Los Proyectos Como Herramientas de Control

UNAH
Universidad Nacional Autónoma de Honduras

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Tema: Síntesis y mapa conceptual
Lic. Rolando Arturo Cáceres
Asignatura: Desarrollo Gerencial
Sección: 1903
Integrantes N° Cuenta
1. David Guevara 20181003618
25 de septiembre del 2021, Comayagüela M.D.C
Proyectos y los proyectos como herramienta de control (aplicación)

Las herramientas de control y seguimiento de proyectos, son básicas para realizar una
buena dirección y gestión de nuestro trabajo. Debemos conocer qué hay en el
mercado y qué nos pueden ofrecer para saber si podemos optimizar mejor nuestro día
a día. En la mayoría de las ocasiones, esto supondrá una reducción significativa de
costes.
En la actualidad, podemos hacer dos diferenciaciones principales: las aplicaciones que
funcionan como gestores de tareas y que únicamente contemplan un sistema de
comunicación entre los miembros del equipo, es decir, tienen un carácter social; y
las herramientas para la planificación de proyectos que ofrecen comunicación, gestión
y control de proyecto. Lo ideal es utilizar las segundas, pues tendremos todo integrado
en una sola aplicación.
Por suerte, ya existen apps fáciles de utilizar y muy intuitivas que ofrecen todas estas
funcionalidades. Entre las más destacadas, se encuentra Sinnaps, con la que el puedes
hasta planificar de manera intuitiva, recalcular planificaciones o asignar roles a los
miembros del equipo, hasta chatear con ellos desde las actividades planificadas,
obtener informes de proyectos completos en PDF, y realizar un amplio control y
seguimiento de proyectos a tiempo real.
Con esto, conseguimos que nuestra toma de decisiones sea rápida, pero sobre todo
eficaz. Reducimos al máximo posible el riesgo del proyecto. Y nuestra bandeja de
entrada de emails, nos agradecerá que centralicemos la comunicación desde la propia
app.
Así pues, es conveniente conocer lo que nos pueden ofrecer este tipo de software para
la gestión de proyectos, desde el punto de vista de la evaluación continua del
proyecto.
Las herramientas de control y seguimiento de proyectos, son básicas para realizar una
buena dirección y gestión de nuestro trabajo. Debemos conocer qué hay en el
mercado y qué nos pueden ofrecer para saber si podemos optimizar mejor nuestro día
a día. En la mayoría de las ocasiones, esto supondrá una reducción significativa de
costes.
Las herramientas de gestión de proyectos están hechas para ser totalmente
personalizables para adaptarse a las necesidades de equipos de trabajo de diferentes
tamaños y con distintos objetivos.
Las herramientas de gestión de proyectos generalmente se definen por las diferentes
funciones que ofrecen. Incluyen, entre otras:
Planificación/programación: las herramientas de gestión de proyectos te permiten
planificar y delegar el trabajo en un solo lugar con tareas, subtareas, carpetas,
plantillas, flujos de trabajo y calendarios.
Colaboración: el correo electrónico ya no es la única forma de comunicación. Utiliza las
herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas, añadir comentarios,
organizar paneles de control y para revisiones y aprobaciones.
Documentación: evita la pérdida de archivos con las funciones de gestión de archivos:
edición, control de versiones y almacenamiento de todos los archivos.
Evaluación: realiza un seguimiento y evalúa la productividad y el crecimiento a través
de la gestión de recursos e informes.
Una herramienta de gestión de programas puede ser similar a una herramienta de
gestión de proyectos, aunque presentan algunas diferencias clave. Antes de hablar
sobre dichas diferencias, analicemos las diferencias
Hoy en día, existe una gran variedad de herramientas de gestión de proyectos en el
mercado que prometen apoyar en la gestión de las empresas. Sin embargo, las
funcionalidades o características de estas herramientas son tan variadas que es difícil
escoger la más adecuada.
Si planeas incorporar una herramienta de gestión de proyectos en tu empresa lo

primero que debes preguntarte es ¿cuáles son las necesidades de la empresa y cuáles
funcionalidades necesita? Para ayudarte, en este artículo te mostramos cuáles son los
aspectos clave que debes tomar en cuenta al elegir una herramienta entre proyectista
de gestión de proyectos para tu empresa. Una herramienta de gestión de proyectos es
un software con el que se puede realizar un seguimiento a todas las actividades,
tareas, recursos, etc de uno o varios proyectos, tanto de manera estratégica como
operativa. El objetivo es que se lleve a cabo una gestión exitosa de proyectos. Una
gestión más eficiente conduce a un mejor rendimiento de los recursos y mejores
resultados entregados a tiempo. Ahora bien, cuando una empresa tiene muchos
clientes y una gran variedad de tareas, es mayor el reto, y es cuando un software para
gestionar los proyectos se vuelve imprescindible. De lo contrario la compañía puede
sumergirse en un caos: pérdida de clientes, más horas de trabajo, reducción de
ingresos y estrés en los equipos. Para prevenir este tipo de escenarios, surgen las
herramientas de gestión de proyectos que, si se usan de manera acertada y en
coordinación entre sí, pueden crear un flujo de trabajo optimizado, permitiéndole la
culminación de los proyectos en menor tiempo y con más control. Herramientas de
planificación de tareas Cuando se trata de gestión de proyectos, asignar las tareas es
una actividad fundamental, ya que es la única manera de hacer un seguimiento de lo
que realmente se necesita hacer, quién debe hacerlo, cuándo se debe hacer y en qué
momento se ha completado dicha tarea o proyecto.
Las herramientas de planificación de tareas permiten hacer este seguimiento, pero,

además, permiten agregar tareas de una manera flexible, lógica y visualmente
atractiva. Además, ayudan a completar con precisión la programación diaria, semanal
e incluso mensual por adelantado. También son útiles para evitar sorpresas en el
trabajo, como una fecha límite, una reunión o una tarea olvidada.

Herramientas para gestión del tiempo
En la gestión de proyectos, además de planificar las tareas, se debe hacer un buen uso
del tiempo. Es importante, para las empresas, descubrir diferentes maneras
de acelerar el flujo de trabajo y aumentar la productividad; sobre todo si se cobra por
hora a los clientes. Esto se puede lograr con la ayuda de un software de gestión de
tiempo, ya que permite monitorear y registrar automáticamente el tiempo que se
invierte en cada una de las tareas, así como en los diferentes proyectos de clientes.
Pero, además, si la herramienta cuenta con Inteligencia Artificial, puede identificar
rápidamente cuánto tiempo se necesitará para terminar cada tarea, lo que permitirá
ajustar deadlines de entrega y tomar previsiones.
Herramientas para Informes de progreso
Es difícil para muchas empresas medir el progreso en un proyecto o tarea, sobre todo
si tiene que manejar muchas variables y el trabajo es inusual en tipo y alcance. En
estos casos, también es difícil tratar de determinar cuánto tiempo se necesita para
realizar el trabajo. Un software realmente inteligente ofrece en tiempo real una vista
actualizada de todo el progreso del proyecto. El famoso Diagrama de Gantt sigue
siendo de los formatos visuales favoritos para esto, pero entre más detalle pueda
proporcionar será mejor aprovechado su uso. Por ejemplo, es muy útil poder ver en
este formato, los proyectos, tareas, clientes, y los tiempos del trabajo de los usuarios
por separado.
Herramientas de colaboración: Las herramientas que están orientadas a la

colaboración permiten compartir y actualizar el trabajo del proyecto de forma rápida y
en tiempo real, proporcionando una retroalimentación instantánea, entre los
diferentes miembros del equipo. Los planes y los informes se pueden analizar en
conjunto, y las tareas se pueden reorganizar y ordenar de manera que todos vean los
cambios de inmediato. Este intercambio, edición y colaboración, instantáneo, ahorra
tiempo para todos y reduce la necesidad de largas cadenas de correo electrónico y
llamadas telefónicas.
Herramientas de Rentabilidad: La realidad es que no son muchas las herramientas de

gestión de proyectos que cuentan con funciones para apoyar en términos del cálculo
de las ganancias. En este sentido, encontrar una herramienta que pueda incluir este
módulo es realmente valioso. Poder llevar el control de los costos reales de cada
proyecto, como el tiempo invertido en cada tarea, valor hora de quién la ejecuta,
costos adicionales del proyecto, inutilización de recursos, desvíos, etc; permite medir
con exactitud cuánta ganancias deja cada proyecto Hoy en día, son muchas las
empresas que trabajan con numerosos proyectos al mismo tiempo. Tienen grandes
equipos de personas, pero pocos líderes responsables de hacer de cada proyecto un
esfuerzo exitoso.
A medida que más personas se involucran en los proyectos, el uso de herramientas de

gestión de proyectos puede ser bastante desafiante, para lograr la culminación exitosa
de un proyecto. No obstante, es la única manera de realizar las tareas de manera
organizada.
Pero, esto no es lo único, hay otras razones por las que se debe contar con
herramientas de gestión de proyectos, si desea alcanzar los plazos de su proyecto:
 Facilitan la gestión del Gerente de Proyectos.

 Mejoran la gestión de tareas por parte de cada responsable.
 Promueven el flujo de trabajo entre el equipo, ya que favorecen el trabajo
colaborativo.
 Da visibilidad de la evolución del proyecto a todos en la compañía.
Adicionalmente, el uso de las últimas tecnologías maximiza el rendimiento de los
equipos en cada proyecto. Esto conduce a una mejora significativa en la productividad,
lo que se traduce en mayores ganancias para la empresa. Aspectos a tomar en cuenta
al elegir una herramienta de Gestión de Proyectos Hasta ahora hemos hablado sobre
las herramientas de gestión de proyectos y su importancia para las empresas. Es el
momento de saber cuáles son esos aspectos a tomar en cuenta al momento de elegir
una herramienta de este tipo para su empresa: Las herramientas de gestión de
proyectos son esenciales para lograr el éxito del servicio que prestan las empresas a
sus clientes. Por lo tanto, debes elegir una herramienta que dé solución a todas las
necesidades de tu empresa. Este es un proceso que requiere tiempo y no se debe
tomar a la ligera. Hay herramientas más apropiadas para un tipo de empresas que de
otras, por eso es precisa una adecuada investigación y evaluación de las opciones que
existen en el mercado para acertar con la elección. Lo que sí es un hecho, es que el uso
de la tecnología y sobre todo, de la Inteligencia Artificial en los sistemas de
gestión, está impulsando a las empresas a crecimientos significativos que, antes eran
impensables. Por último, una vez encuentres la herramienta ideal para tu
empresa, asegúrate de que cuenta con un excelente equipo de Costamar Success para
ayudar a tu equipo en la capacitación del uso de la herramienta y fomentar su uso
desde todas las áreas
Mapa Conceptual
Proyectos y los proyectos como herramienta de

control (aplicación)
seguimiento de proyectos Evaluación y documentación
Tipos
Tipos Herramientas de Heramienta de informe Tipos
colaboración de progreso
Herramientas de Heramientas de gestión

Rentabilidad de progreso
Conceptos Conceptos
Da visibilidad de la evolución del

proyecto a todos en la compañía. Facilitan la gestión del Gerente
de Proyectos
últimas tecnologías maximiza el Mejoran la gestión de tareas por

rendimiento parte de cada responsable.
investigación y evaluación de las Promueven el flujo de trabajo
opciones que existen en el mercado entre el equipo, ya que favorecen
para acertar con la elección el trabajo colaborativo

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Proyectos y los proyectos como herramienta de control (aplicación)

Si planeas incorporar una herramienta de gestión de proyectos en tu empresa lo

Las herramientas de planificación de tareas permiten hacer este seguimiento, pero,

Herramientas para Informes de progreso

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