Bloque II tema 2

Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de
archivo y criterios de ordenación.

Concepto de documento, [registro y archivo]

• Según la ley de Patrimonio Histórico Español o Toda expresión del lenguaje
natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos. ▪ Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.
• Según la 39/2015 o Aquél válidamente emitido por los órganos de las AAPP.
Por escrito, a través de medios electrónicos
Clases de documentos administrativos
No pone fin al procedimiento
Providencia (normalmente asociado a la
DE tramitación)
DECISIÓN O Resolución
RESOLUTORIOS Acuerdo Pone fin a un procedimiento
(para órgano
colegiado)
Comunica Notificación
decisiones
Publicación
DE TRANSMISIÓN Oficio
Comunica actos no
Nota Interior
decisorios
Carta
De Órganos Colegiados
Acta De Infracción
DE CONSTANCIA Diligencia
Certificado

Preceptivo
Por Obligación
Facultativo

Informe y Vinculante
Por Vinculación
DE dictamen No Vinculante
JUICIO Interno
Por Órgano
externo
Propuesta y
mociones

DE CONSTATACIÓN DE
OTRO ANTERIOR
Copias
Qué no es un documento administrativo

• Impreso administrativo (solo el impreso) o Pasaría a ser

documento si estuviese cumplimentado por la administración.
• Un expediente: «es el conjunto ordenado de documentos
• Documentos producidos por los administrados. Documentos
de los Ciudadanos.

Derechos de los interesados en relación a los documentos (recopilación del art. 53 39/2015)

• Acceder y obtener copia de los documentos contenidos en los procedimientos en

los que tenga la condición de interesado.
• A no presentar documentos originales salvo que, de manera excepcional, la
normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.
• [A formular alegaciones, utilizar los medios de defensa admitidos por el
Ordenamiento Jurídico, y] a aportar documentos en cualquier fase anterior al
trámite de audiencia..
Concepto de registro
libros en los que se hace constar, fundamentalmente, la entrada y salida de
documentos en los organismos públicos.

Concepto de archivo. Funciones [del registro y] del archivo.

Clases de archivo [y criterios de ordenación]
Aproximaciones al concepto de Archivo

• Doctrinal:
o “Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
Institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información, para
la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir
de fuentes de Historia”.
• Según la Ley 16/1985 (de Patrimonio Histórico Español): o Son Archivos los
conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por
las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al
servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión
administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales
donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente
mencionados dichos conjuntos orgánicos (art. 51.1).
o Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los
documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados,
en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
 • Concepto de Archivo (electrónico) de documentos en la 40/2015 (Art. 46) o Todos
los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por
medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.
• Funciones:
▪ Promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad
pública y privada del Sistema Español de Archivos.
▪ Elaborar criterios uniformes para el desarrollo de los servicios
archivísticos. o Etc.
Clases de archivos de la AGE y sus organismos públicos

SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA AGE Y SUS OOPP — RESUMEN

UBICACIÓN FUNCIONES (MÁS RESEÑABLES) TRANSICIÓN Y DETALLES VIDA
• Apoyar la gestión administrativa.
• Lo que prima es la gestión, no el
• Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad
En los propios archivo de los documentos.
productora.
órganos y unidades • Gestionados por los
• Organizar los documentos producidos por sus
administrativas para propios funcionarios que
respectivas unidades.
la custodia de los trabajan en las unidades
documentos en fase • Transferir los documentos al Archivo central, en la administrativas.
de tramitación o forma y tiempo establecidos en el correspondiente o No gestionados por
sometidos a continua calendario de conservación elaborado de manera personal especializado.
conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su
utilización y consulta • Se eliminan los documentos de
plazo de permanencia en la unidad productora.
administrativa. apoyo informativo antes transf. a los
• Eliminar los documentos de apoyo informativo antes
archivos Centrales de los DepMM.
de la transferencia al Archivo central.
• Coordinar, controlar, asesorar a los distintos • Reciben los documentos de los
archivos de gestión. archivos de oficina o Gestión
• Identificación de series y elaborar el cuadro de • Transfieren periódica y
clasificación. preceptivamente los documentos
al archivo intermedio.
• Describir las fracciones de serie conforme a las
normas internacionales y nacionales de descripción • Los órganos competentes de cada
archivística. Ministerio propondrán los
En cada Ministerio y calendarios de conservación y
• Elevar las correspondientes propuestas de
Organismo público acceso de los documentos que
eliminación, o en su caso, de conservación
dependiente. custodian.
permanente de documentos.
• En cada Departamento podrá
• Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación
constituirse un Grupo de Trabajo
de documentos.
para la coordinación de los
• Realizar las transferencias preceptivas y periódicas
archivos que se encuentren dentro
de documentos al archivo intermedio,
de su ámbito departamental y sus
acompañadas de su correspondiente relación de organismos públicos, adscrita a la
entrega. Subsecretaría
• Conservar los documentos que son transferidos
desde los Arch. Centrales.
• Aplicar resoluciones relativas a eliminación o
conservación permanente de documentos, • Reciben los documentos de los
Archivo General de la
adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de archivos centrales de los
Administración (es el ministerios
Documentos Administrativos.
archivo intermedio
de la AGE), adscrito al • Elevar a la Comisión Calificadora departamental o • Transfieren periódicamente los
Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en documentos al Archivo histórico
ministerio de Cultura
su caso, de conservación permanente de Nacional (Caso de la AGE)
documentos.
• Llevar a cabo las transferencias preceptivas y
periódicas de documentos al Archivo histórico.
 • Conservar documentos con valor histórico transferidos desde el Archivo General de la
Administración.
Archivo histórico • Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar
la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.
Nacional (es el
• Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo
archivo histórico de de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de
la AGE), depende emulación, migración y conversión de formatos.
del Min de cultura • Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre
las agrupaciones documentales recibidas.
• Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.
Cómputo de plazos en los registros (y detalles) (art. 31 de la 39/2015)
o A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo que se refiere al
cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá
realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente salvo que una norma permita
expresamente la recepción en día inhábil.

Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo

fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán
anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.

criterios de ordenación
Una vez que la documentación ha sido clasificada, puede ordenarse atendiendo a diversos
criterios. He aquí algunos:

• Orgánico: según el órgano del que procedan los documentos. Preferible

• Funcional: según las funciones del órgano.
• Por materias.
• Numérico: atribuye número de forma correlativa.
• Mixto: es el que más se usa, puesto que en la mayoría de las ordenaciones hay que
combinar distintos criterios.

(Agregación —> correcta reubicación de un documento mal colocado).

Respuesta C