IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EN UNA EMPRESA

Introducción........................................................................................ 3

Implementación de los sistemas de gestión en una empresa ....................... 4

Contexto de la organización ............................................................. 6

Factores políticos, económicos sociales y tecnológicos

presentes en el análisis PEST ......................................................... 8

Liderazgo ........................................................................................ 8

Planificación ................................................................................................. 11

Apoyo – Soporte .............................................................................. 13

Operación ...................................................................................... 14

Claves de aprendizaje.................................................................. 17

Bibliografía......................................................................................... 18
 Existe una concordancia respecto a la estructura de la norma ISO 9001:2015 de
calidad e ISO14001:2015 de medio ambiente, que permite una integración más fácil
de ambas normas. La norma OHSAS 18001:2007 de seguridad y salud ocupacional,
presenta una estructura diferente, pero se espera que finalmente sea reemplazada
con la publicación de la norma ISO 45001, puesto que ya existen sus borradores y
solamente falta la aprobación. Lo mismo sucede con la estructura del Decreto 1072
de 2015 libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6, la cual es diferente a la estructura de las
normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. La nueva norma ISO 45001 tiene la ventaja
de presentar una estructura similar a la que se utilizó para las normas anteriormente
nombradas, por lo cual permitirá una integración, de manera mucho más sencilla.
INTRODUCCIÓN

En el presente eje temático se presenta una pro-

puesta y una serie de recomendaciones respecto al
uso de herramientas, la integración e implementación
de los sistemas de gestión de la calidad (norma ISO
9001:2015), el medio ambiente (norma ISO 14001:2015), Herramientas
y la seguridad y salud en el trabajo (norma OHSAS Técnicas que facilitan la toma
de decisiones.
18001 y Decreto 1072 de 2015, libro 2, parte 2, título 4,
capítulo 6) con el enfoque de la responsabilidad social
corporativa (norma ISO 26000).

Después de entrenar al estudiante en la parte conceptual y de haber hecho un

recorrido analítico por el aspecto normativo de los sistemas de gestión y la legisla-
ción, de acuerdo al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Se pre-
tende ahora que el estudiante pueda poner en práctica todos los aspectos referentes
a los sistemas de gestión y desarrollar su habilidad para diseñar e implementar un
sistema integrado de gestión.
Implementación de los
sistemas de gestión en
una empresa
 Los cambios llevados a cabo en las nuevas normas, Figura 1.
ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, hacen que éstas sean Fuente: shutterstock/577036534
más claras y congruentes puesto que muchos aspec-
tos son comunes y forman parte de los requisitos de
las dos. Por esta razón, la integración de un sistema
de gestión de la calidad con un sistema de gestión
ambiental, en la actualidad, resulta mucho más sen-
cilla que en el pasado.

La norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 tienen

una estructura considerada como de alto nivel, por lo
cual, resulta ser igual para ambas normas, esto hace Estructura de alto nivel
que sea más fácil y coherente la comparación de los Es el nombre como se conoce el
aspectos comunes que pueden ser tratados de manera resultado del trabajo del Grupo de
Coordinación Técnica en Normas
conjunta y de los aspectos que definitivamente son de Sistemas de Gestión de la ISO,
diferentes entre las dos normas, por lo tanto, deben el cual dota de la misma estruc-
tura, definiciones y texto funda-
ser tratados de manera separada (ISO 9001, 2015). mentales idénticos a las normas
de sistemas de gestión.

La norma OHSAS 18001:2007 y el Decreto 1072 de

2015, libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6, referentes a
la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, tienen
una estructura diferente entre sí, aunque existe mucha
concordancia en los aspectos que se tratan (OHSAS
18001, 2007), (Ministerio del trabajo, 2015).

Sistemas integrados de gestión en salud 5

 ¡Importante!

A la vez, la norma OHSAS 18001:2007, también tiene una estructura

diferente a la estructura de alto nivel de las normas ISO 9001:2015 e
ISO 14001:2015, sin embargo, observando detenidamente, se pueden
detectar sus aspectos comunes y así es posible integrar la seguridad
y salud en el trabajo al sistema de gestión, sin olvidar el manejo inde-
pendiente de las particularidades que cada una de las normas tiene.

A continuación, se presenta una propuesta práctica respecto a cómo puede ser la

implementación e integración de los sistemas de gestión en una empresa.

Contexto de la organización

Las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, hacen referen-

cia al contexto de la organización, haciendo énfasis en com-
prender las necesidades y expectativas de las partes interesa- Contexto de la organización
Cuestiones tanto externas como
das (clientes, proveedores, socios, inversionistas, comunidad, internas pertinentes para el propósito
etc.), y definiendo el alcance del Sistema de Gestión. Por esta y dirección estratégica de la empresa
y que pueden afectar e logro de obje-
razón, un mismo proceso puede ser utilizado para referirse al tivos del Sistema de gestión.
contexto de la organización aclarando el enfoque particular
respecto a la calidad y al medio ambiente (ISO 9001:2015),
(ISO 14001:2015).

Figura 2.
Fuente: shutterstock/197722757

Sistemas integrados de gestión en salud 6

 En el contexto de la organización también debe estar incluida la comunidad en donde se
encuentra inmersa la empresa, observando su cultura, su condición social y económica, entre
otros aspectos, así como también, el medio ambiente que rodea a la empresa, identificando,
evitando o en su defecto mitigando, los impactos negativos que el desarrollo de la actividad
corporativa conlleva sobre la comunidad y el medio ambiente. De esta manera, en el con-
texto de la organización, se podrán tener en cuenta factores a favor de la responsabilidad
social corporativa (ISO 26000, 2010).
La contextualización de la organización está incluida
dentro de la primera fase del ciclo PHVA. Existen múltiples
herramientas que se pueden utilizar a la hora de definir el
contexto de la organización, como por ejemplo, el análisis
DOFA. Otro punto de partida puede ser hacer un análisis DOFA
para determinar dónde se encuentra la organización, desde Debilidades, Oportunidades,
el punto de vista de la gestión, abarcando tanto los aspectos Fortalezas, Amenazas.

internos como los aspectos externos que pueden afectar los

objetivos estratégicos y la planificación. A esta evaluación se
le denomina el análisis PEST (Políticos, Económicos, Sociales,
tecnológicos) que tiene en cuenta cuatro factores claves que
afectan el buen desempeño de la organización.

Factores
Económicos

Factores Factores
PEST Sociales
Políticos

Factores
Tecnológicos

Figura 3. Análisis PEST

Fuente: propia

Sistemas integrados de gestión en salud 7

Factores políticos, económicos sociales y tecnológicos presentes en el análisis PEST

Factor Influencia

Políticos Tienen que ver con la estabilidad gubernamental.

Económicos Indicadores económicos.

Sociales Creencias, valores, actitudes y formas de vida de las personas.

Tecnológicos Marco científico y tecnológico.

Tabla 1. Factores del análisis PEST

Fuente: propia

Para cada uno de los cuatro aspectos, se responde a cuatro preguntas:

1. ¿Cuáles factores tienen relevancia en el sector en el que se desarrolla la actividad

la empresa?

2. ¿Cuáles de los factores relevantes tienen impacto importante para la empresa?

3. ¿Cuál es la evolución prevista de los factores en un horizonte de 3-5 años?

4. ¿Qué riesgos u oportunidades genera para la empresa la evolución prevista de

dichos factores? (Chapman, 2004, pp. 5-8).

Liderazgo

Las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007 y el Decreto 1072 de 2015,
libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6 contemplan el papel del líder y se refieren a la impor-
tancia del liderazgo y la necesidad de establecer y comunicar una política para el sistema
de gestión (OHSAS 18001, 2007), (Ministerio del trabajo, 2015). Tanto ISO 9001:2015 como
ISO 14001:2015 definen todos los roles de la empresa y sus responsabilidades respecto a
la calidad y el medio ambiente.

¡Recordemos que !

En el sistema de gestión de la calidad se hace

énfasis a la atención al cliente, por lo tanto,
este tema debe ser tratado de manera inde-
pendiente (ISO 9001, 2015), (ISO 14001, 2015).

Sistemas integrados de gestión en salud 8

 Figura 4.
Fuente: shutterstock/192420545

En la norma OHSAS 18001:2007 y en el Decreto 1072 libro 2, parte 2, título 4, capítulo

6, se hace referencia al trabajador y este aspecto debe ser tenido en cuenta también de
manera independiente, incluyendo este aspecto específico en la política (OHSAS 18001,
2007), (Ministerio del trabajo, 2015).

La caracterización de los líderes y asignación de sus responsabilidades está incluida

dentro de la primera fase del ciclo PHVA. Los líderes de la empresa deben estar totalmente
comprometidos con el sistema de gestión y tener una comunicación asertiva y directa
con todas las personas que integran la organización. Los líderes no deben hacer distinción
de género raza o religión, cumpliendo con una actuación socialmente responsable que
esté acorde con la RSC (ISO 26000, 2010). La comunicación puede darse con diálogos
directos individuales o grupales, correos electrónicos, publicaciones en carteleras, etc.
Los líderes deben:

Sistemas integrados de gestión en salud 9

 Comunicar los objetivos,
la política, los procesos, el programa de SST
y su compromiso con la RSC a toda la
organización.

Establecer valores y modelos éticos de

comportamiento socialmente responsables
en todos los niveles de la organización.

Establecer una cultura de

confianza, integridad e igualdad
sin distinción de género o raza.

Fomentar el compromiso de la
organización con la calidad, el medio
ambiente, SST y RSC.

Garantizar que los líderes de los demás

niveles son ejemplos positivos y tienen
conductas socialmente responsables.

Proporcionar a las personas los recursos,

la formación y la autoridad para actuar
con responsabilidad.

Inspirar, motivar y reconocer la

contribución de las personas sin
distinción de género, raza o religión.

Figura 5.
Fuente: propia

Sistemas integrados de gestión en salud 10

 Instrucción

Para una mejor apropiación de los aprendizajes

analicemos el siguiente caso simulado. Este se
encuentra disponible en la página principal del eje 3.

Planificación

Figura 6.
Fuente: shutterstock/437844922

La planificación es tenida en cuenta en todos los sistemas de gestión, este aspecto

está incluido en la primera etapa del ciclo PHVA. Se habla de hacer una planificación que
tenga en cuenta todas las oportunidades y riesgos y que permita alcanzar los objetivos
trazados en el sistema de gestión. El Sistema de Gestión Ambiental plantea requisitos
adicionales específicos respecto a los aspectos ambientales los cuales deben ser
tratados independientemente. Así mismo, el SGSST habla del plan anual de SST que
debe incluir todos los aspectos referentes a la seguridad y salud del trabajador. Todos
los planes de gestión de la empresa deben estar en concordancia con una actitud ética
y socialmente responsable, en beneficio de la RSC. (ISO 9001, 2015), (ISO 14001, 2015).

Sistemas integrados de gestión en salud 11

 ¡Importante!

Para realizar una planificación efectiva es muy conveniente utilizar

alguna de las herramientas propuestas para tal fin, se pueden
organizar grupos de trabajo, escuchar opiniones de los trabajadores,
determinar las dificultades y buscar soluciones, haciendo uso de
nuevas y mejores tecnologías.

Herramientas de planeación como por ejemplo 5S son de gran utilidad. Esta herra-
mienta fue creada en Japón su nombre viene de las iniciales de sus 5 etapas: Seiri, Seiton,
Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Las cuales tienen un significado que se puede apreciar en la
figura 1. y se aplican en el orden establecido.

1. Seiri: clasificar, identificar y eliminar ítems y actividades innecesarias.

2. Seiton: ordenar y priorizar.

3. Seisō: mantener la limpieza.

4. Seiketsu: señalizar y estandarizar.

5. Shitsuke: mejora continua.

Tabla 2. Cinco etapas de la herramienta 5S

Fuente: propia

• Primera etapa: inicialmente se inspeccionan las zonas de trabajo y los procesos y

se elimina lo innecesario.

• Segunda etapa: se ordenan los materiales y procesos que son de utilidad.

• Tercera etapa: se mantienen en su sitio los materiales que se usan y los procesos se
realizan de acuerdo al orden establecido.

• Cuarta etapa: en esta etapa se establece cómo se realiza cada proceso, cuales
son los materiales requeridos, cómo se pueden simplificar las tareas, qué tareas
se pueden eliminar sin que se afecte el resultado. En esta etapa se puede hacer
un manual de buenas prácticas o una guía gráfica que contenga cada uno de los
procesos y capacitar a los trabajadores para que conozcan el manual o la guía.

• Quinta etapa: las posibles deficiencias que se encuentran deben ser subsanadas
tendiendo a la mejora continua. Se aplica el ciclo de Deming, planear, hacer, veri-
ficar, actuar, para asegurar que se tiende a la mejora continua con el proceso de
planeación (Sacristán, 2005, pp. 17-70).

Sistemas integrados de gestión en salud 12

 El enfoque basado en riesgos debe estar muy presente a la hora de planificar. La asignación
de responsabilidades debe llevarse a cabo con herramientas como: descripción del puesto de
trabajo, matriz de asignación de responsabilidades, tableros visuales, en los que se contemple
el estado de la actividad (pendiente, en proceso, terminado), diagrama de Gantt, etc.

Apoyo – Soporte

Esta parte está incluida dentro del “Hacer” del ciclo PHVA, se tienen en cuenta aspec-
tos y requisitos respecto a recursos, conocimiento de la organización, competencia, toma
de conciencia, comunicación e información documentada, los cuales son prácticamente
comunes para todas las normas (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo)
y su accionar puede enmarcarse en la responsabilidad social corporativa (ISO 26000, 2010).

¡Importante!

Se deben asignar recursos para la implementación, mantenimiento

y mejora continua del sistema de gestión, teniendo en cuenta cada
uno de los procesos.

Esta asignación de recursos debe estar planeada bajo el pensamiento basado en ries-
gos, es decir, por ejemplo, en el aspecto de recursos para mantenimiento de alguno de
los equipos que evite el riesgo de que suceda un daño. Los recursos no sólo se refieren a
presupuesto, sino que pueden ser humanos, materiales o tecnológicos, todos ellos deben
registrarse en un diagrama para poder ejercer un control adecuado correlacionando tipo
de recurso, su asignación a cada tarea, uso, evolución, personal involucrado, etc. Para
ello se puede utilizar un diagrama de Gantt como el que se propone en la tabla 3 que se
presenta a continuación.

Tareas
Recursos Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3
Tipo de recurso (equipos,
personas, etc.)
Nombre de las personas
responsables
Recursos económicos
Inicia Termina Inicia Termina inicia Termina
Fecha

Tabla 3. Diagrama de Gantt para asignación de recursos

Fuente: propia

Sistemas integrados de gestión en salud 13

 Al abordar las tendencias cambiantes y las necesidades, la organización debe consi-
derar los conocimientos actuales y determinar cómo conseguir los conocimientos nuevos
respecto a las personas, los procesos y la tecnología. Es importante el uso de indicadores
de gestión a la hora de abordar esta información.

La organización debe determinar la competencia de las personas que realizan el tra-

bajo que se debe llevar a cabo en la organización y que impacta la eficiencia y eficacia
del sistema de gestión en sus diferentes aspectos, calidad, medio ambiente y seguridad
y salud en el trabajo, basándose en su educación, formación, experiencia apropiada, y
demás evidencias sobre el desempeño de un individuo.

Existen diferentes técnicas e instrumentos de evaluación de las competencias como: lis-

tas de cotejo, ejercicios prácticos, guías de observación, cuestionarios, entrevistas persona-
les, estudios de caso, pruebas orales, juegos de roles. Es importante seleccionar una de las
metodologías y establecer claramente los criterios de desempeño, el campo de aplicación,
la evidencia por desempeño, la evidencia por conocimiento, las condiciones en las cuales
se debe demostrar la competencia. Esta evaluación de competencias debe ser hecha de
manera ética y responsable, sin ejercer ningún tipo de discriminación en cuanto a género,
raza o religión, en concordancia con la responsabilidad social corporativa (ISO 26000, 2010).

¡Recordemos que !
Se deben dejar registros escritos respecto
a la metodología aplicada y los resultados
obtenidos durante el proceso de evaluación
de competencias (Consejo Nacional de
normalización y certificación de competencias
laborales, 2007, pp. 41-47).

Operación

Este es un aspecto incluido en el “hacer” del ciclo PHVA. En la estructura de las normas
ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 se habla de la operación, ambas normas hacen énfasis
en la importancia de la planificación y el control, sin embargo, el sistema de gestión
ambiental habla sólo de los procesos de preparación y la respuesta ante una emergencia.
Mientras que el sistema de gestión de la calidad se refiere a procesos específicos como
son: el control de lanzamiento de productos y servicios del diseño y de los productos y
servicios definidos como no conformes (ISO 9001, 2015), (ISO 14001, 2015).

Sistemas integrados de gestión en salud 14

 Figura 7.
Fuente: shutterstock/420470446

La norma OHSAS 18001 y el Decreto 1072 de 2015, libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6, por
su lado, hacen referencia a implementación y operación respecto a la seguridad y salud
en el trabajo, refiriéndose a trabajadores, contratistas y visitantes, con la participación
de los trabajadores en el planteamiento de la política y los objetivos, la identificación de
peligros, la evaluación del riesgo, y la determinación de controles, así como también en la
investigación de incidentes haciendo énfasis en que existan diferentes canales de comu-
nicación para que se conozca el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional en
el caso de la norma y el SGSST en el caso del decreto (OHSAS 18001, 2007), (Ministerio
del trabajo, 2015).

Por esta razón, respecto a la etapa de operación, es importante que sean llevados
a cabo de manera separada para cada una de las normas.

Durante la etapa de operación se deben planificar los procesos necesarios que estruc-
turen cada uno de los sistemas de gestión. La información documentada dará evidencia
de los procesos de planificación. Para llevar a cabo esta planificación se pueden utilizar
diferentes herramientas, en el caso de la calidad, que involucren al cliente, para conocer
sus requisitos respecto al producto o servicio, por lo cual, se pueden utilizar encuestas, o
reuniones con líderes de opinión, o personas acordes al perfil del producto, que permitan
establecer parámetros respecto al proceso de fabricación del producto o el proceso de
prestación del servicio, que permitan ser modificados para lograr cada vez un producto
o servicio mejor que satisfaga las necesidades del cliente. (ISO 9001, 2015 pp. 2-14).

Sistemas integrados de gestión en salud 15

 ¡Importante!

En el caso de la seguridad y salud en el trabajo es fundamental

involucrar al trabajador en esta etapa del proceso, para conocer
sus necesidades respecto a la seguridad y salud en el trabajo, para
que contribuya a proponer alternativas de control. Para ello se
pueden utilizar herramientas como lluvia de ideas, o la metodología
¿qué pasa sí?, en donde se plantean diferentes eventos hipotéticos
relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo, formulando
la pregunta previa: ¿qué pasa sí? y pidiendo al grupo que proponga
alternativas de respuesta que permitan hallar soluciones respecto
al control del riesgo.

Instrucción
A modo de síntesis observemos el recurso: galería. Se encuentra en la página
principal de este eje.

Para profundizar en el conocimiento respecto a la operación, se

invita a efectuar la lectura de la guía de aplicación de la norma ISO
9001 2015.

Guía de aplicación de la norma ISO 9001:2015

Norma Técnica Colombiana

Instrucción

Para finalizar este eje, lo invitamos a realizar la

actividad evaluativa del eje 3.

Sistemas integrados de gestión en salud 16

Claves de aprendizaje

Liderazgo

Mejora Planificación

Evaluación de
desempeño
Soporte

Operaciones

Figura 8. Estructura de alto nivel de la norma ISO

Fuente: propia

Instrucción
Como preparación de la evaluación vamos a realizar
la actividad de repaso. Esta se encuentra disponible
en la página principal del eje 3.

Sistemas integrados de gestión en salud 17

 Chapman, A. (2004). Análisis DOFA y análisis PEST. Recuperado de http://clasev.net/
v2/pluginfile.php/27785/mod_resource/content/2/AnalisisFODAyPEST.pdf

ISO 14001. (2015). Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos de orientación para su

uso. Colombia: NTC

Organización Internacional de Estandarización. (2010). ISO 26000 Responsabilidad

Social. Recuperado de https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/archive/
pdf/en/discovering_iso_26000-es.pdf

ISO 9001. (2015). Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. Colombia: NTC

BIBLIOGRAFÍA

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del Sector Trabajo. [Decreto 1072 de 2015] Diario Oficial: 49.523.

Consejo Nacional de normalización y certificación de competencias laborales, (2007).

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profesores/cursos/manual_ecl/pdfs/c1/mecl.pdf

OHSAS 18001. (2007). Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.

Colombia: NTC

Rey Sacristán, F. (2005 P. 17-70). Las 5 S. Orden y limpieza en el puesto de trabajo.

Madrid, España: Fundación Confemetal.