendo determinado
nivel de eficiencia del departamento. En consecuencia, los objetivos de las
demás secciones se supeditan al-principal y por lo tanto los dispositivos de
control de los subsistemas cuidan de lo mismo: la calidad y el nivel de eficiencia.
Se supone, que esta información debe llegar al supervisor. Lo mismo sucede con
el almacén; su objetivo es ayudar al sistema total cuidando que los niveles del
inventario estén dentro de lo planeado para que no falte material y no baje el
nivel de eficiencia.

4. Obsérvese que el producto de un subsistema es a veces el insumo del siguiente

subsistema, pero puede suceder que, el insumo de éste lo constituya el producto
del anterior más otros insumos que puedan venir del exterior o de otros
subsistemas.

Lo importante en este diagrama es ver la interrelación de las partes del

sistema total, usando el diagrama básico de la figura 1-1 para lograr la sencillez
de la descripción del sistema. Si se desea una descripción más detallada, se
recomienda describir cada subsistema por separado, siguiendo las ideas antes
mencionadas.

Ejemplo No. 3 Cuando una sala para 2,000 personas está atiborrarla al punto
que hay cientos en pie durante una sesión vespertina entera, el tema debe interesar de
veras al auditorio. Tal fue la situación en el concierto que ofreció la "Orquesta Sinfónica
de Balalaika", bajo la dirección de "Dimitri Mitropoulos".
 Las entradas del sistema (insumos), ya sean múltiples o compuestas, pueden ser
caracterizadas empleando la analogía de esta "famosa" orquesta. La música de cámara
puede ser vista como un sistema productor de sonidos. Enfocada y organizada como un
sistema se ilustra en la figura 1-4.

En este modelo de ejecución musical se interrelacionan muchos sistemas. Los

músicos, tanto solistas como acompañantes, la partitura y sus tiempos cambiantes, el
director de la ejecución y la sala que proporciona condiciones específicas del ambiente
tales como la distribución de las instalaciones y la acústica. El público asistente incluido
en el proceso de audición. Su receptividad y cultura musical, así como la libertad de
seleccionar una forma de diversión, entre otras cosas.

Ejemplo No. 4. En la figura 1-5 nuestro lector puede apreciar la estructura de los
parámetros que integran un sistema de producción. Es útil pensar en términos de
sistemas, lo que hace que se reconozcan las relaciones recíprocas entre las partes, es
decir, cada actividad (o subsistema) se relaciona directamente con cada una de las
otras actividades.

Con la expansión creciente de la actitud y enfoque de sistemas, los estudios al

respecto han sido objeto de renovado escudriñamiento. Los sistemas de producción
están por doquier. Desde los temas reservados a la ciencia pura, hasta las empresas
industriales y de servicios. No dudamos que nuestro lector podrá resumir ahora, la
repercusión de los sistemas productivos a fin de bosquejar la naturaleza del problema
que implica el administrarlos.