Manual Específico de Funciones Plantilla

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y MA-GT-01
Versión : 15-09-01-22
DE COMPETENCIAS LABORALES
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE

COMPETENCIAS LABORALES
EMPRESA
Estilos DSC
VALLEDUPAR - CESAR
2022
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Jefe Gestión Humana Jefe Gestión de Planeación Gerente

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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN5
NATURALEZA 6
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO 7
PLANTA DE PERSONAL DE EMDUPAR S.A. E.S.P.
9
NIVEL ASESOR 9
NIVEL DIRECTIVO 9
NIVEL PROFESIONAL 9
NIVEL TÉCNICO 9
NIVEL ASISTENCIAL 10
GERENCIA 11
Gerente 12
Auxiliar Administrativo 15
SECRETARÍA GENERAL 18
Secretario(a) General 19
Profesional Especializado 24

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Técnico Administrativo 27
Jefe Gestión Disciplinaria 34
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN 38
Jefe Control Interno de Gestión 39
Profesional Universitario 42
GESTIÓN JURÍDICA 46
Jefe Gestión Jurídica 47
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES Y
RESPONSABILIDAD SOCIAL 57
GESTIÓN DE PLANEACIÓN 68
Jefe Gestión de Planeación 69

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Jefe División de Proyectos y Gestión Ambiental
80
GESTIÓN HUMANA 94

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PRESENTACIÓN
El Manual Específico de Funciones y de

Competencias Laborales es una herramienta de
gestión de talento humano que permite establecer
las funciones y competencias laborales de los
empleos que conforman la planta de personal de
las instituciones públicas; así como los
requerimientos de conocimiento, experiencia y
demás competencias exigidas para el desempeño
de estos. Es, igualmente, insumo importante para
la ejecución de los procesos de planeación,
ingreso, permanencia
y desarrollo del talento humano al servicio de las
organizaciones públicas.

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NATURALEZA
La Empresa de XXXXX

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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE
COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
La identificación del empleo corresponde al conjunto de
datos que describen la denominación, proceso, cargo del
jefe inmediato, tipo de vinculación y cargos.
NIVEL Se define el nivel del empleo.
Se identifica el nombre o
denominación del cargo/puesto,
DENOMINACIÓN DEL según se encuentra previsto en
EMPLEO el acto administrativo que
establece o ajusta la planta de
personal.
Se define el código del empleo
CÓDIGO de acuerdo al nivel y a la
denominación del empleo.

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Corresponde al número de
No. DE CARGOS empleos asignados para cada
cargo.
DEPENDENCIA Donde se ubique el cargo.
CARGO DEL JEFE Quien ejerza la supervisión
INMEDIATO directa.
Libre nombramiento y remoción /
TIPO DE VINCULACIÓN
Trabajador oficial.
II. ÁREA FUNCIONAL
El proceso en que se encuentra ubicado el cargo/puesto.
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Mencione cual es la contribución principal del
cargo/puesto en la entidad. Indique el por qué y para qué
existe cargo/puesto.
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
Las funciones esenciales son aquellas que se requieren
para el cumplimiento del objetivo general del empleo.

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V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Los conocimientos básicos o esenciales comprenden el
conjunto de teorías, principios, normas, técnicas,
conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y
comprender quien esté llamado al desempeño del empleo,
para alcanzar las contribuciones individuales.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Conjunto de características de la conducta que se exigen
como estándares básicos para
el desempeño del cargo/puesto.
Comunes Por Nivel Jerárquico
Características aplicables a Características aplicables al
todos los niveles del nivel jerárquico del empleo
sistema general de del sistema general de
clasificación de empleos clasificación de empleos
públicos. públicos.
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y

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EXPERIENCIA
Formación Académica Experiencia
El nivel de escolaridad, Los requisitos de tiempo
profesión, títulos, etc., que laboral en el área de trabajo
se exigen para el y áreas afines al cargo
desempeño del cargo. desempeñado.
ALTERNATIVAS
Se describe de manera diferente el requisito básico del
empleo, esto es, reemplazar una condición del empleo por
otra que está dada en las normas legales vigentes sobre la
materia.
Alternativa para el nivel de Alternativa para los
escolaridad, profesión, requisitos de tiempo laboral
títulos, etc. en el área de trabajo.

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PLANTA DE PERSONAL DE EMDUPAR S.A. E.S.P.

NIVEL ASESOR
N° DENOMIN ESCAL
DE ACION COD TIPO DE A
NIVEL
CAR DEL IGO VINCULACION SALARI
GOS CARGO AL
ASES
1 ASESOR
OR
ASES
1 ASESOR
OR
NIVEL DIRECTIVO
N° DENOMIN ESCAL
DE ACION COD TIPO DE A
NIVEL
CAR DEL IGO VINCULACION SALARI
GOS CARGO AL
1 GERENTE DIREC

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TIVO
SECRETA
DIREC
1 RIO
TIVO
GENERAL
DIREC
6 DIRECTOR
TIVO
SUBDIREC DIREC
11
TOR TIVO
NIVEL PROFESIONAL
N° ESCAL
DENOMINA TIPO DE
DE CODI A
CION DEL NIVEL VINCULACIO
CAR GO SALARI
CARGO N
GOS AL
2 PROFESIO PROFES
NAL IONAL
ESPECIALI

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ZADO
PROFESIO
NAL PROFES
30
UNIVERSIT IONAL
ARIO
NIVEL TECNICO
N° ESCAL
DENOMINA TIPO DE
DE COD A
CAR IGO SALARI
CARGO N
GOS AL
TECNIC
1
O
TECNIC
1
O
TECNIC
4
O

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NIVEL ASISTENCIAL
N° ESCAL
DENOMINA TIPO DE
DE COD A
CAR IGO SALAR
CARGO N
GOS IAL
OPERARIO
ASISTEN
CALIFICAD
CIAL
O
ASISTEN
OPERARIO
CIAL
AUXILIAR
ASISTEN
ADMINISTR
CIAL
ATIVO
CONDUCT
ASISTEN
OR
CIAL
MECANICO

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INSPECTO ASISTEN
R CIAL
ASISTEN
OPERARIO
CIAL
ASISTEN
CELADOR
CIAL
ASISTEN
OPERARIO
CIAL
ASISTEN
OPERARIO
CIAL
ASISTEN
OPERARIO
CIAL
ASISTEN
OPERARIO
CIAL
AUXILIAR ASISTEN
DE CIAL
SERVICIOS

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GENERALE
S

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GERENCIA

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Gerente

NIVEL Directivo
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO Gerente
CODIGO 050
No. DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA Gerencia
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Junta Directiva
TIPO DE VINCULACIÓN Libre nombramiento y remoción
II. ÁREA FUNCIONAL O PROCESO
Gerencia – Gestión de Gerencia Estratégica
III. PROPOSITO PRINCIPAL
El gerente es el representante legal de la Empresa de
Servicios Públicos de Valledupar EMDUPAR S.A. E.S.P.

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Ejerce funciones de dirección, coordinación y control de

las actividades propias de la empresa, velando por el
cumplimiento del logro de los objetivos, programas y
planes generales establecidos para la empresa.
Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la
sociedad.
Ejecutar los acuerdos y las determinaciones de la
asamblea general de accionistas y la junta directiva.
Designar por nombramiento o contrato, y remover el
personal de la empresa con sujeción a las normas legales
vigentes, excepto aquellos nombramientos que sean de
competencias de otros órganos.
Constituir apoderados judiciales, extrajudiciales y
administrativos.
Celebrar los contratos y/o convenios necesarios para el
desarrollo del objeto social y el funcionamiento de la

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empresa con sujeción al manual interno de contratación y

demás normas concordantes, y realizar las operaciones
necesarias para la buena marcha de la institución.
Designar, posesionar, y remover al personal de la empresa
conforme a sus atribuciones.
Dirigir, coordinar y vigilar al personal de la empresa, velar
por el cumplimiento de sus funciones y programas.
Delegar en sus subalternos las funciones y atribuciones
que le sean propias y sobre las cuales de acuerdo con la
normatividad vigente tenga el carácter de delegables.
Convocar a la junta directiva a sesiones ordinarias y
extraordinarias.
Planear, dirigir, coordinar, evaluar, controlar, ajustar y
adoptar políticas, planes, programas y proyectos
relacionados con la administración general de la empresa,
de acuerdo con las competencias asignadas a la gerencia.
Formular e implementar políticas, planes, objetivos y

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estrategias tendientes a la simplificación de métodos,

procedimientos y racionalización de la gestión
administrativa, conforme a los procedimientos
establecidos para ello.
Dirigir, coordinar, evaluar y controlar el diseño,
implementación y actualización del Sistema de control
interno y de gestión de Calidad para la empresa, de
acuerdo con la normatividad vigente sóbrela materia.
Formular, diseñar e implementar el plan indicativo y/o
acción anual para la Gerencia y demás dependencias, para
el logro de los objetivos institucionales y normatividad
vigente.
Coordinar, organizar y controlar los planes y programas
de apoyo logístico relacionados con las adquisiciones y
suministros para la provisión de bienes y servicios que
requiera la empresa, observando las disposiciones sobre
la materia.

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Planear, dirigir, coordinar, organizar, evaluar y controlar

los planes, programas y proyectos relacionados con la
prestación, administración, operación y comercialización
de los servicios públicos de acueducto, aseo y
alcantarillado, conforme a las competencias legales y
reglamentarias asignadas a la empresa.
Planear, dirigir, coordinar, organizar, evaluar y controlar
los planes, programas y proyectos relacionados con la
construcción, ampliación y mantenimiento de la
infraestructura de servicios de acueducto, aseo y
alcantarillado, dentro de la jurisdicción municipal,
conforme a las disposiciones vigentes sobre la materia.
Adoptar los manuales de funciones, procesos,
procedimientos, operaciones, reglamentos de trabajo,
reglamento de higiene y seguridad industrial y en general
los que se requieran conforme a los parámetros de ley,
Formular, coordinar, evaluar y controlar los planos,

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programas y proyectos relacionados con la planeación y

gestión administrativa, desarrollo institucional y
organizacional, de acuerdo con ¡as políticas y estrategias
de modernización organizacional y fortalecimiento
institucional que aseguren el mejoramiento continuo y
eficiente de la empresa.
Someter a consideración y aprobación de la Asamblea
General de Accionistas el balance general consolidado y
los estados financieros de la empresa correspondiente a
cada ejercicio fiscal.
Estimar los ingresos, programar su recaudo, ordenar los
gastos y en general, dirigir las operaciones de la empresa.
Presentar oportunamente cada año, para estudio y para
aprobación de la Junta directiva el proyecto de
presupuesto de EMDUPAR S.A. E.S.P., para cada ejercicio
fiscal.
Atender las disposiciones emanadas del orden Nacional,

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Departamental o Municipal y las expedidas por la

Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento
Básico, y la Superintendencia de Servicios Públicos o los
organismos designados por el Gobierno Nacional, para
que cumplan las funciones establecidas por la
constitución y que sean desarrolladas en la ley o
adicionadas a la normatividad vigente en materia de
servicios públicos domiciliarios.
Autorizar la apertura de cuentas en instituciones bancadas
para mantener en depósito los fondos de la empresa,
conforme a los procedimientos establecidos para ello.
Formular, elaborar y presentar los informes que sean
requeridos por las autoridades de control y demás
entidades de orden nacional, departamental y municipal
de acuerdo con los procedimientos y disposiciones
legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.
Adelantar los estudios financieros dirigidos a ser más

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eficientes las operaciones normales de la empresa.

Designar a los supervisores de los contratos celebrados
por EMDUPAR S.A. E.S.P., de conformidad con el estatuto
interno de contratación y las normas vigentes.
Presentar para aprobación de la junta directiva el manual o
estatuto de contratación, funciones, calidad y demás que
sean requeridos para su aprobación.
Delegar a un directivo para suplir las ausencias fuera de la
ciudad en ejercicio de sus funciones.
Ejercer las funciones que por competencia le sean
asignados y/o delegadas por el Alcalde Municipal, la Junta
Directiva o las Estatutos, conforme a las disposiciones
legales y reglamentarias respectivas.
Conocimientos de normas generales de administración
pública.
Conocimiento de planeación y gestión estratégica.

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Conocimientos de normas de presupuesto y contratación

de empresas del estado.
Conocimiento en el marco regulatorio de empresas de
servicios públicos domiciliarios en Colombia.
Conocimientos de la estructura tarifaria.
Conocimiento de código disciplinario y estatuto
anticorrupción.
Sistema integrado de gestión.
Sistema de seguridad y salud en el trabajo SG-SST
Normas sobre administración de empleados públicos y
trabajadores oficiales.
Aprendizaje continuo Visión estratégica
Orientación a resultados Liderazgo efectivo
Orientación al usuario y al Planeación
ciudadano Toma de decisiones

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Compromiso con la Gestión del desarrollo de

organización las personas
Trabajo en equipo Pensamiento sistémico
Adaptación al cambio Resolución de conflictos
EXPERIENCIA
Título profesional en Treinta y seis (36) meses de
disciplina académica del experiencia profesional
núcleo básico del específica o relacionada.
conocimiento de: Economía,
Administración, Contaduría
pública, Derecho y afines,
Ingeniería ambiental,
sanitaria y afines, Ingeniería
civil y afines.

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Y tarjeta o matrícula
profesional vigente en los
casos que se requiera
acreditar.
Y título de postgrado en
cualquier modalidad de
especialización relacionada
con las funciones del
empleo.
ALTERNATIVAS
1° Alternativa: 1° Alternativa:
El título de postgrado en la Dos (2) años de experiencia
modalidad de profesional y viceversa
especialización por: Título siempre que se acredite el
profesional adicional al título profesional.

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exigido en el requisito del

respectivo empleo, siempre
y cuando dicha formación
adicional sea afín con las 2° Alternativa:
funciones del cargo. Un (1) año de experiencia
profesional.
2° Alternativa:
Terminación y aprobación
de estudios profesionales
adicionales al título
profesional exigido en el
requisito del respectivo
empleo, siempre y cuando
dicha formación adicional
sea afín con las funciones
del cargo.

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Auxiliar Administrativo

NIVEL Asistencial
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO Auxiliar Administrativo
CODIGO 407
DEPENDENCIA Gerencia
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Gerente
TIPO DE VINCULACIÓN Trabajador oficial
Gerencia – Gestión de Gerencia Estratégica
Realizar las actividades de asistencia a los procesos
administrativos, el manejo de documentos e información,

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trámites, atención a usuarios, tanto internos como

externos, a cargo de la dependencia, con el fin de
coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Recibir, revisar, clasificar, radicar, fechar, numerar,
distribuir, tramitar, descargar, controlar y archivar los
documentos y correspondencias relacionados con los
asuntos de competencia de la dependencia de acuerdo
con los procedimientos establecidos y las normas de
archivos vigentes.
Atender personal y telefónicamente al público y a los
funcionarios de las distintas dependencias de la empresa,
suministrando la información requerida de conformidad
con los procedimientos establecidos.
Gestionar la agenda de los compromisos adquiridos por el
jefe, preparando la logística, documentos y/o demás

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elementos requeridos, para el cumplimiento de la misma.

Asistir al jefe inmediato en las funciones de los Comités
Administrativos, organizando y preparando las reuniones,
y transcribiendo las actas correspondientes.
Manejar bajo reserva, confidencialidad y discreción la
información generada por la dependencia.
Velar por el mantenimiento adecuado de las existencias de
papelería y útiles de escritorio para el funcionamiento de
la dependencia.
Elaborar y tramitar toda la producción documental
requerida, para las diferentes gestiones, que adelante la
dependencia, de acuerdo a los lineamientos y
procedimientos, adoptados y establecidos por la empresa.
Redactar y elaborar oficios para la firma del superior
inmediato de acuerdo a las instrucciones que le sean
impartidas.
Responder por la organización del archivo de gestión de la

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dependencia, de acuerdo a las normas técnicas vigentes,

y efectuar la respectiva transferencia documental en los
términos oportunos.
Mantener actualizado el archivo de acuerdos, decretos,
resoluciones y demás disposiciones legales de la
dependencia.
Responder por el inventario asignado a la oficina,
administrando, conservando y dando buen uso a los
elementos situados en el área, evitando perdidas, hurtos y
el deterioro de los mismos.
Elaborar, tramitar, organizar las solicitudes de viajes y
viáticos de la dependencia.
Cumplir con las políticas, normas y procedimientos
(administrativos, operacionales, laborales y del sistema de
seguridad y salud en el trabajo), establecidos por la
entidad.
Incorporar en todas las actividades realizadas el

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mejoramiento continuo y las políticas y procedimientos

establecidos por el sistema integrado de gestión y la
normatividad vigente en la materia.
Las demás que le sean asignadas por el superior
inmediato y que correspondan a la naturaleza de las
funciones del cargo.
Conocimiento en normas generales de archivo y gestión
documental.
Atención al cliente.
Conocimientos informáticos: ofimática y sistemas
operativos.
Técnicas para la presentación de informes.
Procesos y procedimientos del área de desempeño.
Conocimiento de las normas de seguridad y salud en el
trabajo para el desarrollo de la labor.
Conocimiento de las normas disciplinarias en el

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desempeño de su cargo.
Aprendizaje continuo Manejo de información
Orientación a resultados Relaciones interpersonales
Orientación al usuario y al Colaboración
ciudadano
Compromiso con la
organización
Trabajo en equipo
Adaptación al cambio
EXPERIENCIA
Diploma de bachiller en Veinticuatro (24) meses de
cualquier modalidad y experiencia relacionada.
curso de ofimática,

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secretariado o técnicas de
oficina 120 horas.
ALTERNATIVAS
Diploma de bachiller en Un (1) año de experiencia
cualquier modalidad, por laboral y viceversa.
aprobación de cuatro (4)
años de educación
básica secundaria.
2° Alternativa:
2° Alternativa:
Aprobación de cuatro (4)
años de educación básica
secundaria y CAP de Sena.

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SECRETARÍA GENERAL

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Secretario(a) General
NIVEL Directivo
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO Secretario(a) General
CODIGO 054
DEPENDENCIA Secretaría General
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Gerente
TIPO DE VINCULACION Libre nombramiento y remoción
Secretaría General – Gestión de Gerencia Estratégica
Gestionar, dirigir, coordinar y supervisar la formulación y
desarrollo de las políticas sobre comunicaciones,
manteniendo canales adecuados de comunicación con los

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medios de información, usuarios y servidores públicos en

general; ejercer la secretaria de los órganos de dirección
encomendados; ejercer función de secretaría en la
asamblea general de accionistas y la junta directiva y
demás cuerpos en el que tenga asiento la empresa de
acuerdo a los planes, programas, proyectos y
delegaciones encomendadas.
Actuar como secretario de la asamblea general de
accionistas y la junta directiva, preparando el acta
correspondiente para cada una de las reuniones.
Coordinar la convocatoria a las reuniones de la asamblea
general de accionistas y la junta directiva para las
reuniones de estos. Preparar la respectiva agenda, en
asocio y coordinación con el gerente de la entidad.
Elaborar, refrendar y autenticar las resoluciones y los
acuerdos emanados de los cuerpos directivos de la

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empresa.
Tramitar la correspondencia dirigida al gerente, cuya
respuesta implica invocar conceptos jurídicos, resolver
los asuntos que sean prioritarios y de inmediata solución.
Velar por el cumplimiento del régimen de inhabilidades e
incompatibilidades generadas por las elecciones de los
Vocales de Control de acuerdo a lo establecido en la Ley
142 de 1994 y el Decreto 1429 de 1995 y todo lo
relacionado con esta materia.
Preparar informes periódicos, dirigidos a su jefe
inmediato, relacionados con las actividades desarrolladas
por su área.
Coordinar las actividades de Gestión Documental.
Certificar la autenticidad de los documentos oficiales de la
empresa.
Coordinar los procesos de apertura y cierre de licitaciones
y concursos de méritos.

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Coordinar los procedimientos de selección de contratistas

de conformidad con el Manual o Estatuto Interno de
Contratación.
Coordinar la elaboración de las minutas de los contratos
que celebre la empresa.
Ejercer la vigilancia sobre los contratos suscritos por la
entidad con terceros en lo relacionado con el vencimiento
de los mismos, la vigencia de las pólizas que los amparan,
etc.
Aprobar mediante resolución las pólizas de garantías de
los contratos.
Planear, coordinar, ejecutar, evaluar y actualizar el Manual
de Contratación de Ja entidad, conforme a los
procedimientos establecidos,
Formular, coordinar, y hacer seguimiento y avaluación de
procedimientos relacionados con la divulgación y
publicación en término de los procesos contractuales que

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desarrolle Ja entidad, conforme a los procedimientos

establecidos para ello.
Asesorar y coordinar la formulación del plan anual de
adquisiciones y suministros, conforme a las competencias
y procedimientos establecidos.
Dirigir y coordinar el proceso contractual en cada una de
sus etapas y en todas sus modalidades, así como
capacitar en lo pertinente, a las demás dependencias de la
empresa, de acuerdo con los requerimientos y
competencias de la empresa.
Evaluar el desempeño del personal a su cargo, de acuerdo
con el programa y parámetros establecidos.
entidad.

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Todo aquello que sea asignado por el gerente, junta
directiva o asamblea de accionistas.
Conocimientos en Normas generales de Administración
Pública.
Conocimiento del Plan Estratégico de la Empresa.
Conocimientos en normas en Servicios Públicos
domiciliarios.
Estructura tarifaria.
Conocimiento de Estatutos Anticorrupción.
Gestión Pública.
Conocimiento en contratación Estatal.
Derecho Constitucional, Administrativo, Disciplinario,
Laboral, Procesal y/o Público

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Finanzas Públicas, Presupuesto Público, Estatutos

Tributarios.
Manejo de herramientas Ofimáticas.
Conocimientos en Sistema Integrado de Gestión.
Conocimiento de las normas de Seguridad y Salud en el
Aprendizaje continuo Visión estratégica
Orientación a resultados Liderazgo efectivo
Orientación al usuario y al Planeación
ciudadano Toma de decisiones
Compromiso con la Gestión del desarrollo de
organización las personas
Trabajo en equipo Pensamiento sistémico
Adaptación al cambio Resolución de conflictos

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EXPERIENCIA
Título profesional en Haber ocupado en cualquier
disciplina académica del tiempo la Secretaría General
núcleo básico del en cualquier entidad estatal.
conocimiento de: Derecho y
afines. Haber ocupado el cargo de
Secretaría General de
Y Tarjeta o matricula organismo público o privado
profesional vigente en los por más de un (1) año.
casos que se requiera
acreditar.
Y título de postgrado en
cualquier modalidad de
especialización relacionada
con las funciones del

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empleo.
ALTERNATIVAS
El título de posgrado en la Dos (2) años de experiencia
modalidad de profesional y viceversa
especialización por: Título siempre que se acredite el
profesional adicional al título profesional.
exigido en el requisito del
respectivo empleo, siempre
y cuando dicha formación
adicional sea afín con las 2° Alternativa:
funciones del cargo. Un (1) año de experiencia
profesional.
2° Alternativa:
Terminación y aprobación
de estudios profesionales

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adicionales al título
profesional exigido en el
requisito del respectivo
empleo, siempre y cuando
dicha formación adicional
sea afín con las funciones
del cargo.
Auxiliar Administrativo

NIVEL Asistencial
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO Auxiliar Administrativo
CODIGO 407
No. DE CARGOS Dos (2)
DEPENDENCIA Secretaría General

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CARGO DEL JEFE

INMEDIATO Secretario(a) General
TIPO DE VINCULACION Trabajador oficial
Secretaría General – Gestión de Gerencia Estratégica
Realizar las actividades de asistencia a los procesos
administrativos, el manejo de documentos e información,
trámites, atención a usuarios, tanto internos como
externos, a cargo de la dependencia, con el fin de
coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos
institucionales
Recibir, revisar, clasificar, radicar, fechar, numerar,
distribuir, tramitar, descargar, controlar y archivar los
documentos y correspondencias relacionados con los
asuntos de competencia de la dependencia de acuerdo

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con los procedimientos establecidos y las normas de

archivos vigentes.
Atender personal y telefónicamente al público y a los
funcionarios de las distintas dependencias de la empresa,
suministrando la información requerida de conformidad
con los procedimientos establecidos.
Gestionar la agenda de los compromisos adquiridos por el
jefe, preparando la logística, documentos y/o demás
elementos requeridos, para el cumplimiento de la misma.
Asistir al jefe inmediato en las funciones de los comités
administrativos, organizando y preparando las reuniones,
y transcribiendo las actas correspondientes.
Manejar bajo reserva, confidencialidad y discreción la
información generada por la dependencia.
Velar por el mantenimiento adecuado de las existencias de
papelería y útiles de escritorio para el funcionamiento de
la dependencia.

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Elaborar y tramitar toda la producción documental

requerida, para las diferentes gestiones, que adelante la
dependencia, de acuerdo a los lineamientos y
procedimientos, adoptados y establecidos por la Empresa.
Redactar y elaborar oficios para la firma del superior
inmediato de acuerdo a las instrucciones que le sean
impartidas.
Responder por la organización del archivo de gestión de la
dependencia, de acuerdo a las normas técnicas vigentes,
y efectuar la respectiva transferencia documental en los
términos oportunos.
Mantener actualizado el archivo de acuerdos, decretos,
resoluciones y demás disposiciones legales de la
dependencia.
Responder por el inventario asignado a la oficina,
administrando, conservando y dando buen uso a los
elementos situados en el área, evitando perdidas, hurtos y

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el deterioro de los mismos.

Elaborar, Tramitar, organizar las solicitudes de viajes y
viáticos de la dependencia.
entidad.
Las demás que le sean asignadas por el superior
inmediato y que correspondan a la naturaleza de las
funciones del cargo.
Conocimiento en normas generales de archivo y gestión
documental.

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Atención al cliente.
Conocimientos informáticos: ofimática y sistemas
operativos.
Técnicas para la presentación de informes.
Procesos y procedimientos del área de desempeño.
Conocimiento de las normas de seguridad y salud en el
Conocimiento de las normas disciplinarias en el
desempeño de su cargo.
Comunes Comunes
Aprendizaje continuo Manejo de información
Orientación a resultados Relaciones interpersonales
Orientación al usuario y al Colaboración
ciudadano
Compromiso con la
organización

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Trabajo en equipo
Adaptación al cambio
EXPERIENCIA
Diploma de bachiller en Veinticuatro (24) meses
cualquier modalidad y experiencia relacionada.
curso de ofimática,
secretariado o técnicas de
oficina 120 horas.
ALTERNATIVAS
Diploma de bachiller en Un (1) año de experiencia
cualquier modalidad, por laboral y viceversa,
aprobación de cuatro (4)
años de educación

Versión : 15-09-01-22
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básica secundaria.
2° Alternativa:
2° Alternativa:
Aprobación de cuatro (4)
años de educación básica
secundaria y CAP de Sena.

Versión : 15-09-01-22
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Versión : 15-09-01-22
Página : 56 de 56

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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y MA-GT-01

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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

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V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

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