La comunicación en la empresa.

Técnicas de comunicación: buzones de sugerencias.

Hace algunos años era bastante habitual que las empresas colocaran un buzón de
sugerencias internas en su empresa, normalmente en la zona del office o en la
sala de reuniones. Este buzón “analógico” costaba apenas unos euros, pero era
una valiosa vía de comunicación entre el personal y los directivos, un medio
anónimo y funcional que permitía a la plantilla trasmitir sus sugerencias, quejas o
preguntas a la dirección sin ningún tipo de problemas: cuestiones sobre el horario
de trabajo o los turnos, quejas por problemas para conciliar la vida profesional y
laboral, consultas sobre el mobiliario o el material informático.
Técnicas de comunicación: reuniones de equipo.
Una de las técnicas de comunicación interna más eficaces y rentables que existen
es, también, una de las más sencillas: organizar un fin de semana de actividades y
reuniones de equipo en un entorno diferente. Nos referimos a pasar un fin de
semana de ocio, conocimiento y trabajo en un alojamiento rural, una tarde de
reunión de familias del trabajo, una fiesta anual para celebrar la buena marcha del
negocio… Reuniones humanas sencillas, pero que estrechan los lazos emocionales
entre los diferentes miembros de un equipo que debe trabajar unido para
conseguir el éxito.
Técnicas de comunicación: utilización de apps.
Antes hablábamos de una técnica de comunicación bastante antigua, los buzones
de sugerencias, una técnica que puede convivir perfectamente con otras más
adaptadas a los nuevos tiempos tecnológicos en los que vivimos: la utilización de
apps o aplicaciones para dispositivos móviles inteligentes. Skype, Slack,
DialMyCalls… son algunos ejemplos de cómo la tecnología puede ayudarnos a
mejorar la valiosa comunicación interna de nuestra empresa, mejorar la sensación
de felicidad de nuestros empleados y, por supuesto, mejorar su productividad y su
.rendimiento profesional.
Tipos de comunicación.
Los tipos de comunicación son las diferentes formas que tenemos de transmitir un
mensaje. Estos tipos forman tienen que ver con el modo de comunicarnos, los
diferentes ámbitos o situaciones, entre otro tipo de parámetros.
 Estilo de comunicación pasiva. Las personas que poseen este estilo de
comunicación rara vez expresan su opinión y suelen ir con la corriente. Los
comunicadores pasivos no suelen ser conflictivos e incluso pueden parecer
sumisos. Su comunicación no verbal puede incluir expresiones como cruzar
los brazos y evitar el contacto visual.

 Estilo de comunicación agresiva. Las personas que se comunican de esta

forma suelen estar muy convencidas de su opinión, a tal punto de que
posiblemente no escuchen las opiniones de sus compañeros. Es probable
que durante una conversación interpongan sus propias ideas con
frecuencia y a veces hasta pueden usar un lenguaje de confrontación como
 “estás equivocado” o “no lo entiendes”. Su comunicación no verbal incluye
mantener un contacto visual intenso.

 Estilo de comunicación pasivo-agresiva. Las personas con este estilo de

comunicación no se sienten cómodas al manifestar sus opiniones. Su
comunicación verbal no suele coincidir con su comunicación no verbal. Por
ejemplo, pueden decir que están emocionados, pero muestran un lenguaje
corporal contradictorio, como fruncir el ceño u hombros caídos.

 Estilo de comunicación asertiva. Las personas con este estilo de

comunicación saben cómo defenderse. Son el tipo de comunicadores que
saben cómo expresar sus opiniones y defender lo que quieren. Los
comunicadores asertivos pueden usar gestos con las manos mientras se
comunican de manera no verbal, y es probable que tengan expresiones
faciales relajadas o que muestran felicidad al hablar.
Etapas del proceso de comunicación.
Para que el proceso de comunicación se realice eficazmente es necesario que
todos los elementos estén muy coordinados para el buen funcionamiento de la
comunicación en la empresa.
Emisor: El emisor o codificador es el elemento que inicia el proceso de
comunicación. Para ello, el emisor pone su mensaje en un código que considera
comprensible para el receptor. El emisor o fuente en la empresa puede ser una
persona, o un grupo de personas, un departamento o una entidad que comunica
algo y emite el mensaje.
Mensaje: Es la información que el emisor desea comunicar al receptor. Es el
objetivo de la comunicación transformado en un código. (oral, escrito, visual).
Medio: Medio o canal es el vehículo de transmisión del mensaje a comunicar. Está
formado por los diferentes canales de comunicación a través de los cuales se
puede transmitir el mensaje. En la empresa son varios los medios que puede
utilizar el emisor para enviar el mensaje: correo, teléfono, fax, reunión, etc.
Receptor: Receptor o decodificador es el destinatario de la comunicación, la
persona o entidad a quien se envía el mensaje. Tanto el medio como el mensaje
están condicionados por las características del receptor.
Código: Es el conjunto de signos escogidos por el emiso
}r en función del receptor. El emis¿or pone su mensaje en un código que considera
comprensible para el receptor. El código necesita una identificación por parte del
receptor para comprender la significación del mensaje (decodificándolo).
Retroalimentación o Feedback: es la respuesta del destinatario hacia el emisor.
Una vez que el mensaje ha sido transmitido el emisor puede esperar un mensaje
de retorno. Es la respuesta al mensaje. Gracias al feed back, el emisor puede
conocer la eficiencia de su comunicación.
Redes de comunicación
Se pueden definir como aquellas estructuras formales creadas por las empresas
para hacer llegar la información a sus miembros.
Tipos de Redes
Red en Cadena: La comunicación tiene lugar entre las personas que se encuentran
más próximas, suele ser a través de los distintos niveles jerárquicos, es decir del
jefe al mando intermedio y de este al trabajador y viceversa.
Red en Círculo: La comunicación circula libremente entre todos, con
independencia de su rango jerárquico. La comunicación es más lenta y se utiliza
para resolver problemas complejos. Ejemplo, las reuniones, círculos de calidad.
Red en Estrella: En este caso la comunicación está centralizada por el líder o jefe,
que es quien se encarga de transmitir la información al resto de miembros. Es
propia en empresas de organización tradicional.
Red de varias direcciones o vías múltiples: Hay comunicación entre todos los
miembros y en todas direcciones, lo que permite que la satisfacción de los
miembros sea alta, al hacerles sentir parte integrante de la empresa.
canales de comunicación
Un canal de comunicación es el medio físico a través del cual se lleva a cabo un
acto comunicativo, es decir, que sirve para el intercambio de información entre un
emisor y uno o varios receptores.
Tipos de canales.
 Personales. Aquellos en los que se da la comunicación directamente con un
receptor, generalmente de uno a uno, aunque bien podría ser de uno a
varios. Por ejemplo, al hablar con alguien cara a cara, nuestro receptor nos
escucha directamente, pero bien podrían ser dos los receptores en la
misma situación.
 Masivos. Aquellos que permiten a un mismo emisor llegar a una multitud
de receptores al mismo tiempo, ya sea de modo directo o en diferido, como
son los medios de comunicación masiva: radio, televisión, prensa escrita,
etc.
Dificultades y barreras en la comunicación.
Las barreras en la comunicación son obstáculos que dificultan la transmisión
del mensaje entre el emisor y el receptor. De no aplicar acciones correctivas
para evitarlas, dificultan la llegada de un mensaje claro y correcto en un
proceso comunicativo. Este tipo de interferencias están relacionadas con el
significado de las palabras. Esto sucede cuando no entendemos una palabra en
su contexto o le damos un significado equivocado.
Recursos para manipular los datos de la percepción
Estereotipación: "Los mejicanos son más lentos", "Las suecas son más guapas",
"Los alemanes son los más metódicos pero poco imaginativos", son ejemplos
de estereotipos.
Aunque estereotipar puede ser útil, también puede originar resultados
inexactos o comprometidos.
 Efecto Halo: Consiste en usar un rasgo particularmente favorable o
desfavorable para colorear todo lo que sabemos respecto a una persona.
Proyección: Se trata de atribuir nuestros propios sentimientos o valores o
características a otras personas.
Expectabilidad: Además de la espectabilidad perceptiva visual, existen otros
tipos. La expectabilidad llamada "profecía de autosatisfacción", es el proceso
por el que una persona hace que ocurra lo que desea que ocurra.
Percepción Selectiva: Recursos manipulativo por el cual el sujeto de la
percepción extrae conclusiones injustificables de una situación ambigua.
Defensa Perceptiva: Una vez que establecemos los modos característicos de
ver el mundo, tendemos a afiliarnos a estas características: nos es difícil
liberarnos de ellas. Las percepciones son útiles en cuanto nos ayudan a
clasificar y organizar el mundo en modos que tienen sentido para nosotros. Sin
embargo, estas percepciones pueden también reducir nuestra capacidad para
entender completamente a otra persona, puede parecer que actúa de un
modo desusado. La defensa perceptiva puede comprender también otros
recursos perceptivos como la estereotipación y la proyección.
Información como función de dirección.
Negociación
Se entiende a la negociación como aquel proceso de comunicación entre dos o
más partes que intentan resolver diferencias con el fin de lograr una solución o un
acuerdo satisfactorio.
Elementos de una negociación.
Los elementos de una negociación que podemos destacar son los siguientes:
Alternativas. Suponen la necesidad de negociar con la mente abierta porque
puede suceder que el acuerdo se alcance en base a una alternativa que no nos
habíamos planteado inicialmente. Si conoces muy bien el mercado, los precios, los
problemas que se pueden dar o a los competidores, tendrás más opciones y más
poder de negociación.
Intereses. Responden a la pregunta de ¿Qué es lo que te motiva a ti y a la otra
parte en la negociación? Es decir, se trata de averiguar qué tiene que suceder para
que las dos partes de la negociación alcancen un acuerdo.
Opciones. Cuando se conocen los intereses es posible plantear opciones. Para ello
es necesaria la creatividad. Una forma de generar opciones es hacer una sesión de
brainstorming con tu equipo, por ejemplo.
Compromisos. Son los elementos sobre los que se ha alcanzado un acuerdo entre
las partes, inicialmente serán verbales y más tarde se plasmarán por escrito de
forma que sean vinculantes y queden claros.
Criterios. Los criterios que se utilicen en la negociación deben ser objetivos. Por
ejemplo, si quiero reducir el precio de un servicio que se presta a una empresa,
deberé aportar datos concretos y reales sobre los precios de otras empresas para
ese servicio.
Relación. El proceso de negociación debe tener también como meta la creación de
una relación duradera con la otra parte. Si ya se ha negociado antes con esa
empresa será más fácil.
Comunicación. La comunicación puede tener varias vías como el teléfono, el
correo electrónico o una reunión cara a cara. Para facilitar la comunicación entre
las partes es importante que se conozcan en personas y negocien cara a cara. Es
una forma de poner en práctica la escucha activa y de generar confianza. Además,
es fundamental que los mensajes que enviemos sean claros y estén adaptados a la
cultura o el idioma de la empresa o persona que los recibe.
Estrategias de una negociación.
Ganar – ganar: Esta estrategia intenta llegar a un acuerdo beneficioso para todos
los implicados en la negociación.
Características de esta estrategia:
 Beneficio para las partes.
 Genera un clima de confianza.
 Resultados positivos.
Ganar – perder: Dentro de esta negociación quienes participan compiten entre sí,
ya que el desenlace solo favorecerá las necesidades y los intereses del ganador.
Características de esta estrategia:
 Beneficio para una sola parte.
 Genera un clima de confrontación.
 El perdedor obtiene menor o ningún beneficio.
Características de las técnicas de comunicación.
Técnicas de comunicación: buzones de sugerencias.