ELEMENTOS TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y ÁREAS FUNCIONALES DE UNA

EMPRESA

El estudiante será capaz de:

• Diferenciar elementos de la Teoría General de Sistemas y las áreas funcionales de una empresa,
considerando su funcionalidad.

RESUMEN: El enfoque de sistemas resulta indispensable para analizar las diferentes áreas funcionales
de la organización como subsistemas de ésta, articuladas a través de interacciones que contribuyen a
lograr los objetivos comunes de la misma.

En este sentido se estudiarán los fundamentos de la teoría general de sistemas y su integración con las
áreas de la organización, todo para mostrar cómo de forma global se pueden estudiar procesos
relacionados con todas las áreas funcionales de la empresa.

PREGUNTAS GATILLANTES:

• ¿Cuáles son los elementos de la Teoría General de Sistemas?

RESPUESTA: Entradas, Salidas, Procesos, Homeostasis, Retroalimentación, Entropía.

• ¿Cuáles son las principales áreas funcionales de la organización?

RESPUESTA: área de producción, área de finanzas, área de recursos humanos, área de
administración, área de tecnologías de la información, área de marketing y ventas.
• ¿Cuáles son las funciones de las principales áreas de la organización?
RESPUESTAS:
Funciones del área de producción: son el diseño de operaciones, planificación y control de
operaciones, gestión de inventarios y gestión de la calidad

Funciones del área de finanzas son la estructura financiera, liquidez y tesorería.

Funciones del área de Recursos humanos: formular planes, políticas y procedimientos de

reclutamiento del personal.
• Formular políticas y planes de capacitación y desarrollo del personal.
• Gestionar el sistema de retribuciones y beneficios laborales de acuerdo a las normas internas y legales
vigentes.
• Velar por el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
• Establecer procedimientos y criterios de evaluación del personal.
• Desarrollar planes de capacitación y desarrollo del personal.

Funciones del área de administración: Planeación, Organización, Dirección,Control.

Funciones del área de tecnologías de la información:

• Capturar y procesar electrónicamente datos relativos a las actividades de la organización, a los fines
de generar información para la toma de decisiones.
• Elaborar y aplicar planes de mantenimiento del hardware y software.
• Desarrollar sistemas de información que den soporte a los procesos de trabajo de la organización.
• Aplicar mecanismos y procedimientos para garantizar la seguridad de la información y la
administración del acceso a la misma.
• Dar soporte técnico a los usuarios de los recursos informáticos.
• Gestionar los servicios de conexión a redes (intranet e internet).

Funciones del área de marketing: es de promocionar o vender ese producto, servicio o marca.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y SUS ELEMENTOS La Teoría General de Sistemas (TGS)

constituye el desarrollo teórico orientado a identificar y establecer principios básicos aplicables a los
sistemas en general, sin importar el campo de la ciencia al cual pertenezcan. Esto permite que los
fenómenos se enfoquen como sistemas y en calidad de tales, se estudien desde una perspectiva de
totalidad, lo cual hace posible comprender los comportamientos que no son explicables al estudiar las
partes del fenómeno de manera aislada.

La TGS fue desarrollada por Karl Ludwig von Bertalanffy (1968), quien la considera una ciencia
general de la totalidad “que nos acerca a la meta de la unidad de la ciencia” (p. 35). El autor define al
sistema como un complejo de elementos interactuantes que forman un todo, cuyas características o
propiedades no se encuentran en sus elementos separadamente (p. 56).

La TGS parte de tres premisas básicas:

• Los sistemas existen dentro de sistemas mayores y por ende, cada sistema está compuesto, a su vez,
por subsistemas o sistemas menores. Un departamento de producción está dentro de una empresa
industrial; una fábrica de prendas de vestir está dentro del sector de la industria textil; una
municipalidad está dentro del sector público.
• Los sistemas son abiertos, intercambian elementos ininterrumpidamente con el ambiente, constituido
por otros sistemas que están a su alrededor. Las organizaciones reciben del ambiente insumos,
información, tecnología y recursos financieros; y a cambio entregan productos y servicios a otras
organizaciones y a la sociedad en general.

• Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Los productos y servicios que una
organización es capaz de generar están limitados por su estructura organizativa, su tecnología y las
capacidades del personal. En tal sentido, se debe considerar que, si la organización desea ampliar sus
mercados, diversificar su línea de productos o incursionar en otra rama de actividad, debe adaptar su
estructura funcional y tecnológica a los cambios planteados.

LOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LOS SISTEMAS SON:

Interacción: La interacción significa que los elementos de un sistema tienen relaciones bidireccionales
o de influencia recíproca, por lo cual existe interdependencia entre ellos; dentro de estas interacciones,
un elemento puede tener un comportamiento diferente en su relación con cada uno de los restantes (von
Bertalanffy, 1968, p. 56).

A raíz de interacciones que se dan en el sistema, las modificaciones de un elemento afectarán a la

globalidad del mismo. En la organización, una paralización en el sistema de producción, provocará una
disminución de las ventas, lo que repercutirá en el flujo de caja (gestión de recursos financieros) y, a su
vez, afectará el sistema de pagos del personal, así como el de compras.

Globalidad: Un sistema tiene propiedades resultantes de la integración de sus elementos que superan
las características de sus componentes por separado y que solamente son atribuibles al sistema en su
conjunto. De esta forma, en el todo surgen cualidades que no tienen sus elementos y que son llamadas
propiedades emergentes. A esta característica de los sistemas se le denomina sinergia.
En una organización, la combinación de recursos financieros, tecnologías y competencias de las
personas permiten construir capacidades de producción y comercialización de bienes y servicios que no
están al alcance de los referidos recursos en forma aislada. En el mismo sentido, puede decirse que la
coordinación entre las diferentes áreas de la organización, genera resultados superiores a la suma de los
rendimientos que cada una de las partes obtiene individualmente.
La globalidad implica que para poder comprender un sistema, se le debe abordar como un todo y no
tratar de segmentarlo en sus partes, ya que perdería sus propiedades esenciales. El estudio de las partes
por separado, no permite explicar o predecir el comportamiento del sistema. A esta visión del conjunto
se le llama holismo.

Organización :Es el patrón de interrelaciones que definen la interdependencia entre los elementos del
sistema, y que da lugar a una totalidad nueva con atributos diferentes a los que poseen las partes. En el
caso de los sistemas organizacionales, este concepto se expresa en la estructura organizativa y las
normas de funcionamiento que rigen el comportamiento de los miembros de la organización.

Objetivo: Todo sistema existe para cumplir con un propósito, que es la finalidad en torno a la cual se
organizan las relaciones entre los elementos del mismo. En el caso de las organizaciones, tienen una
finalidad o misión, por ejemplo, prestar servicios de telecomunicaciones en un determinado mercado, y
en el marco de la misma, se establecen objetivos, que son los logros que se espera alcanzar para un
determinado horizonte temporal.
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS :Para simplificar el estudio de los sistemas se les clasifica
de diferentes formas, sin embargo, existen clasificaciones de uso más común, como son las que se
basan en aspectos de los sistemas tales como: materialidad, relaciones con el medio ambiente,
comportamiento y complejidad. A continuación, se muestra la diferenciación de los sistemas de
acuerdo a cada uno de estos criterios.

a) De acuerdo a la materialidad
• Físicos: son los que tienen carácter tangible, como las máquinas o el cuerpo humano.
• Abstractos: son los que no tienen expresión material, sino que existen en la esfera conceptual, como
las teorías científicas, los sistemas legales y las normas de contabilidad.

b) De acuerdo a sus relaciones con el medio ambiente

• Abiertos: son aquellos que intercambian recursos y energía con el medio circundante de forma
constante. Este flujo de intercambio les permite mantenerse en un estado estable, lo que significa que
conservan su composición, a pesar de las fuerzas que tienden a provocar el desorden, en razón de lo
cual son capaces de alcanzar un determinando estado final o una meta, no obstante, los cambios en las
condiciones del ambiente o en el propio sistema. Esta propiedad se denomina equifinalidad. Los
sistemas abiertos son eminentemente adaptativos, ya que deben responder continuamente a los cambios
del ambiente.
• Cerrados: en teoría, son sistemas que no mantienen relaciones recíprocas con el medio ambiente, sin
embargo, no existen en rigor, ya que todos los sistemas reciben algún tipo de insumo del medio y
generan alguna salida hacia el mismo. Por lo tanto, esta denominación se usa en realidad para aludir a
los sistemas que tienen comportamientos predecibles y programados y que producen salidas
invariables, tales como las máquinas

c) De acuerdo a su comportamiento
• Determinísticos: son los sistemas cuyo comportamiento es predecible, ya que obedecen a ciclos
programados. Ejemplo de ellos son las computadoras.
• Probabilísticos: son aquellos cuyo comportamiento se describe en términos de probabilidades, ya que
están sujetos a la influencia de variables desconocidas e incontroladas. Tal es el caso de los sistemas
sociales y, específicamente, las organizaciones.

d) De acuerdo a su complejidad
• Simples: son aquellos cuyo número de componentes, interacciones y funciones es reducido, por
ejemplo, una bicicleta.
• Complejos: son los que están conformados por un número y diversidad considerable de elementos,
que establecen una nutrida trama de interacciones, para el desarrollo de un volumen significativo de
funciones. Por ejemplo, una aeronave.
Dinámica Funcional de los Sistemas:A partir de la premisa de que los sistemas, en general, tienen
intercambios con el medio ambiente, la TGS plantea que los mismos obedecen a una dinámica
funcional que les permite cumplir con sus objetivos.
ELEMENTOS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

Entradas: son los insumos constituidos por materiales, energía e información que se requieren para el
funcionamiento del sistema y que son suministradas por el medioambiente. Por ejemplo, en el sistema
de gestión financiera de la empresa, una entrada sería la información sobre el comportamiento de las
tasas de interés activas.

Salidas: son los productos o resultados que se obtienen de las operaciones de transformación del
sistema. En el sistema de contabilidad de una organización, los estados financieros constituyen una
salida.

Proceso: es el mecanismo de conversión que permite la transformación de entradas en salidas. Ejemplo

de este concepto, es el proceso productivo dentro de una empresa industrial.

Homeostasis: son los mecanismos de respuestas de autorregulación interna del sistema, que permiten
mantenerlo estabilizado ante los cambios en las condiciones del medio ambiente, con el fin de
conservar invariable su estructura o forma. Un ejemplo de este tipo de mecanismo en las
organizaciones, son los sistemas de control del riesgo.

Retroalimentación: es el mecanismo a través del cual se compara la información sobre las salidas del
sistema contra un estándar establecido, con el propósito de corregir las desviaciones respecto al estado
que se desea mantener o a las metas por alcanzar, con lo cual el sistema se autorregula. La
retroalimentación, es, por tanto, un mecanismo de homeóstasis o de autorregulación. Un ejemplo de
retroalimentación, es la evaluación del cumplimiento de los requerimientos de calidad de un producto.

Entropía: es un proceso de degradación de la energía en los sistemas, que conduce irreversiblemen

te hacia el desorden. Este proceso tiende a ser inevitable en los sistemas cerrados, en cambio, los
sistemas abiertos pueden restaurar su energía a través de la interacción con el medio ambiente, por lo
cual, pueden evitar la entropía y lograr estados de creciente organización, lo que se conoce como
entropía negativa o negantropía. Los sistemas abiertos logran este estado a través de respuestas
adaptativas frente a los cambios del ambiente, lo que les permite optimizar la estructura en un proceso
continuo de auto-organización. Por ejemplo, la organización puede utilizar la subcontratación u
outsourcing para incorporar nuevos procesos y tecnologías a sus operaciones, con lo cual puede
adaptarse a las exigencias del entorno, manteniendo una estructura flexible y disminuyendo costos, a
través de la obtención de servicios del medio ambiente.
ÁREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:

ÁREAS DE PRODUCCIÓN: El área de producción es la encargada de ejecutar los procesos

relacionados con la creación de productos, por tanto, está orientada a la transformación de materias
primas o insumos (inputs) para la generación de bienes y servicios (outputs). Tradicionalmente, la
función de la producción se asociaba a las operaciones de fabricación de bienes, sin embargo, a raíz del
auge económico de las actividades de servicios, se ha incorporado a este sector en las consideraciones
relativas a la función productiva, de tal forma que, al hablar de la misma, se hace referencia tanto a los
productos tangibles como a los servicios.

El objetivo del área de producción puede plantearse como gestionar las operaciones de transformación
de la materia prima e insumos en productos o servicios, para lograr su eficacia y eficiencia, atendiendo
a criterios de calidad y a la normativa legal aplicable.
Las funciones del área analizada pueden dividirse en cuatro categorías: diseño de operaciones,
planificación y control de operaciones, gestión de inventarios y gestión de la calidad:

a) Diseño de operaciones El diseño de operaciones abarca un conjunto de decisiones relacionadas con

el tipo de sistema productivo y tecnologías a utilizar en la producción, la capacidad productiva y el
arreglo físico de las operaciones de fabricación del bien o prestación del servicio. Abarca funciones
como:
 Determinar el tipo de sistema de producción y los insumos a utilizar.
 Determinar la capacidad productiva y las tecnologías a emplear.
 Diseñar el flujo de operaciones y la distribución física de los materiales, equipos y personal en los
espacios de las instalaciones productivas, así como las condiciones ambientales de las mismas, con el
propósito de aumentar la eficiencia y mejorar las condiciones de seguridad y salud laboral.

b) Planificación y control de operaciones La planificación y control de operaciones comprende la

definición de objetivos, acciones y metas de producción a corto y mediano plazo, así como la
aplicación de mecanismos de seguimiento para evaluar la ejecución de las operaciones de acuerdo a los
términos previstos. Incluye aspectos tales como:
• Formular planes de producción a mediano y corto plazo.
• Establecer estándares para la fabricación del producto o prestación del servicio y para la ejecución de
las operaciones, en general.
• Coordinar el desarrollo de las actividades productivas.
• Diseñar y aplicar procedimientos e instrumentos de seguimiento de las operaciones.
• Diseñar y ejecutar planes de mantenimiento de la fábrica.
• Establecer y ejecutar programas de seguridad y salud laboral.

c) Gestión de inventarios:El concepto de inventario hace referencia a las existencias de materiales o

insumos que se transforman o se consumen en las operaciones de generación de un bien o servicio, así
como a los productos terminados o en proceso disponibles. La gestión de inventarios abarca las
políticas y procedimientos destinados a la preservación de estos recursos y a la optimización de los
costos derivados de mantener y reponer dichas existencias. Entre las funciones del área de producción
relacionadas con la gestión de inventarios figuran:
 Establecer mecanismos para la preservación física de los inventarios.
 Establecer políticas y procedimientos para el control de las cantidades de materiales, insumos y
productos disponibles.
 Establecer políticas y procedimientos de determinación de costos de los inventarios.
 Aplicar metodologías para gestionar los niveles de inventarios óptimos y el momento en el cual se
debe hacer la reposición de los mismos.

d) Gestión de la calidad: La gestión de la calidad se relaciona con la aplicación de criterios y normas

para la fabricación de un bien o la prestación de un servicio, con el fin de garantizar la satisfacción del
cliente, manteniendo la eficiencia en la producción. Entre las funciones del área de operaciones en
materia de gestión de calidad figuran:
+ Establecimiento de estándares de calidad para los productos y procesos.
 Adiestramiento del personal en materia de calidad.
 Seguimiento al cumplimiento de los estándares de calidad de los productos o servicios.

ÁREA DE FINANZAS: El área de finanzas es la encargada de gestionar los recursos financieros

necesarios para el funcionamiento de la organización, así como las inversiones de los fondos
excedentes. El objetivo del área de finanzas es optimizar la estructura de financiamiento de la
organización, garantizando la disponibilidad de fondos para hacer frente a las obligaciones a corto
plazo, con el menor riesgo posible.

Las funciones del área de finanzas se relacionan, entonces, con tres aspectos de gestión: estructura
financiera, liquidez y tesorería.

El primer aspecto tiene que ver con definir y mantener un nivel de endeudamiento que resulte
aconsejable para la organización, tomando en consideración el costo del financiamiento. Dicho nivel de
endeudamiento se mide por la relación entre las obligaciones y los recursos propios (patrimonio) de la
organización.

La gestión de la liquidez consiste en mantener los montos de activo circulante requeridos para hacer
frente a los pagos asociados con el ciclo operativo del negocio y las obligaciones a corto plazo.

Por su parte, la gestión de tesorería se refiere a la gestión de las disponibilidades en cuentas bancarias y
la inversión de los fondos excedentes de la organización. A continuación, se mencionan algunas
funciones del área de finanzas en cada uno de los tres aspectos mencionados.

a) Estructura de financiamiento:
• Determinar la estructura de financiamiento conveniente para la organización.
• Determinar la composición adecuada del pasivo entre corto y largo plazo.
• Identificar las fuentes de financiamiento para la empresa y evaluar las opciones disponibles.
• Tomar decisiones sobre inversiones de capital.
• Determinar el riesgo financiero.

b) Liquidez:
• Determinar el nivel de liquidez necesario.
• Analizar el flujo de efectivo de la organización.

c) Tesorería: • Controlar disponibilidades en cuentas bancarias.

• Tomar decisiones sobre inversiones financieras.
• Elaborar presupuesto de inversiones.
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS: El área de recursos humanos se ocupa de la captación y
desarrollo del personal de la organización, así como de los aspectos administrativos de la asignación de
retribuciones laborales a los trabajadores. El objetivo del área es asegurar la disponibilidad y retención
del talento humano que se ajuste a los requerimientos de la organización, con base en la satisfacción y
el bienestar laboral. Entre las funciones del área figuran las que se mencionan a continuación:
Formular planes, políticas y procedimientos de reclutamiento del personal.
• Formular políticas y planes de capacitación y desarrollo del personal.
• Gestionar el sistema de retribuciones y beneficios laborales de acuerdo a las normas internas y legales
vigentes.
• Velar por el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
• Establecer procedimientos y criterios de evaluación del personal.
• Desarrollar planes de capacitación y desarrollo del personal.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN: El área de administración se orienta a la integración de los recursos

de la organización, a los efectos de lograr los objetivos de la misma con el mejor aprovechamiento
posible de dichos recursos. Su propósito es, por tanto, ordenar los esfuerzos de la organización en todos
los niveles, mediante la planeación, organización, dirección y control. Estas constituyen las funciones
básicas de la administración, dentro de las cuales se agrupan funciones más detalladas de las cuales se
dan ejemplos a continuación.

a) Planeación:
• Formular los objetivos, estrategias y metas de la organización a través de planes de corto, mediano y
largo plazo.
• Establecer mecanismos de vinculación entre la organización y su entorno.
b) Organización:
• Establecer la estructura y procedimientos de la organización mediante instrumentos formales como
organigramas y manuales.
c) Dirección:
• Adoptar políticas de gestión del talento humano orientadas a la motivación, participación y el trabajo
en equipo.
• Establecer canales de comunicación entre los niveles y áreas de la organización.
d) Control:
• Establecer mecanismos de seguimiento del desempeño para monitorear el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
• Hacer seguimiento a las variables del entorno que afectan el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.

ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN: El objetivo del área de tecnologías de la

información apunta a la generación de información exacta y oportuna a partir del procesamiento
electrónico de datos, a los fines de apoyar la toma de decisiones de la organización. Entre las funciones
del área referida se encuentran las siguientes:
• Capturar y procesar electrónicamente datos relativos a las actividades de la organización, a los fines
de generar información para la toma de decisiones.
• Elaborar y aplicar planes de mantenimiento del hardware y software.
• Desarrollar sistemas de información que den soporte a los procesos de trabajo de la organización.
• Aplicar mecanismos y procedimientos para garantizar la seguridad de la información y la
administración del acceso a la misma.
• Dar soporte técnico a los usuarios de los recursos informáticos.
• Gestionar los servicios de conexión a redes (intranet e internet).
ÁREA DE MARKETING: El área de marketing o mercadotecnia dentro de una organización tiene
como tarea la comunicación del valor de un producto, servicio o marca hacia un determinado segmento
del público para encaminar el cumplimiento de un objetivo final: el de promocionar o vender ese
producto, servicio o marca.

COMENTARIO FINAL: La Teoría General de Sistemas (TGS) se centra en dos aspectos

fundamentales como son: las interacciones entre los elementos del sistema, que permiten a éste
comportarse como una totalidad con atributos superiores a los de sus partes, y la influencia del medio
ambiente en el sistema, que exige una constante readaptación del mismo para mantener su estado
estable. Con base en estos dos aspectos, la TGS es indiscutiblemente un marco de análisis aplicable a
las organizaciones, ya que, para alcanzar sus objetivos, éstas deben actuar con sentido de unidad,
basadas en esfuerzos coordinados y apoyadas en sus capacidades propias, bajo una determinante
influencia de las fuerzas del ambiente en sus dimensiones económica, social y tecnológica, que hoy
como nunca marcan el rumbo de los negocios.

Las diferentes áreas funcionales de la organización responden a la necesidad de administrar de forma

especializada la diversidad de recursos y la complejidad de actividades que concurren en la misma; no
obstante, a través de la función administrativa y desde una perspectiva sistémica, dichas áreas deben
interrelacionarse, como subsistemas del sistema organizativo, para contribuir al logro de los objetivos
de éste.
Se definen como el patrón de interrelaciones que definen la interdependencia entre los elementos
del sistema
respuesta: organización; La organización da lugar a una totalidad nueva con atributos diferentes
a los que poseen las partes (El todo está compuestos por las partes)

Todo sistema existe para cumplir con un propósito. A este propósito se le conoce como:
respuesta: objetivo; Los objetivos se relacionan con la finalidad o misión que busca lograr la
empresa u organización.

Adstracto; Un sistema abstracto está compuesto, al contrario que un sistema concreto, por
elementos que no pueden ser tocados o sentidos directamente, como planes, ideas, hipótesis,
teorías, etc.

ejemplo de sistemas abiertos: respuesta: el cuerpo humano; El cuerpo humano toma aire del
ambiente (oxígeno) para poder respirar y emana otros compuestos al exterior, así como establece
procesos de comunicación con otros seres, por lo que está en constante relación con su entorno
definiéndose como un sistema abierto

respuesta 5:
Los sistemas probabilísticos son aquellos cuyo comportamiento se describe en términos de
probabilidades, ya que están sujetos a la influencia de variables desconocidas e incontroladas