Gti Go 003 Gestión - de - Riesgos
Gti Go 003 Gestión - de - Riesgos
Gti Go 003 Gestión - de - Riesgos
Código: GTI-GO-003
Versión: 01
Junio de 2020
Código: GTI-GO-003
Código: GTI-GO-003
Introducción
La Gestión de Riesgos se encarga de brindar acompañamiento para realizar el tratamiento de los riesgos
que se puedan presentar a nivel de Tecnologías de Información, asegurando todo el flujo desde su
identificación hasta su aceptación, cierre y pasando por la respectiva valoración y planteamiento de
acciones de mitigación para aquellos riesgos que así lo requieran. Se encarga también de realizar el
seguimiento al cumplimiento y la efectividad en la ejecución de las acciones planteadas como tratamiento
de mitigación.
Objetivo
Identificar, registrar y valorar los riesgos de servicios/Gestiones ITIL y evaluar sus planes de mitigación,
dependiendo del resultado del riesgo inherente; con base en los diferentes factores de riesgos de TI del
contrato Suscrito entre SENA y el operador de servicios TIC.
Mitigar y controlar los riesgos identificados aplicando la metodología de gestión de riesgos descrita en este
documento.
Colaborar con el SENA en la ejecución de la Guía Operacional de gestión de riesgos y construcción del BCP,
desde la perspectiva de los servicios TIC.
Alcance
Este documento pertenece al proceso de Gestión de Tecnologías de la Información. Aplica para todos los
riesgos identificados y registrados en GTI-F-049 Matriz Gestión Riesgos por los servicios y/o procesos
enmarcados dentro del contrato suscrito entre SENA y el operador de servicios TIC, alineados a la ISO
31000 y metodología de riesgos del SENA.
Responsable
Gestor de Riesgos del Operador de Servicios TIC, con el apoyo de la mesa de trabajo establecida para la
Gestión
Definiciones
Análisis del Impacto y Riesgo al Negocio: Al realizar el análisis de impacto y riesgo se cuantifica la
probabilidad y el impacto de la pérdida de los servicios para el SENA, con el objetivo de determinar
la probabilidad de una amenaza o la vulnerabilidad ante la misma. El resultado de este proceso es
el Registro de Riesgos, una lista de riesgos que deben atenderse según el resultado de valoración.
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AR: Sigla de Análisis de Riesgos
BCP: Sigla de Plan de Continuidad de Negocio
Evaluación del Riesgo: La evaluación de riesgo sirve para identificar eventos que podrían afectar
negativamente a su organización. Eso incluye los daños potenciales que podrían causar tales
eventos, la cantidad de tiempo necesaria para recuperar o restaurar las operaciones y las medidas
preventivas o controles que deben mitigar las probabilidades de que esos eventos ocurran. La
evaluación de riesgo también permite determinar qué pasos se deben implementan
adecuadamente para poder reducir la gravedad de un evento.
Gestión del Riesgo: Se encarga de apoyar en la identificación, valoración evaluación, definición de
controles de mitigación y seguimiento de los riesgos de TI asociados a los servicios enmarcados en
el contrato suscrito.
Gestor de Riesgos: Se encarga de registrar la situación contexto reportada en la matriz de riesgos
operativos, verificar que la situación contexto corresponde a un riesgo, se encarga de realizar el
seguimiento en todas las etapas del proceso y hacer seguimiento al plan de acción ejecutado por el
responsable.
o Apoyar en la Identificación de los riesgos asociados a los servicios TIC, causas, consecuencias y
atribución, en conjunto con el líder del servicio asociado.
o Divulgar y capacitar la metodología de evaluación de riesgos que se defina en la Mesa de
Trabajo.
o Determina el tipo de tratamiento o sugerir los planes de acción, en conjunto con el Líder del
servicio o Servicio asociado al riesgo.
o Solicitar a los líderes de los servicios o servicios, los planes de acción para el tratamiento de los
riesgos.
o Realizar seguimiento a los planes de acción formulados y monitorear los riesgos registrados en
la matriz de riesgos.
Identificación del Riesgo: En esta etapa del ciclo de la gestión del riesgo se registran todas las
posibles situaciones de riesgo que pueden dar origen a un nuevo vector de riesgo potencial a
materializarse; estos posibles riesgos se pueden reportar por Operador de servicios TIC o el SENA,
durante la ejecución del contrato Suscrito. De acuerdo con el estándar ISO31000 se utilizará los
siguientes parámetros para identificar los riesgos:
Impacto del Riesgo: Se evalúa el impacto del riesgo tomando los criterios definidos en l
metodología de evaluación de riesgos. Si el responsable del riesgo considera que se deben evaluar
criterios adicionales, estos se pueden agregar complementariamente, a los sugeridos en este
procedimiento. Los criterios se deben registrar en la matriz de riesgos.
Matriz de Gestión de Riesgos: Documento donde se consolidan los Riesgos identificados en
servicios/procesos que pueden llegar a afectar la operación de los servicios TIC referente al
contrato Suscrito, se registrarán y se llevará el seguimiento en la matriz de Gestión de Riesgos,
aprobada por la mesa de Gestión de Riesgos, GTI-F-049 Matriz_Gestión_Riesgos.
Mesa de trabajo: Conformada por Operador de servicios TIC, Sena e Interventoría; encargada de
revisar, planear y decidir sobre los aspectos relevantes a la Guía Operacional de gestión de riesgos
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para el SENA, realiza seguimiento a los reportes entregados por el gestor de riesgos de Operador de
servicios TIC en cuanto al registro y clasificación del riesgo, el seguimiento a la creación de planes
de acción y a su ejecución. El Gestor de Riesgos del operador de servicios TIC ejecutará el proceso
de Gestión de Riesgos en el proyecto con el apoyo de los Gestores de Riesgos de SENA e
Interventoría. Se validan los riesgos registrados en la matriz de Gestión de Riesgos y se analiza si
estos afectan la operación de los servicios TIC.
Prioridad del Riesgo: Se realiza la ponderación entre el la probabilidad y el impacto, para obtener
como resultado la prioridad del riesgo.
Probabilidad del Riesgo: Se evalúa la probabilidad de ocurrencia de acuerdo con los criterios
establecidos en la metodología, para la evaluación de riesgos. Se deben tener en consideración la
información suministrada por el responsable del riesgo, adicionalmente se deben considerar
criterios adicionales de acuerdo con la experiencia y madurez del proceso y/o servicios donde se
identifica el riesgo. Los criterios se deben registrar en la matriz de riesgos.
Responsable de Gestionar el Riesgo: Ejecuta el plan de acción definido para mitigar, transferir,
eliminar, compartir o evitar el riesgo.
Responsable del Riesgo: Identificar la situación contexto y reportarla al Gestor de Riesgos.
Confirmar al responsable asignado de gestionar el riesgo, la ejecución del plan de acción.
Riesgo es una función de la probabilidad que una fuente de amenaza dada explote una
vulnerabilidad potencial particular, y que el impacto resultante sea un evento adverso para la
entidad. Riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento que impactará la consecución de los
objetivos de la entidad. El riesgo es medido en términos de impacto y probabilidad”
Riesgo Inherente: Es el riesgo principal, resultado del análisis inicial.
Riesgo Residual: Es un riesgo secundario que puede surgir, cuando ya se ha mitigado el riesgo
principal, esto depende de la medición de la efectividad de los controles.
Situación Contexto: Es la situación observada por los roles que reportan el riesgo, la cual podría
estar generando un riesgo de operación para el servicio.
ITIL: Sigla del inglés (Information Technology Infrastructure Library) cuyo significado es Biblioteca
de Infraestructura de Tecnologías de la Información.
Marco normativo
Generalidades
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Este documento es para uso global de la entidad en lo referente a las Tecnologías de la Información.
Contenido
1. Políticas
El Plan de acción creado para mitigar o evitar los riesgos, se debe desarrollar según las necesidades
para todos los servicios y/o procesos enmarcados dentro del contrato suscrito entre el SENA y el
operador de servicios TIC, el seguimiento al plan de acción se realiza con acompañamiento del
responsable del riesgo.
La Gestión de Riesgos debe plantear estrategias teniendo en cuenta las necesidades actuales y
futuras del SENA y siguiendo como marco de referencia el contrato suscrito.
Con el fin de identificar los riesgos continuamente, las diferentes mesas de trabajo deberán dedicar
un espacio en cada mesa, mínimo una vez al mes, con el fin de identificar posibles riesgos que
pueden afectar el servicio y/o la operación, estas sesiones deberán quedar registradas en las
correspondientes actas, las cuales serán enviadas y/o informadas al Gestor de Riesgos para
validación en la respectiva mesa de Gestión de Riesgo.
Los riesgos se validarán en las mesas de trabajo de los servicios y/o procesos, los cuales deben
tener un soporte de revisión, para posterior validación y registro en la mesa de la Gestión de
Riesgos; conformada por el SENA, Interventoría y el Gestor de Riesgos de Operador de servicios TIC.
Los riesgos enviados a la Gestión de Riesgos después del día 10 calendario de cada mes, durante el
trascurso del contrato, serán registrados y codificados en la matriz de Gestión de Riesgos “GTI-F-
049 Matriz_Gestión_Riesgos” en el siguiente mes.
Se tomará como referencia para la Gestión de Riesgos la tolerancia al riesgo definida por el cliente
(SENA), la cual será incluida en la metodología de la Gestión de Riesgos, por lo cual los riesgos
valorados como Menores y Bajos no serán tenidos en cuenta para la definición de planes de
mitigación por parte de los responsables de los riesgos.
El análisis de riegos en los planes de recuperación de desastres (DRP), se realizarán con base en el
alcance de la actividad y/o escenario definido para realizar la prueba; los riesgos identificados serán
registrados, evaluados y se les definirán medidas de control de acuerdo con la metodología de
riesgos descrita en este documento.
El riesgo que pueda presentarse al realizar un cambio lo analizará el Coordinador del Cambio junto
con la Mesa de Trabajo del Servicio, el cual será registrado en el módulo de gestión de cambios en
la herramienta de Gestión, en la fase de “Análisis de riesgo e impacto”, este análisis es evaluado
por el Comité de Cambios (CAB). En los casos que el Gestor de Cambios considere que el análisis de
riesgos del cambio no está analizando todas las variables que impactarían los servicios, o la
planeación del cambio no es suficiente para mitigar el impacto/probabilidad de que se materialice
el riesgo, convocará al Gestor de Riesgos al Pre-CAB, con el fin de que se amplié el análisis de
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riesgos y se defina un plan de mitigación; estos riesgos serán gestionados a través de la matriz de
riesgos.
Los riesgos que se presenten derivados de la ejecución de un Cambio, los cuales puedan impactar
de manera importante o significativa el funcionamiento normal de la operación por la magnitud de
las actividades a ejecutar durante la ventana, deben ser registrados en la Matriz de Riesgos y
evaluados por la Mesa de Trabajo donde se realizarán las observaciones relativas al caso.
Cuando se identifique riesgos en los incidentes mayores y en la correlación de eventos serán
informados por el Servicio a la Gestión de Riesgos a través del acta de la Mesa de Trabajo donde
analizaron este tipo de riesgos.
Los riesgos cuya valoración inicial resulta MENOR o BAJA, los cuales son tolerables para el SENA y
no requieren medidas de mitigación, deben ser puestos en seguimiento y monitoreo durante un
período de un año antes de darlos por aceptados y cerrados. El monitoreo de los mismos se
realizará una vez cada seis meses. Si al finalizar este monitoreo se evidencia que el riesgo no se ha
materializado y no ha cambiado su valoración inicial, se procede a cerrar el riesgo.
La información relacionada con riesgos y evidencias será almacenada en un único repositorio
definido en conjunto con el SENA con el fin de evitar duplicidad en la información. De esta manera,
cada responsable del riesgo podrá consultar las evidencias respectivas en el momento que lo
requiera; estas evidencias de la ejecución de planes de mitigación no se deben anexar en los
informes, sino relacionar su ubicación. Se deberán asegurar los permisos de acceso para cada
interesado de acuerdo con el rol que desempeña.
La única fuente de información oficial de los riesgos es la Matriz_Gestión_Riesgos, actualizada por
el Gestor de Riesgos de acuerdo con el seguimiento realizado y con la información suministrada por
los responsables de los riesgos.
2. Gestiones relacionadas
En el desarrollo de la metodología de la Gestión de Riesgos se da a conocer las fases y/o etapas para llevar
a cabo una adecuada gestión del riesgo de acuerdo con el gráfico inferior:
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Figura 1 Fases de la Gestión de Riesgos
3.1. Fase I:
Identificación y Registro del Riesgo
Fase en la que se identifican los riesgos junto con sus causas, consecuencias e impactos que puedan llegar a
tener desde cualquier línea de servicio correspondiente al proyecto del Operador de servicios TIC
enmarcado dentro de los servicios y/o procesos de Infraestructura Centralizada, Operación en Sede, y
Gestión de Servicios TIC. Esta identificación se realiza teniendo como base el documento “GTI-F-049
Matriz_Gestión_Riesgos”. En la siguiente tabla se detallan los campos requeridos, para el diligenciamiento
de la fase de Identificación y Registro del Riesgo.
CAMPO DESCRIPCIÓN
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CAMPO DESCRIPCIÓN
Objetivo del servicio Es el objetivo de la actividad de los procesos y/o servicios, el cual puede verse impactado en
Posiblemente caso de materializarse dicho riesgo.
Afectado
Tipo de Riesgo Se establecieron varios tipos de riesgos dentro de los cuales se encuentran los riesgos,
operativos, financieros, legales, de cumplimiento, etc., la definición del tipo de riesgos se
encuentra en la hoja con nombre “DATOS” de la Matriz_Gestión_Riesgos.
Descripción del Se refiere al resultado de afectación de los objetivos de negocio.
Riesgo La redacción responde fácilmente a la pregunta si ocurre el riesgo: ¿Qué pérdida es generada?
Es decir, permite identificar la pérdida potencial: fraude, multa-indisponibilidad, demanda,
reproceso, robo, sanción, etc.
Cuando se identifica el riesgo, se describe lo que no se quiere que suceda.
En la matriz de riesgos se debe describir el riesgo de acuerdo con la redacción definida:
Descripción del Riesgo + Causa + Consecuencias.
Causas (Resultado Se deben identificar las causas (Resultado de Análisis Causa Raíz) que pueden llegar a
del análisis de causa materializar el riesgo, teniendo en cuenta:
raíz) 1. Tecnología: Herramientas, equipos, infraestructura, etc.
2. Procedimientos: La forma de hacer las cosas.
3. Personas: Errores humanos
4. Suministro: Insumos, entregables, entradas
5. Entorno: Condiciones externas y/o internas.
Consecuencias Las consecuencias se pueden dar en temas financieros, imagen, personas, Tiempo, Clientes,
Potenciales Alcance del proyecto entre otros.
Observaciones Mesa Se realiza la validación del riesgo en la mesa de trabajo y se dará el respectivo feedback de la
de Gestión de actividad a los responsables de los riesgos
Riesgos Se registran los ajustes y/o aclaraciones que en la Mesa de Gestión de Riesgos se definan,
adicionalmente se relaciona el número del acta en donde se aprobó el riesgo.
Riesgo Materializado Sí el riesgo ya presenta afectación en los servicios TIC y /o procesos, se cataloga como
materializado.
Nota: Se mantiene el campo en la matriz de riesgos (Fase I), sin embargo, a partir del inicio del
contrato suscrito esta columna no se registrará, ya que si un posible riesgo se materializa
antes de su evaluación (Fase II y III), el servicio y/o proceso deberá realizar una acción
correctiva y/o una oportunidad de Mejora.
¿El Riesgo Afecta la (SI), puede llegar a afectar la operación normal de los servicios TIC.
Operación?
Fase en la que se procede a valorar los riesgos identificados, bajo los criterios de probabilidad e impacto del
riesgo de acuerdo con las tablas de ayuda respectivas descritas en la matriz “Matriz_Gestión_Riesgos” (Hoja
DATOS)
Probabilidad del Riesgo: Para determinar la probabilidad de ocurrencia del riesgo se puede hacer de
manera cualitativa o cuantitativa de acuerdo con las escalas definidas en la tabla de valoración de la
probabilidad descritas en la matriz “Matriz_Gestión_Riesgos” (Hoja DATOS).
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TABLA DE VALORACIÓN DE LA PROBABILIDAD
% DE VALORACIÓN CUANTITATIVA
DESCRIPCIÓN NOTACIÓN VALORACIÓN CUALITATIVA
PROBABILIDAD (TASA DE OCURRENCIA)
Alta A 75% Probabilidad de ocurrencia alta Entre 2 y 3, Incidentes Materializados por año
NOTA:
El resultado de la probabilidad está sujeta a la escala más alta, esto quiere decir que si un riesgo esta
categorizado con una valoración cualitativa y cuantitativa, y la valoración cuantitativa es más alta que la
cualitativa esa será la valoración del riesgo, como lo describe el siguiente ejemplo:
Se realizó la valoración de la probabilidad del riesgo y el resultado fue Cualitativa = “Mediana”, y una
valoración Cuantitativa = “Baja”; el resultado de la valoración de la probabilidad es Mediana.
Impacto del Riesgo: Para determinar el impacto de un riesgo se debe considerar las siguientes categorías:
• Impacto hacia las personas
• Impacto económico
• Impacto a la imagen y/o Reputación
• Impacto hacia el Cliente
• Impacto hacia el tiempo del proyecto (Servicio TIC)
• Impacto hacia el Alcance de los servicios TIC del proyecto
• Impacto hacia la calidad de los servicios TIC contratados por el SENA.
Para poder determinar la severidad del impacto de los riesgos se debe tener en cuenta la matriz de
valoración que se describe a continuación y se encuentra en la hoja con nombre “Datos” en la matriz de
Gestión de Riesgos “Matriz_Gestión_Riesgos (Hoja DATOS).
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RECURSOS
No. PERSONAS REPUTACIÓN CLIENTES TIEMPO ALCANCE DEL PROYECTO CALIDAD
ECONÓMICOS
1. Incidente Se veta al
mostrado por Operador de 1. Atraso
medios de prensa servicios TIC significativo no
nacionales y/o como controlable en el
1. El producto
internacionales proveedor cumplimiento de 1. El producto final del
1. Afectación final del
2. Daño Afectación en los objetivos proyecto no cumple en su
económica proyecto es
ALTO 5 Una (1) fatalidad irreparable a la todas las sedes contractuales del totalidad con los
mayor a $ 50 totalmente
marca SENA y del SENA proyecto. contractuales del contrato.
millones inutilizable
Operador de Afectación de 2. Reproceso en (servicios TIC)
(Servicios TIC)
servicios TIC todos los más de un 40%
3. Pérdida del servicios TIC de las
contrato 1122512 prestados a actividades.
de 2019. SENA
1. Incidente puede
llegar a medios de
prensa nacionales
1. Incapacidad
2. Afectación a la
permanente
marca SENA y
2. Afectan el Afectación de
Operador de 1. La
rendimiento 1. Afectación más de 10 .
servicios TIC, 1. El producto final del reducción de
laboral por largo económica sedes del SENA 1. Reproceso
reparable a largo proyecto no cumple con la calidad es
MAYOR 4 tiempo entre $ 50 Afectación de entre un 30% y
plazo varios entregables del totalmente
3. Daños millones y $ 30 más de tres 40% de las
3. Posibilidad de contrato. (servicios TIC) inaceptable
irreversibles en la millones servicios TIC actividades
pérdida del para el cliente
salud con prestados a
contrato 1122512
inhabilitación seria SENA
de 2019.
sin pérdida de vida
4. Posible pérdida
de clientes
estratégicos
- Incapacidad
temporal
2. Lesiones que
producen pérdida
de tiempo
1. Incidente puede
3. Afectan el
llegar a medios de Afectación
rendimiento 1. El producto final del 1. La
1. Afectación prensa regionales entre 6 y 10 .
laboral proyecto no cumple con reducción de
económica 2. Afectación a la sedes del SENA 1. Reproceso
4. Efectos varios entregables del la calidad
3 entre $ 30 marca SENA y Afectación de entre un 15% y
MODERADO menores en la contrato, y es costoso el requiere
millones y $10 Operador de uno o dos 30% de las
salud que son cumplimiento del alcance. aprobación
millones servicios TIC, servicios TIC actividades
reversibles (servicios TIC) del cliente.
reparable en el prestados a
5. Limitación a
mediano plazo SENA
ciertas actividades
o requiere unos
días para
recuperarse
completamente
- Lesión menor sin 1. Atraso que se
incapacidad 1. Incidente puede puede controlar
- Primeros auxilios llegar a medios de en el 1. Solo
Afectación
1. Afectación prensa locales cumplimiento de 1. El producto final del algunos
entre 2 y 5
- Tratamiento económica 2. Afectación a la los objetivos proyecto no cumple en varios servicios
sedes del SENA
MENOR 2 médico entre $ 10 marca SENA y contractuales del entregables del contrato y se exigentes son
Afectación de
- Enfermedades millones y $ 5 Operador de proyecto. puede trabajar para cumplir afectados en
un servicio TIC
ocupacionales millones servicios TIC, 2. Reproceso el alcance. (servicios TIC) temas de
prestado a
- No afecta el reparable a corto entre un 5% y calidad.
SENA
rendimiento plazo 15% de las
laboral actividades.
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RECURSOS
No. PERSONAS REPUTACIÓN CLIENTES TIEMPO ALCANCE DEL PROYECTO CALIDAD
ECONÓMICOS
Afectación en 1. Atraso
una sede del insignificante en
1. Afectación a la
- Lesión leve SENA el cumplimiento
marca SENA y 1. El producto final del
- Atención en 1. 'Afectación Afectación de de los objetivos 1. Disminución
Operador de proyecto no cumple en un
lugar de trabajo económica un componente contractuales del de la calidad
BAJO 1 servicios TIC, entregable del contrato y se
- No afecta el menor a $ 1 de servicio TIC, proyecto. apenas
reparable en el puede trabajar para cumplir
rendimiento millón que hace parte 2. Reproceso en apreciable.
mismo instante de el alcance. (servicios TIC)
laboral de todo un menos de un 5%
la afectación.
servicio de las
prestados a actividades.
SENA
Tabla: Valoración del Impacto
NOTA:
El resultado del impacto está sujeto a la escala más alta, esto quiere decir que si un riesgo esta categorizado
con una valoración “MAYOR” en una escala; y en otra escala el resultado fue “ALTO” Se tomará la
valoración más alta; es decir el resultado del impacto es “ALTO”.
Matriz de Valoración del Riesgo Probabilidad * Impacto: Se realiza la ubicación del riesgo dentro de la
matriz de calor definida en la Gestión de Riesgos, con el objetivo de determinar la prioridad del riesgo
teniendo en cuenta el siguiente cuadro:
La asignación de prioridad se realiza teniendo en cuenta el color del cuadro anterior, la asignación de
colores, niveles de impacto y probabilidad fueron validados en acuerdo con SENA y Operador de servicios
TIC; el responsable del riesgo, mediante las tablas de ayuda, las cuales determinaron el impacto y la
probabilidad de ocurrencia del riesgo.
• Prioridad Alta: Color Rojo.
• Prioridad Mayor: Color Naranja.
• Prioridad Moderada: Color Amarillo.
• Prioridad Menor: Color Verde.
• Prioridad Baja: Color azul.
Las metodologías para el análisis y evaluación de Riesgo se basan de la norma NTC: ISO 31000.
En la fase de medidas de control se establecen los controles, las actividades de los controles, el
responsable, las fechas de inicio, fin de los controles, fecha de última actualización del riesgo, la
periodicidad, la valoración de los controles, entre otros aspectos importantes. (Matriz_Gestión_Riesgos).
FECHA
ÚLTIMA DESCRIPCIÓN
REVISIÓN
DEL RIESGO
07/06/2019 Fecha en la cual se realizó la revisión por última vez al riesgo por el
responsable y/o partes interesadas.
En casos donde el control es cíclico, después de la implementación y ejecución por primera vez del control,
la Gestión de Riesgos dará el control por implementado, de ahí en adelante el servicio, proceso, área entre
otros; deberá realizar el seguimiento continuo de los controles descritos en la matriz de gestión en sus
respectivas mesas de trabajo.
La Gestión de Riesgos realizará una validación a los controles implementados sobre los riesgos no
tolerables, con el objetivo de validar la efectividad de estos posterior a la implementación de tal manera
que Gestión de Riesgos notificará el resultado del riesgo residual de cada uno de los riesgos documentados
a los responsables de cada uno, con el fin que de determinar qué acciones se ejecutarán en lo sucesivo, ya
sea la implementación de controles adicionales o la aceptación de los riesgos después de la valoración de
riesgo residual.
Estado de los riesgos: En el proceso de la Gestión del riesgo se contemplan las siguientes etapas del estado
del riesgo, la cuales son muy importantes para los responsables de los riesgos y partes interesadas; las
cuales se describen en la siguiente tabla.
ESTADOS DESCRIPCIÓN
Tolerancia al Riesgo: Para la Gestión de riesgos del contrato suscrito se define el nivel de tolerancia al
riesgo; alineado al nivel de tolerancia definido en la metodología de Gestión de Riesgos del SENA (Código
del documento: DE-G-001), como se indica en la siguiente tabla.
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GTI-GO-003 V01
Definir controles de Mitigación Se requiere desarrollar acciones a corto
Mayor Inaceptable para reducir probabilidad y/o plazo, para evitar la materialización del
Impacto riesgo
Bajo 0,1
Menor 0,2
IMPACTO
Moderado 0,3
Mayor 0,4
Alto 0,5
Para la valoración de los controles implementados se toma como referencia el formato de valoración de
efectividad controles, donde con el apoyo del gestor de riesgos se diligenciará el formato con el nombre del
riesgo, ID y descripción del control, como lo indica la imagen inferior.
En el formato se encuentran diferentes factores de evaluación y los pesos en porcentajes y puntos de cada
factor de evaluación, entre los que se encuentran:
Diseño del Control: El diseño de las actividades de control permiten asegurar el logro del o los objetivos de
control, se valida la existencia, documentación y cumplimiento del o los objetivos del control.
Esquema del Control: Indica si el control está diseñado mediante el uso de herramientas o se realiza de
forma manual.
Operación del Control: Verificación que permite validar que el control está operando tal y como fue
diseñado y si la persona que lo realiza, posee la autoridad y competencia requerida para asegurar la
efectividad en la operación del control.
Frecuencia del Control: Este factor está relacionado con la periodicidad con que se ejecuta la actividad de
control. El nivel de efectividad depende de las características del riesgo que, en ocasiones no requiere que
el control se efectúe frecuentemente. Para evaluar la frecuencia, existen cuatro opciones:
• Óptima: Si el control se realiza cada vez que se ejecuta el proceso, también cuando se realiza una o
más veces por día.
• Moderada: Sí el control se realiza una vez por semana, cada quince días o cada mes.
• Deficiente: Cuando el control requiere de mayor frecuencia y sólo se realizan de forma esporádica
cada trimestre, semestre o año.
• No tiene Frecuencia el control
Madurez del Control: La madurez ilustra la formalidad en la implementación, estado y
desempeño de las actividades de control en el contexto del riesgo. Para evaluar la madurez, se definen
cuatro (4) opciones:
• Poco confiable: El objetivo del control no es claro y se realiza sin ninguna justificación.
• Informal: El control ha sido diseñado e implantado pero no está documentado
adecuadamente. El control depende de la persona que lo ejecuta. No hay una capacitación formal
o comunicación del control.
• Estandarizado: El control ha sido diseñado, implantado y está adecuadamente
documentado. Las desviaciones del control no son detectadas.
• Monitoreado: Control estandarizado que se verifica periódicamente para su correcto diseño y
operativa con reporte al servicio gestión correspondiente. (Puede incluir la automatización y el uso
de herramientas para soportar el control).
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• Optima: El control es monitoreado en tiempo real por el servicio o gestión para una mejora
continua. El monitoreo debe ser automatizado y soportado con el uso de herramientas y permitir la
realización de cambios rápidos al control si es necesario.
% FACTOR DE
FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTOS DEL FACTOR
EVALUACIÓN
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GTI-GO-003 V01
De acuerdo con el resultado de la Valoración de los controles implementados en los planes de mitigación
de los riesgos registrados, se toma de referencia las siguientes tablas de puntuación, para determinar el
riesgo residual.
NIVEL DE EFECTIVIDAD DEL CONTROL
PORCENTAJE PUNTOS RIESGO RESIDUAL
DESCRIPCIÓN RECOMENDACIÓN EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD DEPENDIENDO DE LOS
CONTROL CONTROL CONTROLES
Se recomienda:
Se mueve tres (3)
Casillas en la Matriz
Óptimo > = 86% Entre 4,5 y 5
de Valoración del
No hay recomendaciones
Riesgo.
Se recomienda:
Se mueve dos (2)
Casillas en la Matriz
Adecuado Se recomienda seguir realizando > 66% < = 85% > 3,35 y <=4,4
de Valoración del
seguimiento a la ejecución del control Riesgo.
Para determinar la posición del riesgo residual en el mapa de calor del riesgo, se debe determinar si los
controles implementados han sido efectivos y si bajan la probabilidad y/o el impacto, para poder realizar el
desplazamiento en el mapa de calor y con ello reducir el nivel de exposición del riesgo, como se indica en el
siguiente ejemplo:
Bajo 1
Moderado 3
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Mayor 4 R-Ejemplo
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R-Ejemplo
Alto 5
Efec=98%
Fuente: Imagen suministrada por el SENA
4. Diagrama de flujo
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GTI-GO-003 V01
4.2. Gestión de Riesgos Funcional
GESTIÓN DE RIESGOS FUNCIONAL
Entradas Gestor de Riesgos Telefónica Mesa Trabajo Gestión de Riesgos Salidas
1. Proponer
2. Validar los
Guía ajustes a la
ajustes de la
Operacional Inicio planificación de
Gestión de
de Gestión de la Gestión de
Riesgos
Procesos Riesgos
4. Aplicar
observaciones
a la
planificación, SI
eliminación, 3. ¿Hay 5. Iniciar la Flujo de
modificaión, observacion
adición es sobre los
NO ejecución de las Gestión de
actividades Riesgos
ajustes?
operativas Operativa
Guía
7. Realizar 8. Generar los 9. Revisar los reportes Operacional
Flujo de seguimiento a reportes de la y el seguimiento de Gestión de
Gestión de la ejecución de Gestión de reportado a los planes Procesos
Riesgos las actividades Riesgos de acción
Operativa
Todos los
11. Aplicar las 10. ¿Hay servicios TIC
observaciones
SI Observaciones
a los reportes ?
NO
Guía
Operacional
SI 12. ¿Hay
de Gestión de
acciones de
Mejora
mejora?
NO
13. Registrar
las acciones en Fin
Gestión de
Mejora
6. Realizar
capacitaciones
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GTI-GO-003 V01
5. Actividades
2 Si la información está
completa del posible
nuevo riesgo, pasa a la
actividad 5. ¿Es un
Riesgo?,
Si la información está
incompleta o/y está
identificado en la matriz
de riesgos, pasa a la
actividad 4. Se comunica
con el responsable.
3 Comunicar al Comunicar al Responsable del Gestor de Riesgos de Correo electrónico y/o
Responsable Riesgo que la información Operador de servicios comunicación personal.
dada no satisface las
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NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Si es un riesgo, pasa a la
4 actividad 6. Socializar
y/o aprobar el riesgo en
la mesa trabajo del
servicio y/o proceso.
No es un riesgo pasa a la
actividad 4. Se comunica
al responsable.
Registrar el Riesgo en Registrar el nuevo riesgo en Gestor de Riesgos de GTI-F-049
la Matriz de Riesgos la matriz de riesgos, con Operador de servicios Matriz_Gestión_Riesgos –
(Fase I) todos los datos requeridos y TIC Fase I
entregados por el
Responsable del Riesgo,
5 incluyendo si se materializo el
riesgo, y si existe afectación
en la operación.
Socializar y aprobar el Los responsables de los Líder, responsable del Acta de la Mesa de Trabajo
riesgo en la mesa del riesgos deberán presentar los riesgo. del Servicio/Proceso
servicio y/o proceso riesgos en las respectivas (Informar al Gestor de
6
mesas de trabajo y dejar Gestión de Riesgos el No.
evidencia de la actividad del acta)
realizada.
7 ¿Riesgo aprobado? El Gestor de Riesgos presenta Mesa de Trabajo de Acta de la Mesa de Gestión
el riesgo a la Mesa de Gestión Gestión de Riesgo de Riesgos.
de Riesgos para que sea
revisado y aprobado: GTI-F-049
Matriz_Gestión_Riesgos –
Si el riesgo cumple con Fase I
22
GTI-GO-003 V01
NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
requisitos de
identificación, continua a
la actividad 10. Asignar ID
del riesgo.
Si el riesgo no cumple con
requisitos de
identificación, continua a
la actividad 9. Realizar
observaciones y/o
sugerencias.
Realizar La Mesa de Gestión de Mesa de Trabajo de GTI-F-049
observaciones y/o Riesgos Realiza las Gestión de Riesgo Matriz_Gestión_Riesgos –
sugerencias observaciones, que serán Fase I
informadas por el Gestor de
8 Acta de la Mesa de Gestión
Riesgos al Responsable del
Gestor Riesgos de Riesgos
riesgo, con el fin de que sean
aplicadas vía correo
Correo electrónico
electrónico.
Aplicar las El responsable del riesgo Líder, responsable del Acta de la Mesa de Trabajo
observaciones revisará las observaciones, y riesgo. del Servicio o Proceso
si son posibles las aplicará, de informada al Gestor de
lo contrario informará a la Gestión de Riesgos
Mesa de Gestión de Riesgos Operador de servicios TIC.
como proceder.
GTI-F-049-
Cuando se apliquen las Matriz_Gestión_Riesgos –
9
observaciones de al riesgo, Fase I
de nuevo será evaluado y/o
aprobado por Mesa de
trabajo del servicio y/o
proceso. Actividad 7.
Socializar y/o aprobar el
riesgo en la mesa del servicio
y/o proceso.
10 Asignar ID del riesgo Cuando es aprobado el riesgo Mesa de Trabajo de Acta de la Mesa de Gestión
en la Mesa de Gestión de Gestión de Riesgo de Riesgos
Riesgos, se procede a
asignarle un ID al riesgo, el GTI-F-049-
cual será informado por el Matriz_Gestión_Riesgos –
Gestor de Riesgo al Fase I
Responsable del Riesgo con el
fin de que se proceda a ser
aprobado por la Mesa de
Trabajo correspondiente, y se
defina la Fase II y Fase III, de
23
GTI-GO-003 V01
NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
ser el caso.
Valorar el riesgo (Fase Valorar el riesgo inherente Responsable del riesgo GTI-F-049
II ) identificado en la situación y Gestor de Riesgos Matriz_Gestión_Riesgos –
11 contexto; de acuerdo con la Operador de servicios Fase II
guía operacional de Gestión TIC
de Riesgos.
¿El riesgo cambió el Si el riesgo cambió de grado Responsable del riesgo No Aplica
grado de tolerancia? de tolerancia > a bajo se pasa y Gestor de Riesgos
(< Bajo) a la actividad 15. Operador de servicios
14 TIC
Si el riesgo no cambió el
grado de tolerancia se vuelve
a ejecutar la actividad 13
15 Definir y registrar los Definir los controles y Responsable del riesgo GTI-F-049
controles y actividades de control (Planes y Gestor de Riesgos Matriz_Gestión_Riesgos –
actividades de de mitigación) que mitiguen Operador de servicios Fase III
mitigación. la materialización del riesgo, TIC
y/o reduzcan el impacto que
24
GTI-GO-003 V01
NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Si la (s) actividad de
16
control cumple para
entrar en monitoreo, se
continua a la actividad 17.
Identificar qué actividades
entran en monitoreo y por
cuanto tiempo.
Si la (s) actividades no
cumple con los requisitos
para entrar en monitorio,
se continúa a la actividad
18. Validar el plan de
mitigación
17 Definir actividades / El Responsable del Riesgo Responsable del GTI-F-049
periodicidad y tiempo deberá identificar qué riesgo. Matriz_Gestión_Riesgos –
actividad (s) del plan de Fase III
mitigación entrarían a
monitoreo, definir la
evidencia, y el periodo que
entraría cada actividad en
monitoreo.
25
GTI-GO-003 V01
NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
actividades.
La Mesa de Trabajo de
18
Gestión de Riesgos valida la
valoración y el plan de
mitigación propuesto por el
Responsables del Riesgo, y las
actividades que se definieron
para entrar a monitorio si es
el caso.
Aplicar las Aplicar las observaciones que Líder, responsable del GTI-F-049
observaciones y la Mesa de Trabajo le realice riesgo. Matriz_Gestión_Riesgos –
ejecutar plan de a los planes de mitigación de Fase III
20
mitigación riesgo.
26
GTI-GO-003 V01
NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Validar el Validar los diferentes avances Mesa de Trabajo de Acta de la Mesa de Gestión
seguimiento de los de los planes de mitigación Gestión de Riesgo de Riesgos
planes de mitigación sobre los riesgos
identificados.
22
27
GTI-GO-003 V01
NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
riesgo.
26 Informar al proceso de
Mejora Continua el análisis
de Causa-Efecto con el fin de
crear una oportunidad de
mejora.
¿Se debe generar un Validar las acciones definidas Mesa de Trabajo de Acta de la Mesa de Gestión
nuevo riesgo? en el Diagrama Causa-Efecto Gestión de Riesgo de Riesgos
Modelo Ishikawa, y decidir si
se ajusta el plan de
mitigación del riesgo que se
materializó o generar un
27
nuevo riesgo.
Si se genera un nuevo
riesgo, pasar al “Inicio”.
Si no se genera un nuevo
riesgo, pasar la a la
actividad 28.
Ajustar el riesgo con Incluir en el riesgo las nuevas Responsable del GTI-F-049
las nuevas acciones actividades de control Riesgo y el Gestor de Matriz_Gestión_Riesgos –
28
definidas. definidas en el Riesgos Operador de Fase III
Análisis_Causa_Raíz servicios TIC.
28
GTI-GO-003 V01
NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
No
ACTIVIDAD
. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Se propone por parte del Gestor de Riesgos de Operador
de servicios TIC, la planificación de la Gestión de Riesgos,
Proponer Ajustes a donde se describe la forma en que se identificarán,
la registrarán, analizarán y monitorizarán los riesgos, Gestor de Riesgos
1 planificación de la también se define el contenido de la matriz de riesgos, se Operador de No aplica
Gestión de los define la priorización y forma en que se informará a los servicios TIC
Riesgos grupos los planes de acción que resulta de dicho análisis
y los ajustes a la guía operacional de la Gestión de
Riesgos.
Validar la
La Mesa de Trabajo de la gestión de riesgos valida la
planificación Mesa de Trabajo de
2 planificación y ajustes presentados por el Gestor de No aplica
de la gestión de los Gestión de Riesgo
Riesgos Operador de servicios TIC.
riesgos
29
GTI-GO-003 V01
No
ACTIVIDAD
. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Generar los reportes El Gestor de Riesgos de Operador de servicios TIC genera Gestor de Riesgos
Definir acciones de
8 de la Gestión de los reportes para la mejora continua y de la gestión del Operador de
mejora
Riesgos periodo. servicios TIC
30
GTI-GO-003 V01
No
ACTIVIDAD
. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
6. Entradas
ORIGEN ENTRADA
Todas las gestiones Riesgos Identificados desde las Guía Operacionales de las
gestiones.
Guía Operacional Gestión de Mejora Continua Revisión del cumplimiento de reportes de planes de
mejora que hayan sido implementados anteriormente
Todos los servicios TIC (Conectividad SD-WAN-Internet, Situaciones identificadas como riesgos con sus
Data Center, Telefonía IP, y móvil (ToIP), Video respectivos planes de mitigación y controles ejecutados
Comunicaciones (VC), Conectividad en Sede (LWC),
Energía Eléctrica Regulada (EER), Mesa de Servicios,
Gestión de Servicios TIC, SAS, STS, SSS, IPE
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GTI-GO-003 V01
7. Salidas
SALIDA DESTINO
Se generan planes de capacitación acerca del proceso Todos los servicios TIC (Conectividad SD-WAN-Internet,
de Gestión de Riesgos. Se generan avances en los Data Center, Telefonía IP, y móvil (ToIP), Video
análisis de riesgos y seguimiento a los planes de Comunicaciones (VC), Conectividad en Sede (LWC),
mitigación para todos los riesgos del servicio Energía Eléctrica Regulada (EER), Mesa de Servicios,
Gestión de Servicios TIC, SAS, STS, SSS, IPE
8. Indicadores
RTPR=(RCT/RRP) *100
Dónde:
Riesgos No Tolerables que
iniciaron tratamiento en el 97% Mensual
RTPR es Riesgos con tratamiento en el
mismo mes de registrados.
período de registro
9. Informes periódicos
Mesa de Trabajo de la
Gestión
33
GTI-GO-003 V01
10. Roles y responsabilidades
ROLES RESPONSABILIDADES
.- Diseñar y proponer planes de trabajo para mantener y mejorar la Gestión de
Riesgos
.- Mantener actualizada la documentación, herramientas y aplicaciones del proceso
de Gestión de Riesgos
.- Registrar en la matriz, todos los riesgos que se identifiquen por los servicios y
procesos, priorizarlos y realizar seguimiento a que se ejecuten los planes de acción
del caso.
.- Mantener actualizada la matriz de Gestión de Riesgos
.- Revisar la efectividad de los planes de acción y elaborar los informes de Gestión de
Riesgos
.- Capacitar, realizar divulgaciones y sensibilizaciones sobre la metodología de
Gestión de Riesgos
Gestor de Riesgos Operador de servicios TIC
.- Realizar valoración de efectividad de los controles implementados
.- Evaluar el riesgo inherente y residual
.- Coordinar con los líderes de servicio la elaboración de plan de Acción
.- Monitorear los riesgos y planes ejecutados
.- Reportar las evidencias de los planes de acción
.- Realizar seguimiento continuo a los riesgos cíclicos identificados
.- Realizar la medición correspondiente de los KPIs
.- Gestionar las solicitudes realizadas por procesos, servicios, mesa de trabajo en
cuanto a reportes, informes, capacitaciones y acompañamientos
.- Verificar el seguimiento a la efectividad de los planes de acción
.- Proponer acciones de mejora al proceso de Gestión de Riesgos
.- Revisar las políticas del proceso
.- Periódicamente realizar análisis de riegos en las Mesas de trabajo, con el fin de
identificar nuevos riesgos y/o realizar seguimiento a la implementación de los planes
de mitigación
Líder de Servicios TIC .- Identificar y notificar las situaciones de riesgo al gestor de riesgos del servicio
Gestores de Procesos .- Cumplir y/o ejecutar los planes de acción que se requieran para mitigar o evitar los
riesgos identificados
.- Reportar las evidencias de los planes de mitigación
.- Realizar seguimiento continuo a los riesgos que se encuentren en monitoreo
34
GTI-GO-003 V01
ROLES RESPONSABILIDADES
La definición de la matriz de responsabilidades se constituye como una herramienta práctica y útil cuando
se establecen las obligaciones que tiene cada uno de los actores de la guía Operacional de la Gestión de
Riesgos. En consecuencia las cuatro funciones principales a presentar son las siguientes:
En la siguiente matriz se asignan las responsabilidades de cada rol dentro del proceso de Gestión de
Riesgos:
2. Mantener actualizada la
documentación, herramientas
y aplicaciones de la Guía R RC I AC CI
Operacional Gestión de
Riesgos
3. Registrar en la matriz, todos
R C I I AC
los riesgos que se identifiquen
35
GTI-GO-003 V01
ROL GESTOR DE LÍDER DE
MESA DE
RIESGOS DEL SERVICIOS DEL INTERVENTORÍA SENA
TRABAJO
ACTIVIDAD OPERADOR OPERADOR
por los servicios y las
Gestiones, priorizarlos y
realizar seguimiento a que se
ejecuten los planes de acción
del caso.
7. Realizar valoración de
efectividad de los controles R RC I I AC
implementados.
36
GTI-GO-003 V01
ROL GESTOR DE LÍDER DE
MESA DE
RIESGOS DEL SERVICIOS DEL INTERVENTORÍA SENA
TRABAJO
ACTIVIDAD OPERADOR OPERADOR
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GTI-GO-003 V01
ROL GESTOR DE LÍDER DE
MESA DE
RIESGOS DEL SERVICIOS DEL INTERVENTORÍA SENA
TRABAJO
ACTIVIDAD OPERADOR OPERADOR
Anexos
GTI-F-052-Análisis Causa Raíz
GTI-F-051-Efectividad Controles
GTI-F-049-Matriz Gestión Riesgos
GTI-AN-007-Matriz Gestión Riesgos
GTI-F-050-Formato diligenciamiento de Riesgos
Referencias Bibliográficas
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