Factura

DEFINICION
Una factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa
de un bien o la prestación de un servicio determinado.
Es decir, es la traducción en forma de documento de una transacción mercantil
realizada entre un vendedor y un comprador.

La factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una

factura, la operación no es válida a efectos formales. Por tanto, aunque la
operación se haya realizado de forma efectiva, no cumple con los requisitos
para considerarse legal.
La factura es el documento contable que acredita e informa de la venta o
prestación de un producto o servicio. Funciona como una prueba física de la
realización de una operación comercial de forma legal. Además, certifica la
validez de la operación ya que es un comprobante del pago de la misma

¿Por qué es necesario estar en posesión de la factura?

Como ya se ha comentado anteriormente, la factura es el medio justificativo de

cualquier operación. Cuando una empresa se deduce un IVA soportado o
contabiliza como ingreso una operación tiene que poseer las facturas, ya
que es el único justificante válido ante una posible inspección de la Agencia
Tributaria.

TIPOS DE FACTURAS
Emitir facturas es una de las operaciones que más se realizan dentro del
mundo de los negocios. Seguramente, como cliente, aún no conoces las
diferentes facturas que existen hasta que te encuentras con la necesidad emitir
una.
Por ello te contamos sobre cuatro de los tipos de facturas que más se utilizan.
1. Factura ordinaria
Es la factura estándar y la de uso más común. Este documento constituye la
prueba física de una operación comercial, como una compra, una venta o la
prestación de un servicio.
Este tipo de factura debe contener información detallada de la operación, como
los datos de quién emite la factura, del receptor y el importe gastado, entre
otros datos importantes de la operación.
2. Factura simplificada
Este tipo de factura es totalmente diferente a la ordinaria. La factura
simplificada no contiene toda la información requerida para ser una factura
completa, puede contener los datos del receptor si este lo solicita. El cliente
puede solicitar la factura para tener la posibilidad de deducir el gasto y el IVA.
Esta modelo de factura entró en vigor con el Reglamento de Facturación.
3. Factura Recapitulativa
La factura recapitulativa permite agrupar las facturas de un mes. Varias
operaciones realizadas con un mismo receptor, en un periodo de tiempo de un
mes natural. Tiene el mismo valor legal que una factura ordinaria, por lo que
debe cumplir con los mismos requisitos.
Por ejemplo, si hemos emitido varias facturas a un cliente en un período de
tiempo de un mes, podemos hacer una factura recapitulativa que recoja toda la
información de las facturas emitidas durante dicho el periodo de tiempo.

De este modo, ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro
cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás, lo
cual agilizará nuestra facturación.

❗️DATO CLAVE : Recuerda que NO podemos hacer una factura recapitulativa

que incluya facturas emitidas durante un período superior a un mes.

4. Facturación electrónica
La tecnología sigue creciendo a pasos gigantescos. La factura electrónica
posee los mismos efectos legales que una factura en físico o papel. Y como tal
es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, obviando
el papel.
Este tipo de factura se caracteriza porque se expide y recibe en formato
electrónico. Se implantó con la idea de simplificar el proceso de facturación.
Entre las distintas ventajas de las facturas electrónicas tanto para el emisor
como para el receptor, podemos destacar:
 Facilitan las transacciones
 Ahorro económico (elimina los gastos de papel, impresión, sellos y
envío).
 Reduce los tiempos de la gestión.
 Aumenta la seguridad jurídica en el tráfico económico.
  Representan un gran ahorro para el medio ambiente.

FACTURA PROFORMA

Esta clase de factura documenta una oferta comercial, indicando los

productos o servicios que el vendedor ofrece al consumidor a un determinado
precio. De esta manera, se le da al comprador la máxima información posible y
de una manera bastante formal y profesional. No obstante, la factura
proforma no tiene valor contable alguno, ni sirve de jusitificante. Por lo que ni
se numera, ni se aconseja que se proceda a su firma o sello, salvo que el
cliente lo solicite de manera explícita.
Es muy importante que cuando preparemos una factura proforma lo
indiquemos de manera clara y visible en el encabezado de la misma, para
evitar cualquier confusión.

FACTURA RECTIFICATIVA
Por su parte, una factura rectificativa surge cuando, a la factura anterior
(factura ordinaria) hay que realizarle alguna corrección, puesto que no se ha
hecho de manera correcta y, por tanto, no cumple con los requisitos mínimos
exigidos por la ley.
Igualmente, si se realiza algún tipo de descuento o bonificación, dado que se
trata de un dato a modificar de la factura ordinaria, deberemos acudir a la
factura rectificativa para realizar este cambio en el dato.

Una factura rectificativa es un tipo de factura que sustituye a una factura que
contiene un error o que no incluye todos los datos que debería. 
¿Cuándo es necesario emitir una factura rectificativa?
Al tratarse de una nueva factura que corrige o añade algún dato de una factura
ordinaria, debes realizar una factura rectificativa el mismo momento en que
te des cuenta que has cometido un error en una factura. 

💡 QUIPU TIP: Siempre que no hayan pasado más de 4 años desde

la fecha de devengo de la factura, ya que superado este plazo de
entrega ya no hará falta presentar la factura rectificativa.

Situaciones en las que debes emitir una factura rectificativa

Existen diferentes situaciones en las que debes corregir o modificar aquello
definido en una factura. Por ello, debes realizar una factura de
rectificación que corrija el contenido. Los casos más comunes en los que
debes hacer una factura rectificativa son los siguientes:
  Te equivocas de cliente a quién facturar la factura o en los datos del
cliente.
 Cometes algún error en el concepto.
 Aplicas el tipo impositivo inadecuado, como el IVA o el IRPF.
 Se omite alguna información relevante que debería aparecer en la
factura como, por ejemplo, la fecha de vencimiento (que puede ser
interesante para poder calcular tu facturación).

ANULAR UNA FACTURA

La factura sebe anular únicamente cuando existan razones justificadas para

ello, como cuando tiene errores que afectan su calidad de título valor, o porque
no corresponde a la realidad de la operación facturada.

La anulación de la factura por lo general se debe hacer con una nota crédito.

La factura no se debe eliminar ni borrar del sistema, pues debe quedar

evidencia de la operación anulada, de manera que la factura anulada siempre
debe estar disponible para ser consultada.
Anular una factura no es desaparecerla.

Entre las causas que podemos considerar justificadas para anular la factura
están las siguientes.

Si lo que se desea es ANULAR UNA FACTURA FÍSICA, primero debes reunir

todos los ejemplares de la factura, esto quiere decir, el emisor, el usuario, y la
copia de SUNAT
Luego debes escribir en forma diagonal, y con letra clara y legible, la palabra
‘anulada’, en cada uno de los ejemplares.

Guarda muy bien estos ejemplares en tu poder. Finalmente asegúrate de

recuperar la tercera copia, o también llamada, factura negociable.

ANULAR FACTURA ELECTRONICA

Para dar de baja o anular a una factura electrónica si estás utilizando
el PORTAL - CLAVE SOL tienes que emitir una Nota de Crédito y puedes
elegir una de los siguientes motivos en la Nota:
 Anulación de operación.
 Anulación por error en RUC.

Por este método de emisión no existen aún las comunicaciones de baja asi que
solamente tenemos las Notas de cŕedito. Te dejo a continuación el proceso
para emitir una Nota de crédito electŕonica desde el PORTAL SOL
En el sistema portal SOL
1. Dirígete al portal SOL de SUNAT e ingresa tus credenciales.
2. Haz clic en empresas; luego presiona en "comprobantes de pago", más
abajo, presiona en "SEE - SOL" luego click en "Factura electrónica" y por
ultimo en “Consultar Factura y Nota”.
3. Ingresa el periodo en que se emitió la factura que quieres anular
4. En tipo de consultas elige “Factura Electrónica Emitidas”. Presiona
“Aceptar”.
5. A continuación, aparecerá en pantalla las facturas emitidas en el periodo
indicado.
6. Visualiza la factura que quieras anular y anota cuál es su número.
7. Luego, a la izquierda, haz clic en “Emitir Nota de Crédito”.
8. Ahora se mostrará un recuadro. En Tipo de Nota de Crédito selecciona
“Anulación de Operación”.
9. En “Número de Facturación Electrónica respecto de la cual se emitirá la nota
de crédito” ingresa el número de la factura que anotaste anteriormente.
10. En “Motivo o sustento por la cual se emitirá la nota de crédito” escribe la
razón por la cual vas anular la factura electrónica. Haz clic en “Continuar”.
11. Luego, aparecerá una previsualizacion de la nota de crédito. Verifica que
toda la información presente sea la correcta. Si todo está bien, haz clic en
“Emitir”.
12. Finalmente, la SUNAT mostrará la nota de crédito electrónica emitida. Esto
significa que la factura electrónica ha sido anulada.

No olvides entregar la Nota de Crédito a tu cliente fisicamente o enviando el

comprobante a su correo electrónico.

Si envías tus comprobantes con facturación electrónica desde un sistema

propio o prestado por terceros puedes anular tu comprobante por las dos
formas disponibles:

Comunicación de baja:

Para anular una factura electrónica por este metodo tu comprobante tiene que
cumplir con tres requisitos:

1. Tu factura no fue entregada a tu cliente.

2. Cuenta con CDR Aceptado (XML de respuesta de SUNAT al estado de
tu comprobante)
3. La factura fue emitida hasta 7 días pasados.

Si tu factura cumple con estos tres requisitos solicita a tu proveedor de

facturación electrónica el modulo de comunicación de baja para facturas.
El proceso para anular un comprobante por este metodo es el siguiente:
 1. Entrar al modulo de comunicaciones de baja
2. Visualizar la factura que se desea anular y seleccionar para anularlo
3. Ingresar el motivo de anulación (Ejm: Error en los montos totales)
4. Emitir la comunicación de baja

Puedes anular más de una factura en la misma comunicación de baja siempre

y cuando se hayan emitido en la misma fecha.

Motivos para anular una factura electrónica

Hay distintos motivos para anular una factura electrónica aquí te dejo un listado
de las más importantes.

 Se equivocaron al ingresar el número de RUC del receptor de la factura.

 La fecha de vencimiento no es la correcta.
 El cliente cancelo la compra del producto o servicio.
 El cliente cambió los productos que está comprando.
 Los montos totales no coindicen con el detalle de venta.
 El tipo de impuesto no es el correcto.

Plazos para anular una factura electrónica

El plazo que determina SUNAT para anular un comprobante electrónico es de 7

dias posteriores emitido el comprobante.
El servicio de anulación en algunas ocasiones acepta hasta 14 o 15 días de
plazo pero el reglamento es de 7 días.

La provisión de cartera es el valor que la empresa considera que no puede

recuperar, y por tanto se debe provisionar. Cuando una empresa vende a
crédito o sin haber cobrado el dinero en este momento, asume el riesgo de
que un porcentaje de sus clientes no pague sus deudas, llegando a una
situación en que la empresa “pierde dinero”. Ese dinero que no puede
recuperar constituye una pérdida para las empresas y por tanto debe aparecer
en el ejercicio contable como gasto. Es inevitable que haya algún cliente que
no quiera o no pueda pagar, y eso lo saben las empresas. Para qué sirve la
provisión de cartera La provisión de cartera está pensada para prever y
conocer el riesgo de perder parte de lo que se ha vendido a crédito o fiado para
también así actuar en consecuencia. Si no se hiciera la provisión de cartera, los
estados financieros de la empresa darían lugar a unos valores irregulares.  Se
hace generalmente cada año, aunque se podría hacer cada mes, tres meses,
seis meses o con la regularidad que se desee. El valor provisionado reduce el
valor de la cartera reconociendo esa cantidad como gasto. Es necesario
conocer lo que se puede recuperar, e intentar hacerlo, con lo que no se puede
cobrar para darlo como perdido. Pero ¿qué es la cartera? Son las deudas que
los clientes tienen con la empresa, y vienen de las ventas fiadas. Recuperar el
dinero o la cartera provisionada Aunque la provisión de cartera es muy
importante, también es importante que la empresa intente recuperar parte del
dinero que le deben los clientes para intentar evitar las menores pérdidas
posibles por clientes que no pagan. Por ello mismo, hay que saber cómo
reclamar las deudas. Hay que saber además que, después de haber
provisionado la cartera, se puede recuperar la cartera provisionada. Esto se
puede contabilizar como un ingreso si se hace al año siguiente o después, o se
puede revertir el asiento inicial si se recupera en el mismo período o
año. Consideraciones finales Aunque en los últimos tiempos recomendamos
evitar las ventas a crédito para reducir los riesgos de deudas, esto no siempre
es posible. De ahí radica la importancia de saber cómo reclamar las deudas y
hacer la provisión de cartera. Si no se tienen muchos conocimientos
económicos, puede ser interesante contar con una asesoría que se encargue
de todas estas funciones para así dedicar el tiempo a otras funciones propias
de la empresa.