Código

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Versión :

Pagina 1 de 6 (EJEMPLO)

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.

Denominacion del cargo:

Nivel jerarquico: Salario:

Codigo:

N° de trabajadores:

Cargo a quien reporta:

Cargos que le reportan:

Jerarquizacion de cargo:

2. PROPÓSITO PRINCIPAL .(Verbo+Objeto+Condicion)

Gestionar los procesos, procedimientos, actividades y tareas administrativas de la organización, el manejo de documentos e información, trámites, atención al cliente tanto internos como externos,
asi mismo dar un seguimiento a los clientes internos y externos para asi garantizar la prestación efectiva del servicio, también con el fin de dar cumplimiento a los objetivos establecidos por la
organización.

FRECUENCIA
3. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES. (Verbo+Objeto+Condicion)
O D S Q M

PLANEAR
1. Programar reuniones con los clientes para entrega de documentación pertinente como su facturación, comprobantes de pago, de ingreso e ingreso y
así dar ejecución al debido proceso contable y dar cumplimiento a los requerimientos llevados a cabo en la organización.

PLANEAR
2. Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos que posee la organización, tales como (impresoras, computadores, televisores, calculadoras)
así mismo minimizar el gasto de papel e insumos, planteando propuestas de reciclaje para la contribución con el medio ambiente.

PLANEAR
3. Organizar la agenda mensual de los eventos corporativos y culturales tales como (cumpleaños, día de la familia, día de la mujer, el hombre, navidad,
etc) verificando el presupuesto y disposición para llevarlas a cabo dentro de la organización.

PLANEAR
4. Interactuar con los clientes con una buena gestión, comunicación asertiva y manejo de vocabulario tecnico para gestionar sus tramites, resolviendo
sus dudas o encargarse de sus requerimientos de manera rapida, eficiente y brindando un buen servicio al cliente para garantizar su satisfacción.

5. Recibir la documentación suministrada por los clientes externos, identifcando a que área pertenece, asignandola a la persona encargada y generando
HACER un reporte con cada encargado para la verificación de la respectiva entrega de los documentos y así dar cumplimiento al debido proceso de
documentación.

HACER
6. Gestionar las visitas a los clientes externos para hacer entrega de los trabajos realizados tales como (estados financieros, facturación, impuestos,
declaraciones de renta, etc).

7. Dominar programas ofimaticos como (excel, word, etc) y las TIC´S, para manejo de bases de datos, calculos basicos y así facilitar la realización de las tareas del
HACER cargo, minimizando el tiempo en su ejecución, y obteniendo mayor efectividad en el desempeño.

HACER
8. Archivar la documentación de manera ordenada, realizando mantenimiento de las bases de datos, administrando el inventario de servicios y archivos
para obtener un sistema de gestión documental de calidad.

9. Garantizar que la empresa entregue los beneficios (auxilio de alimentación, día de la familia,etc) a todos los colaboradores de forma equitativa y sin
VERIFICAR preferencia, para no generar un mal clima laboral entre los trabajadores, a su vez integrando una sana competencias para la adquisición de ciertos
intencivos como (días libres, compensaciones, bonoficaciones) que dependen del desempeño de los trabajadores.

VERIFICAR
10. Verificar que los pagos a los trabajadores se hayan realizado en las fechas establecidas, que sea de manera justa y teniendo en cuenta las horas
extras de cada uno de ellos, de acuerdo a la normatividad del código sustantivo del trabajo.

VERIFICAR
11. Verificar que se cumpla con lo establecido con el cliente, que la labor se haya desempeñado de manera eficiente, eficaz y efectiva; asegurandose
que el cliente se encuentre satisfecho con el trabajo entregado.

VERIFICAR
12. Velar porque los empleados se sientan agusto con el clima laboral que ofrece la organización y concientizando sobre la comunicación asertiva, el
trabajo en equipo y la iniciativa para obtener un buen desempeño dentro de la organización.
 13. Suministrar los materiales de trabajo necesarios a todos los empleados de la organizacion, generando conciencia sobre su uso adecuado y
ACTUAR preservación, además controlando la existencia, abastecimiento e inventario de estos.

ACTUAR
14. Realizar las respectivas actualizaciones de los formatos y documentos que se manejan dentro de la organización para cumplir con los estandares de
calidad.

ACTUAR
15. Controlar la gestión de archivo de la empresa para brindar facil acceso a los empleados y menor perdida de documentos, ya que con esto se genera
un sistema más eficaz.

16. Rendir informes y novedades a los directivos de la organización, suministrando toda la información pertinente, estos datos son el producto final del
ACTUAR cumplimiento de las actividades que se relizaron para los clientes y la misma organización. Mediante cuadros comparativos, notas aclaratorias, resumen
de la situación económica y financiera de la empresa.

4. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES.

COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS.

1. Iniciativa

2. Liderazgo

3. Capacidad de planificación y organización

5.NORMA SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL

FUNCIONES CLAVE CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

6.REQUISITOS

6.1 FORMACION Y EXPERIENCIA

FORMACION EXPERIENCIA

6.2 ALTERNATIVAS

FORMACION EXPERIENCIA

6.3 CONOCIMIENTOS
DIRECTOS RELACIONADOS
 7. ESCALA DE RESPONSABILIDADES.
NIVEL, GRADO, MARGEN.
TIPOS DE RESPONSABILIDAD
N/A MUY BAJA BAJA MEDIA ALTA MUY ALTA
POR ERRORES.
CONTACTO CON CLIENTE INTERNO.
CONTACTO CON CLIENTE EXTERNO.
Uso adecuado.
POR EQUIPOS Daño.
Perdida.
Uso adecuado.
POR MAQUINARIA Daño.
Perdida.
Uso adecuado.
POR INVENTARIOS Daño.
Perdida.

Uso adecuado.
POR INFORMACIÓN Daño.
Perdida.
Dinero en efectivo.
Cuentas bancarias
MANEJO DE VALORES
Letras/Cheques/Pagares
Tarjetas de credito
De personal

De resultados

SUPERVISION Por instrucciones

Planeación del trabajo

Organización de actividades
 Código

FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS. Versión : V 3 Enero del 2021

Pagina 1 de 6

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.

Denominacion del cargo:

Nivel jerarquico: Salario:

Codigo:

N° de trabajadores:

Cargo a quien reporta:

Cargos que le reportan:

Jerarquizacion de cargo:

II. PROPÓSITO PRINCIPAL .(Verbo+Objeto+Condicion)

Gestionar los procesos, procedimientos, actividades y tareas administrativas de la organización, el manejo de documentos e información, trámites, atención al cliente tanto internos como
externos, asi mismo dar un seguimiento a los clientes internos y externos para asi garantizar la prestación efectiva del servicio, también con el fin de dar cumplimiento a los objetivos
establecidos por la organización.
FRECUENCIA
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES. (Verbo+Objeto+Condicion)
O D S Q M

PLANEAR
1. Programar reuniones con los clientes para entrega de documentación pertinente como su facturación, comprobantes de pago, de ingreso e ingreso
y así dar ejecución al debido proceso contable y dar cumplimiento a los requerimientos llevados a cabo en la organización.

PLANEAR
2. Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos que posee la organización, tales como (impresoras, computadores, televisores, calculadoras)
así mismo minimizar el gasto de papel e insumos, planteando propuestas de reciclaje para la contribución con el medio ambiente.

PLANEAR
3. Organizar la agenda mensual de los eventos corporativos y culturales tales como (cumpleaños, día de la familia, día de la mujer, el hombre, navidad,
etc) verificando el presupuesto y disposición para llevarlas a cabo dentro de la organización.

PLANEAR
4. Interactuar con los clientes con una buena gestión, comunicación asertiva y manejo de vocabulario tecnico para gestionar sus tramites, resolviendo
sus dudas o encargarse de sus requerimientos de manera rapida, eficiente y brindando un buen servicio al cliente para garantizar su satisfacción.

5. Recibir la documentación suministrada por los clientes externos, identifcando a que área pertenece, asignandola a la persona encargada y
HACER generando un reporte con cada encargado para la verificación de la respectiva entrega de los documentos y así dar cumplimiento al debido proceso de
documentación.

HACER
6. Gestionar las visitas a los clientes externos para hacer entrega de los trabajos realizados tales como (estados financieros, facturación, impuestos,
declaraciones de renta, etc).

7. Dominar programas ofimaticos como (excel, word, etc) y las TIC´S, para manejo de bases de datos, calculos basicos y así facilitar la realización de las tareas del
HACER cargo, minimizando el tiempo en su ejecución, y obteniendo mayor efectividad en el desempeño.

HACER
8. Archivar la documentación de manera ordenada, realizando mantenimiento de las bases de datos, administrando el inventario de servicios y
archivos para obtener un sistema de gestión documental de calidad.

9. Garantizar que la empresa entregue los beneficios (auxilio de alimentación, día de la familia,etc) a todos los colaboradores de forma equitativa y sin
VERIFICAR preferencia, para no generar un mal clima laboral entre los trabajadores, a su vez integrando una sana competencias para la adquisición de ciertos
intencivos como (días libres, compensaciones, bonoficaciones) que dependen del desempeño de los trabajadores.

VERIFICAR
10. Verificar que los pagos a los trabajadores se hayan realizado en las fechas establecidas, que sea de manera justa y teniendo en cuenta las horas
extras de cada uno de ellos, de acuerdo a la normatividad del código sustantivo del trabajo.

VERIFICAR
11. Verificar que se cumpla con lo establecido con el cliente, que la labor se haya desempeñado de manera eficiente, eficaz y efectiva; asegurandose
que el cliente se encuentre satisfecho con el trabajo entregado.

VERIFICAR
12. Velar porque los empleados se sientan agusto con el clima laboral que ofrece la organización y concientizando sobre la comunicación asertiva, el
trabajo en equipo y la iniciativa para obtener un buen desempeño dentro de la organización.

13. Suministrar los materiales de trabajo necesarios a todos los empleados de la organizacion, generando conciencia sobre su uso adecuado y
ACTUAR preservación, además controlando la existencia, abastecimiento e inventario de estos.

ACTUAR
14. Realizar las respectivas actualizaciones de los formatos y documentos que se manejan dentro de la organización para cumplir con los estandares de
calidad.

ACTUAR
15. Controlar la gestión de archivo de la empresa para brindar facil acceso a los empleados y menor perdida de documentos, ya que con esto se genera
un sistema más eficaz.

16. Rendir informes y novedades a los directivos de la organización, suministrando toda la información pertinente, estos datos son el producto final del
ACTUAR cumplimiento de las actividades que se relizaron para los clientes y la misma organización. Mediante cuadros comparativos, notas aclaratorias,
resumen de la situación económica y financiera de la empresa.
 IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES.

1. Programar citas con los clientes externos.

2. Proporcionar apoyo general a los clientes externos.

3. Capacidad para trabajar de manera independiente.

4. Conoce del direccionamiento estratégico de la empresa en donde trabaja.

5. Redactar, archivar y revisar documentos como reportes, recibos, hojas de cálculo y otros documentos administrativos y contables.

6. Confidencialidad de la información, ya que maneja información acerca de las finanzas de la empresa y de los clientes y de esta manera es información privada que no debe ser divulgada.

7. Rinde informes y novedades al gerente, suministrando toda la información pertinente de la organización y de los clientes.

8. La gestión documental del área se lleva de manera organizada, siguiendo la normatividad vigente.

9. La aplicación y mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad y de los procesos que se tienen a cargo permite brindar tanto a clientes, un servicio con eficiencia, eficacia y
efectividad y calidad.

10. La atención presencial que sea calidad para los clientes se sientan cómodos y satisfechos con el servicio.

V. GRADO Y NIVEL DE ESCOLARIDAD.

¿En que área?

Tecnólogo en gestión administrativa, especialización en programación y actualización software.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES.

1. Servicio al cliente de manera presencial y/o telefonica.

2. Especialización en manejo en software.

3. Servicios de oficina y administrativos.

4. Conocimiento de las normas vigentes y los estándares de calidad en contabilidad.

5. Conocimientos de TIC y saber manejar el equipo de oficina.

6. Cálculo básico.

7. Manejo de herramientas ofimáticas como excel, word y power point.

8. Manejo de comunicación asertiva.

VII. EXPERIENCIA

TIPO DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO

Demostrar y certificar experiencia especializada y directa en la gestión y

DIRECTA manejo de la administración, manejo de herramientas ofimáticas, aplicabilidad De 3 a 4 años.
de la normatividad vigente y calidez humana.

Demostrar y asegurar la experiencia en el manejo de aplicaciones informáticas

RELACIONADA como Word, PDF, Excel, Acces, manejo avanzado de las herramientas, y De 1 a 2 años.
entender y manejar las principales herramientas ofimáticas.

VIII. COMPETENCIAS BÁSICAS

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

1. Apoya e instrumenta las decisiones organizacionales,
comprometiendose con el logro de los objetivos propuestos de
Martha Alles define el compromiso como Sentir propios los objetivos trabajo.
Compromiso de la organización, apoyanr e instrumentar decisiones con el logro de 2.Se ocupa de que la organización reconozca el esfuerzo de sus
alcanzar los objetivos comunes. colaboradores con el fin de mantener la motivación.
https://www.academia.edu/31490767/Martha_Alles_-_Diccionario_de_Competencias

Martha Alles define la orientación al cliente interno y externo como la 1. Amplia conocimiento del mercado, del negocio y sus
capacidad para actuar con sensibilidad ante las necesidades de un diferentes areas.
Calidad del trabajo cliente y/o conjunto de clientes, actuales o potenciales, externos e 2. Promueve el desarrollo de practicas sencillas y equilibradas
internos, que se puedan presentar en la actualidad o en el futuro. sobre la base del aprovechamiento de la diversidad y la
https://www.academia.edu/31490767/Martha_Alles_-_Diccionario_de_Competencias experiencia de sus empleados.

Martha Alles define la orientación a los resultados como la capacidad

para orientar los comportamientos propios y de otros, hacia el logro o 1. Expresa satisfacción personal por el triunfo de los demas.
Trabajo en equipo superación de los resultados esperados bajo estándares de calidad
establecidos, fijar metas desafiantes, mejorar y mantener altos niveles 2. Apoya el desempeño de otras areás de la compañía fomenta
de rendimiento en el marco de las estrategias. el intercabio de información u experiencia.
https://www.academia.edu/31490767/Martha_Alles_-_Diccionario_de_Competencias

IX. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES.

COMPETENCIA. DEFINICIÓN. CONDUCTAS ASOCIADAS.

Capacidad para trabajar proactivamente y con autonomía frente a las

responsabilidades, así como de 1. Actúa con autonomía sin necesidad de supervisión y hace su
proponer y emprender alternativas de soluciones novedosas en trabajo con entusiasmo.
1. Iniciativa diferentes situaciones de la institución. 2. Demuestra recursividad y flexibilidad, y se adapta con
Referente bibliográfico: Universidad Nacional de Colombia; Instructivo de rapidez a diferentes contextos.
competencias comportamentales modalidad situacional; Concurso abierto y público
de méritos, Bogotá, Junio del 2019
 responsabilidades, así como de 1. Actúa con autonomía sin necesidad de supervisión y hace su
proponer y emprender alternativas de soluciones novedosas en trabajo con entusiasmo.
1. Iniciativa diferentes situaciones de la institución. 2. Demuestra recursividad y flexibilidad, y se adapta con
Referente bibliográfico: Universidad Nacional de Colombia; Instructivo de rapidez a diferentes contextos.
competencias comportamentales modalidad situacional; Concurso abierto y público
de méritos, Bogotá, Junio del 2019

Capacidad para motivar e involucrar a los miembros de la comunidad 1. Influye positivamente en el comportamiento de los demás y
educativa con la construcción logra que se comprometan con el logro de metas comunes.
2. Liderazgo de una identidad común y el desarrollo de la visión institucional 2. Plantea orientaciones convincentes, expresa expectativas
Referente bibliográfico: Universidad Nacional de Colombia; Instructivo de positivas de los demás y demuestra interés por el desarrollo de
competencias comportamentales modalidad situacional; Concurso abierto y público
de méritos, Bogotá, Junio del 2019 las personas.

Capacidad para orientar estratégicamente el establecimiento, de 1. Especifica actividades concretas, define tiempos, asigna
acuerdo con el Proyecto Educativo Institucional, las políticas responsabilidades y organiza equipos para garanti­ zar el logro
sectoriales, y las características sociales, económicas y de las metas propuestas.
3. Capacidad de planificación y organización culturales del entorno. Implica la capacidad para formular planes y 2. Dirige la formulación, revisión y actualización de
procesos que articulen las diferentes sedes del establecimiento documentos, según recursos, normatividad vigente,
Tomado de: Universidad Nacional de Colombia; Instructivo de competencias características del entorno y metas de calidad institucionales,
comportamentales modalidad situacional; Concurso abierto y público de méritos,
Bogotá, Junio del 2019 locales y nacionales.

X. COMPETENCIAS FUNCIONALES.

COMPETENCIA. DEFINICIÓN. CONDUCTAS ASOCIADAS.

1. Se interesa y se preocupa por capacitarse en aquello que se

relaciona directamente con su área de trabajo.
Capacidad para aprender Su significado de aprender, tiene la autonomía suficiente para gestionar2.elValora
propiosu
aprendizaje,
entorno dedetrabajo
manera
y escucha
estratégica
tantoy flexible,
a pares como
en función de sus
superiores en quienes reconoce mayor experiencia o
capacitación respecto a algún tema.

1. Escucha y da alternativas que den solución a los problemas

que se identifiquen en la organización.
Innovación Es la capacidad para modificar las cosas,incluso partiendo de formas o situaciones
2. Comunicanoypensadas
asume la con
solución
anterioridad.
de maneraImplicaidear
coherente soluciones
con el nuevas
problema identificado.

1. Genera confianza en los demás, por su actitud generosa a la

Colaboración Es la capacidad de comprender y articular la estratégica con los objetivoshora de responsabilizarse
institucionales, teniendopor
en los objetivos
cuenta comunes.
la visión del entorno, del tiempo y d
2.Intercambia ideas con pares, y muestra interés por los
resultados de otras áreas.

CONTRIBUCIONES Y EXIGENCIAS MENTALES, DE CONCENTRACIÓN, ESFUERZO Y FÍSICAS DEL NIVEL, GRADO, MARGEN.
PUESTO.
N/A MUY BAJA BAJA MEDIA ALTA MUY ALTA
ESFUERZO MENTAL. X
GRADO DE CONCENTRACIÓN. X
ESFUERZO FÍSICO. X
NIVEL, GRADO, MARGEN.
ACTIVIDAD, ACCIÓN, O IMPLICACIÓN FÍSICA.
N/A MUY BAJA BAJA MEDIA ALTA MUY ALTA
Estiramiento de Miembros Superiores. X
Estiramiento de Miembro Inferiores. X
ACCIÓN MUSCULAR. Flexión. X
Aducción. X
Abducción. X
Desplazamiento. X
ACCIÓN CORPORAL.
Levantamiento de Cargas. X
Postura de Pie. X
Postura Sentado. X
CAMBIO DE POSTURAS.
Postura Semi Sentado. X
Postura Rodillas. X

XII. ESCALA DE RESPONSABILIDADES.

NIVEL, GRADO, MARGEN.

TIPOS DE RESPONSABILIDAD. DESCRIPCIÓN.
N/A MUY BAJA BAJA MEDIA ALTA MUY ALTA
POR ERRORES. X
CONTACTO CON CLIENTE INTERNO. X
CONTACTO CON CLIENTE EXTERNO. X
Uso adecuado. X
POR EQUIPOS. Daño. X
Perdida. X
Uso adecuado. X
POR MAQUINARIA. Daño. X
Perdida. X
Uso adecuado. X
POR INVENTARIOS. Daño. X
 POR INVENTARIOS.
Perdida. X
Uso adecuado. X
POR INFORMACIÓN. Confidencialidad. X
Fuga. X
Dinero en efectivo. X
Tarjetas crédito. X
MANEJO DE VALORES.
Tarjetas Débito. X
Letras/pagares. X
Personal a cargo. X
Por resultados del peronal a cargo. X
ADMINISTRACIÓN Y Por instrucciones. X
GESTIÓN DE PERSONAL.
Planeación del trabajo. X
Organización de actividades. X

XIII ATRIBUCIONES DEL CARGO.

NIVEL, GRADO, MARGEN.

TIPO DE ATRIBUCIÓN.
N/A MUY BAJA BAJA MEDIA ALTA MUY ALTA

Autonomía. X
Iniciativa. X
Creatividad. X
Desarrollo de Métodos Propios. X
Propósitos de Objetivos. X
Toma de Decisiones. X

XIV. RIESGOS LABORALES.

NIVEL, GRADO, MARGEN.

SUBSISTEMA DE HIGIENE INDUSTRIAL .
N/A MUY BAJA BAJA MEDIA ALTA MUY ALTA
Ruido. x
Vibraciones. X
Calor Extremo. X
Frio Extremo. X
Humedad. X
RIESGOS FÍSICOS.
Cambios Bruscos de Temperaturas. X
Radiaciones Ionizantes. X
Radiaciones No Ionizantes. X
Iluminación Inadecuada. X
Presiones Atmosféricas Extremas. X
Líquidos. X
SUSTANCIAS QUÍMICAS PELIGROSAS. Solidos. X
Gaseosos. X
Hongos. X
Virus. X
SUSTANCIAS BIOLÓGICAS PELIGROSAS.
Bacterias. X
Parásitos. X

Postura de Pie. X
Postura de Sentado. X
Postura de Semisentado. X
RIESGO ERGONÓMICO. Postura de Rodillas. X
Levantamiento de Cargas. X
Manejo de Herramientas. X
Movimientos Repetitivos. X
Apremio del Tiempo. X
Atención al Usuario. X
RIESGO PSICOLABORAL. Organización del Trabajo. X
Tareas Repetitivas. X
Actividad Bajo Presión. X
NIVEL, GRADO, MARGEN.
SUBSISTEMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL .
N/A MUY BAJA BAJA MEDIA ALTA MUY ALTA

Maquinaria. X
Equipos. X
Herramientas Mecánicas. X
MECÁNICOS. Ascensores o Elevadores. X
Montacargas. X
Automotores. X
Grúas. X
Redes e Instalaciones eléctricas. X
Tomacorrientes. X
ELÉCTRICOS. Extensiones para redes eléctricas. X
Tableros o Gabinetes Eléctricos. X
Herramientas Eléctricas. X
Techos. X
Pisos. X
Muros. X
LOCATIVOS.
Corredores. X
 LOCATIVOS.

Escaleras. X
Rampas. X
Terremotos. X
NATURALES Y AMBIENTALES. Inundaciones. X
Deslizamientos. X
Terrorismo. X
Secuestro. X
DE SEGURIDAD E IMPACTO SOCIAL. Extorsión. X
Asalto. X
Homicidio. X

Propuesta de estructura y elaboración manual de funciones , actualizada y mejorada del cargo; Instructora Patricia Soto Lesmes. CAGTH, SENA, CGA, Enero del 2021, para la Competencia Evaluación del
Desempeño Laboral.