REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL

LIBERTADOR

Manual de Normas y Procedimientos

para la
GESTIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

JULIO, 2020
Resolución N° 2020.598.287
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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios

PARTICIPACIÓN Y VALIDACIÓN

Por la Secretaría:

Dra. Nilva Liuval Moreno de Tovar

Secretaría

Dra. Carmen Zirit de Naguanagua

Área de Control de Estudios

Por la Dirección General de Planificación y Desarrollo:

Dra. Marlys Vásquez de La Rosa

Directora General de Planificación y Desarrollo

Esp. Gabis Martínez

Coordinadora Nacional de Organización y Sistemas

Dr. Eulogio Cabezas

Especialista Organizacional

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S-USR-ASCE-GCE 06-07-2020 - - 3/ 91
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios

TABLA DE CONTENIDO
Pág.
 Bases Legales…………………………………………………………………………………… 6
 Descripción del Proceso Gestión de Control de Estudio…..……………..……………….... 7
 Procedimiento que dinamizan el Proceso Gestión de Control de Estudio………………… 7
 Normas Generales………………………………………………………………………………. 7
 Procedimiento Inscripción de Estudiantes de Pregrado, Postgrado y/o Extensión .................. 8
 Flujo Narrativo del Procedimiento Inscripción de Estudiantes de Pregrado, Postgrado
y/o Extensión………………………………………………………………….………………… 9
 Procedimiento Carnetización de Estudiantes………………………………...……..…….…. 10
 Flujo Narrativo del Procedimiento Carnetización de Estudiantes………………..……….... 11
 Procedimiento Solicitud de Retiro de Unidades Curriculares………………………………. 12
 Flujo Narrativo del Procedimiento Solicitud de Retiro de Unidades Curriculares………… 13
 Procedimiento Tramitación Cambio de Especialidad o Programa .......................................... 19
 Flujo Narrativo del Procedimiento Caso a) Tramitación Cambio de Especialidad....................20
 Flujo Narrativo del Procedimiento Caso b) Tramitación Cambio de Programa………..…. 23
 Procedimiento Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del
Programa.…………………………………………………………………………………….… 40
 Flujo Narrativo del Procedimiento Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad
o del Programa.………………………………………………………………………………… 41
 Procedimiento Tramitación de Asiento de Calificaciones por parte de los
Profesores…………………………………………………………………………..…………... 47
 Flujo Narrativo del Procedimiento Tramitación de Asiento de Calificaciones por parte de
los Profesores …………..……………………………………………………………………… 48
 Procedimiento Solicitud de Nota de Observación/Nivel de Desempeño en
Observación………………………………………………………………………………….…. 49
 Flujo Narrativo del Procedimiento Solicitud de Nota de Observación/Nivel de
Desempeño en Observación………………………………………………………………….. 50
 Procedimiento Tramitación para la Modificación de Calificaciones………………………... 56
 Flujo Narrativo del Procedimiento Tramitación para la Modificación de Calificaciones…. 57
 Procedimiento Tramitación para el Resguardo de las Calificaciones…………………….. 61
 Flujo Narrativo del Procedimiento Tramitación para el Resguardo de las
Calificaciones……………………………………………………………………………………. 62

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios

 Procedimiento Tramitación para la Solicitud de Calificaciones y/o Constancia de

Estudios…………………………………………………………………………………………... 63
 Flujo Narrativo del Procedimiento Tramitación para la Solicitud de Calificaciones y/o
Constancia de Estudios………………………………………………………………………... 64
 Procedimiento Tramitación para la Certificación de Documentos……….……..…………. 66
 Flujo Narrativo del Procedimiento Tramitación para la Certificación de Documentos…… 67
 Procedimiento Tramitación para la petición de Acto de Grado o Habilitación de Grado
por Secretaría…………………………………………………………………………………… 74
 Flujo Narrativo del Procedimiento Tramitación para la petición de Acto de Grado o
Habilitación de Grado por Secretaría………………………………….……………………… 75
 Procedimiento Tramitación Solicitud de Títulos..……..…………..…………..…………...… 86
 Flujo Narrativo del Procedimiento Tramitación Solicitud de Títulos..………….…..….…… 87

 Glosario……………………………………………………………………………………….…. 89

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
BASES LEGALES

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Gaceta Oficial Nº 5.908 Extraordinario, con la Enmienda N°1 del 19 de febrero de
2009.

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública.

Gaceta Oficial N.° 6.147 Extraordinario del 17 de noviembre de 2014.

 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

Gaceta Oficial Nº 2818 Extraordinario del 01 de julio de 1981.

 Ley Orgánica de Educación.

Gaceta Oficial Nº 5.929 Extraordinario del 15 de agosto de 2009.

 Ley de Universidades.
Gaceta Oficial Nº 1.429 Extraordinario del 08 septiembre de 1970.

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley Contra la

Corrupción.
Gaceta Oficial N.° 6.155 Extraordinario del 19 de noviembre de 2014.

 Reglamento General de la Ley Orgánica de Educación.

Gaceta Oficial Nº 5.662 Extraordinario del 24 de septiembre de 2003.

 Reglamento General de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

Ministerio de Educación Cultura y Deporte.
Resolución Nº 338. Gaceta Oficial N° 5.499 Extraordinario del 10 de noviembre de
2000.

 Reglamento para el Otorgamiento de Títulos, Diploma y Certificados. Resolución Nº

2016. 453. 1121 del 23 de noviembre del 2016.

 Normas y procedimientos para el otorgamiento de títulos, diplomas y certificados.

Resolución N° 2011.367.4742 del 22 de noviembre de 2015.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Descripción del Proceso
Constituye el conjunto de actividades administrativas que debe efectuar la Secretaría/Unidad de
Secretaría y Registro para la planificación, ejecución y evaluación de la gestión de Control de
Estudios de todos aquellos alumnos (nuevo, regular y egresado) de la Universidad Pedagógica
Experimental Libertador.

Procedimientos que dinamizan la Gestión de Control de Estudios:

 Inscripción de Estudiantes de Pregrado, Postgrado y/o Extensión.

 Carnetización de Estudiantes.
 Solicitud de Retiro de Unidades Curriculares.
 Tramitación Cambio de Especialidad o de Programa.
 Solicitud del Retiro del Semestre, de la Especialidad o del Programa.
 Tramitación de Asiento de Calificaciones por parte de los Profesores.
 Solicitud de Nota de Observación/Nivel de Desempeño en Observación
 Tramitación para la Modificación de Calificaciones.
 Tramitación para el Resguardo de Calificaciones.
 Tramitación para la Solicitud de Calificaciones y/o Constancias de Estudios.
 Tramitación para la Certificación de Documentos.
 Tramitación para la petición de acto de grado o habilitación de grado por secretaría
 Tramitación Solicitud de Títulos.

Normas Generales:

1. Todo documento debe estar redactados en idioma castellano, en caso contrario, deben ser
traducidos al español por un traductor público registrado en el Ministerio de Relaciones
Exteriores.

2. Todo documento emitido por un país extranjero debe ser legalizado con el sello del Consulado
de Venezuela, en su país de origen o apostillada--o por el Ministerio del Poder Popular para
Relaciones Exteriores.

3. La Universidad otorgará un título a que hubiere lugar, previo el cumplimiento por el aspirante,
de los requisitos legales establecidos en la Ley de Universidades, en el Reglamento General
de la Universidad, en el Reglamento de Evaluación del Rendimiento Estudiantil, en el
Reglamento de Estudios de Postgrados.

4. Es responsabilidad de la Sección de Control de Estudios notificar a la(s) Subdirección(es) de

Docencia, de Investigación y Postgrado y de Extensión el total de los Inscriptos en cada
período.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Inscripción de Estudiantes de Pregrado, Postgrado y/o Extensión

A.- Objetivo.

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Unidad de Secretaría y

Registro/Sección de Control de Estudios con la finalidad de formalizar el proceso de
inscripción de los estudiantes de Pregrado, Postgrado y/o Extensión en las diferentes
Especialidades, Programas, Unidades curriculares, talleres, entre otros, dictados en la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

B.- Alcance.
Contempla el momento en que el Aspirante/Estudiante Regular entrega la Planilla de
Inscripción conjuntamente con los recaudos a la Sección de Control de Estudios para dar la
formalidad de la inscripción en las diferentes Especialidades, Programas, talleres, entre otros,
dictados en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

C.- Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudios.

D.- Unidades Involucradas

 Unidad de Secretaría y Registro.

 Sección de Control de Estudios
 Sección de Archivo y Correspondencia.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Inscripción de Estudiantes de Pregrado, Postgrado y/o Extensión
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:
Inicio

 Es responsabilidad de la Unidad de Secretaría y Registro/Sección de Control de

Estudios chequear que los recaudos estén completos según la modalidad de ingreso
(Paso N° 1):
Ver Procedimientos: Asignación de
a) Para Bachilleres: 1) Constancia de Admisión on-line; 2) Fotocopia ampliada con
admitidos, reincorporación de estudiantes, vista al original de la cédula de identidad; 3) original de las Notas Certificadas de
traslado de estudiantes entre los Bachiller; en formato vigente; 4) partida de nacimiento; 5) una (1) fotografía
pedagógicos, revalida de títulos, estudios recientes tipo carnet a color; 6) fotocopia legible del Registro Único del Sistema
simultaneos, equivalencia de estudios, Nacional de Ingreso de Educación Universitaria; 7) fotocopia en fondo negro
acreditación del aprendizaje por brillante con vista al original, del título de bachiller o su equivalente.
experiencia, reconocimiento y acreditación b) Para Ingreso por equivalencia: 1) Constancia de Admisión on-line; 2) Fotocopia
Aspirante/ de aprendizaje de pregrado basado en ampliada con vista al original de la cédula de identidad; 3) original de las Notas
Estudiante competencias y reconocimiento de estudios Certificadas de los unidades curriculares aprobados en la institución de educación
regular y acreditación por competencia en superior de procedencia; 4) haber cursado y aprobado 50% de la carrera de
postgrado, entre otros. procedencia; 5) partida de nacimiento; 6) una (1) fotografía recientes tipo carnet a
color; y 7) título de bachiller o su equivalente.

c) Para Docentes en Servicio: 1) Constancia de Admisión on-line; 2) Fotocopia

Recaudos ampliada con vista al original de la cédula de identidad; 3) partida de nacimiento;
4) título de bachiller o su equivalente; 5) original de las Notas Certificadas de
Unidad de Secretaria Bachiller, en formato vigente; 6) constancia de trabajo expedida por la Autoridad
Planilla de inscripción
y Registro/ Sección de la Zona Educativa, Secretaría de Educación del Estado o Municipal, según el
de Control de caso, en la cual se especifique la titularidad del cargo docente, área de trabajo,
Estudios nivel o modalidad en la cual labora y 7) Fotocopia del último recibo de pago.

a) Egresados Universitarios en Ejercicio de la Docencia: 1) Constancia de Admisión

1. Recibe documentación y procede a chequear que los recaudos on-line; 2) Fotocopia ampliada con vista al original de la cédula de identidad; 3)
estén completos según la modalidad de ingreso. partida de nacimiento; 4) una (1) fotografía recientes tipo carnet a color 5) original
de las Notas Certificadas que se correspondan con el título de egresado
universitario que presenta; 6) fotocopia en fondo negro brillante, con vista al
2.Devuelve la documentación a original, del título de egresado universitario (legalizado y traducido, sí ha sido
la Sección de Admisión, obtenido en una universidad del exterior); 7) original de la certificación de los
No programas de las asignaturas aprobadas en la carrera profesional; 8) original de
¿Correcto? indicando el motivo. la certificación del plan de estudio de la carrera profesional; 9) original de la
3. Notifica al Aspirante/ constancia de trabajo expedida por la Autoridad de la Zona Educativa, Secretaría
Estudiante la falta del recaudo. de Educación del Estado o Municipal, según el caso, en la cual se especifique la
Si titularidad del cargo docente, área de trabajo, nivel o modalidad en la cual
labora;10) Fotocopia del último recibo de pago y 11) constancia de cancelación de
4. Ingresa al Sistema Automatizado y valida la información aranceles de inscripción establecido por la Universidad.
5. procede a firmar y sellar la planilla de inscripción entregando la b) Para postgrado: 1) Fotocopia ampliada con vista al original de la cédula de
original al Aspirante/Estudiante. identidad; 2) fotocopia en fondo negro brillante, con vista al original, del título
Universitario legalizado y traducido si ha sido obtenido en una Universidad del
Planilla de exterior; 3) original de las notas certificadas que corresponda con el título que se
inscripción presenta; 4) constancia emitida por la Universidad de origen en la cual se informe:
puesto de la promoción e índice académico obtenido; 5) dos (2) fotografías
recientes tipo carnet a color y 6) currículum vitae con documentos probatorios.
Aspirante/Estudiante
 Es responsabilidad de la Sección de Control de Estudio entregar la planilla firmada y
notificar al Estudiante los pasos que deberá seguir una vez formalizada la inscripción
6. Conforma el Expediente del Aspirante/Estudiante, por orden de (Paso N° 4).
Cédula de Identidad clasificándolo y organizándolo por Especialidad,
Programa, unidades Curriculares, Taller, entre otros.
Instrucciones Adicionales:
7. Elabora la lista de los Expedientes y los remite con comunicación
a la Sección de Archivo y Correspondencia.  Una vez que el Aspirante/Estudiante formalice su inscripción, recibirá de la Sección de
Control de Estudios toda la información o pasos a seguir, en cuanto a: inscribir
materias, ubicación de las aulas, entre otro tipo de información necesaria.
FIN  En caso de que el Estudiante tenga inconveniente técnico al momento de su
Correspondencia inscripción deberá dirigirse al Profesor Asesor/Coordinador del Programa y luego a la
Sección de Control de Estudio con la finalidad de que ésta proceda manualmente a
realizar la inscripción y procesarla en el sistema oportunamente.
 En caso de que el Estudiante no pueda inscribirse por prelación o no hay cupo deberá
dirigirse al Profesor Asesor/Coordinador del Programa y luego a la Sección de Control
de Estudio.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios

Procedimiento: Carnetización de los Estudiantes

A.- Objetivo

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección de Control de

Estudio en cuanto a la facilitación a toda la comunidad Estudiantil Upelista del carnet de
identificación de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que la Sección de Control de Estudio publica la jornada de
Carnetización para sus Estudiantes en la página de la Universidad hasta la entrega del
mismo.

C.- Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudio.

D.- Unidades Involucradas

 Sección de Control de Estudio.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Carnetización de Estudiantes
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de la Sección de Control de

Estudio notificar a la Comunidad Estudiantil la
jornada de Carnetización y de los recaudos
(Paso N° 1).

 La Sección de Control de Estudio debe

chequear que la Planilla de Inscripción este
Sellada y firmada por la Sección de Control de
Estudio o Constancia de estudio del semestre
en curso (Paso N° 2).

Instrucciones Adicionales :

 El Carnet Estudiantil será clasificado de

acuerdo al tipo de Estudio: Pregrado o
Postgrado.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro de Unidades Curriculares.
A.- Objetivo.

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección de Control de

Estudio en cuanto al retiro de Unidades Curriculares (fase, actividad de extensión académica,
entre otra) que solicita el Estudiante de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que el Estudiante realiza la solicitud en la Sección de
Control de Estudio hasta que la misma realiza el retiro de las unidades curriculares tomando
en consideración el límite reglamentario para cursar un lapso académico.

C.- Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudio.

D.- Unidades Involucradas

 Sección de Control de Estudio.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro de Unidades Curriculares
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:
Inicio Estudiante
 El(la) profesor(a) Asesor y el(la) Coordinador
de Programa respectivo deben avalar la
1.Solicita planilla de “Retiro de Créditos Académicos” en la solicitud del Estudiante a través del formulario
Sección de Control de estudio.
2.Llena la planilla de “Retiro de Créditos Académicos”
establecido (Paso N° 4).

 El retiro de los créditos académicos se

Planilla de “Retiro de realizará en la quinta semana después de
Créditos Académicos”
haber iniciado el período académico ordinario o
en la fecha establecida por el Consejo Directivo
3. Solicita reunión con el (la) profesor(a) Orientador(a) o
Coordinador(a) de Programa.
(Paso N° 7).

Profesor Asesor/
Coordinador de
Programa

4. Indaga los motivos o razones por las cuales el estudiante desea

retirar los créditos Académicos.

5.Indica al estudiante el
Está No motivo por lo que no
conforme? aprueba la solicitud y
ledevuelve la planilla.
Si

6.Informa al Estudiante la aprobación de la solicitud de retiro de

créditos Académicos

Estudiante

7. Entrega a la Sección de control de estudio la planilla de “Retiro

de Créditos Académicos”, Planilla de Inscripción y copia de la
cédula de identidad.

Fotocopia C.I.

Planilla de Inscripción
2
Planilla de retiro de
Créditos Académicos

Sección de Control de Estudios

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro de Unidades Curriculares
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:
1
Sección de Control de
Estudiante Estudios  Será responsabilidad de la Sección Control de
Estudios retirar las unidades curriculares del
7.Recibe y revisa la documentación. Estudiante a través del Sistema Automatizado
(Paso N° 12).

 Será responsabilidad de la Sección Control de

8. Devuelve al Estudiante la
¿Está conforme?
No documentación indicándole el
Estudios verificar por el Sistema Automatizado
motivo. el límite de unidades curriculares aprobado
para cursar un período académico a menos
Fotocopia C.I.
que solo le falte una unidad curricular al
Estudiante para completar su carga académica
Planilla de Inscripción
Si (Paso N° 10).
Planilla de retiro de
Créditos Académicos

Estudiante

9. Ingresa al Sistema automatizado y verifica el

límite de unidades curriculares reglamentaria
para cursar un lapso académico.

10. Indica al estudiante que no

procede el retiro por el límite
¿Está No de créditos académicos, las
conforme? unidades curriculares no
existen, entre otros.

Fotocopia C.I.

Planilla de Inscripción
Si
Planilla de retiro de
Créditos Académicos

Estudiante

11. Realiza el retiro de los Créditos Académicos.

12. Imprime la nueva planilla de Inscripción modificada y la
entrega al Estudiante.
13. Genera para su control periódicamente reportes con las
Unidades Curriculares retiradas.

Planilla de Inscripción
FIN

Estudiante

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Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro de Unidades Curriculares

F.- Formularios y Documentos Utilizados

 Planilla de Retiro de unidades curriculares

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro de Unidades Curriculares
G.- Instructivo:

Código: FOROYS/S/CA:00.
Denominación: Planilla de Retiro de unidades curriculares.
Objetivo: Dejar constancia de la solicitud del estudiante.
Presentación: Tamaño Carta.
Impresión: Tinta negra en anverso.
Papel: Bond 20.
Distribución: Original: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Período de
Retención: Seis (6) meses.
Unidad de
Origen: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Frecuencia: Cada vez que se genere un Consejo.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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1. Fecha:
PLANILLA DE RETIRO DE UNIDADES CURRICULARES
I. DATOS DEL INSTITUTO PEDAGÓGICO
2. Nombre del Instituto Pedagógico/Extensión Académica: 3. Especialidad/Programa: 4. Período Académico:

II. DATOS DEL ESTUDIANTE

5. Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante: 6. Cédula de Identidad: 7. Teléfono:

III. DATOS DE LAS UNIDADES CURRICULARES A RETIRAR

8. Curso: 9. Fase 10. Actividad de Extensión.
Nombre: Nombre: Nombre:

Código: Código: Código:

11. Depósito Bancario N°: 12. Monto Bs:

IV. FIRMAS Y SELLO

13. Por el Estudiante: 14. Por el Coordinador del Programa: 15. Por la Sección de Control de Estudios:

Nombre y Apellido: Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:

Fecha: Fecha: Fecha:

Firma: Firma y Sello: Firma y Sello:

FOROYS/S/PRUC:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/ COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
Pág. 1/1
 Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones:
CAMPO INSTRUCCIÓN
1. Fecha: Escriba la fecha en que es elaborado el formulario (dd/mm/aaaa)
I. DATOS DEL INSTITUTO PEDAGÓGICO

2. Nombre del Instituto Pedagógico: Escriba el nombre del Instituto Pedagógico donde se encuentra el estudiante.

3. Especialidad/Programa: Escriba el nombre de la Especialidad/Programa que estudia el Estudiante.

4. Período Académico: Indique el período académico en la que se encuentra estudiando el estudiante.

II. DATOS DEL ESTUDIANTE

5. Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante: Escriba el(los) Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante.

6. Cédula de Identidad Escriba el número de cédula de identidad del Estudiante.

7. Teléfono Indique el número de teléfono del estudiante.

III. DATOS DE LAS UNIDADES CURRICULARES A RETIRAR

8. Curso: Escriba nombre y código del curso.

9. Fase Escriba nombre y código de la fase.

10. Actividad de Extensión. Escriba nombre y código de la Actividad de Extensión.

11. Depósito Bancario N°: Indique el número del depósito bancario realizado.

12. Monto Bs.: Indique el monto cancelado en Bolívares Soberanos.

IV. FIRMAS Y SELLOS

13. Por el Estudiante Coloque Nombre y Apellido, fecha y firma del Estudiante

14. Por el Coordinador de Programa Coloque Nombre y Apellido, fecha, firma y sello del Coordinador de Programa.

15. Por la Sección de Control de Estudios Coloque Nombre y Apellido, fecha, firma y sello del Jefe de la Sección de Control de Estudio.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento Tramitación Cambio de Especialidad o Programa

A. -Objetivo.
Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección de Control de
Estudio en cuanto al cambio de Especialidad o de Programa según el caso, que requiere el
Estudiante de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que el Estudiante realiza la solicitud en la Sección de Control
de Estudio hasta que el Consejo Directivo aprueba el cambio a través de una resolución.

C. -Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudio.

D.-Unidades Involucradas

 Consejo Universitario
 Consejo Directivo.
 Unidad de Secretaría y Registro.
 Sección de Control de Estudios.
 Subdirección de Docencia.
 Subdirección de Investigación y Postgrado.

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S-USR-ASCE-GCE-04 06-07-2020 - - 19/ 91

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso a) Tramitación Cambio de Especialidad (Pregrado).
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de la Unidad de Secretaría

y Registro publicar en la página Web de la
Universidad el cronograma para Cambio de
Especialidad aprobado por la Subdirección de
Docencia (según el caso) (Paso N° 1).

 Es responsabilidad del Departamento indicar

cuáles son los requerimientos necesarios para
solicitar el trámite de Cambio de Especialidad
(Paso N° 3).
 Es responsabilidad del Estudiante elaborar la
carpeta con los siguientes documentos:
 Cambio de Especialidad: a) etiqueta:
Apellido(s) y Nombre(s), número de cédula
de identidad; b) planilla Cambio de
Especialidad; c) copia de la cedula de
identidad y d) recibo de pago (Paso N° 4).

Instrucciones adicionales:
 El estudiante que solicita el Cambio de
Especialidad debe estar cursando el 2do.
semestre.
 El estudiante que solicita el Cambio de
Especialidad debe revisar la cartelera y
chequear las fechas publicadas para realizar
las pruebas o entrevista según el caso.

 El estudiante que solicita el Cambio de

Especialidad debe estar pendiente del proceso
de Asesoría Académica.

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso a) Tramitación Cambio de Especialidad (Pregrado).
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad del Coordinador del

Programa (Docencia) revisar la documentación
en un lapso no mayor de 5 días hábiles (Paso
N° 6).

 Es responsabilidad del Coordinador del

Programa (Docencia) remitir la carpeta con los
siguientes documentos: a) etiqueta: Apellido(s)
y Nombre(s), número de cédula de identidad;
b) planilla Cambio de Especialidad; c) copia de
la cedula de identidad; d) recibo de pago, e)
resultado de las pruebas realizadas al
estudiante junto a las recomendaciones
realizadas por los involucrados en el proceso
(Paso N° 9).

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso a) Tramitación Cambio de Especialidad (Pregrado).

E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:
 Es responsabilidad de la Subdirección de
Docencia de revisar y validar la documentación
del Estudiante (Paso N° 10).

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso b) Tramitación Cambio de Programa (Postgrado).
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de la Unidad de Secretaría

y Registro publicar en la página Web de la
Universidad el cronograma para Cambio de
Programa aprobado por la Subdirección de
Investigación y Postgrado (Paso N° 1).

 Es responsabilidad de la Sección Control de

Estudios indicar cuáles son los requerimientos
necesarios para solicitar el trámite de Cambio
de Programa (Paso N° 2).
 El Coordinador del programa fijará y publicará
en cartelera la fecha de presentación de la
prueba interna y la realización de la entrevista
(Paso N° 5).

Instrucciones adicionales:
 En el caso de Cambio de Programa: El
estudiante debe estar cursando el 2do
semestre, haber cursado y aprobado al menos
una asignatura del componente especializado y
tener un nivel de rendimiento acumulado en los
componentes generales y pedagógico, no
menor al 70% de la calificación máxima.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso b) Tramitación Cambio de Programa (Postgrado).
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad del Coordinador de

Programa Saliente revisar la documentación
en un lapso no mayor de 8 días hábiles (Paso
N° 5).

 Es responsabilidad del Coordinador de

Programa Saliente enviar toda la
documentación firmada al Coordinador de
Programa Entrante entre la quinta y sexta
semana del período académico (Paso N° 8).

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso b) Tramitación Cambio de Programa (Postgrado).
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:
 Es responsabilidad del Coordinador de
Programa publicar oportunamente las fechas
de la prueba interna y de la entrevista (Paso N°
11).
 En caso no le sea concedido el cambio de
programa, el Estudiante podrá solicitar
nuevamente un cambio de programa solo una
vez más siempre y cuando haya cursado un
semestre en el programa de origen (Paso N°
13).

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso b) Tramitación Cambio de Programa (Postgrado).

E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad del Coordinador de

Programa Entrante remitir a la Subdirección de
Investigación y Postgrado el acta de decisión
con las firmas de los miembros del equipo
evaluador y el expediente del estudiante (Paso
N° 16).
 Es responsabilidad de la Unidad de Secretaría
y Registro remitir oportunamente la Resolución
del Consejo Directivo a la Subdirección de
Investigación y Postgrado (Paso N° 20).

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso b) Tramitación Cambio de Programa (Postgrado).

E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:
 Es responsabilidad de la Subdirección de
Investigación y Postgrado remitir
oportunamente la Resolución del Consejo
Directivo al Vicerrectorado de Investigación y
Postgrado (Paso N° 21).
 Es responsabilidad del Vicerrectorado de
Investigación y Postgrado remitir
oportunamente la Resolución del Consejo
Directivo a la Secretaría de la Universidad
(Paso N° 22).

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ASCE-GCE-04 06-07-2020 - - 27/ 91
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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o Programa
Caso b) Tramitación Cambio de Programa (Postgrado).

E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e instrucciones Adicionales)

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

• Es responsabilidad del Vicerrectorado de

5
Investigación y Postgrado distribuir copia de
la Resolución del Consejo Universitario a la
Unidad de Secretaría y Registro y a la
Secretaría Resolución de
Subdirección de Investigación y Postgrado
Vicerrectorado de
Consejo Universitario
investigación y (Paso N° 25).
Postgrado

25. Recibe Resolución del Consejo Universitario y procede a

distribuir una copia a la Unidad de Secretaría y Registro y a la
Subdirección de Investigación y Postgrado.

Resolución de
Consejo Universitario

Ver procedimiento de
Unidad de Secretaría y
inscripción de
Registro/Subdirección de
pregrado y postgrado
Investigación y Postgrado

FIN

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o de Programa.

F.- Formularios y Documentos Utilizados

 Cronograma Cambio de Especialidad o Programa.

 Planilla Cambio de Especialidad.

 Planilla Cambio de Programa.

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USR-ACE-GCE-04 06-07-2020 - - 29/ 91
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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o de Programa.

G.- Instructivo:

Código: FOROYS/S/CA:00.
Denominación: Solicitud de cambio de especialidad de estudio
para estudiante de pregrado.
Objetivo: Dejar constancia de la solicitud del estudiante.
Presentación: Tamaño Carta.
Impresión: Tinta negra en anverso.
Papel: Bond 20.
Distribución: Original: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Período de
Retención: Seis (6) meses.
Unidad de
Origen: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Frecuencia: Cada vez que se genere un Consejo.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

USR-ACE-GCE-04 06-07-2020 - - 30/ 91

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UNIVERSDIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
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1. Fecha:
SOLICITUD DE CAMBIO DE ESPECIALIDAD DE ESTUDIO
PARA ESTUDIANTE DE PREGRADO
I. DATOS GENERALES
2. Nombre del Instituto Pedagógico: 3. Especialidad: 4. Matrícula:
Cursada: Solicitada:

5. Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante: 6. Cédula de Identidad: 7. Teléfono:

II. INFORME DE LA SECCIÓN DE ADMISIÓN

8. Período Académico 9. Componente 10. U.C. Aprobadas 11. Unidad Curricular en el Componente de 12. Índice Académico:
que cursa: Formación General Formación Especializada:

Formación Pedagógica

Total U.C. Aprobadas en la

Carrera
13. De conformidad con lo establecido en el Reglamento de Cambio de Especialidad y/o Mención, el solicitante cumple con los requisitos para solicitar
el cambio. SI NO
III. INFORME DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ESTUDIANTILES
De conformidad con lo establecido en el Reglamento de Cambio de Especialidad y/o Mención, el resultado de la entrevista con el Orientador de la
Unidad de Servicios Estudiantiles es:

IV. INFORME DE LA ESPECIALIDAD DE PROCEDENCIA

De conformidad con lo establecido en el Reglamento de Cambio de Especialidad y/o Mención; donde especifica que el Estudiante realizó la entrevista
que a continuación se informa:

14. Fecha: 15. Lugar: 16. Hora:

El resultado cualitativo obtenido por el Estudiante en las pruebas especiales y entrevista de los Departamentos y/o Programas según Artículo N° 10
literal (j) fue:

Procede No Procede

V. RESULTADO DEFINITIVO FIRMAS Y SELLO

En virtud que el Estudiante, ha cumplido con los requisitos establecidos en el Reglamento de Cambio de Especialidad y/o Mención y de acuerdo a lo
establecido en el Reglamento, la Sección de Control de Estudios de la Secretaría, cumple con remitir al Consejo Directivo la presente solicitud y su
correspondientes expediente para su debida consideración.
17. Por el Estudiante: 18. Por la Sección de Control de Estudios: 19. Por el Coordinador de Programa(Docencia):

Nombre y Apellido: Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:

Fecha: Fecha: Fecha:

Firma: Firma y Sello: Firma y Sello:

FOROYS/S/SCEEAP:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/ COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
Pág. 1/1
 Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones:
CAMPO INSTRUCCIÓN

1. Fecha: Escriba la fecha en que es elaborado el formulario (dd/mm/aaaa)

I. DATOS GENERALES

2. Nombre del Instituto Pedagógico: Escriba el nombre del Instituto Pedagógico donde se encuentra el estudiante.

3. Especialidad Escriba la especialidad que se encuentra cursando el estudiante.

4. Matrícula: Escriba el nombre de la matrícula que se encuentra cursando el Estudiante.

5. Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante: Escriba Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante.

6. Cédula de Identidad Indique el número de cédula de identidad del estudiante.

7. Teléfono Indique un número telefónico del estudiante.

II. INFORME DE LA SECCIÓN DE ADMISIÓN

8. Período Académico que cursa Indique el período académico que cursa el estudiante.

9. Componente Indique el tipo de Componente: Formación General y/o Formación Pedagógica.

Coloque los créditos académicos aprobada por cada tipo de

10. C.A. Aprobadas
componente y realice la sumatoria total.

11. Unidad Curricular en el Componente de Formación Indique la(s) unidad(es) curricular(es) de el componente de formación
Especializada especializada.

12. Índice Académico Indique el índice académico del estudiante.

13. De conformidad con lo establecido en el

Reglamento de Cambio de Especialidad y/o Seleccione de acuerdo a la evaluación del formulario y del estudiante si el
Mención, el solicitante cumple con los requisitos mismo cumple con los requisitos para el cambio.
para solicitar el cambio

III. INFORME DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Describa brevemente las apreciaciones del estudiante de acuerdo a la
ESTUDIANTILES evaluación realizada.
IV. INFORME DE LA ESPECIALIDAD A LA CUAL SOLICITA EL CAMBIO
14. Fecha Escriba la fecha (dd/mm/aaaa) en que es evaluada la especialidad para la
cual solicita el cambio el estudiante.

15. Lugar Escriba el lugar donde es solicitado el cambio de especialidad.

16. Hora Escriba la hora exacta en que es evaluada la especialidad para la cual
se solicita el cambio.
V. RESULTADO DEFINITIVO FIRMAS Y SELLO

17. Por el Estudiante Coloque Nombre y Apellido, fecha y firma del Estudiante

Coloque Nombre y Apellido, fecha, firma y sello del Jefe de la

18. Por la Sección de Control de Estudios
Sección de Control de Estudio.

Coloque Nombre y Apellido, fecha, firma y sello del Coordinador de

19. Por el Coordinador de Programa(Docencia)
Programa (Docencia).
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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o de Programa.
G.- Instructivo:

Código: FOROYS/S/CA:00.
Denominación: Planilla de Solicitud de Cambio de Programa.
Objetivo: Dejar constancia de la solicitud del estudiante.
Presentación: Tamaño Carta.
Impresión: Tinta negra en anverso.
Papel: Bond 20.
Distribución: Original: Vicerrectorado/Subdirección de Investigación y Postgrado

Período de
Retención: Seis (6) meses.
Unidad de
Origen: Vicerrectorado/Subdirección de Investigación y Postgrado

Frecuencia: Cada vez que se genere un Consejo.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ASCE-GCE-04 06-07-2020 - - 33/ 91

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UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
VICERRECTORADO/SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

PLANILLA DE SOLICITUD DE CAMBIO DE PROGRAMA 1. Fecha

2. Instituto Pedagógico:

I. DATOS DEL ESTUDIANTE

3. Apellido(s): 4. Nombre(s): 5. Cédula de Identidad: 6. Edad:

7. Género: 8. Programa actual: 9. Programa al que aspira ingresar:

Femenino Masculino
10. Fecha de ingreso al Instituto Pedagógico: 11. Semestre que cursa:

II. DATOS DEL CAMBIO DE PROGRAMA

12. Motivos por el cual solicita el cambio del Programa:

13. ¿Ha solicitado Cambio de Programa con Anterioridad? 14. En caso afirmativo ¿A qué programa?:

Si No
15. Fecha en que se realizó la solicitud: 16. Nivel de Rendimiento Académico (Índice para cambio de programa, componente de formación
docente; componente de formación contextualizada y componente de formación profesional
específico):

III. FIRMAS Y SELLO

17 Por el Coordinador del Programa 18. Por el Coordinador del Programa entrante:
saliente
Nombre(s) y apellido(s): Nombre(s) y apellido(s):

Cédula de Identidad: Cédula de Identidad:

Firma y Fecha Sello de la Subdirección de Investigación Firma y Fecha

y Postgrado
NOTA: Debe anexar constancia de calificaciones o record académico.

FOROYS/VD/PSCP:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/ COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
Pág. 1/1
 Este Formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes Instrucciones:
CAMPO INSTRUCCIÓN
1. Fecha: Escriba la fecha en que es elaborado el formulario (dd/mm/aaaa).

2. Instituto Pedagógico Escriba el nombre del Instituto Pedagógico donde se realiza la solicitud del
cambio.

VI. DATOS DEL ESTUDIANTE

3. Apellido(s):
Escriba el(los) apellido(s) del estudiante que solicita el cambio.

4. Nombre(s): Escriba el(los) nombre(s) del estudiante que solicita el cambio.

5. Cédula de Identidad: Indique el número de cédula de identidad del estudiante.

6. Edad: Indique la edad del estudiante.

7. Género: Marque con una equis (X) el género del estudiante: femenino o masculino.

8. Programa actual: Escriba el programa actual que cursa el estudiante.

9. Programa al que aspira ingresar: Escriba el nombre del programa al que aspira ingresar o realizar el cambio.

10. Fecha de ingreso al Instituto Indique la fecha (día/mes/año) en que ingreso al Instituto Pedagógico.

11. Semestre que cursa: Indique el semestre que se encuentra cursando.

VII. DATOS DEL CAMBIO DE PROGRAMA

12. Argumente las razones para solicitar el
Describa brevemente los motivos por el cual solicita el cambio.
cambio:

13. ¿Ha solicitado Cambio de Programa con

Marque con una equis (x) si ha solicitado anteriormente cambio de programa.
Anterioridad?

14. En caso afirmativo ¿A qué Programa?: Escriba el nombre de la especialidad a la cual ha solicitado cambio.

15. Fecha en que se realizó la solicitud Indique la fecha (día/mes/año) en que se realizó dicha solicitud.

Indique el Índice para cambio de programa, el componente de formación docente; el

16. Nivel de Rendimiento Académico: componente de formación contextualizada y el componente de formación
profesional específico.

VIII. FIRMAS Y SELLO

17. Por el Profesor Asesor: Escriba nombre(s) y apellido(s), cédula de identidad, firma y fecha del Profesor
Asesor.

18. Escriba nombre(s) y apellido(s), cédula de identidad, firma y fecha del

Por el Coordinador del Programa saliente:
Coordinador del Programa saliente.
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UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Cambio de Especialidad o de Programa.
G.- Instructivo:

Código: FOROYS/S/CA:00.
Denominación: Informe del Coordinador del Programa.
Objetivo: Dejar constancia de la solicitud del estudiante.
Presentación: Tamaño Carta.
Impresión: Tinta negra en anverso.
Papel: Bond 20.
Distribución: Original: Vicerrectorado/Subdirección de Investigación y Postgrado

Período de
Retención: Seis (6) meses.
Unidad de
Origen: Vicerrectorado/Subdirección de Investigación y Postgrado

Frecuencia: Cada vez que se genere un Consejo.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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VICERRECTORADO/SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

INFORME DEL COORDINADOR DEL PROGRAMA

(Solicitud a Cambio de Programa) 1. Fecha:

2. Instituto Pedagógico:

IV. DATOS PERSONALES

3. Apellido(s) Y Nombre(s): 4. Lugar y Fecha de Nacimiento: 5. Cédula de Identidad:

6. Dirección:

7. Teléfono local: 8. Teléfono celular: 9. Correo electrónico:

V. DATOS ACADÉMICOS
10. Matrícula de ingreso: 11. Forma de Ingreso: 12. Programa Saliente:

Reg. Equiv. Tras

13. Programa Entrante: 14. Turno:

Mañana Tarde Noche

VI. DESEMPEÑO ACADÉMICO
15. Descripción del desempeño académico:

16. Observaciones generales:

VII. FIRMAS Y SELLO

17. Coordinador del Programa Saliente: 18. Coordinador del Programa Entrante:
Nombre(s) y apellido(s): Nombre(s) y apellido(s):

Cédula de Identidad: Cédula de Identidad:

Firma y Fecha Sello de la Subdirección de Investigación y Firma y Fecha

Postgrado
FOROYS/VD/IPAACP:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/ COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
Pág. 1/1
 Este Formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes Instrucciones:
CAMPO INSTRUCCIÓN
1. Fecha: Escriba la fecha en que es elaborado el formulario (dd/mm/aaaa).

Escriba el nombre del Instituto Pedagógico donde se realiza la solicitud

2. Instituto Pedagógico:
del cambio.

I DATOS PERSONALES

3. Escriba el(los) apellido(s) y nombre(s) del estudiante que solicita el

Apellido(s) y Nombre(s):
cambio.

4. Lugar y Fecha de Nacimiento: Escriba lugar y fecha de nacimiento del estudiante.

5. Cédula de Identidad: Indique el número de cédula de identidad del estudiante.

6. Dirección: Escriba la dirección de habitación del estudiante.

7. Teléfono local: Escriba el teléfono de habitación o local del estudiante.

8. Teléfono celular: Escriba el teléfono celular del estudiante.

9. Correo electrónico: Escriba el correo electrónico del estudiante.

II DATOS ACADÉMICOS
10. Matrícula de ingreso: Escriba la matrícula de ingreso.

11. Marque con una equis (x) la forma de ingreso al Instituto: regular, por
Forma de Ingreso:
equivalencia o traslado.

12. Programa que cursa: Escriba el nombre del programa que cursa actualmente.

13. Programa a la que aspira ingresar: Escriba el nombre del programa a la cual ha solicitado cambio.

Marque con una equis (x) el turno en el que cursa el estudiante: mañana,
14. Turno:
tarde, noche.

III DESEMPEÑO ACADÉMICO

15. Descripción del desempeño académico
Describa brevemente el desempeño académico del estudiante en las
en las unidades curriculares de los
unidades curriculares de los componentes general y pedagógico.
componentes general y pedagógico

Escriba cualquier observación general adicional que considere

16. Observaciones generales
necesaria.

IV FIRMAS Y SELLO
17. Escriba nombre(s) y apellido(s), cédula de identidad, firma y fecha del
Coordinador del Programa Saliente

18. Escriba nombre(s) y apellido(s), cédula de identidad, firma y fecha del

Coordinador del Programa saliente.
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UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
VICERRECTORADO/ SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

ACTA DE RESULTADOS DEL PROCESO DE CAMBIO DE PROGRAMA

Una vez efectuados los pasos establecidos en el procedimiento para optar al Cambio de
Programa, se obtiene el siguiente resultado.

Apellido(s) y Nombre(s) del Solicitante ,

portador(a) de la cédula de identidad , cursante del programa
de ; se ha decidido ;
por lo cual deberá inscribirse para el próximo período académico en el programa de
.

En , a los días del mes de del

En conformidad firman:

Coordinador del Programa Saliente Coordinador del Programa Entrante

Nombre(s) y Apellido(s): Nombre(s) y Apellido(s):

Cédula de Identidad: Cédula de Identidad:

Sello de la Subdirección de Investigación y Postgrado

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del Programa.
.
A.- Objetivo.
Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección de Control de
Estudio en cuanto a la Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del Programa
que realiza el Estudiante de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que el Estudiante formaliza la Solicitud de Retiro del
Semestre, de la Especialidad o del Programa en la Sección de Control de Estudio hasta su
aprobación por parte de la Universidad.

C.- Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudio.

D.- Unidades Involucradas

 Sección de Control de Estudio.

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del Programa.
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:

 Será responsabilidad del Profesor

Asesor/Coordinador de Programa investigar los
motivos por el cual es Estudiante realiza la
solicitud de retirar el semestre/ la Especialidad/
el Programa (Paso N° 3).

Instrucciones Adicionales:

 Los motivos que pueden afectar la no

aprobación del retiro del
semestre/especialidad/programa por parte
de El(la) profesor(a) Asesor/Coordinador(a)
de Programa, podrán ser: económico,
Asesoramiento académico, psicológico o
salud, asistencia-social, transporte,
alimentación: coloca las observaciones y lo
remite a la Unidad de Desarrollo y
Bienestar Estudiantil.

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del Programa.
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de la Sección de Control de

Estudios revisar si en el Sistema Automatizado
el Estatus del Estudiante (préstamo de libro, u
otro) (Paso N° 9).

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del Programa.
F.- Formularios y Documentos Utilizados

 Planilla Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del Programa.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del Programa.
G.- Instructivo:

Código: FOROYS/S/CA:00.
Denominación: Planilla Solicitud de Retiro del Semestre, de la Especialidad o del
Programa.

Objetivo: Dejar constancia de la solicitud del estudiante.

Presentación: Tamaño Carta.
Impresión: Tinta negra en anverso.
Papel: Bond 20.
Distribución: Original: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Período de
Retención: Seis (6) meses.
Unidad de
Origen: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Frecuencia: Cada vez que se genere un Consejo.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARÍA Y REGISTRO

1. Fecha:
PLANILLA SOLICITUD DE RETIRO DEL SEMESTRE, DE LA ESPECIALIDAD
O DEL PROGRAMA.
V. DATOS DEL INSTITUTO PEDAGÓGICO
2. Nombre del Instituto Pedagógico/Extensión Académica: 3. Especialidad/Programa: 4. Período Académico:

VI. DATOS DEL ESTUDIANTE

5. Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante: 6. Cédula de Identidad: 7. Teléfono:

VII. DATOS DEL SEMESTRE, DE LA ESPECIALIDAD O DEL PROGRAMA A RETIRAR

VIII. FIRMAS Y SELLO

8. Por el Estudiante: 9. Por el Departamento Académico/ Coord. de 10. Por la Sección de Control de Estudios:
Programa:
Nombre y Apellido: Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:

Fecha: Fecha: Fecha:

Firma: Firma y Sello: Firma y Sello:

FOROYS/S/PRUC:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/ COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
Pág. 1/1
 Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones:
CAMPO INSTRUCCIÓN
1 Fecha: Escriba la fecha en que es elaborado el formulario (dd/mm/aaaa)
DATOS DEL INSTITUTO PEDAGÓGICO

2 Nombre del Instituto Pedagógico: Escriba el nombre del Instituto Pedagógico donde se encuentra el estudiante.

3 Especialidad/Programa: Escriba el nombre de la Especialidad/Programa que estudia el Estudiante.

4 Período Académico: Indique el período académico en la que se encuentra estudiando el estudiante.

DATOS DEL ESTUDIANTE

5. Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante: Escriba el(los) Nombre(s) y Apellido(s) del Estudiante.

6. Cédula de Identidad Escriba el número de cédula de identidad del Estudiante.

7. Teléfono Indique el número de teléfono del estudiante.

DATOS DEL SEMESTRE, DE LA ESPECIALIDAD O DEL PROGRAMA A RETIRAR

FIRMAS Y SELLOS

8. Por el Estudiante Coloque Nombre y Apellido, fecha y firma del Estudiante

Coloque Nombre y Apellido, fecha, firma y sello del Jefe del Departamento Académico
9. Por el Departamento Académico y/o Coord. de Programa
o Coordinador de Programa.

10. Por la Sección de Control de Estudios Coloque Nombre y Apellido, fecha, firma y sello del Jefe de la Sección de Control de Estudio.
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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación de Asiento de Calificaciones por parte de los Profesores

A.- Objetivo.

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección de Control de

Estudio en cuanto a la tramitación de asiento de calificaciones de los Profesores de la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que finaliza el lapso académico ordinario y de acuerdo a lo
establecido en el cronograma académico-administrativo hasta la entrega del acta de notas por
parte de los profesores en la Sección de Control de Estudios.

C.- Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudio.

D.- Unidades Involucradas

 Sección de Control de Estudio.

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación de Asiento de Calificaciones por parte de los Profesores
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:
Inicio
 Es responsabilidad del Docente incorporar las
Docente
calificaciones definitivas en el Sistema
Automatizado establecido por la Universidad
1.Ingresa al Sistema Automatizado con su
usuario y clave de acuerdo a lo establecido en el para tal fin (Paso N° 2).
cronograma académico-administrativo aprobado
por el Consejo Directivo.  Es responsabilidad del Docente entregar las
Planillas de Calificaciones firmadas al
Departamento Académico de adscripción para
su aprobación y a la Sección Control de
Estudio para su resguardo (Paso N° 6).

2.Incorpora en los renglones de calificaciones de

cada uno de los alumnos. Instrucciones Adicionales:
3. verifica que estén incorporadas todas las
calificaciones en la planilla.

 En caso que el Docente no haya podido

4. Se dirige a la Sección registrar las calificaciones en el período
¿Está No de Control de Estudios y
conforme? solicita el apoyo para la establecido, éste deberá dirigirse a la Sección
carga. Control de Estudios y solicitar al funcionario
encargado, el apoyo para realizar la descarga
de notas en el sistema (Paso N°4).
Si

5. Guarda las calificaciones y procede a imprimir dos planillas

de calificaciones del sistema.
6. Estampa la firma en la planilla y procede a entregar los
ejemplares correspondientes.

Planilla de Sección Control

calificaciones de Estudios

Planilla de
calificaciones
Dpto. Académico
FIN de adscripción

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de nota de observación/Nivel de desempeño en Observación

A.- Objetivo.
Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por el Docente que administra la
Unidad Curricular (fase o actividad de extensión, programa), presente a la Sección de Control
de Estudios un acta donde queden establecidas las condiciones del otorgamiento de la Nota
de Observación/Nivel de Desempeño en Observación.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que el Estudiante entrega planilla de Solicitud de la Nota de
Observación/Nivel de Desempeño en Observación en la Sección de Control de Estudios
durante las primeras seis semanas del período académico ordinario hasta la incorporación en
el Sistema Automatizado la nueva valorización de la evaluación solicitada.

C.- Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudio.

D.- Unidades Involucradas

 Sección de Control de Estudio.

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de nota de observación/Nivel de desempeño en Observación
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:

 Es responsabilidad del Estudiante realizar la

solicitud de la Nota de Observación/Nivel de
Desempeño en Observación en la Sección de
Control de Estudio durante las primeras seis
semanas del período académico ordinario
inmediato que ofrezca el Instituto Pedagógico.
El incumplimiento de ellas en el lapso
establecido determinará que el estudiante
conserve la valoración acumulada hasta el
momento de realizar la solicitud. (Paso N° 6).

Instrucciones Adicionales:

 La Nota de Observación otorgada no se tomará

en cuenta para el cálculo del índice académico
en el lapso correspondiente a la solicitud.
 Aquellos estudiantes que al final del periodo
académico hayan obtenido una valoración
acumulada mínima del 65% (6 puntos, caso
Pregrado)/80% (8 puntos, caso Postgrado) en
una unidad curricular, fase o actividad de
extensión tendrá derecho a solicitar una Nota
de Observación/Nivel de Desempeño en
Observación cuando por causas debidamente
justificadas no hayan cumplido con actividades
de evaluación de una unidad curricular, fase o
actividad de extensión. En este caso, deberá
ser levantada un acta donde queden
establecidas las condiciones de su
otorgamiento.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de nota de observación/Nivel de desempeño en Observación

E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e instrucciones Adicionales)

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:

 Es responsabilidad de la Sección de Control de

Estudio bloquear en el sistema automatizado la
nota del estudiante que realiza la solicitud de la
Nota de Observación/Nivel de Desempeño en
Observación (Paso N° 7).

 Es responsabilidad de la Sección de Control de

Estudio archivar en el Expediente del Estudiante
la planilla de la Nota de Observación/Nivel de
Desempeño en Observación y la respectiva
evaluación (Paso N° 11).

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de nota de observación/Nivel de desempeño en Observación
F.- Formularios y Documentos Utilizados

 Solicitud de Notas de Observación/Nivel de Desempeño en Observación.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Solicitud de nota de observación/Nivel de desempeño en Observación
G.- Instructivo:

Código: FOROYS/S/CA:00.
Denominación: Solicitud de nota de observación (ob)/nivel de desempeño en
observación (ndob).
Objetivo: Dejar constancia de la solicitud del estudiante.
Presentación: Tamaño Carta.
Impresión: Tinta negra en anverso.
Papel: Bond 20.
Distribución: Original: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro.

Período de
Retención: Seis (6) meses.
Unidad de
Origen: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro.

Frecuencia: Cada vez que se genere un Consejo.

.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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SECRETARÍA/ UNIDAD DE REGISTRO Y SECRETARÍA

1. Fecha:
SOLICITUD DE NOTA DE OBSERVACIÓN (OB)/NIVEL DE
DESEMPEÑO EN OBSERVACIÓN (NDOB).
I. DATOS DEL(A) ESTUDIANTE
2. Nombre(s) y apellido(s): 3. Cédula de Identidad: 4. Pedagógico:

5. Especialidad/Programa: 6. Unidad Curricular al que solicita OB/NDOB: 7. Período/ Lapso Académico:

Basándome en el derecho que me otorga el Reglamento de Estudios de Postgrado (REP)/Reglamento de Evaluación del Desempeño Estudiantil
vigente, solicito una OB/NDOB en el curso y en el período académico antes mencionado, debido a que:
No he podido cumplir con algunas actividades de evaluación (anexo justificado).
Deseo mejorar la calificación obtenida.
Otra
(especifique):

II. AUTORIZACIÓN DEL(LA) PROFESOR(A) DE LA UNIDAD CURRICULAR

Yo, , Profesor(a) que dicta la unidad curricular

, autorizo el otorgamiento de la OB/NDOB solicitada por el(la) estudiante arriba
mencionado(a) y dejo constancia en este informe de los siguientes aspectos requeridos:

8. Causas que motivaron el otorgamiento de la OB/NDOB:

9. Las obligaciones a cumplir:

10. Puntaje acumulado:

III. AUTORIZACIÓN DEL(LA) PROFESOR ASESOR/COORDINADOR(A) DEL PROGRAMA

Yo, , Profesor(a) Asesor/Coordinador(a) del Programa, autorizo el otorgamiento

de la OB/NDOB solicitada por el(la) estudiante arriba identificado(a), conforme al informe presentado por el(la) Profesor(a) de la unidad curricular
y dejos constancia de que ésta es la única OB/NDOB solicitada en este período/lapso académico.
NOTA: El formulario debe llenarse por triplicado (Original para el(la) Profesor(a) Asesor/Coordinador(a) del Programa, Copia para el Docente de la unidad curricular y Copia para el(la)
Estudiante).

IV. FIRMAS Y SELLO

13. Por el(la) Profesor(a)
12. Por el(la) Profesor(a) de 14. Recibo en Área/ Sección de
11. Por el(la) Estudiante: Asesor/Coordinador(a) del
la Unidad Curricular Control de Estudios:
programa:
Nombre y Apellido: Nombre y Apellido: Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:

C.I.: C.I.: C.I.: C.I.:

Firma: Firma: Firma: Firma y sello:

FOROYS/SE/CE/SNOB:00DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/ COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
Pág. 1/1
 Este Formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes Instrucciones:
CAMPO INSTRUCCIÓN

1. Fecha: Coloque la fecha en que se elabora el formulario.

I. DATOS DEL(A) ESTUDIANTE

2. Apellido(s) y Nombre(s): Escriba el(los) Apellido(s) y Nombre(s) del(a) Estudiante que llena el formulario.

3. Cédula de Identidad: Indique el número de Cédula de Identidad del(a) Estudiante.

Coloque el nombre del Pedagógico al cual se encuentra inscrito el(a) Estudiante

4. Pedagógico:
que llena el formulario.

5. Profeso(a) Asesor/Programa : Escriba el nombre del Profeso(a) Asesor/Programa.

6. Unidad Curricular al que solicita nota de

Observación Escriba el nombre de la unidad curricular al cual solicita la OB/NDOB

7. Período/ Lapso Académico: Escriba el período o lapso académico que cursa actualmente.

II. AUTORIZACIÓN DEL(LA) PROFESOR(A) DE LA UNIDAD CURRICULAR

8. Causas que motivaron el otorgamiento Escriba las causas que motivaron al estudiante, solicitar la OB/NDOB.
de la nota observación :

Escriba las tareas generales y específicas que deberá realizar el estudiante, que
9. Las obligaciones a cumplir :
solicita la OB/NDOB.

Coloque en letra y número el puntaje acumulado del estudiante que solicita la

10. Puntaje acumulado:
OB/NDOB.

III. AUTORIZACIÓN DEL(LA)

El(la) Coordinador(a) del Profeso(a) Asesor/Programa deberá completar su
COORDINADOR(A) DEL
nombre(s) y apellido(s) en el campo correspondiente.
SUBPROGRAMA
IV. FIRMAS Y SELLOS

Coloque, Apellido(s) y Nombre(s), Cédula de Identidad y firma, del(la)

11. Por el(la) Estudiante :
Estudiante.

Coloque, Apellido(s) y Nombre(s), Cédula de Identidad y firma, del(a)

12. Por el(la) Profesor(a) del Curso
Profesor(a) de la unidad curricular.

Coloque, Apellido(s) y Nombre(s), Cédula de Identidad y firma, Profeso(a)

13. Por el(la) Coordinador(a) del programa:
Asesor/Coordinador de Programa.

14. Recibo en Área/ Sección de Control de Coloque, Apellido(s) y Nombre(s), Cédula de Identidad y firma, de la persona
Estudios encargada de recibir los documentos en el Área/ Sección de Control de Estudio.
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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Modificación de Calificaciones.

A.- Objetivo.

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por el Docente que administra la
Unidad Curricular (fase o actividad de extensión), enmendar un error involuntario detectado
después de haber asentado y cargado en el Sistema Automatizado la calificación Definitiva.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que finalizado el período académico ordinario, el Docente
consigna un Acta de Modificación emitida por el Departamento Académico de Adscripción a la
Sección Control de Estudio hasta la entrega en la Sección de Control de Estudios del acta de
notas modificada por parte del Docente con sus respectivos soportes.

C.- Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudio.

D.- Unidades Involucradas

 Sección de Control de Estudio.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Modificación de Calificaciones.
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:

 Es responsabilidad del Docente elaborar el

“Acta Modificación de Calificación Definitiva” y
anexar los respectivos soportes que justifique
la modificación de la calificación del estudiante
(Pasos N° 1 y 2).

 Es responsabilidad del Jefe del Departamento

de Adscripción validar el “Acta Modificación de
Calificación Definitiva” que justifique la
modificación de la calificación del estudiante
(Paso N° 3).

Instrucciones Adicionales:

 El “Acta Modificación de Calificación Definitiva”

deberá contener los siguientes datos:
apellido(s) y nombre(s) del Docente; cédula de
identidad del Docente; apellido(s) y nombre(s)
del alumno; cédula de identidad del alumno;
nombre de la unidad curricular, fase o actividad
de extensión, período académico
correspondiente.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Modificación de Calificaciones.
E.- Descripción del procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad del Docente incorporar las

notas definitivas en el Sistema Automatizado
establecido por la Universidad para tal fin
(Paso N° 9).

 Es responsabilidad del Docente entregar las

Planillas de Calificaciones firmadas a la
Sección Control de Estudios para su resguardo
(Paso N° 10).

 Es responsabilidad de la Sección Control de

Estudios resguardar la Planilla de Calificación,
Acta de Modificación de Calificación Definitiva y
los respectivos soportes en el lapso
académico, especialidad y el Departamento
Académico de Adscripción (Paso N° 11).

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ASCE-GCE-08 06-07-2020 - - 58/ 91

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Modificación de Calificaciones.
F.- Formularios y Documentos Utilizados

 Acta de Modificación de Calificación Definitiva.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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UNIVERSDIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA

ACTA DE MODIFICACIÓN DE CALIFICACIÓN DEFINITIVA

Por medio de la presente, se hace constar que el(la)

Prof. , titular de la
cédula de identidad N° , corrigió la(s) Calificación Definitiva de la Unidad
Curricular , perteneciente
al Programa de , dictada en
fecha de Inicio: / / fecha de Culminación: / / , del (los) Estudiante(s) que se especifica
a continuación:

N° de Cédula de Identidad Apellido(s) y Nombre(s) Sección Calificación Anterior Calificación Modificada

Elaborada en la ciudad de , a los días del mes de y de

conformidad firman la presente.

Firma del Prof.:

FOROYS/S/LGP:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para el Resguardo de las Calificaciones.

A.- Objetivo.

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección Control de

Estudios para el resguardo y custodia de las calificaciones de los alumnos emitida por los
profesores y archivada en el expediente de cada uno de ellos a través de la Sección de
Archivo y Correspondencia de cada Instituto Pedagógico.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que el Docente consigna las Actas o Planillas de
Calificaciones Definitivas en la Sección Control de Estudios hasta que es remitida a la
Sección de Archivo y Correspondencia de cada Instituto Pedagógico para el resguardo y
custodia.

C.- Unidad Responsable.

 Sección de Control de Estudios.

D.- Unidades Involucradas

 Sección Control de Estudios.

 Sección de Archivo y Correspondencia.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ACE-GCE-09 06-07-2020 - - 62/ 91
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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para el Resguardo de las Calificaciones.
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:

 Es responsabilidad de la Sección Control de

Estudio remitir a la Sección de Archivo y
Correspondencia las Actas o Planillas de
Calificaciones clasificadas por período
académico, programa académico (Pregrado o
Postgrado), semestre (Pasos N° 2 y 3).

 Es responsabilidad de la Sección de Archivo y

Correspondencia resguardar las Actas o
Planillas de Calificaciones ubicando las
clasificaciones que correspondan a Pregrado y
Postgrado (Paso N°4).

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ASCE-GCE-09 06-07-2020 - - 63/ 91

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Solicitud de calificaciones y/o Constancias de Estudios

A.- Objetivo.

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección Control de

Estudios para las solicitudes de calificaciones y/o constancias de estudios requeridos por los
estudiantes para su información y fines consiguientes.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que el Estudiante solicita o consigna en la Sección Control
de Estudios hasta que es validada la información por la Sección Control de Estudios.

C.- Unidad Responsable.

 Sección Control de Estudios.

D.- Unidades Involucradas

 Sección Control de Estudios.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ASCE-GCE-10 06-07-2020 - - 64/ 91

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 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Solicitud de calificaciones y/o Constancias de Estudios
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:

 Es responsabilidad de la Sección Control de

Estudios verificar la información en el Sistema
automatizado para tal fin (Paso N° 7).

 Es responsabilidad de la Sección Control de

Estudios archivar el voucher de pago con la
finalidad de realizar la rendición de cuenta
(Paso N° 10).

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Solicitud de calificaciones y/o Constancias de Estudios
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de la Sección Control de

Estudio mantener actualizado el libro de
solicitudes de calificación (record académico)
con las firmas de solicitud y de entrega (Pasos
N° 15 y 19).

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Certificación de Documentos

A.- Objetivo.
Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección Control de
Estudios para la tramitación de Certificación de Documentos solicitadas por los estudiantes o
egresados de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que el estudiante o egresado formaliza la solicitud la
certificación de documentos en la Sección Control de Estudios hasta que es aprobada por la
Secretaría de la Universidad.

C.- Unidad Responsable.

 Sección Control de Estudios.

D.- Unidades Involucradas

 Unidad de Secretaría y Registro.

 Sección Control de Estudios.

 Secretaría de la Universidad.

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Certificación de Documentos
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Instrucciones Adicionales:
 Los documentos a certificar por la Universidad
son: 1) Título de Pregrado o Postgrado; 2)
diplomados; 3) calificaciones; 4) unidades
curriculares No Conducentes a Grado; 5)
pensum; 6) programas; 7) modalidad; 8)
constancia de índice y posición; 9) constancia
de buena conducta; 10) constancia de
habilitación docente; 11) actas de grado; 12)
diplomados de honor; 13) prácticas profesional;
14) constancia de pérdida de título; 15) notas
certificadas de estudiantes que no culminaron
estudios, entre otros.

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Certificación de Documentos

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de La Secretaría verificar

que la documentación correspondiente esté
completa (Paso N° 8).

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Certificación de Documentos

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de la Sección Control de

Estudios archivar los documentos certificados
por orden de número de cédula de identidad
(Paso N° 12).

 Es responsabilidad de la Sección Control de

Estudios solicitar al estudiante o egresado que
firme el libro de solicitudes de documentos
certificados para hacerle la entrega del
documento solicitado (Paso N° 13).

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Certificación de Documentos

F.- Formularios y Documentos Utilizados

 Planilla de Documento(s) a Certificar

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la Certificación de Documentos
G.- Instructivo:

Código: FOROYS/S/CA:00.
Denominación: Planilla de Documento(s) a Certificar.
Objetivo: Dejar constancia de la solicitud.
Presentación: Tamaño Carta.
Impresión: Tinta negra en anverso.
Papel: Bond 20.
Distribución: Original: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Período de
Retención: Seis (6) meses.
Unidad de
Origen: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Frecuencia: Cada vez que se genere un Consejo.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSDIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARÍA Y REGISTRO

1. Fecha:
DOCUMENTO(S) A CERTIFICAR
I. DATOS DEL INSTITUTO PEDAGÓGICO
2. Nombre del Instituto Pedagógico/Estructura Académica Desconcentrada: 3. Especialidad/Programa:

4. Período Académico: 5.Fecha de Egreso: 6. Tipo de Título: 7.Ffirma del Rector:

Pregrado Especialidad Maestría Doctorado Si No

II. DATOS DEL SOLICITANTE
8. Apellido(s) y Nombre (s) del Solicitante: 9. Cédula de Identidad:

10. Teléfono/Celular: 11. Correo Electrónico:

III. 12. DOCUMENTO(S) A CERTIFICAR

Certificación de Notas Certificación de Modalidad Certificación de Pensum Certificación de Programa

Certificación de Diploma de Honor Certificación Habilitación Docente Certificación Perdida de Título

Certificación de Acta de Grado Certificación de Diplomado Certificación de Horas de Prácticas Profesionales

Notas Certificadas de Estudios que no culminados Autenticación de Título Constancia de Buena Conducta

Constancia de Índice y Posición de Grado Otro (especifique):

IV. FIRMAS Y SELLO

13. Por el Solicitante: 14. Por la Sección de Control de Estudios:

Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:

Fecha: Fecha:

Firma: Firma y Sello:

FOROYS/S/PRUC:00DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/ COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS NOV.02019
Pág. 1/1
USO INTERNO DE LA UPEL

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSDIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA

1. Fecha:
DOCUMENTOS A CERTIFICAR
I. DATOS DEL SOLICITANTE
2. Nombre(s) y Apellido(s) del Solicitante: 3. Cédula de Identidad:

II. 4. DOCUMENTO(S) A CERTIFICAR III. FIRMA Y SELLO

5. Por la Sección de Control de Estudios:

Certificación de Notas Certificación de Modalidad Certificación de Pensum Certificación de Programa

Nombre y Apellido:
Certificación de Diploma de Honor Certificación Habilitación Docente Certificación Perdida de Título
Certificación de Acta de Grado Certificación de Diplomado Certificación de Horas de Prácticas
Profesionales Notas Certificadas de Estudios que no culminados Autenticación de Título Constancia de Fecha:
Buena Conducta Constancia de Índice y Posición de Grado Otro (especifique):

Firma y Sello:
FOROYS/S/PRUC:00DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/ COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS NOV.02019
Pág. 1/1

PARA EL SOLICITANTE
 Este formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes instrucciones:
USO INTERNO DE LA UPEL

1 Fecha: Indique el día, mes y año de la elaboración del formulario.

2 Nombre del Instituto Pedagógico/Estructura Académica Indique el nombre del Instituto Pedagógico/Estructura Académica
Desconcentrada: Desconcentrada.

3 Especialidad/Programa Indique el nombre de la Especialidad o del Programa.

4 Período Académico Indique el período académico vigente.

5 Fecha de Egreso: Indique el día, mes y año de egreso en la Universidad.

6 Tipo de Título: Marque con una equis (X) el tipo de Título.

7 Firma del Rector Marque con una equis (X) si desea que sea firmado por el Rector.
8 Apellido(s) y Nombre (s) del Solicitante: Coloque el(los) Apellido(s) y Nombre(s) del solicitante.
9 Cédula de Identidad
Coloque el número de cédula de identidad del solicitante.
10 Teléfono/Celular
Coloque el número de Teléfono/Celular del solicitante.
11 Correo Electrónico: Coloque el Correo Electrónico del solicitante.
12 Documento(s) a Certificar
Marque con una equis (X) el tipo de documento a Certificar.
13 Por el Solicitante:
Coloque el apellido, nombre y firma del solicitante
14 Por la Sección de Control de Estudios
Coloque el apellido, nombre y firma del responsable en la Sección
PARA EL SOLICITANTE de Control de Estudio y el sello húmedo de la dependencia.
1 Fecha

2 Apellido(s) y Nombre (s) del solicitante: Indique el día, mes y año de la elaboración del formulario.

3 Cédula de Identidad Coloque el(los) Apellido(s) y Nombre(s) del solicitante.

4 Documento(s) a Certificar Coloque el número de cédula de identidad del solicitante.

5 Por la Sección de Control de Estudios Marque con una equis (X) el tipo de documento a Certificar.

Coloque el apellido, nombre y firma del responsable en la Sección

de Control de Estudio y el sello húmedo de la dependencia.
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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la petición de Acto de Grado o habilitación de Grado por
Secretaría.
A.- Objetivo.

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Sección Control de

Estudios para la petición de Acto de Grado o habilitación de Grado por Secretaría solicitadas
por los estudiantes de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que el la Unidad de Secretaría y Registro/Sección de
Control de Estudios publica el cronograma y los requisitos necesarios para la petición de Acto
de Grado hasta la publicación de los posibles graduandos.

C.- Unidad Responsable.

 Sección Control de Estudios.

D.- Unidades Involucradas

 Unidad de Secretaría y Registro.

 Sección Control de Estudios.

 Secretaría de la Universidad.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ASCE-GCE-12 06-07-2020 - - 75/ 91

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la petición de Acto de Grado o habilitación de Grado por
Secretaría.
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de la Unidad de Secretaría

y Registro/Sección Control de Estudios publicar
el cronograma y los requisitos necesarios para
la petición de Acto de Grado (Paso N° 1).

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ASCE-GCE-12 06-07-2020 - - 76/ 91

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la petición de Acto de Grado o habilitación de Grado por
Secretaría.
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 La Sección Control de Estudios debe recibir

elaborada la planilla de solicitud de Acto de Grado
conjuntamente con los siguientes recaudos:
fotocopia de la cédula de identidad, original de la
partida de nacimiento, notas certificadas de básico y
diversificado, fondo negro del título de bachiller, dos
(2) fotos tipo carnet, planilla de inscripción militar,
solvencia de biblioteca y de postgrado (según el
caso), constancia de aprobación del servicio
comunitario, voucher o constancia de pago de los
aranceles de grado y original de las resoluciones
(según sea el caso) (Paso N° 4).
Instrucciones Adicionales:

 Cuando sea habilitación de Grado por Secretaría,

éste debe ser señalado en la Planilla de Solicitud de
Acto de Grado y se realizará a partir del día
posterior a la fecha del Acto Solemne de Grado.

 Todos los documentos presentados en copia deben

estar refrendados por el funcionario receptor de la
Sección Control de Estudios, a la vista del original
que la “Copia es fiel”.

 Las listas de grado y menciones Honoríficas deben

ser elaboradas: a) atención al orden alfabético de
las Especialidades, b) en atención al primer apellido
del aspirante (utilizando dos filas para reflejar el
apellido y nombre respectivamente), c) combinación
de mayúsculas y minúsculas (no escribir todo
mayúscula), d) letra tipo “Times New Roman”, e)
elaborar lista en formato Excel (.xls). No utilizar
PDF, f) no emplear ningún tipo de separador (coma,
punto y coma u otro) al escribir el apellido y nombre,
g) escribir el número de la cédula de identidad
separando las cifras mediante puntos y h) mantener
separados por archivos digitales las bases de datos
graduandos con las de menciones honoríficas.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la petición de Acto de Grado o habilitación de Grado por
Secretaría.
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:
 Es responsabilidad de la Sección Control de Estudio verificar que
en el Expediente esté el Informe Final de Grado sellada y
refrendada por cada uno de los miembros integrantes de la
Comisión Revisora de Expediente de Grado (Paso N° 8).
 La Sección Control de Estudios debe conformar el Expediente
del Aspirante a Grado de la siguiente forma: a) Documentos
Especiales (Planilla de Solicitud de Acto de Grado, informe de
grado del aspirante (si procede), acta de revisión de documentos
(comisión revisora de Expediente de Grado y acta de solicitud de
elaboración de título ); b) Documentos Personales (original de la
partida de nacimiento, original de las notas certificadas
correspondiente al título presentado, fondo negro del título de
bachiller o su equivalente, fotocopia de la cédula de identidad
vigente ampliada y legible, fotografía de frente, reciente y tipo
carnet, fotocopia del carnet de inscripción militar o constancia,
solvencias establecidas y voucher de pago) y c) Documentos
Académicos (Record Académico o de notas (apellido(s) y
nombre(s) del estudiante, número de cédula de identidad,
calificaciones aprobadas y reprobadas, obtenidas en cada curso
del plan de estudio respectivo, índice académico de grado),
constancia de aprobación de Servicio Comunitario y
Resoluciones (según sea el caso), acta de aprobación de la
presentación del trabajo de grado (caso postgrado), Constancia
de aprobación del curso de suficiencia de un idioma (caso
postgrado)) (Paso N° 11 ).
Instrucciones Adicionales:
 En caso que el Estudiante esté asignado en la lista con
documentos faltantes y no lo entregue en el lapso establecido,
deberá esperar el próximo Acto de Grado.
 El informe Final de Grado debe contener la siguiente
información: a) datos de los miembros que intervienen en el
proceso (apellidos y nombre, número de cédula de identidad,
instituto pedagógico de adscripción, dirección de correo
electrónico, número telefónico), b) descripción de los objetivos de
la visita, c) descripción de las actividades cumplidas, d) acta de
aprobación de graduandos (una por cada tipo de Título a
otorgar), e) lista de graduandos aprobados por la Comisión, f)
acta de aprobación del otorgamiento de mención Honorífica, g)
lista de graduandos acreedor de mención Honorífica, h)
observaciones, conclusiones y recomendaciones (1. bajo
observación cuando la causa de su observación tiene factibilidad
de solución en un lapso perentorio y ésta se deja a la
consideración de la Unidad de Secretaría y Registro, el aspirante
debe permanecer en la lista de grado y 2. Exclusión de aspirante
a grado deben ser reflejados en éste señalando la causal de su
exclusión; ello a los fines dejar constancia del trabajo realizado y
consideraciones futuras que del caso puedan hacerse).

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

S-USR-ASCE-GCE-12 06-07-2020 - - 78/ 91

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 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la petición de Acto de Grado o habilitación de Grado por
Secretaría.
F.- Formularios y Documentos Utilizados

 Planilla de Solicitud de Acto de Grado.

 Acta de Revisión de Expedientes de Grado de Pregrado.

 Acta de Revisión de Expedientes de Grado de Postgrado.

 Lista de Graduandos.

 Lista de Graduandos con mención Honorífica.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

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 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSDIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA

ACTA DE REVISIÓN DE EXPEDIENTES DE GRADO PREGRADO

PROFESOR(A).

Nosotros(as), abajo firmantes, comisionados(as) por la Secretaría de la Universidad

Pedagógica Experimental Libertador para la revisión final de expedientes de los estudiantes que solicitan
grado en los Institutos Pedagógicos de la Universidad, avalados por la Unidad de Secretaría y Registro del
Instituto , dejamos constancia de haber revisado los expedientes de grado de los
graduandos cuya lista se anexa, quienes optan al Título de Profesor(a) en las especialidades correspondientes.

Estos expedientes reposan en el Instituto Pedagógico antes mencionado y reúne los requisitos de grado
establecidos por la Universidad.

Elaborada en la ciudad de , a los días del mes de y de conformidad firman

la presente.

Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:

C.I N°: C.I N°:

Correo: Correo:

Firma: Firma:

FOROYS/S/AREGP:00DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020

Pág. 1/1
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSDIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA

ACTA DE REVISIÓN DE EXPEDIENTES DE GRADO POSTGRADO

ESPECIALISTA MAGISTER DOCTOR

Nosotros(as), abajo firmantes, comisionados(as) por la Secretaría de la Universidad

Pedagógica Experimental Libertador para la revisión final de expedientes de los estudiantes que solicitan
grado en los Institutos Pedagógicos de la Universidad, avalados por la Unidad de Secretaría y Registro del
Instituto , dejamos constancia de haber revisado los expedientes de grado de los
graduandos cuya lista se anexa, quienes optan al Título de ESPECIALISTA, MAGISTER y DOCTOR
respectivamente, en las especialidades correspondientes.

Estos expedientes reposan en el Instituto Pedagógico antes mencionado y reúne los requisitos de grado
establecidos por la Universidad.

Elaborada en la ciudad de , a los días del mes de y de conformidad firman

la presente.

Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:

C.I N°: C.I N°:

Correo: Correo:

Firma: Firma:

FOROYS/S/AREGP:00DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020

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 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación para la petición de Acto de Grado o habilitación de Grado por
Secretaría.
G.- Instructivo:

Código: FOROYS/S/CA:00.
Denominación: Lista de graduandos de profesor y Lista de graduandos con mención
honorífica
Objetivo: Dejar constancia de la solicitud del estudiante.
Presentación: Tamaño Carta.
Impresión: Tinta negra en anverso.
Papel: Bond 20.
Distribución: Original: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Período de
Retención: Seis (6) meses.
Unidad de
Origen: Secretaría/Unidad de Secretaría y Registro
Frecuencia: Cada vez que se genere un Consejo.

Código: Fecha de Vigencia: Nº Actualización: Fecha de Actualización: Página:

USR-ACE-GCE-10 06-07-2020 - - 82/ 91
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARÍA Y REGISTRO

1. Fecha:
LISTA DE GRADUANDOS
PROMOCIÓN: 2. Período:

3. Nombre del Instituto Pedagógico 4. Especialidad/Programa:

5. 10. 12. 13. 14. Fecha

6. Apellido 1 7. Apellido 2 8. Nombre 1 9. Nombre 2 11. C.I.
N° Nac. I.A. Sexo Ingre. Egre.

15. Lugar y Fecha de Grado: _

FOROYS/S/LGP:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
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 Este Formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes Instrucciones:
CAMPO INSTRUCCIÓN
1. Fecha: Escriba la fecha en que es elaborado el formulario (dd/mm/aaaa)

2. Período: Escriba el período en que se gradúa el estudiante.

3. Nombre del Instituto Pedagógico: Escriba el nombre del Instituto Pedagógico al cual pertenecen los graduandos.

Escriba el nombre de la especialidad/programa en la que se gradúa

4. Especialidad/Programa:
el estudiante.

5. N°: Indique el número que corresponde el correlativo.

6. Apellido 1: Escriba el primer apellido del graduando.

7. Apellido 2: Escriba el segundo apellido del graduando.

8. Nombre 1: Escriba el primer nombre del graduando.

9. Nombre 2: Escriba el segundo nombre del graduando.

10. Nacionalidad. (Nac.) Escriba la nacionalidad del graduando.

11. C.I.: Indique el número de cédula de identidad del graduando.

12. I.A. Indique el Índice académico del graduando.

13. Sexo Indique el sexo del graduando.

14. Fecha: Ingreso y Egreso Indique la fecha de ingreso y egreso del graduando.

15. Fecha y Lugar de Grado: Escriba el lugar y la fecha del acto de graduación.

FOROYS/S/LGP:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARÍA Y REGISTRO

1. Fecha:

LISTA DE GRADUANDOS CON MENCIÓN HONORÍFICA

3. Nombre del Instituto Pedagógico

I. SUMMA CUM LAUDE

3. N° 4. Apellido 1 5. Apellido 2 6. Nombre 1 7. Nombre 2 8. Especialidad 9. C.I. 10. Sexo 11. I.A.

II. 12. MAGNA CUM LAUDE

III. 13. CUM LAUDE

FOROYS/S/LGP:00 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO/COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS FEB 2020
Pág. 1/1
 Este Formulario debe ser llenado de acuerdo a las siguientes Instrucciones:
CAMPO INSTRUCCIÓN
1. Fecha: Escriba la fecha en que es elaborado el formulario (dd/mm/aaaa)

2. Nombre del Instituto

Escriba el nombre del Instituto Pedagógico al cual pertenecen los graduandos.
Pedagógico:

SUMMA CUM LAUDE

3. N°: Indique el número que corresponde el correlativo.

4. Apellido 1 Escriba el primer apellido del graduando.

5. Apellido 2 Escriba el segundo apellido del graduando.

6. Nombre 1: Escriba el primer nombre del graduando.

7. Nombre 2: Escriba el segundo nombre del graduando.

8. Especialidad: Escriba el nombre de la especialidad en la que se gradúa el estudiante.

9. C.I.: Indique el número de cédula de identidad.

10. Sexo Indique el sexo del graduando.

11. I.A. Indique el Índice académico del graduando.

Escriba los mismos campos mencionados arriba para los graduando

12. MAGNA CUM LAUDE
con mención honorífica de Magna Cum Laude.

Escriba los mismos campos mencionados arriba para los graduando

13. CUM LAUDE
con mención honorífica de Cum Laude.

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Solicitud de Títulos
A.- Objetivo.

Establecer los niveles de responsabilidad y acciones a seguir por la Unidad de Secretaría y

Registro para la tramitación de la solicitud de Títulos a la Secretaría de la Universidad.

B.- Alcance.
Contempla desde el momento en que la Unidad de Secretaría y Registro remite el listado
completo de los Estudiantes que aprobaron los requisitos mínimos necesarios para la
obtención de un Título hasta que la Secretaría de la Universidad envía a cada Instituto
Pedagógico el pergamino o Titulo de cada estudiante.

C.- Unidad Responsable.

 Sección Control de Estudios.

D.- Unidades Involucradas

 Unidad de Secretaría y Registro.

 Sección Control de Estudios.

 Secretaría de la Universidad.

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S-USR-ASCE-GCE-13 06-07-2020 - - 87/ 91
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO / COORDINACIÓN NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación de la Solicitud de Título
E.- Descripción del Procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)
ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES

Normas:

 Es responsabilidad de la Secretaría de la
Universidad gestionar ante la Dirección
General de Administración y Finanzas todo lo
relacionado con respecto a la adjudicación de
la empresa que elaborará el pergamino o título
otorgado por la Universidad (Paso N° 2).

 Es responsabilidad de la Secretaría de la
Universidad verificar detalladamente los
bocetos de los pergaminos o títulos (Paso N°
5)

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SECRETARÍA/UNIDAD DE SECRETARIA Y REGISTRO
ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
Procedimiento: Tramitación Solicitud de Títulos

E.- Descripción del procedimiento (Flujo Narrativo, Normas e Instrucciones Adicionales)

ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES
Normas:
1
Secretaría de la Universidad/Área
de Control de Estudios  Es responsabilidad de la Secretaría de la
7. Envía comunicación a la empresa adjudicada, informando que Universidad remitir oportunamente los
elabore los pergaminos o títulos originales.
pergaminos o títulos a las Unidades de
Secretaría y Registro (Paso N° 10).
Comunicación Empresa Adjudicada

Pergaminos o Títulos
Empresa Definitivos
Adjudicada

Secretaría de la Universidad/Área
de Control de Estudios

8. Recibe los pergaminos o títulos definitivos.

9. Clasifica los pergaminos o títulos definitivos por la lista de
graduandos.
10. Elabora Memorando y adjunta los pergaminos o títulos
definitivos, con la finalidad de remitirlo a la Unidad de Secretaría y
Registro.

Ver proceso Gestión Pergaminos o Títulos

de Protocolo y Unidad de Secretaría
Definitivos
Ceremonial de Actos y Registro
Solemnes Memorando

Fin

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ÁREA/SECCIÓN DE CONTROL DE ESTUDIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
GLOSARIO

ACTO DE GRADO: Es la ceremonia pública que se celebra con pompa o formalismos

extraordinarios y clausura un período académico para quienes han completado los
requisitos legales, administrativos y académicos de un plan de estudios de la Universidad.

CAMBIO DE PROGRAMA y/o ESPECIALIDAD: Es un proceso institucional que ofrece al

estudiante la oportunidad de solicitar transferencia del Programa Académico por el cual
ingreso a otro Programa Académico.

CARNETIZACIÓN DE ESTUDIANTES: Documento que identifica al estudiante de los

distintos niveles de formación de la Universidad.

CERTIFICACIÓN: Documento destinado a hacer constar que se certifica o da por

verdadero un procedimiento.

ESPECIALIDAD: Rama del conocimiento en la que se forma un estudiante y que se

constituye en uno de los componentes del diseño curricular.

EXPEDIENTE: Es el conjunto de documentos que respalda la identificación académica.

EXPEDIENTE DE GRADO: Es el conjunto de documentos que respalda la identificación

académica y legal del aspirante a grado.

GRADO: Es el documento obtenido después del título representado en especialización,

maestría o doctorado.

GRADUANDO: Estudiantes que reúnen los requisitos para la obtención del grado
académico.

INFORME FINAL DE GRADO: Es un documento elaborado como resultado del proceso

de Revisión del Expediente de Grado.

NOTAS DE OBSERVACIÓN (OB): Es una calificación que lleva a la suspensión temporal

de la calificación definitiva obtenida por el estudiante en una unidad curricular fase o
actividad de extensión a solicitud voluntaria del propio estudiante al respectivo profesor.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión de Control de Estudios
GLOSARIO

PROGRAMA: Conjunto de partes, componentes y/o unidades curriculares organizadas

debidamente para la obtención de un título o grado académico.

SEMESTRE: Período en el cual se administra algunas unidades curriculares y tiene una

duración de seis (6) meses.

TÍTULO: Documento formal emitido que acredita la educación a nivel de Pregrado.

UNIDAD CURRICULAR: Conjunto de partes articuladas que integran un programa

académico y orientan la acción curricular.

CREDITO ACADÉMICO: El crédito académico contempla el tiempo de dedicación del

estudiante con y sin acompañamiento docente en una relación 1 a 2 horas teórico-prácticas; en
correspondencia un (1) crédito académico se considera equivalente a 16 horas de
acompañamiento docente y 32 horas de trabajo independiente del estudiante, lo que resulta en un
total de 48 horas de trabajo académico del estudiante en un período de 16 semanas.

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