ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,

TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA

Integrantes:

Paula Valentina Garzón Fuentes

Laura Katerine Goyeneche López

Blayitd Soley Jiménez Rodríguez

Yudy Katherine Lancheros Murcia

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Programa Tecnólogo en Gestión Administrativa

Chía, Cundinamarca

Marzo de 2023
ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,
TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA

Integrantes:

Paula Valentina Garzón Fuentes

Laura Katerine Goyeneche López

Blayitd Soley Jiménez Rodríguez

Yudy Katherine Lancheros Murcia

Proyecto presentado como requisito para obtener el

título de:

Tecnólogo en Gestión Administrativa

Instructor:

Sandra Liliana Duarte Gamarra

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Programa Tecnólogo en Gestión Administrativa

Chía, Cundinamarca

Marzo de 2023
Tabla de contenido
Introducción. ....................................................................................................................................... 4
1. Pre-evento ................................................................................................................................... 5
1.1. Definición del evento y tipo de evento a realizar ............................................................... 5
1.2. Nombre del evento: ............................................................................................................ 5
1.3. Logotipo del evento ............................................................................................................ 5
1.4. Objetivos del evento ........................................................................................................... 5
1.4.1. Objetivo General ......................................................................................................... 5
1.5. Normatividad....................................................................................................................... 6
1.6. Agenda del evento .............................................................................................................. 8
1.7. Manual de procedimiento del Comité de Operaciones ...................................................... 9
1.8. Cronograma....................................................................................................................... 10
1.9. Medios de divulgación ...................................................................................................... 10
1.10. Presupuesto de gastos .................................................................................................. 13
2. Evaluación del evento ............................................................................................................... 14
2.1. Informe y tabulación de la información ............................................................................ 14
2.1.1. Ejecución del evento ................................................................................................. 14
2.1.2. Tabulación de las encuestas de satisfacción, análisis de resultados. ....................... 15
2.1.3. Conformidades y no conformidades del evento general y del equipo proyecto. ..... 19
2.1.4. Anexos ....................................................................................................................... 21
Introducción.

Este documento es un informe que contiene el proceso realizado para la organización

y desarrollo del evento de sustentación del proyecto de grado de los aprendices de

Tecnólogo de Gestión Administrativa ficha 2396907, teniendo en cuenta la norma NTC –

OPC 001.

Se especifican las actividades realizadas para el desarrollo del evento, así como su

evaluación y conclusiones.
1. Pre-evento

1.1. Definición del evento y tipo de evento a realizar

Feria de exposición empresarial: Tipo de evento que permite a los aprendices SENA,

por medio de un “Stand”, mostrar y exponer las propuestas de mejoras administrativas a

las empresas proyecto, a la comunidad SENA CDA- CHÍA.

1.2. Nombre del evento:

EXPO-EMPRESARIAL 2396907

1.3. Logotipo del evento

Logotipo Expo empresarial

Nota. Fuente realizada por la ficha 2396907.

1.4. Objetivos del evento

1.4.1. Objetivo General

Dar a conocer a la comunidad SENA, las propuestas de mejoras administrativas

desarrolladas en las empresas proyecto, con el fin de optimizar sus procesos internos y

externos, aplicando el conocimiento de las competencias adquiridas durante la etapa lectiva

logrando así el cumplimiento de los requisitos para obtener el título de Tecnólogo en Gestión

Administrativa.

1.5. Normatividad

Norma Técnica Sectorial NTS – OPC 001: OPERACIÓN DE CONGRESOS, FERIAS

Y CONVENCIONES. REQUISITOS DE SERVICIO. Establece los requisitos de calidad que

deben cumplir los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones OPC.

deben cumplir los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones OPC.

NTS-OPC 001

1. Requisitos generales: Definir y documentar los procesos relacionados con la

organización del evento, destacando aspectos de planeación, realización

evaluación y acciones de mejora.

2. Compromisos: Establecer los objetivos claros con el fin de garantizar la satisfacción de

las expectativas de los anfitriones.

3. Planeación del evento: Se debe identificar las necesidades básicas para el evento

como:

• Tipo de eventos

• Objetivos del evento

• Fecha de realización

• Ciudad y localización del evento.

• Presupuestos
4. Realización del evento:

Localización: Iluminación, señalizaciones de seguridad, tomas eléctricas, energía

eléctrica, facilidad de acceso, accesibilidad y servicio para personas con discapacidad.

Facilidades técnicas: Equipos de audio, video, micrófonos, computadores y proyectores.

Mobiliario: De acuerdo con el tamaño del evento, sillas y mesas.

5. Emergencias: Detectores de humo, extintores contra incendios, alarma contra incendios,

salidas de emergencia.

6. Equipos de comunicación:

• Computadores

• Conexión a internet

• Teléfonos celulares

7. Control de participantes: Garantiza el registro y control de los participantes.

8. Comunicación organizacional: Se debe garantizar la comunicación interna para la

realización del evento.

9. Evaluación del evento:

• Disponer de un mecanismo para que los asistentes evalúen el evento.

• Estructurar la evaluación de acuerdo con las necesidades.

• Realizar medición y seguimiento.

10. Memorias: Recordatorios sobre el evento.

1.6. Agenda del evento

1. Palabras de la vocera:

Muy buenos días (tardes), sean todos bienvenidos a nuestro evento expo empresarial,

en nombre de todos les agradezco la participación de cada uno de los instructores y

estudiantes que hoy nos acompañan en nuestro proyecto de grado.

El evento tiene como objetivo dar a conocer a la comunidad Sena las propuestas de

mejora en la parte administrativa de las empresas proyecto, logrando optimizar sus

procesos internos y externos, aplicando el conocimiento de las competencias adquiridas

durante la etapa lectiva y cumpliendo los requisitos para obtener el título del Tecnólogo

en Gestión Administrativa.

De acuerdo con lo anterior, los puntos a tratar el día hoy son:

2. Palabras a cargo de Daniel Diaz

3. Himno Nacional

4. Himno del SENA

5. Desarrollo del evento

6. Salida
1.7. Manual de procedimiento del Comité de Operaciones

Figura 1.

Proceso de comité de operaciones.

Nota. Fuente realizada por el equipo de Proyecto SENA.

1.8. Cronograma

Figura 2.

Diagrama de Gantt de comité de operaciones.

Nota. Fuente realizada por el equipo de proyecto SENA.

1.9. Medios de divulgación

Los medios seleccionados para la divulgación del evento fueron los electrónicos,

debido a su bajo costo y gran cobertura. Se exhibió la publicidad diseñada para el evento.

La red social que se utilizó para la promoción del evento fue:

Facebook: En esta red social, se crea una “fanpage” para el evento, dando a conocer la

invitación y el flyer.
Figura 3.

Fanpage Expo-empresarial.

Nota. Pagina realizada por la ficha 2396907.

Figura 4.

Invitación a Expo-empresarial.

Nota. Invitación realizada por la ficha 2396907.

Figura 5.

Flyer de Expo-empresarial

Nota. Fuente realizada por la ficha 2396907.

1.10. Presupuesto de gastos

Tabla 1.

Presupuesto decoración Stand.

PRESUPUESTO DE GASTOS

COMITÉ DE OPERACIONES

Concepto Cantidad Compra Valor

Decoración 1 Logo empresa $ 20.000

Decoración 1 Marco fotos $ 30.000

Decoración 3 Hojas cartelera $ 11.600

Decoración 2 Bombas $ 13.500

Decoración 1 Luces $ 16.000

Decoración 1 Marco stand $ 28.000

Decoración 1 Cartelera $ 7.000

Recordatorio 1 Velas $ 10.000

Recordatorio 1 Chocolates $ 16.000

Recordatorio 1 Tela $ 16.000

Recordatorio 1 Cuerda $ 8.000

Recordatorio 15 Tarjetas $ 2.400

Decoración 2 Plantas artificiales $ 6.000

Total $ 184.500

Nota. Fuente realizada por comité de operaciones.

2. Evaluación del evento

2.1. Informe y tabulación de la información

Objetivo
Analizar y evaluar el resultado obtenido del desarrollo del evento Expo-Empresarial
2396907, por medio de la realización de una encuesta y así presentar un plan de mejora
creando estrategias para las falencias generadas.

2.1.1. Ejecución del evento

Para el desarrollo del evento Expo-Empresarial 2396907 se realizaron las siguientes

actividades:
1. Recibimiento de los invitados por parte de un integrante de los diferentes grupos de
proyecto, dándoles una grata bienvenida.
2. Se les dio indicaciones del lugar para ubicarse, mientras se daba el inicio al evento.
3. Orden del día dado por la vocera de la ficha.
4. Palabras dadas por Daniel Díaz.
5. Indicaciones a los invitados para acercarse a los Stand expositores.
6. Inicio de exposiciones por cada grupo de proyecto.
7. Se expuso en la jornada de la mañana a cuatro fichas participantes.
8. Se dio tiempo de receso a las 12:30pm.
9. Se retomó exposiciones con cuatro fichas de la jornada tarde a la 2:00pm, las cuales
también tuvieron indicaciones para acercarse a los Stand expositores.
10. Palabras de agradecimiento a los invitados por la grata compañía y su atención
prestada, por parte de la ficha expositora, dadas por la vocera.
11. Cierre de evento.
2.1.2. Tabulación de las encuestas de satisfacción, análisis de resultados.

1.

A la mayoría de los participantes les fue de agrado el espacio donde se realizó el evento,
ya que el 59,1% de la muestra encuestada respondió la opción “Bueno”, porque se contaba
con amplio espacio, excelente iluminación y fácil acceso.
2.

A los participantes les agradó la atención dada por parte de los anfitriones, ya que el 45,5%
de la muestra encuestada respondió la opción “Excelente”, y el otro 45,5% respondió la
opción “Bueno”, puesto que los expositores fueron cordiales y atentos.
3.

Se cumplieron con las expectativas de los asistentes, ya que la mayoría respondió entre
“Completamente”, con un 44,6% y “En parte”, con un 44,6%, ya que, según nuestro punto
de vista, se dio a conocer estrategias para la realización de sus próximos eventos.

4.

Según la gráfica anterior, el 89,4% de los encuestados, concuerda que el tiempo

establecido para las preguntas fue el adecuado, ya que se dieron 5 minutos a cada grupo
invitado.
5.

La grafica anterior nos muestra que a un 48,5% de los asistentes le agradó la calidad de
los materiales de apoyo, puesto que fueron útiles para brindar la información básica de las
empresas proyecto
6.

De acuerdo con la gráfica anterior, el 86,4% de la muestra encuestada concuerda con que
el tiempo del evento fue el adecuado, ya que eran 20 minutos de exposición por cada grupo,
un total de 2 horas.
7.

El 65,2% de la muestra encuestada, fue invitada por medio presencial, por una aprendiz de
la ficha, evidenciando que este es el medio más eficiente para la divulgación del evento.

8.

Según la gráfica anterior, muestra que al 89,4% de la muestra encuestada, le es de utilidad

la información dada, puesto que adquirieron nuevos conocimientos en diferentes temas,
ayudando en su proceso de formación.
9.

La perspectiva de los invitados sobre la organización del evento fue muy positiva, ya que el
54,5% respondió “buena” y el 39,4% respondió “excelente”, lo que deja concluir que el
evento tuvo una organización optima.

2.1.3. Conformidades y no conformidades del evento general y del equipo proyecto.

EVENTO GENERAL

Conformidades
1. El espacio asignado fue el ideal para la cantidad de asistentes.
2. El tiempo fue óptimo para la exposición a todos los invitados.
3. La decoración del espacio fue agradable y acorde a la temática.
4. Los materiales utilizados fueron los adecuados.
5. Buen comportamiento por parte de los asistentes y expositores.
6. Buen trabajo en equipo para la ambientación.

No conformidades
1. El tiempo para la organización del evento, fue muy corto.
2. Falta de comunicación y organización por parte de ficha anfitriona.
3. Algunos comités no cumplieron su función asignada.
4. No hubo reconocimiento para los instructores.
 5. Incomodidad de los asistentes, debido a la larga duración de las sustentaciones, lo
que les generaba agotamiento.
6. Hubo fallas de sonido, debido a que no se contaba con las herramientas suficientes.
7. La divulgación del evento por medios digitales no fue el adecuado.
EQUIPO PROYECTO
Conformidades
1. Decoración del stand fue acorde y del gusto de los asistentes.
2. Buen trabajo en equipo.
3. Durante la exposición hubo buen manejo del tema y fue claro.
4. Buen manejo del tiempo.
5. Buen tono de voz.
6. Se aclararon dudas de los asistentes.

No conformidades
1. Manejo de nervios al inicio del evento.
2. El tiempo de preparación para el stand fue corto.
3. Acumulación de actividades por el limitado tiempo.
4. Presupuesto muy limitado.

Plan de acción
EVENTO GENERAL
1. Planificar con antelación los tiempos que se requieren para ejecutar las actividades
necesarias.
2. Establecer responsabilidades desde el inicio del pre-evento para evitar conflictos en
el grupo y así mejorar la comunicación.
3. Cumplir con las funciones asignadas, para la correcta ejecución de actividades y
evitar la sobrecarga de tareas.
4. Brindar un tiempo y espacio de agradecimiento a las personas encargadas de
acompañar el proceso.
5. Suministrar recursos físicos para la comodidad de los asistentes.
6. Realizar pruebas de los equipos de tecnología con anterioridad para evitar así
cualquier contratiempo.
7. Divulgación masiva con tiempo de anterioridad por los medios digitales, para
aprovechar sus beneficios.
EQUIPO PROYECTO
1. Buscar técnicas que ayuden a relajarse y concentrarse, para dar una excelente

exposición.

2. Planificar con antelación los tiempos que se requieren para la adecuación de la

presentación.

3. Establecer un cronograma de actividades y cumplirlo para evitar la aglomeración de

actividades.

4. Realizar un ahorro con anticipación, destinado a la ejecución del evento cubriendo

todas las necesidades.

2.1.4. Anexos

Fotografías evento
Encuesta
https://forms.gle/FmxXYWNAmLYimAZA6
 Conclusión

Se puede concluir que el evento Expo-Empresarial 2396907 realizado por los

aprendices del Tecnólogo en Gestión Administrativa ficha 2396907, proyectó una

organización adecuada, cumpliendo con las expectativas de los asistentes.

Por otra parte, se presentaron algunas falencias, debido a la falta de planificación

en las actividades y poca comunicación entre los organizadores, evidenciando carencia de

experiencia en la preparación de eventos.