IMPRESIÓN

MOD. 1 CAP.
5 CIBERTEC EXCEL 2013
IMPRESIÓN
Impresión
Al finalizar el capítulo, el alumno logrará:
 Configurar las características de impresión de una hoja de cálculo
Temas
 Preparar el documento
 Configuración de impresión
Introducción
Parte del proceso de trabajar en Excel lo constituye la preparación del libro
para imprimirlo y su propia impresión en un medio adecuado a los propósitos
de comunicación del usuario.
El presente capítulo se concentra en los procedimientos para preparar el

documento y lograr impresiones que satisfagan los requerimientos del usuario.
Además, aprenderá a mostrar un libro a través de las diferentes vistas que
ofrece Excel, así como realizar la configuración de página para preparar el
documento. De igual forma, podrá realizar la configuración para imprimir el
archivo.
Preparar el documento
El proceso de impresión requiere de operaciones previas que permitan
preparar el documento elaborado.
A continuación, conocerá las diferentes vistas que se pueden aplicar a un

libro, así como la configuración de página del documento.
1. Vistas del libro

2. Configuración de página
MOD. 1 CAP. 5 CIBERTEC EXCEL 2013
Vistas del libro
Excel proporciona varios modos opcionales de vistas del libro que permiten
ajustar el aspecto final de la página impresa para satisfacer las necesidades de
los usuarios.
1. Vista normal
2. Vista Diseño de página
3. Vista previa de salto de página
4. Vista previa de impresión
Vistas normal
Es la vista predeterminada y constituye la más indicada para ver y trabajar en

pantalla.
Para visualizar un libro en la vista Normal, realice lo siguiente:
1. Abra el archivo IMPRESIÓN-EJEMPLOS.
2. Observe que la pantalla que aparece como predeterminada en Excel
constituye la Vista Normal del documento.
3. Si estuviera en otra vista y desea cambiar a la vista Normal, en la

pestaña Vista, grupo Vistas de libro, haga clic en Normal.
Vista Diseño de página
Esta vista muestra el libro tal y como aparecerá en la página impresa. Utilice
esta vista para ver dónde empiezan y acaban las páginas y para ver los
encabezados y pies de página que posee la hoja.
Para cambiar a la vista Diseño de página, realice los pasos siguientes:
1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desea trabajar en esta vista,

por ejemplo, la Hoja1del libro activo.
2. En la pestaña Vista, grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de
página.
Observe que la pantalla que aparece muestra el contenido de la hoja

distribuido en varias páginas de papel con los márgenes visibles.
Para cambiar a la vista Diseño de página

También, puede hacer clic en el botón Diseño de página de la barra de
estado.
Vista previa de salto de página
En vista muestra los datos que se imprimirán en cada página y permite ajustar
rápidamente el área de impresión y los saltos de página. Los saltos de página
insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas
discontinuas reflejan los saltos de página que Microsoft Office Excel aplicará
automáticamente.
Para cambiar a la vista previa de salto de página, realice los pasos siguientes:
1. En el grupo Vistas de libro de la pestaña Vista, haga clic en Ver salt.

Pág.
2. En caso aparezca una caja de diálogo solicitando confirmación, active

la casilla de verificación y luego haga clic en el botón Aceptar.
En seguida, verá que el documento se muestra ahora en una vista en la que

aparecen los límites del área de datos, los saltos de página horizontales y/o
verticales y, además muestra el número de la página como fondo de cada
página.
Vista previa de impresión
Muestra la página tal como se vería impresa, permitiendo ajustar fácilmente

las columnas y los márgenes de la hoja.
Para cambiar a la vista previa de impresión, realice los pasos siguientes:
1. Haga clic en la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las

que desea obtener una vista previa.
2. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Imprimir.
Para cambiar a la vista Preliminar:
También, puede presionar las teclas [Ctrl] + [F2].
3. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en

la parte inferior de la ventana Vista previa de impresión, haga clic
en Página siguiente y Página anterior.
4. Para salir de la vista previa de impresión y volver a la hoja de cálculo,
haga clic en cualquier otra pestaña situada encima de la ventana de
vista previa.
5. Para ver los márgenes de página, en la parte inferior de la ventana Vista
previa de impresión, haga clic en el botón Mostrar márgenes.
Para cambiar los márgenes, puede arrastrarlos hasta la altura y el ancho que
desee. También, puede cambiar los anchos de las columnas arrastrando los
controladores hasta la parte superior o inferior de la página de vista
preliminar.
Configuración de página
Esta operación es de significativa importancia para personalizar las opciones

de impresión de la hoja de cálculo.
1. Configurar orientación de la hoja

2. Configurar tamaño de la hoja
3. Configurar márgenes
4. Configurar encabezado y pie de página
5. Configurar el fondo de la hoja
6. Modificar salto de página
Configurar orientación de la hoja
Para configurar la orientación de la hoja, utilice la Hoja2 del archivo actual.

Para ello, deberá realizar los pasos siguientes:
1. En la pestaña Diseño de página, grupo Configurar página, haga clic

en Orientación.
2. Haga clic en Horizontal.
Configurar tamaño de la hoja
1. En la pestaña Diseño de página, grupo Configurar página, haga clic

en el comando Tamaño.
2. Elija el tamaño de papel A4.

3. También puede hacerlo a través de Más tamaños de papel, con lo cual

se abrirá el cuadro de diálogo mostrado a continuación:
Configurar márgenes
Para establecer los márgenes a la hoja, debe realizar los pasos siguientes:
1. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga

clic en Márgenes.
2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

1. Para elegir una opción predefinida, haga clic
en Normal, Estrecho o Ancho, por ejemplo, elija Normal.
2. Para obtener más opciones, haga clic en Márgenes personalizados y, en

seguida, se abrirá el cuadro de diálogo mostrado a continuación, en el cual
podrá elegir dentro de la pestaña Márgenes, los tamaños de margen que
desea utilizar.
Para centrar el contenido de la hoja dentro de la página:
En el cuadro de diálogo anterior debe activar las casillas

Horizontalmente o Verticalmente, si desea centrar el contenido entre los
márgenes izquierdo y derecho, o entre los márgenes superior e inferior,
respectivamente.
Configurar encabezado y pie de página
En Microsoft Office Excel, puede agregar o cambiar rápidamente los

encabezados o pies de página con el fin de proporcionar información útil en
las copias impresas de la hoja de cálculo. Puede agregar información
predefinida de encabezado y pie de página o insertar elementos como números
de página, fecha y hora o nombre del archivo.
Para aplicar encabezado y pie de página a la hoja, realice lo siguiente:
1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar

encabezados o pies de página. Para este ejemplo, continúe utilizando
la Hoja2 del libro actual.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y
pie de página.
3. Observe que Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de

página.
4. Haga clic en la zona donde desee ubicar el encabezado. Para este
ejemplo, escriba en la sección central del encabezado la frase:
“Departamento de Contabilidad”.
5. Para cerrar el encabezado, haga clic en cualquier punto de la hoja de

cálculo o presione
6. Para agregar el pie de página, haga clic en la zona izquierda en la parte

inferior de la hoja y escriba la frase: Editado por: Nombre y Apellido.
7. Para cerrar el pie de página, haga clic en cualquier punto de la hoja de

cálculo o presione
Configurar encabezado o pie de página predefinido
Excel tiene elementos predeterminados que puede agregar como encabezado o

pie de página. Para ello, realice lo siguiente:
1. Haga clic en la hoja de cálculo a la que desea agregar un encabezado o

un pie de página predefinido.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y
pie de página.
3. Haga clic en la zona izquierda, central o derecha de encabezado o pie

de página.
4. En la pestaña Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga

clic en Encabezado o Pie de página y, a continuación, en el elemento
predefinido que desee. Para este ejemplo, elija la
opción Página1, IMPRESIÓN-EJEMPLOS.xlsx
5. Para cerrar el encabezado haga clic en cualquier punto de la hoja de

cálculo o presione [ESC].
Como resultado observará que el encabezado predeterminado agrega

contenido a dos de las secciones, reemplazando cualquier otro contenido
anterior.
Acerca de las opciones de encabezado y pie de página:
Para insertar un encabezado o pie de página distinto en las páginas pares e

impares, active la casilla de verificación Páginas pares e impares diferentes.
Para eliminar los encabezados y pies de página de la primera página impresa,

active la casilla de verificación Primera página diferente
Configurar el fondo de la hoja
Esta operación permite colocar una imagen de fondo a toda la hoja de cálculo;
no obstante, esta no se considerará en la impresión; es decir, no saldrá
impresa.
Para ello, deberá realizar los pasos siguientes:
 En la pestaña Diseño de página, grupo Configurar página, haga clic

en el comando Fondo.
 Seleccione la ubicación presionando el botón Examinar.

 Seleccione la imagen Fondo_Viajes.jpg, y a continuación, haga clic

en Insertar.
 Observe que la imagen elegida aparece como fondo en toda la hoja de

cálculo activa.
Para quitar una imagen de fondo:
 En la pestaña Diseño de página, grupo Configurar página, haga clic

en Eliminar fondo.
Modificar salto de página
Los saltos de página están establecidos de forma predeterminada, pero

siempre es posible modificarlos.
Mover el salto de página
Para cambiar la posición del salto de página, solo debe realizar lo siguiente:
1. Seleccione la línea discontinua y arrástrela hasta una nueva posición.

Para el ejemplo, arrastre la columna H hasta la columna G, con lo cual
se consigue que la impresión a lo ancho distribuya un semestre en cada
página.
Insertar salto de página
Para insertar o agregar saltos de página, realice lo siguiente:
1. Para insertar saltos de página, verticales u horizontales, seleccione una

fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desee insertarlo.
Haga clic derecho y, a continuación, haga clic en Insertar salto de
página en el menú contextual.
Quitar salto de página
Para eliminar o quitar saltos de página, realice lo siguiente:
1. Para quitar un salto de página manual, arrástrelo fuera del área de vista
previa de salto de página.
2. Para volver a la vista Normal una vez que termine de trabajar con los
saltos de página, haga clic en el botón Normal, ubicado en la barra de
estado.
Configuración de impresión
Una vez preparada la página para imprimir, se puede proceder a efectuar las
tareas propias de la impresión, las que variarán dependiendo del tipo de
impresora que está seleccionada. Los libros y hojas de cálculo se pueden
imprimir de forma completa o parcial.
1. Imprimir el documento
2. Escalar documento
3. Imprimir títulos
4. Ejecutar impresión
Imprimir el documento
Excel le permite imprimir el documento, considerando la hoja activa, todo el

libro o solo el rango seleccionado.
Para elegir lo que va a imprimir, realice lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Archivo y elija la opción Imprimir.

2. En la vista Backstage, debajo de Configuración, haga clic
en Imprimir selección. Observe que puede elegir entre imprimir las
hojas activas, todo el libro o la selección que previamente debe hacer.
3. Para el ejemplo, elija Imprimir todo el libro.

4. Observe la vista previa, en la parte inferior se muestran la cantidad de
páginas a imprimir.
Escalar documento
Excel le permite configurar la escala de impresión para adaptar los datos a

imprimir en un número específico de páginas horizontales o verticales.
Como ejemplo, se ajustará el contenido de la Hoja2, que cuenta con 4
páginas; a solo 2, considerando un ajuste horizontal de 1 página. Para ello,
realice los pasos siguientes:
1. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Ajustar al área de

impresión, seleccione a opción Ancho.
2. Para contraer el ancho de la hoja de cálculo impresa y ajustarlo a un
número máximo de páginas, seleccione el número de páginas que
desea, para el ejemplo seleccione 1 página.
También, puede expandir o contraer la hoja de cálculo a un porcentaje de su

tamaño real, en el cuadro Escala.
Imprimir títulos
Esta operación consiste en configurar la hoja de cálculo, de tal manera que si

su contenido incluye varias páginas a imprimir, los rótulos (ya sean de las
primeras filas o de las columnas de la izquierda) se impriman en todas las
páginas.
Configurará la Hoja2, de tal forma que en todas sus páginas aparezcan los
títulos de las filas del 1 al 3. Para ello, realice los pasos siguientes:
1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desee imprimir. En este

caso Hoja2.
2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga
clic en Imprimir títulos.
3. En la pestaña Hoja, en el cuadro de diálogo Configurar página, en la

zona Repetir filas en extremo superior, seleccione las filas de 1 a 3.
Como resultado del procedimiento anterior, observará que las filas 1 al 3 se

repiten en la parte superior de los datos en la segunda página impresa.
Ejecutar impresión
Para ejecutar la impresión; es decir, enviar el trabajo a la impresora debe

considerar los pasos siguientes:
1. Haga clic en la hoja Hoja 3.

2. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Imprimir.
3. En Imprimir, seleccione las opciones de impresión según se muestra
en la siguiente tabla:
Comando Función
Ejecuta la orden para imprimir con las

opciones especificadas.
Permite indicar el número de copias a

imprimir.
Permite seleccionar la impresora con

la que se imprimirá, así como sus
propiedades.
Para seleccionar el intervalo de

páginas a imprimir.
Para seleccionar qué lados de la hoja

de papel se usarán en la impresión.
Para seleccionar la orientación del

papel.
Para seleccionar el tamaño del papel.
Para seleccionar los márgenes del

documento
Para seleccionar el número de páginas

por cada hoja de papel.
4. Finalmente, haga clic en Imprimir.

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MOD. 1 CAP.

5 CIBERTEC EXCEL 2013

Al finalizar el capítulo, el alumno logrará:

 Configurar las características de impresión de una hoja de cálculo

El presente capítulo se concentra en los procedimientos para preparar el

A continuación, conocerá las diferentes vistas que se pueden aplicar a un

1. Vistas del libro

Vistas del libro

Es la vista predeterminada y constituye la más indicada para ver y trabajar en

3. Si estuviera en otra vista y desea cambiar a la vista Normal, en la

Vista Diseño de página

1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desea trabajar en esta vista,

Observe que la pantalla que aparece muestra el contenido de la hoja

Para cambiar a la vista Diseño de página

Vista previa de salto de página

1. En el grupo Vistas de libro de la pestaña Vista, haga clic en Ver salt.

2. En caso aparezca una caja de diálogo solicitando confirmación, active

En seguida, verá que el documento se muestra ahora en una vista en la que

Vista previa de impresión

Muestra la página tal como se vería impresa, permitiendo ajustar fácilmente

Para cambiar a la vista previa de impresión, realice los pasos siguientes:

1. Haga clic en la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las

2. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Imprimir.

Para cambiar a la vista Preliminar:

También, puede presionar las teclas [Ctrl] + [F2].

3. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en

Esta operación es de significativa importancia para personalizar las opciones

1. Configurar orientación de la hoja

Configurar orientación de la hoja

Para configurar la orientación de la hoja, utilice la Hoja2 del archivo actual.

1. En la pestaña Diseño de página, grupo Configurar página, haga clic

Configurar tamaño de la hoja

1. En la pestaña Diseño de página, grupo Configurar página, haga clic

2. Elija el tamaño de papel A4.

3. También puede hacerlo a través de Más tamaños de papel, con lo cual

1. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

2. Para obtener más opciones, haga clic en Márgenes personalizados y, en

Para centrar el contenido de la hoja dentro de la página:

En el cuadro de diálogo anterior debe activar las casillas

Configurar encabezado y pie de página

En Microsoft Office Excel, puede agregar o cambiar rápidamente los

Para aplicar encabezado y pie de página a la hoja, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar

3. Observe que Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de

5. Para cerrar el encabezado, haga clic en cualquier punto de la hoja de

6. Para agregar el pie de página, haga clic en la zona izquierda en la parte

7. Para cerrar el pie de página, haga clic en cualquier punto de la hoja de

Configurar encabezado o pie de página predefinido

Excel tiene elementos predeterminados que puede agregar como encabezado o

1. Haga clic en la hoja de cálculo a la que desea agregar un encabezado o

3. Haga clic en la zona izquierda, central o derecha de encabezado o pie

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga

5. Para cerrar el encabezado haga clic en cualquier punto de la hoja de

Como resultado observará que el encabezado predeterminado agrega

Acerca de las opciones de encabezado y pie de página:

Para insertar un encabezado o pie de página distinto en las páginas pares e

Para eliminar los encabezados y pies de página de la primera página impresa,

Configurar el fondo de la hoja

Para ello, deberá realizar los pasos siguientes: