“Año del fortalecimiento de la soberanía nacional”

Universidad nacional de Piura

29-9-2022
“Sistemas de
información para la
contabilidad”

Asignatura: Herramientas Ofimáticas para la

vida Universitaria
Índice:
Introducción:
 I. Definición:

Un sistema de información contable generalmente es un método basado en

computadora para rastrear la actividad contable junto con los recursos de tecnología
de la información.

Un sistema de información contable combina prácticas contables tradicionales, como

los Principios contables generalmente aceptados (PCGA), con recursos modernos de
tecnología de la información.

Un sistema de información contable contiene varios elementos importantes en el ciclo

contable. Aunque la información contenida en un sistema varía según las industrias y
el tamaño de las empresas, un sistema de información contable típico incluye datos
relacionados con ingresos, los gastos, la información del cliente, la información del
empleado y la información fiscal.

Los datos específicos incluyen órdenes de venta e informes de análisis, requisiciones

de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nómina, libro mayor, balance de
prueba e información de estados financieros.

Un sistema de información contable se encarga de la recopilación, el almacenamiento

y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados por los usuarios internos
para informar a inversionistas, acreedores y autoridades tributarias.

El propósito de un sistema de información contable es recopilar, almacenar y procesar

datos financieros y contables y generar reportes informativos que los gerentes u otras
partes interesadas pueden usar para tomar decisiones comerciales.

Aunque un Sistema de información contable puede ser un sistema manual, en la

actualidad la mayoría de los sistemas de información contable están basados en
computadoras.

Agilizar procesos

Automatizar la contabilidad de la empresa

Agrupar la información financiera y contable en reportes

Analizar los datos contables (históricos y presentes)

Realizar el análisis económico y financiero de la organización

Realizar presupuesto con base en información

II. Funciones de un sistema de información contable:

Los sistemas de información contable tienen tres funciones básicas:
La primera función es la recopilación y el almacenamiento eficientes y efectivos de
datos relativos a las actividades financieras de una organización, incluida la obtención
de datos de transacciones de documentos de origen, el registro de transaccione y la
publicación de datos en libros de contabilidad.
La segunda función de un SIC es proporcionar información útil para tomar decisiones,
incluida la producción de informes de gestión y estados financieros.
La tercera función de un SIC es asegurarse de que los controles estén en su lugar para
registrar y procesar datos con precisión.
III. Características:
Una de las primeras y más importantes características con las que deben de contar los
softwares contables es que se apeguen a los lineamientos que la autoridad fiscal
establece. Antes de contratar un servicio de este tipo, debes cerciorarte de su
legalidad. En este sentido, entre uno de los principales ejemplos de software contable,
tenemos a QuickBooks.
QuickBooks, es el programa líder de los sistemas de contabilidad, ya que cumple con
los estándares que dicta la autoridad fiscal para operar y brindar los servicios
necesarios. Esto con el fin de que los contribuyentes aceleren y saquen el mayor
provecho de los procesos contables.
Este programa ha tenido un desarrollo y evolución, por lo que podemos notar que ha
registrado versiones mejoradas desde sus inicios, que datan de 1983, en Estados
Unidos.
A lo largo de los años, las modificaciones que ha tenido el programa se han enfocado
en brindar un mejor servicio a los contribuyentes. Las divisiones y oficinas que tiene
QuickBooks en diversos países alrededor del mundo respaldan las necesidades
específicas de cálculo de impuestos de cada región, por lo que México no es la
excepción.
Además de cumplir con los lineamientos y directrices legales en los países en los que
tiene presencia, QuickBooks cumple con otros requerimientos indispensables para que
los procesos contables se puedan satisfacer de manera cabal. Es de recordar que un
sistema contable debe contar con la capacidad de procesar diversas transacciones
acordes con las ventas y las exigencias dentro del mercado actual.
Al mismo tiempo, tiene que complementarse con las mejores tecnologías que faciliten
los procesos como almacenamiento en la nube, interfaces sencillas de manipular y
lenguaje amigable para los usuarios. Incluso, debe prever la compatibilidad con los
diversos sistemas que usamos en la actualidad.
Almacenamiento de datos
Una de las principales funciones de un sistema de información contable es almacenar
datos para que puedas consultarlos en cualquier momento, así como modificarlos o
compartirlos con quien desees.
Salida de datos
Este tipo de sistemas permite que toda esa información almacenada a lo largo del
tiempo pueda plasmarse en diferentes reportes que incluyen informes de antigüedad
de cuentas por cobrar basados en la información del cliente, calendarios de
depreciación para activos fijos y saldos de prueba para informes financieros.
Relaciones con las áreas
Un sistema de información contable tiene la habilidad de integrar las diferentes áreas
de una empresa ya que, por ejemplo, el departamento de ventas puede cargar un
presupuesto que luego será revisado por el equipo de administración y enviado al área
de cuentas por pagar.
Facturación
Muchos sistemas de información contable brindan la posibilidad de realizar facturas
electrónicas. Por ejemplo, Xubio, una vez que cargás los datos, envía las facturas a la
AFIP y luego vos podés enviarlas a tus clientes.
Contabilidad
Otros sistemas contables tienen todas las herramientas exclusivamente para que los
contadores puedan realizar su trabajo con mayor rapidez y facilidad. También, hay
algunos que ofrecen un espacio para que los que lo necesiten, puedan buscar un
contador.
Presupuestos
La mayoría de estos sistemas permiten crear presupuestos para enviar a tus clientes y
hay algunos que te dan la posibilidad de personalizarlos con tu logo.
Liquidación de sueldos
Con esta función, los softwares de información contable te permiten administrar de
forma más automatizada todo lo referido a los sueldos de los empleados. Además, te
dan la posibilidad liquidar sueldos desde cualquier lugar ya que vas a trabajar en la
nube y vas a tener toda la información en el mismo lugar.
Inventario de Mercaderías
Los sistemas contables ofrecen la posibilidad de tener toda la información sobre tu
stock en el mismo lugar. Es decir, que tenés la posibilidad de controlar la disponibilidad
de los diferentes productos y su movimiento desde cualquier dispositivo.
¿Cuáles son los criterios y características que debe de cumplir un programa contable?
A continuación, enlistamos la respuesta:
1.- Simplicidad
Algunos elementos como la interfaz de usuario, los tableros de control y los módulos
transaccionales de un sistema de contabilidad tienen que ser amigables e intuitivos
para las personas que van a operarlos. Así, cumplirán su objetivo de hacer procesos
fáciles y sencillos.
La usabilidad de QuickBooks, al igual que su interfaz y demás criterios, resultan fáciles
de operar, pues se puede emplear desde cualquier navegador web y desde cualquier
dispositivo que tenga acceso a Internet. En otras palabras, QuickBooks no es exigente
con el hardware que utilices.
2.- Procesos contables rápidos
Con la actual dinámica que existe en los negocios y en el mercado, el requerimiento de
la emisión y recepción de facturas es esencial. Por lo tanto, un software contable debe
de responder a estos servicios y estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la
semana.
En el caso de QuickBooks, estos procesos son de suma importancia, por lo que, en su
diseño y adopción, las facturas son emitidas en tiempo real y de manera automática.
Además, ofrece mayores ventajas que otros aplicativos, debido a que hace un registro
de historial, implementa funcionalidades de consulta y versiones de los archivos de
una factura (como los archivos que arroja en formatos PDF y XML).
3.- Operaciones contables en tiempo real
El cálculo de impuestos es de las funciones obligatorias para los softwares contables.
Este proceso debe ser inmediato y, sobre todo, en tiempo real, porque de eso
dependerá sellar, emitir y obtener cada factura solicitada.
Para el equipo de QuickBooks, que está conformado por especialistas en programación
y contabilidad, esta característica está perfeccionada y con la velocidad que los
contribuyentes necesitan al momento de utilizarla.
4.- Información clave para las declaraciones mensuales y anuales
Las declaraciones informativas mensuales y anuales son los pilares para el sistema de
recaudación fiscal y corresponsable para los contribuyentes, por lo tanto, es una
obligación realizarlas con exactitud de causa y con información completa. Nadie quiere
problemas con el SAT, y menos por errores que se pueden evitar con el uso de un
software.
Ahora, si te preguntas un poco respecto a su funcionamiento, en la plataforma de
QuickBooks se crean todos los registros de las facturas y pagos a proveedores. Esto
significa que los usuarios pueden contar con todos los datos correspondientes a su
contabilidad para realizar las declaraciones en tiempo y forma.
Esto significa un ahorro de muchas horas al final de cada mes, ya que, al hacer cortes o
balances generales, la información de tus operaciones es procesada de manera
automática y solo basta cotejarla.
5.- Homologación de información entre sistemas
Para que un sistema contable funcione, debe de contar con la información actualizada
de los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales, entre otros aspectos,
que ayudan a que el software brinde las operaciones y servicios necesarios para el
contribuyente.
Imagina que cambia la tasa de un impuesto y el sistema contable que usas no
considera este cambio: sería un dolor de cabeza hacer las cuentas de nuevo.
En esa lógica, las diferentes versiones y actualizaciones que ofrece QuickBooks
contemplan las novedades y aristas que emiten las autoridades fiscales, por lo que los
contribuyentes pueden tener la plena confianza en que su operación está garantizada
por la plataforma más actual.
6.- Servicios y valores agregados
Entre los mejores ejemplos de programas contables podemos encontrar no solo a
aquellos que organizan y sistematizan las operaciones contables, sino los que también
ayudan al negocio a detectar los pagos, las deudas y todo lo relacionado con los
proveedores y clientes.
Por ejemplo, ¿qué harías si supieras que puedes tener a la mano un balance general o
un reporte de ganancias y pérdidas? Esta información es valiosa para determinar si es
momento de solicitar un crédito o hacer una inversión en tu empresa.
Añade gran valor que un programa contable también te ayude a controlar los gastos y
visibilizar la rentabilidad del negocio. Esto te permite no solo optimizar tiempo y
esfuerzos al llevar la contabilidad, sino que te brinda margen de maniobra para tomar
decisiones basadas en los datos que arroja tu negocio. Lo mejor es que todo esto lo
hace en tiempo real.
7. Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar representan ingresos y posibles ganancias para el negocio, por lo
tanto, uno de los principales objetivos de los softwares de contabilidad está
relacionado con la capacidad de dar seguimiento de los ingresos y los gastos que se
generan en tu organización.
QuickBooks ofrece total visibilidad, tanto de las cuentas por cobrar, como de los gastos
que se ejercen con cada actividad. Esta información se vuelve trascendente cuando se
hace un balance general de la empresa y se contabilizan las ganancias.
8. Control de gastos
El control de gastos es una estrategia financiera necesaria para cualquier negocio, ya
que maximiza los beneficios y evita realizar gastos innecesarios.
Sin embargo, muchas empresas no aplican este tipo de estrategias, lo que complica su
estabilidad financiera.
Al no contar con un control de gastos, se pueden generar fugas de recursos, las cuales
repercuten directamente en la salud financiera de las organizaciones, es por ello que
un sistema contable debe de contar con esta característica.
IV. Tipos de sistemas contables
Sistemas manuales
Los sistemas de información manuales para la contabilidad suelen ser utilizados
generalmente en las pequeñas empresas. Hablamos de negocios de quizás un par de
personas, negocios hogareños.
Aquí no se requieren sistemas informáticos especializados ni nada parecido.
Usualmente, estas pequeñas empresas solo requieren los documentos de origen, el
libro mayor general, el libro diario general y muy posiblemente los diarios subsidiarios.
A pesar de tratarse de un sistema manual es muy eficiente en esta clase de negocios.
Sistemas heredados
Los sistemas de contabilidad heredados suelen usarse en empresas comerciales ya
establecidas. Se trata de sistemas que funcionaban correctamente mucho antes de
que la tecnología de la información se volviera tan sofisticada como lo es hoy.
Existen diversos tipos de sistemas de facturación, los más conocidos son los siguientes:
Si bien los sistemas heredados contables pueden ser bastante anticuados, también
tienen ciertas ventajas dentro de una empresa. Primeramente, estos sistemas poseen
datos históricos valiosos y relevantes sobre la empresa. Seguidamente, el personal
total de la empresa tiende a saber usar el sistema y entenderlo sin ningún tipo de
contratiempo.
Un sistema heredado generalmente se ha personalizado para cubrir las necesidades
específicas de una empresa. Esto es algo muy significativo ya que en ningún momento
podremos encontrar este tipo de personalización en paquetes de software de
contabilidad.
Sin embargo, los sistemas heredados para contabilidad también tienen sus propias
desventajas. Comenzando por el hecho que de usualmente carece de documentación.
Además, suele ser difícil encontrar los repuestos para sus aparatos computacionales ya
que tanto su hardware como su software se han vuelto obsoletos. De hecho, incluso el
lenguaje de programación que utilizan estos sistemas heredados ya no recibe
actualizaciones o están de desuso.
Reemplazo de sistemas legados
Puede reemplazar completamente su sistema heredado con un sistema nuevo y
actualizado. Sin embargo, esta puede ser una solución bastante costosa.
Primeramente, sería bueno intentar actualizar tu sistema heredado. Para esto, puede
usar un procedimiento llamado respaldo de pantalla. Esta técnica consiste en tomar los
datos que se muestran en la pantalla de la computadora traducirlos para que una
aplicación más actualizada pueda leerlos o interpretarlos.
Asimismo, se puede configurar un sistema de integración de aplicaciones
empresariales. Este tipo de sistema conecta en red las diferentes aplicaciones de tu
sistema heredado, como inventario, nómina, etc.
A menos que tu negocio sea hogareño y muy pequeño, estamos completamente
seguros que siempre querrás tener tu sistema de información contable actualizado,
esto es un mal necesario al que debemos adaptarnos en todo momento.
Recordemos que nuestra empresa siempre debe estar compitiendo y solo tendrán
éxitos aquellas empresas que se adapten mejor a los cambios y que no tema
evolucionar.
1. Sistema contable para facturación
Que se encarga de la emisión de facturas, cheques, así como la documentación de la
actividad financiera para luego proceder a la validación y autorización.
2. Sistema para la gestión de nóminas
Este sistema tiene la función principal de controlar y gestionar la nómina de una
empresa, este tipo de sistema contable fue diseñado para realizar varias tareas,
incluyendo el cálculo de los salarios de empleados, deducciones legales, etc.
3. Sistema de planificación recursos institucionales
Contempla la elaboración de productos, compra de materiales, gestiona y controla el
inventario y la distribución, además de realizar operaciones contables.
4. Sistema de gastos
Este sistema fue diseñado para ayudar a agilizar los ciclos de facturación, así como
para aprobar los gastos que realiza la empresa.
V. Ventajas de usar un sistema contable
El objetivo principal de los sistemas o software contables es el de automatizar y
simplificar las tareas administrativas dentro de una organización, ya que estos
permiten unificar las operaciones contables y comerciales, permitiéndole así a las
empresas gestionar sus recursos de forma más eficiente. A continuación,
mencionaremos algunos de sus beneficios:
Permiten ahorrar tiempo y dinero
Uno de los beneficios más importantes al implementar un sistema contable, es que
permite a las empresas ahorra tiempo y dinero en la elaboración de sus registros
contables, ya que necesitan una cantidad de recursos mucho menor para funcionar y
reducen drásticamente la cantidad de errores.
Mejoran la gestión del negocio
Al usar un software de contabilidad las empresas no solo tienen todos sus datos
unificados y almacenados en un solo lugar, sino también les facilita la toma de
decisiones y permiten administrar mejor los recursos de la empresa.
Simplifican los procesos administrativos
Una de los retos que enfrentan las empresas actualmente es lo difícil que resulta para
ellas mantener todos sus procesos contables al día, sin embargo, con el uso de estos
programas es mucho más fácil automatizar el trabajo y agilizar las tareas del día a día.
Mejoran la disponibilidad de tus comprobantes
Al tener todos los comprobantes organizados y unificados en un mismo sistema, las
empresas pueden tener su información disponible en todo momento y se reducen los
tiempos de búsqueda. Otra ventaja que ofrecen estos programas es que muchos están
almacenados en la nube, lo cual permite gestionar la
información contable en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Reducen la cantidad de papel
Gracias que estos sistemas emiten los comprobantes de forma electrónica, al
implementarlos las empresas pueden reducir drásticamente su consumo de papel,
gastos de impresión y el impacto que tienen sus actividades en el medio ambiente.
implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.
Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.
El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
Permite que el S.G.C constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.
Con la certificación de la norma se proyecta:
Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene
la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.
Existencia de una mejor posición competitiva.
La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas
oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.
Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personar ya que
ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.
VI. Desventajas de implementar un sistema contable
Ahora que ya sabemos las ventajas de usar estos programas, es importante que
tengamos presente también algunos problemas que pueden causar el uso de estos
sistemas en la administración de las empresas.
Requieren un conocimiento previo para su uso
La mayoría de los softwares administrativos están diseñados y pensados para personas
con un alto conocimiento contable, por lo que recomendamos elegir programas con
una interfaz amigable y que ofrezcan un buen servicio de soporte para que puedas
sacarle el mayor provecho a todas sus funciones.
Necesitan constante mantenimiento
Otro inconveniente que presentan estos sistemas es que algunos requieren de un
mantenimiento y actualización constante. En estos casos lo mejor es seleccionar una
aplicación que se actualice de forma automática para evitar la instalación de paquetes
adicionales.
Ocasionan gastos extras
Aunque la mayoría de estos sistemas ofrecen tarifas razonables, muchos de ellos
necesitan la instalación de RAM adicional o modernos procesadores para su uso, es
por ello que recomendamos usar aplicaciones contables en la nube que no necesiten
de instalaciones locales para funcionar.
Ahora que ya conoces todas las ventajas y desventajas de los sistemas contables ya no
tienes excusa para automatizar las tareas administrativas de tu negocio, por lo que
recomendamos estudiar las diferentes opciones que existen el mercado y seleccionar
el programa que mejor se adapte a tus necesidades.

Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo

El sistema origina cierta burocracia.

Se necesitan suficientes recursos.

Es costoso.
VII. Conclusiones:
1) El sistema contable esta diseñado para poder llevar un control sobre transacciones, estado
financiero, y cualquier tipo de información contable; este tipo de información es analizada,
clasificada, registrada (Libros contables) y resumida (Estados financieros). Esta información
es presentada frente al directivo o inversionistas de la empresa.
2) Los sistemas de información contable son herramientas necesarias para el desarrollo social
y económico de una empresa. En conclusión, el Sistema de información Contable es un
sistema en la cual nos facilita una realización de los registros contables que en cualquier
empresa se lleva a cabo, por otra parte, también nos da la facilidad de realizar dichas
operaciones de una manera fácil y rápida.