TITULO:

ORGANIZACIÓN COMO PROCESO ADMINISTRATIVO

Conceptos

De acuerdo a Idalberto Chiavenato en su libro Introducción a la Teoría General de

la Administración “la organización como función administrativa y parte integrante
del proceso administrativa es el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos
y los órganos involucrados en la ejecución, y establecer las relaciones entre ellos y
las atribuciones de cada uno”

Peter F. Drucker uno de los autores más influyentes del pensamiento administrativo
moderno, en su libro La gerencia: tareas, responsabilidades y prácticas definió la
organización como “Analizar actividades, decisiones y relaciones. Clasificar ydividir
el trabajo. Edificar la estructura organizacional e integrar al personal clave.”

Principios

1. Objetivo: Todas las actividades y tareas de una organización deben girar en

función de un objetivo común, el cual establece el propósito que impulsa la
empresa.
2. Especialización: Para aprovechar al máximo las capacidades de nuestros
recursos humanos, es muy importante limitar sus actividades a un pequeño
conjunto de actividades concretas. Cuanto más específica sea su labor, mayor
será la destreza y eficiencia obtenidas.
3. Jerarquía: Resulta imprescindible crear una cadena de mando, a partir de la
cual el poder se distribuya en la organización. Esto nos ayuda a mejorar el
control de las tareas y resultados, y puede funcionar, además, como incentivo
profesional.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad: Debe existir una correlación entre
la autoridad y la responsabilidad, porque muchas veces para cumplir con
ciertas responsabilidades se requiere tener cierto grado de autoridad. Además,
la responsabilidad dependerá de la posición y el rol que desempeñe cada
persona dentro de la empresa.
5. Unidad de mando: Una vez establecidos los procedimientos y las normas de
actuación en la cadena de mando, debemos concretar un centro de decisión y
autoridad para cada tarea. Es decir, un solo jefe para cada conjunto de
subordinados.
 6. Difusión: A la hora de estructurar la línea supervisora, hay que seguir un
criterio de racionalidad: cada supervisor debe manejar solo aquel número de
empleados que le permita obtener los mejores resultados.
7. Tramo de control: Este principio permite limitar el número de subordinados
que dependen de un puesto de mando y que deben reportar a un jefe específico.
Lo recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como máximo
cinco empleados, para que pueda darse un control eficiente de las tareas.
8. Coordinación: La coordinación se establece con el propósito de lograr
mantener el equilibrio dentro de la organización. El equilibrio resulta
necesario para que todos sus departamentos funcionen adecuadamente y para
alcanzar los objetivos.
9. Continuidad: También, se debe pensar en la permanencia de la empresa en el
largo plazo. Se debe considerar que se debe mantener estable a lo largo del
tiempo, pero que debe irse ajustando a las condiciones y cambios del entorno.
10.Flexibilidad: Este principio, es importante hoy más que nunca, ya que se
refiere a que la empresa debe estar capacitada para efectuar los cambios y
adaptaciones que sean necesarias, a fin de adaptarse a las condiciones de un
mercado tremendamente cambiante y dinámico.
11.Eficiencia: Maximizar los resultados al menor coste, este es uno de los
principios fundamentales para la viabilidad de cualquier organización. Es un
objetivo amplio que influye desde la función gerencial hasta la satisfacción de
los trabajadores.
12.Comunicación: El proceso de comunicación se debe dar de manera fluida y
constante, para que circule en todos los niveles y en ambos sentidos. Es decir,
de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.

Etapas

1. Jerarquización: La jerarquización implica la definición de la estructura de la

empresa a través del establecimiento de centros de autoridad y comunicación que
se relacionen entre sí con precisión. Es la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o importancia. Implica la definición de la
estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad.
Las reglas para jerarquizar son:
• Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben
ser los mínimos e indispensables.
• Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel.

2. Departamentalización: La departamentalización consiste en la combinación y/o

agrupación adecuada de las actividades necesarias en departamentos específicos.
 La departamentalización ocurre en cualquier nivel jerárquico de la organización.
Está es un medio por el cual se atribuyen y se agrupan actividades diferentes a
través de la especialización de los órganos, con la finalidad de que se obtengan
mejores resultados en conjunto, en lugar de que sea necesario dispersar todas las
actividades y tareas de normalización, indistintamente entre todos sus órganos.

La departamentalización es un medio para obtener homogeneidad de tareas en cada

órgano. Para Luther Gulick esa homogeneidad es posible cuando se reúnen en la
misma unidad todos aquellos que están ejecutando “el mismo trabajo, con el mismo
proceso, para la misma clientela, en el mismo lugar”

3. Descripción de funciones: Después de haber establecido los niveles jerárquicos

y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores
y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas
de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.

Esta es la última etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación

ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a
cabo, de la mejor manera, un trabajo específico; la descripción de las funciones se
realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta
de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.

El análisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir, con los
requisitos que el cargo exige a su ocupante.

La carta de distribución de trabajo es una técnica que permite analizar los puestos
que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y
mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirva para abalizar labores
relacionadas de cinco hasta quince personas.

4. Coordinación: La coordinación en la administración es el instrumento que

permite integrar las funciones independientes de todos los departamentos de una
empresa. Esto, con el fin de alcanzar eficientemente las metas establecidas.

Sobre todo, la coordinación es un proceso muy importante porque ayuda a que la

información se maneje de forma armoniosa y para poder realizar un trabajo
cooperativo. En una empresa cada persona desarrolla un trabajo diferente. Pero, estas
tareas se deben relacionar de forma eficiente si se quieren alcanzar los resultados
propuestos.
Al sincronizar las acciones de todas las personas, se facilita el proceso del trabajo y
sus resultados. Por esa razón, la coordinación es un proceso de mucha importancia
para cualquier organización. De este proceso dependerá el éxito o el fracaso en el
logro de las metas establecidas.

Características

• La organización es la segunda función administrativa, que depende de la

planeación, la dirección y el control para formar el proceso administrativo.
• Es la función administrativa que agrupa las actividades necesarias para realizar lo
planeado.
• Mediante la organización se determinan funciones y responsabilidades y se
establecen los métodos tendientes a la simplificación del trabajo.
• Determina las actividades específicas necesarias para el logro de los objetivos
planeados (especialización).
• Agrupa las actividades en una estructura lógica (departamentalización).
• Asigna las actividades a posiciones y personas específicas (cargos y tareas).
• Puede darse en tres niveles: global (diseño organizacional), departamental (diseño
por departamentos) y operacional (diseño de cargos y tareas).
• La organización busca simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y
recursos; en otras palabras: que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan
en la empresa y para los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la
flexibilidad y el diseño demás coherentes que fomentan la eficiencia e iniciativa
del personal.
Tipología

• Organización lineal: Es una jerarquía piramidal en donde la comunicación sigue

de manera estricta una línea única y directa. La autoridad y la toma de decisiones
se concentra en la punta de la pirámide, mientras que en las bases las tareas son
más específicas y simples.

• Organización funcional: La organización funcional consiste en dividir el trabajo

y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta
el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

• Organización Lineo-funcional: En esta se combinan los dos tipos de

organización antes vistos, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas
inherentes a cada una, ya que conserva:
 o De la organización lineal, la autoridad y responsabilidad que se transmite a
través de un solo jefe para cada función en especial.
o De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

• Organización Staff: Surge como consecuencia de las grandes empresas y del

avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el
manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar
información experta y de asesoría a los departamentos de línea.

• Organización Matricial: Es un tipo de organigrama empresarial en el que los

miembros del equipo están liderados por varias personas. En esta estructura
organizacional, los miembros del equipo se comunican y responden por un lado
ante un director de proyecto y, por otro lado, ante un director de departamento.

• Organización por comités: Este tipo de organización consiste en asignar los

diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se
comprometen para discutir y tomar una decisión en conjunto.

Importancia

La organización en el proceso administrativo es importante porque le permite darte

a la estructura un carácter continuo, dado que la institución y sus recursos están
sujetos a cambios constantes (Expansión, Contracción). Es el medio a través del cual
se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo ya que suministra los
métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzo.