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Guiar
Visión general ● Esta Guía de Actividad detallará un proceso interactivo de Escalamiento de
Riesgos, una interfaz con el Registro de Avisos de Alerta Temprana y
respuestas para lograr el resultado deseado. Se lleva a cabo en todos los
niveles de la organización (i.e. programa) y para cada proyecto.
● El Equipo de Riesgo de PMO facilitará las reuniones del Comité ROM para
garantizar que también se cumplan los criterios para el escalamiento. Estas
reuniones apoyarán el programa para gestionar la escalada de riesgos
desde el proyecto hasta el paquete y la gestión ejecutiva.
● Los asistentes a estas reuniones (ROM) incluirán a los gerentes de
proyectos, así como miembros del equipo en general como sea necesario,
el Gerente de Riesgos facilita estas reuniones. El propietario del riesgo,
gerente de proyecto o las personas que conoce los detalles del riesgo,
incluyendo el racional para el escalamiento, deben asistir.
● Durante el comité EFM, los lideres funcionales y directores ejecutivos
revisaran la propiedad del registro de riesgos del programa y acordará la
justificación general para aceptar la escalada de riesgos o la reducción de la
escalada.
● En el punto más temprano de la identificación de un riesgo, por lo general, el
Gerente de Proyecto o el Contratista pueden iniciar qué nivel residirá el
riesgo o copiar al registro de alerta temprana o ser administrado a nivel de
proyecto como un riesgo/problema. Esto es en consulta con el analista de
riesgos o coordinador de riesgos, al comienzo de cada proyecto e iterado a
lo largo de todas las etapas del ciclo del proyecto.
● Las Alertas Tempranas son evaluadas por el Gerente de Proyecto, estas
pueden introducirse en el proceso de Gestión de Riesgos.
Nota 1: El Registro de Alerta Temprana está fuera del proceso de Gestión
de Riesgos. Mas detalle en el plan 1.13.
● La descripción del riesgo, la puntuación y la información de respuesta se
almacenan en el Sistema de Gestión de Riesgos (ARM): ARM será utilizado
solo por los coordinadores/analistas de riesgos de Koulu y del PEIP-EB. Los
riesgos escalonados se pueden actualizar, gestionar e informar desde allí.
● Las acciones de respuesta a los riesgos que caen fuera de los criterios de
autoridad a nivel de paquete del proceso de escalamiento se presentarán a
la 'Junta de Cambios', a través de la presentación de una solicitud de
cambio para obtener la aprobación de la mitigación que resultará en un
cambio significativo en el paquete o específicamente en una escuela. El
proceso de cambios se ve a detalle en el plan 1.19.

Entradas Programa/Proyecto
● Objetivos: declaraciones de alcance, cronogramas y planes de costos
(Libro Base – “Baseline Book”).
● Registros de riesgos de paquetes y proyectos: estrategia de respuesta.
Registros de riesgo del contratista
● Objetivos: Declaraciones de alcance, cronogramas y planes de costos
(información del contratista).
● Registro de alerta temprana - Lista de Aconex.

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Tiempos / Línea de ● Paquete / Inicio del proyecto / Inicio del contrato

tiempo ● Revisiones mensuales y talleres
● Exámenes ad hoc de proyectos
● Los riesgos reevaluados en las reuniones de revisión pueden requerir un
escalamiento en el punto de cambios en los requisitos o el alcance y/o
cambios en el programa.

Funciones y ● Gerente de Proyecto: Selección y propuesta de riesgo a escalar

responsabilidades ● Líderes de Paquete o Disciplina: revisar, aceptar y/o rechazar estrategia
de respuesta, apoyan en la reducción de los riesgos.
● PMO: monitorear buenas prácticas y procesos
● Líder/Gerente de Riesgos: facilita los procesos
● Comité ROM: revisar la propuesta, los impactos temporales y el costo de
las acciones de respuesta

Herramientas y ● Enlace al Plan de Gestión de Riesgos

referencias ● Enlace al mapa de procesos de gestión de riesgos
● Enlace a la Guía de inicio rápido de gestión de riesgos
● Enlace a la Guía de inicio rápido del sistema ARM

Pasos y requisitos 1. [Miembros del equipo] Los riesgos y las oportunidades son identificados
por cualquier persona dentro del nivel de programa y nivel de proyecto.
2. [Dueños de Riesgos] Discutirán dentro de una reunión del comité ROM si
el riesgo está en el nivel correcto o debe escalarse o incluso en el comité
EFM decidir si se desescala.
3. [Gerente de Proyecto] Revisa los riesgos, evalúa los resultados, evalúa
los criterios de escalamiento, incluida la propiedades del riesgo y la
estrategia de respuesta para los riesgos propuesta para escalamiento.
4. [Coordinador/Analista de Riesgos] Durante las revisiones de riesgos, con
el apoyo del gerente de cambio, analizará las acciones de respuesta y
evaluará los resultados. Las acciones de respuesta se evaluarán como
criterios de cambio del alcance, esto se puede encontrar en el 1.19 Plan
de Gestión del Cambio; la revisión de las acciones de respuesta analizará
el cambio en las líneas de base, luego la estrategia de respuesta debe
escalarse desde el nivel de función o proyecto hasta el panel de control
de Cambio de negocio a través de una solicitud de cambio.
5. [Gerente de Proyecto] Obtener consenso en ROM de que un riesgo debe
escalarse desde el nivel del paquete o programa incluido hasta la junta
ejecutiva. Los riesgos identificados a nivel de proyecto, después de la
evaluación, si son significativos, el riesgo puede ir directamente al nivel
de programa. La evaluación también debe considerar si la presentación
de una alerta temprana o una estrategia de respuesta hará que se
presente una solicitud de cambio.
6. [Líder/Gerente de Riesgos] La reunión de ROM se llevará a cabo una vez
al mes, esto es para apoyar la captura precisa de los impactos de costos,
tiempos, y la justificación para administrar el presupuesto de riesgos, así

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como para apoyar la toma de decisiones, la implementación y la gestión
de riesgos y oportunidades dentro de estas reuniones.
7. [Gerentes de Proyecto/Directores de unidades] Tanto al nivel de comité
ROM, así como de comité EFM tendrán autoridad delegada para tomar
decisiones dentro de un criterio acordado para aprobar medidas de
mitigación de tiempo, costo y rendimiento.

Monitoreo y Control de Riesgos:

8. [Gerente de Proyecto/lideres funcionales] Se requerirá que los riesgos
escalados, que tienen un impacto muy alto, tengan un plan de
contingencia completamente presupuestado incluido dentro de la solicitud
de escalada.
9. [Coordinador de Reportes] Todas las revisiones deben estar alineadas
con el PMO – Control de Proyectos – Calendario de Reportes para
apoyar la producción de informes mensuales.

Respuesta / 1. Las actas de la reunión con las decisiones se emitirán a todas las áreas,
Resultados el Equipo de Riesgos, el Equipo de Cronograma, el Equipo de Costos,
etc.
2. Las decisiones de acciones de respuesta se comunicarán desde la junta
de cambio al equipo de riesgos para garantizar que las mitigaciones de
riesgos se actualicen y luego se ejecuten.
3. Para actualizar la base de datos ARM, las puntuaciones cualitativas de
probabilidad, costo, tiempo, reputación y/o calidad se actualizarán en
escenarios actuales y objetivo en todos los niveles como sea necesarios.

Puntos de control de ● Durante la ejecución: Las actas de la reunión se capturarán después de

calidad cada Comité ROM y se enviarán a los asistentes con las decisiones y
acciones de la reunión para el seguimiento. Este documento incluirá las
razones del riesgo o las oportunidades que requieren escalamiento o
desescalada.
● El Equipo de Riesgos de PMO y el Líder de PMO para garantizar que se
capturen todas las escaladas conocidas y se cierre cualquier consulta.
● Gerente funcional y coordinadores de riesgos para inspeccionar y
comentar el Informe de Riesgos mensual para garantizar que se capturen
todos los riesgos conocidos de escalamiento y se cierre cualquier
consulta.
● Gerentes de proyecto y dueños de riesgos para revisar los registros de
riesgo del contratista para identificar brechas y actualizar los registros de
riesgo del proyecto en ARM según corresponda.
Nota: el riesgo escalonado de los contratistas se registrara en el sistema
ARM o irá al registro de alertas tempranas o será administrado por el
gerente de proyecto como problemas.
Los criterios para el escalamiento de riesgos de proyecto a paquete incluyen
entre otros:
● Fuera de la asignación presupuestaria del proyecto.
● Fuera de las fechas de entregables de hitos clave del proyecto.

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● Riesgos que tengan un impacto leve a la imagen de la institución o
molestia leve de las partes interesadas.
Los criterios para el escalamiento de riesgos a programa incluyen entre otros:
● Fuera de la asignación presupuestaria del paquete.
● Riesgos que afecten dos o más paquetes.
● Los riesgos asociados a adquisiciones por parte de los contratistas que
alarguen o interrumpan la construcción.
● Riesgos que tengan impacto critico a la imagen de la institución o pérdida
total de la confianza de las partes interesadas.
● Riesgos que impacten la duración del proyecto más allá de la vida del
programa.

Contacto Para obtener más información o ayuda con la carga de información, póngase en
contacto con:
Antonio Ferrel, Líder de Riesgos: antonio.ferrel@koulu.pe
Marsha McKenzie, Gerente de Riesgos: marsha.mckenzie@koulu.pe

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