Obligaciones Legales

COLOMBIA
2
0
2
3
 Comercial

• Renovación
Laboral
1. Matrícula Mercantil.
2. Registro Único de Proponentes. 1. Certificados sobre intereses y
corrección monetaria pagados
• Asambleas y Juntas de Socios en el año inmediatamente anterior
para efectos de adquisición de
1. Nombramiento de Revisor Fiscal. vivienda y certificados de pago de
2. Preparación de la información del salud y educación.
ejercicio anterior y aprobación por 2. Certificado de ingresos y
el órgano social competente. retenciones.
3. Informe al SENA.
• Radicación y Registro 4. Autorización de horas extras.
5. Prima de servicios.
1. Radicación de estados financieros 6. Registros de vacaciones y trabajo
2. Registro de situación de control y suplementario.
grupo empresarial. 7. Reuniones de los comités legales.
3. Registro de bases de datos. 8. Dotación.
4. Registro de páginas web y sitios 9. Implementación del SG-SST,
de internet de origen colombiano. evaluación anual y actualización
de protocolos de bioseguridad.
• Vigilancia 10. Presentación de cálculo actuarial.
11. Salas de lactancia.
1. Situación de vigilancia. 12. Reporte de Vacantes al Servicio
Público de Empleo.
13. Jornada semestral entorno familiar.
Compliance 14. Registro RUTEC.
15. Registro SIRE.
16. Política de desconexión laboral.
1. Sistema de Autocontrol y Gestión
17. Definir la modalidad laboral
del Riesgo Integral de LA/FT/FPDAM
aplicable a los trabajadores
y Reporte de Operaciones
(trabajo en casa, trabajo remoto,
Sospechosas a la UIAF.
teletrabajo).
2. Reportes a la UIAF.
18. Política de teletrabajo (en caso de
3. Informe 50 – LA/FT a la
aplicar).
Superintendencia de Sociedades.
19. Reducción gradual de la jornada
4. Programa de ética empresarial.
máxima legal (1 hora a partir de
5. Informe 52 – PTEE a la
julio 2023). El Reglamento Interno
Superintendencia de Sociedades.
de Trabajo se debe actualizar al
respecto.
20. Afiliación y pago de aportes a
Cambiario seguridad social.

1. Inversiones Internacionales:
Capitalizaciones, Movimientos Tributario
de Capital, Sustituciones y
Cancelaciones de Registros de 1. Declaración del impuesto sobre la
Inversión Extranjera. renta.
2. Manejo de anticipos para futuras 2. Régimen de precios de
capitalizaciones. transferencia.
3. Recomposiciones de capital. 3. Vigencia de la Firma Electrónica.
4. Cuentas de compensación.
 Información a tener en cuenta
Salario mínimo legal mensual de 2022:
COP$1.000.000
Salario mínimo legal mensual de 2023:
COP$ 1.160.000
Tasa de cambio a dólar utilizada en el documento:
COP$4.802,48 equivalen a US$1

Obligaciones tributarias

B Tributario
HU
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Para las fechas tributarias,

lo invitamos a descargar
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podrá estar actualizado en:

Calendario tributario Sistema de alertas

Noticias Indicadores
 Calendario de Obligaciones Comerciales

Enero Febrero
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM

1 1 2 3 4 5
2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12
9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19
16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26
23 24 25 26 27 28 29 27 28
30 31

Marzo Abril
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM

1 2 3 4 5 1 2
6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9
13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16
20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23
27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30

Renovación de la Matrícula Mercantil. Radicación de estados financieros

de propósito general
Preparación de la información del
ejercicio anterior y aprobación por Renovación de la inscripción
el órgano social competente. en el Registro Único de Proponentes.

Mayo Junio
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM

1 2 3 4 5 6 7 1 1 2 3 4
8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11
15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18
22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25
29 30 31 26 27 28 29 30

Radicación de Informe 42 Radicación de estados financieros

sobre prácticas empresariales consolidados o combinados
Obligaciones
DERECHO
COMERCIAL

A continuación, presentamos un resumen sobre los principales trámites que

las sociedades comerciales y sus socios/accionistas deben cumplir en
Colombia:

RENOVACIÓN

1. Renovación de la Matrícula Mercantil

La matrícula mercantil de las sociedades comerciales debe

ser renovada anualmente,antes del 31 de marzo. El mismo
proceso debe adelantarse para los establecimientos de
comercio (incluyendo agencias y sucursales) inscritos en las
Cámaras de Comercio. El comerciante que incumpla con
esta obligación podrá ser sancionado con multas de hasta
17 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el
2023 COP$19.720.000, equivalentes a cerca de US$4.106).
La falta de renovación de la matrícula mercantil por 5 años
tendrá como efecto: (i) en los casos de sociedades, la
disolución de la sociedad e inactivación de la matrícula
mercantil, y (ii) en los casos de establecimientos de
comercio, la cancelación de la matrícula. Además, para el
ejercicio de cualquier actividad será necesario mantener
vigente la matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio
donde se desarrolle la actividad. El incumplimiento de esta
disposición podría dar lugar a la imposición de las sanciones
correspondientes.
 2. Renovación de la inscripción en el
Registro Único de Proponentes

Las sociedades registradas en el Registro Único de

Proponentes (RUP) que llevan las Cámaras de Comercio,
deberán renovar su inscripción a más tardar el quinto día
hábil del mes de abril de cada año, para el año 2023 será el
7 de abril, so pena de que cesen los efectos de dicha
inscripción. Para tales efectos, deberán presentar el
formulario adoptado por la Superintendencia de Industria y
Comercio y sus anexos.

ASAMBLEAS Y JUNTAS DE SOCIOS

1. Nombramiento de Revisor Fiscal

Según la Ley Colombiana, será obligatorio nombrar un

revisor fiscal cuando (i) los activos brutos de la sociedad al
31 de diciembre del año inmediatamente anterior alcancen o
excedan los 5.000 salarios mínimos legales mensuales
vigentes (para el 2022 COP$5.000.000.000, equivalentes a
cerca de US$ 1.041.128); y/o (ii) los ingresos brutos durante el
año inmediatamente anterior sean o excedan los 3.000
salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2022
COP$3.000.000.000, equivalentes a cerca de US$
624.677). Una vez se determine que la sociedad está en la
obligación de nombrar un revisor fiscal, deberá adoptar las
medidas correspondientes para que el máximo órgano
social (llámese Asamblea de Accionistas o Junta de Socios),
se reúna y nombre al revisor fiscal para el periodo
correspondiente. Posteriormente, se debe proceder con su
registro ante la Cámara de Comercio. De ser el caso, es
importante mencionar que las declaraciones de impuestos
de 2023 deberán tener la firma del revisor fiscal so pena de
tenerlas por no presentadas, así mismo los estados
financieros con corte a 31 de diciembre de 2022 deben estar
auditados.

Comercial
 2. Preparación de la información del
ejercicio anterior y aprobación por
el órgano social competente

La sociedad tiene la obligación de convocar y llevar a cabo

una reunión ordinaria antes del 31 de marzo de cada año en
la que se deben presentar al máximo órgano social (Junta
de Socios o Asamblea de Accionistas) para su aprobación
los siguientes: I) informe de gestión preparado por la
administración; II) dictamen del revisor fiscal; III) los estados
financieros de propósito general a 31 de diciembre del año
anterior, dictaminados por el revisor fiscal de la sociedad (o
certificados por el contador si la sociedad no está obligada
a tener revisor fiscal), junto con sus notas; IV) y, el proyecto
de distribución de utilidades de la sociedad. En caso de que
la sociedad deba remitir estados financieros consolidados o
combinados, estos también se deben aprobar en esta
reunión. La Junta Directiva (en el caso de las sociedades
que la tienen) deberán considerar dichos documentos y
aprobar el proyecto de distribución de utilidades.

RADICACIÓN Y REGISTRO

1. Radicación de los estados

financieros

De acuerdo con la ley comercial, copia de los estados

financieros de propósito general, junto con las notas y el
dictamen correspondiente, deben depositarse en la
Cámara de Comercio del domicilio social, dentro del mes
siguiente a la fecha de aprobación por el máximo órgano
social (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas). Lo
anterior, a menos que la sociedad esté vigilada, controlada o
reciba requerimiento especial de la Superintendencia de
Sociedades, caso en el cual no está obligada a presentar
información a la Cámara de Comercio, sino que debe
presentar la información con corte a 31 de diciembre, de
manera electrónica a través de un aplicativo llamado XBRL
Express, en las fechas establecidas por la Superintendencia
de Sociedades para tal efecto, que para el 2023 se

Comercial
encuentran establecidas en la Circular Externa 100-000012
emitida por esta entidadel 22 de noviembre de 2022 a la
cual pueden acceder en el siguiente LINK.

Así, los estados financieros de propósito general deben ser

remitidos entre el martes 11 de abril y el martes 9 de mayo
dependiendo de los últimos dos dígitos del NIT de la
entidad. Por su parte, los estados financieros consolidados
o combinados deben ser remitidos a más tardar el 31 de
mayo de 2023. Finalmente, el Informe 42 sobre Prácticas
Empresariales debe ser remitido entre el martes 16 de mayo
y el martes 30 de mayo dependiendo de los dos últimos
dígitos del NIT de la entidad.

2. Registro de situación de control

y grupo empresarial

Cuando se configure una situación de control o de grupo

empresarial, la sociedad controlante deberá suscribir y
registrar ante la Cámara de Comercio competente un
documento privado que deberá contener cierta
información mínima relacionada con el supuesto que da
lugar a la situación de control o grupo empresarial. La
inscripción debe realizarse dentro de los 30 días siguientes
a la configuración de la situación de control o grupo
empresarial. En las situaciones de grupo empresarial
registradas, es necesario presentar un informe especial a la
asamblea o junta de socios, sobre las relaciones económicas
existentes entre la controlante o sus filiales o subsidiarias
con la respectiva sociedad controlada.

3. Registro de Bases de Datos

Deberán inscribirse en el Registro Nacional de Bases de

Datos, administrado por la Superintendencia de Industria y
Comercio, todas aquellas bases de datos que contengan
datos personales cuyo tratamiento se realice en Colombia
(ej., trabajadores, proveedores, clientes, visitantes,
miembros de junta, accionistas). Para sociedades y
entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a
100.000 Unidades de Valor Tributario (“UVT”) (para el 2023
COP$4.241.200.000, equivalentes a cerca de US$883.127).

Comercial
La información que deberá suministrarse al registrar una
base de datos incluye, pero no se limita a, datos de
identificación y de contacto de la compañía, política de
datos personales, encargados del procesamiento, propósito
de la base de datos y medidas de seguridad y, en general, la
implementación de documentos para demostrar el
cumplimiento con el Régimen de Protección de Datos
Personales. El incumplimiento de esta obligación puede
acarrear multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales
mensuales vigentes (para el 2023 COP$2.320.000.000,
equivalentes a cerca de US$500.000).

4. Registro de páginas web y sitios

de internet de origen colombiano

Las páginas web y sitios de internet de origen colombiano

que operan en internet, cuya actividad económica sea de
carácter comercial, financiera o de prestación de servicios
deberán ser inscritas en el Registro Mercantil.

VIGILANCIA

1. Situación de vigilancia

Las sociedades cuyos activos o ingresos a 31 de diciembre

sean superiores a 789.390,6 Unidades de Valor
Tributario (“UVT”) (para el 2022 COP$30.000.000.362.4,
equivalentes a cerca de US$ 6.246.772) a la fecha de corte
del último ejercicio, quedarán sometidas a la vigilancia de la
Superintendencia de Sociedades. En dicho caso, la
sociedad deberá notificar a la Superintendencia sobre la
configuración de la situación de vigilancia dentro de los 15
días hábiles siguientes a la fecha en que se haya celebrado
la reunión de asamblea general de accionistas o junta de
socios en los que se aprobaron los estados financieros que
dan cuenta de tal situación. Así mismo, la sociedad deberá
realizar el pago de la tasa de contribución por vigilancia que
le sea indicada por la Superintendencia de Sociedades.

Comercial
 Compliance

1. SISTEMA DE AUTOCONTROL
Y GESTIÓN DE RIESGOS
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo,
Financiamiento de Proliferación de Armas
de Destrucción Masiva y Reporte de Operaciones
Sospechosas a la UIAF.

Las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, cuyos

ingresos brutos o sus activos totales al 31 de diciembre de cada año sean
iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos legales mensuales
vigentes (para el 2023 COP$46.400.000.000, equivalentes a cerca de
US$9.661.674), o que pertenezcan al sector de agentes inmobiliarios,
comercialización de metales preciosos y piedras preciosas, servicios
jurídicos, servicios contables, construcción de edificios y obras de
ingeniería civil, servicios de activos virtuales, sectores de supervisión
especial o regímenes especiales (Sociedades Administradoras de
Planes de Autofinanciamiento Comercial – SAPAC, sociedades
operadoras de libranza vigiladas por la Superintendencia de
Sociedades, sociedades que lleven a cabo actividades de mercadeo
multinivel, fondos ganaderos, sociedades que realizan actividades de
factoring vigiladas por la Superintendencia de Sociedades), siempre que
cumplan con los requisitos establecidos en el Capítulo X de la
Circular Básica Jurídica de dicha entidad modificado por las Circulares
Externas 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y 100-000004 del 9
de abril de 2021, deberán implementar un Sistema de Autocontrol y
Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del
Terrorismo y Financiación de Proliferación de Armas de Destrucción
Masiva – SAGRILAFT (aprobada por su Junta Directiva o máximo
órganosocial), a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al corte en el
cual se superó el umbral antes mencionado o que siendo de los
sectores mencionados cumplió con los requisitos establecidos. La
inobservancia a una o todas de las disposiciones contenidas en el
Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de
Sociedades, puede conllevar a la imposición de multas individuales de
hasta 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2023
COP$232.000.000 equivalentes a cerca de US$48.308) a la
Compañía, sus representantes legales, el oficial de cumplimiento y/o el
revisor fiscal.
 2. REPORTES A LA UIAF

Las sociedades obligadas a implementar el SAGRILAFT, deberán

presentar los siguientes reportes a la UIAF:

• Reporte de Operación Sospechosa (“ROS”): Este reporte debe ser

presentado a través del SIREL por el Oficial de Cumplimiento, una vez
haya determinado que una operación inusual realizada por la
contraparte no pudo ser razonablemente justificada. Incluyen las
operaciones intentadas y/o rechazadas.
• Ausencia de Reporte de Operación Sospechosa (“AROS”): Si
transcurre un trimestre sin que se haya identificado o realizado un
ROS, el Oficial de Cumplimiento deberá informar este hecho a la UIAF
dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al
vencimiento del trimestre respectivo, presentando un AROS en el
SIREL. Los meses de reporte son enero, abril, julio y octubre.

En el evento que la sociedad identifique activos o la presencia de una

persona y/o entidad se encuentren en una lista internacional vinculante
para Colombia, deberán reportar a través del correo electrónico
cumplimientogafi67@uiaf.gov.co y a la Fiscalía General de la Nación.

3. INFORME 50
LA/FT a laSuperintendencia de Sociedades

Las sociedades obligadas a implementar el SAGRILAFT en 2022

deberán presentar el Informe 50 – Prevención del riesgo LA/FT
correspondiente a la gestión del año 2022 en las fechas establecidas por
la Superintendencia de Sociedades.

4. PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL

Se encuentran en la obligación de implementar un Programa de

Transparencia y Ética Empresarial - PTEE, conforme a lo establecido en
la Circular Externa 100-000011 de 2021 de la Superintendencia de
Sociedades:

Compliance
• Las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que
hayan realizado transacciones internacionales de cualquier
naturaleza iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100
salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2023,
COP$116.000.000 equivalentes a cerca de US$24.024) y cuyos
ingresos totales o activos sean iguales o superiores a 30.000 salarios
mínimos legales mensuales vigentes (para el 2023, COP
$34.800.000.000 equivalentes a cerca de US$7.246.256), al 31 de
diciembre del año anterior.
• Las sociedades que hayan celebrado contratos con entidades
estatales cuya cuantía sea igual o superior (individual o en conjunto)
a 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2023,
COP$580.000.000 equivalentes a cerca de US$120.770) y que
tengan ingresos totales o activos iguales o superiores a 30.000
salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2023,
COP $34.800.000.000 equivalentes a cerca de US$7,246,256), al 31
de diciembre del año anterior.
• Las sociedades que cumplan todos los requisitos establecidos para
los sectores farmacéutico, de infraestructura y construcción,
manufacturero, minero-energético, de tecnologías de información y
comunicaciones, de comercio de vehículos, sus partes, piezas y de
actividades auxiliares de servicios financieros.

Las sociedades que estén obligadas tendrán hasta el 31 de mayo del año
siguiente para implementar su PTEE, el cual deberá estar previamente
aprobado por su Junta Directiva o máximo órgano social.

La inobservancia a una o todas de las disposiciones contenidas en el

Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de
Sociedades, puede conllevar a la imposición de multas individuales de
hasta 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes (para el 2023
COP$232.000.000 equivalentes a cerca de US$48.308) a la Compañía,
sus representantes legales, el oficial de cumplimiento y/o el revisor fiscal.

5. INFORME 52
PTEE a la Superintendencia de Sociedades.

Las sociedades obligadas a implementar el PTEE en 2022 deberán

presentar el Informe 52 – Prevención del riesgo de corrupción y
soborno transnacional correspondiente a la hgestión del año 2022 en las
fechas establecidas por la Superintendencia de Sociedades.

Compliance
 Cambiario

1. INVERSIONES INTERNACIONALES:
Capitalizaciones, Movimientos de Capital, Sustituciones
y Cancelaciones de Registros de Inversión Extranjera.

De acuerdo con el régimen de inversiones internacionales vigente

en Colombia, las empresas locales pueden ser capitalizadas por
inversionistas extranjeros mediante la transferencia de divisas al país a
través del mercado cambiario. Cuando se transfieran divisas estas deben
de ser canalizadas a través de un intermediario del mercado cambiario o
una cuenta de compensación, con la presentación una declaración de
cambio por inversiones internacionales.

Las inversiones internacionales pueden formalizarse asimismo mediante

la realización de cualquier acto, contrato u operación lícita, en cuyo caso,
es procedente el registro de inversiones internacionales mediante la
presentación en el Banco de la República del formulario “Declaración de
Registro de Inversiones Internacionales”, el cual puede ser presentado
de manera electrónica en cualquier tiempo, usando el nuevo sistema de
registro de inversiones internacionales del Banco de la República.

El régimen de inversiones internacionales establece la obligación en

cabeza de los inversionistas extranjeros de registrar los movimientos de
capital de las sociedades (v.gr. cambio de titulares de la inversión
extranjera por venta, fusión o escisión en el exterior, los cambios en las
empresas receptoras, los cambios en la razón social o los cambios en el
destino de la inversión) y las cancelaciones de inversión extranjera por
cualquier concepto (v.gr. venta a residentes en el país, fusión internacional,
escisión y disminución de capital).

De acuerdo con lo anterior, los movimientos de capital y las cancelaciones

de inversión extranjera que hubieren ocurrido deben informarse al Banco
de la República dentro de los seis (06) meses siguientes a la fecha de
la respectiva transacción. Las solicitudes podrán ser presentadas por el
inversionista internacional o el representante legal de la empresa
receptora de la inversión extranjera en Colombia, usando el nuevo
sistema de registro de inversiones internacionales del Banco de la
República.
Dependiendo del tipo de operación a informar, será necesario presentar
la “Declaración de Registro de Inversiones Internacionales”, y/o la
“Declaración de Registro de Cancelación de Inversiones Internacionales”.

Estos procedimientos deben ser realizados directamente en el nuevo

sistema de registro de inversiones internacionales del Banco de la
República, cuyo registro es automático (no está sometido a autorizaciones
ni formalizaciones por parte del Banco de la República). Para cumplir
con estos procedimientos es necesario hacer un registro formal previo
de la entidad o del inversionista internacional y ser autorizado para
actuar en nombre de ellos por parte del Banco de la República (esta
autorización puede tomar aproximadamente 3 o 4 semanas).

2. MANEJO DE ANTICIPOS PARA

FUTURAS CAPITALIZACIONES

Los recursos que hayan ingresado al país a título de anticipos para

futuras capitalizaciones desde julio de 2017 deben ser informados como
una modalidad de endeudamiento externo pasivo ante el Banco de la
República, procedimiento que se cumple al presentar el formulario
“Informe de Endeudamiento Externo Otorgado a Residentes en
Colombia” (Formulario No. 6), junto con los documentos soporte, a
través de un Intermediario del Mercado Cambiario. Este mismo
procedimiento es aplicable para las inversiones de capital colombiano en
el exterior, las cuales deben ser informadas como una modalidad de
endeudamiento externo activo ante el Banco de la República, mediante
la presentación del Formulario No. 7 “Formulario de Informe de
Endeudamiento Externo Otorgado a No Residentes” junto con los
documentos soporte, a través de un Intermediario del Mercado Cambiario.
Los recursos derivados de los anticipos de inversiones internacionales
deben formalizarse en la declaración de cambio por endeudamiento
externo. Actualmente no existe un plazo legal para su capitalización. Una
vez sea capitalizado, se debe registrar la inversión extranjera ante el
Banco de la República mediante la presentación del formulario de
“Declaración de Registro de Inversiones Internacionales” (Formulario
No. 11), el cual deberá ser remitido de manera electrónica en el nuevo
sistema de registro de inversiones internacionales descrito en la sección 11.

Cambiario
 3. RECOMPOSICIONES DE CAPITAL.

Las recomposiciones de capital (cambio en el valor nominal de las

acciones que implique un aumento o disminución en el número total de
participación) en una empresa receptora de inversión extranjera deben
ser informadas al Banco de la República.

4. CUENTAS DE COMPENSACIÓN.

La normatividad cambiaria vigente permite a los residentes colombianos

tener cuentas bancarias en el exterior. No obstante, en caso de que
dichas operaciones sean utilizadas para la realización de operaciones
de obligatoria canalización a través del mercado cambiario (importaciones
y exportaciones de bienes; endeudamiento externo, inversiones
internacionales; garantías y colaterales en moneda extranjera, derivados
financieros) o pagos en moneda extranjera entre residentes en Colombia,
deberán ser registradas ante el Banco de la República como cuentas de
compensación. Dichas cuentas de compensación están sujetas a repor-
tes periódicos ante el Banco de la República (mensual) y la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN (trimestral). Los
reportes en mención deberán de realizarse, independientemente de si la
cuenta bancaria tuvo movimientos.

Cambiario
Obligaciones
DERECHO
LABORAL

Además de la obligación de pagar el valor correspondiente a los intereses de

cesantías (hasta el 31 de enero de 2023) y consignar las cesantías
correspondientes al año 2022 en el fondo que cada uno de los empleados
haya escogido (antes del 14 de febrero de 2023), cualquier empleador debe
cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones laborales:

1. Certificados sobre intereses y

corrección monetaria pagados en el año
inmediatamente anterior para efectos
de adquisición de vivienda y certificados
de pago de salud y educación

Solicitar a los empleados que tengan préstamos para

adquisición de vivienda y a quienes realicen pagos de salud
y educación, los certificados correspondientes para
actualizar el beneficio tributario respectivo. La sociedad
debe recaudar esta información a más tardar el 15 de abril
de 2023.

Adicionalmente, los empleadores deben solicitar a sus

empleados una certificación para proceder con la
deducción por dependientes establecida en el artículo 387
del Estatuto Tributario. Es recomendable que la sociedad
recaude dicha información a más tardar el 15 de abril 2023.
 2. Certificado de ingresos y
retenciones

Cada año la sociedad debe entregar a sus empleados una

relación detallada de los pagos realizados por todos los
conceptos laborales y el valor que fue objeto de retención
en la fuente en el año gravable anterior. Este certificado de
ingresos y retenciones debe expedirse a más tardar el 31 de
marzo de 2023 y debe conservarse por lo menos durante
los 5 años siguientes a su expedición.

3. Informe al SENA

La sociedad debe establecer de acuerdo con los

parámetros legales, la cuota de aprendices con las que debe
contar y vincularlos o monetizar la cuota. Así mismo, debe
informar al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, en los
10 primeros días hábiles de julio y enero o de marzo y
septiembre, cualquier variación en la nómina de los
empleados que incida en el número mínimo de aprendices
que le corresponden a la sociedad.

4. Autorización de horas extras

Todo empleador debe solicitar anualmente la autorización

de trabajo en horas extras ante el Ministerio de Trabajo si sus
trabajadores prestan sus servicios en jornada suplementaria.

5. Prima de servicios

La prima de servicios corresponde a una prestación social

legal equivalente a un mes de salario por cada año de
servicio. El 50% debe ser pagado en junio (a más tardar el
30 de junio) y el 50% restante en diciembre (a más tardar el
20 de diciembre) de cada año.

Laboral
 6. Registros de vacaciones y trabajo
suplementario

La sociedad debe llevar un registro especial de vacaciones

en el que debe anotar la fecha en que ha ingresado cada
trabajador, las fechas de inicio y fin en que toma sus
vacaciones anuales, y la remuneración recibida por las
mismas. En el caso de trabajo suplementario, el registro
debe contener la edad, sexo, actividad desarrollada, número
de horas, indicando si son diurnas o nocturnas, y la
liquidación del recargo correspondiente.

7. Reuniones de los comités legales

Deben reunirse y guardar un registro de sus actas de

reunión el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo (cada mes) y el Comité de Convivencia Laboral
(cada 3 meses).

8. Dotación

De conformidad con la actividad contratada, tres veces al

año (antes del 30 de abril, 31 de agosto y el 20 de diciembre
de cada año), el empleador debe proporcionar una
dotación de un par de zapatos y un vestido de trabajo a
aquellos trabajadores que devengan hasta dos veces el
salario mínimo mensual legal vigente (para el 2023
COP$2.320.000, equivalentes a cerca de US$483) y que
han sido empleados durante al menos 3 meses.

9. Implementación del SG-SST,

evaluación anual y actualización de
protocolos de bioseguridad

Se deberá formular el Plan de Mejora y el plan anual del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para
el año 2023. Se deberá tener documentado todo el SG-SST
y cumplir al 100% con los estándares mínimos establecidos

Laboral
en la Resolución 312 de 2019, teniendo en cuenta que el
Ministerio del Trabajo iniciará vigilancia y control sobre la
implementación de este sistema.

Las Administradoras de Riesgos Laborales brindarán

asesoría, capacitación y asistencia técnica en las diferentes
fases de implementación del SG-SST. Así mismo
presentarán al Ministerio del Trabajo informes semestrales
sobre el grado de implementación del SG-SST de las
empresas afiliadas. La Compañía debe implementar el
protocolo de bioseguridad, de conformidad con las
directrices del gobierno nacional. Actualmente la última
norma sobre el tema es la Resolución 1238 de 2022.

10. Presentación de cálculo actuarial

Todas las entidades obligadas por normas legales o

contractuales a reconocer y pagar pensiones de jubilación
y/o a emitir bonos pensionales, deberán al cierre de cada
periodo, elaborar un estudio actuarial en forma consistente
con el objeto de establecer el valor presente de todas las
obligaciones futuras. El informe se deberá presentarse ante
la Superintendencia de Sociedades.

11. Salas de lactancia

Los empleadores con capital superior a 1.500 salarios

mínimos legales mensuales vigentes (para el 2023
COP$1.740.000.000, equivalentes a cerca de US$362.349),
o con más de 50 trabajadoras, deben adecuar un espacio
digno en sus instalaciones para que las trabajadoras en
período de lactancia puedan extraer leche materna durante
la jornada laboral, bajos normas técnicas de seguridad, para
luego transportarla al hogar.

12. Reporte de Vacantes al

Servicio Público de Empleo

Es obligación de los empleadores reportar cada vacante

que se presente en su nómina mediante el reporte al
Servicio Público de Empleo. Este reporte se debe realizar

Laboral
dentro de los 10 días siguientes a la apertura de cada
vacante. No se requiere cumplir este requisito respecto a
vacantes estratégicas o confidenciales.

13. Jornada semestral entorno familiar.

Los empleadores deben facilitar, promover y gestionar una

jornada semestral en la que sus trabajadores puedan
compartir con su familia en un espacio suministrado por el
empleador o en uno gestionado ante la caja de
compensación familiar a la cual están afiliados los
trabajadores. Si el empleador no logra gestionar esta
jornada, deberá permitir que los trabajadores tengan este
espacio de tiempo con sus familias sin afectar los días de
descanso, esto sin perjuicio de acordar el horario laboral
complementario.

14. Registro RUTEC

El registro de extranjeros en el RUTEC del Ministerio de

Trabajo es de obligatorio cumplimiento para todas las
entidades del sector público y las empresas del sector
privado que vinculen o contraten personal extranjero dentro
del territorio colombiano. La inscripción en el RUTEC se
deberá realizar en un plazo no mayor a 120 días calendario
siguientes a la celebración del contrato o desde la
vinculación del trabajador extranjero.

15. Registro SIRE.

Realizar el reporte de vinculación y/o desvinculación de

empleados en la Empresa a través del Sistema de
Información para el Registro de Extranjeros (”SIRE”).

16. Política de desconexión laboral

Se debe garantizar la desconexión laboral de los

empleados. Para el efecto, se debe establecer y publicar una
política de desconexión laboral.

Laboral
 17. Definir la modalidad laboral
aplicable a los trabajadores (trabajo
en casa, trabajo remoto, teletrabajo).

Definir la modalidad en la que los empleados prestarán sus

servicios: presencial, a distancia (trabajo remoto/
teletrabajo/trabajo en casa) o modalidad híbrida. El
empleador debe definir una política interna en caso de
tener empleados que trabajen a distancia.

18. Política de teletrabajo (en

caso de aplicar).

Se deberá adoptar y publicar una política interna de

teletrabajo. Esta política deberá ser publicada de manera
virtual y deberá tener, por lo menos, la relación de los cargos
que puedan desempeñar sus funciones mediante el
teletrabajo, condiciones sobre la confidencialidad de la
información y puntos de contacto para efectos de
denuncias de acoso laboral.

19. Reducción gradual de la jornada

máxima legal (1 hora a partir de julio
2023). El Reglamento Interno de
Trabajo se debe actualizar al respecto.

A partir del mes de julio de 2023, la jornada máxima legal de

48 horas semanales, se deberá reducir en una hora (esto es:
47 horas). En caso de ser aplicable, los empleadores deben
actualizar el Reglamento Interno de Trabajo.

20. Afiliación y pago de aportes a

seguridad social.

La Compañía debe afiliarse al sistema de seguridad social,

específicamente a una Administradora de Riesgos
Laborales y una Caja de Compensación Familiar.

Laboral
Así mismo, se debe afiliar al empleado a: (i) Entidad
Promotora de Salud (“EPS”), desde la fecha de contrata-
ción; (ii) Administradora de Riesgos Laborales (“ARL”), por
lo menos 24 horas antes de iniciar labores; (iii)
Administradora de Fondo de Pensiones (”AFP”), desde la
fecha de contratación; (iv) Caja de Compensación Familiar
(“CCF”), desde la fecha de contratación. La Compañía
también debe pagar mensualmente las cotizaciones al
sistema de seguridad social y aportes parafiscales,
conforme a los siguientes porcentajes:

• ARL: Entre 0.5% y 6.9% del salario mensual del

empleado, si es salario ordinario. Si es salario integral, se
liquidan sobre el 70%. del monto del salario acordado. El
aporte debe ser pagado exclusivamente por la Empresa.
Cuanto mayor sea el riesgo, mayor será el porcentaje.

• EPS: La Empresa paga el 8.5% (si el empleado devenga

más de 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes)
y el empleado el 4% del monto del salario ordinario; o del
70% del monto del salario integral.

• AFP: La Empresa paga el 12% y el empleado el 4% del

monto del salario ordinario; o del 70% del salario integral.

• Fondo de Solidaridad Pensional (“FSP”): Este aporte lo

hacen los empleados que devenguen más de cuatro
salarios mínimos legales mensuales vigentes, y varía
entre el 1% y el 2% del monto del salario ordinario; o del
70% del salario integral, dependiendo del ingreso
mensual del empleado.

• Aportes parafiscales: La Empresa paga la totalidad de

los aportes: 9% del valor mensual de la nómina
(destinados así: 4% a la CCF respectiva; 3% al ICBF y 2%
al SENA). Esta obligación no surge respecto de los
empleados que devengan hasta 10 salarios mínimos
legales mensuales vigentes, cuya cotización será
únicamente del 4%, destinada a la CCF correspondiente.

Laboral
 Tributario

Desde el punto de vista tributario, las compañías constituidas en

Colombia deben cumplir con una serie de obligaciones sustanciales y
formales, dependiendo de la situación particular y características del
ente corporativo. Para propósitos de esta carta, llamamos la atención
sobre las siguientes:

1. DECLARACIONES DEL IMPUESTO

SOBRE LA RENTA

Las sociedades y entidades nacionales están sujetas al impuesto de

renta sobre sus rentas y ganancias ocasionales de fuente colombiana y
extranjera. Por otro lado, las sociedades y entidades extranjeras son
gravadas únicamente sobre sus rentas y ganancias ocasionales de
fuente nacional. Las fechas límite para declarar y pagar el impuesto
sobre la renta fueron establecidas en el Decreto 2487 de 2022.

B Tributario
HU

2. RÉGIMEN DE PRECIOS DE
TRANSFERENCIA.

ria
do

Pí
a
ra ut

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sp
a r a la t ri b
a m n es ia

De acuerdo con el régimen de precios de transferencia, para el año

gravable 2022, los contribuyentes del impuesto sobre renta que realicen
operaciones con vinculados del exterior o con vinculados domiciliados
en zonas francas, deben presentar una declaración informativa de precios
de transferencia si cuentan con (i) un patrimonio bruto, a 31 de diciem-
bre de 2022, mayor o igual a COP$3.800.400.000 (equivalente a USD$
803.581) o, (ii) ingresos brutos mayores o iguales a COP$2.587.132.000
(equivalente a US$547.039). Asimismo, deberán presenta la documentación
comprobatoria de precios de transferencia, compuesta por el Informe
Local e Informe Maestro, en caso de que se cumpla con los límites
establecidos para estar obligado a presentar la declaración informativa y
por lo menos un mismo tipo de operación a 31 de diciembre de 2022 sea
igual o superior a COP$1.710.180.000 (cerca de US$361.611). Las fechas
límite para presentar la declaración informativa y la documentación de
transferencia por el ejercicio fiscal 2022 vencen en el mes de septiembre
del presente año (i.e. 2023).
Ahora bien, es importante tener en cuenta que los contribuyentes del
impuesto sobre la renta que realicen operaciones con personas,
sociedades o entidades domiciliadas o residentes en jurisdicciones no
cooperantes, de baja o nula imposición, así como con entidades
pertenecientes a regímenes tributarios preferenciales, deberán presentar
la declaración informativa de precios de transferencia, sin importar si
superan lostopes de ingreso o patrimonio mencionados anteriormente.
Asimismo, deberán preparar el informe local de precios de transferencia
si el total de transacciones a 31 de diciembre de 2022 es igual o superior
a COP$380.040.000 (cerca de US$80.358). Adicionalmente, ciertos
contribuyentes pueden estar obligados a presentar el informe país por
país, siempre y cuando a 31 de diciembre de 2022 su grupo multinacional
haya obtenido ingresos consolidados para efectos contables iguales o
superiores a COP$3.078.324.000.000 (cerca de US$650.900.656). Este
informe debe contener información relativa a la asignación global de
ingresos e impuestos pagados por el grupo empresarial, junto con
ciertos indicadores relativos a su actividadeconómica a nivel global,
entre otra información relevante. Las fechas límite para presentar el
informe país por país por el ejercicio fiscal 2022 vencen en el mes de
diciembre del presente año (i.e., 2023). Sin embargo, existen múltiples
excepciones a la obligación de presentar este informe, que deben
analizarse caso a caso.
B Tributario
HU

3. VIGENCIA DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.

ri a
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Pí
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a ra l a t ri b
a m n esi a

De conformidad con los artículos 2 y 4 de la Resolución 70 de 2016 de la

DIAN, el sistema de Instrumento de Firma Electrónica (IFE) tiene una
vigencia de 3 años, contados a partir de la fecha que se culmine el
procedimiento de emisión o renovación del IFE. Según el cronograma de
migración del Mecanismo Digital al IFE, las primeras fechas culminaron
en noviembre y diciembre de 2016, por lo cual los primeros vencimientos
ya comenzaron a producirse. Sugerimos confirmar internamente la fecha
límite en su caso en particular para este proceso de renovación. Es muy
importante esta verificación pues se acercan los vencimientos de
Retención en la Fuente e IVA y, de no renovarse a tiempo el IFE, podrían
existir complicaciones en su presentación. Si aún están dentro del
tiempo de vigencia, el procedimiento de renovación se podrá realizar
por autogestión a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la
DIAN. De lo contrario, se deberá realizar el trámite de manera personal o
con un tercero debidamente apoderado para tal efecto en los puntos de
contacto de la DIAN. En caso de necesitar asistencia, quedamos muy
pendientes para apoyarlos en lo que requieran.

Tributario
Quedamos atentos para resolver cualquier inquietud
relacionada con los asuntos a los que nos hemos referido
y para asistirlos en las actividades que de ellos se deriven.

Este documento es un resumen de algunas de las

obligaciones legales de las sociedades. En caso de actuar
con base en esta información, por favor póngase en
contacto con los abogados de la firma.

Cordialmente,

BRIGARD & URRUTIA ABOGADOS S.A.S