Nia 230
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Nia 230
Alcance de la norma:
La documentación de auditoría que cumple con los requisitos de esta NIA y los requisitos
de documentación específicos de otras NIA aplicables proporciona:
(a) evidencia sobre la base del auditor para llegar a una conclusión sobre el cumplimiento
de los objetivos generales del auditor; Y
(b) Evidencia de que la auditoría ha sido planificada y realizada de conformidad con las
NIA y las leyes y reglamentos aplicables.
La documentación de auditoría es útil para algunos propósitos adicionales, como son los
siguientes:
A. El proceso de auditoría.
B. Las NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables.
C. El entorno empresarial en el que opera la entidad, y Los asuntos de
auditoría e información financiera relevantes para el sector en el que la
entidad opera.
Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor registra los
datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría, los resultados y las
pruebas realizadas.
La planeación.
La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría
desarrollados.
Los resultados
Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas.
Incluyen sólo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusión del
auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de
auditoría.
La NIA ¨Documentación¨ señala que la extensión de los papeles de trabajo es un caso de
juicio profesional por lo que es necesario y práctico documentar todos los asuntos
importantes que el auditor considere.
La SAS y NIA indican que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes
informaciones:
Información referente a la estructura orgánica de la entidad examinada.
Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos.
Información concerniente al entorno económico y legislativo dentro de los que opera
la entidad.
Evidencia del proceso de planeamiento
incluyendo programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.
Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno.
Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las conclusiones
alcanzadas.
Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fue supervisado y
revisado.
Análisis de transacciones y balances.
Análisis de tendencias e índice importantes.
Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditoría
desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de auditoría y cuando
fueron desarrollados.
Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.
Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados, o
discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades
sustanciales en control interno.
Cartas de presentación recibidas de la entidad.
Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de
la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o
inusuales, revelados por los procedimientos del auditor.
Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor, etcétera.
Propiedad y custodia de los papeles de trabajo.- Los papeles de trabajo son
de propiedad de los órganos o firmas de auditoría. El auditor debe custodiar con cuidado y
vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento, y
bajo cualquier circunstancia, el carácter secreto de la información contenida en los
mismos.
Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero
es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y para
cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios.
Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos grupos
básicos: Archivos corrientes y archivos permanentes.
Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con la planificación y
supervisión que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como:
Revisiones corrientes de controles administrativos.
Estados financieros motivo de auditoria.
Análisis de información financiera
Notas a los estados financieros.
Correspondencia corriente. (Entrada y salida)
Programas de auditoría y otros papeles que respaldan las observaciones y
Preparación del informe, inclusive el borrador del informe.
Los archivos permanentes deberán contener informaciones importantes para utilizar en
auditorias futuras tales como:
El historial legislativo sobre la creación de la entidad y sus programas y actividades
La legislación de aplicabilidad continúa en la entidad, políticas y procedimientos de
la entidad. Financiamiento, organización y personal
Políticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes, estatutos,
memorias anuales, etc.
Manuales, (Contable, presupuesto, tesorería, contratación, almacén, procesos
misionales, entre otros).
En general la información que no varía con el tiempo.
Comprobantes de contabilidad y
soportes (facturas, contratos, recibos
de caja, egresos) Interna
Investigaciones periodísticas o de
instituciones especializadas Externa
Toda esta documentación, una vez ha sido analizada y verificada a través de las técnicas
de auditoría, se concluye si aporta evidencia de auditoría, es decir si es útil, se convierte
en un “papel de trabajo” y en adelante servirá de soporte para sustentar la opinión de
auditoría y los informes a la dirección de la Compañía y a los niveles de gobierno
corporativo que corresponda.
Identificar el rol de preparador y de revisor de los papes de trabajo
Es indispensable definir estos roles en cada trabajo de auditoría, en el mismo momento de
iniciar el trabajo, en la Firmas básicamente por el mismo cargo se conocen las
responsabilidades roles, el “preparador” es el auditor que “hace” los análisis y desarrolla
los procedimientos de auditoría, mientras que el “revisor” es un nivel jerárquico que debe
contar con mayor experiencia y formación, su responsabilidad es garantizar que todos los
procedimientos de auditoría planeados se hayan desarrollado, y que cada papel de trabajo
contenga los elementos básicos y esenciales, así mismo que la evidencia obtenida sea
suficiente y apropiada. El trabajo de revisor implica una inspección asidua del archivo
documental, una lectura completa de cada papel de trabajo. Es conveniente que el revisor
deje constancia de los puntos de revisión (TO-DO) en un documento formal, para que el
“preparador” pueda realizar las mejoras e implementaciones que se han requerido o
sencillamente como una guía de discusión en conjunto con el equipo de auditoría.
Principales consideraciones que el auditor debe cuidar en el proceso de
documentación de la auditoría.
a. Recaudos posteriores.
b. Roll back. Análisis retrospectivo para a partir del saldo actual, regresar al saldo que
se haya auditado en el periodo anterior, se requieren cierta información del período
para la operación aritmética.
c. Pruebas sustantivas que evidencien la existencia de la deuda. Verificar el
despacho, y el recibido del bien o servicio por parte del cliente.
d. Estados de cuenta del cliente que hayan sido obtenidos en periodos interinos.
e. Acceso a papeles de trabajo y análisis de los auditores internos o la dirección
financiera.
f. Acceso a información pública del cliente.
Las normas de auditoría requieren que las Firmas establezcan políticas para la retención
de los archivos de trabajos ya concluidos, el periodo máximo sugerido es de 5 años de
retención o conservación de los archivos, contados a partir de la fecha de emisión del
dictamen u opinión de auditoría.
Una recomendación al utilizar software para administra y mantener como repositorio de
documentación de la auditoría, es establecer un mecanismo que permita tener una copia
de seguridad (backup) completa a todo el encargo, y promover para que el auditor
responsable del trabajo, con cierta periodicidad realice la copia (los sistemas permiten
programar esta actividad en forma automática, solo es estar conectado al servidor), esto
ahorrara verdaderos dolores de cabeza, el riesgo de pérdida de información de los
computadores es muy alto y no el costo de recuperarla no se compadece con el de tener
hábitos recurrentes de realizar la copia de seguridad.