Gestion de Proyectos-2
Gestion de Proyectos-2
Gestion de Proyectos-2
TEMA 0. INTRODUCCION
1.PROJECTO
LA TRIPLE CONSTRAINT
3.PMO
4.ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
-Organización por proyectos: Esta estructura otorga un amplio dinamismo a la empresa para
adquirir o liberar recursos en función de las necesidades de los proyectos actuales o de las
nuevas oportunidades de negocios, necesidades u obligaciones adquiridas por la compañía, es
decir, el tamaño de la empresa no permanece constante, debido a que cambia por la cantidad
y magnitud de los proyectos.
1.Solicitud de propuesta
2.Contratacion
-Precio fijo: Implica la realización del proyecto por un precio total fijo.
• Requiere que el proyecto esté bien definido: si no, el proveedor tenderá a aumentar el
precio para cubrir posibles contingencias.
• Puede tener cláusulas de incentivo (finalización temprana) o penalización (finalización
tardía).
-Costes reembolsables: El proveedor cobrará sus costes reales (directos e indirectos), más
unos honorarios como porcentaje de aquellos
• Esta modalidad, evidentemente, presenta más riesgos para el cliente. El proveedor no tiene
incentivo para controlar los costes del proyecto.
• Este tipo se usa cuando no se puede describir exactamente el alcance del proyecto.
• Muy usado también en compras de pequeña cuantía o responsabilidad.
-Tiempo y materiales: Comparte características de los dos anteriores. Se establecen los
precios unitarios de los recursos del proyecto ( €/m3 de excavación, €/hr de trabajo
administrativo,...), aunque el total de recursos a utilizar es incierto, por lo cual el cliente debe
controlar el uso de estos recursos.
• Control a efectuar por el propio comprador, o por entidades mediadoras (en contratos de
obra civil es frecuente usar empresas de control de calidad o “Project Management”).
• A veces se le llama “contratos por administración”
Acta de constitución del proyecto es el documento resumen de alto nivel del proyecto que
requiere ser revisado y aprobado por el patrocinador del mismo. Es vital importancia ya que
fija la visión y parámetros que guiaran el proyecto durante su ciclo de vida, permitiendo a su
vez la toma de decisión acerca de aceptarlo o rechazarlo de acuerdo a los beneficios
esperados.
Elementos de un acta:
Descripción de alto nivel del proyecto, enfoque de desarrollo del ciclo de vida, nivel de
autoridad del gerente del proyecto, caso de negocio o beneficios esperados del proyecto,
supuestos de alto nivel, restricciones, objetivos SMART, requisitos conocidos de alto nivel,
entregables claves del producto, criterios de aprobación de alto nivel, riesgos de alto nivel,
recursos preasignados, lista de interesados clave, aprobación del acta de constitución.
Identificar a los interesados debe tener los siguientes elementos: código de interesado,
nombre, cargo, ubicación, teléfono, email, rol.
Por ultimo se realiza el análisis de los interesado donde mediante una representación gráfica
de la clasificación de interesado usando las matrices de poder/interés, poder/influencia e
influencia/impacto nos permite mapear cada uno de los interesados y de esta forma generar
estrategias de manejo.
TEMA 2.FASE DE PLANIFICACION DEL PROYECTO
Se aborda la creación del plan para la dirección del proyecto, el cual brinda un panorama de lo
se quiere lograr con el proyecto y como será la ejecución del mismo.
Es el encargado de definir la serie de pasos que se requieren para recopilar requisitos, definir
el enunciado de alcance, crear la estructura de desglose de trabajo (EDT), validar y controlar el
alcance.
La principal fuente de problemas a la hora de definir el alcance que nos podeos encontrar es
que las expectativas del cliente y compresión del equipo no estén alineados:
• O no están consensuados entre el cliente y el proveedor
• O, aunque haya acuerdo entre las partes, no lo entienden de la
misma forma.
Aplicar la regla de 4/40 o del 8/80 en la cual la duración de los paquetes de trabajo o últimos
niveles de la EDT, no debería ser inferior a 4 horas ni mayor a 40 horas en el caso de proyectos
pequeños. Y para proyectos medianos la duración de los paquetes de trabajo o últimos niveles
de la EDT, no debería ser inferior a 8 horas ni mayor a 80 horas.
• Cada vez que se desglose un nivel este deberá contener entre 2 y 5 elementos con un tope
de 8.
Beneficios de la EDT
-Muy útil para el control posterior del proyecto: es más fácil vigilar un paquete pequeño que
uno más grandes.
Pasos para la producción de la EDT
Diccionario de la EDT
-Numero del paquete, fecha de actualización, fecha de entrega del paquete, datos de
aprobación de paquete, coste y recursos asociados, entregables asociados y criterios de
aceptación, descripción y riesgos asociados.
Es el encargado de definir la serie de pasos que se requieren para definir las actividades,
secuenciarlas, estimar sus duraciones, crear y controlar el cronograma.
La planificación del proyecto: el objetivo de esta fase es construir el cronograma del proyecto
y determinar el camino critico que señala la duración menor posible del proyecto.
Necesitaremos para ello: calendario laboral, hitos del proyecto, las fechas impuestas,
asunciones y limitaciones del proyecto.
PASOS
PRACTICA
A veces, al planificar el proyecto, nos encontramos ocn que la duración mínima que resulta del
método del camino critico es mayor que la hay disponible, por lo que hay que comprimir el
plan. Y hay herramientas que nos permiten acortar la duración de las tareas criticas sin afectar
el alcance del proyecto:
-Crashing: implica aisgnar una mayor cantidad de recursos a una y varias actividades de la ruta
critica para disminuir la duración del proyecto.
Riesgo: evento o condición incierta que de producirse tiene un efecto positivo o negativo
sobre: tiempo, coste y alcance
Factores que analizar de los riesgos: probabilidad de que ocurra, impacto, cuando puede
ocurrir en la vida del proyecto, y cuantas veces puede presentarse.
-Análisis DAFO
-Brainstorming
-Análisis de causa y efecto (Método Ishikawa): centrarse en las causas de los riesgos
Tras identificar los riesgos, debemos priorizarlos. La forma correcta de hacerlo es combinando
el impacto con la probabilidad de ocurrencia. Empezamos haciendo análisis cualitativo de los
riesgos
ocurrencia:
Planes de contingencia
Como ultimo recurso, podemos aceptar el riesgo, porque así lo decidimos. Esta aceptación
puede ser pasivo o activa.
-Aceptación activa: activar las reservas de contingencia. Si se materializa algún riesgo, haremos
uso de esta reserva. La estadística nos dice que no todos los riesgos se materializan.
-Se monitorizará el consumo de la Reserva de Contingencia y por otra los riesgos identificados
en el registro.
-Se deben tomar dos tipos de acciones: preventivas (para hacer que el proyecto se adecue a las
líneas base de tiempos y costes) y correctivas (consecuencias de nuestras respuestas a los
riesgos efectivamente ocurridos).
No olvidemos que, dependiendo de las prácticas de la compañía, cada coste de mano de obra
directa, puede llevar un suplemento de mano de obra indirecta (administración, servicios
generales). Así, una tarea que llevará 20 horas de programador a un coste de 30 euros/hora,
costará:
Estimación ascendente (bottom-up): sumado los costes al nivel más desagregado posible.
detalle.
• Puede ser utilizada como un forma de “inflar” las estimaciones (tanto de tiempo como de
costes) por tanto requiere de una actitud vigilante por parte de la dirección de proyecto.
2. De acuerdo con la EDT, suma de costes de actividades para obtener los costes de los
paquetes de trabajo.
3. Suma de costes de paquetes, para obtener los costes de las cuentas de control.
Línea base de coste (recordad que hay una de base de tiempos y otra de alcance)
Qué definen las Líneas Base del Proyecto: La situación inicial de determinadas variables del
Proyecto, la Triple Restricción del Proyecto.
• Línea Base del Alcance del Proyecto: Que objetivos conseguiremos con la realización del
Proyecto..
Tema 5.Fases de control y cierre del proyecto
El papel del director de proyecto es comparar la evolución del proyecto con las líneas base de
alcance, coste y plazos.
1. Identificar los cambios: el interesado creará una solicitud de cambio. Puede ser el cliente,
pero también el Director de Proyecto, u otro stakeholder interesado.
3. Aprobar el cambio, por el Comité de Cambios. Éste es un comité donde el cliente está
representado. Normalmente un cambio llevará aparejado una variación de contrato.
5. Implementar los cambios, actualizando (sólo en este caso), las líneas base.
• Costes incurridos.
• Cumplimiento de hitos.
• Uso de recursos.
• Riesgos materializados.
También podremos estimar el tiempo, coste y alcance total del proyecto. Podremos proyectar
lo hecho hasta ahora al final del proyecto, en base a la tendencia seguida hasta el momento
del análisis.
Como consecuencia del seguimiento del proyectos, puede ser necesario implementar medidas
correctivas, para cumplir con el Plan de Gestión del Proyecto.
• Aumentar la cantidad de recursos, a un coste mayor, para cumplir con los plazos
establecidos.
Una acción preventiva suele tener más recorrido que las acciones correctivas: ataca la causa
del problema.
Se trata de acciones que reducen la probabilidad de que los riesgos del proyecto produzcan
consecuencias negativas. Van dirigidas a las causas de los problemas, no a sus síntomas.
Control de Costes
Consiste en analizar las desviación entre: los costes incurridos en el proyecto y la línea base de
costes.
Se trata de una técnica sotisficada para determinar si un poryecto esta alineado con las líneas
base de costes y tiempo.
AC: 1000.000
EV: 60.000
SOL=
-Índice rendimiento de costes CPI= EV/AC = 60.000/100.000= 0,6<1 NOS HEMOS PASADO DEL
PRESUPUESTO
-Completado: exito
-Absorción: -
-Deterioro: muerte lenta, menos recursos
9.Evaluar el rendimiento
12.Solicitar referencias
13.Celebrarlo
Evaluación del proyecto: tendremos que repasar lo que hicimos y lo que no. Lo que fue bien y
lo que no funciono.