Lean Project Management es-ES
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Para citar este artículo: Glenn Ballard & Gregory Howell (2003) Lean project management, Building
Research & Information, 31:2, 119-133, DOI: 10.1080/09613210301997
Gestión ajustada de
proyectos
Glenn Ballard1,2 y Gregory A. Howell1
1
Lean Construction Institute, 4536 Fieldbrook Road, Oakland, CA 94619,
Los proyectos son sistemas de producción temporales. Cuando esos sistemas están estructurados para entregar el producto
maximizando el valor y minimizando los residuos, se dice que son proyectos "lean". La gestión ajustada de proyectos difiere
de la tradicional no sólo en los objetivos que persigue, sino también en la estructura de sus fases, la relación entre ellas y los
participantes en cada fase. Este artículo presenta un modelo de gestión de proyectos ajustada y contrasta los enfoques
ajustados y tradicionales. Se presentan cuatro herramientas o intervenciones que ilustran los conceptos lean en acción.
Palabras clave: gestión de la construcción, Lean Project Delivery System (LPDS), gestión ajustada de proyectos, gestión
de proyectos, valor, residuos
Los proyectos son sistemas de producción temporales. Cuando estos sistemas se organizan para suministrar el producto
optimizando el valor y minimizando los gastos, se dice que se trata de proyectos más justos. La gestión de este tipo de
proyectos difiere de la de los proyectos clásicos no sólo en cuanto a los objetivos que se persiguen, sino tambéinen cuanto a la
estructura de las fases, las relaciones entre ellas y los participantes encada fase. Este artículo propone un modde gestión de
proyectos más justo y opone los dos enfoques. Se presentan cuatro herramientas o intervenciones para ilustrar la aplicación
de los conceptos más justos.
Palabras clave: gestión de la construcción, sistema de suministro de proyectos a medida, gestión de proyectos a medida,
gestión de proyectos, valor, precios
A continuación, se ofrecen unos breves antecedentes El informe más reciente del Reino Unido sobre la industria
históricos y teóricos, luego se presenta y explica el modelo de la construcción. Rethinking Construction (Construction
LPDS, seguido de cuatro ilustraciones de su aplicación y una Task Force, 1997), promovía la fabricación ajustada como
invitación a sumarse al esfuerzo por desarrollar la gestión de modelo a imitar. Los investigadores que trabajan en el IGLC
proyectos lean. han introducido los conceptos y las técnicas lean en las
industrias de la construcción de Estados Unidos, Reino Unido,
Finlandia, Dinamarca Singapur, Corea, Australia, Brasil, Chile,
Antecedentes históricos Perú, Ecuador y Venezuela. Los cursos universitarios de
La expresión "producción ajustada" fue acuñada por un construcción y gestión de proyectos están empezando a
miembro del equipo de investigación que estudiaba la incorporar material de construcción ajustada. Por mencionar
industria automovilística internacional, cuyo informe se sólo algunos, la Universidad de California en Berkeley ha sido
publicó en The Machine That Changed the World (Womack líder en EE.UU., al igual que la Universidad Católica de Chile
et al. , 1990). El término "Lean" se utilizó para denominar en Chile y la Universidad de Rio Grande do Sul en Brasil.
una tercera forma de producción, capaz de producir más y
mejores vehículos en menos tiempo, en menos espacio y
utilizando menos horas de trabajo que los sistemas de
producción en masa o artesanal que la precedieron. Se Antecedentes teóricos
identificaron nuevos conceptos y técnicas, como las entregas Entendemos que los proyectos son sistemas de producción
"justo a tiempo" (JIT), los mecanismos "pull" (en lugar de temporales vinculados a múltiples sistemas de producción
"push") para hacer avanzar el trabajo a través de un sistema duraderos desde los que el proyecto se abastece de
de producción, hacer que la reducción del tamaño de los materiales, información y recursos. Todo sistema de
lotes sea económica al reducir los tiempos de preparación y producción integra el diseño y la fabricación de un producto.
aumentar la transparencia del sistema de producción para La gestión de la producción (y por tanto del proyecto) se
que todos puedan ayudar a gestionarlo. entiende en términos de diseño, funcionamiento y mejora
de los sistemas de producción (Koskela, 2001).
Lauri Koskela fue el primero en alertar a la industria de la
construcción sobre la revolución en la fabricación, retándola Los sistemas de producción están diseñados para alcanzar tres
a explorar y adoptar estos nuevos conceptos y técnicas objetivos fundamentales (Koskela, 2000):
(Koskela, 1992). Fue el anfitrión de la primera conferencia
del International Group for Lean Construction ● Entregar el producto
(www.vtt.fi/rte.lean) en la VTT de Espoo (Finlandia) en
agosto de 1993. Aquel pequeño grupo de investigadores ● Maximizar el valor
decidió adoptar el nombre de "construcción ajustada".2 El
IGLC, que ha crecido considerablemente desde su fundación, ● Minimizar los residuos
se dedica a desarrollar una teoría de la producción y de la
gestión de la producción, con el proyecto como el sistema A modo de ejemplo, los principios para el diseño de sistemas
más fundamental para diseñar y fabricar cosas. de producción incluyen (Ballard et al. , 2001):
Pero para concluir esta breve historia, el CIGL ha crecido ● Estructurar el trabajo para generar valor
cada año, operando a través de conferencias anuales que
rotan por Europa, Asia, Sudamérica, Norteamérica, etc. ● Comprender, criticar y ampliar los propósitos de los
Las actas de las tres primeras conferencias se han publicado clientes
conjuntamente en Alarcón (1997). Las actas de las restantes
conferencias se publicaron por separado y también están ● Aumentar el control del sistema (capacidad de realizar
disponibles en el sitio web del IGLC. propósitos)
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Modelo de Sistema de Entrega de Proyectos para dejar más tiempo para desarrollar y explorar
alternativas. La práctica tradicional de seleccionar las
Lean (LPDS)
opciones y ejecutar las tareas de diseño lo antes posible
Los proyectos se han entendido durante mucho tiempo en
provoca reajustes e interrupciones cuando una decisión de
términos de fases, por ejemplo, prediseño, diseño, adquisición
diseño tomada por un especialista entra en conflicto con las
e instalación. Algunas de las principales diferencias entre la
decisiones de otro. La estrategia "basada en conjuntos"
ejecución de proyectos tradicional y la de Lean tienen que ver
empleada en el Lean Design permite a los especialistas
con la definición de las fases, la relación entre ellas y los
interdependientes avanzar dentro de los límites del conjunto
participantes en cada fase.
de alternativas que se están considerando en ese momento. Las
Definición del proyecto decisiones deben tomarse dentro del plazo de realización de las
El modelo de la figura 2 representa una serie de fases en alternativas, de ahí la importancia que tiene en Lean
triángulos superpuestos, la primera de las cuales es la "Definición Construction el rediseño de las redes de suministro para
del proyecto", que incluye los propósitos y valores del reducir su plazo.
cliente y las partes interesadas, los conceptos de diseño y los
criterios de diseño. Suministro ajustado
El Lean Supply consiste en la ingeniería detallada, la fabricación
Cada uno de estos elementos puede influir en el otro, por lo y la entrega, que requieren como requisito previo el diseño del
que es necesaria una convergencia entre las distintas partes producto y del proceso para que el sistema sepa qué detallar y
interesadas. Por lo general, fabricar, y cuándo entregar esos componentes. El Lean Supply
- como una buena conversación: todo el mundo se va con una también incluye iniciativas como la reducción de los plazos de
comprensión diferente y mejor de la que traía. En esta fase entrega de la información y los materiales, especialmente los
inicial participan representantes de todas las etapas del ciclo de que intervienen en el suministro de productos diseñados bajo
vida de la instalación, incluidos los miembros del equipo de pedido, que suelen determinar el ritmo y el calendario de
producción que va a diseñar y construir el producto. entrega de los proyectos.
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Comparación de los sistemas de entrega de El sistema de control de la producción Last Planner (Figura 3)
proyectos magros y no magros tiene tres componentes: (1) la planificación anticipada, (2) la
El cuadro 1 enumera algunas de las diferencias entre la planificación del compromiso y (3) el aprendizaje. (Para más
ejecución de proyectos lean y no lean. detalles, véase Ballard y Howell, 1998; y Ballard, 2000b). El
último planificador es la persona o el grupo que se
Para desarrollar sólo una de estas diferencias, consideremos compromete con las tareas a corto plazo (a menudo
los topes. Tradicionalmente, cada organización participante semanales), normalmente el supervisor de primera línea,
tiende a acumular grandes inventarios3 para proteger sus como el capataz de la construcción, el capataz del taller o el
propios intereses. Estos inventarios pueden adoptar la forma jefe de la brigada de diseño (la ampliación de la planificación
de información, dibujos, materiales, trabajos en curso, del compromiso y el aprendizaje a los trabajadores directos
espacio o tiempo. Al carecer de la capacidad de actuar a es un probable paso futuro en la evolución de la
nivel de todo el sistema de producción, un estudio de construcción ajustada). Estos responsables emiten directivas
arquitectura, una empresa de ingeniería, un contratista que se traducen en una producción directa, en lugar de en
general o un contratista especializado puede no ver otra planes más detallados.
alternativa que construir estos inventarios unilateralmente
Las principales reglas o principios para el control de la
como amortiguadores contra la variabilidad y el riesgo.
producción son:
Dentro del enfoque lean, los inventarios se estructuran y
dimensionan para que cumplan sus funciones dentro del ● Colocar las actividades del cronograma del proyecto en
sistema, principalmente la función de amortiguar la una ventana de previsión de 6 semanas (típica),
variabilidad. examinar las limitaciones y avanzar sólo si las
limitaciones pueden eliminarse a tiempo
Planificación anticipada
Ilustración 1: el sistema de control de la Las funciones de la planificación prospectiva son:
producción del último planificador
Los últimos productos de la estructuración del trabajo son ● Configurar la secuencia y el ritmo de trabajo
los objetivos específicos del proyecto, que suelen
presentarse en forma de calendarios. El control de la ● Adecuar el flujo de trabajo y la capacidad
producción se encarga de alcanzar esos objetivos.
● Mantener una cartera de trabajo lista (workable backlog)
Lean Non-lean
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a los que se debe producir o evaluar el Gestión ajustada de
resultado. Algunos ejemplos son las tareas, proyectos
los criterios de diseño y las especificaciones.
El trabajo previo es el sustrato sobre el que se
realiza el trabajo o al que se añade trabajo.
Por ejemplo, los materiales, ya sean "en
bruto" o en proceso de elaboración, la
información utilizada para un cálculo o una
decisión, etc. Los recursos son el trabajo, los
instrumentos del trabajo o las condiciones en
las que se ejerce el trabajo. Los recursos
pueden soportar una carga y tienen
capacidades finitas. Por lo tanto, la mano de
obra, las herramientas, el equipo y el espacio
son recursos, pero los materiales y la
información no lo son.
● Definición
● Solidez
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Cuadro 2 Ilustración del análisis de las restricciones
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Figura 5 Gráfico PPC contratista eléctrico (Ballard et al. ,1996)
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Cuadro 3 Plan de trabajo semanal de la construcción
de vuelta al proceso de previsión para buscar mejoras en 'tirar' es sólo hacer un trabajo que libere de trabajo a otro.
nuestro sistema de control. Siguiendo esta regla se elimina el despilfarro de la sobreproducción,
uno de los siete tipos de despilfarro de Ohno (Ohno, 1988;
Algunos fracasos pueden deberse a que el último planificador también Shingo, 1992). Trabajar hacia atrás a partir de una
no entiende el lenguaje y los procedimientos para asumir fecha de finalización prevista elimina el trabajo que se ha
compromisos o a un mal juicio en la evaluación de la capacidad hecho habitualmente pero que no añade valor.
o el riesgo. En estos casos, el planificador individual es el
objetivo de la mejora. Los fracasos del plan también pueden En la planificación del equipo participan representantes de
deberse a problemas más fundamentales, como la filosofía de todas las organizaciones que realizan trabajos dentro de la fase.
la gestión, la política, las señales de conflicto, etc. Normalmente, los miembros del equipo escriben en hojas de
papel breves descripciones de las tareas que deben realizar
Cualquiera que sea la causa, el seguimiento continuo de las para liberar el trabajo a los demás o de las tareas que deben
razones del fracaso del plan medirá la eficacia de las acciones realizar los demás para liberar el trabajo a ellos. Pegan esas
correctivas. Si se han tomado medidas para erradicar las causas hojas en la pared según la secuencia de trabajo prevista. La
principales de los fallos relacionados con los materiales, pero se planificación suele estallar en la sala cuando las personas
sigue identificando a los materiales como la razón por la que no empiezan a desarrollar nuevos métodos y a negociar la
se completan las tareas de los planes de trabajo semanales, es secuencia y el tamaño de los lotes cuando ven los resultados de
necesario tomar medidas diferentes. sus actividades en los demás.
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Conclusión
A partir de ahora, es de esperar que se vea la
diferencia entre el sistema de gestión de proyectos
lean y la gestión de proyectos no lean.
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Gráfico 9: Evolución de los ingresos del centro comercial entre el 17 de abril de 1999 y el 26 de agosto de 2001
Referencias
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[Re-
1
La expresión "Sistema de Entrega de Proyectos Lean" se ha
informe del Grupo de Trabajo de la Construcción al utilizado anteriormente (Best y De Valence, cap. 15) para
Viceprimer Ministro, John Prescott, sobre las posibilidades denominar el enfoque de gestión de proyectos lean, con la
de mejorar la calidad y la eficacia de la construcción en el intención de denotar cómo se produce y entrega un producto,
Reino Unido]. desde el pedido del cliente hasta la entrega. No se sugiere
Formoso, C. y Ballard, G. (eds) (2002) Proceedings of the 10th ninguna conexión con una estructura contractual concreta o un
Annual Conference of the International Group for Lean método de adquisición como el diseño-construcción o el diseño-
Construction, Gramado, Brasil, agosto de 2002. licitación-construcción. Aunque algunas estructuras
Hopp, W. y Spearman, M. (2000) Factory Physics: Founda- tions contractuales facilitan aspectos específicos de la gestión
of Manufacturing Management, 2nd Edn, Irwin McGraw- ajustada de proyectos, ninguna los garantiza, y muchas técnicas
Hill, Boston. ajustadas pueden aplicarse en todos los sistemas de entrega.
Koskela, L. (1992) Application of the New Production Philoso- 2
Algunos han interpretado la construcción ajustada como una
phy to Construction. Technical Report 72, CIFE, Stanford imitación de la fabricación, un error que podría haberse evitado
University, Stanford, CA. si se hubiera elegido un nombre diferente.
Koskea, L. (2000) An Exploration Towards a Production Theory
and its Application to Construction, VTT Publications, 408, 3
Nótese la diferencia entre "inventario" como concepto contable
VTT Building Technology, Espoo [http://www.inf.vtt.fi/pdf/ y como concepto de producción. En contabilidad, el inventario
publications/2000 P408.pdf]. es un activo que hay que aumentar. En la producción, el
Koskela, L. (2001) New footnotes to Shingo, en Proceedings of inventario es un residuo que debe reducirse al mínimo.
the 9th Annual Conference of the International Group for
Lean Construction, National University of Singapore,
4
Lo normal es que sean seis semanas, pero las ventanas de
Singapur. espera pueden ser más cortas o más largas, dependiendo de la
Lottaz, C., Clèment, D.E., Faltings, B.V. y Smith, L.F.C. (1999) rapidez del proyecto y de los plazos de entrega de la información,
Constraint-based support for collabortion in design and los materiales y los servicios. Por un lado, dado que los artículos
construction. Journal of Computing in Civil Engineering, 23- de larga duración son artículos que no pueden ser incorporados
35. a un proyecto dentro de la ventana de previsión, la ampliación
Ohno, T. (1988) El sistema de producción Toyota: Beyond Large de dicha ventana ofrece la posibilidad de un mayor control
Scale Production, autor con Setsuo Mito, trans. Joseph P. sobre el flujo de trabajo. Por otro lado, tratar de hacer un
Schmelzis, Productivity Press, Cambridge, MA. pedido con demasiada antelación puede poner en peligro la
Reinertsen, D.G. (1997) Managing the Design Factory, Free Press, capacidad de controlar el flujo de trabajo in situ. Por lo tanto, el
Nueva York. dimensionamiento de la ventana de previsión es una cuestión de
Rother, M. y Shook, J. (1998) Learning to See: Value Stream condiciones locales y de criterio.
Mapping to Add Value and Eliminate Muda, V.1.1, The Lean 5
Malling es una filial del Grupo O'Rourke, situada en Grays, Essex,
Enterprise Institute, Brookline, MA. Reino Unido.
Shingo, S. (1992) El sistema de gestión de la producción Shingo:
Improving Process Functions, Productivity Press, Cam- 6
El diagrama de flujo se inspira en los diagramas de flujo de
bridge, MA. materiales e información de Toyota. Para más detalles, véase
Sobek, D. K., II y Ward, A.C. (1996) Principles from Toyota's Rother y Shook (1998), que utilizan el término "mapas de flujo
set-based concurrent engineering process, en Proceedings de valor".
of ASME Design Engineering Technical Conferences and
Computers in Engineering Conference, 18-22 August,
7
El tiempo del ciclo de fabricación es el tiempo que tarda un
Mechanical Engineering, Irvine, CA, July 1996, 118(7), 78- producto en transformarse de materia prima a producto
81. acabado. En este caso, el punto de partida es la entrega de un
Sobek, D.K., II, Ward, A.C. y Liker, J.K. (1999) Toyota's principles elemento a la fábrica para su producción. El plazo de entrega es
of set-based concurrent engineering, Sloan Man- agement el tiempo de antelación a la entrega que hay que enviar los
Review, Winter. "pedidos" al proveedor.
Taguchi, G., Chowdhury, S. y Taguchi, S. (2000) Robust 8
Se dice que un sistema de producción es más robusto si puede
Engineering, McGraw-Hill, Nueva York. funcionar eficazmente en una gama más amplia de condiciones
y es menos vulnerable a las perturbaciones (Taguchi et al. ,
2000).
9
Consulte las ponencias del Congreso de LCI [en
www.leanconstruction.org] para ver los informes de los
profesionales de la industria sobre la aplicación de Lean.
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