Clases - Kpi de Gestión Logística

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Modulo VII:

INDICADORES
DE GESTIÓN LOGÍSTICA

Expositor: Mg°. Pedro Inga Flores


FORMA GENERAL DE UN INDICADOR
CUANTITATIVO

Magnitud absoluta de la variable a controlar


I= Magnitud absoluta del universo donde está
inmersa la variable.

•En el denominador se debe incluir los datos o


hechos de la totalidad del universo.
•En el numerador se debe incluir los datos o
hechos de la variable que se quiere controlar y
mejorar.

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Pasos para construir un indicador

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Definir las metas de un indicador

• Valor de actualidad o histórico: Miremos atrás en el


tiempo para definir meta. Es común escuchar
empresas que definen sus metas con base en los
resultados del año anterior. Por ejemplo “aumento del
20% de las acciones de mejora con respecto al año
anterior”. Si no contamos con datos, podemos hacer
mediciones a través del tiempo para tener un punto de
partida, por ejemplo 6 meses de medición para definir
meta a partir del séptimo mes. No obstante, este valor
no menciona el potencial, pero para eso está otro
valor.
• Valor de potencialidad o estándar: Considerando
una gestión eficiente de recursos, ¿cuál podría ser el
mejor escenario? Aquí obtenemos otro valor orientado
a una situación posible con los recursos disponibles
utilizados de la mejor manera.
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Definir las metas de un indicador

• Valor de competencia: No tiene sentido


plantearse una meta si sabes que la
competencia la supera por mucho.
Pregúntate entonces, ¿cuánto obtiene el
mejor?,
¿cuánto obtiene el promedio?
• Valor de usuario/cliente: ¿Qué espera el
usuario o cliente que tu logres?, ¿te vas a
plantear una meta inferior a la exigida por
ellos?

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Fuente de información y frecuencia de
recolección

De dónde proviene la información de los


indicadores? ¿Cada cuánto se toma? ¿Cómo la
vas a recolectar? Por ejemplo:

•La información proviene de informes estatales y


la obtienes a través del sitio web de presidencia.
•La información se obtiene del grupo de personas

evaluadas y se obtiene a través de encuestas y su


análisis.
•La información proviene de las bases de datos

del cliente y se obtiene por envío de correo


electrónico mensual.
Define además cada cuánto se va a recolectar la
información: ¿Cada hora, día, semana o mes?

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Responsables de indicador

Define las distintas responsabilidades


asociadas al indicador.

• Quién trabaja para que se genere la


información
• Quién recolecta la información
• Quién analiza la información
• Quién reporta o presenta la
información del indicador

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Frecuencia de calculo

¿Cada cuánto se calcula el indicador? Esto dependerá del destinatario y


de lo que se está midiendo. Por ejemplo si son las ventas de una tienda, será
pertinente hacer cálculos semanales o diarios. Si es un proyecto de gobierno
como la disminución de la pobreza en cierta ciudad de cierto país, será más
pertinente hacer cálculos semestrales.

No confundamos frecuencia de calculo con frecuencia de recolección de


información. Por ejemplo para evidenciar el trabajo de un proveedor puede
ser conveniente calcular el indicador semestralmente. No obstante, ¿vamos
a recolectar la información del trabajo de ese proveedor cuando pasen 6
meses de su labor? No . Será más conveniente que tengamos una hoja de
control de proveedor donde anotemos su gestión semanal.

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GRUPOS DE INDICADORES DE GESTION
LOGISTICOS
1. INDICADORES DE COSTOS O FINANCIEROS
Mide las actividades que consumen los recursos económicos en los
diferentes procesos logísticos.

2. INDICADORES DE TIEMPO
Miden el tiempo que consume una actividad,
un proceso de logística o una operación.

3. INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
Miden la eficiencia en el uso de los recursos en
la operación

4. INDICADORES DE CALIDAD
Miden la efectividad en la elaboración de las
actividades o los procesos
CÓMO MEDIR EL DESEMPEÑO
EN EL PROCESO LOGÍSTICO?
• 1. Costo - Habilidad
de proporcionar
bienes y servicios al
menor costo posible
• 2. Tiempo -
Capacidad de la firma
de acceder a los
mercados y de
responder a los
cambios en el menor
tiempo posible
CÓMO MEDIR EL DESEMPEÑO
EN EL PROCESO LOGÍSTICO?
• 3. Productividad -
Habilidad de producir los
mayores resultados
posibles con la menor
cantidad de recursos
disponibles
• 4. Calidad - Habilidad de
generar bienes y servicios
que satisfagan o excedan
las expectativas de los
consumidores
RESUMEN DE LOS PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIÓN EN
LOS PROCESOS LOGÍSTICOS

• COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
• GESTIÓN DE INVENTARIOS
• PLANEACION DE LA PRODUCCIÓN
• GESTION DE BODEGAS Y ALMACENES
• TRANSPORTES DE MERCANCIAS
• SERVICIO AL CLIENTE
COSTO Vs SERVICIO
Costo de Ventas, Perdidas y Costos de
Mantener Inventarios
Costo
Costo de manejo
del stock
Costos totales de la política

Diferencial
ÓPTIMO
de costos

Costo de ventas perdidas

Nivel de Servicio
80% 85% 90% 95% 100%
Óptimo Objetivo

• La venta perdida puede ser el Margen o el Precio de Venta.


• Si hay portafolio sustitutivo este costo no debe ser muy alto.
• Se recomienda hacer dicho análisis con buen grado de profundidad: Cliente / Producto.
COSTO Vs SERVICIO
Costo de Ventas, Perdidas y Costos de
Mantener Inventarios
NIVEL DE COSTO VENTAS COSTO INVENTARIO TOTAL COSTO
SERVICIO PERDIDAS
50% 2.000 750 2.750
60% 1.600 751 2.351
65% 1.400 752 2.152
70% 1.200 752 1.953
75% 1.000 754 1.754
80% 900 755 1.655
85% 800 800 1.600
90% 600 1.100 1.700
92,5% 400 1.300 1.700
95% 300 1.400 1.700
97% 250 1.500 1.750
98% 200 1.600 1.800
99% 150 1.700 1.850
99,5% 100 1.800 1.900
99,7% 50 1.900 1.950
Compras y
aprovisionamientos
Ciclo de la Orden de Compra
Objetivo:

Corresponde al promedio de días que transcurren entre la recepción de la


orden de compra y la entrega física de la mercadería.

SUMATORIA DE LOS CICLOS DE LAS ORDENES DE COMPRA del período X

# TOTAL DE ORDENES DE COMPRA en el período X

Sumatoria de los Ciclos de las Ordenes de Compra: Es igual a la suma de todos los ciclos de las órdenes de
compra del período; es decir, la suma de los días que transcurren entre la recepción de cada orden de compra y
la llegada a destino de lo solicitado.
VOLUMEN DE COMPRAS
OBJETIVO: Controlar la evolución del costo de compras en relación con el volumen
de ventas.
DEFINICIÓN: Porcentaje sobre las ventas de los soles gastados en compras.
FORMULA:
Valor de compras
Valor = * 100
Total de ventas

PERIODICIDAD: Mensual.
IMPACTO: Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de
la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las compras y
negociación con proveedores.
CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOS

OBJETIVO: Controlar la calidad de los pedidos de compras generados.


DEFINICIÓN: Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin
necesidad de información adicional.
FORMULA:
Pedidos generados sin problemas
Valor = * 100
Total pedidos generados

PERIODICIDAD: Mensual.
IMPACTO: Costes de los problemas inherentes a la generación errática de pedidos,
como: coste del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del
personal de compras para identificar y resolver problemas, retrasos en
la producción, incremento del coste de mantenimiento de inventarios,
pérdida de ventas, etc...
ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDAS
OBJETIVO: Controlar la calidad de los productos/materiales recibidos, junto con la
puntualidad y completitud de la entrega.
DEFINICIÓN: Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas) que no cumplan las
especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor.
FORMULA:

Ordenes y Productos rechazados


Valor = * 100
Total productos recibidos

PERIODICIDAD: Semanal (y agregaciones mensual, trimestral y anual).


IMPACTO: Costes de recibir productos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio,
como: coste de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la
producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc..
CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES

OBJETIVO: Controlar la calidad de los proveedores y nivel de integración con los mismos.
DEFINICIÓN: Número y porcentaje de proveedores certificados

FORMULA:
Proveedores certificados
Valor = * 100
Total proveedores

PERIODICIDAD: Mensual.
IMPACTO: Costes de implantar controles adicionales en la recepción de productos
provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivele de servicio
inadecuados, con implicaciones como: coste de retornos, coste de volver a realizar
pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad,
pérdida de ventas, etc...
Planificación y
Gestión de Inventarios
ROTACIÓN DE MERCANCIA

DEFINICIÓN:
Proporción entre las ventas y las existencias promedio e indica el número
de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas.

FORMULA Vtas Acumuladas = UNIDADES


R=
Inv. Promedio O VALOR $
IMPACTO:
Las políticas de inventario en general deben mantener un elevado índice
de rotación. Para lo anterior se requiere diseñar políticas de entregas muy
frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este
principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre
cliente y proveedor.
DURACIÓN DE MERCANCIA

DEFINICIÓN:
Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período e
indica el numero de días de inventario de la mercancía.

FORMULA Inv. Final X 30 días


D=
Ventas Promedio

• IMPACTO : Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos


empleados en inventarios que pueden no tener una
materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de
ser perdido o sufrir obsolescencia.
COSTO DE MANTENER EL INVENTARIO “CARRYING
COST”

DEFINICIÓN:
Se determina midiendo el costo total invertido en mantener el inventario de mercancías en
las bodegas y centros de distribución.

FORMULA: = Costos de mantener inventario X100


Valor del inventario

NOTA:

SE TOMA EL TOTAL DE COSTOS Y GASTOS INHERENTES A CUSTODIAR LAS


MERCANCIAS DURANTE UN TIEMPO ESPECIFICO EN LO RELACIONADO
CON LAS INSTALACIONES, SISTEMAS, EQUIPOS, MANO DE OBRA,
SERVICIOS, COMPRAS, MANTENIMIENTO, ETC
VEJEZ DEL INVENTARIO

DEFINICIÓN:
Nivel de mercancía no disponible para despachos por obsolescencia, deterioro,
averiadas, devueltas en mal estado,vencimiento,etc.

FORMULA= UNID. DAÑADAS + OBSOLETAS+ VENCIDAS


UNIDADES DISPONIBLES INVENTARIO

•IMPACTO:
En un periodo de tiempo se observa el nivel de mercancía no apta para
despacho, con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercancía
para que no afecte el costo del inventario de la bodega y el nivel de
servicio al consumidor final.
VALOR ECONOMICO
DEL INVENTARIO
DEFINICION:
MIDE EL PORCENTAJE DEL COSTO DEL INVENTARIO FISICO DENTRO DEL
COSTO DE LA MERCANCIA DE LA EMPRESA.

FORMULA= VALOR INVENTARIO FISICO


VALOR COSTO DE VENTA DEL MES

• IMPACTO:
En un periodo de tiempo se mide el nivel el valor del inventario
de producto terminado en relación con las ventas al costo, con el
fin de evaluar el cumplimiento de las políticas de inventario de la
compañía.
EXACTITUD EN INVENTARIOS VALOR DEL
INVENTARIO
DEFINICIÓN
Se determina midiendo el numero de unidades, referencias y valor que representan
descuadres o diferencias con respecto al inventario lógico o teórico cuando se realiza
el inventario físico.

Pesos = Valor diferencia ($, Uds, Ref) X 100


Valor total inventario($, Uds, Ref)
IMPACTO:
Conocer el nivel de confiabilidad de la información de inventarios en
centros de distribución con el fin de identificar las posibles desfases
en los productos almacenados y tomar acciones correctivas con
anticipación y que afectan la rentabilidad de las empresas.
EXACTITUD DEL PRONÓSTICO

OBJETIVO: Controlar la calidad del sistema de pronóstico y su nivel de confiabilidad.


DEFINICIÓN: Relación entre lo pronosticado y el resultado real.
FÓRMULA:
1-(Pronóstico – Real)
E.P. =
Pronóstico

PERIODICIDAD: Según la corrida que se tenga para el pronóstico.


IMPACTO: Medir la calidad, importancia y vigencia del sistema de pronóstico que tenga la
compañía, identificando los items que presentan mayores divergencias con el fin de tomar
las acciones prácticas que permitan mejorar la planificación y asignación de los recursos a
lo largo de las operaciones de logística, propendiendo por un mejoramiento en el nivel de
servicio al cliente.
EXACTITUD DEL PRONÓSTICO

Ref real Pronóstico EXACTITUD PRONOSTICO % PARTICIPACIÓN PRO. PONDERADO


1 148.523,99 172.824,00 83,64% 41,69% 34,87%
2 33.248,56 33.350,00 99,69% 8,05% 8,02%
3 29.569,16 39.126,00 67,68% 9,44% 6,39%
4 56.051,28 70.397,00 74,41% 16,98% 12,64%
5 13.953,21 16.421,00 82,31% 3,96% 3,26%
6 14.915,78 20.609,00 61,83% 4,97% 3,07%
7 18.790,90 19.473,00 96,37% 4,70% 4,53%
8 11.444,03 12.532,00 90,49% 3,02% 2,74%
9 10.981,94 14.353,00 69,30% 3,46% 2,40%
10 13.688,70 15.416,00 87,38% 3,72% 3,25%
TOTAL 414.501,00 TOTAL 100,00% 81,17%
INDICADORES DE GESTIÓN
CENTROS DE DISTRIBUCIÓN
Y BODEGAS
COSTO UNIDAD ALMACENADA

OBJETIVO: Controlar el valor unitario del costo por almacenamiento propio o contratado..
DEFINICIÓN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el numero de unidades
almacenadas en un periodo determinado.

FORMULA= COSTO DEL ALMACENAMIENTO


NUMERO DE UNID. ALMACENADAS

NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER
DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO
O TENERLO PROPIO.
COSTO POR UNIDAD DESPACHADA

OBJETIVO: Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de la bodega.
DEFINICIÓN: Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos
del centro de distribución.

FORMULA= COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA


TOTAL UNIDADES DESPACHADAS

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR


UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIÓN
COSTOS POR DESPACHOS

OBJETIVO: Calcular los gastos de la bodega respecto al total de despachos Efectuados.


DEFINICION: De cada 100 dólares que se despachan, que porcentaje es atribuido a los
gastos de operación.

FORMULA= TOTAL COSTO OPERACIÓN BODEGA


TOTAL COSTO DESPACHADO

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS OPERATIVOS


DE LA BODEGA RESPECTO A LA VENTAS DE LA EMPRESA
NUMERO DE UNIDADES DESPACHADAS
POR EMPLEADO

OBJETIVO: Controlar la contribución de las unidades despachadas por persona bodega.


DEFINICIÓN: consiste en conocer el # de unidades o cajas despachadas por cada empelado del
total despachado.

TOTAL UNIDADES DESPACHADAS


FORMULA=
NUMERO DE EMPLEADOS BODEGA

NOTA: SIRVE PARA COMPARAR LA PARTICIPACION EN UNIDADES DE CADA


EMPLEADO Y PODER COMPARAR CON OTRAS BODEGAS AFINES.
COSTO METRO CUADRADO
OBJETIVO: Cuantificar el costo del área de almacenamiento respecto a los costos de
operación interna.
DEFINICIÓN: consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega.

FORMULA= COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA


TOTAL AREA DE ALMACENAMIENTO

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL VALOR UNITARIO DE METRO CUADRADO Y ASI


PODER NEGOCIAR VALORES DE ARRENDAMEINTO Y COMPARAR CON OTRAS CIFRAS
DE BODEGAS SIMILARES CON EL FIN DE TERCERIZAR LA OPERACIÓN DE
ALMACENAMIENTO.
COSTO DE DESPACHOS POR
EMPLEADO
OBJETIVO: Conocer la contribución de cada empleado en relación con el gasto operativo.
DEFINICIÓN: Consiste en conocer el costo con el que participa cada empleado dentro del total
despachado.

FORMULA= COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA


NUMERO DE EMPLEADOS BODEGA

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL COSTO CON EL QUE PARTICIPA CADA


EMPLEADO DENTRO DE LOS GASTOS DE LA EMPRESA, CON EL FIN DE
REDUCIRLO EN FORMA CONTINUA.
Costo de transporte vs. ventas
Definición: Consiste en controlar el costo de transporte
respecto a las ventas que se ha generado en un periodo
determinado.
Frecuencia : Este indicador se mide de manera
mensual.
Impacto : Sirve para conocer el porcentaje de los
gastos por transporte y así poder aplicar medidas que
reduzcan este importante costo logístico
Capacidad total utilizada (volumen o peso)
• Definición: Mide el porcentaje de utilización real versus la
capacidad instalada
• Frecuencia : Este indicador se mide de manera mensual.
• Impacto : Sirve para conocer el nivel de utilización real de los
camiones y así determinar la necesidad de optimizar la
capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar
transporte particular.
Indicador de Productividad de unidades o Kilos
despachadas
Definición: Mide la participación de los kilos
despachados frente a los costos que se incurrió en la
Distribución y transporte.
Frecuencia : Este indicador se mide de manera
mensual.
Impacto : Medir si los gastos de transporte justifican el
nivel de despachos que se ha entregado a los clientes
expresado en kilos o unidades.
OTD (On time delivery) o Nivel de cumplimiento
de despachos
• Definición: Este indicador mide el nivel de cumplimiento
de la compañía para realizar la entrega de los pedidos en
la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente.
• Frecuencia : Este indicador se mide de manera mensual.
• Impacto : Costo para el cliente de pedidos no recibidos y
perdida de ventas tanto para el cliente como para la
empresa.
Indicador FILL RATE
• Definición: Mide el porcentaje de la mercadería entregada
de un pedido con relación al total del pedido.
• Frecuencia : Este indicador se mide de manera mensual.
• Impacto : Forma parte de su evaluación como
proveedor,infliur en la decisión del comprador para solicitar
mas productos y evitar el pago de penalidades.
OTIF (On time In full) o Nivel de cumplimiento a tiempo
y completo los despachos por línea o pedido
• Definición: Este indicador mide el nivel de cumplimiento de la
compañía para realizar la entrega de los pedidos en la fecha o periodo
de tiempo pactado con el cliente y a la vez si se entrego completo sin
lugar a devolución.
• Frecuencia : Este indicador se mide de manera mensual.
• Impacto : Costo para el cliente de pedidos no recibidos y perdida de
ventas tanto para el cliente como para la empresa al igual el
incremento de los costos por reprocesos y logísticos .
¡MUCHAS GRACIAS¡

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