Herramientas Ofimáticas

Dilia Elisa Uriana

Eva sandrid Naranjo

Informática

(Francisco Vega Quintero)

Facultad de Ciencias Sociales y Humanas,

Trabajo Social

Riohacha-La Guajira

2023
Contenido
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INTRODUCCION .............................................................................................................................3.............

HISTORIA DE LA OFIMATICA....................................................................................................................4
¿QUÉ ES LA OFIMÁTICA?..........................................................................................................................4
¿PARA QUÉ SIRVEN LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS?...............................................................4
BENEFICIOS DE LA OFIMÁTICA...............................................................................................................5
TIPOS DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS..............................................................................................6
Procesador de texto...................................................................................................................................6
Presentación de diapositivas....................................................................................................................6
Hojas de cálculo.........................................................................................................................................7
Bases de datos...........................................................................................................................................7
Calculadora.................................................................................................................................................7
Correo electrónico......................................................................................................................................7
Agendas o calendarios..............................................................................................................................8
PROGRAMAS MAS UTILIZADOS.........................................................................................................................8
Word.............................................................................................................................................................8
Excel:...........................................................................................................................................................8
Power Point:................................................................................................................................................9
Acces:..........................................................................................................................................................9
Outlook:.......................................................................................................................................................9
Microsoft picture manager:.......................................................................................................................9
Microsoft office Publisher:.......................................................................................................................10
CONCLUSIÓN..............................................................................................................................................11
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INTRODUCCION
La ofimática surge de la necesidad de gestionar la información, optimizar los
procesos y automatizar las tareas. Hoy en día, se vive en una sociedad basada en
la información; de modo, que la captura, almacenamiento, procesamiento y
manipulación de la misma resulta vital para alcanzar objetivos, ya sean personales
o empresariales. Las herramientas de ofimática tienen propósitos específicos que
permiten desarrollar actividades que se realizan manualmente, en procesos
automáticos que se apoyan en aplicaciones como procesadores de texto, hojas de
cálculo, presentaciones con diapositivas, gestión de correos, entre otras.

Este trabajo se hace con el fin de aprender y comprender sobre lo que son las
herramientas ofimáticas, ¿Para que sirven?, conocer los beneficios de las
herramientas ofimáticas. Al considerar el concepto de ofimática, es importante no
solo definirlo, sino también distinguir entre los tipos de herramientas ofimáticas
que existen, A través de esta investigación pretendemos adquirir los
conocimientos necesario sobre la ofimática y hacerlos nuestro.
 HISTORIA DE LA OFIMATICA
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La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de

los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar

métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de
escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el
dictado por voz automatizado.

¿QUÉ ES LA OFIMÁTICA?
La ofimática es una contracción de dos palabras, que son oficina e informática, de
lo que ya se podrá deducir que se trata de un proceso que va a permitir mejorar la
calidad y las condiciones de trabajo en una oficina, utilizando los medios
informáticos que están disponibles para ello.

Tener conocimiento del manejo de herramientas de ofimática se ha vuelto una

necesidad, no sólo para las empresa u organizaciones, sino también para los
aspirantes a nuevos puestos de empleo, que tras el asentamiento de los adelantos
tecnológicos y las condiciones en las que nos hemos visto obligados a trabajar,
necesitan capacitarse en su uso.

En definitiva, se trata de optimizar el uso del software y del hardware que se

encuentre disponible, para crear contenidos, agrupar nociones y resultados,
modificar datos, almacenarlos y poder transmitirlos de forma segura y eficiente,
obteniendo mejores resultados.

¿PARA QUÉ SIRVEN LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS?

El uso y aprovechamiento de las herramientas ofimáticas produce una serie de
beneficios para profesionales de diversas industrias. Ayudan a gestionar de
manera más eficiente todo tipo de información para acceder a ellas con facilidad.

Además, incentivan la productividad y reducen el tiempo de ejecución de

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actividades rutinarias.

Las empresas, organizaciones o trabajadores emplean las suites o herramientas

ofimáticas para crear archivos, compartirlos con todo su equipo o para acceder a
datos relevantes respecto a un proyecto. Están disponibles en diferentes formatos,
pero todos se centran en brindar una interfaz agradable e intuitiva para los
usuarios. Aquí encontrarás herramientas separadas para procesamiento de textos,
presentaciones, hojas de cálculo, entre otras.

Uno de los instrumentos más usados en cualquier industria para administrar datos,
comunicarse con otros y organizar el trabajo de forma eficiente son las suites de
oficina. Aprender sobre las herramientas ofimáticas puede ayudarte a seleccionar
la que más te conviene de acuerdo con tus necesidades laborales y personales.

BENEFICIOS DE LA OFIMÁTICA
Entre las ventajas de la ofimática cabe destacar que, esta aplicación de la
informática a las labores y técnicas de oficina, tiene fines de perfeccionamiento,
optimización y mejora del trabajo, así como de todas las operaciones
relacionadas.

La ofimática destaca por hacer posible que cualquier labor que previamente pueda
realizarse de manera manual, pueda llevarse a cabo a través de la informática.

De este modo, la ofimática permite acciones como la automatización de dictados,

el archivo de documentos en un ordenador o en la nube, el microfilmado, la
gestión de archivos y la realización de cálculos complicados automáticamente,
entre otras muchas tareas optimizadas.

Las principales ventajas de las herramientas ofimáticas, son las siguientes:

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 • Son fáciles de utilizar y sencillas.
• Están disponibles en todo momento para los usuarios.
• Brindan paquetes de programas ejecutables.
• Se pueden adaptar a cualquier ordenador.
• Si los usuarios lo desean, pueden compartir los archivos creados con estas
herramientas.
• Posibilitan la subida y descarga de documentos.
• Facilitan la configuración de aquellas páginas en las que se realizan los
trabajos.

TIPOS DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

Como consecuencia de los avances tecnológicos, las herramientas ofimáticas han
evolucionado en cuanto a formato y funcionalidades se refiere para adaptarse
mejor a los requerimientos de los usuarios. Por ello, hay un amplio abanico de
opciones disponibles que se ajustan a cada caso.

Procesador de texto
Los procesadores de texto son recursos enfocados en permitir que las personas
redacten documentos a través del uso de los teclados del ordenador o teléfono
móvil. Por lo general, incluyen herramientas que permiten modificar elementos en
el documento como cambiar el tamaño o color de la tipografía, la alineación del
texto, aplicar correctores ortográficos y mucho más. Una vez que se completan las
actividades deseadas, el usuario puede guardar el archivo, compartirlo o
imprimirlo.

Presentación de diapositivas
Otro recurso relevante usado por los trabajadores es la presentación de
diapositivas. Con ellas se pueden realizar exposiciones respecto a un tema
particular o proyecto. Se destacan por incorporar un gran número de recursos
7 gráficos y tipográficos con los que cada individuo puede personalizar su trabajo.

Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo se encuentran dentro de la clasificación de herramientas
ofimáticas más utilizadas en todo el mundo, ya que ofrecen un sinfín de
 prestaciones. En líneas generales, sirven para organizar en
tablas un gran número de datos y completar procesos de cálculos contables. A
partir de los datos el usuario tiene la posibilidad de crear gráficos, diseñar facturas,
aplicar ecuaciones complejas, entre otros.

Bases de datos
Las bases de datos son recopilaciones organizadas de información o datos que
están habitualmente almacenados en línea. Los usuarios que producen bases de
datos también pueden editar, clasificar, actualizar o eliminar todos esos
elementos. Esta herramienta ofimática facilita la ejecución de las actividades e
incrementa la productividad debido a que ofrece un fácil acceso de la información.

Calculadora
Por su parte, las calculadoras son otro tipo de herramientas ofimáticas que sirven
para completar cálculos en pocos segundos. Es de gran utilidad en entornos de
oficina porque ahorra mucho tiempo y reduce los problemas por fallos humanos. A
pesar de que todas las computadoras actuales incorporan una calculadora, en
Internet puedes conseguir otras mucho más especializadas.

Correo electrónico
El correo electrónico también se encuentra dentro de la clasificación de
herramientas ofimáticas. Aquí cada usuario dispone de datos de acceso únicos
con los que puede enviar todo tipo de archivos o mensajes a sus compañeros y
clientes de forma instantánea. Muchos lo consideran un componente vital para la
comunicación en el mundo empresarial.

Agendas o calendarios
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Las agendas y calendarios son recursos que permiten organizar el tiempo de una

forma más fácil y eficiente. Incluyen funciones como programación de reuniones,

alarmas, tareas compartidas, alertas o citas laborales. Es posible sincronizarlos en
diferentes dispositivos electrónicos para tener acceso a los datos desde cualquier lugar.
 PROGRAMAS MAS UTILIZADOS
Word
Es una a aplicación sumamente poderosa que permite la redacción e impresión de
varios tipos de trabajos escritos. En particular posee facilidades que permiten
utilizar diferentes tipos de letras, establecer márgenes, guardar documentos en
disco, recuperar documentos previamente realizados con Word, revisar la
ortografía de un documento, crear tablas, gráficos, dibujos, etc. Se utiliza para la
elaboración de cartas, fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando,
incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen,
crear una agenda o un calendario.

Excel:
Y Su función principal es la de una hoja de cálculo, Que le permite organizar y
realizar cálculos sobre datos de diversa índole. Los valores pueden disponerse en
diferentes posiciones, que reciben el nombre de celdas, y relacionarse por medio
de fórmulas. En esta hoja de cálculo podemos realizar presentaciones de
presupuestos, conciliaciones de cuentas bancarias, elaboración de facturas,
cálculos de impuestos, mantenimiento de un directorio telefónico y control del
resultado de las evaluaciones de los aprendices de un curso universitario entre
otras.

Power Point:
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La utilidad ideal para realizar presentaciones ya sea presentaciones de proyectos,

ideas o de cualquier otro tipo de información. La dinámica laboral hoy en día exige que
varios niveles de una empresa o corporación estén informados constante mente de
resultados, proyectos. En busca de esta información se convocan a reuniones por
departamento, división para los gerentes, jefes y demás empleados es más fácil
apoyarse de ayudas audiovisuales que facilitan su exposición y para ello se necesitan
diapositivas que apoyen la presentación de los expositores.
 Acces:
Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y
los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son
innumerables, su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar
todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en
todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a
otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

Outlook:
Administra su correo electrónico. Permite hacer un seguimiento de los mensajes y
contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes
en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho
más. Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede
recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar
según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte.

Microsoft picture manager:

Microsoft office picture manager es la herramienta de Microsoft office system que
puede usar para administrar, editar y compartir sus imágenes. No admite todas las
características de edición de Microsoft photo editor, como la capacidad de perfilar
una imagen. Se puede disfrutar de una gran variedad de opciones de edición de
10 imágenes, sin necesidad de instalar un programa de edición de imágenes.

Microsoft office Publisher:

Es una herramienta ofimática, creada por Microsoft, que permite generar todo tipo
de publicaciones de una manera rápida y sencilla. Con este software es posible
crear, almacenar e imprimir toda clase de folletos, afiches, tarjetas y muchas
cosas más. Este programa, a diferencia de otras aplicaciones similares, es muy
sencillo de usar, incluso para aquellos que no poseen conocimientos avanzados
de diseño o maquetación.
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CONCLUSIÓN

La conclusión de este trabajo nos lleva a tomar como referente la importancia de

las herramientas tecnológicas en la administración adecuada de los documentos
en una organización y a la vez entender cómo la ofimática ha agilizado todos esos
procesos administrativos, lo cual nos permitirá como futuras trabajadoras social
desarrollar nuestra labor en cumplimiento de nuestras funciones de la mejor
manera en cualquier organización donde se requiera de nuestros servicios
profesionales.