SOCIEDAD DE INGENIERÍA Y SERVICIOS TERRACOP SPA.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

TIPO DE DOCUMENTO: DEPARTAMENTO / PROCESO / CÓDIGO:

OBRA

PROCEDIMIENTO SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO PR-SGI-0001-02

CLAUSULAS DE LAS NORMAS REVISIÓN FECHA DE APROBACIÓN

ISO 9001: 7.5.1
31-03-2021
ISO 14001: 4.4.6 A
ISO 45001: 4.4.6
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
NOMBRE: INGRID NOEMI CUADRA. NOMBRE: CARLOS MERINO MARÍN. NOMBRE: JUAN CARLOS CERDA ARAYA.

CARGO: INGENIERO DE PROYECTO CARGO: GERENTE DE PROYECTO CARGO: GERENTE DE GESTIÓN

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

FECHA: FECHA: FECHA:

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PROCEDIMIENTO
PR-SGI-0001-02
CONTROL DE REGISTROS

FECHA REVISION Nº CAMBIO EFECTUADO

01-07-2021 A ELABORADO Y EMITIDO PARA IMPLEMENTACIÓN.

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CONTENIDO

1. OBJETIVO............................................................................................................................................................................. 4
2. CAMPO DE APLICACIÓN ...................................................................................................................................................... 4
3. DEFINICIONES...................................................................................................................................................................... 4
4. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ..................................................................................................................................... 5
5. RESPONSABILIDADES .......................................................................................................................................................... 5
5.1 GERENTE GENERAL ....................................................................................................................................................... 5
5.2 GERENTE DE PROYECTO ................................................................................................................................................ 5
5.3 ADMINISTRADORES, SUPERVISORES O JEFES DE ÁREA ............................................................................................... 6
5.4 ENCARGADO DE CALIDAD............................................................................................................................................. 6
5.5 TODO EL PERSONAL ...................................................................................................................................................... 6
6. METODOLOGÍA DE TRABAJO .............................................................................................................................................. 6
6.1 IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS .................................................................................................................................. 6
6.2 ACCESO Y RECUPERACIÓN .................................................................................................................................................. 7
6.3 MANTENCION DE REGISTROS ............................................................................................................................................. 7
6.4 COPIAS DE SEGURIDAD DE REGISTROS INFORMATICOS ................................................................................................... 7
6.5 PERIODO DE ALMACENAMIENTO O TIEMPO DE ARCHIVO ............................................................................................... 8
6.6 LISTA DE DISTRIBUCIÓN PARA CONTROL DE DOCUMENTO .............................................................................................. 8
6.7 HISTORIAL DE MODIFICACIONES ........................................................................................................................................ 8
7. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ................................................................................................................................. 9
8. PROTECCION DEL MEDIO AMBIENTE ............................................................................................................................... 10
9. EVALUACION DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................................................................. 11
10. ANEXOS ............................................................................................................................................................................. 11

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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer un sistema para identificar, codificar, acceder, guardar,
mantener al día y disponer de los registros del Sistema de Gestión Integrado de Sociedad de Ingeniería y
Servicios Terracop SpA., proporcionando evidencia objetiva del funcionamiento del SGI.

2. CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento se aplica a todos los registros generados de los procedimientos e instructivos contenidos
en el Sistema de Gestión Integrado, como también, para todo el personal de la empresa que utilice, maneje o
mantenga registros del SGI; esto para asegurar que se cumple lo establecido.

3. DEFINICIONES

• Parte interesada: Individuo o grupo interesado en, o afectado por, el desempeño en cuanto a,
Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad de una organización.
• Formato: Formulario en blanco, que aún no se ha completado.
• Registro: Se refiere a informes, formularios, correspondencia y cualquier otra documentación que
presente resultados obtenidos o proporcione evidencia referente a la Seguridad, Salud Ocupacional,
Medio Ambiente y Calidad. Dichos registros pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios
electrónicos u otros. Presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
• Identificación: Nombre o código de referencia que individualiza a los registros.
• Almacenamiento: Se refiere al lugar físico donde se encuentra el registro, por ejemplo, oficina, oficina
de ingeniería, entre otros.
• Protección: Indica la forma en que se protegen los registros, por ejemplo, en carpeta, número de
archivador, red, directorio, entre otros.
• Tipo de ordenamiento: Se refiere al criterio de búsqueda del documento, por ejemplo, correlativo,
alfabético, fecha, otro.
• Retención: Indica el tiempo por el cual se mantiene vigente el registro, por ejemplo, un año, durante la
construcción, entre otros.

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• Disposición: Se refiere al destino que se le da al registro una vez terminado su tiempo de retención,
por ejemplo, archivar en…, destrucción, envío a alguna persona, entre otros.
• SGI: Sistema de Gestión Integrado.

4. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
Procedimiento “Control de Registros” Terracop SpA.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 GERENTE GENERAL

• Dar a conocer este procedimiento.

• Mantener bajo aprobación y velar para que este procedimiento se cumpla.
• Difundir a través del Depto. de Sistema de Gestión Integrado y /o Depto. de Calidad de la Oficina
Central y proyectos en ejecución.
• Aprobar y proporcionar los recursos necesarios, tanto humanos como materiales requeridos para la
aplicación de este procedimiento.
• Velar por que todo el personal asociado a los trabajos de este Procedimiento cumpla con lo
establecido en él, de tal manera de asegurar la realización de esta actividad contratiempos.
• Aprobar bajo firma los documentos tales como; Instructivos, Procedimientos, Planes y otros cuando
sea requerido.

5.2 GERENTE DE PROYECTO

• Debe contribuir a la formulación y difusión de los procedimientos, Instructivos, y otros documentos

requeridos por Oficina Central o proyectos en ejecución.
• Debe verificar en terreno el cumplimiento de los procedimientos, instructivos y otros documentos.
• Debe coordinar junto al Departamento de Calidad en Oficina Central y en proyectos en ejecución la
modificación y codificación de los documentos que serán utilizados.

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5.3 ADMINISTRADORES, SUPERVISORES O JEFES DE ÁREA

Son responsables de la mantención de los registros, de la implementación y de la generación de los mismos,

de todos los procedimientos e instructivos que son aplicables a su área.

5.4 ENCARGADO DE CALIDAD

Será el responsable directo de llevar, y mantener actualizado, un listado maestro de los Procedimientos,
Planes, Instructivos, Registros y Formularios.

5.5 TODO EL PERSONAL

Llenar en forma legible, todos los datos que solicita el formato y no considerar los campos que no aplican.

6. METODOLOGÍA DE TRABAJO

6.1 IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS

En los documentos que conforman el Sistema de Gestión Integrado se indican los registros que se utilizan para
evidenciar alguna acción. No obstante, la aplicación de los requisitos del Sistema de Gestión Integrado, así
como la elaboración o modificación de procedimientos e instructivos pueden dar lugar a la necesidad de
identificar nuevos registros.
Los jefes de Departamento y el responsable del SGI deben identificar la información a controlar pertinentes a
sus áreas y con base en ésta, nombrar los registros del Sistema. La identificación de los registros, es construida
basándose en lo indicado en el procedimiento PR-SGI-0001-01 “Elaboración y control de información
documentada”.
Los registros deben ser mantenidos en archivadores e identificados según lo establecido en cada uno de los
documentos en el PUNTO DE REGISTROS contenidos en todos los procedimientos e instructivos (ver tabla
siguiente). En donde se indica el nombre del archivo de registros, el responsable de archivar los registros, el
modo de archivo y el tiempo o periodo que debe conservarse los registros.

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Documento Responsable de Archivo Modo de Archivo Tiempo de Archivo

Nombre del registro Nombre del cargo Indica la forma en que debe Tiempo que deben
responsable del archivo archivarse pudiendo ser por mantenerse los archivo
fecha, correlativo, cliente, al cabo del cual deben
etc. destruirse.

6.2 ACCESO Y RECUPERACIÓN

Únicamente tienen acceso directo a los registros los responsables de su control / archivo, por lo que, las
consultas de los mismos se deben llevar a cabo bajo el control del responsable correspondiente, el cual es el
encargado de asegurar que los registros están protegidos contra cualquier daño, deterioro o pérdida.

6.3 MANTENCION DE REGISTROS

Los registros se deben encontrar disponibles para demostrar que las actividades establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado son efectivamente realizadas. Su almacenamiento y conservación garantizan que no se
dañen durante los periodos establecidos para su mantención.
La responsabilidad de archivar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los archivos. Los
archivos tanto en físico como en soporte digital deben reunir condiciones tales que se minimice la posibilidad
de pérdida o deterioro por accidente o condiciones ambientales.

6.4 COPIAS DE SEGURIDAD DE REGISTROS INFORMATICOS

Todos los registros que se mantengan en soporte informático deben mantener copias de seguridad. El
responsable del área debe asegurarse de su respaldo nombrando e informando al Jefe de Calidad lo siguiente:
✓ El responsable de la elaboración de las copias de seguridad
✓ La ubicación de las copias de seguridad
✓ La frecuencia con que se realizan las copias de seguridad.

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6.5 PERIODO DE ALMACENAMIENTO O TIEMPO DE ARCHIVO

El tiempo de retención es definido por los responsables de cada Departamento, teniendo presente los
requisitos contractuales y la legislación vigente.
Una vez superado el tiempo de retención, los responsables de cada Departamento pueden decidir su
disposición, eliminando los registros o estableciendo su almacenaje.

6.6 LISTA DE DISTRIBUCIÓN PARA CONTROL DE DOCUMENTO

Documento Responsable de Archivo Modo de Archivo Tiempo de Archivo

Carta de Nombramiento de Encargado de Calidad Fecha Duración de la Faena
responsables de soporte
Maestro de Registros Encargado de Calidad Fecha / Contrato Vigencia, listado
actualizado

6.7 HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Juan Pablo
B 28/03/21 Para revisión del Cliente 7 Álvaro Torres Luis Pozo
Vera
Juan Pablo
A 28/03/21 Para revisión interna 7 Álvaro Torres Luis Pozo
Vera
Rev. Fecha Descripción Pg. Elab. Rev. Apr.
KLM KLM KLM

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7. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Con el fin de dar cumplimiento a las normas de Seguridad y Salud Ocupacional en el trabajo, a continuación, se
indica que hacer en caso de que se generen incidentes en la elaboración y control de documentos:

TAREAS RIESGOS MEDIDAS DE CONTROL

Almacenamiento de documentos Desmoronamiento de − Mantener los archivadores de documentos

carpetas, archivadores en lugar visible y sin apilar uno sobre otro,
y documentos de tal manera de evitar que estos se
desmoronen y dañen físicamente a las
personas cercanas.
− Mantener las áreas de circulación liberadas
para evitar tropiezos.
Uso de herramientas de apoyo, como Aprete y corte de − Utilizar herramientas adecuadas para cada
corcheteras, cortopunzantes, y dedos y manos por mal labor a realizar, saca corchetes en lugar de
papelería uso de herramientas sacarlos de forma manual para evitar daños
de apoyo en los dedos.
− Tener especial cuidado en la manipulación
de hojas, para evitar cortes producto del
roce que estas produzcan.
Uso de Equipos electrónicos Enchufes de carga − Revisar periódicamente el estado de los
dañados enchufes y cables de los equipos
electrónicos, para detectar cables y
equipos dañados que puedan poner en
riesgo a los trabajadores.

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8. PROTECCION DEL MEDIO AMBIENTE

Con el fin de dar cumplimiento a las normas ambientales y al control de los residuos que puedan generarse
durante el proceso de elaboración y control de registros, a continuación, se indica que hacer en caso de que se
generen:

RECURSO O RESIDUO GENERADO TIPO MANEJO

Equipos ofimáticos Contaminante − Desconectar el equipo y alimentador si

estará inactivo por más de 1 hora y al
término de la jornada.
Aire acondicionado No peligroso − Uso eficiente del aire acondicionado,
manteniendo una temperatura aproximada
de 20°C en invierno y 24°C en verano, a
modo de disminuir el consumo energético.
− Asegurar que no haya perdida de calor, con
el cierre de puertas y ventanas.
Iluminación No peligroso − Uso eficiente de equipos de iluminación.
− Utilizar luz natural, para disminuir el
consumo energético.
− Utilizar equipos de bajo consumo.
Generación de documentos No peligroso − Imprimir solo documentación necesaria.
− Utilizar las herramientas ofimáticas
disponibles para la generación de
documentación digital.
− Promover el uso del correo electrónico para
el traspaso de la información.
Uso Agua No peligroso − Uso eficiente del agua.
− Dar aviso sobre cualquier fuga en cañerías o
grifos a mantenimiento.

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Otros Residuos No peligrosos − Mantener depósitos de reciclaje, para el

cartón, plásticos, latas, y orgánicos.
− Separar tóner y cartucho de tintas, y
gestionar adecuadamente su reciclaje.
− Separar pilas y baterías, y gestionar
adecuadamente su reciclaje.
− Separar equipos electrónicos, y gestionar
adecuadamente su reciclaje.

9. EVALUACION DEL PROCEDIMIENTO

El cumplimiento de lo establecido en este procedimiento es controlado durante las auditorías internas del SGI
y también en los eventuales controles internos a la documentación del Sistema de Gestión Integrado.

• PR-SGI-0001-03 “Procedimiento de Auditoría Interna”

• PR-SGI-0001-04 “Procedimiento de No Conformidades”

10. ANEXOS

• No Aplica.

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