Politica de Tratamiento Datos Personales
Politica de Tratamiento Datos Personales
Politica de Tratamiento Datos Personales
1. INTRODUCCIÓN
Suppla S.A., Suppla Cargo S.A.S., Agencia de Aduanas Suppla S.A.S. Nivel 1,
Serviceuticos Ltda., en adelante la Compañía, se encuentran comprometidas con la
protección del derecho fundamental del HABEAS DATA que tienen todas las personas
para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas
en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.
2. DEFINICIONES
Para efectos del presente documento debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones,
con el fin de dar aplicación a la política de tratamiento de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar cabo el
tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de
tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas; la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos
de oposición; los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Habeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar
y/o cancelar información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se
traten en bases de datos públicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley y
normatividad aplicable.
Política Tratamiento de Datos Personales
4.2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
4.3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
4.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No debe efectuarse el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4.6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y la
ley. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular
y/o por las personas habilitadas por la ley o la autoridad judicial.
4.7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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Política Tratamiento de Datos Personales
El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, será tratado siempre y
cuando se cuente con la autorización expresa de sus representantes legales y cuando dicho
tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos de responder y respetar el interés
superior de los niños, niñas y adolescentes y se respete sus derechos fundamentales.
En el caso que se utilicen los datos de empleados para finalidades diferentes a las descritas
en el punto 5.4 “Finalidad de la bases de datos”, se solicitará la autorización
correspondiente.
• Base de datos de clientes: Son las bases de datos manuales o automáticas que
contienen datos de personas que mantienen vínculo contractual y comercial con la
Compañía. En estas bases de datos se incluye información, pública, privada y sensible. Las
finalidades se encuentran detalladas en el punto 5.4 “Finalidad de la bases de datos”.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas
data.
b) Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
c) Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por
virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad
de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
política y en la ley que regule la materia.
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
Política Tratamiento de Datos Personales
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas
data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los
términos del presente manual.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de su solicitud.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos
señalados en la ley.
f) Adoptar un manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en especial para la atención de
consultas y reclamos por parte de los titulares
g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula
por la ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con
la calidad del dato personal
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a
ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Política Tratamiento de Datos Personales
a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas
versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c) Los derechos que le asisten como titular;
d) La identificación, dirección física o electrónica del responsable del tratamiento.
• Remitir el formulario diligenciado y anexar copia de la cédula de ciudadanía del titular, por
los siguientes canales dispuestos: correo electrónico habeasdatasuppla@suppla.com o en la
dirección física: Av calle 26 # 92 -32 LT 5 G5 piso 2 oficina 3, Connecta, Bogotá D.C.
• Si quien ejerce el derecho de acceso o consulta tiene la calidad de causahabiente o es un
tercero autorizado deberá radicar los siguientes documentos:
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, señalando la fecha en que se dará respuesta a la solicitud, la
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
Esta información podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso interno y/o
ante cualquier tipo de autoridad, entidad y/u organización.
14 VIGENCIA Y ACTUALIZACIONES
La presente política tiene fecha de emisión 27 de julio del 2013.El 2 de enero de 2016 se
actualizó. El 2 de enero de 2017 se actualizó.