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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

REVISADO POR: APROBADO POR:

Sandra Díaz Ruiz Denis Fernando Pinedo Ruiz
CARGO: CARGO:
Coordinador SSOMA Gerente General
FECHA: FECHA:
02/11/19 02/11/19
FIRMA:// FIRMA:
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ÍNDICE

1. OBJETIVO............................................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE................................................................................................................................................................ 3

3. REFERENCIAS........................................................................................................................................................ 3

4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES....................................................................................................................... 4

4.1. Abreviaturas.............................................................................................................................................................................. 4
4.2. Definiciones............................................................................................................................................................................... 4
5. RESPONSABLES.................................................................................................................................................... 5

6. PROCEDIMIENTO................................................................................................................................................... 5

6.1. Identificación y evaluación de la necesidad de elaborar o modificar un documento.................................5

6.2. Elaboración o modificación de un documento........................................................................................................... 5
6.3. Revisión/Aprobación del documento............................................................................................................................. 7
6.4. Actualización de documento.............................................................................................................................................. 8
6.5. Control de cambios................................................................................................................................................................ 8
6.6. Difusión y distribución del documento.......................................................................................................................... 8
6.7. Control de documentos externos..................................................................................................................................... 9
6.8. Control de registros............................................................................................................................................................... 9
6.9 Control de documentos obsoletos................................................................................................................................ 10
7. REGISTROS.......................................................................................................................................................... 10

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS.......................................................................................................................... 10
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1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos de control para elaborar, aprobar, revisar y actualizar, identificar los
cambios, publicar, distribuir, administrar los documentos y gestionar registros generados por el
Sistema Integrado de Gestión (Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Antisoborno), así
también asegurar su disponibilidad en lugares adecuados de manera que facilite su aplicación y las
versiones vigentes.

2. ALCANCE

Aplica a toda la documentación y registros generados por la empresa, con relación directa a los
procesos dentro del alcance del Sistema Integrado de Gestión y los consorcios de acuerdo a lo
establecido en contratos previos.

Los documentos y registros controlados serán incluidos en L.P.01.F.01 Lista Maestra de

Documentos y Registros, previa coordinación con Gerente o Jefe de área y Coordinador del SIG.

En casos en que empresas contratistas ejecuten actividades relacionadas al SIG, podrán usar sus
propios formatos siempre y cuando cuenten con un Sistema Integrado de Gestión coherente con los
estándares que propone.

En caso que la empresa sea parte de un consorciado y sus socios cuenten con sistema integrado
completo, se tiene el siguiente cuadro:

IMPLEMENTACIÓN
ENTRADAS SUPERVISIÓN
SIG
Herramientas de Todos los
Auditorías internas
gestión procedimientos
ITEM CASOS OBSERVACIONES
Valorizaciones Inspecciones
Procesos de trabajos
SSOMA inopinadas
Matrices IPERC y Auditorías internas
Permisos y licencias
IAEIA base por proceso
OPERADOR NO SIEMPRE EJECUTA
1 H&P SOCIO QUE EJECUTA H&P
TRIBUTARIO PROYECTOS
CONSORCIADO CON
SOCIO CON SIEMPRE EJECUTA
2 MAYORIA DE H&P H&P
CERTIFICACIÓN PROYECTO
PARTICIPACIÓN
CONSORCIADO CON APOYO A LA
SOCIO OPERADOR
3 MINORIA DE SOCIO QUE EJECUTA H&P EJECUCIÓN DE
TRIBUTARIO
PARTICIPACIÓN PROYECTO
EJECUCIÓN DE SUB
4 SUB CONTRATISTA H&P H&P SOCIOS
CONTRATO

Nota: En mutuo acuerdo con los socios consorciados para la ejecución de obras, se acordó que la
documentación del SIG aplicada en obras consorciadas; será válida en procesos de auditoría para la
empresa H&P Constructores y Contratistas SAC.
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3. REFERENCIAS

Normas ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001.

4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

4.1. Abreviaturas

4.1.1. SIG: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

4.2. Definiciones

4.2.1. Alta Dirección: Persona o grupo de personas con el más alto cargo dentro de la
organización.

4.2.2. Aprobado por: Cargo o función en base a su conocimiento y autoridad sobre el proceso
documentado, brinda su garantía de idoneidad y utilidad del documento revisado
previamente.

4.2.3. Copia Controlada: Documentos asignado (físico o virtual) a un usuario específico e

identificado que se hace responsable de uso y aplicación.

4.2.4. Copia no controlada: Todo documento impreso o virtual que no se pretende el control
de cambios.

4.2.5. Documentos Externos: Son documentos que no han sido elaborados en H&P
Constructores y Contratistas S.A.C. y Consorcios, pero implican alineamiento,
coherencia o referencia con el SIG. Ejemplos: Leyes y Reglamentos, Decretos,
documentos contractuales con terceros, entre otros.

4.2.6. Documentos Internos: Son documentos elaborados por H&P Constructores y

Contratistas S.A.C. y Consorcios y se relacionan con procesos que forman parte del SIG.
Ejemplos: Manuales, Instructivos, Procedimientos, Formatos, entre otros.

4.2.7. Documentos Obsoletos: Son documentos que ya no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y que por tanto, deben ser claramente
identificados como tal en el SIG.

4.2.8. Formato: Tipo de documento prediseñado, que al ser llenado se convierte en registro.

4.2.9. Instructivo: Tipo de documento que se caracteriza por suministrar información

específica para llevar a cabo una o varias actividades.

4.2.10. Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe de manera
general los elementos centrales del SIG.

4.2.11. Proceso: Secuencia de actividades mutuamente relacionadas para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

4.2.12. Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un proceso,
los mismos que pueden ser documentados o no.
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4.2.13. Registro: Documento que presenta resultados y proporciona evidencia de las

actividades desempeñadas.

5. RESPONSABLES

5.1. Gerente General: Responsable de la revisión y aprobación del presente procedimiento.

5.2. Coordinador del SIG: Responsable de supervisar y verificar el cumplimiento del presente
procedimiento y mantener actualizadas la “Lista Maestra de Documentos y Registros” en formato
electrónico, debiendo estar disponibles como medio de consulta.

5.3. Jefe y/o Responsable de Área: Responsable de identificar, preparar y controlar la

documentación y registros de gestión y operación generados en su área, asimismo vigilar que su
resguardo sea en forma ordenada, garantizando la protección y el cumplimiento de los mismos.

5.4. Colaboradores: Responsables de cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Identificación y evaluación de la necesidad de elaborar o modificar un documento.

Cualquier Colaborador de H&P Constructores y Contratistas S.A.C y Consorcios, que identifique

la necesidad de elaborar o modificar un documento previa coordinación con el Jefe inmediato,
deberá comunicar el mismo al Coordinador del SIG, mediante correo electrónico, para verificar
su no existencia, evaluar la conveniencia de elaborar o modificar un documento y el tipo de
documento a considerarse.

6.2. Elaboración o modificación de un documento.

Una vez identificada la necesidad de elaborar o modificar el documento, el Jefe inmediato es el

responsable para iniciar su elaboración o modificación, debiendo coordinar con los trabajadores y
posibles usuarios del documento, así como con la persona que identificó la necesidad de la
elaboración o modificación del mismo. Para la elaboración o modificación de los documentos se
seguirán los siguientes lineamientos:

6.2.1.Presentación del documento

Para la elaboración de los documentos se sugiere usar tipo de letra y tamaños que permitan una
legibilidad clara. Por ejemplo; tipo de letra Arial y tamaño N° 10. Estos documentos se elaboran
en base a las siguientes plantillas:

 Plantilla de Documentos
 Plantilla de Registro

El Coordinador del SIG, asegura que los documentos y registros mantengan el respectivo
encabezado, indicado en el presente procedimiento según 6.2.3. Asimismo, el Coordinador del
SIG, asegura que la estructura de los documentos de Plantilla de Documentos contenga por lo
menos las siguientes secciones:
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1. Objetivo
2. Alcance
3. Referencias
4. Abreviaturas y Definiciones
5. Responsables
6. Procedimiento
7. Registros
8. Anexos
9. Identificación de cambios

6.2.2.Codificación del documento

Según el tipo de documento del SIG están identificados por el título, versión y código. El
código debe contar con las siglas del tipo documento que corresponda y el título del
documento de acuerdo a:

 Manual: M.XX LL
 Procedimientos: P.XX LL
 Formatos: N.XX.F.YY LL
 Anexos: M.XX.A.YY LL
 N: Pertenencia del formato (M, P)
 XX: Número del documento.
 YY: Número del formato.
 LL: Nombre completo del documento elaborado.

Ejemplo:

P.01.F.01 Lista Maestra de Documentos y Registros

Este código identifica al formato número 01 y pertenece al Procedimiento 01.

M.01.F.01 Mapa de Procesos de gestión

Este código identifica al formato número 01 y pertenece al Manual 01.

M.01.A.01 “Nombre del Anexo”, siguiendo un orden correlativo

En el ítem 4 Abreviaturas y definiciones, son utilizadas en referencia a las normas de la

familia ISO según sea aplicable, para el caso de documentos específicos, estas deben ser
utilizadas según características del documento.

6.2.3.Uso de cabeceras

El uso de cabeceras se aplica a los documentos generados por el Sistema Integrado de

Gestión, los documentos deberán cumplir con el uso del siguiente cajetín:

Figura Nº 01: Modelo de encabezado para Documentos

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NOMBRE DEL DOCUMENTO
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Figura N° 02: Modelo de encabezado para Formatos y Registros

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Fecha:
NOMBRE DEL DOCUMENTO Rev. Por:
Aprob. Por:
Donde:

Cuadro Nº 01: Descripción de contenido de encabezado

Parte Descripción
Nombre de Indica el nombre del documento. Por ejemplo: Manual de SIG,
documento Procedimiento de control de documentos y registros, etc.
Código: Indica el código del documento.
Indica la versión del documento usando solo dos dígitos, iniciando con
Versión:
la versión 00 para todos los documentos del SIG.
Fecha: Indica la fecha de elaboración del documento.
Revisador Por: Indica el responsable que reviso o elaboró el documento
Aprobado Por: Indica el responsable encargado de la aprobación de los documento
Indica la página actual sobre la cantidad de páginas en total. Por
Página:
ejemplo: 5 de 7, 1 de 1, 3 de 4, etc.

Asimismo el tipo de letra a usar debe ser el mismo que el contenido y resaltado en negrita
para su mejor identificación.

6.3. Revisión/Aprobación del documento

Una vez elaborado o modificado el documento y dependiendo de qué tipo, será presentado a las
instancias correspondientes para su revisión y aprobación con el fin de evaluar si satisface las
necesidades de los usuarios en lo que respecta a su estructura lógica, claridad y objetividad,
según lo descrito en la cuadro N° 02.

Cuadro Nº 02: Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos

TIPO DE DOCUMENTO REVISADO POR APROBADO POR

 Política No aplica Gerencia general
 Organigrama No aplica Gerencia general
 Objetivos
 Procedimientos En 1era Pág. del Documento:
En la 1era Pág. del Documento:
Específicos Representante de la Dirección
Gerente General (GG)
 Manual (RD) o Coordinador SIG(CSIG)
 Instructivos
 Formatos de
Registro En el encabezado En el encabezado
específicos Coordinador SIG(CSIG) Gerente General (GG)
 Matrices
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Para evidenciar los diferentes estados del documento, según lo descrito en el cuadro Nº 03,
aplicables para Manuales, Procedimientos, Formatos; Instructivos entre otros.

Cuadro Nº 03: Estados de documento.

REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO: CARGO:

FECHA: FECHA:

FIRMA: FIRMA:

La documentación aprobada deberá contener las firmas de los responsables de revisión y

aprobación sólo en los originales, que se mantendrán bajo custodia del Coordinador del SIG.
Asimismo, la aprobación de la Política, Objetivos, Procedimientos y Manuales deberán
oficializarse mediante correo electrónico del Coordinador del SIG.

El Coordinador del SIG, ingresa el documento aprobado al registro P.01.F01 Lista Maestra de
Documentos y Registros, en el caso de los Registros estos deben ser ingresados en el ítem del
Documentos del cual proceden.

La fecha de entrada en vigencia de los documentos, corresponde a las 24 horas de la fecha de

aprobación y su aplicación requiere la última versión aprobada.

NOTA: El Coordinador del SIG conjuntamente con Gerencia, revisarán el P.01.F.01 Lista
Maestra de Documentos y Registros, de acuerdo a lo programado en el P.04.F.01
Programa Anual de Capacitaciones.

6.4. Actualización de documento

Actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente, deberá contener las
firmas de los responsables de revisión y aprobación.

6.5. Control de cambios

Cuando se haya modificado el documento, se indicarán los cambios realizados, manteniéndose

las tres últimas versiones en el capítulo “IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS” de los documentos
según las plantillas.

Los documentos de cada área, podrían ser revisados una vez por año, para asegurar su
conveniencia y adecuación (si fuera el caso) con las actividades que se vienen realizando en la
Empresa.

6.6. Difusión y distribución del documento

6.6.1.Distribución del documento

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Los documentos aprobados, serán distribuidos por el Coordinador del SIG a los dueños del
proceso en su versión física (original) y/o digital según aplique, mediante correo electrónico
de la empresa.

6.6.2.Difusión del documento

El Gerente y/o Jefe de área involucrada de la elaboración del documento y/o Coordinador
SIG, es responsable de la difusión y entrenamiento, asimismo comunicará el no uso del
documento en su versión anterior. Dicha difusión puede realizarse a través de
capacitaciones evidenciadas mediante correo electrónico, charlas, entre otros.

6.7. Control de documentos externos

Los documentos de origen externo son identificados por el dueño de cada proceso, son enviados
al Coordinador del SIG para que sean registrados en P.01.F.01 Lista Maestra de Documentos
y Registros y almacenados en su base de datos.

Los dueños de cada proceso son los responsables de la distribución y el control de la vigencia de
los “Documentos Externos” que afecten el cumplimiento de los procesos dentro del alcance del
SIG, los mismos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos aplicables.

Cada vez que exista una actualización y/o incorporación de un documento externo, el Jefe de
cada proceso coordina con el Coordinador del SIG para que proceda a las actualizaciones y/o
incorporación de los documentos correspondientes. La comunicación será a través de correo
electrónico.

6.8. Control de registros

6.8.1.Identificación de registros

El Gerente o Jefe de cada área determina la necesidad de elaborar o modificar registros que
proporcionan evidencia objetiva del cumplimiento de las Normas ISO 14001, ISO 45001 y ISO
37001 con el Coordinador SIG. Los mismos, deberán incluirse en el registro P.01.F.01 Lista
Maestra de Documentos y Registros. En el formato indicado se debe especificar al
responsable de mantener cada uno de los registros, tiempo de conservación, ubicación actual así
como su disposición final.

6.8.2.Almacenamiento y protección de registros

Los archivos se mantendrán en la ubicación indicada en el P.01.F.01 Lista Maestra de

Documentos y Registros, bajo la responsabilidad del Coordinador SIG o Jefe de cada área. El
ambiente donde se ubiquen debe asegurar su protección contra daños, pérdidas o deterioros por
efector del sol, agua, humedad, polvo, etc., de tal manera que faciliten su acceso cuando se lo
requiera. Los registros deberán ser y permanecer legibles, identificables y trazables de acuerdo
con las actividades involucradas.

El Responsable del área debe mantener actualizado el registro y supervisar que los mismos sean
utilizados adecuadamente.

6.8.3.Recuperación
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Los registros físicos y electrónicos deberán ser accesibles al personal que esté involucrado con
los procesos dentro del alcance del SIG. Los registros se encontrarán bajo custodia del Jefe de
cada área. Si sucediera alguna pérdida de documento electrónico, se recurre al Coordinador SIG
para su recuperación según procedimiento aplicable.

6.8.4.Tiempo de conservación y eliminación

La eliminación de los registros se realiza siempre que estos ya hayan cumplido el tiempo de
conservación definido en el registro P.01.F.01 Lista Maestra de Documentos y Registros. El
tiempo de retención es según el criterio del Jefe de cada área a excepción de los registros de
índole legal según lo indique la normativa correspondiente.

6.8.5.Modificación de formatos / actualización

En el caso se presente la necesidad de modificar un formato, el Jefe del área evaluará la

necesidad de realizar esta modificación. Si procede la autorización, la Lista de Documentos y
Registros deberá ser actualizada por el Coordinador del SIG.
1.
2.
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4.
5.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.7.1.
6.7.2.
6.7.3.
6.7.4.
6.7.5.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.9 Control de documentos obsoletos
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Según aplique, los documentos obsoletos en formatos físicos y/o virtuales serán eliminados por la
Coordinación del SIG o dueño del Proceso. El Coordinador del SIG mantendrá únicamente como
referencia la copia maestra de dicho documento en una carpeta de OBSOLETO por un período
de 1 año o según se indique en marco legal, asimismo se le adicionara un sello de agua
DOCUMENTO OBSOLETO.

El Coordinador del SIG, es el responsable de supervisar la distribución de los documentos

entregados a los dueños mediante correo electrónico de la empresa.

7. REGISTROS

 P.01.F.01 Lista Maestra de Documentos y Registros

 P.01.F.02 Formato Inducción, entrenamiento, capacitación y seguimiento V02
 P.01.F.03 Control de Documentos

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN MODIFICADO POR DESCRIPCIÓN
MODIFICACIÓN