[FORMULARIO DE

RECOLECCION DE
INFORMACIÓN]
[SENA]

JADITH JOSE GUTIERREZ

RAMOS
CARLOS ELKIN, POLANIA
CASAS
LINA ISABEL, AREVALO
IBARRA
SANTIAGO, GONZALEZ
DUQUE
[CONTENIDO]

• INTRODUCCIÓN
• APLICACIÓN DE LA TÉCNICA SELECCIONADA
• ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
• BIBLIOGRAFÍA

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 INTRODUCCIÓN

Existe un conjunto de fuentes y requisitos en cada proyecto de desarrollo de

software, así, usuarios y expertos abastecen a los desarrolladores acerca del
problema y necesidades del usuario. Para recolectar esta información es importante
aplicar alguna de las técnicas que se nos ofrecen en la elicitación de requisitos y
después de aplicada, analizar a profundidad que es lo que el stakeholder requiere
del equipo de desarrollo [ CITATION SEN222 \l 2058].

El presente trabajo tiene como objetivo presentar la técnica seleccionada y aplicada

por el grupo SoldeTec, así mismo, presentar el análisis posterior que se realizó a las
respuestas dadas por el cliente para asegurar que el equipo de desarrollo si está
entendiendo lo que el stakeholder desea

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 FORMULARIO DE RECOLECCION DE INFORMACION

1. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA SELECCIONADA

Fecha: 27 de mayo Duración: 1 hora

Software Inventario y Ventas Ferretería Monte Sion
Entrevistado: Amín Acosta
Cargo: Administrador Ferretería Monte Sion
Introducción: buenos días, señor Amin, el propósito que tenemos hoy con esta
entrevista es contextualizarnos acerca de la historia, los procesos, necesidades
y proyección de la ferretería Monte Sion para entender cómo podemos ayudarlos
a ser un negocio más productivo por medio de la implementación de soluciones
tecnológicas

Preguntas:

1. ¿Cuál es la actividad económica de la ferretería Monte Sion?

La ferretería Monte Sion es un negocio que se dedica a la compra y venta
de productos para la construcción y para el agro.

2. ¿Qué tipo de información manejan actualmente en el negocio?

En el negocio actualmente se maneja básicamente la información que
está relacionada con los clientes cuando les realizamos una venta y la
información que está relacionada con nuestros proveedores, cuando
adquirimos los productos que posteriormente vamos a vender.

3. ¿Qué sistemas de información se utilizan actualmente en el

negocio, qué áreas los utilizan?
No, aquí en el negocio no manejamos sistemas de información, desde
que administro el negocio todo se realiza de manera manual, tenemos
carpetas en las que vamos archivando las facturas tanto de compra como
de venta y cuando necesitamos consultar información nos remitimos a
estos documentos.

4. ¿Qué información utiliza para tomar decisiones de forma cotidiana?

No tenemos información en línea que nos permita tomar decisiones sobre

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la marcha. A final de cada mes se realizan cortes que nos permiten
conocer cuál fue la cantidad de las compras y las ventas que se
realizaron y con esta información también podemos cuadrar la proyección
del siguiente mes.

5. ¿Cuáles serían las metas y objetivos principales que a usted le

gustaría cubrir con un sistema de información usando tecnología?
Siempre me he soñado precisamente con eso que le respondía en la pregunta anterior, poder
tener la información en línea y a tiempo. Si
dependiera de mí, esos serían mis objetivos. Por ejemplo, poder sacar
listados de inventarios al corte que yo quiera y que el almacenista pudiera
compararlos contra los productos físicos que tenemos en bodega para
conocer si nuestros productos están completos, por ejemplo, poder
conocer en cualquier día del mes como van las ventas y como van las
compras del negocio. Todas estas cosas me darían mucho control sobre
la toma de decisiones.

6. ¿Quiénes tendrán acceso al sistema de información?

Yo creo que el sistema de información debería estar enfocado para tres
roles: administración, ventas e inventarios. Entonces deberían tener
acceso el administrador, el vendedor y el almacenista.

7. ¿De qué equipos de cómputo disponen para facilitar la

implementación del sistema de información?
Actualmente no disponemos de ningún equipo de cómputo, pero si nos
desarrollan el software, pienso que para iniciar podemos hacerlo con 3
equipos que cuenten con los requerimientos que ustedes nos indiquen.

8. ¿Cuáles son los procesos medulares del negocio?

Los procesos medulares del negocio son 3: ventas, facturación e
inventarios.

9. ¿Puede contarnos cómo funciona hoy el proceso de ventas del

negocio?
Como todo proceso normal de ventas en cualquier negocio, las ventas en
la ferretería Monte Sion empiezan con la solicitud de un producto por
parte de un cliente al vendedor. Actualmente el vendedor no tiene manera
de saber con el inventario que cuentan de cada producto, por lo que cada
vez que un cliente le solicita un producto debe realizar una búsqueda
física del mismo en la bodega, cabe anotar, que no es fácil para el
vendedor conocer la ubicación exacta de cada uno los productos de la
ferretería y así mismo no es fácil recordar de cuales productos hay o no
en los inventarios, esta situación trae insatisfacción al cliente por los
tiempos de búsqueda y a pesar de que el vendedor se disculpa con el

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cliente por los tiempos de espera, la molestia ya fue generada, lo cual no
representa buena reputación para el negocio. Así mismo, si el cliente
pregunta por el precio no es fácil para el vendedor recordar los precios de
todos los productos que se manejan, es por esto muchas veces debe
enviarlo a caja para que al cliente puedan confirmarle el precio del
producto y pueda decidir si lo compra o no.

10. ¿Qué problemas puntuales quisiera usted que se solucionaran en

el proceso de ventas por medio de un sistema de información?
Yo quisiera que al vendedor de la ferretería se le creara un perfil de venta
desde donde podrá tener toda la información en línea para atender a los clientes, así cuando un
cliente solicite un producto al vendedor, este
podrá buscar en el sistema si tiene inventario disponible del producto
solicitado. Así mismo, el vendedor no solo podrá conocer si cuenta con
inventario disponible, sino que podrá tener la información de los precios
de venta, lo cual permitiría que el cliente desde ya pueda realizar su
elección de llevar o no el producto, si el cliente se decide a llevar el
producto, entonces el vendedor podría buscar en el sistema la ubicación
del producto, por lo cual la búsqueda de este se realizará de manera más
rápida. Un valor agregado al proceso sería que el vendedor pudiera
asociar desde el inicio de la venta los productos que llevará el cliente para
que al administrador se le haga más fácil facturar el producto, así, los
clientes estarán más satisfechos porque la información fue más oportuna
y la atención más fácil y rápida.

11. ¿Puede contarnos cómo funciona hoy el proceso de facturación en

el negocio?
Bueno, el proceso de facturación empieza así: como tal vez el vendedor
no conozca todos los precios de los productos, el administrador va a ser
el responsable de darle esta información al cliente, por lo cual este retrasa
su decisión de llevar o no el producto. Cuando los clientes eligen llevar el
producto, la factura que se les realiza es manual, por lo tanto, el
administrador debe solicitar todos los datos al cliente así este haya ido a
comprar con anterioridad a la ferretería, no tenemos forma de no realizar
este reproceso. Ahora a final de mes para cuadrar el total de ventas del
mes, el administrador lo calcula manualmente con las facturas realizadas
a los clientes o con listas de ventas realizadas en el día a día. El cálculo
de las ventas puede ser tortuoso por todo lo que implica el manejo de la
papelería e incluso existe el riesgo de pérdida de información porque todo
se maneja en hojas físicas.

12. ¿Qué problemas puntuales quisiera usted que se solucionaran en

el proceso de facturación por medio de un sistema de información?
Yo quisiera que el administrador manejará un perfil desde donde entre
otras funciones podrán facturar las ventas, si lo anterior se realizara, el

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administrador solo deberá solicitar la identificación al cliente y con esto ya
conocerá que productos va a comprar porque el vendedor ya ha realizado
una asociación anteriormente. Así mismo, si hay clientes que
anteriormente han comprado en la ferretería, el administrador no tendrá
que volver a solicitar estos datos porque ya estarían en el sistema, solo
los actualizará si es necesario. La factura saldría impresa lo cual conlleva
una mejor reputación para el negocio. Al final de mes para cuadrar el total
de ventas del mes, una de las funcionalidades que podría tener el perfil
del administrador es el del cálculo de reportes e informes que le permitan
el control del negocio y uno de estos reportes será el del cálculo de las
ventas a cortes determinados, lo anterior disminuiría los tiempos y
mejoraría la productividad.

13. ¿Puede contarnos cómo funciona hoy el proceso de

reabastecimiento en el negocio?
Bueno, hoy no existen control de los productos agotados en el negocio, y
algunas veces se conoce que estos faltan porque algún cliente llegó
solicitando y no encuentran existencia. La forma que tiene el
administrador de conocer que productos faltan por inventarios es confiar
en la memoria de los empleados a cargo o en anotaciones realizadas por
él mismo. El administrador realiza solicitud al proveedor de algunos de
estos productos agotados y no de su totalidad porque hoy no hay forma
de conocer la totalidad de los faltantes. Cada vez que el proveedor trae
nueva mercancía el almacenista realiza conteo de esta y verifica que se
encuentre en buen estado. Si hay alguna inconsistencia se soluciona con
el proveedor. Los proveedores dejan las facturas con el almacenista para
que la ferretería Monte Sion les realicen el pago de la mercancía al final
de mes y el almacenista entrega las facturas de los proveedores al
administrador para que este las guarde y así mismo, calcule, si aplica, los
nuevos precios de venta. Posterior al cálculo de los nuevos precios de
venta el administrador notifica a los vendedores que hay existencia de los
productos que estaban faltantes y comunica los nuevos precios de venta.
Para cuadrar el total de las compras del mes y conocer cuáles son los
pagos a los proveedores, el administrador lo calcula manualmente con las
facturas recibidas de los proveedores, este proceso puede ser tortuoso
por todo lo que implica el manejo de papelería e incluso existe el riesgo
de pérdida de información porque todo se maneja en hojas físicas

14. ¿Qué problemas puntuales quisiera usted que se solucionaran en

el proceso de reabastecimiento por medio de un sistema de
información?
Yo quisiera que en el módulo del administrador entre otras cosas se
pudieran generar informes de manejo de inventarios, así, el administrador
a la fecha de corte que quisiera podrá revisar como están sus inventarios
y conocer de que productos necesita realizar pedidos. Realizaría la
solicitud al proveedor de todos los productos agotados, ya que por medio

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de los informes que se generen se tendría conocimiento total de los
inventarios de la ferretería. Cada vez que el proveedor traiga la nueva
mercancía el almacenista realizaría conteo de esta y verificaría que se
encuentre en buen estado. Si hay alguna inconsistencia se soluciona con
el proveedor. Los proveedores dejarían las facturas con el almacenista
para que la ferretería Monte Sion les realicen el pago de la mercancía al
final de mes, así mismo con esta información, de la factura, el
almacenista podría realizar el ingreso a un perfil que se le desarrolle,
donde podrá ingresar el total de los productos recibidos por los
proveedores y podrá generar informes para verificar el inventario de la
ferretería en el sistema Vs el inventario físico. Posterior a lo ya expuesto,
el almacenista entregará al administrador las facturas de la mercancía
comprada solo para estas ser guardadas como soporte en caso de ser
necesario, ya que la información se encontrará en el sistema. Para
cuadrar el total de compras del mes, una de las funcionalidades que
tendrá el perfil del administrador es el cálculo de compras, el cual le
permitirá conocer rápidamente cuanto se ha comprado a cada proveedor
para poder realizar los pagos correspondientes.

15. Hoy solo hemos recolectado una parte de la información de la que

seguramente vamos a necesitar, ¿En caso de desarrollarse el
sistema de información podrá facilitarnos el acceso a las
dependencias del negocio, así como al personal que contribuya a la
recolección de la información necesaria para implementar dicho
sistema?
Claro que sí, soy consciente que para llevar a cabo este desarrollo van a
necesitar de nuestro tiempo y nuestros conocimientos, entonces
bienvenidos cada vez que necesiten algo en lo que ustedes piensen que
les podemos aportar [ CITATION Aco221 \l 2058]

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 2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

Posterior a la conversa que se tuvo con el experto acerca de los problemas,

necesidades y expectativas que se tienen en el negocio ferretería Monte
Sion, se puede analizar y concluir cosas como:

- Actualmente todos los procesos de la ferretería se dan de forma manual,

lo cual acarrea tiempos improductivos e insatisfacción en los clientes.

- No hay manera de realizar auditorías a los inventarios, a las compras o

ventas porque la información que se maneja en el negocio no es en línea.

- El riesgo de pérdida de información es latente porque esta se encuentra

toda en la papelería de los procesos de compras y ventas del negocio y
actualmente no se tiene respaldo de nada.

- Los procesos que se pueden mejorar con un sistema de información son

3: ventas, facturación e inventarios, los cuales son procesos que se
encuentran en todo momento interconectados, es así, que la mejora que
se aplique en uno de ellos mejorará la productividad de todo el negocio.

- Una aplicación para escritorio con diferentes perfiles e interfaces para

cada uno de los roles en el negocio sería el proyecto de software
adecuado para ser desarrollado para la ferretería Monte Sion

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 BIBLIOGRAFÍA

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/instituti
on/SENA/Tecnologia/228118/Contenido/OVA/CF3/index.html#/curso/te
ma1

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