GUÍA JAVELEX 2019

Esta guía es de uso inter no de la Pontificia Universidad Javeriana, se

prohíbe su reproducción, alteración circulación sin previa autorización
TABLA DE CONTENIDOS

5. 7. 12.
Javelex Conceptos y Diseño de
Abreviaturas contenidos

23. 27. 30.

Busqueda Listado de Funciones para
de Proveedor contratos filtrar contratos

32. 40. 42.

Solicitar Minuta Pestaña
Contrato
 46. 50. 53.
Pasos Legalización Actas
de contrato

56. 58. 60.

Modificaciones Terminación Solicitud
de contrato de Reportes
62. 65. 69.
Solicitud Pasos Documentos
de conceptos de Expedientes adjuntos
 JAVELEX

¿QUÉ ES JAVELEX?

Es una herramienta de la Universidad Javeriana que busca facilitar los

procesos administrativos relacionados con la gestión legal de la Universidad.

¿QUÉ PUEDES HACER EN LA PLATAFORMA?

Javelex se creó para que los usuarios lleven un control estricto de los
diferentes trámites legales como:
- Solicitudes de Contrato
- Solicitudes de conceptos
- Alertas
- Generar informes en general para realizar el seguimiento de procesos de
contratación.

5
 TIPOS DE USUARIOS

SOLICITANTE: Realiza la solicitud siguiendo los

procedimientos establecidos.

SUPERVISOR: Revisa y controla la solicitud

radicada por el solicitante y la respuesta emitida
por la Dirección Jurídica.

ABOGADO: Se encarga de contestar, orientar o

realizar el trámite radicado por el solicitante.

ADMINISTRADOR FUNCIONAL: Es la persona de

la Dirección jurídica encargada del manejo interno
del sistema y la comunicación con el proveedor del
mismo.

6
 CONCEPTOS

ABOGADO Es el usuario que tiene perfil de

analista, que será asignado con posterioridad
en el flujo para los contratos radicados por la
modalidad Jurídica.
CLIENTE/TERCERO es la persona o entidad
con la que la Universidad contrata.
CONCEPTO Todo derecho de petición recibido
por la universidad debe radicarse por este tipo.
CONTRATO Acuerdo de voluntades por medio
del cual las partes se obligan recíprocamente.
ESTADO indica la situación del proceso.

7
 MÓDULO DE CONCEPTOS

EXPEDIENTE/ CONTRATO cuando el concepto recaiga PODERES – TRÁMITES LEGALES Solicitud de poderes
sobre un contrato o algo relacionado con un tema contractual. para trámites legales.
EXPEDIENTE/ DISCIPLINARIOS sobre procesos GENERALES Tipo residual, en caso que la solicitud de
disciplinarios de los estudiantes. concepto no se pueda establecer por otro tipo.
EXPEDIENTE/ ESPECIALES cuando los conceptos son de
complejidad y requieren un tiempo adicional para dar la
respuesta por parte de la jurídica.
EXPEDIENTE/ GENERALES cuando no corrspondan a una
categoría especifica.
EXPEDIENTE/ PERSONAS NATURALES sobretodo lo
relacionado con personas naturales y este tipo de contrato.
EXPEDIENTE/ PROPIEDAD INTELECTUAL sobre lo
relacionado con propiedad intelectual.
EXPEDIENTE/ REVISIÓN propuestas para la revisión y
aprobación de propuestas presentadas por la universidad.
EXPEDIENTE/ VERI revisión propuestas para la revisión y
aprobación de propuestas presentadas por la universidad.
EXPEDIENTE/ VERI SOL Formatos para la revisión y firma
de formatos por parte de la universidad.
REVISIÓN PROPUESTAS Concepto sobre la viabilidad
jurídica de propuestas en el marco de un Documento de
Solicitud de Ofertas (DSO) de la universidad.
PROTECCIÓN DATOS PERSONALES Cualquier duda
jurídica relacionada con datos personales (habeas data).

8
 MÓDULO DE CONTRATOS

MODALIDAD SELECCIÓN Autogestión / Jurídica. OBSERVACIONES / JUSTIFICACIONES En caso de que se

requiera describir alguna observación o justificación.
NÚMERO DE CUOTAS Son las cuotas que se calculan
dependiendo de la duración del contrato y la periodicidad. PERFIL DE USUARIO Muestra los tipos de usuario para
Solo es necesario para los contratos de Cuotas fijas. ingresar al sistema. Dependiendo de su perfil podrá
seleccionar un rol y obtener los permisos y privilegios para
FECHA INICIO corresponde a la fecha en la que inicia el realizar trámites.
contrato.
PROTECCIÓN DATOS PERSONALES Cualquier duda
FECHA RADICACIÓN fecha en que se radica en el sistema. jurídica relacionada con datos personales (habeas data).
FORMA DE PAGO Corresponde a la descripción de la RADICADO es un número consecutivo que coloca el sistema
forma de pago del contrato. automáticamente para identificar contratos y conceptos.
FECHA SUSCRIPCIÓN Corresponde a la fecha en la que REPRESENTANTE CONTRATANTE Selección del
se firma por ambas partes del contrato. representante legal de la Universidad para el proceso.
FECHA VENCIMIENTO corresponde a la fecha en la que REPRESENTANTE CONTRATISTA corresponde al
vence el contrato. Se calcula por el sistema si se inluyó la representante legal del proveedor.
fecha de inicio y la duración del contrato.
INDICADOR DE CUANTÍA: estimada Cuando se tiene una
AUTOGESTIÓN Contratos realizados directamente por las noción sobre el valor total del contrato, sin embargo, este
unidades de la Universidad de acuerdo con la Matriz de puede variar.
atribuciones.
SIN CUANTÍA es para los casos en que los contratos no
JURÍDICA Contratación de acuerdo a la Matríz de tienen valor.
Atribuciones por la que la Dirección Jurídica realiza o revisa
el contrato. UNIDAD AUTORIZADORA Es la unidad o dependencia
de la Universidad que autoriza el contrato, son las unidades
NÚMERO DE PÓLIZAS Indica la cantidad de pólizas que se a las cuales pertenecen los apoderados de la Universidad
requieren para el contrato. quienes son los únicos que pueden suscribir contratos.
OBJETO es la actividad general que se desarrollará con el ULTIMO VALOR es el valor final del contrato, en caso de que
contrato, se recomienda hacer una descripción breve. el contrato tenga modificaciones, los valores adicionados se

9
 verán reflejados en esta casilla.
ULTIMO VENCIMIENTO muesta la ultima vigencia de
contrato si tiene otrosíes.
USUARIO señala el usuario que realizó la solicitud.
VALOR DEL PERIODO Si la periodicidad de pago es
“Cuotas Fijas”, se debe ingresar el valor de la cuota.
CUOTAS FIJAS modalidad de pago por la cual se fija un
mismo valor para cada período de tiempo.
CUOTAS VARIABLES modalidad de pago donde los pagos
establecidos son diferentes uno de otro.
VALOR Campo donde se incluye el valor del contrato.
DETERMINADA cuando se tienen total certeza de la cuantía
del contrato.

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 ABREVIATURAS

[ALR] Alertas pendientes. [RCO] Recuperación Contingente.

[CEN] Centro de costo. [DRF] Dirección de Recursos Físicos
[CHV] Hoja de vida.
[EMP] Empleado.
[EXP] ADMINISTRACIÓN CONCEPTOS Esta opción
le permite solicitar conceptos y revisión de documentos
legales.
[EXPA] Administración de expediente.
[CON] ADMINISTRACIÓN Esta opción permite la creación,
solicitud y seguimiento de contratos, (convenios y acuerdos
no laborables).
P.J / P. JUR Persona Juridica.
P.N/ P.NAT Persona Natural.
[PRO] Productos.
[PVD] PROVEEDORES Es la persona o empresa que
contrato con la universidad y se le hace un trámite de pago.
[REWC] REPORTES Permite generar diferentes tipos de
reportes de contratos o convenios a partir de la información
que haya ingresado en Javelex.
[TPW] Tareas pendientes visualiza el estado de las
notificaciones que están en el paso de usuario.
[VERI] Procesos exclusivos de la Vicerrectoría de Extensión
y Relaciones Interinstitucionales.

11
DISEÑO DE
CONTENIDO
 INICIO INGRESAR A:
www.javelex.javeriana.edu.co

Ingresar usuario

Ingresar contraseña

13
 ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS

FORMULARIO DE INGRESO MULTIPLE

1
2 3
4

Se recomienda hacer uso de toda la INTERFAZ interna del sistema

14
 1 MÓDULO
Corresponde al listado de módulos a los cuales el
usuario registrado tiene privilegios de acceso, según
la opción seleccionada en panel de contratación.
(Ver imágen en la siguiente página)

2 LOGO
El Logo Javelex se encuentra en todas las ventanas
del sistema. Al hacer click sobre el mismo, lo llevará
al Formulario De Ingreso Multiple que es el Home del
sistema.

3 MENÚ
El botón MENÚ despliega una serie de opciones que
permiten la navegación más rápida entre las mismas
(Como se muestra en la siguiente imágen)

También puede acceder por:

3.1 SHORTCUT
Permite una busqueda por abreviatura.
4 CONTRATACIÓN
Otras funciones:
Módulo predeterminado, después del inicio de sesión,
AYUDA a través de este se reaiza la solicitud, legalización,
3.2 ejecución y terminación de contratos.
Ventana de ayuda con videos tutoriales para
cada actividad del sistema.

3.3 SALIR DEL SISTEMA

Le permitirá cerrar la sesión.

15
 3 4 1 2

1 [pdv]
Proveedores persona natural o jurídica inscrita en la base
de datos de la Universidad.
2 [pro]
Productos
3 [cen]
Centro de Costo
4 [emp]
Empleados

1 2 3 4

1 [con]
Administración Esta opción permite la creación, solicitud y
seguimiento de contratos, (convenios y acuerdos no laborables).

Según su perfil se habilitarán las opciones. Las opciones en gris no corresponden a su perfil.

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 2 [rewc]
Reportes permite generar diferentes tipos de reportes de
contratos o convenios a partir de la información que haya
ingresado Javelex.

3 [chv]
Hoja de vida

4 [pvd]
Proveedores Es la misma opción que se encuentra en el
módulo básico.

1 2 3

[expa]
1
administración de expediente

[exp]
2
Administración conceptos esta opción le permite solicitar
conceptos y revisión de documentos legales.

3 [pdv]
Proveedores

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 5 LISTADO DE TAREAS [tpw]
Visualiza las actividades pendientes que tiene el
usuario.

CUMPLIMIENTO MASIVO
CUMPLIR / RECHAZAR
El sistema permite seleccionar multiples solicitudes que no
Permite realizar extracción directamente al paso en que
tenga requisitos o documentos pendientes y cumplirlos.
se encuentra la solicitud cuando no tenga requisitos o
documentos pendientes.

18
 TIPO 1 PROGRAMADOR
Clase de solicitud realizada. Puede ser CONCEPTO, En esta opción encontrará el calendario con los días
CONTRATO, ADICIÓN o ACTA. marcados, según los trámites que estan en ejecución.
De esta manera puede hacer seguimientos de los
DOCUMENTO procesos solicitados a través del sistema.
Número de radicado de la solicitud.

NOMBRE
Paso en que se encuentra la solicitud.

DESPCRIPCIÓN
Objeto del contrato o descripción del concepto,
dependiendo del tipo de solicitud.
2 FILTRAR
VENCE Permite buscar un trámite en particular desde el listado de
Fecha límite para el cumplimiento del paso. tareas.
- Número de Documento
VALOR - Nombre de Documento
Precio final del contrato, aparecerá cuando la solicitud lo - Tipo de trámite
incluya.

PRIORIDAD
Marca en las solicitudes que fueron identificadas como
prioritarias por el solicitante.

INDICATIVO POR COLOR

identifica la oportunidad para el cumplimiento de los
pasos.
Verde se encuentra en tiempo Al hacer click en consultar puede ver la información del
Amarillo está próximo a vencer contrato.
Rojo se encuentra vencido

19
 6 ALERTAS PENDIENTES [alr]
visualiza el estado de las notificaciones de actividades
atrasadas que tiene el usuario.

20
 Es importante que apenas realice la acción que busca la alerta, se marque como leída para que desaparezca de la bandeja.
Actualmente el sistema cuenta con 3 alertas que son
- ALERTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO Aparece para proceder a la terminación del contrato una vez se realizaron
todos los pagos programados y acabó su vigencia.
- CONTRATO PRÓXIMO A VENCER Aparece cuando falta poco tiempo para la finalización del contrato.
- VENCIMIENTO DE PÓLIZAS DE CONTRATOS Aparece cuando las pólizas del contrato están próximas a vencerse.

21
 7 OPCIONES RECIENTES DEL USUARIO
Muestra las ultimas opciones a las que ha ingresado el
usuario.

PERFIL DE USUARIO
Muestra los tipos de usuario para ingresar al sistema.
Dependiendo de su perfil podrá seleccionar un usuario y
obtener los permisos y privilegios para realizar trámites.

22
BUSQUEDA DE
P R OV E E D O R
 1 MÓDULO
En el módulo de CONTRATACIÓN, ingrese a la opción [pdv]*

24
 PERFIL DE USUARIO
Según su perfil de usuario seleccione alguna de las opciones:
-Solicitante
-Supervisor

*Estos son los campos más importantes a diligenciar.

OPCIÓN SOLICITANTE
De acuerdo a esta opción, aparecerá una ventana emergente con
el formulario de Filtrar.
En esta ventana podrá consultar los datos de proveedor que
previamente estan cargados en Javelex.
Se puede buscar por el *Código que corresponde a la
identificación en PeopleSoft, por *Número que corresponde al
NIT de proveedor, o el *Nombre de la empresa o la *Razón Social.
(Ver la siguiente imágen)

NOMBRE
Al ingresar el nombre de la empresa, es importante colocar
%(nombre), seguido de click en el botón Consultar.

25
 LISTADO PROVEEDOR
Al hacer click sobre el nombre del Proveedor aparecerá una ventana emergente donde ingresa al formulario de Actualizar
Proveedor, en esta ventana se muestra toda la información del Proveedor. Es importante NO cambiar o modificar la información
que se encuentra en esta ventana.

Adicionalmente este formulario despliega otras pestañas de información complementaria

- Contacto de Proveedor
- Sucursales
- Documentos
- Multas

26
LISTADO DE
C O N T R AT O
 1 MÓDULO
En el módulo de CONTRATACIÓN, ingrese a la opción [con]*

28
 PERFIL DE USUARIO
Según su perfil de usuario seleccione alguna de las opciones:
-Solicitante
-Supervisor
OPCIÓN SOLICITANTE
De acuerdo a esta opción, aparecerá una ventana emergente
con el listado de contratos en trámite.

LISTADO DE CONTRATACIÓN
-Radicado/Código de contratación
-Tipo/ Tipo de contrato
-Proveedor/ Nombre del Proveedor
-Trámite/ Etapa del trámite
-Estado/Estado de la solicitud
-Objeto/ objeto del contrato.

29
 LISTADO DE CONTRATACIÓN - Nº de contrato
Desde el listado de Contratos puede hacer click en el botón - Modalidad Selección
Filtrar que aparece al final de tabla para ubicar contratos en - Jurídica
estado “EN EJECUCIÓN” - Autogestión
- Tipo de Contrato
Clasificación de contrato a buscar
- Objeto
utilizando %(Palabra clave*)
*Corresponde a una palabra que describa al contrato y
esté contenida en el objeto del contrato.

- Proveedor
Al hacer click en el botón de los tres puntos suspensivos
[...] Aparece una ventana emergente:

Aparece una ventana emergente con los siguientes campos

que permiten identificar el contrato.

En la casilla de nombre colocar el nombre de proveedor

después de un % y oprimir en la opción “Filtrar”.

31
 SOLICITAR
C O N T R AT O
 LISTADO DE CONTRATACIÓN
IMPORTANTE
Desde Contratos, Administración [CON], haga click en el
botón Adicionar que aparece al final de tabla.

- ESTE ÍCONO DE CALENDARIO

Aparecerá un formuario con los siguientes campos a CORRESPONDE A LA FECHA DE INICIO
diligenciar:

COMPLETAR TODO EL FORMULARIO

- RADICADO Es un número consecutivo que coloca el
sistema automáticamente para identificar el contrato.
Aparecerá luego de diligenciar todos los campos.
MODALIDAD SELECCIÓN Clasifica los tipos de contrato
que se encuentran disponibles.
- Jurídica: requiere ser tramitado con la Dirección Jurídica
de la Universidad.
- Autogestión: Son contratos propios de su Unidad o de
la Dependencia de la Universidad.
Para esta ventana es importante diligenciar los datos de
arriba abajo y de izquierda a derecha. Los campos que
aparecen en color NEGRO son obligatorios para realizar el
radicado. Los AZULES son opcionales.

PARA LA SOLICITUD DE CONTRATOS TENER EN CUENTA- Manual de contratación - Matriz de atribuciones

33
 TIPO DE CONTRATO Corresponde a la clasificación de
contrato a realizar. Los contratos de Autogestión aparecen
con la palabra AUTOGESTIÓN antes del tipo de contrato.
- Es importante que se revise con detenimiento los tipos
de contrato que se solicitrá porque de esto dependerá la
minuta, los requisitos y pasos que se deberán cumplir en el
sistema.
- Si se presenta una equivocación en la selección de tipo de
contrato despúes de su radicación, se deberá cancelar la
solicitud o informar al administrador del sistema.
- Para los contratos de Persona Natural aparecerán tipos de
contrato según la abreviatura (P.N o P.NAT).
- Para los contratos de Persona Jurídica aparecerán tipos de
contrato según la abreviatura (P.J o P.JUR).
- Los contratos y convenios con la Vicerrectoría de Extensión
y Relaciones Interinstitucionales aparecerán con el acrónimo
VERI y despúes el tipo de contrato.

34
 - Algunos tipos de solicitudes requerirán el código de
pedido en PeopleSoft que deberá estar aprobado.

- Al aceptar traerá toda la información del pedido de -Ingreso Los contratos representan una ganacia
PeopleSoft: económica a la Universidad.
- Valor -Egreso Son aquellos contratos en los que la Universidad
- Moneda gasta o invierte recursos.
- Proveedor -Mixto Son los que generan al mismo tiempo ingreso y
- Objeto: es el campo observación en PeopleSoft. egresos.
-Otro son los que no generan ni ingreso ni egreso, es
OBJETO Es la actividad general que se desarrollará con el decir aquellos documentos que no tengan valor.
contrato, se recomienda hacer una descripción breve.

TIPO Selecciona la operación económica a realizar, PROVEEDOR Si se ingresó un pedido, esta información
dependiendo de las siguientes opciones: estará diligenciada, de lo contrario deberá buscarlo por su
número de identificación o ingresando el nombre seguido
del signo %.
- Se recomienda que antes de solicitar el contrato se busque
el proveedor o cliente en Javelex para corroborar si el
tercero se encuentra creado.

35
 UNIDAD SOLICITANTE Unidad u oficina a la que pertenece INDICADOR DE CUANTÍA Seleccione alguna de las
el usuario solicitante, aparece diligenciada. En caso de opciones que aparece en la ventana
tener varios centros de costo el solicitante deberá filtrar
manualmente después de introducir 3 veces (%) = %%%

CONSECUTIVO EXTERNO en caso de que el contrato

tenga un consecutivo externo por el proveedor, se debe
ingresar en este campo

SUPERVISOR Escribiendo el signo %, seguido de un

nombre que describa aparecerá una lista en la que deberá
seleccionar a la persona designada para hacer el seguimiento
de la solicitud, ejecución y terminación del contrato. Esta - Estimada no se sabe con exactitud cuanto puede valer
persona no puede ser el mismo solicitante. el contrato pero se tiene una noción.
- Sin cuantía en caso que el contrato no tenga valor
- Determinada se tiene certeza del valor del contrato

MONEDA Selecciona la moneda principal en la que se

realiza el proceso contratal.

TIPO PERIOCIDAD PAGO Seleccione alguna de las

opciones que aparece en la ventana

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 - Cuotas fijas debe conocer el valor de cada mes, semana
- Cuotas Variables Cuando el valor o la unidad de tiempo
o año y unidad de tiempo definida. Al seleccionar esta
son diferentes unos de otros. Se debe escoger esta opción
opción debe seleccionar una de las opciones que aparece
cuando la forma de pago depende de la ejecución del
en Periodicidad de pago
contrato.
- Mensual
- Anual
DURACIÓN Seleccione alguna de las opciones que le
- Quincenal
aparecen en la ventana, de acuerdo a la opción seleccionada
- Bimestral
debe agregar el número de unidad.
- Trimestral
- Semestral
- Semanal

FORMA DE PAGO Haciendo click en el ícono forma de pago

se puede incluir el texto de la forma de pago del contrato.
Aparecerá una ventana emergente donde se puede agregar
el texto. Es importante que se incluya cuando el contrato
cuenta con Cuotas Variables.
VALOR DEL PERIODO Indica el valor de la cuota que se
debe pagar según la periodicidad de pago.

NÚMERO DE CUOTAS Se calculará dependiendo de la

duración del contrato y la periodicidad que seleccionó
anteriormente. Solo es necesario para los contratos de
Cuotas fijas.

37
 Esto solo aplica cuando el valor del contrato tiene
aumento cada año a partir de un de estos indicadores

VALOR con el ingreso del código de PeopleSoft, trae el

valor del contrato. Tener en cuenta que el valor para los
contratos de autogestión no puede superar lo establecido
en la mínima cuantía en la matriz de atribuciones de la
universidad

ULTIMO VALOR Es igual al campo valor total. Una vez esté

NÚMERO DE PÓLIZAS Indica la cantidad de pólizas que se legalizado el contrato y hayan modificaciones (otrosies) que
van a requerir para el contrato. aumenten el valor del contrato se verá reflejado en este
campo.
INCREMENTO En caso que se haya pactado un aumento
en el valor del contrato de forma anual seleccione alguna de USUARIO Señala el usuario que radica el contrato
las opciones que le aparecen en la ventana.
ABOGADO es el usuario que tiene el perfil de analista, que
será asignado con posterioridad en el flujo para los contratos
de la Dirección jurídica. Este campo no se debe diligenciar.

TRÁMITE Indica el paso en el que va la gestión o solicitud

ESTADO Indica la situación del proceso.

38
 REPRESENTANTE CONTRATANTE Selección del Luego de diligenciar los datos da click en el botón aceptar,
apoderado de la universidad para el proceso, en la lista en este momento no se ha radicado la solicitud solo se ha
aparecen los únicos que pueden suscribir contratos con la creado. Seguidamente le habilitarán unas nuevas pestañas
universidad. en la solicitud y deberá cumplir el respectivo paso

REPRESENTANTE CONTRATISTA es el representante

legal del proveedor

FECHA

RADICACIÓN fecha en que se radica el contrato.

SUSCRIPCIÓN Corresponde a la fecha en la que se

suscribe el contrato

INICIO corresponde a la fecha en la que inicia el contrato

VENCIMIENTO corresponde a la fecha en la que acaba

el contrato. El sistema la calculará automaticamente
dependiendo de la DURACIÓN fijada y la FECHA INICIO

ULTIMO VENCIMIENTO es igual al campo de vencimiento.

Una vez esté legalizado el contrato y hayan modificaciones
(otrosies) que aumenten la vigencia del contrato se verá
reflejado en este campo.

PRE-AVISO permite seleccionar la fecha en la que desee

que el sistema informe. Este campo es opcional

UNIDAD AUTORIZADORA Es la unidad o dependencia de

la Universidad que autoriza el contrato, a los que pertenece
el Representante Contratante seleccionado.

OBSERVACIONES / JUSTIFICACIONES En caso de que se

requiera describir alguna observación o justificación.

39
M I N U TA
 MODALIDAD AUTOGESTIÓN
Despúes de radicar la solicitud en el sistema se podrán
Solo en caso de que el
visualizar en la pantalla el botón Generar Minuta
contrato sea de autogestión
se debe generar minuta.

Minuta es el borrador que se hace de un escrito,

especialmente de un contrato, antes de redactarlo
definitivamente

Al hacer click en Generar Minuta. Automáticamente se

descarga el documento con toda la información previamente
diligenciada en el fomulario de la creación de contrato.
Se recomienda generar la minuta en el PASO de revisión de
Supervisor.

¿CÓMO OBTENER LOS CONTRATOS POR MODALIDAD

JURÍDICA?
Una vez cumplido el paso de “realiza documento” por
por parte del abogado descargar el contrato en la opción
“descargar”

41
P E S TA Ñ A S
 PESTAÑAS 3 APORTES
Las pestañas se consiguen en la parte superior de la pantalla Permite ingresar a los demás proveedores que
despúes de que el contrato se ha radicado. intervienen en el desarrollo del contrato, al hacer
click en Adicionar seguido de click en los 3 puntos
suspensivos (...) puede filtrar el documento por nombre
o número del mismo.
1 2 3 4

4 PASOS
Muestra el flujo del contrato con cada uno de los pasos
o trámites.
- Contrato
- Objeto
- Proveedor
1 ACTUALIZAR CONTRATO - Ultimo valor
Permite actualizar la información que se encuentra en
el contrato.
Estos conceptos se pueden conseguir en la página 8.
2 MÁS DATOS
Se puede adicionar información más específica para el
desarrollo del contrato.

43
 También cuenta con íconos que deben reconocerse para su
rápido flujo

Esta ventana cuenta con un número de días estimados.

Una fecha estimada del contrato y un responsable de su
cumplimiento.

Dentro del recuadro de la pestaña aparece una flecha

amarilla que indica el (los) paso(s) o Trámite(s) actual(es)

REQUISITOS
Muestra los requisitos que deben diligenciarse antes
de cumplir el paso.

HOJA
Permite visualizar y cargar los documentos obligatorios
para el respectivo paso.

44
 HISTORIA 8 PROYECTOS
Haciendo click en esta opción se visualiza el historial Permite identificar los diversos proyectos a los cuales
de la solicitud de la creación de la solicitud. La fecha, está vinculado el contrato, se establece a partir del
en orden ascendente, la acción de cada paso y el código presupuestal asociado por el pedido generado
usuario que ejecutó, el nombre del trámite y la nota en PeopleSoft.
que publicó el ejecutante del paso.
PÓLIZAS
9
Permite registrar las diferentes garantías asociadas al
contrato.

10 PAGOS PS
Da la información de los pagos de los pedidos que se
hayan atado al contrato.

11 ACTAS
5 6 7 8 9 Permite consultar las diferentes actas que han sido
generadas para el contrato.

12
PRESUPUESTO
Es la pestaña en la que se refleja los pedidos del
contrato. En caso de varios pedidos se puede
adicionar desde la misma pestaña.
5 WORKFLOWS
Refleja los flujos que ha tenido la solicitud. 13 LIQUIDACIÓN
Sirve para incluir las monedas adicionales del contrato.
DOCUMENTOS ADJUNTOS
6 Aparecerá la lista de documentos publicados en el
sistema, y permitirá cargar nuevos documentos.

7 INTERVENTORES 10 11 12 13
Permite asociar los diferentes interventores del
contrato.
Para registrar un nuevo internentor debe hacer click en
la pestaña adicionar y completar los datos.

45
PA S O S
 La pestaña de pasos muestra el flujo de contrato con cada REQUISITOS
uno de los pasos o trámites. En la opción estado aparecen tres opciones:
- Cumplido
VENTANA PASOS - No aplica
La ventana de pasos cuenta con íconos que deben - Pendiente
reconocerse para su rápido uso: Tenga en cuenta que para avanzar el paso el ESTADO
debe estar en: Cumplido que significa que sí requiere el
documento o en No aplica. (La opción Cumplida le permite
publicar los documentos solicitados por el requisito en el
Dentro del recuadro de la pestaña aparece una flecha
sistema).
amarilla que indica el (los) paso(s) o Trámite(s) actual(es)

REQUISITOS
Muestra los requisitos que deben diligenciarse antes
de cumplir el paso.

HOJA
Permite visualizar y cargar los documentos obligatorios
para el respectivo paso.

En el campo de la Descripción especifique el propósito de

los documentos a anexar y haga click en el botón Aceptar.

47
 Aparecerá una ventana emergente, la cual solicita confirmar
si desea cumplir los requisitos seleccionados, presione
Aceptar.

Aparecerá una ventana emergente. Desde el campo de

Documento, podrá seleccionar los documentos obligatorios
para cargar en el paso, incluidos los documentos señalados
como “Cumplido” en el campo de Requisitos.

En la parte inferior del navegador aparece una barra azul

donde le informará que el o los requisitos se han cumplido.
Si en la opción de Requisitos, selecciona la opción Cumplido,
podrá publicar en el sistema los documentos solicitados,
para ello es necesario que haga click en el ícono de la Hoja.

Anexe el documento desde su computador con el botón

Examinar y diligencie los campos requeridos, al finalizar
haga click en el botón Guardar.
Para cumplir con el paso haga click sobre el ícono de la
flecha amarilla y haga click en el botón aceptar que aparece
en la ventana emergente

48
 En la parte inferior del navegador aparece una barra azul, En caso de que requiera devolver al paso anterior haga click
donde le informará las acciones pendientes para cuplir en el botón rechazar. Aparecerá una ventana emergente,
el paso, o, las acciones realizadas.También se le puede le permitirá seleccionar el trámite al que quiere regresar el
informar si hay algún Pendiente en la lista de requisitos. proceso. Deberá agregar una nota describiendo la razón
Al confirmar el cumplimiento del Paso, llegará una por la cual estaría regresando el trámite, al finalizar haga
Notificación por correo a las personajas involucradas en el click en aceptar. El paso se devolverá a la persona del ítem
proceso. señalado.

HISTORIA
Haciendo click en esta opción se visualiza el historial de la
solicitud de la creación de la solicitud. La fecha, en orden
NOTA
ascendente, la acción de cada paso y el usuario que ejecutó,
TIEMPOS DEL SISTEMA
el nombre del trámite y la nota que publicó el ejecutante del
Javelex señala la fecha en que inició el
paso.
paso y la fecha máxima en que se espera
se realice.

49
LEGALIZACIÓN
D E C O N T R AT O
 Es posible Legalizar un contrato una vez se haya cumplido con el Una vez legalizado el estado del contrato pasa de En Trámite a
flujo de pasos y este se encuentra a su cargo en el paso Legalizar. Legalizado o En Ejecución.
Desde el Listado de Tareas, en el Formulario de ingreso multiple, El formulario queda de solo lectura de tal forma que no es posible
podrá ubicar un contrato a Legalizar. realizar modificaciones sobre la ficha básica.
Al legalizar el contrato se habilitan las pestañas de modificaciones
para el registro de la información.

ALERTAS
Permite visualizar el estado de las notificaciones de actividades
pendientes que tiene el usuario.

Para legalizar el contrato es necesario ir a la pestaña Actualizar

contrato y hacer click en el botón legalizar, seguido de una ventana
emergente que le pedirá la confirmación de la legalización, si está
de acuerdo haga click en aceptar.

51
 Es importante que apenas realice la acción que busca la alerta, se marque como leída para que desaparezca de la bandeja.
Actualmente el sistema cuenta con dos alertas que son
- ALERTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO Aparece para proceder a la terminación del contrato una vez se realizaron
todos los pagos programados y acabó su vigencia.
- CONTRATO PRÓXIMO A VENCER Aparece cuando falta poco tiempo para la finalización del contrato.
- VENCIMIENTO DE PÓLIZAS DE CONTRATOS Aparece cuando las pólizas del contrato están próximas a vencerse.

52
SOLICITUD
AC TA S
 Desde la pestaña Actas se permite realizar la solicitud de las
diferentes actas posibles para el contrato. Solo es posible
ingresar actas una vez legalizado el contrato.

- ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN Por medio

de este documento se finaliza la relación contractual,
estableciendo las actividades y/o productos entregados, y, el
valor efectivamente pagado, declarándose recíprocamente
a paz y salvo.
Esta acta permite que el contrato termine de manera
automática y cambia la información del mismo, en especial
cambia la fecha y la vigencia del contrato.
Al procesarse el acta actualizada en el contrato, con la
fecha y liquidación del acta y el estado del contrato pasa a
liquidado.

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 Al diligenciar todo el formulario aparecerá una barra azul en
- ACTA DE SUSPENSIÓN Por medio de este documento la parte inferior del navegador donde le informará que El
se detiene temporalmente la ejecución de un contrato, registro del Contrato Acta ha sido agregado.
el tiempo de suspensión se adicionará a la vigencia del
contrato una vez reanudado.
CUMPLIMIENTO DE PASOS
Esta acta requiere asignar la fecha de inicio de suspensión,
el campo es obligatorio, se puede diligenciar la fecha fin de Luego de agregar el Acta aparecerá el ítem en el listado con
suspensión. las opciones Descargar y Adjuntar documentos.
Al procesar el acta el estado de contrato pasa a Suspendido Para ingresar a cumplir los pasos en el flujo del acta es
y no se modifica ninguna fecha. necesario hacer click en el ícono de la lupa.

- ACTA DE REINICIO Por medio de este documento se

inicia nuevamente con la ejecución del contrato después de
una suspensión.
Se debe asignar la fecha en que se reanudará la actividad en
el campo de Fecha de Inicio.
Al momento de incluirla, el sistema calcula nueva fecha
de vigencia del contrato, agregándole a la fecha ultima
de vigencia del contrato los días que el contrato estuvo
suspendido.

Al procesar el acta, se actualiza en el trámite la fecha última

de vigencia del contrato y el estado pasará a En Ejecución
si el paso del proceso ya es cumplido o En Ejecución
Anticipada si el paso del proceso no ha sido cumplido

Para finalizar haga click en el botón Aceptar.

55
M O D I F I C AC I O N E S
 Una vez haya sido legalizado el contrato es posible realizar JURIDÍCA
diferentes tipos de modificaciones al contrato.
para registrar una nueva modificación haga click en el botón - Otros si: es la modificación de varios elementos del
Adicionar. El Sistema mostrará el siguiente formulario en la contrato
pestaña de modificaciones -Otros sí, adición de valor al contrato.
-Otros si, prorroga del tiempo.
-Otros si, Ampliación del objeto
-Otros si, modificación de otras clausulas.

ESTOS PROCESOS SON JURÍDICOS

Dependiendo de la modificación seleccionada son: AUTOGESTIÓN

- Objeto - Persona Natural
- Duración Otrosí - Autogestión +Tiempo
- Valor Otrosí - Autogestión +Valor
- Moneda Otrosí - Autogestión + Tiempo y Valor
- Tipo Modificación Es el tipo de actividad a realizar, en este - persona Jurídica
caso una adición al contrato Otrosí - Autogestión +Tiempo
Otrosí - Autogestión +Valor
Otrosí - Autogestión + Tiempo y Valor

Para finalizar haga click en el botón Aceptar

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TERMINACIÓN
D E C O N T R AT O S
 Es necesario cerrar un contrato una vez haya sido legalizado y se ha culminado completamente la actividad contratada, haciendo
click en el botón terminación contrato
Aparecerá una ventana emergente para confirmar su solicitud. Una vez aceptada cambia de estado a Terminado, es decir, que
no tendrá prorrogas ni adiciones. Ni el administrador funcional del sistema podría modificarlo.

59
SOLICITUD DE
REPORTES
 Desde el inicio del navegador y haciendo click en el módulo
de contratación haga click en la opción Reportes [rewc]

Complete el formulario que aparece en la ventana

emergente de acuerdo a sus requerimientos para el reporte
y oprima aceptar.

Automáticamente descargará en un documento en formato

Excel con el Reporte de acuerdo al formulario diligenciado.
Aquí encontrará los reportes habilitados para su tipo de
usuario Unicamente podrá generar reportes sobre la información de
su respectiva unidad.
LUPA
Al hacer click en el ícono de la lupa en el reporte de su
interés, aparecerá una ventana emergente para Filtrar su
requerimiento

61
SOLICITUD DE
CO N C E P TO S
 Desde el inicio del navegador y haciendo click en el
módulo de concepto haga click en la opción Administración
Conceptos [exp]

- Clase
Seleccione la opción que aparece
- Tipo
Es la clasificación de los conceptos que se encuentran
disponibles, seleccione la de su interés

Después de ingresar a la opción de Conceptos se puede

observar el listado inicial de conceptos Abiertos

Dando click en el Botón Adicionar encontrará un formulario

que debe diligenciar.

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 - Asunto Cuando su solicitud sea sobre Contratos podrá atar vínculos
Título de la solicitud oprimiendo en el botón de puntos suspensivos, aparecerá
- Descripción una ventana emergente a modo de filtro.
Una descripción breve de la solicitud Filtre el contrato de acuerdo a los campos establecidos para
- Unidad Solicitante esto. No es necesario diligenciarlos todos.
Esta opción va de acuerdo al perfil seleccioando, ingresando
3 veces el símbolo de porcentaje (%) y apararecerán las - Radicado
opciones - Proveedor
- Objeto
- Solicitante - Ultimo Valor
Ingresandoel símbolo de porcentaje (%) seguido de un - Tipo de concepto
nombre que identifique y apararecerán las opciones: *Estos conceptos se pueden conseguir en la página 8.

En caso de que no cuente con los datos mencionados,

en el campo de Objeto del contrato escriba el signo del
porcentaje % seguidamente de una palabra clave que
recuerde del contrato: ejemplo
%palabraclave.

Al hacer click en el botón consultar, aparecerá un listado,

seleccione la que corresponda a su solicitud, haga doble
click sobre el contrato requerido
Ahora en el formulario aparecerá el número de identificación
del contrato.
En la parte superior aparecerá el número de rádicado, con
el que podrá identificar la solicitud.

Seleccione su nombre.
Los campos de textos que están en color azul no son
obligatorios.
Una vez diligenciado debe oprimir en aceptar, lo cual creará
la solicitud.
64
 PASOS
EXPEDIENTES
 La pestaña de pasos muestra el flujo de la solicitud de
conceptos, cada uno de los pasos o trámites

Dentro del recuadro de la pestaña aparece una flecha

amarilla que indica el (los) paso(s) o Trámite(s) actual(es)
En el campo de la Descripción especifíque el propósito
de los documentos a anexar, luego haga click en el botón
REQUISITOS Aceptar. Aparecerá una ventana emergente para confirmar
Muestra los requisitos que deben diligenciarse antes su solicitud. En la parte inferior del navegador aparecerá
de cumplir el paso. una barra azul, donde se le informará que los requisitos han
sido cumplidos
HOJA
Permite visualizar y cargar los documentos obligatorios
para el respectivo paso.

Cuenta con un número de días estimados.

Una fecha de inicio y fin del contrato y un usuario.

REQUISITOS
En la opción estado aparecen tres opciones:
- Cumplido
- No aplica
- Pendiente
Tenga en cuenta que para avanzar el paso el ESTADO
debe estar en Cumplido que significa que sí requiere el
documento o en No aplica. (La opción Cumplida le permite
publicar los documentos solicitados en el sistema).
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 Si en la opción de Requisitos, selecciona la opción Cumplido,
podrá publicar en el sistema los documentos solicitados,
para ello es necesario que haga click en el ícono de la Hoja.

Aparecerá una ventana emergente. Desde el campo

de Documento, podrá seleccionar la opción que dejó
señalados como Cumplidos en la pestaña de Requisitos

En la parte inferior del navegador aparece una barra azul,

donde le informará la asignación del Abogado.También
se le puede informar si hay algún Pendiente en la lista de
Anexe el documento desde su computador con el botón requisitos.
Examinar y diligencie los campos requeridos, al finalizar Al confirmar el cumplimiento del Paso, aparecerá una
haga click en el botón Guardar. Notificación Realizada por correo a las personajas que
Para cumplir con el paso haga click sobre el ícono de la ejecutarán el siguiente paso.
flecha amarilla y haga click en el botón aceptar que aparece En el panel de botónes encuentrará HISTORIA, al hacer click
en la ventana emergente podrá visualizar el historial de solicitud de del contrato y por
consiguiente la acción de cada paso, el usuario, trámite, el
número de IP de la máquina o computador donde se realizó
la acción, la nota que publicó el ejecutante del paso.

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 Al hacer click en el botón de listado volverá a la lista de solicitudes.
El botón Tareas Pendientes, lo llevará a la lista de todas las tareas Pendientes del Workflow, en orden ascendente, según las
fechas más recientes. Si por algún motivo requiere devolver al paso anterior, haga click en el botón rechazar.

Aparecerá una ventana emergente donde le permitirá seleccionar el trámite que no procede y deberá agregar una nota explicando
la acción, seguidamente haga click en el botón Aceptar. Nuevamente el paso se devuelve a la persona del ítem señalado.
Al cumplir con todos los pasos tanto el solicitante como los usuarios asignados, automáticamente la solicitud se cierra.

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 A DJ U N TA R
DOCUMENTOS
 Es posible adjuntar documentos desde la pestaña Documentos Adjuntos tanto en Contratos como en Conceptos. Para Revisar los archivos
haga click en el botón Descargar.
Para Actualizar los archivos publicados nuevamente haga click en el botón Subir

También puede hacer click en el botón Adicionar o anexando otro documento que se encuentre publicado en el sistema con la opción filtrar.

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