Manual de Procedimientos
Manual de Procedimientos
Manual de Procedimientos
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
CENTRO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
Página
I. INTRODUCCIÓN
VI. BIBLIOGRAFÍA
VII.ANEXOS
ÍNDICE DE TABLAS
Página
Fall Program:
o Fall 1 y 2 dirigido a la PUCV ( 2º Semestre)
o Fall programa dirigido a la Adolfo Ibáñez ( 2º Semestre)
February Program:
o Programa dirigido a la Adolfo Ibañez
Elap Program
o Programa de voluntariado
Logo Isa
Organigrama ISA CHILE
ELAP ON – SITE
COORDINATOR
STUDENT SERVICES
1.1 General:
Entregar las herramientas necesarias para la creación del
Manual de Procedimientos ISA- CHILE.
1.2 Específicos:
a) Proporcionar criterios uniformes y elementos que permitan
la identificación de los procedimientos de ISA- CHILE
b) Crear formatos institucionales necesarios para el Manual de
procedimientos.
c) Determinar la utilidad/beneficio para ISA-CHILE
2. UTILIDAD
Diagnostico:
El diagnóstico permite en forma objetiva la dinámica y
características actuales del proceso de ejecución de las funciones;
a través de éste, podrán detectarse los aspectos relevantes y las
deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus
causas y tendencias, así como su incidencia en un futuro ámbito
de control interno de la organización.
Estructura Orgánica:
Es la disposición sistemática de los órganos (en este caso de los
profesionales) que integran la empresa, conforme a criterios de
jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma
que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones
de dependencia.
Portada:
Denominada también como tapa, deberá diseñarse en cartón hilado 12
doble faz blanco, tamaño carta en los colores corporativos de ISA (azul
y verde).
Esta portada deberá indicar los siguientes elementos:
Logotipo de Isa Chile en la parte inferior de la hoja, en el circulo de
este mismo, se podrá leer indicación de la contraportada “Autorizado
por” (ver anexos)
En la parte central de la hoja se señalara el título del documento.
Ver Anexo C.
Contraportada:
Es la hoja que sigue después de la portada y corresponde a una hoja
tamaña carta para fotocopia, esta hoja se utilizara de hasta el término
del documento.
En esta contraportada deberá ir en la parte inferior de la hoja el
“recuadro de control de emisión”. Este control de emisión debe ir en
cada una de las páginas del Manual de procedimientos.
CONTROL DE EMISIÓN
(a) Elaboró: (b) Revisó: (c) Autorizó:
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Este recuadro de control de emisión se situara como se menciono
anteriormente al pie de todas hojas del documento. Se compone de los
siguientes apartados:
Índice:
En este apartado se deberá describir de manera sintética y ordenada,
los capítulos que constituyen la estructura del Manuel, así como el
número de hojas que se encuentre ubicado cada uno de estos.
Ver Anexo E.
Introducción:
Se refiere a la explicación que se dirige a los usuarios sobre el
contenido del Manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se
pretende cumplir a través de el.
En este se deberá señalar en forma clara y concisa, los antecedentes
principales de la empresa, sus características, ámbito de acción y
adquisición y adscripción, sin profundizar en ellos. También se definirán
las técnicas de difusión, implementación y actualización del instrumento
y los responsables de estas actividades, así mismo se describirá la
forma en que se encuentra estructurado el documento con el propósito
de lograr una mejor y mayor comprensión del mismo.
Ver Anexo F.
Descripción de Procesos:
Breve explicación de cada uno de los procesos, de los cuales se van a
describir los procedimientos de manare de tener una perspectiva de que
se trata cada uno.
Ver Anexo F.
PROCESO CÓDIGO
1.- Formularios For
2.- Reunión con las Familias Reu
3.- Hanbook Han
4.- Preparativos para Santiago Pre
5.- Llegada de Estudiantes Lle
6.- Visas Vis
7.- Despedida Des
Alcance:
Este apartado se describe brevemente el área o campo de aplicación del
procedimiento, es decir, a quiénes afecta o qué limites e influencia que
tiene.
Ver Anexo H.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.- Actividad “X” Responsable “X”
2.- Actividad “X” Responsable “X”
3.- Actividad “X” Responsable “X”
Para una buena descripción de procedimientos hay que tener en cuenta
los siguientes puntos:
Diagrama de Flujo:
DOCUMENTO:
DESICIÓN: Indica las posibles
Representa cualquier tipo de
alternativas dentro del flujo del
documento que entre o salga del
procedimiento.
procedimiento.
Glosario:
Consiste en la definición de la terminología técnica utilizada en el
documento. El glosario, presentado por orden alfabético, proporciona
elementos para una adecuada comprensión del mismo, facilitando su
consulta, deberá presentarse en cada procedimiento.
Ver Anexo K.
Anexos:
Documentos que nos sirven como complemento para la aplicación del
procedimiento, y que se utilizan o generan durante las actividades del
procedimiento.
Ver Anexo K.
Papel:
Deberá usarse papel blanco, tamaño carta (21,59 cms. x 27,9 cms.) (8"
x 11,5"), de buena calidad para el original y las copias pueden ser
fotocopias del original.
Escritura:
La Guía Técnica debe ser elaborada en computador, a un y medio
espacio, letra negra, ocupando sólo una cara del papel.
El tipo de letra puede ser Verdana, tamaño 12.
Márgenes:
El margen de la izquierda deberá ser de 3 cms. con el objeto de que el
anillado no origine problemas para la lectura. El margen derecho de 2
cms. El borde superior de 2,5 cms. y el inferior de 3 cms. Las sangrías
serán de 7 caracteres.
Tapa:
La tapa debe ser una mica transparente y lisa. Junto a esta mica se
deberá anillar todo el documento.
NO QUERER
NO
NOCONOCER
PODER
En primer lugar, en la base de la pirámide, nos encontramos con
que las personas que no conocen lo suficiente, tienden a demorar el
cambio, lo que es percibido como cierta forma de resistencia.
Si las personas tienen suficiente información sobre el cambio,
pueden ofrecer cierta resistencia simplemente porque perciben que no
pueden cambiar y si las personas conocen lo suficiente sobre el cambio
a encarar y se sienten capaces de realizarlo, empieza a tener mucha
importancia la verdadera voluntad de cambiar.
En algunos casos, el cambio despierta sentimientos negativos en
las personas y éstas sencillamente no quieren cambiar; ya que
consideran que no les conviene o que las obliga a moverse fuera de su
zona de comodidad.
Podemos decir entonces que un proceso de cambio ocurre de
forma muy eficiente si todos están comprometidos con él. En la verdad,
el cambio ocurre a través de las personas. Y para que se considere a las
personas como parte del proceso de cambio es necesario conocer sus
valores, sus creencias, sus comportamientos.
Isa Chile tiene la oportunidad de generar este cambio orientado a
una mejora de la calidad puesto que posee una estructura horizontal,
que permite la posibilidad de generar un proceso participativo al
momento de definir y ajustar los contenidos de un manual de
procedimiento mediante entrevistas, focus group, trabajo colaborativo
entre áreas de trabajo y reuniones destinadas a verter la experiencia de
aplicar los objetivos de la empresa y plasmarlos en procedimientos que
tiendan a una mejora constante de la empresa.
Además de contar con un equipo de profesionales jóvenes que
han formado parte del proceso de creación de Isa Chile a lo largo de
estos años. El hecho de tener contacto con experiencias en el
extranjero, permite visualizar distintos estándares de confort, calidad y
eficiencia en las actividades que entrega Isa Chile a sus estudiantes en
conjunto con la experiencia ganada por sus profesionales, permite tener
la materia prima, puesto que se presenta como una oportunidad el
hecho de contar con experiencias multiculturales en distintos países
donde funciona esta empresa, que permita una retroalimentación como
aporte al desarrollo de el manual.
IV. CONCLUSIONES Y PROYECCIONES
Los manuales de procedimientos son una de las alternativas más
asertivas a diversos problemas de gestión administrativa, ya que
mediante el cual se ordena y enlazan las diversas actividades de una
organización. Y presta una oportunidad para crear un registro que
perdure en el tiempo, de fácil consulta y modificación.
http://www.blogdelainfo.blogspot.com,
Simbologías de Diagramas de flujo.
http://www.es.wikipedia.org/diagrama_de_flujo
Diagrama de flujo.
ANEXOS
ANEXOS A
ANEXOS B
ANEXOS C
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre Carolina Cavieres S. Alejandra Fernández Lizette Arredondo
Director of student Director of ISA Chile
Cargo Alumna UCN
Services Programs
Fecha 03 / 08 / 2011 10 / 08 / 2011 17/ 08 / 2011
Firma
ANEXO E
ÍNDICE
Pagina
INTRODUCCIÓN X
I.-OBJETIVO DEL MANUAL X
II.-ANTECEDENTES GENERALES X
III.-DESCRIPCIÓN DE PROCESOS X
IV.-PROCEDIMIENTOS
1. SOLICITUD DE FORMULARIOS X
2. TRADUCCIÓN DE FORMULARIOS X
3. LLEGA DE ESTUDIANTES A LA PUCV X
4.
V.-GLOSARIO X
VI.-CAMBIOS EN ESTA VERSIÓN X
VII.-ANEXOS X
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre Carolina Cavieres S.
Cargo Alumna UCN
Fecha 03 / 08 / 2011
Firma
ANEXO F
INTRODUCCIÓN
II.-ANTECEDENTES GENERALES
SOLICITUD DE FORMULARIOS
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre Carolina Cavieres S.
Cargo Alumna UCN
Fecha 03 / 08 / 2011
Firma
ANEXO H
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ISA CHILE Rev.: B
Propósito:
Obtención de formularios de nuevos estudiantes de Isa Chile.
Alcance:
A nivel interno el procedimiento es aplicado por Director of Isa Chile o
Elap on-site Coordinator.
A nivel externo el Site Specialist en Austin.
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre Carolina Cavieres S.
Cargo Alumna UCN
Fecha 03 / 08 / 2011
Firma
ANEXO I
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ISA CHILE Rev.: B
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Enviar mail pidiendo formularios (Housing,
Medical, Passport, Courses) de estudiantes Director of Isa Chile o Elap
1.-
de programa a Site Specialist en Austin. on- site Coordinator
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre Carolina Cavieres S.
Cargo Alumna UCN
Fecha 03 / 08 / 2011
Firma
ANEXO J
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ISA CHILE Rev.: B
Diagrama de Flujo:
Inicio
Solicitud de
formularios
No
¿Llegaron Imprimir
Si formularios
los
formulario Housing
s?
Entregar a
Director for
No ¿Están UAI la
todos los mitad
formulario
s? For -2
Si
Traducir
Formularios
For -2
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre Carolina Cavieres S.
Cargo Alumna UCN
Fecha 03 / 08 / 2011
Firma
ANEXO K
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ISA CHILE Rev.: B
Glosario:
Índice: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que
forman…
Actividad: Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma
persona
Anexos:
No Aplica.
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre Carolina Cavieres S.
Cargo Alumna UCN
Fecha 03 / 08 / 2011
Firma