CASO DE ESTUDIO

FLORALIA S. A.

1. INTRODUCIÓN

El objeto de este Manual de Gestión Integrada es describir la configuración del sistema,

desarrollado con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes, la protección
ambiental y cuidar la salud de los trabajadores y las partes interesadas. Se ha
implementado cumpliendo con los requisitos de los modelos NTC ISO 9001, NTC ISO
14001 y NTC ISO 45001. Sirve como medio para la comunicación de las políticas y
objetivos, describiendo las interrelaciones de los modelos mencionados.

El alcance del Sistema de Gestión Integral (SGI) incluye las actividades de: Producción,
comercialización y distribución de empaque flexibles biodegradable (capuchones) para
rosas en todo el país y el exterior.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Las disposiciones que establece este manual de SGI son de obligatorio cumplimiento en
las que cobija su alcance, en todas las sedes de la organización y de ser el caso en las
locaciones del cliente o del proveedor.

3. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

NOMBRE EMPRESA: FLORALIA S. A.

REPRESENTANTE LEGAL Ing. Luis Jiménez
UBICACIÓN: Avenida Suba-Cota, Cundinamarca
NÚMERO DE TRABAJADORES 10
Lunes a sábado de 6:00 am a 12:00 m y de 2:00
HORARIO DE TRABAJO:
pm a 10:00 pm
Diseño, fabricación y distribución de empaques
OBJETO SOCIAL:
flexibles para el sector floricultor.

4. PRINCIPALES CLIENTES

Productores de flores de Colombia, Ecuador y Centroamérica.

5. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES

Los procesos que ha identificado la compañía se presentan en el siguiente mapa de

procesos:
 FLORALIA S. A.
MAPA DE PROCESOS

ADMINISTRATIVO Y VALOR AGREGADO

C FINANCIERA C
L L
I I
MERCADEO DISEÑO FABRICACIÓN DISTRIBUCIÓN
E E
N N
T T
E E
GESTIÓN COMPRAS SISTEMAS Y GESTIÓN GESTIÓN DE
CONTABILIDAD
HUMANA HSE CALIDAD

De manera general, se presentan algunas de las actividades realizadas por cada uno de
los procesos:

El proceso Administrativo y Financiero, se encarga de la planeación estratégica de la

organización.

Valor Agregado, tiene como objetivo la planificación del SGI.

Mercadeo, se encarga de la planeación de las unidades a vender con base en la

demanda del mercado. Recibir la materia prima y ubicarla en la bodega previa inspección
de calidad y conforme con compromisos de producción.

Diseño y Fabricación, son los responsables del desarrollo, innovación y la fabricación de

los capuchones de las flores producidos a partir de plástico biodegradable. Incluyen las
siguientes actividades:

a. Puesta a punto de la maquinaria (calibración, ajustes, etc) y los materiales

(cantidad, tipo, tamaño, formulación).
b. Imprimir: luego de cargar el BOPP en la impresora, procede a estampar los
diseños y datos del cliente.
c. Sellar: proceso térmico donde se le da la forma al capuchón según las diferentes
referencias.
d. Perforar: realizar las marcas de los orificios para que la flor respire.
e. Taladrar: elaborar los orificios al capuchón.
f. Troquelar: cuando sea necesario, hacer los cortes conforme con el diseño.

Distribución, separa los capuchones y los agrupa el producto conforme en las cajas
según referencias y requisitos del cliente. Monta en el vehiculo y distribuye las cajas
según datos suministrados por mercadeo en la orden de producción.
Gestión humana, tiene como función la administración del recurso humano.

Adquisiciones, se encarga de las compras.

Contabilidad, lleva las cuentas de la organización.

Gestión HSE y Gestión de Calidad, se encargan del mantenimiento de los sistemas de

gestión integrados. Realiza inspecciones de calidad, ambiental y de seguridad y salud
ocupacional, conforme con especificaciones. Se hace en todas las etapas operativas.
6. MATERIAS PRIMAS

La organización solamente adquiere productos de alto grado de calidad, razón por la cual
solamente compra a proveedores certificados en ISO 9001. Hace verificación contra
entrega a los que descargan en FLORALIA, y a los otros les hace auditorías una vez al
año. (CE-01). A continuación se presenta la ficha técnica de UNO de los materiales que
entran a la cadena de valor.

ANEXO 2

FICHA TÉCNICA ROLLOS DE BOPP

Definición: BOPP Película plana de polipropileno biorientado para empaque de flores.

Descripción La película IF de BOPP esta formulada con las tres capas de

homopolímero de Polipropileno para obtener una excelente
opacidad y alto brillo. Contienen aditivos antiestáticos para
evitar la adherencia de polvos, La película IF ofrece muy
buena rigidez y planidad.

Aplicaciones Película está especialmente diseñada para ser usada en

empaque floral dado su excelente brillo y transparencia.
Adicionalmente, la película IF cuenta con muy buenas
propiedades antiestáticas que evitan la acumulación de
polvos sobre su superficie, logrando mantener de esta
manera, sus excelentes propiedades ópticas durante toda la
vida útil del empaque. Adicionalmente y para aumentar su
flexibilidad, la película IF cumple con las regulaciones del
FDA para contacto directo con alimentos.

7. MAQUINARIA Y EQUIPOS
Se cuenta con equipos propios como: troqueladoras, inyectoras de plástico, impresora y
selladora térmica.

A algunos equipos se les han hecho adaptaciones mecánicas como las bandas para el
transporte de materiales y los dispositivos mecánicos para cargar los rollos de BOPP en
las máquinas. Estos últimos cuentan con un programa anual de mantenimiento correctivo.

8. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS INSTALACIONES LOCATIVAS Y

FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA

La empresa está ubicada en la vía Suba-Cota en Cundinamarca. La población

trabajadora seleccionada en producción, es de las afueras de Bogotá, específicamente
de Cota y Funza, este personal fue seleccionado de estas zonas por las características
de las personas y por la experiencia laboral en otras empresas del sector. Esta
selección llevó a la empresa a brindar a los trabajadores el transporte. Se tiene una
camioneta (tipo van), el conductor tiene contrato laboral igual que los demás
operarios. Para el personal ejecutivo se tiene otra camioneta propia de la empresa.

Las instalaciones locativas de la empresa están conformadas por una bodega que se
tiene alquilada. Como un hallazgo de la última auditoría se encontró que el diseño de
la bodega no es el adecuado para los procesos y áreas administrativas. Las
instalaciones modulares existentes fueron reubicadas y acomodadas a los espacios
requeridos, sin embargo se observa que existe hacinamiento para el personal de área
administrativa.

La ventilación de la bodega esta dada únicamente por dos claraboyas, existe calor en
las oficinas por el número de personas y computadores. El área acondicionada para
producción tiene el techo con teja acrílica y una claraboya, igual que en el área de
administración existe calor por número de personas y los procesos que se realizan.
Para el servicio sanitario hay una batería sanitaria para mujeres y otra para hombres.

En el área de producción se encuentra una celda destinada a almacenar los residuos

generados por el corte del rollo de Bopp.
El área administrativa está alfombrada, en algunas zonas (principalmente en áreas
comunales) está desgastado y roto, creando desniveles en el piso. Las escaleras de
acceso para el segundo nivel no tienen pasamanos.

Existe una cocineta, acondicionada para el comedor de los operarios. Se les instaló un
horno microondas para calentar los almuerzos.

La empresa, por el número de trabajadores que la integran y la capacidad de

producción que cada día está en incremento, se ve obligada a generar en sus
trabajadores una carga laboral caracterizada por los siguientes factores:

a. Apremio de tiempo en la ejecución de las tareas, para mayor producción diaria.

b. Supervisión permanente y rígida a los operarios, por parte de los supervisores para
garantizar la calidad en los productos/ritmo de trabajo.
c. Extensión de la jornada laboral, reduciendo media hora el tiempo de almuerzo de
los operarios.
d. Presión ejercida por los imperativos de la producción.
e. Carga cuantitativa de trabajo, mayor exigencia de concentración por ritmo de
trabajo.

El crecimiento de la empresa ha generado en el personal administrativo acumulación

de tareas y asignación de nuevas responsabilidades en el cumplimiento de metas,
producción y atención a la demanda del cliente.

Las actividades o tareas realizadas en el personal administrativo son variadas y

diversas con una exigencia alta de concentración, contrario al trabajo realizado en
producción, donde cada proceso es especializado.

Las características técnicas del producto (ver figura anexa) y del servicio exigidas por
el cliente son: capuchones de polipropileno biorientado para el empaque de flores
frescas cortadas, para ser entregados una semana después de haber hecho el pedido
La principal causa de inconformidad por parte del cliente se relaciona con la deformación
del capuchón aparentemente por deficiencias en el transporte, cargue y descargue de las
cajas que lo transportan.

FLORALIA S. A. tiene vinculados 10 trabajadores con diferentes modalidades de

contrato: 8 trabajadores están por contrato laboral que se renueva cada año y, 2 que
corresponden al personal administrativo que tienen contrato a término indefinido.

Aunque no tiene sindicato, la empresa cuenta con un grupo organizado de trabajadores

que a través de un vocero solicitan tanto a la empresa como a las autoridades
competentes el cumplimiento de algunos requisitos y obligaciones contractuales.

Es así como el vocero del grupo, el Sr. Gózales, solicito a la oficina del Ministerio de
Protección Social una orientación para aclarar unos hechos ocurridos el mes pasado,
cuando tres trabajadores resultaron heridos al soltarse del camión una de las correas que
sostenían las cajas con el producto, ocasionando la caída de ellos.

Dos de los accidentados estaban afiliados a la ARP y el otro no había presentado la

documentación completa al Coordinador de Recursos Humanos, cuando fue
seleccionado.

En materia ambiental, la mayor parte de residuos se generan por el corte de los rollos de
Bopp, que son almacenados temporalmente en la bodega y recolectados en bolsas de
diferentes colores, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de control
operacional. Sin embargo, se presentan frecuentes quejas por la contaminación del aire
ocasionada por los camiones que transportan el producto.

FLORALIA S. A., cuenta con unos resultados financieros óptimos.

9. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

a. Visión

En el año 2019 ser reconocida como la compañía líder en la prestación de soluciones

para el sector floricultor y la imagen más recordada por sus clientes, socios y la
comunidad en general.

b. Misión
FLORALIA S. A, es una organización creada para satisfacer y sobre pasar las necesidades
y expectativas de sus clientes, la sociedad, la ley y los consumidores, ofreciendo valor
agregado en todas sus operaciones de diseño, fabricación y distribución de productos
destinados a proteger las flores, tendiendo el mercado nacional e internacional.

c. Política de Gestión Integral

Los productos de FLORALIA S. A. están orientados a satisfacer las necesidades y

expectativas de sus clientes, a través de la producción, comercialización y distribución de
empaque flexibles (capuchones) para rosas en todo el país y el exterior que cumplen con
los mas altos estándares de calidad, mediante la ejecución sistemática de programas que
propenden por la mejora continua de los procesos, productos y servicios, apoyados con un
personal altamente calificado y una tecnología de punta.

FLORALIA S. A. aprovecha los recursos naturales en beneficio de sus trabajadores, la

comunidad y las partes interesadas, evitando la contaminación del suelo, y propiciando un
ambiente seguro para sus trabajadores, mediante el desarrollo de programas, el
mantenimiento eficaz de los controles y el cumplimiento de la legislación aplicable.

4. PRINCIPALES CLIENTES

Productores de flores de Colombia, Ecuador y Centroamérica.

d. Objetivos del SIG

Como medio de operativizar la Política integrada de gestión, FLORALIA S. A. planteó los

siguientes objetivos.

1. Mitigar el 100% de los impactos de alta significancia.

2. Evitar exceder el 40% las quejas de los clientes.
3. Disminuir en un 10% el producto no conforme generado por el mal transporte e
inadecuada manipulación de las cajas de los capuchones.
4. Disminuir en un 30% la frecuencia y severidad de los accidentes de trabajo y las
enfermedades profesionales para el primer semestre del año.
5. Establecer un programa de formación en seguridad y salud ocupacional que
permita a los empleados y partes interesadas crear una verdadera cultura de
prevención y promoción de su salud.
6. Generar utilidades anuales de $ 50.000.000.
7. Cumplir con el 100% de los requisitos legales aplicables.

e. Indicadores del SIG

Número de trabajadores sin AT o EP

Número de personas en el sistema de vigilancia epidemiológica
Número de horas de uso de EPP
Presupuesto asignado para el SIG
Cantidad de residuos sólidos generados
Devoluciones de capuchón
10. PERFIL DE UN CARGO

A la persona encargada de operar la maquina selladora del capuchón se le definió el

siguiente perfil del cargo:

Cargo Técnico industrial

Funciones Generales
Interpretar dibujos y diseños del trabajo a realizar
Alistar y operar máquinas para sellado de plástico
Adaptar y empalmar partes plásticas
Montar e instalar plantas y otros productos según especificaciones
Inspeccionar la calidad de los productos e instalación, para garantizar el cumplimiento de
las especificaciones
Responsabilidades
Verificar, controlar y analizar la eficiencia de la máquina
Reportar, informar, analizar y definir planes correctivo, cuando identifique desviaciones en
los parámetros de control
Controlar las variables para disminuir los desperdicios
Atender y controlar la presencia de desechos plásticos
Reportar condiciones potenciales de emergencias
Requisitos
Educación Nivel técnico.
Experiencia Un año.
Experiencia específica en
Operación de maquinas selladoras de plástico
Experiencia relacionada con brigadas de emergencias
Formación Sistema de Gestión ISO 9001, ISO 14001 y ISO 45001.
Habilidades
Competencia Definición de la competencia
Experticia técnica Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de
desempeño y mantenerlos actualizados.
Análisis de Identificar problemas, reconocer información significativa; buscar y
problemas coordinar datos relevantes; diagnosticar posibles causas.
Atención al detalle Percibir las necesidades y demandas del cliente frente a la
organización y ser capaz de darles satisfacción razonable con el
menor costo posible.
Trabajo en equipo y Participar activamente en la consecución de una meta común,
cooperación incluso cuando la colaboración conduce a una meta que no está
directamente relacionada con el interés propio.
Relaciones Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas,
interpersonales basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los
demás.