Gestión del Alcance

GERENCIA DE PROYECTOS

Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing., PgMP., PMP., RMP
pyamakawa@esan.edu.pe
 CORRUPCIÓN DEL ALCANCE
Sin una clara definición del alcance, “un
pequeño cambio o adición”
aparentemente inofensivo puede
corromper el alcance hasta agotar el
tiempo y el presupuesto.

Cada cambio puede sonar tan simple

que se acepta sin revisión. Pero la suma
de todos los cambios pequeños tiene un
gran impacto.
 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

1 Comprender la importancia de la Gestión del

Alcance.

2 Entender los procesos clave de la Gestión del

Alcance y las buenas prácticas para su
aplicación.
 AGENDA

PMBOK® CAPITULO V
GESTIÓN DEL ALCANCE
DEL PROYECTO

LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN

DEL ALCANCE DEL PROYECTO

ASPECTOS CLAVE
Gestión del Alcance del Proyecto
 GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Incluye los procesos necesarios para garantizar que el

proyecto incluya todo el trabajo requerido y sólo el
trabajo requerido, para completarlo con éxito

Alcance del Producto: Propiedades y funciones que

caracterizan a un producto, servicio o resultado.

Alcance del Proyecto: Trabajo que se necesita realizar

para entregar un producto, servicio o resultado con las
propiedades y funciones especificadas.
 EJEMPLO: ALCANCE DEL PROYECTO VS. ALCANCE DEL PRODUCTO

Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de

Cable Submarino Interamericano (INTER)”
Proyecto Producto
Meta Meta
• Diseño, implementación y puesta en marcha • Infraestructura y equipamiento para proporcionar las
de la ampliación de la capacidad de
transmisión del INTER. condiciones necesarias para la ampliación del INTER.

Objetivo Objetivo
• Integrar todos los componentes de proyecto • Obtener velocidades de transmisión hasta 70 Gb/s.
a la actividad principal del negocio.
• Porcentaje de inoperatividad del sistema máxima de
• Homologación del equipamiento en cada 0.4% (5 min 11 seg. por día.)
país antes de la implementación.
• Utilizar equipamiento de transmisión estandarizado
según norma ITU-T.
 EJEMPLO: ALCANCE DEL PROYECTO VS. ALCANCE DEL PRODUCTO

Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de

Cable Submarino Interamericano (INTER)”
Alcance del Proyecto Alcance del Producto

• Realizar el diseño del sistema • Cable Submarino Interamericano funcionando a las siguientes
capacidades: Anillo 1 a 40 Gb/s y Anillo 2 a 70 Gb/s
• Realizar la instalación, integración, configuración y pruebas del • Estaciones terminales implementadas con sistema de redes de
sistema de gestión remoto. datos de categoría 6, energía eléctrica de -48 V dc y 220
Vac .
• Ejecutar pruebas en fábrica del equipamiento de
telecomunicaciones. • Equipamiento debe cumplir con las recomendaciones de la ITU-
T y los estándares.
• Integrar el sistema de transmisión existente al nuevo sistema.
• Personal capacitado en el mantenimiento operativo el sistema
• Capacitar al personal de cada una de las estaciones. de cable marino.

Exclusión: No se realizarán trabajos en la planta submarina (planta Exclusión: No se contempla la distribución de la capacidad de
transmisión a cada operadora.
seca y planta húmeda)
 EJEMPLO: ALCANCE DEL PROYECTO VS. ALCANCE DEL PRODUCTO
Proyecto: «Solicitud de Crédito- Sistema Workflow »

Alcance del Proyecto Alcance del Producto

¿Cómo debería ser el producto? ¿Cómo vamos a desarrollar el producto?

Sistema que soporta los procesos de análisis Recopilación y análisis de Requerimientos

y resolución de solicitud de crédito para los
clientes comerciales.
Escenarios de apoyo de facultades Especificaciones funcionales de desarrollo
extraordinarias.
Accesos controlado por usuario y contraseña. Desarrollo de Mapas de proceso

Mostrar estado en línea - Operaciones Pruebas de integración y unidades – Mapa de

Proceso
Funcionalidades para solicitud de crédito: Desarrollo de Prototipos
Aprobación, devolución, delegación,
derivación, y el envío de preguntas.
Notificaciones a través de mensajes de correo Pruebas de integración y unidades - Sistema
electrónico a los usuarios
Capacitación a usuarios finales.
Implementación y despliegue.
 Importancia de la Gestión del Alcance
Garantiza que el proyecto contenga todo el trabajo requerido para
complementarlo con éxito.

Formaliza y documenta las definiciones, acuerdos y aceptaciones del

trabajo realizado y de los productos finales.

Orienta el trabajo realizado hacia los objetivos y entregables

previamente acordados.

Asegura que se realice solamente el trabajo previsto y se obtenga la

aceptación del mismo.
Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto
Los procesos de la gestión del alcance
del proyecto

Control y Monitoreo
5. Validar alcance
6. Controlar alcance

Planificación
1. Planificar alcance
2. Recopilar requisitos
3. Definir el alcance
4. Crear EDT
Planificar la
Gestión del
Alcance
 Planificar la Gestión del Alcance

Durante la planificación del alcance definiremos cómo llevaremos a cabo

los procesos de la gestión del alcance para definir, validar y controlar el
alcance del producto y proyecto

Si no lo planificas, no lo podrás hacer. La planificación del alcance

requiere de varias iteraciones
 Planificar la Gestión del Alcance
Acta de
Constitución
del Proyecto
Herramientas
Análisis
Juicio de
Reuniones.
de datos y Técnicas
expertos.
Plan de
Dirección del
Proyecto

Factores
Ambientales
de la Empresa Plan de Plan de
Gestión del Gestión de
Activos de los Alcance Requisitos
Procesos de la
Organización
Salidas
Entradas
 Salidas
Plan de Gestión del Alcance
Es un documento donde se definen los procedimientos que se llevarán a cabo para:
• Elaborar un enunciado del alcance del proyecto
• Crear la EDT
• Establecer como se aprobará y conservará la línea base del alcance
• Obtener la aceptación formal de los entregables del proyecto

Plan de Gestión de Requisitos

Es un componente del plan de dirección del proyecto que describe cómo se
analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto y del producto.

¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?; ¿Cómo será el proceso de

monitoreo y control de los requisitos?, ¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los
requisitos?, ¿Cómo se priorizarán los requisitos?
 Plan de Gestión del Alcance
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Explicación del
proceso detallado para Nombre del Proyecto
elaborar el enunciado Código
Plan de Gestión del Alcance
del alcance el Página

proyecto.
Procesos de Definición del Alcance

Explicación del
proceso que permite la
Proceso para la Elaboración de la EDT
creación de la EDT a
partir del enunciado
detallado del alcance
del proyecto. Proceso para la Elaboración del Diccionario EDT Explicación del proceso
cómo se aceptarán
formalmente los
Explicación del proceso
Proceso para la Verificación del Alcance entregables.
que establece como se
mantendrá y aprobará Explicación del
la EDT. procesos cómo se
Proceso para Control del Alcance
procesarán las
solicitudes de cambio
relativas al enunciado
del alcance proyecto.
 Plan de Gestión de Requisitos
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del proyecto

Explicación de cómo
Código
serán planificadas, Plan de Gestión de Requisitos Página
monitoreadas y
reportadas las Actividades para la Identificación de los
actividades. Requisitos

Explicación de cómo
se iniciarán los Actividades de Gestión de Configuración
cambios del producto,
cómo se analizará el Explicación de las
impacto, cómo será el Proceso de Priorización de Requisitos métricas del producto
monitoreo y reporte. que se utilizarán y el
fundamento de su uso.
Métricas de Producto
Explicación del proceso Explicación de la
para priorizar estructura de
requisitos. Estructura de Trazabilidad trazabilidad para
reflejar qué atributos
de los requisitos se
presentarán.
Recopilar
Requisitos
 Recopilar Requisitos

Proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los

interesados para lograr los objetivos del proyecto.

El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se

tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del
producto.

Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas

cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de
otros interesados.
 Recopilar Requisitos
Acta de Constitución
del Proyecto
Juicio de Análisis
expertos de datos
Representación
de datos Diagramas de
contexto
Herramientas
Plan de Gestión
y Técnicas
Plan de Gestión
del Alcance de Requisitos
Recopilación Toma de Habilidades
de datos interpersonales Prototipos
decisiones

Plan de
Involucramiento Documentos
de los Interesados del Negocio Documentación
Activos de los de Requisitos
Procesos de la
Acuerdos
Organización
Matriz de
Trazabilidad
Registro de Interesados Factores
de Requisitos
Registro de Supuestos Ambientales
Registro de Lecciones de la Empresa
Aprendidas

Salidas
Entradas
 Entradas
Plan de Involucramiento de los Interesados
Se utiliza para comprender las necesidades de comunicación y el nivel de
compromiso de los interesados, a fin de evaluar y adaptar su
participación en las actividades de los requisitos.

Registro de Interesados
El registro de interesados se utiliza para identificar a los interesados que
pueden proporcionar información sobre los requisitos.
El registro de interesados también captura las principales necesidades y
expectativas de los principales grupos de interés puede tener para el
proyecto.
 Herramientas y Técnicas
Entrevistas
Se obtiene información de los interesados a través de un diálogo directo
Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneas y registrando
las respuestas
Puede ayudar a identificar y definir las características y funciones de los
entregables esperados del proyecto

Focus group
Reúnen a los interesados y expertos para conocer su expectativas con
respecto al producto o resultado propuesto
Un moderador guía al grupo a través de un discusión interactiva
diseñada para ser más conversacional que una entrevista individual
 Herramientas y Técnicas
Diagrama de Contexto
Gráfico que representa visualmente el alcance del producto al mostrar
un sistema de negocio y su interacciones con las personas y con otros
sistemas (actores)
 Herramientas y Técnicas
Prototipos
Objetivo: Obtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, a través de la
creación de maquetas o modelos.

Desafío: ¿Cómo construir algo tan rápido?

• Utilizando un desarrollo rápido, de bajo desempeño, que servirá de base para el

desarrollo del producto final, pero cumple el objetivo de prototipo (En sistemas se conoce
como 4GL).
• Reducir la funcionalidad (por ejemplo un sistema sin posibilidad de editar los datos, sólo
para ilustrar las interfaces y funcionalidad)
• Crear sólo los componentes o módulos clave

Tipos:
• Prototipos no operacionales
• Prototipos operacionales
 Salidas

Documentación de Requisitos
Describe cómo satisfacer las necesidades individuales de la necesidad de la
empresa para el proyecto.

Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y ser gradualmente más detallados
según se va conociendo información sobre ellos. Antes de formar la línea base, los
requisitos deben ser claros (medibles y comprobables), trazables, completos,
coherentes y aceptables para los interesados clave.

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Es una cuadricula que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta que
los entregables que las satisfagan. La aplicación de una matriz de trazabilidad
requisitos contribuye a garantizar que cada requisito agrega valor para el negocio
mediante la vinculación a los objetivos de la empresa y del proyecto.
 Clasificación de Requisitos
Requisitos de negocio, describen las necesidades de alto nivel de la
organización en su conjunto.

Requisitos de los interesados, describen las necesidades de un

interesado o grupo de interesados.

Requisitos de transición, describen capacidades temporales, tales como

conversión de datos y requisitos de capacitación.

Requisitos de las soluciones, describen las prestaciones, funciones y

características del producto, servicio o resultado.

Requisitos del proyecto, describen las acciones, los procesos u otras

condiciones que el proyecto debe cumplir.

Requisitos de calidad, recogen las condiciones o criterios necesarios para

validar la finalización exitosa de un entregable del proyecto.
Ejemplo: Requisitos del Proyecto Vs. Requisitos del Producto
Proyecto: «Metodologías Nuevas- Belcorp»
Requisitos a nivel de producto Requisitos a nivel de proyecto
¿Cómo debería ser el producto? ¿Cómo vamos a construir el
producto?
Metodología que establezca las etapas
asociadas al reclutamiento y seguimiento de Relevamiento y Análisis de Requerimientos.
Consultoras Belcorp.
Metodología aplicable a todos los países Desarrollo de Conceptualización de
Belcorp Metodología.
Definir tiempos estándar y frases tipo a ser
Presentación del Perfil del Proyecto.
utilizada en cada una de las etapas.
Contar con material visual (videos,
Desarrollo de Brief para Evolución, Aprendizaje,
presentaciones) y de lectura (revistas, folletos)
Comunicaciones y Sistemas.
para facilitar el entrenamiento y refuerzo.
Contar con indicadores de avance en Paquete
Desarrollo de Materiales de Comunicación.
Documentario, Mini - DataReport y Blackberry
Desarrollo de Materiales de Inducción.

Desarrollo de Solución Tecnológica.

Capacitación a Pirámide de Ventas.

Implementación y Despliegue.
 Documentación de Requisitos
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Los requisitos de la Código
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS Página
empresa incluyen
objetivos, reglas y
Requisitos de la Empresa
principios rectores

Objetivos
Empresa Proyecto
Para los requisitos
debe documentarse:
Requisitos Funcionales Los requisitos no
los interesados,
Interesado Prioridad Impacto Id Detalle funcionales pueden
prioridad, impacto y
descripción ser rendimiento,
Requisitos No Funcionales
Interesado Prioridad Impacto Id Detalle seguridad,
usabilidad,
Requisitos de Calidad operatividad, entre
Interesado Prioridad Impacto Id Detalle otros.

Criterios de Aceptación
Ítem Criterio

Criterios de Restricciones de Requisitos

Ítem Restricción
 Ejemplo: Documentación de Requisitos
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS
Nombre del proyecto Siglas del Proyecto
VIVIENDA MULTIFAMILIAR MULTI

Necesidad del Negocio u Oportunidad a aprovechar: Describir las limitaciones de la situación actual y las razones por las cuáles se emprende
el proyecto.
- Tener ingresos para la empresa
- Ofrecer un buen servicio al cliente para futuros posibles proyectos

Objetivos del Negocio y del Proyecto: Definir con claridad los objetivos del negocio y del proyecto para permitir las trazabilidad de éstos.

- Cumplir con los alcances, tiempo y costos solicitados por el cliente

- Gerenciar y supervisar la correcta ejecución del proyecto según lo acordado con el cliente

Requisitos Funcionales: Describir procesos del negocio, información, interacción con el producto, etc.

Prioridad otorgada Requisitos

Stakeholder por el Stakeholder Código Descripción
Alto R01 Presentar un documento final en cada fase del proyecto, q
contengan la memoria de las actividades realizadas, los
resultados alcanzados y el material elaborado durante el trabajo
de gestión

Mediano R02 Presentar informes semanales sobre el estado del proyecto

Muy alto R03 Presentar informe de evaluación y selección de propuestas

VUO Gerencia técnicas-económicas de 3 posibles contratistas
Muy alto R04 Presentar protocolos de entrega y de calidad y garantías
Muy alto R05 Presentar documento inicial (alcance, ppto y cronograma base)
debidamente aprobados
Muy alto R06 Gestionar y presentar documentación de licencias y permisos

Alto R07 Presentación de documentos de cierre de proyectos

debidamente aprobados
 Ejemplo: Documentación de Requisitos
Requisitos no Funcionales: Describir requisitos tales cómo nivel de servicio, perfomance, seguridad, adecuación, etc.
Prioridad otorgada Requisitos
Stakeholder por el Stakeholder Código Descripción
Mediano R 08 Velar por los intereses del cliente, aplicando las buenas
prácticas del PMBOK y capacitando a los miebros del equipo en
Reman Construcciones el uso de los standares del PMI.
e Inmobiliaria SAC Muy alto R 09 Dar garantías de calidad, plazo , costo, seguridad y resguardo
(Cliente) ambiental en la gestión
Muy alto R 10 Respetar los Acuerdos de gestión descritos en el contrato

Requisitos de Calidad: Describir requisitos relativos a normas o estándares de calidad, o la satisfacción y cumplimiento de factores relevantes de
calidad.
Prioridad otorgada Requisitos
Stakeholder por el Stakeholder Código Descripción
Reman Construcciones R11 Durante la gestión del proyecto se espera obtener performance
e Inmobiliaria SAC de proyecto: CPI>=0.95 SPI>=0.95 y satisfaciión del cliente en
(Cliente) un 95%

Criterios de Aceptación: Especificaciones o requisitos de rendimiento, funcionalidad, etc., que deben cumplirse antes de aceptar el proyecto.
Conceptos Criterios de aceptación
1. Técnicos La gestión se debe desarrollar de acuerdo al plan para la dirección del proyecto
2. De Calidad Se debe lograr la satisfacción del cliente a un 95%, medidos con la performance del proyecto indicados en la
línea base de la calidad (métricas).
3. Administrativos La fecha de los entregables deberá respectar lo pactado con el cliente
4. Comerciales Cumplir con los acuerdos del contrato
5. Sociales La gestión debe ofrecer resguardo ambiental el proyecto no debe generar impactos negativos en el medio
6. Guvernamental Se debe respetar las normas establecidas por las diferentes entidades guvernamentales
7. Otros
 Ejemplo: Documentación de Requisitos

Reglas del Negocio: Reglas principales que fijan los principios guías de la organización.
- Comunicación constante entre el equipo de proyecto
- Emitir informes periódicos de rendimiento de proyecto y tomar acciones correctivas de ser necesario
- La gestión dl proyecto se realizara de acuerdo a las buenas paracticas del gestión de proyecto del PMBOK
Impactos en otras Áreas Organizacionales
- Ninguna

Impactos en otras Entidades: Dentro o fuera de la organización ejecutante.

- Se espera como resultado del proyecto , tener posicionamiento en el mercado como Gerencias de Proyectos

Requerimientos de Soporte y Entrenamiento

- A los miembros del equipo se les capacitara en las buenas prácticas/cursos de gestión de proyectos del PMBOK, y sistemas de
informática requeridos según responsabilidades
- Tener una adecuada infraestructura, materiales y equipos
Supuestos relativos a Requisitos
Los protocolos serán aprobados por el cliente en el tiempo programado
El cliente no modificará los requisitos aprobados iniciales
Los informes semanales de estado de proyecto serán aprobados por el cliente en el tiempo programado
La selección de propuestas deberá ser entre los tres posibles contratistas anteriormente definidos
Restricciones relativas a Requisitos
La documentación de Licencias y permisos dependerá de los tiempos de las entidaddes responsable
 Matriz de Trazabilidad
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Objetivos Desarrollo
Descripción de Necesidades Entregables Diseño del Caso de
ID del del
Requerimientos del Negocio EDT Producto Prueba
Proyecto Producto

• Vincula los requisitos de producto desde su origen hasta los

entregables.
• Ayuda a verificar que cada requisito agrega valor al vincularlo con los
objetivos del proyecto.
• Medio para realizar seguimiento.
• Proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados
con el alcance del producto.
 Ejemplo: Matriz de Trazabilidad
CÓDIGO TRAZABILIDAD HACIA:
NECESIDADE
S, ALCANCE DEL
OBJETIVOS DESARROLLO
OPORTUNIDA PROYECTO/ENTR DISEÑO DEL ESTRATEGIA ESCENARIO REQUERIMIENTO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL DEL
DES, METAS EGABLE DEL PRODUCTO DE PRUEBA DE PRUEBA DE ALTO NIVEL
PROYECTO PRODUCTO
Y OBJETIVOS WBS
DEL NEGOCIO

Contenido
Presentar un documento final en cada fase del proyecto, que contengan la Considerar el actualizado
memoria de las actividades a presentar informes semanales sobre el Cumplir con el 1.5 CIERRE contenido según Cumplir con lo
estado del proyecto, los resultados alcanzados y el material elaborado Satisfacer al alcance del DEL solicitado por el
requerimiento requerido por el
R01 durante el trabajo de gestión cliente proyecto PROYECTO cliente del lciente No aplica No aplica cliente
Formatos
1.3 INFORME Presentar propuestos
Cumplir con el DE ESTADO informes según por GP y Cumplir con lo
Satisfacer al alcance del DEL formato aprobados por requerido por el
R02 Presentar informes semanales sobre el estado del proyecto cliente proyecto PROYECTO acordado el cliente No aplica No aplica cliente
2.2
DOCUMENTO
DE Elaborado de
EVALUACION Considerar un acuerdo a las
Cumplir con el DE sistema de prioridades de Cumplir con lo
Presentar informe de evaluación y selección de propuestas técnicas- Satisfacer al alcance del PROPUESTAS ponderación necesidades requerido por el
R03 económicas de 3 posibles contratistas cliente proyecto TECNICAS pactada del cliente No aplica No aplica cliente
Cumplir con 3.5
los niveles de DOCUMENTOS Considerar lo Elaborados Cumplir con lo
Ofrecer un calidad DE descrito en el con el requerido por el
R04 Presentar protocolos de entrega y de calidad y garantías buen servicio requeridos PROTOCOLO contrato contratista No aplica No aplica cliente
Definido en
Cumplir con una 1ª reunión
Cumplir la línea base con los Cumplir con lo
compromisos del alcance 2.1 BASES DEL Incluir formatos posibles requerido por el
R05 Presentar documento inicial (alcance, ppto y cronograma base) contractuales del proyecto CONCURSO de consultas contratistas No aplica No aplica cliente
4.1
Obtener DOCUMENTOS Recopilar
producto DE CIERRE informacion y Cumplir con lo
Satisfacer al final ADMINISTRATIV obtener files requerido por el
R06 Gestionar y presentar documentación de licencias y permisos cliente completo O DE LA OBRA por licencia No aplica No aplica cliente
Definir el Alcance
 Definir el Alcance

Proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del

proyecto y del producto

Preparar el enunciado detallado del alcance del proyecto es

fundamental para su éxito

Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se

define y se analizan los riesgos, supuestos y restricciones existentes
 Definir el Alcance
Acta de
Análisis Habilidades
Constitución
de datos interpersonales
del Proyecto
Herramientas
Plan de
Gestión del Juicio de Toma de
Análisis del
producto
y Técnicas
Alcance expertos decisiones

Documentación de
Requisitos
Registro de Supuestos Enunciado
Registro de Riesgos del alcance
del proyecto
Factores
Ambientales ACTUALIZACIONES
de la Empresa

Activos de los
Procesos de la
Organización Matriz de
Documentos
Registro de Documentación Registro de del Proyecto
Interesados Trazabilidad de Requisitos Supuestos
de Requisitos

Entradas Salidas
 Herramientas y Técnicas
Análisis del Producto

Análisis del
producto
 Salidas
PROYECTO
Enunciado del alcance Supuestos del
del proyecto proyecto
Entregables
PRODUCTO del proyecto

Restricciones
del proyecto
Descripción del
alcance del
producto
Criterios de Exclusiones del
aceptación del proyecto
producto
 Enunciado del Alcance
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Características del Nombre del Proyecto

producto, servicio o Código
ENUNCIADO DEL ALCANCE
resultado. Página

Descripción del Alcance del Producto

Identifica
Criterios de Aceptación del Producto explícitamente lo
Condiciones que Ítem Criterios de Aceptación que está fuera del
deben cumplirse antes alcance del
de que se acepten los proyecto.
Entregables del Proyecto
entregables.
Fase Entregable

Exclusiones del Proyecto Factores limitantes

Cualquier producto,
que afectan la
resultado o capacidad
Restricciones ejecución del
que resulta del
proyecto.
proyecto (único y
verificable). Supuestos
Factor Impacto Descripción Son factores de la
planificación que son
considerados
verdaderos.
 Ejemplo: Enunciado del Alcance
Descripción del Enunciado del Alcance del Producto
Desarrollo e implementación de Software Logístico SX que gestione la integración del área
de compras brindando información en tiempo real.
Se desarrollarán las interfaces necesarias para la transferencia de datos hacia y desde
dispositivos portátiles (PDA’s).
El sistema contará con una interfaz que permita al usuario consultar dinámicamente la
información del estatus de las compras ordenadas, en proceso y realizadas.
Criterios de Aceptación del Producto
Diseño: Arte gráfico y layout consistente con manual de identidad visual de la empresa.
Usabilidad: Uso intuitivo y personalización de dashboard.
Interoperabilidad: integración con sistemas de la empresa. De igual forma exportación de
reportes y datos en formatos estándar,
Desempeño: Acepta 100 sesiones de usuarios simultáneos sin disminuir mas del 70% de
rendimiento respecto a un usuario único.
Compatibilidad: Soporta Firefox y Chrome en Windows 8, Fedora 20 y Android 4.3.
Supuestos
Los usuarios dispondrán de tiempo suficiente para participar activamente en el análisis,
diseño, pruebas y capacitación.
 Ejemplo: Enunciado del Alcance
Entregables del Proyecto
Documentación del desarrollo e implementación.
Manuales de uso
Manuales de operación y administración
Capacitación del personal
Garantía escrita para corrección de errores ocultos, sin cargo y durante un año.
Exclusiones
Licencias de Software
No incluye los equipos de cómputo, ni los PDA's en donde se instalará el sistema,.
Una vez implementada la aplicación se tendrá un periodo de 60 días de soporte técnico, vía
telefónica; después de este tiempo, el soporte técnico solicitado será cubierto por parte del
Cliente.
No se incluye mantenimiento a la aplicación una vez implementada.
Restricciones
El presupuesto del proyecto no puede exceder los S./180.000.
El plazo de implementación no puede exceder 10 meses.
 Problemas con la definición del Alcance

Falta de
Alineamiento El Cliente no
con la Define con
Estrategia de claridad sus
la El estudio del Project Necesidades.
Management Institute, The
Organización. Muchas veces nos
High Cost of Low
encontramos con clientes que
Performance 2014, referido al
no tienen claro lo que quieren o
escaso nivel de madurez de las
necesitan.
organizaciones en la gestión de
proyectos

Aquí entra en juego las

Refleja que gran parte de los habilidades interpersonales de
proyectos no obedecen a las los Directores de Proyectos, ya
necesidades de la empresa, y que en este estadio es
casi la mitad (44 %) de los necesario transformar en
proyectos estratégicos para las criterios objetivos los deseos o
organizaciones no tienen éxito. sugerencias con un
componente mas emocional.
 Problemas con la definición del Alcance

Comunicación Proyectos que

con los se Alargan en
Interesados el Tiempo En el caso de proyectos que
No tenemos en cuenta a
se alargan en el tiempo, los
todos los interesados del
requisitos y la definición del
proyecto, o no utilizamos las
alcance puede sufrir muchas
técnicas o herramientas
modificaciones, debido a
apropiadas para recabar los
cambios legales, normativos,
requisitos de los distintos
de la propia organización,
interesados.
etc.

Mala gestión en
la comunicación con los
interesados, (relacionado
con la definición del alcance),
que impide una
correcta interpretación de los
requisitos funcionales.
Buenas Prácticas en la Definición del Alcance

1 2 3
Mantener un Involucrar Tecnología
alcance a los usuarios estable y
realista finales probada
Crear la EDT
 Crear la EDT

Proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el

trabajo del proyecto en componentes más pequeños y manejables

La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS), es una

descomposición jerárquica, basada en entregables del trabajo que
debe ejecutar el equipo del proyecto

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa

el trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto
aprobado y vigente
 Crear la EDT

Plan de
Gestión del Herramientas
Alcance
Enunciado
Juicio de
Descomposición
y Técnicas
del alcance expertos
del proyecto

Documentación
de Requisitos Línea Base
del Alcance
Factores
Ambientales
de la Empresa ACTUALIZACIONES

Activos de los
Procesos de la
Organización
Documentación Registro de Documentos
de Requisitos Supuestos del Proyecto

Entradas
Salidas
 Herramientas y Técnicas
Descomposición

Determinar la estrategia para la actividad de descomposición

¿Quiénes participan?, ¿Cuánto tiempo?

Identificar el nivel mas alto de componentes

Ejemplo: Productos, fases, funciones.

Descomponer los niveles

¿Cómo nombrar los componentes?, ¿Cuántos niveles?, ¿Cuánto detalle?
¿Hasta qué nivel descomponer?

Revisar y asegurar
Se debe revisar y asegurar que se logren los niveles de detalle
deseados acorde con los requerimientos del proyecto.
 Actividades de la Descomposición

Actividades EDT

1 Identificar y analizar los entregables y

el trabajo relacionado

2 Estructurar y organizar la EDT

Descomponer los niveles superiores

3 de la EDT en componentes detallados

Desarrollar y asignar códigos de

4 identificación a los componentes de la
EDT
Verificar que el grado de Paquete de trabajo: Es el trabajo
5 descomposición de los entregables
definido a nivel más bajo del EDT, se
puede estimar y gestionar el costo y
sea el adecuado duración.
 Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo
1. Bicicleta

1.1 1.4 1.6

1.2 1.3 1.5
Conjunto Sistema de Gestión de
Cadena Ruedas Integración
de marcos frenos proyecto

1.1.1 Marco 1.3.1 Rueda delantera 1.5.1 Concepto

1.1.2 Manillar 1.3.2 Rueda trasera 1.5.2 Diseño

1.1.3 Tenedor 1.5.3 Montaje

1.1.4 Asiento 1.5.4 Pruebas

1.5.4.1 Componentes

1.5.4.2 Producto

1.5.4.3 Cliente
 Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo
Estudio De Prefactibilidad de una
Central Hidroeléctrica En Latinoamérica
 Salidas
Línea base del alcance
La línea base del alcance puede cambiarse sólo a través de los
procedimientos de control de cambios formales y que se utiliza como
base para la comparación. Declaración del alcance
del proyecto

Línea base del

alcance EDT

Diccionario de la EDT
EDT
 Salidas
Componentes de la Línea Base del Alcance

• Enunciado del alcance del proyecto

El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance, los
entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.

• EDT/WBS
Es una descripción jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del
proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

• Diccionario de la EDT/WBS
Es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables,
actividades y planificación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.
Salidas
 Diccionario de la EDT
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Código
Qué es, cómo es, DICCIONARIO WBS Página

características, entre
Nombre del Paquete
otros. Código de Cuenta (EDT)
de Trabajo (EDT)
El equipo que
interviene y el rol que
Descripción
desempeñan
Supuestos y restricciones

Responsables

Hitos del cronograma

Actividades Quién, y cómo se

obtendrá la validación
Recursos y aceptación del
Estimaciones de costo paquete de trabajo
Qué relaciones
precedentes y Criterios de aceptación
subsecuentes tiene el Referencias técnicas
paquete de trabajo
Acuerdos

Dependencias EDT
 Diccionario EDT (Simplificado)

NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto:

DICCIONARIO EDT (Simplificado)
Nivel Código EDT Nombre Descripción Entregables Presupuesto Recursos
 Ejemplo: Diccionario de la EDT

Número
Nombre
Niv Código de Organización
del Definición
el EDT control responsable
elemento
de costo
Todos los componentes y
subconjuntos necesarios para
EDT Ventas cliente y
1 1 especificar el diseño, montaje y 30512
Bicicleta soporte
pruebas de una bicicleta
personalizada
los componentes individuales que
Conjunto Ventas cliente y
2 1.1 juntos constituyen el marco una vez 30513
de marcos soporte
se reúnen
La estructura de acero tubular unidad
Departamento de
3 1.1.1 Marco a la que se unen otros componentes. 30513
ingeniería
Proporciona diseño básico y la fuerza
Utilizado por el piloto para dirigir la
bicicleta. También sirve como punto
Ventas cliente y
3 1.1.2 Manillar de unión para los frenos, la luz y otros 30513
soporte
accesorios. Estilo para ser
seleccionado por el cliente
WBS Chart Pro
Facilita la comunicación y
documentación de la EDT
y del diccionario de la
EDT

Información de la
EDT

Información de las
actividades
WBS Chart Pro
Se integra fácilmente con
MS Project.

Ejemplo: Diagrama EDT

Una vez desarrollada la

EDT, se puede exportar a
MS Project.

La información ingresada
en el MS Project se reflejará
en el WBS Chart Pro.
WBS Chart Pro
Permite personalizar la presentación de la EDT, con información adicional
como porcentaje de avance, responsables, alertas, etc.
Validar el
Alcance
 Validar el Alcance

Es el proceso que formaliza la aceptación de los entregables del proyecto

que se han completado

Incluye revisar los entregables con el cliente o patrocinador para asegurarse

que se han completado satisfactoriamente y obtener su aceptación formal

Por lo general el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificación

del alcance, sin embargo ambos pueden ejecutarse en paralelo
 Controlar la Calidad Vs. Validar el Alcance

Generalmente, el proceso de Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso

de Validar el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo

Controlar la Calidad Validar el Alcance

 Se ocupa principalmente de  Validar el Alcance es el
corroborar la corrección de los proceso de formalizar la
entregables y su cumplimiento aceptación de los entregables
con los requisitos de calidad. del proyecto que se hayan
completado.
 Se ocupa de la aceptación de
los entregables.
 Validar el Alcance
Plan de
Dirección del
Proyecto
Herramientas
Documentación de
requisitos
Inspección
Toma de decisiones y Técnicas
(votación)
Informes de calidad
Registro de
lecciones aprendidas

Matriz de
Rastreabilidad Entregables Solicitudes
de Requisitos aceptados de Cambio

Información sobre
Entregables ACTUALIZACIONES el desempeño del
Verificados trabajo

Datos del Matriz de

Documentación de
desempeño Trazabilidad
requisitos
de trabajo de Requisitos Documentos
Registro de lecciones
aprendidas del Proyecto

Entradas Salidas
 Entradas

Entregables Verificados
Son los resultados del proyecto que se han completado y
verificado su corrección a través del proceso de control de
calidad.

Datos de desempeño del trabajo

Grado de cumplimiento del entregable en relación a la métricas
de calidad, cantidad y severidad de no conformidades, etc.
 Herramientas y Técnicas

La inspección incluye actividades tales como medir, examinar y verificar

para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los
requisitos y los criterios de aceptación del producto.
 Ejemplo: Proceso de Validar el Alcance
El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el
proceso con el objetivo de validar el alcance de acuerdo al entregable
Controlar el
Alcance
 Controlar el Alcance

Proceso que monitorea el estado del alcance del proyecto y el producto y

gestiona cambios a la Línea Base del Alcance.

Asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o

correctivas recomendadas se procesen a través Realizar el control integrado
de cambios

También se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se

integra a los otros procesos de control

Los cambios no controlados se denominan Corrupción del Alcance

 Controlar el Alcance
Plan de
Dirección del Herramientas
Proyecto
Análisis de variación
Análisis de tendencia
y Técnicas
Registro de lecciones
aprendidas
Documentación de
requisitos
Información
Solicitudes
sobre el
Matriz de de Cambio
desempeño del
Rastreabilidad
trabajo
de Requisitos Plan de
Dirección del
Datos del ACTUALIZACIONES Proyecto
desempeño de
trabajo

Activos de los Documentación de Matriz de

Procesos de la requisitos Trazabilidad
Organización Registro de lecciones de Requisitos Documentos
aprendidas del Proyecto

Entradas Salidas
 Herramientas y Técnicas
Análisis de variación
 Ejemplo: Proceso de Controlar el Alcance
El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el proceso,
con el fin de identificar variaciones entre el alcance y el trabajo realizado.
Aspectos Clave
 Aspectos Clave
Una adecuada gestión del alcance permite realizar el trabajo necesario para
cumplir con el objetivo del proyecto

El alcance debe definirse y aprobarse formalmente, antes de que inicie el trabajo.

La participación de los interesados en la definición del alcance es importante y

necesaria.

Luego de cada fase o al completar un entregable se debe validar el trabajo

realizado. Como resultado se tendrá la aceptación formal del cliente o sponsor

Controlar el alcance implica comparar el trabajo completado con la línea base

del alcance. Las variaciones pueden indicar que no se está realizando el trabajo
planeado o que se desarrollan actividades fuera del alcance.
 Resumen de la Gestión del Alcance

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 ¿Preguntas?

Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing., PgMP., PMP., RMP
pyamakawa@esan.edu.pe