Manual de Organización de Eventos 2014-2 (30 Julio)

PRE-GRADO
PROFESOR Carolina González-Prada

María Isabel Gallegos
TÍTULO Material de Enseñanza
FECHA Agosto, 2014
CURSO Organización de Eventos
CÓDIGO HO08
ÁREA Hotelería y Administración
CICLO 2014- 02
1
Organización de Eventos & Banquetes
ÍNDICE
Lectura Introductoria 3
Ejercicio 6
Glosario 8
Generalidades sobre la Organización de Eventos 11
Tipos de Eventos 12
Tipos de Montajes 13
Perfil del Profesional de Eventos y Banquetes 15
Manual de Funciones 20
Promoción y Publicidad 23
Ficha Técnica 29
Carta de Eventos y Banquetes 30
Etapas en la organización de un evento 33
Relación con Proveedores 40
Herramientas Administrativas 43
Ejercicios 46
Estándares, Proporciones y Medidas según los Tipos de Montaje 49
Ejercicios 55
Personal y Equipamiento del Área de Eventos 59
Ejercicios 69
Ejercicios de recapitulación 73
Bibliografía 88
Organización de Eventos 2014
2
UNIDAD I
Lectura Introductoria
En la actualidad, los eventos han adquirido una relevancia de envergadura que no se puede comparar con la de
ninguna otra época. Es una industria que, con el transcurso del tiempo, ha ido creciendo cada vez más, y ha ido
afianzando. De hecho estamos hablando de “Industria de los Eventos”, algo impensable años atrás.
Definitivamente estamos en la era de la organización global en donde no existen, los lugares físicos imposibles,
no existen los límites tecnológicos, los eventos son socialmente más responsables, solidarios y ecológicos
buscando el equilibrio entre el cumplimiento de los objetivos con la mejor rentabilidad, satisfaciendo así al
cliente.
El Organizador de Eventos es como el Director de Orquesta, debe afinar a cada proveedor como se hace con un
instrumento y dominar todas las disciplinas mandatorias para gestionar, supervisar, organizar y coordinar un
evento. En consecuencia se puede afirmar que es una de las profesiones cuyo perfil domina logística, finanzas,
RR.HH., marketing, A&B, enología, compras, administración, etc.
Las exigencias abundan, tanto de parte de los clientes, anfitriones como de los invitados. La puesta en escena
lleva mucho tiempo, mucho trabajo y un gran número de personas capacitadas. La producción de un evento
requiere de un presupuesto considerable, cuando no magno, los costos son onerosos, sobre todo si consideramos
que los elementos se usarán por un corto periodo de tiempo.
Los eventos por sí mismos son estrategias organizativas que se desarrollan por una necesidad comunicacional.
Pueden ser públicos o privados, pero siempre tendrán esa misma finalidad. Su dinámica tiene que transmitir el
estilo de la empresa, todas sus acciones tienen que estar dirigidas a sustentarlo y reforzarlo.
Aquí nos parece oportuno transcribir lo que nos dice Carlos Fuentes en su Libro práctico para la Organización de
eventos: “Los actos no se hacen para el disfrute del momento. No son tan efímeros como apuntan en los escritos
tradicionales determinados autores. Poco duraderos son el escenario, los programas, las invitaciones, el
catering… Pero los objetivos han de tener la duración y prolongación que convenga a la estrategia de los
promotores (El Cliente). Los actos tienen un principio y un fin, pero sus contenidos y mensajes se prolongan en
el tiempo y para lograr eso necesitamos organizar con sentido del impacto, de la comunicación, de la
visualización de lo que pretendemos, de la clara asignación de papeles de todos los protagonistas del evento y
llegar al cerebro y corazón de los invitados. Es un reto difícil, pero es el que exige el protocolo actual.”
La Organización de Eventos como servicio
Entenderemos por servicio a todas aquellas actividades identificables, intangibles, que son el objeto principal de
una operación que se concibe satisfacer las necesidades de los consumidores.
Por lo tanto entendemos que la Organización de Eventos es un servicio ya que no tiene como meta principal la
fabricación de productos tangibles que los compradores vayan a poseer permanentemente, por lo tanto, el
servicio es nuestro objetivo de marketing.
Podemos resumir que * un servicio es todo producto intangible que una parte ofrece a otra, y cuya producción
puede o no estar vinculada con uno o más productos físicos*
¿Para qué sirve prestar un servicio de Organización de Eventos?
Permite al cliente ser el protagonista único y principal de la celebración logrando la satisfacción de ser agasajado
quitando el peso de las responsabilidades. Al estar asesorado por especialistas se garantiza la calidad,
originalidad y la posibilidad de estar a la vanguardia en celebraciones.
Le resuelve problemas, que muchas veces para quien no está en el tema, son complicaciones casi imposibles de
resolver. Les permite ganar tiempo, ahorra costos y al centralizar las tareas favorece el cumplimiento de los
plazos al cronograma previsto, alcanzando así la totalidad de los objetivos buscados para que sea un *gran
evento*.
VENDER EL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ES VENDER BENEFICIOS!
¿Quiénes son nuestros clientes en el mercado de eventos?
3
Individuos, empresas, instituciones civiles, municipales, provinciales o nacionales y entidades públicas en
definitiva los tres grandes grupos que agrupan a los tres que definen los eventos y el criterio para determinar a
qué grupo pertenece un evento es preguntarse: El evento, quien lo convoca u organiza? De acuerdo a la
respuesta el evento será:
Empresarial/Corporativo
Institucional
Social
Todo depende, además, del mercado al cual nos dirigimos, al cual apuntamos, al que denominaremos mercado
objetivo.
Quienes conforman nuestra demanda poseen necesidades y deseos.
El deseo representa el cómo, la forma o con que voy a satisfacer determinada necesidad. Las acciones de
Marketing serán realizadas con la finalidad de introducir al cliente a satisfacer una necesidad dada a través de
nuestra oferta. Lo cual significa que celebre su boda contratando los servicios de nuestra organización y/o
alquilando nuestro salón o utilizando nuestra sede, en definitiva que compre nuestro producto en vez del similar
de la competencia o uno que lo sustituya. Si profundizamos este tema podríamos interpretar separadamente cual
es la necesidad y cual el deseo.
Ejemplo:
¿Qué sucede con una pareja que va organizar su Boda?
¿Cuál podríamos interpretar que es su necesidad y cuál es su deseo?
 Necesidad: celebrar un momento memorable, único para sus vidas
 Deseo: realizar una fiesta que les proporcione placer, prestigio, felicidad, confort, tanto a ellos como a
sus invitados.
Conociendo lo que el cliente o el público desea, tenemos mayor seguridad de ofrecerle lo que necesita,
adecuarnos a sus necesidades, comunicarnos en la forma adecuada.
Frescura, sencillez, naturalidad, tacto, mimo, ilusión, equilibrio, armonía y estética son algunos de los factores
que deben cautivar a través de nuestras estrategias organizativas al público objetivo.
Un reto fuerte que en el futuro inmediato exigirá mucho más imaginación. Porque la creatividad y diseño está
llamando a la puerta.
Llegan los tiempos en que los eventos los haremos a la carta para cada invitado.
Lo que hicimos ayer no vale para mañana.
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Los grandes hoteles, por su parte, disponen de un departamento especial para banquetes y cuentan con salas para
fiestas, salones, áreas para exhibición e inclusive disponen, en algunos casos, de una cocina y personal
exclusivos para dichos eventos.
Esta clase de hoteles suele manejar convenios, razón por la cual es preciso que estos cuenten con suficiente
personal especializado. Este personal incluye, entre otros, a un cuerpo de vendedores que juegan un papel muy
importante en este negocio, en virtud de que son los responsables de captar clientes los banquetes y las
convenciones, gracias a que muchos de ellos tienen contactos especiales con los grupos que patrocinan estas
convenciones.
Cualquier arreglo deberá está coordinado con todos los otros departamentos del hotel. El departamento de
recepción debe preparase para recibir a los grupos a su llegada. Asimismo, el departamento de ama de llaves
deberá asegurarse de que los cuartos estén listos cuando se necesiten. Asimismo, tanto el personal de alimentos y
bebidas como el de mantenimiento e ingeniería deberán tener lista la parte que les corresponde. Por su lado, la
instalación en el área de exhibición puede requerir de algún trabajo mecánico o eléctrico que también debe ser
previsto.
Los hoteles que están equipados para manejar convenciones suelen, asimismo, promover sus salas de fiesta para
banquetes. Si durante la convención se incluye un banquete (almuerzo o cena), se deberá tomar en
consideración la clase de servicios requerida por el cliente que lo contrata, especificando, en principio, el
salón donde se llevará a cabo el evento. Posteriormente, se elaborará un croquis relativo al montaje de las mesas
en términos de números de comensales y el tipo de mesa que se vaya a montar, es decir, mesa en “herradura”, en
“O”, etcétera. Del mismo modo, se seleccionará el menú y se elegirá la mantelería, cubiertos y cristalería.
Finalmente, se determinará el número de empleados (mozos y ayudantes de mozos) que se necesitarán para
prestar el servicio en forma adecuada.
Un banquete es una comida o cena formal que, por regla general, va seguido de un discurso, una ceremonia o
alguna actividad de entretenimiento.
Los arreglos necesarios para la organización de un banquete son responsabilidad del gerente de banquetes. Los
mozos que atienden los banquetes deben tener una serie de habilidades especiales, tales como una previamente
probada capacidad para atender a un numeroso grupo de comensales, en un corto periodo de tiempo. En muchos
casos, no se los emplea por tiempo completo, sino que trabajan medio tiempo, donde y cuando son requeridos.
El montaje de las mesas para banquetes, mise en place, requiere de suficiente tiempo y obviamente, de un
cuidadoso planeamiento. El capitán de mozos es el responsable de supervisar el buen montaje de la mise en
place, el cual es realizado por los mozos con la ayuda de los ayudantes (runners)
Son varios los factores que se deben tener en consideración para el montaje de estas mesas. Entre otros, están la
forma de la decoración de las mesas, la colocación de los comensales y, por supuesto, la preparación del
material. Es importante, también, la colocación de los cubiertos, la cristalería y demás componentes. Finalmente,
cabe señalar que es costumbre agregar lugares para un diez por ciento adicional de comensales, a fin de prever
cualquier emergencia. Las reglas para todo ello serán especificadas, ampliamente, más adelante.
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EJERCICIO
Conteste las siguientes preguntas.
1. ¿Qué entiendo por Evento?

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2. Indique la diferencia entre un Evento y un Banquete

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3. Indique la relación qué dos departamentos del Hotel con la organización y desarrollo de un evento
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4. Indique dos equipos audiovisuales sugeridos para un evento

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5. Indique la relación que puede tener el departamento de banquetes con el de mantenimiento

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6. Indique por que la Organización de un Evento es un servicio

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7. ¿De qué suele ir seguido un Banquete?

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8. ¿Quién es el Responsable de la Organización de un Evento?

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9. Señale cuál es el equipo electrónico que se va a utilizar para dirigir el discurso, así como al responsable de su
preparación, implementación y manejo.
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10. ¿Quiénes son los protagonistas en un Evento?

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GLOSARIO
(Fuente RAE: Real Academia Española)
Aun cuando exista un concepto entendido de forma universal por la terminología aplicable a los diversos tipos de
eventos, no deja de haber pequeñas diferencias en su interpretación y uso. En el presente material, se empleará la
interpretación más aceptada de cada concepto tratado, sin dejar de lado los pequeños detalles que marquen sus
posibles diferencias interpretativas
 EVENTO: Acontecimiento. Suceso importante y programado de índole social, académico o

corporativo.
 BANQUETE: Estos se identifican por ser una comida, almuerzo o cena, planificada y formal,
normalmente, realizado para grandes grupos de personas. Para este tipo de actividades, todos tienen un
menú uniforme, servido de manera simultánea a todos los participantes. En dichos eventos, se presenta,
con mucha frecuencia, cierto tipo de animación: bailes, shows musicales, rifas etc.
 PROVEEDOR: Persona o Empresa que provee o abastece, por lo general es una empresa de
distribución de bienes o servicios.
 COMENSAL: Cada una de las personas que comen en una misma mesa
 ANFITRION: (De anfitrión) Rey de Tebas esplendido en sus Banquetes

1. Persona o Entidad que recibe en su País, Casa o Sede habitual a invitados o visitantes
2. Persona que tiene invitados a su mesa.
 PRECIO: Valor Pecuniario en que se estima algo. Para determinar el precio de venta es necesario
conocer el costo del insumo.
 LOGISTICA: Conjunto de Medios y Métodos necesarios para llevar a cabo la Organización de una
empresa o servicio, especialmente de distribución
 MONTAJE: Acción y efecto de montar. Ajuste y coordinación de todos los elementos y piezas de un
evento
 MENU: Comida de precio fijo que ofrecen los Hoteles con posibilidad limitada de elección
 MULETON: (Del fr. Molleton) Tela gruesa suave y afelpada de algodón o lana. Cubre la mesa para
sobre el montar el mantel. Permite que este no se resbale.
 CENTRO DE MESA: Vasija de Porcelana, cristal o metal que se utiliza frecuentemente ara colocarla
con flores en medio de la mesa de un evento
 SAMOVAR (SHAVING DISH): (Del ruso Samovar): Recipiente de origen ruso de plaque o acero
inoxidable provisto de un combustible (sterno) para mantener en la línea del Buffet la comida caliente
por un periodo de tiempo.
 AUDIOVISUAL: Se refiere conjuntamente al oído y a la vista, o los emplea a la vez. Se dice

especialmente de métodos didácticos que se valen de grabaciones acústicas acompañadas de imágenes
ópticas
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 CONGRESO: El congreso es una reunión convocada por alguna institución que agrupa a personas,
vinculadas a una rama del quehacer humano, con la finalidad de alcanzar determinados objetivos. Este
puede tener carácter nacional o internacional, y no limita el número de participantes, quienes se reúnen
en fechas y lugares, previamente establecidos, para tratar asuntos de interés común y para tomar
decisiones, formular recomendaciones, concretar acuerdos y/o arribar a conclusiones que,
posteriormente, son dadas a conocer.
 CONFERENCIA: Conferencia es un tipo de reunión similar a las anteriores, con la diferencia

primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita por lo general a exponentes
destacados en una especialidad.
 SEMINARIO: Seminario se trata de una reunión en el que se estudian, analizan, capacitan y discuten
temas determinados de antemano bajo la conducción de un experto.
 FERIA: Si bien el concepto inicial de feria se encuentra relacionado a actividades recreativas,

actualmente el concepto de feria se relaciona directamente a la actividad comercial. Debe considerarse
que la feria es un mercado o lugar de encuentro para la compra y venta de productos o servicios.
Usualmente el montaje de dicho evento se realiza con Stands y estos tienen un tamaño sugerido de 2 x 3
mts. o 3 x 4 mts.
 BUFFET: El buffet es una variación del servicio de banquetes, el cual se caracteriza por que la oferta
gastronómica está compuesta por una gran diversidad de platos. Además, este es presentado de manera
decorativa en mesas, en las cuales el participante podrá servirse a discreción, él mismo, los platos que
más le apetezcan.
Normalmente, si la bebida (vinos, agua y gaseosa) es servida en la mesa por el personal de servicio, es
este mismo quien se encargara de retirar de la mesa toda la vajilla y los cubiertos ya usados.
 COCKTAILS: Son reuniones de carácter social que se llevan a cabo por la tarde. En estos eventos, se
sirven, normalmente, mezclas de diversos licores y jugos de frutas; con ello, se aligera la bebida
alcohólica. Asimismo, se ofrecen bocaditos y piqueos consistentes, que concuerden con la combinación
de textura y sabor con la bebida.
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 APERITIVOS: Son eventos o encuentros muy similares a los cocktails en cuanto a su desarrollo y
servicio, pero, normalmente, se realizan antes de un almuerzo o cena, con la idea de abrir el apetito para
el banquete que seguirá a continuación.
 COFFEE BREAKS: Los coffee breaks son un complemento de las reuniones de trabajo, y son
servidos durante las pausas de descanso de algún tipo de evento.
Normalmente, constan de un servicio en la mañana y otro en la tarde, en los que se ofrecen café y té
calientes, jugo de frutas o gaseosas, mini sándwiches y galletas, servidos para ser consumidos de pie y
en un corto tiempo. (Usualmente 15 minutos)
 DESAYUNOS: Normalmente, estos se sirven durante pequeñas reuniones matutinas o jornadas en las
que se les ofrece a los participantes una pequeña merienda al comienzo de la reunión.
Por lo general, el desayuno se compone de café caliente, jugo de naranja o frutas, variedad de panes de
la casa y pequeños sándwiches, ya preparados, que puedan ser consumidos en mesa, sin ningún esfuerzo
y de manera rápida para no interrumpir el desarrollo de dicho encuentro.
 POP UP: Evento que ingresa al hotel 48 horas antes de su inicio
 TURN OVER: Término utilizado para el paso de información entre cada uno de los departamentos
involucrados
 CATERING: El concepto de catering trata el servicio de alimentos preparados en un lugar de

producción, pero servido en un lugar ajeno a éste.
Se pueden clasificar los servicios de catering - aéreo, ferroviario, comercial e inclusive todos los party
service, o servicios de organización de fiesta.
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GENERALIDADES SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
El mundo hotelero de hoy se encuentra en una situación de competencia continua, es decir, alterna cada día más,
con los adelantos técnicos y tecnológicos. Por lo mismo, requiere de la participación de nuevos profesionales de
las diferentes disciplinas existentes para brindar servicios, cada vez, más completos.
Las grandes inversiones comprometen excelencia en los servicios y alta calidad en las gerencias de cada una de
las áreas comprometidas en el proceso de un evento.
Los hoteles por su lado, cuentan con salas especialmente diseñadas para diferentes tipos de eventos.
Hoy en día la industria de los eventos a crecido enormemente.
Antes se pensaba que la mayoría de ingresos de un hotel provenía de las habitaciones, con este enorme
crecimiento en la industria de los eventos ya no es así.
Estas reuniones sirven como canal de comunicación y contacto entre los asistentes, pues propician y facilitan el
intercambio de puntos de vista, o el simple hecho de estrechar vínculos de amistad, de compartir impresiones y,
acaso, conocimientos, para nosotros cada uno de los asistentes a un evento es un cliente potencial.
Una de los esfuerzos más importantes está dirigido a lograr que el hotel donde desarrollamos nuestra labor se
convierta en un lugar susceptible de ser elegido como sede de reuniones nacionales o internacionales de todo
tipo. Para ello, es necesario contar con personal capacitado para la programación de eventos, de manera que se
garantice la realización de los objetivos planeados.
FACTORES DECISIVOS
Servicio Ubicación Costo Mercado
Significado de la organización de eventos para el hotelero

Los conceptos se comprenden mejor cuando están determinados por su función. En este caso, el concepto de
eventos se determina, dentro del marco de la hotelería, como un conjunto de actividades y tareas complejas y
diversificadas, destinadas a realizar una reunión o encuentro de personas con fines diversos.
Ello compromete al hotelero con lo siguiente:
a) Atención y servicios especializados

b) Infraestructura: salones y equipos
c) Personal profesional
Las formas que exigen la modernidad y los conceptos de globalización en la organización de eventos consideran
a esta una disciplina, cuyas técnicas y métodos coinciden y alternan con otras disciplinas y técnicas, tales como
la administración, el marketing y la logística, entre otras.
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Negocio de Organización de Eventos
Gran inversión
Capacitación Infraestructura Equipamiento Mobiliario
Calidad de SERVICIO
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Clasificación de eventos
Los eventos se clasifican de acuerdo con los conceptos base de quien los convoca u organiza, teniendo en cuenta,
también, el tipo de actividad que se realizará durante dicho evento. Poder definir a los principales grupos que se
presenten como clientes potenciales es de suma importancia para la organización de los eventos.
Estos grupos presentan características y requerimientos similares.
Los principales grupos son:
CLASIFICACIÓN
EMPRESARIAL SOCIAL INSTITUCIONAL
A) EVENTOS EMPRESARIALES:
Estos son celebrados por las altas gerencias de una empresa, las gerencias comerciales, de ventas, los accionistas,
etc., es decir, se refieren a reuniones de carácter empresarial, que comprenden, también, capacitación de personal
o presentaciones y/o lanzamientos de productos o servicios.
B) EVENTOS INSTITUCIONALES:
Estos son celebrados por asociaciones medicas, científicas, comerciales, comerciales, industriales, de servicios,
profesionales, y las entidades u organismos oficiales y políticos, sea el caso de una embajada, consulado,
cancillería, clubes sociales, partidos políticos, etc.
C) EVENTOS SOCIALES:
Estos son celebrados por personas naturales, quienes festejan o conmemoran un acontecimiento importante; por
ejemplo: un aniversario de bodas, un matrimonio, algún cumpleaños, etc.
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TIPOS DE MONTAJE
A. Tipo Teatro o Auditorio
El montaje tipo teatro o auditorio se utiliza, generalmente, para sesiones plenarias, de inauguración o de
clausura, normalmente para poder realizar un encuentro en que no se requiere que los participantes tomen nota
sobre lo expuesto.
Se habla de un set up tipo teatro cuando se prepara una sala únicamente con sillas, Todas las sillas se deberán
colocar mirando hacia el frente, donde se pondrá una mesa principal desde la cual se controla la sesión de
trabajo.
B. Tipo Escuela o Colegio
Este tipo de montaje es el más empleado en las sesiones de trabajo. Se diferencia del anterior por las mesas que
se incluyen para escribir. Estas deben ser abastecidas de jarras con agua, vasos, blogs lápices, etc. Además,
todas deberán estar cubiertas con un paño que las cubra totalmente por el frente.
Se habla de un set up tipo colegio cuando se prepara una sala para un evento en el cual el participante va a tener
que utilizar ciertos documentos de apoyo, como libros, prospectos, separatas o, simplemente, necesitará tomar
nota sobre los puntos expuestos, para lo cual es necesario que se disponga de una mesa rectangular de seminario.
Usualmente, esta se coloca para cada tres o cuatro personas.
C. Tipo Banquete
Esta es la forma usada para las grandes cenas y almuerzos con grandes grupos de personas. Normalmente, se
disponen mesas redondas (para 10 ó 12 personas) orientadas de una manera ordenada y regular. De esta forma,
las mesas siempre se encuentran equidistantes la una de la otra para brindar un espacio prudente.
Cuando se habla de un set up para banquetes, se considera que todos los invitados tendrán todas las facilidades
para poder pasar toda la velada sentados, de preferencia, al rededor de una mesa redonda, con un tipo de servicio
plateado o a la francesa.
El tamaño de dichas mesas puede ser distinto, pero, por lo general, podemos distinguir mesas de 1.5m de
diámetro, la cual podrá servir para un máximo de 10 personas sentadas de manera cómoda.
D. Tipo Buffet
El tipo de set up requerido para un servicio de buffet es muy similar al de banquete. Sin embargo, en este caso, la
diferencia radica en que no existirá el servicio plateado o a la francesa, sino que el mismo comensal podrá
servirse su comida de un despliegue de mesas, donde se expondrán los diversos elementos de dicho menú, de la
manera más atrayente y decorativa posible. De esta manera, se crea un pequeño atractivo interno dentro del
evento.
E. Tipo Cocktails, Aperitivos o Coffee Break
El tipo de set up requerido para cocktails o coffee breaks es relativamente simple, ya que la mayor parte de
alimentos y bebidas serán pasados por los servers y algunos dispondrán de pequeños buffets para facilitar el
servicio.
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F. Standing lunch
El concepto del standing lunch, basado en una mezcla de los conceptos de buffet y cocktail, contemplan que el
cliente consuma, de pie, una variada oferta gastronómica, la cual se dispone o presenta como un buffet
tradicional, con diversidad de entradas, segundos y postres.
G. En forma de “U”
Este tipo de armado tiene la peculiaridad de que todos los participantes pueden participar en la reunión.
Normalmente, la reunión está dirigida por un expositor, el cual se encuentra al frente y dirige.
La ventaja que presenta es que los participantes tienen el suficiente espacio para colocar sus carpetas y
documentos.
Por otro lado, también puede ser utilizada para eventos tales como almuerzos, desayunos, cenas, etc.
H. En forma de “O”
Es una disposición similar a la de la forma en U, pero cerrada.

Se utiliza para eventos en los cuales no se hará uso de equipos de protección y en donde todos los asistentes
participan activamente.
I. En forma de “E”
Esta variante también se utiliza para eventos sociales, sobre todo, en almuerzos y cenas; Tiene la desventaja de
que los participantes solo pueden entablar conversación con las personas de los costados o las que se encuentran
al frente.
J. En forma de “espiga”
Normalmente, es una opción que se presenta para los casos del set up en forma de teatro o colegio. Por ello, se
colocan las sillas, o sillas y mesas de conferencia con una cierta inclinación angular de adelante hacia atrás. De
esta forma, muestra una figura representativa a su nombre.
K. Imperial o Directorio
Es una mesa larga, completa, sin espacio al centro.

Por lo general se utiliza este montaje para cenas o almuerzos de pocas personas o para reuniones y directorios
L. Media luna o Cabaret
Son mesas redondas pero los participantes no llegan a sentarse completando el círculo.
Por lo general van de 4 a 6 personas por mesa.
Este montaje se usa cuando hay grupos de trabajo o servicio de alimentos en sala y además hay una presentación,
de tal modo que ningún participante le de la espalda a la proyección
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UNIDAD II
PERFIL PROFESIONAL DE EVENTOS & BANQUETES
Para poder ser parte del departamento de eventos y banquetes, es importante poder desarrollar algunas
cualidades.
Su perfil exige conocimientos de administración, relaciones públicas y excelentes relaciones humanas.
Puestos y funciones en la sección de eventos y banquetes
Aquí, se detalla la estructura administrativa y operativa del área encargada, directamente, de la organización de
eventos.
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Eventos
A. Gerente de Eventos
La organización del evento es dirigida por el Gerente del Evento, quien es el ejecutivo responsable de liderar el
equipo de trabajo.
Este debe:
 Tener amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones.
 Tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones,
suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora.
 Ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de
administración e informática, buena reputación y presentación.
 En lo posible manejo de otro idioma.
 Tener habilidad para percibir con detalle todos los elementos económicos, políticos, sociales, que
intervengan en la realización del evento.
 Ser conciente de la inversión de tiempo, dinero y recursos humanos que hace la empresa
 Ser positivo y responsable, respetado por sus superiores y subalternos por sus conocimientos.
 Intervenir directamente en el desempeño de cada uno de los integrantes de su equipo y asesorarlos en la
definición de las actividades propias.
 Orientar a los coordinadores de eventos en la parte de administración y ejecución.
 Liderar la labor de coordinación en forma permanente con cada uno de los miembros de su equipo y las
demás áreas involucradas
 Mantener una supervisión estricta sobre las responsabilidades y acciones delegadas a terceros y verificar
su ejecución.
 Tener habilidad para aprender y compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo; ser un
comunicador eficaz de ideas e instrucciones
 Saber seleccionar a sus colaboradores por sus capacidades y conocimientos
 Saber conciliar los intereses de la empresa con los de los asistentes al evento, teniendo presentes sus
diferencias.
B. Coordinador de Eventos
La coordinación de eventos es un trabajo que requiere de mucha organización y alto grado de responsabilidad.
 Debe tener creatividad.
 Convendría, en el plano humano, que tuviera características tales como un natural manejo de las
relaciones públicas, virtudes tan contrapuestas como autoridad y paciencia, disciplina y pasión, y que
fuera minucioso y exigente, pero conservando siempre un perfecto autodominio.
 Tener capacidad de mando y poder de coordinación.
 Ser creativo, innovar en cada evento.
 Ser exigente y selectivo en los servicios que va a tercerizar
 Ser original, impulsar un sello propio.
 Como comunicador debe saber oír, para conocer bien a sus clientes y proveedores
 Debe saber hablar y expresarse correctamente, para ser un buen interlocutor.
 Demostrar eficiencia y responsabilidad.
 Ser exigente consigo mismo, perfeccionándose con prácticas y cursos.
 Ser autocrítico.
 Relacionarse con empresas, particulares, otros organizadores y asociaciones afines que permitan
posicionarlo y darlo a conocer mejor en el mercado de eventos.
C. Asistente de Eventos
 Funciones administrativas, como llevar un cuaderno de ocurrencias y hacer seguimiento de los

documentos entregados a los demás departamentos involucrados
 Asistir de manera eficiente y eficaz a los demás miembros del equipo.
 Coordinar con proveedores externos los items a contratar, como mobiliario y ambientación.
 Solución de conflictos de forma eficiente con las demás áreas involucradas
 Elaboración de cotizaciones para eventos.
BANQUTES
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A. Gerente de Banquetes
Desarrolla y propone, ante la Gerencia de Alimentos y Bebidas, programas de mejoramiento del servicio,
presentaciones originales, conformación de paquetes promociónales, etc.
 Establece, en coordinación con el Gerente de Alimentos y Bebidas, políticas para la atención de

servicios regulares y especiales (eventos).
 Diseña los check list para servicios regulares y eventos especiales; asimismo, verifica cada uno de los
puntos antes de iniciar estos, a fin de corregir a tiempo las anomalías.
 Toma las disposiciones que se requieran para la atención de eventos, asigna al personal y, de ser
necesario, contrata personal eventual.
 Supervisa el servicio de eventos, tomando nota de los comentarios de los clientes o participantes,
durante y al término de la atención, sobre la calidad de la comida, servicio, etc.
 Verifica el pago de la cuenta según servicio y/o convenio.
 Conoce todas las facilidades con las que cuenta el hotel para el servicio de eventos, tanto internos como
externos.
 Conoce la capacidad de los ambientes, según el tipo de atención requerida, así como los diferentes tipos
de montaje para cada uno.
 Controla las fechas y los horarios de ambientes contratados.
 Atiende, personalmente, a clientes potenciales para eventos.
 Formula y autoriza cotizaciones para los eventos.
 Realiza seguimiento a las cotizaciones enviadas, con o sin fecha tentativa, para obtener la confirmación
del evento.
 Formaliza los contratos para eventos, de acuerdo con las políticas establecidas.
 Notifica a los departamentos que, en forma directa o indirecta, participan en la atención de los eventos.
 Evalúa los resultados de cada evento, a través del correspondiente informe de ingresos y egresos
formulado por el controlador de costos.
 Formaliza acuerdos para la provisión de artículos y servicios especiales, tales como músicos, grupos de
danza, flores, sonido, etc., además de otras que el Gerente de Alimentos y Bebidas le asigne en forma
temporal o permanente.
 Además de las funciones anteriormente descritas, podrá delegar, como parte de sus atribuciones, las
obligaciones y tareas que estime conveniente, bajo su total y directa responsabilidad.
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B. Asistente de Banquetes
 Planea y organiza el plan de ventas, en coordinación con el Gerente de Banquetes.

 Administra los asuntos comunes en la Oficina de Banquetes.
 Supervisa el armado y montaje de las salas para eventos especiales.
 Verifica por medio de sus check lists, que todo el mise en place requerido en la orden de servicio esté a
disposición.
 Coordina con el Maitre el personal necesario para los eventos del día.
 Elabora la lista de eventos del día y la distribuye a todos los departamentos.
 Mantiene al día la cartera de clientes, visitándolos periódicamente y enviándoles las nuevas
promociones.
 Conoce, perfectamente, las características del hotel, servicios anexos y concesionarios.
 Conoce la preparación de los platos y variedad de menúes que se ofrecen en el hotel.
 Manejar cuidadosamente los datos en las cotizaciones y contrataciones de eventos, para informar
correcta y oportunamente al cliente de las condiciones en anticipos, créditos, determinación de
garantías, etc.
 Llevar el "follow up" de clientes y contratos, enviando oportunamente la correspondencia.
C. Maitre de Banquetes
 Es responsable, ante el Gerente de Banquetes, del servicio proporcionado en los salones de eventos.
 Coordina el servicio de banquetes.
 Calcula la productividad de banquetes al terminar cada evento.
 Es responsable de vigilar la apariencia personal de sus mozos y ayudantes, así como de sus acciones,
hábitos, horarios y turnos.
 Es responsable de mantener una buena y armoniosa relación de trabajo entre las áreas de cocina y
servicio de comidas.
 Supervisa que las mesas hayan sido correctamente instaladas, según el croquis del salón, además de que
el servicio sea el correcto.
 Soluciona cualquier desavenencia entre el personal y la clientela. Si la situación lo requiere, se pone en
comunicación con su superior.
 Es responsable de ver que su personal de servicio de comidas y bebidas esté completamente entrenado
en sus respectivas posiciones, conozca los menúes, sus ingredientes básicos y métodos de preparación,
organizándolos y distribuyendo sus tareas.
 Supervisa y dirige el servicio de comidas y bebidas, de acuerdo con la política y procedimientos
determinados por el Gerente de Banquetes.
D. Capitán
 Debe de estar preparado y capacitado pare sustituir al Maitre cuando esté ausente, sin alterar las
disposiciones dadas por este.
 Colabora con el Maitre en todo lo que sea necesario, secundando sus iniciativas.
 Toma pedidos en la mesa y se desempeña al lado del Maitre, ayudándolo a cumplir sus obligaciones o
en las tareas especificas que se le asigne.
 Solicita el servicio y el material necesarios para el montaje de eventos.
 Organiza a su personal de mozos según la distribución de las mesas en los banquetes.
 Hace el inventario mensual de cubiertos, loza y demás servicios.
E. Mozos
 Disponen del servicio (mise en place) en las mesas que les asignen, con todos 1os utensilios necesarios,
tales como manteles, servilletas, platos, copas, cubiertos, ceniceros, saleros, etc.
 Sirven las órdenes correspondientes a cada cliente en sus respectivas mesas.
 Sugiere platos de comida, cocktails, aperitivos, licores o el tipo de vino que conviene a la comida
ordenada.
 Chequean que no falte, en sus respectivas estaciones de trabajo, las salsas: mostaza, salsa inglesa,
tabasco, aceite, vinagre, salero y pimentero, etc.
18
 Están, permanentemente, atentos a las demandas de los clientes. Al mismo tiempo, verifican si toda la
mesa está en orden.
 Por el lado correcto, según el método francés, servirán, con la debida técnica y clase, cada plato.
 Deben tener siempre un aspecto impecable y portar un destapador, sacacorchos y fósforos a la mano.
 Limpian mesas, sillas, mesas auxiliares, carritos, etc.
F. Ayudante de Mozos
 Desempeña una función similar a la del mozo, dispone el servicio y lo retire cuando el cliente termina y
sirve las órdenes de los clientes cuando la situación lo requiera.
 Son los ayudantes directos del mozo, colaborando con este en lo que sea necesario.
 Reciben el vale de pedido que le entrega el mozo, lo hacen visar por la caja y lo entregan al jefe de
cocina pare su respectivo despacho.
 Deben reconocer el tipo de comida que llevan y que guarnición les corresponde.
 Entregan el pedido al mozo para que este lo sirva.
 Recogen el material ya usado (platos, cubiertos, vasos, etc.) y lo llevan a la sección de lavaplatos.
 Limpian mesas, sillas, mesas auxiliares, carritos, etc.
 Es responsable de la operación y el servicio de bebidas en los eventos.
G. Jefe Steward
 Supervisa y dirige todas las actividades de limpieza y sanidad de todas las áreas de cocina y salones de
banquetes.
 Se responsabiliza de que todos los artículos necesarios para la operación de comidas y bebidas, tales
como la loza, cristalería, vajilla, cubiertos, etc., se encuentren en cantidades suficientes en las áreas
designadas del departamento.
 Coordina el montaje y desmontaje de los salones de eventos, según las especificaciones de cada uno.
 Es responsable de ver que, en todo momento, los materiales y suministros operacionales que no se usen
estén almacenados de una manera propia y segura.
 Es responsable de mantener una adecuada comunicación con el Departamento de Mantenimiento para
asegurar, en todo momento, el buen funcionamiento de equipos, así como de las salas de eventos.
 Es el responsable de las áreas y túneles de lavado de loza, cubiertos y cristalería.
19
Manual de funciones
Si bien existe dentro de A&B, un área especializada en la elaboración del manual de funciones, hay que
considerar que esta área nunca funciona sola y, para poder llegar a cumplir con su objetivo principal (organizar
eventos para terceros), cuenta con el apoyo de muchos otros puestos, áreas y departamentos del hotel. En
consecuencia, el desarrollo de un manual de funciones es indispensable y lo podemos dividir en dos partes:
1) Manual de funciones y responsabilidades para personal de otras áreas que contribuyen, eventualmente, a la
organización de eventos.
2) Manual de funciones para el personal interno del área de eventos.
Con el fin de definir la interrelación del área de eventos con los otros departamentos involucrados en la
organización de los mismos, es importante reconocer la estructura tradicional de un hotel moderno, así como la
estructura elegida para el trabajo, sobre la base de equipos o comisiones de trabajo.
ORGANIGRAMA DE UN HOTEL
GERENCIA GENERAL
GERENTE RESIDENTE
Ger. Ger. Ger. Ger. Ger. Ger.

Alim. & Bebidas Alojamiento Marketing Ingeniería Administración Seguridad
Org. De
Dpto. Reservas Ventas Carpintería Contraloría Vigilancia
Eventos
Restaurantes Soporte de
Front Desk R.R.P.P. Contabilidad Seguridad
& Bares Sistemas
Industrial
Promoción &
Cocinas Housekeeping Mecánica Logistica
Publicidad
Servicio
Medico
Roomservice Conserjería RRHH
Stewards Sistemas
ESTRUCTURA DE TRABAJO EN EQUIPOS O COMISIONES
Servicios
Recepción
Externos Housekeeping
Marketing Contabilidad
ORGANIZACIÓN DE
Mantenimiento Caja
EVENTOS & BANQUETES
Costos A&B Cocina
Bar
R.R.H.H
Compras
Descripción de funciones de los departamentos y áreas involucrados en la organización de eventos.
20
Como primer objetivo, encontramos la necesidad de definir un organigrama estándar de dicha empresa para, así,
identificar los departamentos involucrados directamente en la organización de eventos y banquetes, es decir, de
interdependencia con el departamento de alimentos y bebidas, y la sección de eventos y banquetes.
A) RECEPCIÓN
El Departamento de Recepción se encargará de informar a los participantes sobre el lugar destinado a la
realización del evento.
B) CONSERJERÍA
Los conserjes se encargan de informar y guiar a los participantes el lugar del evento, además de armar y colocar
los paneles de información de los diferentes eventos del día.
C) TELEFONÍA
Esta se encarga de informar sobre la realización de los eventos del día, así como de transferir las llamadas a los
organizadores y participantes.
D) AMA DE LLAVES
Esta es la responsable de la preparación de las habitaciones para los participantes que se alojen en el hotel.
Además, es la responsable de la decoración, mientras que la florería interna del hotel se encarga de toda la
decoración floral de los diversos eventos.
E) COMPRAS
El Departamento de Compras es responsable de la adquisición de insumos y otros materiales, requeridos por el
departamento de cocina, banquetes, bares, etc.
F) DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS & COBRANZAS

El Departamento de Créditos & Cobranzas es el encargado de cotejar y autorizar los créditos que se destinen a
grupos y compañías, así como de verificar los pre-pagos realizados por las compañías, según el contrato
preestablecido.
G) COCINA
Será necesario que el Chef Ejecutivo reciba, con un mínimo de 7 días, la orden de servicio del Departamento de
Banquetes para programar el mise en place necesario para la preparación de los alimentos requeridos, además de
ajustar los horarios de sus cocineros, solicitar al departamento de Recursos Humanos los cocineros "extras", y,
de ser necesarios, revisar los inventarios de productos e informar al Departamento de Compras cuáles son los
requerimientos de insumos por utilizar.
Asimismo, deberá coordinar con el Maitre de banquetes los tiempos de servicio y el despacho de los alimentos
en la cocina.
H) DEPARTAMENTO DE COSTOS
El Departamento de Costos debe revisar los precios cotizados y traer los ajustes en sus controles, en caso de
cortesías y precios especiales, con la debida autorización.
I) MAITRE D´ HOTEL
El Maitre D' Hotel recibirá información para la distribución de mesas, con numeración y división por estaciones
de servicio.
Determina el plan de montaje y servicio, según los requerimientos marcados en la orden de servicio. Como
responsabilidad clave para el éxito del evento, se encargará de realizar el brieffing con todo el personal de
servicio por lo menos una hora antes del servicio principal.
21
J) RECURSOS HUMANOS
Solicita la provisión de personal extra, en coordinación con Contraloría General. Elabora los recibos y efectúa
los pagos al personal eventual.
K) MANTENIMIENTO
El ingeniero de mantenimiento, con la información que se le envía, da instrucciones para que se instalen equipos,
funcione el aire acondicionado oportunamente y haya personal técnico permanente en los salones donde se
operen los equipos de sonido, luces y otros.
L) SEGURIDAD
El Jefe de Seguridad se encarga de la distribución de elementos de vigilancia, y de controlar la entrada y salida
de equipos, ajenos al hotel, que se utilizarán en los eventos. De igual manera, se encarga de obtener los permisos
municipales y de la coordinación con las autoridades policiales, en caso se necesite el apoyo de dichas
instituciones para algún evento que cuente con la asistencia de personajes de gran importancia.
M) CAJAS
El Jefe de Cajeros programa los horarios de los empleados que controlan los ingresos en cada evento, sobretodo
de bebidas, ya que los alimentos están contratados y, usualmente, pre pagados.
N) BARES
Se comunica al Jefe de Bares, por medio de la orden de servicio, qué bebidas se servirán, así como la forma de
control y operación de la barras. Determina, además, los productos por comprar según lo marcado en la orden de
servicio. Con esta información, distribuye al personal a cargo para la preparación de cocktails y despacho de
botellas, es decir, supervisa el montaje, surtido y desmontaje de bares móviles en banquetes. Cuando hay
descorche en banquetes, se encarga de recibir las botellas para supervisar el banquete y notificar al cajero para
que haga el cargo correspondiente; además, se encarga de solicitar y preparar lo necesario para el servicio de las
bebidas que se requieran para banquetes, según la orden de servicio. Finalmente, efectúa las devoluciones de
vinos y otros sobrantes al almacén.
22
UNIDAD III
Promoción y publicidad de eventos
En esta fase, es necesario que todas nuestras instalaciones, servicios y ventajas en la preparación de eventos sean
puestos al conocimiento de nuestros clientes o potenciales clientes.
Normalmente, es el Departamento de Marketing el que, a través de su fuerza de ventas y medios de

comunicación directa, se encarga de dicha actividad, pues conoce a la perfección todos los equipos,
instalaciones, capacidad, e inclusive las diversas especificaciones culinarias dentro de nuestra carta de menúes de
banquetes.
La implementación de un sistema de promoción, comercialización y mercadeo general del área de eventos

implica una serie de tareas tales como:
 El análisis de mercado consiste en conseguir información primaria sobre nuestro mercado y se encarga
de identificar a clientes potenciales.
 Definición de estrategias por seguir, es decir, establecer un plan estratégico plan operativo para llegar,
así, a definir la fase de comercialización.
 La comercialización implica las acciones de pre-venta, venta y post venta.
 La pre-venta considera, principalmente, la elección y uso de medios de comunicación adecuados para

campañas de presentación y promoción del área de eventos, así como el control o monitoreo necesarios
sobre la efectividad de dichas campañas.
Con el fin de poder mejor publicitar y promocionar nuestra oferta, es importante definir el grado de
tangibilidad o intangibilidad en la oferta de la organización de eventos, así como el grado de
masificación que esta representa.
 La venta se convierte en la logística operativa necesaria y destinada a concretar el trato por el cual el
cliente confirma su deseo de utilizar nuestros servicios para cubrir sus necesidades.
 La post-venta se convierte en una de las principales tareas por realizar, ya que, como cualquier otra
venta de servicios, se debe realizar un seguimiento al cliente y conocer su grado se satisfacción por
nuestro servicio.
Otra tarea de la post-venta consiste en conseguir la fidelización del cliente, es decir, garantizar su
regreso a nuestra empresa en futuras oportunidades.
23
PROMOCIÓN, COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO DEL ÁREA DE EVENTOS
Información primaria
Análisis de mercado
(Recojo de información) Definir mercado y clientes potenciales
Empresas jurídicas
Instituciones y asociaciones
Personas naturales
O.N.G.
Gobierno
Estrategias
PLAN DE MARKETING
Plan estratégico Segmentación y Posicionamiento
Plan operativo MIX

Producto
Plaza
Precio
Promoción
PRE - VENTA
Comercialización
VENTA
POST - VENTA
24
COMERCIALIZACIÓN
PRE - VENTA
Difusión y medios
Comunicación
Por medios masivos: MARKETING DIRECTO

Solo para Producto Global Para servicios y productos
Hotel, que puede incluir especializados Ejem: Servicio
mención al producto de Eventos y Banquetes
“Eventos y Banquetes”
Fuerza de ventas Publicaciones MAILING

Especializadas
FORMA FORMA MEDIOS

Visita y Ediciones
Contacto privadas FAX
Personal Correo o Currier
Correo electrónico
Empresas jurídicas
Instituciones y asociaciones
Personas naturales
O.N.G.
Gobierno
VENTA Logística operativa para la

contratación
MONITOREO Control de resultados sobre las

campañas efectuadas
POST –VENTA
. Seguimiento y fidelización del cliente
25
Contacto y coordinación
Esta fase, si bien, por lo general, ha sido iniciada en una acción de la fuerza de ventas, se contactará con la
sección de eventos y banquetes del hotel para poder verificar disponibilidad de salas, concretar detalles, realizar
una reserva tentativa y establecer un presupuesto.
Como instrumento necesario para esta fase del contacto, tenemos que diseñar un formato que nos sirva para
poder tomar nota de las necesidades del cliente y transmitir del área de ventas la información al área de eventos
para registrar la reserva tentativa y proceder a valorar y cotizar los servicios requeridos por el potencial cliente.
Formas De Comunicar
Existen tres formas de que tu evento trascienda a través de los medios de comunicación:
 A través del envío de comunicados o boletines de prensa,
 Por medio de una entrevista
 Una conferencia de prensa, a la que convocamos a los representantes de los periódicos, noticieros de
televisión y radio, revistas.
Los comunicados de prensa, las entrevistas y los contactos informales de los medios son maneras excelentes de
transmitir un mensaje.
Conferencia de Prensa
Es una herramienta diseñada para generar noticias, particularmente, hechos reales y objetivos que pueden
promover la causa de la organización.
Se convocan reporteros para que asistan al evento.
Son el sustento de las relaciones con los medios, y a menudo, de la iniciativa en total.
Una conferencia de prensa es una técnica adicional de los medios para ocasiones especiales, para cuando
realmente se desea impresionar.
Ventajas
Una conferencia de prensa es interactiva; Se pueden contestar las preguntas de la prensa, y enfatizar puntos.
Es sumamente efectiva para convocar público.
Se puede anunciar un desarrollo importante, y explicar sus implicaciones locales y más amplias.
A menudo se puede generar el tipo de noticia publicidad, por el que de otra forma se tendría que pagar una
cantidad considerable de dinero; por ejemplo, un anuncio en las noticias de TV a la hora de máxima audiencia.
Seguimiento con los medios

Después de que se hayan enviado los memorándums de prensa a los medios, se les debe dar un seguimiento a
través del contacto telefónico con los principales medios.
Déle algunos días de tiempo al memorándum para que llegue a los destinatarios y comience entonces con el
seguimiento telefónico de la gente a quienes se les ha enviado (si nunca recibieron uno, ofrezca llevarles uno o
enviarles un fax).
También, dé seguimiento una segunda vez en la mañana de la conferencia de prensa.
26
Desarrollo de una Carpeta de Prensa
Una carpeta de prensa es un archivo con la información de fondo que se proporciona a los reporteros sobre el
asunto o programa en cuestión. Las carpetas de prensa son muy útiles si el grupo puede permitírselo. Si una
carpeta de prensa está más allá del presupuesto, un memorándum de prensa será suficiente. La carpeta de prensa
debe contener lo siguiente:
 Una lista de los participantes de la conferencia de prensa.

 Información de fondo sobre el evento (es decir, estadísticas, fondo histórico, antecedentes, historias de
casos o reimpresiones de reportajes).
 Algunas fotografías brillantes en blanco y negro (las fotos de acción son las más interesantes).
 Biografías resumidas de los participantes (de menos de una página).
 Reportajes o artículos relacionados provenientes de publicaciones nacionales prestigiosas
Para los que darán la conferencia

 Para los organizadores del evento, productora, representante, personajes invitados:
 Sea claro y preciso: evite el uso de jerga, retórica o lenguaje explosivo y evítelos “mmm” y los “ajá”.
Concéntrese en el asunto para no distraer a la audiencia con sus palabras.
 Asuma que la audiencia es inteligente: evite escucharse como si tratara con niños.
 No juegue o agarre ningún objeto: así provoca distracción y esto lo hace parecer nervioso.
 La apariencia cuenta: los participantes deben estar apropiadamente vestidos para la ocasión.
Definición del Mensaje

La meta puede ser presentar el evento, anunciar un nuevo programa, acontecimiento
Debe realizarse un comunicado, tipo resumen de lo que se hablará en la conferencia, tema, hora y realización del
evento , de tal manera que esto les ayude a los periodistas a tener un resumen para que cuando redacte sobre el
evento tengan claro de que se va a tratar.
Programación de Fecha y Hora

Será necesario determinar una fecha y una hora para la conferencia de prensa, y cerciorarse de que no entre en
conflicto con otros acontecimientos de prensa o plazos de los medios.
Los martes, miércoles y jueves son los mejores días para las conferencias de prensa, ya que se consideran los
días noticiosos más lentos.
La mejor hora para programar la conferencia de prensa está entre 10:00 y 11:00 de la mañana, para asegurar la
máxima cobertura de los medios.
Selección y Capacitación de Participantes

Los participantes deben estar bien informados y saber expresarse bien sobre el asunto. También deben poder
manejarlas preguntas y el escrutinio de la prensa. Los personajes públicos, artistas, políticos, etc, son muchas
veces líderes de opinión que atraerán al público al evento cuando escuchen que ellos estarán presentes en la
realización de este.
Preparación del Auditorio

Cerciórese de elegir un sitio para la conferencia de prensa que tenga un estacionamiento adecuado. Asimismo,
escoja un sitio que proporcione interés y esté en relación con el tema
Otras consideraciones incluyen la selección de un sitio relativamente libre de excesivos niveles de ruido de
fondo (por ejemplo, tráfico, teléfonos, aeronaves) y que cuente con las extensiones y los enchufes eléctricos
adecuados para la iluminación, cámaras, filmadoras, micrófonos, es decir todos los equipos que traen los medios
de comunicación. etc.
Comprobar la ubicación de enchufes eléctricos para micrófonos e iluminación.
Colocar en la sala una mesa lo suficientemente larga, con los nombres sobre tarjetas, para que todos los oradores
tengan asiento.
Proporcionar suficientes asientos en la sala para los reporteros, y espacio adecuado para su equipo de trabajo
(por ejemplo: cámaras fotográficas, micrófonos).
Desplegar materiales visuales como fondo al panel del orador: pancartas, carteles, etc.
Tener una hoja de registro para la asistencia.
Proporcionar un podio para el moderador, quizás con el logotipo de la organización sobre el mismo.
Tener café, té, agua y cualquier otro refrigerio en el sitio.
Durante la Conferencia de Prensa

Cuando finalmente llega el gran día, hay varias cosas que se pueden hacer para ayudar a que la conferencia de
prensa funcione lo mejor posible.
27
1. Dé la bienvenida a los miembros de la prensa conforme llegan.
2. Haga que los miembros de la prensa se registren con su afiliación y dé a cada uno de ellos una carpeta
de prensa.
3. Siente a los participantes de la conferencia de prensa detrás de la mesa frente a los reporteros sentados.
4. Compruebe la hoja de registro para ver qué medios están representados. También se debería hacer
contacto personal con los principales representantes de los medios antes o después de la conferencia de
prensa.
5. Comience aproximadamente a tiempo: máximo 5 minutos después del tiempo programado.
6. Grabe el acontecimiento para sus propios archivos y para el posible uso de los medios.
7. Haga que el moderador dé la bienvenida a la prensa, presente el tema y a los participantes.
8. Cada participante debe aparecer por no más de 3-5 minutos, destacando 3-5 puntos clave.
9. Después de todas las presentaciones, el moderador debe atender cualquier pregunta de la prensa y
dirigir preguntas a los participantes apropiados.
10. Después de aproximadamente 45 minutos, finalice la conferencia de prensa. Agradezca a los
participantes por presentarse y a los medios por asistir.
Después de la Conferencia
En la medida de las posibilidades, se necesita establecer contacto personal con los representantes, por lo menos,
de los medios más importantes.
Si se logra tener una conversación corta y agradable con estas personas y causar una buena impresión, ellos lo
recordarán cuando necesiten información o algún reportaje sobre el tema, y responderán cuando se les contacte.
Recomendaciones
Es necesario recordar que no se debería realizar una conferencia de prensa muy a menudo. Es un acontecimiento
especial y debe ser tratado como tal.
El acontecimiento incluye a un individuo destacado.
Cuando un número de grupos están participando en una acción y hace una demostración. Ejm: Evento
deportivo.
Cuando se desea expresar la invitación hacia un evento innovador.
28
FICHA TÉCNICA
Es importante contar con folletos y fichas técnicas que permitan comunicar y promocionar nuestros productos y
servicios. Su diseño deberá contemplar una estructura determinada y debe, además, contener productos
debidamente seleccionados, con el fin atraer la clientela potencial a la cual queremos llegar.
La ficha técnica es un documento de carácter informativo y descriptivo de las principales características del
hotel. Se recomienda que sea un impreso de buena calidad y de un tamaño significante, pero de fácil manejo,
pues sirve como carta de presentación y recordatorio del hotel, con la cual se informa sobre todos los productos y
servicios que este posee.
Composición
La ficha técnica se encuentra conformada por un gran espectro de informaciones que resumen las principales
características del hotel.
Es recomendable incluir los siguientes rubros de información:
 Categoría
 Ubicación general
 Dirección exacta
 Distancia a los principales puntos de interés
 Número de habitaciones con equipamiento base
 Centros de interés dentro del hotel (clubes de ejecutivos, etc.)
 Instalaciones recreativas
 Recomendaciones de interés turístico
 Información para los visitantes
 Restaurantes
 Bares
 Servicio de eventos y banquetes (salones y capacidad)
Función
La ficha técnica tiene por función servir como carta de presentación del hotel ante clientes potenciales. Gracias
su formato, diseño y calidad este es también un recordatorio del hotel, el cual no se traspapela ni confunde con
las muchas tarjetas de agentes de venta.
Utilización
Se utiliza la ficha técnica como una herramienta de presentación, utilizada, básicamente, por el personal de
ventas del hotel, para entregar durante sus visitas profesionales a potenciales clientes.
Opcionalmente, en las instalaciones internas del hotel se disponen documentos, como los folletos, en
habitaciones, paneles de información y propaganda y otros, con el fin de presentar claramente nuestra gama de
productos y servicios generales a consumidores de servicios puntuales del hotel o a pasantes casuales.
29
CARTA DE EVENTOS Y BANQUETES
La carta de eventos es un compendio de todos los productos y servicios que ofrecemos, los cuales se encuentran
estandarizados, costeados y valorados para poder ser ofrecidos formalmente a nuestra clientela.
Realización de una carta de banquetes
 Presentación gráfica agradable

 Logo y Nombre de la empresa
 Representación gráfica del área de eventos con todos sus salones
 Cada salón debe ser nombrado con un nombre específico acorde al concepto del hotel
 Indicar todas las particiones posibles de cada salón
 Indicar la de capacidad de cada salón según el tipo de armado y preparación
 Oferta gastronómica en sus diferentes conceptos
 Oferta de bebidas
 Oferta de equipos a disposición
 Espacio para adjuntar lista de precios
 Dirección y ubicación.
 Posibilidad de división de los salones.
Es muy importante realizar la carta de eventos y la carta de banquetes en un formato manual para facilitar su
manejo y lectura.
Oferta Gastronómica
Es importante recalcar que la oferta de alimentos debe subdividirse en diversas partes de acuerdo con el concepto
básico y tipo de servicio que requiera cada evento.
Se recomienda crear áreas separadas e identificar los diferentes conceptos de servicio y comidas y ofrecemos en
nuestro hotel, tales como:
 Desayunos (ejecutivos o buffets)

 Lonches
 Cocktails
 Aperitivos
 Vinos de honor
Menús ejecutivos
 Banquetes Menús de gala
Opción de armar menúes al gusto del cliente
 Buffets
 Standing lunch
 Coffee break
 Opción de armar el producto al gusto del cliente
30
Composición de la Oferta Gastronómica
Para desarrollar la composición de nuestra oferta en la carta de banquetes, debe tenerse en consideración las
siguientes bases:
 Originalidad (con archivos descriptivos de las recetas)

 Utilización de apelaciones clásicas
 Ortografía correcta
 Concordancia gramatical
 Métodos de preparación adecuados a la producción masiva
 Material disponible para el servicio requerido
 Temporada
Composición de Menús
Si bien se le debe dar la opción al cliente de armar sus propios menúes, la mayor parte de nuestras ventas se
realizara sobre la base de los menúes ya armados o predeterminados en nuestra carta, la composición de una
larga lista de menúes tiene que incluir cinco temas importantes:
 PRODUCTO
 COLOR
 SABOR
 TEMPORADA
 EQUILIBRIO NUTRICIONAL
 PRODUCTO O INSUMO
 PRIORIDAD DE DETERMINACIÓN DE PLATOS:
a) Plato principal
b) Entrada
c) Postre
Para establecer un menú cualquiera, es importante respetar una estructura nutricional balanceada. Los nutricionistas
nos recomiendan ciertos porcentajes y porciones en cada menú, manteniendo un equilibrio entre:
A) Proteínas => 14 – 15 %
B) Lípidos => 16 – 25 %
C) Hidratos de carbono => 60 – 62 %
D) Fibras => 1 – 2% = 100gr – 200gr
Oferta de Bebidas.
Dentro de la oferta de bebidas, es importante identificar grupos de insumos:
 Cocktails
 Licores y bajativos
 Destilados
 Vinos (por tipo y región)
 Cerveza
 Gaseosas
 Jugos
 Cafés e infusiones
La aplicación de precios, normalmente, se establece según el tipo de unidad de venta que se elija. Algunas veces,
podrá ser por botella, por unidad (vaso, copa, tazas, etc.), por jarra.
Oferta y Listado de Equipos
31
Se tiene que encontrar un listado de equipos que se ofertan al cliente, indicando cuáles de ellos son gratis y cuáles
representan un cargo adicional, ya sea que el hotel cuenta con dichos equipos o los ponga a disposición por medio de
un service externo.
La unidad de venta se define por equipo y por tiempo de uso; muy frecuentemente, por día y/o medio día; muy rara
vez, y solamente si los equipos pertenecen al hotel o a la empresa organizadora de eventos, se ofertarán precios de
alquiler de equipos por hora.
Algunos de los equipos más comunes en eventos:
 Podio de mesa o de piso

 Pizarra acrílica
 Papelógrafo
 Cañón proyector de multimedia de 6000 lumens
 Ecran - Pantalla, portátil o permanente
 Computadora
 Televisor
 VHS - DVD
 Puntero normal o Láser
 Micrófono: de mesa, de solapa, inalámbrico,
 Filmación del evento
 Grabación del evento
 Sistema de Traducción Simultánea
 Estrado
 Spots de luz, fijas y movibles
 Pista de Baile
 Estrados
 Rotafolios
Material para Eventos y Banquetes

Es indispensable definir una lista de elementos que el hotel deberá poner a disposición para la organización y
preparación de un evento, ya sea material propio o alquilado.
De la misma manera es importante definir que parte del equipamiento se le otorga al cliente de cortesía y que
equipos serán cobrados.
De la misma manera que se determina el material necesario para convenciones, se preparará una lista para
banquetes, cocktails, etc.
Esta determinará exactamente todo el material que se requerirá en la preparación de un evento, más aún si se
trata de un servicio de catering, ya que, en este caso, cualquier error representará un gran problema.
La persona responsable de tener todo el material a disposición es el Jefe Steward, el cual preparará el material en
carros rodantes que ayuden a realizar la mise en place.
En caso de Servicio de Catering éste mismo se encargara de empaquetar de forma segura el material en los
recipientes y cajas especialmente diseñados para servicios de catering
32
ETAPAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
En el desarrollo regular de un evento, deberán tomarse en cuenta cuatro fases importantes:

 Venta
 Pre-Evento
 Evento
 Post-Evento
VENTA
Fase en la cual se brinda la información, cotización del evento.
Se negocia con el cliente, culmina al cerrar el negocio.
Principales tareas:
• Ser fuente de información, la cantidad de veces que lo solicite el cliente.
• Conducir las visitas guiadas necesarias (conocer el salón, conocer los requerimientos, etc.)
• Realizar las pruebas solicitadas cuando sea necesario.
• Reunirse con el cliente, concretar el negocio, firmar el contrato, recibir el depósito de enganche.
Etapa de negociación
Esta fase puede llegar a ser considerada la mas importante, debido a que dependiendo de la información y datos
obtenidos de la parte contraría, se podrán preparar mejores argumentos para el desarrollo de las etapas siguientes
A la hora de negociar:
 Trate de ganar la confianza de la otra parte
 Escuche atenta y activamente lo que el otro propone
 Controle sus emociones
 Intente partir de objetivos comunes, no de posiciones divergentes
 Pregunte
 No juzgue, trate de ser amigable
 Poner a prueba los límites y ver hasta dónde puede negociar podría brindar mejores resultados
 Ser sincero, eso dará mayor credibilidad
 Antes de ingresar a la negociación, piense en distintas alternativas de resolución, siendo flexible al
momento de cerrar el trato.
 Tenga bien presente lo que NO está dispuesto a negociar
 Haga concesiones gradualmente
 Tome notas de la negociación y en consecuencia dejar por escrito en contratos, acuerdos o
confirmaciones lo resuelto.
33
Los tres principios básicos de la negociación
Ganarse el derecho
Persuadir a través
a continuar
del compromiso
Concentrarse en el cliente
A. Concentrarse en el cliente
 Prestar atención a las necesidades y situación del cliente en el momento de la negociación

 Desarrollar una actitud en la que todo lo que haga y diga sea valioso para el cliente
 Encontrar la manera de llegar a él
 Siempre ponerse en el lugar del cliente
 Tratarlo como quisiéramos que nos traten a nosotros
B. Ganarse el derecho a Continuar
 Demostrar conocimiento y credibilidad ante el cliente

 Dirigir las dudas del cliente en cada uno de los procesos de venta antes de pasar al siguiente paso
 Tratar de solucionar cada inquietud conforme éstas vayan apareciendo
 Buscar conformidad por parte del cliente
 Estar atentos al lenguaje corporal y señales del cliente
C. Persuadir a través del compromiso
 Involucrar al cliente en determinar sus propias necesidades

 Comprometer al cliente durante todo el proceso de venta
 Hacer preguntas frecuentes para asegurarse que el cliente esta involucrado
 Ganar pequeños compromisos durante el proceso
 No asumir el retorno del negocio por defecto
34
Negociación con el cliente
La base de negociación de tarifas y servicios se realizará sobre la base del presupuesto enviado y del manejo de
precios de la oferta sometida por la competencia a nuestros eventuales clientes para un evento.
Condiciones que determinan una negociación

Normalmente, el presupuesto da un margen amplio que permite otorgar ciertos beneficios al cliente, ya sea en el
área de precios o servicios.
Es importante tener en cuenta ciertas condiciones que nos inclinarían a otorgar ciertos beneficios; por ejemplo:
- El tamaño del evento

- La imagen que representa el cliente
- La frecuencia con que realiza eventos
- La temporada o estacionalidad del negocio
- La forma y el tiempo acordado para y el pago
- Según su morosidad o puntualidad de pago en anteriores eventos
Elementos de negociación
Dentro de los elementos que se pueden negociar con el cliente, se encontrarán muchos más elementos que la
simple reducción del precio en forma de rebajas y descuentos. Así, se dan muchos otros tipos de facilidades, los
cuales pueden ser muy convenientes para el cliente, y sin tener que reducir nuestro margen de ganancia ni
incrementar el costo de producción de nuestro servicio. Se pueden tomar como ejemplo:
- Liberación de salas
- Aprobación de un crédito
- Canjes de servicios
- Auspicios
- Presentes de recuerdo
- Descuentos en alojamiento para los participantes
- Parqueo gratuito
- Corcho libre
- Derecho de corcho
- Otros
Presupuesto o Cotización
Los servicios se presupuestan de acuerdo con los requerimientos del cliente, en primera instancia se usan las
tarifas preestablecidas o rack
Tarifas Rack
Son las tarifas fijas y oficiales que se ofertan al público en general.
Estas se trasladan al cliente como información preliminar para dar espacio a negociar precios, según el consumo
de servicios y la dimensión del evento.
La contratación para eventos y banquetes

Una vez que se llega a un acuerdo con el cliente sobre la base de sus necesidades, requerimientos, y a nuestra
retribución económica, ya solo queda formalizar dicho acuerdo a través de un contrato legal, en el cual se
establecen todas las características y condiciones bajo las cuales se establece el compromiso por ambas partes,
para evitar eventuales problemas, debidos a algún mal entendido.
35
Los elementos que se deberían encontrar claramente definidos en un contrato para eventos y/o banquetes son
ocho:
 Identificación de las partes

 Definición de las partes
 Condiciones del contrato
 Las prestaciones por parte del hotel
 Retribución económica
 Monto
Forma
Momento de pago
Penalidad
 Normas definitorias en caso de desacuerdos
 Jurisdicción
El contrato
Es esencial que el contrato sea redactado con una ortografía impecable y fácil de entender, para evitar futuros
problemas con algún ítem que no haya quedado claro.
El contrato debe tener dos copias como mínimo: una para el cliente y otra para la empresa.
Las cláusulas deberán proteger al establecimiento, pero también al cliente
Es importante que no quede nada por fuera, ni que haya letras demasiado pequeñas que el cliente no pueda leer
Es de suma importancia que el contrato contenga lo siguiente:
 Nombre completo de la persona natural o empresa

 Dirección exacta
 Teléfonos
 Nombre completo de la persona responsable del evento
 Persona que firmará el contrato
 Descripción completa y detallada del servicio que está ofreciendo
 Nombre del evento
 Precio exacto (incluyendo impuestos)
 Fecha, lugar y hora del evento
 Cantidad de personas
 Cantidad de horas que se prestará el servicio
 Firma de ambas partes
 Métodos y formas de pago (Si se cancela todo de contado o en partes, especificar las fechas de los
pagos)
 Claúsulas en general
 Tipo de facturación
 Resúmen de gastos
Cláusulas Generales
Las cláusulas generales por lo general están divididas de la siguiente manera:
 Garantía de banquetes
 Políticas de cargo por cancelación del evento
 Políticas de Pago y depósitos
 Facturación
 Playa de estacionamiento
 Condiciones administrativas
36
Condiciones generales de contratación
Es conveniente recordar que todos los hoteles operan con políticas similares, que sirven como guía u orientación,
además de casi convertirse estas en un reglamento de uso de un cierto mercado.
Hoy, es costumbre que en el mercado capitalino peruano se encuentren los siguientes conceptos como usanza y
base:
 Los precios indicados en los presupuestos incluyen, por ley y disposición de la SUNAT, el 18% de
I.G.V., así como el porcentaje de servicios por cobrar que ya depende del hotel. Normalmente, es de un
10%.
 Los presupuestos enviados por el hotel suelen tener una validez de 15 a 20 días, a partir de la fecha de
envío, ya sea por fax o por correo. En caso contrario, la validez del presupuesto estará indicada en el
mismo.
 Con la confirmación escrita por parte del organizador, el hotel solicita el pago de un 50% del monto
total del evento.
 El saldo deberá ser cancelado en tres días antes del inicio del evento.
 En caso de la anulación del evento pocos días antes a la fecha de inicio, el hotel cobrará una penalidad
sobre el pago por adelantado, por conceptos de lucro cesante.
 En caso de solicitud de crédito, deberá ser llenado un formulario para la autorización por el
Departamento de Créditos y Cobranzas. A su vez, será necesario que el contratante extienda una carta
de compromiso al hotel para garantizar el pago de los servicios.
 El número definitivo de asistentes deberá ser confirmado tres días antes del evento.
 En caso de contratación de servicios complementarios, como músicos, artistas y derechos de autor o
tazas municipales, el organizador se compromete a efectuar todos los pagos a los que estén afectos.
 Es de consideración la política de la empresa, en función al Dpto. de A&B, en lo que concierne al
ingreso de bebidas, se debe pagar el derecho de corcho, o simplemente no permitir el ingreso de ningún
tipo de alimento o bebida.
PRE – EVENTO
Fase de mayor coordinación de trabajo y atención a detalles muy importantes.
En ésta fase se debe lograr la situación WIN / WIN (satisfacción del cliente y beneficioso para la compañía)
La fase del pre-evento representa el momento de organización de todos los procesos e implementación de todos
los mecanismos que permitirán brindar los servicios necesarios al evento, ya sea como parte de un hotel o como
una empresa independiente avocada a este negocio.
Principales tareas:
• Construir un lazo muy importante con el cliente.
• Asegurar tener toda la información para el área de Banquetes.
• Manejar los proveedores involucrados en el evento.
• Completar toda la información en el sistema y documentos adicionales.
• Comunicar a todos los departamentos encargados
• Asegurar satisfacción al cliente y a la compañía.
37
Planeamiento
Consiste en prever, organizar y estructurar todos los elementos necesarios para poder ofrecer un determinado
servicio.
Dentro de esta planificación de actividades, se deben considerar, como mínimo, los siguientes puntos:
- Distribución de funciones
- Definición de las políticas de precios que vienen establecidos desde la venta
- Formalización de las contrataciones
- Establecimiento de las formas de retribución económica señaladas en el contrato
Algunas consideraciones para el Pre Evento
1. Se debe efectuar una reunión con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
2. Verificar la fecha previamente reservada en la venta: ésta no debe coincidir con días feriados y/o
festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de
los participantes y/o invitados especiales.
3. Verificar el lugar de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad,
iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
4. Seleccionar alimentos & bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes
5. Definir los objetivos y políticas del evento, es esencial la fijación de los objetivos de éste.
6. Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
7. Determinar el número final y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes,
ponentes y acompañantes.
8. Elaborar la pauta del evento
9. Estimar la cantidad de personal, materiales y equipos que se necesitarán.
10. Elaborar el presupuesto final del evento
EVENTO
Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada, guiadas
por la programación que el comité organizador preparó.
• La preparación se convierte en ACCIÓN.

• Rol principal las áreas involucradas en el evento (banquetes, cocina, pastelería, etc.)
• Atención en el servicio al cliente: personalizado.
• Es clave para garantizar eventos futuros con el cliente.
• Oportunidad para maximizar la venta con upsells o productos adicionales.
• El rol de la persona de eventos en esta fase es de soporte en caso el cliente realice cambios de último
momento o solicite ayuda adicional.
• Muy importante cumplir con lo prometido y establecido en fase 2.
38
Principales tareas:
• Asegurar calidad en cada aspecto del evento para superar expectativas del cliente.
• Recibir constante feedback del cliente
• Realizar un pre – event meeting cuando sea apropiado.
• Definir roles claves durante el evento y asegurar que las áreas involucradas estén en el mismo canal de
información.
• Repartir BEO´s a las personas involucradas.
POST - EVENTO
El post-evento se da una vez terminado el evento e incluye el proceso de evaluación del grado de satisfacción del
cliente, así como los procesos de seguimiento y fidelización de clientes
o Evaluar satisfacción del evento con el cliente.

o Reflejará el servicio en las fases anteriores.
Principales tareas:
• Revisar el cobro de todo el evento, emitir factura.
• Recibir feedback de otras áreas para mejorar en algún aspecto.
• Identificar oportunidades adicionales de venta al cliente.
39
UNIDAD IV
Relación con Proveedores
La tarea del organizador de eventos es llevar adelante la coordinación de diversas actividades especialmente
propuestas para un público determinado, durante un período corto de tiempo.
Pero el organizador, no es especialista en todas las áreas que tendrá que cubrir de acuerdo a los objetivos que
establezca para su evento, sino que, en mayor o menor medida, deberá contratar empresas de servicios y
productos para cubrir sus necesidades y alcanzar su meta.
En este punto, ingresan proveedores de diferentes rubros, con diversas especialidades que se van a hacer cargo
de una cantidad determinada de cuestiones del evento.
El vínculo con los proveedores al organizar un evento es muy importante para lograr los objetivos, ya que ellos
son quienes acompañarán a los organizadores en todo el proceso del pre evento y durante el evento.
Un buen resultado, puede generar una relación a largo plazo y convertirse en un valor agregado para cualquier
evento. Los proveedores de servicios y productos especializados en eventos generalmente conocen la dinámica
de tiempos con los que se necesita trabajar y están preparados para responder ante cualquier contingencia.
Pero esto último no ocurre sólo, sino que va a depender de la comunicación que se genere con ellos,
informándoles correctamente cuáles son nuestras necesidades explicando claramente qué es lo que se necesita.
Sería interesante incluir como metodología, que al solicitar un presupuesto y en una reunión inicial, además de
explicar qué es lo que se está buscando, entregar un brief con los datos principales del evento, a fin de que ellos
puedan armar una propuesta a la medida y no ofrecernos algo estándar, que muchas veces no se adapta a lo que
un organizador requiere.
Al momento de elegir un proveedor, sería interesante tomarse un tiempo para conocer un poco de su experiencia,
cómo se desenvolvieron en eventos previos y tener una o varias reuniones para conocer su manera de trabajo y
saber si se amolda a la nuestra, ya que, si el proveedor va a estar presente durante el evento, se tendrá que
trabajar en equipo y muchas veces contra el reloj.
Al momento de solicitar el presupuesto, es importante que expreses claramente lo que necesitamos y solicitemos
los datos por escrito. Una vez acordado el presupuesto, es importante que firmar un contrato de trabajo para que
no deje cosas al azar.
Como conclusión, consideramos que es mucho más importante al momento de elegir un proveedor para su
evento, el vínculo que puedan establecer y la manera de trabajar que grandes promociones o comisiones que
ellos puedan ofrecer, que, si no están bien clarificadas y adaptadas a nuestras necesidades, pueden terminar
ocasionando una pérdida de dinero o un incumplimiento de los objetivos reales.
40
Proveedor
Es la persona o empresa que abastece con algún producto o servicio a otra empresa o a una comunidad. El
término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.
El Organizador Profesional puede ofrecer un servicio parcial o integral.

Si asume la totalidad del evento, su responsabilidad será mayor así como las tareas que le competen.
A la vez, puede ofrecer un servicio general de organización, de todo tipo de eventos o uno especializado en un
área definida.
De este modo, se explica cómo generar dichos servicios y orientarse a aquellos que le puedan resultar más
rentables y distintivos.
Así como el Organizador es parte del servicio integral, también lo son los proveedores de productos y servicios
para eventos
Necesitamos conseguir las mejores condiciones para nuestra empresa: mejores precios, condiciones de pago,
exclusividades, etc.
 Estar informado: antes de comenzar una negociación debemos informarnos siempre acerca de los
diferentes proveedores que existen, los tipos de productos que ofertan, precios, servicios que facilitan a
los clientes, etc.
 Preparándonos para la negociación: no basta con informarse sobre la competencia, sino que también
debemos tener claros los objetivos que queremos alcanzar y determinar qué queremos y qué podemos
asumir cuando se trata de proveedores o servicios externos
 Deja que conozca tu empresa: normalmente el proveedor no sabe nada de acerca de nuestra compañía,
así que es importante que le expliquemos la variedad de servicios que ofrecemos, así como las políticas
de nuestra compañía
 Tomando el tiempo que sea necesario: nunca tomemos una decisión apresurada. Pensemos bien las
condiciones antes de llegar a un acuerdo, la forma de pago, la calidad de los materiales.
Si algo no nos convence, sigamos buscando.
Encontremos el acuerdo que más se adapte a nuestras necesidades y asegurémonos que todas estas condiciones
queden registradas por escrito.
Lo que debemos tener presente a la hora de negociar
 Precios: el objetivo será siempre conseguir los mejores precios.

Por lo general, los proveedores trabajan con precios al por mayor que son estándar.
La mayoría de los proveedores trabajan con un pedido y un importe mínimo.
 Exclusividad: no sólo son importantes los precios, sino también es fundamental poder negociar sobre
ciertos elementos como: utensilios para decorar, reproducción de efectos especiales como máquinas de
humo, burbujas o equipos de sonido con tecnología digital.
Todos estos detalles únicos para cada evento nos hacen exclusivos
41
 Condiciones de pago: para poder alquilar estos servicios del proveedor, normalmente hay que dar un
adelanto, siempre es mejor anticipar el 40 o 50% y no realizar el pago total hasta que se cumpla con lo
pactado.
De ese modo tenemos la seguridad de que el proveedor cumplirá con los plazos establecidos y la calidad
del producto o servicio contratado.
 Publicidad: intentemos que el proveedor también haga publicidad para nuestra empresa, por ejemplo
mencionando nuestro negocio en su web, teniendo publicidad en sus oficinas.
Estas alianzas estratégicas son importantes, ambas partes se benefician
Algunas Consideraciones importantes
Toldos: Armado y desarmado

Debemos tener presente el personal que va a trabajar en esta actividad. Para coordinar la fecha, hora, cantidad de
personas que se necesitan.
Una empresa que cuente con los permisos necesarios, equipos de seguridad al día, seguros, etc.
Si tenemos un evento benéfico:

Podemos hablar con los proveedores y hacer alianzas.
Para esto siempre debemos mantener buenas relaciones con nuestros proveedores.
Normalmente éste tipo de eventos son buenos para hacer publicidad, al mismo tiempo que hacemos algo bueno
por el prójimo.
Es un impacto totalmente positivo en el consumidor
A la hora de negociar trate de obtener un gran negociador, usted querrá tener a alguien que no tiene miedo de
pedir un descuento. Desea asegurarse de que la persona que le está ayudando va a estar dispuesto a pedir mucho.
Una persona siempre dispuesta a buscar la mejor alternativa.
Lo más importante es siempre estar consciente de la cantidad de presupuesto que se
tiene destinado.
42
UNIDAD V
HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
El éxito en la organización de cualquier actividad depende no solamente del empuje y buena voluntad del
personal, sino que, también, se encuentra basado en un proceso ordenado y sistemático para la ejecución de
tareas y resolución de problemas.
Estos sistemas son tan eficaces como las herramientas que lo conforman y el uso preciso que reciben por parte de
sus usuarios.
Para la realización de eventos, disponemos de diversas herramientas de comunicación, de clasificación y orden,

control y síntesis o resumen de datos.
La agenda de reservas
El primer punto por determinar es si, verdaderamente, se encuentran los salones y equipos deseados libres en el
momento requerido o si ya han sido reservados con anterioridad por algún otro cliente.
La forma más simple de llevar un control exacto de dicha información es a través de una agenda en la cual
quedan registrados todos los salones reservados, y que incluye, exactamente, las horas en que los salones serán
ocupados, para poderlo utilizar una segunda vez en otro horario el mismo día, si fuera necesario.
Para hoteles que, por su estructura, no son especializados en eventos, bastará una agenda común. En caso
contrario, para aquellos hoteles que se especializan en eventos, es recomendable diseñar una agenda especial que
permita llevar con más precisión dichas reservaciones.
Una mejor opción para poder realizar un excelente trabajo en la organización de eventos es contar con un
sistema computarizado que permita reservar, establecer la orden de servicio, contabilizar prepagos, etc.
Dichos programas se encuentran, normalmente, integrados en grandes sistemas computarizados para hotelería
como Micros, Fidelio, etc.
La orden de servicio
El principal problema que se presenta, en nivel interno, para la preparación de un evento es la coordinación de
los diversos departamentos comprometidos para dicha actividad.
En la mayor parte de empresas hoteleras, se utiliza para este fin un formato, cuya forma cambia de una empresa
a la otra, pero en el fondo comprende, básicamente, los mismos elementos.
Uso y manipulación
La orden de servicio lleva toda la información necesaria para las diversas tareas por coordinar entre los distintos
departamentos involucrados. Esta será distribuida por el correo interno del hotel o por el mismo asistente de
A&B a la personas o departamentos concernidos.
La orden de servicio original se ordenará en el archivo central de la sección de eventos de manera cronológica y
será tratada de la misma manera en las otras secciones o departamentos.
43
Esquema de distribución de tareas e información.
RECEPCIÓN
MARKETING
HOUSEKEEPING
ORGANIZACIÓN
MANTENIMIENTO DE EVENTOS Y COMRAS &
BANQUETES LOGÍSTICA
BAR R.R.H.H
COSTOS A&B
Las informaciones principales de una ORDEN DE SERVICIO son:

 Organizador
 Salas reservadas
 Horario de uso de dichas salas
 Tipo de evento
 Número de personas del evento
 Tipo de disposición o set up
 Responsable del evento
 Estatus de reservación
 Columna de precios unitarios o totales
 Empresa organizadora, con dirección
 Persona de contacto, con teléfono
 Servicios de bebidas
 Servicios de alimentos
 Remarcas generales
 Remarcas al equipo técnico
 Espacio para sello y firma del hotel
 Espacio para firma y confirmación del cliente
Dichas informaciones deben ser agrupadas de acuerdo con el tipo de datos que comprenden. Se
recomiendan áreas de:
 Información de la orden de servicio misma.

 Información global del cliente
 Cronograma de salones
 Información de equipamiento técnico
 Observaciones generales
 Decoración y guardarropa
 Columna de precios
44
Reporte Diario de Eventos o Daily
La sección de banquetes sacará el REPORTE DIARIO DE EVENTOS, el cual es un resumen de todos los
eventos del día siguiente, y lo distribuirá 24 horas antes de la fecha indicada, para ser engrapado a todas las
ordenes de servicio del día; y, así, disponer de toda la información necesaria ya sea global o resumida.
Elementos del reporte diario de eventos:

1. Fecha
2. Nombres de organizador
3. Salas reservadas
4. Códigos de cuenta interna
5. Número de personas/evento
6. Tipo de evento y set up o armado
7. Tiempo de las reservas
8. Personal de turno
Reporte Mensual de Eventos o Monthly

De igual manera, la sección de banquetes realizará un REPORTE MENSUAL DE EVENTOS (monthly) de las
actividades del mes siguiente, lo cual permitirá a los jefes de otras secciones y departamentos realizar un plan de
utilización de su personal para trabajar de manera más eficiente y económica.
Gracias a que hoy la mayor parte de eventos de gran magnitud se encuentran reservados con varios meses de
anticipación, podemos establecer un cronograma de eventos para el mes siguiente.
Los pequeños eventos que son reservados con pocas semanas o días de anticipación tienen, por su tamaño
reducido, poca implicancia en la programación de personal, tanto para el área de eventos y banquetes como para
las otras áreas del hotel que se encuentran involucradas en la organización de algún evento.
Los elementos que conforman el reporte mensual de eventos (monthly) son, básicamente, los mismos que los
que se encuentran en un reporte diario, pero con la diferencia de que en el reporte mensual se encuentran todos
los eventos, ordenados por fecha del mes que sigue.
45
Ejercicio de Aplicación 1
La empresa de distribución de automóviles Chatarral S.A. (RUC 12345678), con domicilio legal en Av. Pardo
5811, Miraflores (Telf 411 11 11 y Fax 422 22 22), nos comunica, a través de la Sra. Carreras Prix, su Gerente
de Marketing, que requiere organizarles una cena - banquete a 180 de sus mejores clientes, a los cuales piensan
presentar su nueva gama de autos, el día 21 de marzo de 20XX de 8:00 p. m. a 12:00 a. m. Para asegurar la sala,
nos hace un prepago del 50 %, ya que en esa época nos encontramos ocupados, casi, completamente.
La Sra. Carreras Prix nos comunica que dentro del salón donde se realizará (Salón Golf) el evento se tiene que
incluir un área de demostración de 24m2 para la exposición de su nuevo modelo de auto.
Además, nos informa que desea empezar la noche (de 8:00 p. m. a 9.00 p. m. - Salón Polo) con un aperitivo para
todos los invitados, en el cual se pasará únicamente champaña “Moët Chandon” y canapés de salmón ahumado,
brochetas de pollo a la gitana y empanadas de champiñones. Todo el aperitivo con un costo de US$5.80, por
persona.
Luego del aperitivo, seguirá la cena show, y los comensales estarán acomodados en mesas para 8 personas. Para
dicha cena, se ha escogió el menú No. 36 que se servirá plateado y consiste en:
Filet de trucha al eneldo

***
Lomo de res Strogonoff
Legumbres de la estación
Gratin de papas
***
Pie de fresa, acanelado
US$ 33.00 por persona
Dicho menú será acompañado con un vino blanco chileno (Sta. Rita - US$12.00, por botella) y un vino tinto
chileno (Los Vascos, Pinot Noir 1992 - US$15.00, por botella), así como de agua de mesa (San Luis de litro -
US$2.00, por botella).
Además, la organizadora nos pide que las mesas no tengan decoración floral, para no obstruir la vista de los
invitados, pero nos solicita usar manteles de color granate para crear contraste.
El equipo técnico requerido consta de un micrófono inalámbrico (US$10.00, por día) para el orador y un podio
que se situará en una esquina del salón. Además, se requieren 3 spots de iluminación fijos y uno variable,
dirigido por un miembro del servicio técnico, puesto por nosotros (US$60.00, por día).
Finalmente, solicitan personal que se encargue del guardarropa por toda la noche (US$20.00, por día)
46
Ejercicio de aplicación 2
La empresa Rodak S.A. con domicilio legal en Av. Javier Prado 2351, La Molina, desea reservar una sala de
eventos para su asamblea de accionistas, por lo cual se pone en contacto con nuestro hotel a través de su
secretaria de gerencia, la Srta Rosa Méndez, con Tl: 3352223, la cual nos solicita un salón para 270 personas,
para el día 12 de mayo de 20XX de 9:00 a. m. a 12.30 p. m. Este se le reserva el Salón Borgoña al siguiente
precio: US$500.00, por día.
La Srta. Méndez nos aclara que desea que se pongan, únicamente, sillas, así como un podio de pie, un micrófono
y una mesa de honor para 4 personas.
Para las 10:30 a. m., requiere un coffee break de 15 minutos de duración, y que incluya, para las 270 personas:
café, té, jugo de frutas, panecillos y sandwichitos triples, por un importe de US$5.00, por persona. (Sala Malbec)
La asamblea terminará a las 12:30 p. m. y los accionistas pasarán, después de media hora de descanso, a un
almuerzo organizado por la empresa, el cual durará 2 horas, en el Salón Torontel.
Dicho menú (el No. 21) consta de:
Consomé al oporto
***
Roast Beef con salsa bernesa
Jardinera de legumbres
Puré de papas
***
Pie de manzana con helado de vainilla
US$28.00 persona
Dicho menú será acompañado de un Chardonay Wente (US$23.00, por botella) y un Pinot Noir chileno, Los
Vascos 1992 (US$28.00, por botella), además de agua de mesa San Luis (US$2.00, por botella de litro).
Solicitan, también, que se utilicen manteles de color dorado, ya que este es el color representativo de la empresa
Rodak S.A. El equipo técnico requerido por la empresa para este evento es un proyector de transparencias, un
puntero laser y un cañón de proyección (US$200.00, por día).
Para el guardarropa piden, exclusivamente, una persona para su evento, lo cual cuesta US$20.00, por día.
47
Ejercicio de aplicación 3
Complete la siguiente orden de servicio con la información correspondiente.
La empresa CHANTAL S. A. (con domicilio legal en Camino Real 155 - San Isidro), representante de productos
de belleza FEON, desea realizar un curso de capacitación para su personal de ventas el día 15 de diciembre de
2015.
Su ejecutiva de personal, la Sra. María Stein (Tl: 2512525 y fax 252 2525), se pone en contacto con nuestra
empresa para reservar una sala con capacidad para 150 personas, de 8:00 a. m. a la 6:00 p. m. El costo del
alquiler de la sala asciende a US$500.00, por día. (Salón Grau)
Para las 10:00 a. m. y las 4:00 p. m., nos pide un coffee break que durará aproximadamente 15 minutos y
comprende: café y jugo de naranja, así como pastelería danesa, sándwiches mixtos y croissants a US$4.00, por
persona. (Salón Bolognesi)
Nos solicita que se prepare un almuerzo, únicamente, para 120 personas, el cual comienza a la 1:00 p. m. y dura
exactamente 1 hora. Para ello, escogen el menú No. 15, el cual tiene un costo de US$23.00 por persona y
comprende: (Salón San Martín)
Causa con pulpa de cangrejo

--------------------
Lomo de cerdo al cognac
Mouseline de papa
Zanahorias vichy
--------------------
Ensalada de frutas exóticas
Debido a que es una reunión de trabajo, no se consumirán bebidas alcohólicas y para el almuerzo se servirán
bebidas gaseosas de tamaño personal ( US$ 1.50, cada una), las cuales serán pagadas por cada comensal.
Nos solicitan un cañón de proyección conectado a un DVD, el cual se factura a US$180.00, por día; y una
pantalla gigante. También, nos solicitan 2 micrófonos, uno en el podio y el otro en la mesa de honor, además de
un proyector de slides (US$40.00 por día).
Además, requiere que en todas las mesas se distribuyan blocks A4 y lapiceros. Asimismo, nos solicita una mesa
de honor para 6 personas, un podio de pie y una pasarela, en la cual se realizará un pequeño desfile de modas al
final del su capacitación.
Nos solicita que la decoración de las mesas del almuerzo se realice con rosas amarillas, razón por la cual
recargamos un monto total de US$ 20.00.
48
UNIDAD VI
Estándares, Proporciones y Medidas según los Tipos de Montaje
Cálculo de Tamaños y proporciones
Antes de realizar alguna reserva en cualquiera de nuestros salones para eventos, es de gran importancia poder
calcular el espacio necesario que requiere cada tipo de Set up o armado estos son:
 Teatro (auditorio)
 Colegio (aula, escuela)
 Banquete (mesas redondas para 10 pers.)
 Buffet
 Cocktail Buffet, Cocktail, Aperitivo, Coffee Break
 Standing Lunch
 Cabaret o media luna
Tipos de Montaje
Tipo Teatro o Auditorio

El montaje tipo teatro o auditorio se utiliza, generalmente, para sesiones plenarias, de inauguración o de
clausura, normalmente para poder realizar un encuentro en que no se requiere que los participantes tomen nota
sobre lo expuesto.
Se habla de un set up tipo teatro cuando se prepara una sala únicamente con sillas, Todas las sillas se deberán
colocar mirando hacia el frente, donde se pondrá una mesa principal desde la cual se controla la sesión de
trabajo.
La proporción regular de espacio requerida es de 1m2 por persona, lo cual incluye los corredores de
desplazamiento, así como el espacio requerido para poner la mesa de honor sobre un estrado.
El espacio entre silla y silla será de 50 cms.
Ejemplo: si tengo una sala de 30m de largo por 10 m de ancho, este será un ambiente capaz de aceptar 300
personas a las que se les brindará un servicio de calidad y comodidad.
30m x 10m = 300m2
300 = 300 personas en set up teatro

1
Tipo Escuela o Colegio

Este tipo de montaje es el más empleado en las sesiones de trabajo. Se diferencia del anterior por las mesas que
se incluyen para escribir. Estas deben ser abastecidas de jarras con agua, vasos, blogs lápices, etc. Además,
todas deberán estar cubiertas con un paño que las cubra totalmente por el frente.
Se habla de un set up tipo colegio cuando se prepara una sala para un evento en el cual el participante va a tener
que utilizar ciertos documentos de apoyo, como libros, prospectos, separatas o, simplemente, necesitará tomar
nota sobre los puntos expuestos, para lo cual es necesario que se disponga de una mesa rectangular de seminario.
Usualmente, esta se coloca para cada tres o cuatro personas.
La proporción de espacio requerida para este tipo de set up es de 1.30m2 por persona, esta medida considera el
espacio requerido para los corredores de desplazamiento y la mesa de honor, con su respectivo estrado, siempre
y cuando esta no exceda un tamaño regular (cuatro a seis personas).
Ejemplo:
Si tengo una sala de 30m de largo por 10m de ancho, esta será un ambiente capaz de aceptar solo unas 230
personas para lograr brindar un servicio cinco estrellas.
49
30 x 10 = 300m2
300m2 = 230 personas en set up colegio

1.3
Tipo Banquete
Esta es la forma usada para las grandes cenas y almuerzos con grandes grupos de personas. Normalmente, se
disponen mesas redondas (para 10 ó 12 personas) orientadas de una manera ordenada y regular. De esta forma,
las mesas siempre se encuentran equidistantes la una de la otra para brindar un espacio prudente.
Cuando se habla de un set up para banquetes, se considera que todos los invitados tendrán todas las facilidades
para poder pasar toda la velada sentados, de preferencia, al rededor de una mesa redonda, con un tipo de servicio
plateado o a la francesa.
El tamaño de dichas mesas puede ser distinto, pero, por lo general, podemos distinguir mesas de 1.5m de
diámetro, la cual podrá servir para un máximo de 10 personas sentadas de manera cómoda.
La proporción de espacio requerida para banquetes, considerando los espacios necesarios para la circulación del
personal de servicio o de los mismos comensales, es de 1.35m2 por persona, además de las mesas con sus
respectivas sillas, mesas de servicio o gueridones.
No se incluye ninguna mesa buffet, estrados, pistas de baile o pasarela de algún tipo. Estas serán, en caso
necesario, adicionadas al área requerida.
Ejemplo:
personas dando un buen servicio cinco estrellas.
30 x 10 = 300m2
300m2 = 222 en set up banquete

1.35
50
Tipo Buffet
El tipo de set up requerido para un servicio de buffet es muy similar al de banquete. Sin embargo, en este caso, la
diferencia radica en que no existirá el servicio plateado o a la francesa, sino que el mismo comensal podrá
servirse su comida de un despliegue de mesas, donde se expondrán los diversos elementos de dicho menú, de la
manera más atrayente y decorativa posible. De esta manera, se crea un pequeño atractivo interno dentro del
evento.
Dicho display de mesas reducirá el espacio, por ello se calcula, más o menos, un 10% menos del espacio
disponible, es decir, 1.5m2 por persona sin incluir, pistas de baile, pasarelas etc.
Ejemplo:
personas dando un buen servicio.
30 x 10 = 300m2
300m2 = 200 en set up buffet

1.50
Tipo Cocktail, aperitivo o coffee break

El tipo de set up requerido para cocktails o coffee breaks es relativamente simple, ya que la mayor parte de
alimentos y bebidas serán pasados por los mozos y algunos dispondrán de pequeños buffets para facilitar el
servicio.
El área requerida para este tipo de evento es de 0.65m2 por persona y, además, el número total de participantes,
rara vez, se encuentra completo en un mismo momento.
Ejemplo:
Una sala de 30m de largo por 10m de ancho, será un ambiente capaz de aceptar solo unas 461 personas dando
espacio a que todos se sientan bien sin incomodidad.
300m2 = 461 personas set up cocktail

0.65
Standing lunch
El concepto del standing lunch, basado en una mezcla de los conceptos de buffet y cocktail, contemplan que el
cliente consuma, de pie, una variada oferta gastronómica, la cual se dispone o presenta como un buffet
tradicional, con diversidad de entradas, segundos y postres.
Para standing lunch se calcula un 10% más, debido a la presencia de mesas buffet para el servicio, es decir,
0.7m2, por persona.
Ejemplo:
Una sala de 30m de largo por 10m de ancho, será un ambiente capaz de aceptar unas 428 personas.
300m2 = 428 personas

0.7m2
51
DIAGRAMAS Y MONTAJES DE SALA
Es importante que los organizadores definan con claridad el tipo de sesión por realizar; la asistencia de personas,
los requerimientos, tanto técnicos, como materiales, para poder establecer el montaje más recomendable para los
asistentes y la mejor ubicación en cuanto a visión y comodidad.
El montaje de sala dependerá directamente del evento a desarrollarse y de las características del mobiliario y
áreas de circulación para asistentes y empleados.
Es por las razones antes mencionadas que la presentación de un diagrama de sala podrá resolver situaciones
antes de que estas se conviertan en un problema de última hora.
En la planificación del plano de sala, se debe respetar cuatro pasos:
 Definición de cada tipo de montaje

 Dibujo a escala
 Reglas básicas de uso de espacio
 Definición de simbología
Dibujo en escala
Para poder satisfacer mejor al cliente, ya que este no necesariamente tiene conocimientos sobre la disposición de
los elementos en un evento, muchas veces es necesario realizar un diagrama de la sala para que este visualice
exactamente lo que se le está ofreciendo. Si bien la diagramación que se realice está muy lejos de ser un plano
arquitectónico, es relevante que, además de trabajar con el sentido común, se respeten ciertas reglas:
Los diagramas siempre se efectuarán en una escala de 1/100; es decir, que cada metro real equivale a un cm. en
papel.
En algunas ocasiones en las cuales se presentan eventos de gran magnitud, se podrá diagramar en una escala de
1/200; es decir, que, por cada metro real, se calculará 0.5cm.
Reglas básicas de uso del espacio

Se recomienda respetar ciertos espacios mínimos, los cuales establecen una referencia importante de comodidad
y seguridad tanto para el cliente como para el personal que tiene que desarrollar ciertas tareas de atención y
servicio al cliente.
Banquetes y buffets
 En caso de banquetes o buffets, se establece un espació mínimo de 70cm entre las mesas y la pared. Este
incluye el espacio de la silla y el corredor de desplazamiento.
 La distancia requerida entre las mesas es de 120cm., incluyendo las dos sillas y su respectivo corredor
de desplazamiento.
 El espacio mínimo de una mesa buffet a mesas de comensales debe ser de, por lo menos, 150cm. Así se
crea un espacio para desplazarse en una sola dirección.
 El espacio de la mesa buffet a la pared debe ser de, aproximadamente, 70cm.
52
70.cm
70 cm.
120 cm. 150 cm.
MESA BUFFET
60 cm.
Convenciones y conferencias
 Para la realización de conferencias, ya sea en armado (set up), teatro o colegio, se trata de mantener
corredores con un mínimo de 70cm de ancho.
 El espacio entre una fila y otra de sillas debe ser de 40cm.
 El espacio entre una mesa de conferencia y otra debe ser de 60 a 70cm.
 Se tratará de generar una cierta simetría con las diferentes alas o secciones de mesas de conferencia y/o
sillas que conformen un salón.
 Se debe establecer un espacio mínimo (aire) entre el auditorio y el estrado en el cual se ubican los
presentadores. Esta distancia dependerá de las dimensiones que tenga el evento.
Espacio o
aire
E
S
T
R 70cm.
A
D
O
70 cm.
53
Simbología
Es necesario conocer la representación gráfica o simbología de todas nuestras facilidades y equipos para que
estas sean fácilmente dibujadas e interpretadas.
90 cm. Mínimo
40 cm. x 1.5 m.
120 cm. 40 cm. x
30 cm.
40 cm. x 2m. 75 cm. x

1.5 m.
MESA TABLERO
PROYECTOR DE
PROYECTOR DE CAÑÓN PROYECTOR
DIAPOSITIVAS TRANSPARENCIAS
PAPELÓGRAFO
54
EJERCICIO No. 1
1. Defina el área requerida, por persona, en cada tipo de set up.
2. Calcule la capacidad de personas que puede recibir una sala de 140m2 en:
A. Cocktail:
B. Teatro:
C. Banquete:
D. Standing lunch:
3. Calcule la capacidad de personas que puede recibir una sala de 500m².
A. Colegio
B. Buffet
C. Banquete
D. Cocktail
4. Calcule el área que requiere un toldo para poder albergar a 230 personas en set up:
A. Teatro
B. Banquete
C. Cocktail
D. Standing lunch
5. Calcule el área que requiere un toldo para poder albergar a 315 personas en set-up:
A. Colegio
B. Buffett
C. Standing lunch
D. Banquete
55
EJERCICIO No. 2
1. Calcule el requerimiento del área para un evento de 425 personas en:
A. Colegio
B. Buffet
C. Standing lunch
D. Banquete
2. Calcule el requerimiento de áreas para un evento de 150 personas en:
A. Teatro
B. Buffet
C. Standing lunch
D. Escuela
3. Calcule el área requerida para un evento de 1200 personas en:
A. Banquete
B. Coffee break
C. Colegio
D. Standing Lunch
4. Calcule a cuántas personas permitirá albergar un salón de 500m² en:
A. Teatro
B. Standing lunch
C. Buffet
D. Colegio
5. Calcule cuántas personas permite albergar un salón de 630m² en un set up de:
A. Teatro
B. Standing lunch
C. Buffet
D. Colegio
6. Calcule el área que se requiere para 1200 personas en buffet, integrando una pista de baile de 50m², un estrado
banda de 20m² y una pasarela de 25m².
56
7. Para un banquete de 600 personas, un cliente solicita un toldo. Además, pide que se
considere una pista de baile de 30m², un estrado de 20m2 para la orquesta, y un área de demostración de
productos de 12m². Defina qué tamaño y largo tiene el toldo, considerando que es un cuadrado perfecto.
8. Calcule la cantidad de personas que tienen espacio en un salón de 800m2, para una cena buffet, si el cliente
solicita una pista de baile de 60m2, un estrado de 25m2 y una pasarela de 18m2.
9. Realice el diagrama del siguiente evento.

La empresa Textil el Polón S.A. ha reservado una sala de eventos para 85 personas en set up, colegio, para su
asamblea general de accionistas. El evento se realizará el día 15 de agosto de 20XX de 8:00 a. m. a 10:00 a. m.
Este será en el salón Tritón del hotel. Por este motivo, la empresa solicita una mesa de honor para cuatro
personas sobre un estrado, así como un podio con micrófono, un retro proyector con pantalla (portátil) y un
papelógrafo.
Además, necesita disponer de una mesa tablero al ingreso de la sala que se utilizará para la distribución de
información.
No olvide que el diagrama de montaje debe comprender siempre la siguiente información:

A) Tipo de evento, número de asistentes, salón, persona responsable, y fecha y hora del evento.
B) Calcule el tamaño necesario del salón Tritón.
Asimismo, la misma empresa Textil El Polón S.A. ha solicitado un almuerzo para las 85 personas al mediodía.
Este durará dos horas y se realizará el mismo 15 de agosto de 2015.
El almuerzo se servirá plateado y comprenderá un menú regular de tres pasos. En cuanto a los requerimientos, la
empresa solicita que se coloque una pasarela de 14m2 en la cual se llevará a cabo un desfile de las diversas
prendas producidas por la empresa. Todo ello tendrá lugar durante el almuerzo. Para la presentación del evento,
se requiere un podio de pie con micrófono en el salón comedor.
Escoja el salón que más se adapte a dicho evento.
Tritón 10.75m por 10.75m

Neptuno 10m por 13m
Orión 18m por 19m
Arián 12m por 8m
Diseñe el salón escogido con todos los elementos que pertenecen a dicho evento.
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EJERCICIO No. 3
1. Calcule la capacidad de personas de una sala de 280m2 en un armado tipo:
A. Colegio
B. Cocktail
C. Teatro
D. Buffet
2. Calcule el espacio que necesitan 320 personas par los siguientes eventos:
A. Banquete
B. Coffee break
C. Standing lunch
D. Buffet
3. Defina qué cantidad de personas entra en una sala de eventos de 620m2 para una conferencia en armado tipo
colegio, si el cliente desea reservar un área en dicha sala de 30m2 para la presentación de sus productos, y,
además, requiere una pasarela de 36m2 y un counter de 4m2 para registro y entrega de documentación a los
participantes.
4. ¿Qué tamaño mínimo debe tener un salón para un evento de 430 personas si, para el mismo, el cliente desea
poner, adicionalmente, un estrado para el grupo de música de 26m2, una pista de baile de 36m2 y una zona de
regalos de 8m2?
58
UNIDAD VII
Personal & Equipamiento del Área de Eventos
A. Banquetes o buffets
El personal de servicio requerido para un evento de tipo banquete se calcula sobre la base del número total de
mesas que se ocuparán en dicho evento.
Es costumbre que las mesas de banquetes sean redondas, y con una capacidad para 10 por estándar. Algunas
veces las mesas pueden ser también para 8 ó 12 personas cada una.
El promedio regular de personal requerido para un banquete es de dos servers para 3 personas.
En caso de tener mesas de 12 personas, se recomienda emplear un mozo por mesa para mejorar el servicio.
B. Cocktails o Aperitivos y Coffee Breaks

La cantidad de personal requerido para este tipo de eventos depende, en parte, de la oferta de A&B, pero como
buen promedio se destinan 40 personas por mozo.
C. Standing lunch o Cocktail con estaciones.

En el caso de un standing lunch, aproximadamente, se calcula un mozo por cada 15 personas, más 1 por cada
estación.
D. Guardarropa
Para la posición del guardarropa, se calcula, por lo general, 1 persona para 300 participantes a un evento social.
Ello se puede reforzar por alguno de los mozos o camareras que servirán durante el evento.
En caso de un congreso o evento corporativo sin necesidad de personal de servicio, se calculará una persona para
100 participantes.
E. Seguridad
La cantidad del personal para seguridad no necesariamente dependerá de la cantidad de participantes. Lo que se
debe tener en cuenta es quién participa en dicho evento. La seguridad es determinada por el Jefe Interno de
Seguridad, el cual también realizará las coordinaciones necesarias con las autoridades policiales pertinentes.
Cuando hablamos de eventos en donde los participantes son menores de edad, la seguridad es responsabilidad de
los padres y por lo general se requieren 2 efectivos por cada 50 participantes.
Evento Cantidad de Servers

Coffee 1 cada 40 pax
Desayuno Servido 2 cada 30 pax (dos servers cada tres mesas)
Desayuno Buffet 1 cada 20 pax
Almuerzo Servido 2 cada 30 pax (dos servers cada tres mesas)
Almuerzo Buffet 1 cada 20 pax
Cocktail 1 cada 40 pax
Cocktail con estaciones 1 cada 15 pax más uno por estación
Cena servida 2 cada 30 pax (dos servers cada tres mesas)
Cena Buffet 1 cada 20 pax
Cena de gala 1 cada 10 pax
Reuniones
Directorio 1 por salón
Escuela 1 cada 50 pax
Auditorio 2 por salón
59
Reclutamiento del personal eventual
Existen dos modalidades utilizadas para poder disponer de personal extra o eventual requerido para el servicio y
atención de eventos y banquetes. Cada una de estas representa un sistema distinto de pago, ya sea por
cancelación o por facturación.
Service
Uno de los sistemas más usados para conseguir personal extra o eventual es a través de la contratación de una
empresa o service. Esta factura un monto determinado al cual se le adiciona el 18% de IGV dentro de su
respectiva factura.
Dentro de las ventajas principales para esta modalidad de pago, encontramos que es un sistema más seguro en
cuanto a la asistencia de los mozos. Además, el trámite administrativo para el pago de estos es simple, pues el
hotel solo tiene que pagar la factura a la empresa contratada.
Una desventaja importante de este sistema para disponer personal eventual es su costo. La empresa incluirá en
su precio sus costos administrativos, de beneficios, etc. Además, incluirá el 19% del Impuesto general a las
ventas (IGV).
Contratación directa
La segunda opción es el pago al server mismo por concepto de “honorarios profesionales”
La ventaja principal de la contratación directa del mozo es que representa un costo menor que la contratación del
service, ya que solo se le paga por su trabajo sin considerar los costos administrativos de empresa alguna.
Además, este pago queda exonerado del IGV.
Las desventajas que presenta este sistema son las siguientes: por un lado, si se llega a un acuerdo directo e
individual con un gran grupo de personas y estas incumplen, es decir, no asisten, faltaría una gran cantidad de
personal en el hotel. Por otro lado, el hotel realizaría los trámites administrativos correspondientes en cuanto al
pago de los mozos. Ello implicaría un fuerte compromiso frente a sus trabajadores y al Estado.
60
Estándares para el equipamiento del Area de Banquetes.
 El material de cristalería preparado para un banquete debe exceder en 20% la cantidad requerida para
prevenir contratiempos.
 Toda la vajilla o loza para el evento también debe exceder en un 20% la cantidad requerida.
 Todo lo que representa platería y todo tipo de bandejas tendrá que exceder únicamente en 10% a lo
requerido.
 En caso de buffet, el número de bandejas, ensaladeras, samobares, etc dependerá directamente de la
oferta de A&B, pero se debe considerar un mínimo de 3 por tipo de comida o platillo.
 Los cubiertos también tendrán que exceder en 10% la cantidad requerida.
 Se dispondrá de dos azucareras y dos cremeras por mesa o dos por mozo en caso del coffee break, más
el 20% de reserva.
 Se dispondrá de dos paneraa por mesa más 5% de reserva.
 Se dispondrá de dos juegos de sal y pimienta por mesa más 20% de reserva. Además, se debe controlar
que estos hayan sido recargados antes del evento.
 Las hieleras deben exceder en un 10% lo requerido.
 En cuanto a los colgadores de ropa, se debe calcular un aproximado para 50 personas. Dependiendo de
la estación, este número podría disminuir.
 Se dispondrá de mínimo un 80% de colgadores sobre la base del número de participantes.
 En cuanto a la mantelería, se debe solicitar un 10% sobre lo requerido.
 Se solicitará una unidad de decoración floral por mesa más un 10% de reserva.
 En caso necesario, se dispondrá una jarra de agua por mesa o dos por mozo para el coffee break más el
20% de reserva.
 En caso de jarras de café o té, debe existir una jarra de agua por mesa o dos por mozo para el coffee
break más el 10% de reserva.
 En caso de salseras, se calcula una por mesa más el 10% en caso de que sean metálicas, y un 20% si son
de loza.
 Los pocillos de Parma son usados tanto para cocktails de camarones, para helados o ensalada de fruta
de postre.
 Los andarines o servilletas de servicio y secadores se destinan en número de dos por mozo más el 10%
de reserva.
 Los termos eléctricos, normalmente, tienen una capacidad de 10lt para abastecer a unos 50 clientes.
 Todo el material auxiliar de cocina se destina para servicios fuera del hotel o como apoyo para las
mesas buffets.
 Se debe calcular una porción y media de pan por persona en cuanto a los pedidos de pan y mantequilla.
 Para poder mantener una visión clara del material requerido, se sugiere realizar, por lo menos, un
esquema del material a disponer por persona en las mesas.
 Se requiere dos bandejas de servicio por mozo más un 10% de reserva.
61
SUPERVISIÓN FINAL DE LA EJECUCIÓN DEL EVENTO
Para poder iniciar con la ejecución del evento, se recomienda que todos los jefes de sección de los departamento
involucrados en el desarrollo del evento, se reúnan por lo menos una vez a la semana para aclarar los detalles de
las diferentes órdenes de servicio de la manera más breve posible. El objetivo es que revisen los eventos del día y
los de los días siguientes.
Así mismo el supervisor de Banquetes y su equipo se reunirán antes de cada evento para repasar los detalles de
la orden de servicio y distribuir las funciones entre los integrantes del equipo
Una vez que todo haya sido explicado y definido, cada una de las diversas partes debe ejecutar sus funciones
correspondientes. Las salas y salones deberán estar listas por lo menos con una hora o más de anticipación,
según la magnitud del evento. El asistente o jefe de banquetes será el encargado de controlar los salones antes de
la llegada del cliente, y deberá recibir y entregar la sala al organizador o persona de contacto, poniéndose a su
disposición en caso de una eventualidad. Asimismo, para el control de dichos eventos, se dispone de listas de
control preestablecidas que permiten un manejo global de los salones y áreas de servicios así como de las
órdenes de servicio que especifican las necesidades detalladas de cada cliente. Todo ello tiene por objetivo evitar
descuidos o errores en la preparación del evento.
Listas de control
Las listas de control tienen que ser adaptadas a los diferentes conceptos de eventos que se puedan presentar. Por
ejemplo, pueden ser utilizadas para:
1. banquetes con menú plateado,

2. buffets,
3. coffee break,
4. catering y
5. convenciones.
Listas de control por tipo de evento
Check list para menúes servidos

1. Se deben controlar mesas en el salón.
 Colocar las mesas según la configuración de la hoja de función
 La cantidad de sillas debe coincidir con la cantidad de personas según la hoja de función.
 El color de la mantelería debe ser la que pidió el cliente.
 Las sillas deben estar limpias y bien puestas.
 Los cubiertos deben corresponder con el menú que se va a servir.
 Las servilletas deben tener un tienen el pliego deseado por el cliente.
 Se debe contar con pan y mantequilla antes de la llegada de los huéspedes.
 Se debe contar con agua mineral en las copas respectivas antes de la llegada de los huéspedes.
 Debe haber ceniceros en las mesas.
 Debe haber floreros en las mesas.
62
2. Se debe controlar la presentación del salón.
 Se debe colocar plantas de decoración en el salón.
 El salón debe estar limpio al igual que las puertas y el podio.
 El salón debe estar bien presentado: las cortinas deben estar bien colocadas y la iluminación debe ser
probada con anticipación al igual que el aire acondicionado.
 Los equipos técnicos deben ser instalados según la hoja de función. Además, deben ser probados antes
de la realización del evento.
3. La mise en place atrás del salón debe estar completa.

 Se debe contar con suficientes copas y vasos pulidos para tragos según la hoja de función.
 Se debe contar con 10 cubiertos listos para huéspedes imprevistos.
 El café debe estar listo para ser servido.
 Los saleros y los pimenteros deben estar disponibles.
 Se deben contar las gaseosas, las aguas minerales, los vinos y los licores. Además, el champán, y los
vinos blancos y rosados deben estar helados o en el hielo.
 Debe existir mise en place para hielo, para el limón y el ají.
 Deben haber suficientes bandejas con la mantelería apropiada para cada mozo y cada estación.
 El calentador Rechaud debe estar prendido en 200 grados centígrados y el plato fuerte se debe encontrar
en el Alto sham tres horas antes del servicio.
 El Steward se encuentra en el lava–vajilla.
 Se debe contar con tachos de basura.
 La distribución de las estaciones debe haber sido realizada.
 Se debe coordinar con el área de cocina dónde se distribuirán los platos y saber cuántas estaciones se va
a realizar.
 Se debe verificar que no haya cambios de último momento en la cartelera de los memos.
4. Las áreas públicas deben estar listas para recibir a los clientes.
 La iluminación debe adecuarse a la necesidad del evento.
 La señora que recibe los abrigos debe encontrarse en el guardarropa.
 La cartelera se debe encontrar fuera del salón y, además, se debe ser colocado un aviso en la entrada
principal.
 Se contará con algunas plantas que adornen las áreas públicas.
 La alfombra del área pública debe estar aspirada.
 Se contará con ceniceros de pedestal. Además, debe verificarse que estén limpios.
 Debe contar con guardias de seguridad suficientes para el evento.
 Los baños deben estar iluminados y limpios.
5. Se debe reconfirmar la hora del servicio y dejar constancia de los detalles del evento que se tendrán que
observar.
6. Se debe celebrar una reunión con el personal de servicio para comunicar todos los detalles del evento a los
saloneros involucrados y, además, distribuir los rangos.
63
Check list para eventos con buffet
1. Se debe controlar las mesas del salón.

 Chequear que las mesas estén puestas según la configuración de la hoja de función.
 El color de la mantelería debe coincidir con el que pidió el cliente.
 Los cubiertos deben corresponder al arreglo estándar para buffets.
 Las servilletas deben tener el pliego deseado por el cliente.
 Las copas de agua mineral deben estar servidas antes de la llegada de los huéspedes.
 Los ceniceros deben estar en las mesas.
 Los floreros deben estar en las mesas.
2. Se debe controlar la presentación del salón.

 El salón debe estar decorado con arreglos florales.
3. Control del buffet

 Debe haber suficientes calentadores en el buffet para recibir la comida caliente.
 De debe colocar calentadores ya sea grandes o pequeños.
 Se debe contar con suficiente vajilla y cubierto para la cantidad de personas que van a servirse el buffet.
 Los manteles, puntas y faldones deben verse limpios y bien puestos. No debe quedar ninguna punta de
color debajo de un calentador.
 Se debe contar con alcohol de reserva en pomo para los calentadores.
 Se debe poner platos de postre con servilletas en forma de alcachofa para las salseras en el buffet.
 Se deben hacer muletillas para tenedores y cucharas.
 Se debe colocar jabas para espejos y figuras de decoración con puntas de color.
 Los calentadores deben estar siempre con agua.
 El orden de comida en los calentadores debe ser el siguiente:
1. Arroz
2. Pollo
3. Carne
4. Pescado
5. Papas/pastas
6. Legumbres
 Se debe utilizar los separadores para tener orden y disciplina durante el servicio en el buffet.
 Siempre se debe contar con un extra para reponer utensilios del buffet de ensaladas, vajilla, cubiertos,
alcohol, limpiones servilletas de papel y clips (tenedores y cucharas para "cucharear").
64
4. Las áreas públicas están listas para recibir a los clientes.
 La iluminación debe cumplir con las necesidades del evento.
 La señora que recibe los abrigos debe estar instalada desde el inicio del evento en el guardarropa.
 La cartelera debe encontrarse fuera del salón y, también, el aviso de la entrada principal.
 Se debe contar con suficientes plantas que adornen las áreas públicas.
 Los ceniceros de pedestal deben estar limpios.
 Debe contar con guardias de seguridad suficientes para el evento.
 Los baños deben estar iluminados y limpios.
5. Se debe reconfirmar la hora de servicio con el organizador del evento y aclarar detalles que se deben de
observar continuamente durante el evento.
6. Se debe concertar una reunión con el personal de servicio, saloneros, para comunicarle todos los detalles que
deben ser observados durante el evento.
Check list de desayunos
1. Se deben controlar mesas en el salón

 Las mesas deben estar puestas según configuración de la hoja de función.
 El color de la mantelería debe ser la que pidió el cliente.
 Los cubiertos para el desayuno continental o americano y las servilletas de papel correspondientes
deben estar listas.
 Todas las mesas deben contar con tazas de café con asientos y cucharitas.
 La mesa también debe contar con ceniceros, floreros y azucareras.
2. Se debe controlar la presentación del salón

 El salón debe estar decorado con arreglos florales.
3. Se debe controlar el buffet.

 Se debe tener clara la cantidad de calentadores que se necesitan para mantener la comida caliente.
 Asimismo, se deben colocar calentadores, ya sean grandes o pequeños.
 Se debe conocer la cantidad de vajilla y cubiertos que se necesita para servir el buffet.
 Se debe contar con suficiente vajilla y cubierto para la cantidad de personas que van a servirse el buffet.
 Los manteles, puntas y faldones deben verse limpios y bien puestos. No debe quedar ninguna punta de
color debajo de un calentador.
 Se debe contar con alcohol de reserva en pomo para los calentadores.
 Se debe poner platos de postre con servilletas en forma de alcachofa para las salseras en el buffet.
 Se deben hacer muletillas para tenedores y cucharas.
 Se debe colocar jabas para espejos y figuras de decoración con puntas de color.
 Los calentadores deben estar siempre con agua.
 La cafetera deberá estar siempre lista para servir el café.
 Se debe contar con servilletas de papel en el buffet.
 Las jarras y los vasos deben estar listos para servir los jugos de frutas.
 Se debe contar con cafeteras para el agua caliente y para la leche caliente.
 Se debe contar con limón cortado en rodajas, té y agua aromática.
 Se contará con cevicheras para los cereales.
 Se debe contar con una jarra para la leche fría.
 Debe haber platos grandes y de postre en el buffet.
 El personal de mantenimiento debe colocar con anticipación la iluminación para el buffet.
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4. Como mise en place debe haber:
 Saleros y pimenteros
 Salsa de tomate y ají
5. Se debe reconfirmar la hora de servicio y aclarar los detalles observados y por observar durante el desayuno.
6. Se debe concertar una reunión con el personal de servicio y con los saloneros involucrados para comunicar
todos los detalles que hay que tomar en cuenta durante el servicio.
Check list coffee break
1. Se debe controlar el buffet:

 Se debe contar con tazas de café con asientos y cucharitas.
 Las azucareras deben contener azúcar normal y dietética.
 Se debe contar con suficientes jarras y vasos para jugos.
 Se debe contar con hielos en la hielera.
 Se debe contar con gaseosas y agua mineral.
 Debe existir una cafetera grande para el café.
 El café debe ser fresco y bueno.
 Se debe contar con una cafetera para agua caliente y otra para leche caliente.
 Se debe contar con una jarra para leche fría.
 Se debe contar con platos de postre.
 Se debe contar con fundas de té y aguas aromáticas.
 Se debe contar con servilletas de papel.
 Tanto el mantel como el faldón deben estar limpios y bien colocados.
 Se deben hacer las muletillas para los tenedores y las cucharas.
 La cafetera grande debe contar con alcohol en el quemador.
2. Se debe reconfirmar la hora del servicio con el organizador del evento y aclarar los detalles que debe n
observar quienes brindan el servicio.
3. Se debe concertar una reunión con el personal de servicio para comunicar los detalles correspondientes del
evento al salonero del servicio
Check list para cocktail y aperitivos
1. Se debe controlar el arreglo del salón:

 Debe verificar que se cuente con suficientes mesas de apoyo.
 Debe verificar si cuenta con suficientes sillas.
 Debe asegurarse de que cuenta con suficientes ceniceros de pedestal y ceniceros de mesa.
 Debe decorar el salón con arreglos florales.
 Debe decorar el salón con arreglos florales la mesa de apoyo.
 Debe asegurarse de que los artefactos eléctricos funcionen correctamente.
2. Se debe controlar mise en place fuera del salón:

 Debe existir suficientes bandejas para todos los saloneros.
 Se debe contar con suficientes servilletas de papel. Además, estas deben estar dobladas correctamente.
 Los licores, las gaseosas y el agua mineral deben ser contadas y colocadas en su respectivo lugar.
 Se Debe contar con suficientes vasos y copas pulidos para todo el evento y parar todos los tragos que se
van a servir.
 Se debe contar con mise en place de hielo y de limón cortado.
 Los palillos deben estar listos para los bocaditos calientes.
 Se debe reconfirmar la hora de servicio con el organizador y aclarar aquellos detalles que hay que
observar durante el evento.
 Se debe concertar una reunión con el personal de servicio y con el salonero de servicio para
comunicarles los detalles correspondientes del evento.
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Check list para catering a domicilio
1. Control de la organización general del domicilio:

 Se debe solicitar al chofer con el camión mediante el memorándum.
 Los Stewards deben contar con suficiente tiempo de preparación antes de cargar el camión.
 El lugar del domicilio debe haber sido inspeccionado con tiempo.
 Debe verificar con anticipación cómo se llega al lugar del evento.
 Se debe contar con una cocina donde se pueda preparar la comida.
2. Planificación del material que se debe llevar:

 Se debe tener un listado de la cantidad de loza, cristalería, cubiertos, calentadores, lencería. Además, las
mesas y sillas y varios que hay que llevar
 Se debe copiar dicha anotación en el formulario "listado de material de eventos de domicilio".
 Se debe preparar, lavar, pulir y empacar el material que se llevará.
 Es recomendable saber la cantidad de calentadores que se debe llevar.
 Es necesario llevar palillos para bocaditos.
 Se debe contar con servilletas de papel.
 Se debe contar con gaseosas, agua mineral, agua linda, jugos de fruta, agua tónica, hielo y hielo picado.
 Se debe contar con limón y cuchillos con plancha par cortarlo.
 Se debe llevar limpiones.
 Se lleva suficiente mesas para áreas de trabajo.
 Se debe chequear que los platos se encuentren en cajas de madera y los vasos y copas en cajas plásticas.
 Es necesario llevar un Alto sham o calentadores de room service. Además, debe ser posible enchufar
estos aparatos en el domicilio.
 Se debe llevar el pan con sus canastas respectivas.
 Se debe contar con mantequilla.
 Se debe contar con una plancha para repasar faldones y manteles.
 Se debe contar con platos base con papel decorativo.
 Se deben facturar los consumos según hoja de función antes de salir.
 Se debe cargar el camión con el material necesario.
 Se debe controlar que el material esté bien empaquetado y cargado para que no ocurran accidentes.
 Es necesario controlar en conjunto con el guardia de seguridad la salida del material.
67
Notas:
1. Es necesario realizar un primer recorrido al domicilio con el material (en caso de que el domicilio sea
demasiado grande para hacer un solo recorrido con material, comida y bebidas):
 Al llegar al domicilio, enseguida, debe averiguar dónde se podrá calentar la comida caliente o donde
cocinar los productos frescos.
 En caso de que se caliente la comida con nuestros propios calentadores, debe averiguar dónde los puede
prender.
 Tomar las medidas necesarias para que la cocina funcione adecuadamente.
 Después de realizar estas labores, se procederá al montaje del evento.
2. El chofer debe regresar al hotel para buscar a los cocineros que vienen con la comida:
 Controle que la comida esté completa.
68
EJERCICIO No 1
1. Realice una tabla de recapitulación de acuerdo con los requerimientos de personal eventual para la
organización de eventos.
2. Calcule cuánto personal de servicio se necesita para un banquete de 360 personas en mesas de 8, 10 y 12
personas.
3. Calcule cuánto personal de servicio se necesita para un cocktail de 2200 personas y un standing lunch para el
mismo número de personas.
4. Calcule el número de personal de guardarropa que se necesita para un congreso de 500 personas.
5. Calcule la cantidad de personal de guardarropa que se necesita para una cena buffet de 500 personas.
6. Calcule la cantidad de personal eventual de servicio y guardarropa que se necesita para un evento de 600
personas que presenta los siguientes eventos:
a) Una conferencia de 9:00 a. m. al mediodía

b) Coffee break a las 11:00 a. m.
c) Un aperitivo para 600 invitados al mediodía
d) Almuerzo a la 1:00 p. m. para 300 personas distribuidas en mesas de 10
e) Servicio de guardarropa
69
EJERCICIO No 2
1. Calcule la cantidad de mozos requeridos para un buffet que atenderá a un grupo de 220 personas distribuidas
en mesas de 10 personas cada una.
2. Calcule la cantidad de mozos requeridos para un coffee break de 620 personas.
3. Compare la cantidad de mozos requeridos para un banquete de 430 personas, ya sea que estén distribuidos en
mesas de 10 ó de 12 personas. Además, deberá definir la mesa más rentable.
4. Calcule el personal de servicio necesario para un standing lunch de 240 personas.
5. Calcule el personal de guardarropa necesario para un congreso de 900 personas.
6. Calcule el personal de guardarropa necesario para un banquete de 900 personas.
7. Calcule el total de personal eventual que se debe contratar para un evento de 450 personas con las siguientes
actividades:
a) 8:00 a. m. Inicio de conferencia

b) 10:00 a. m.Coffee break
c) 1:00 p. m. Aperitivo
d) 1:30 p. m. Almuerzo buffet en mesas de 8 personas
e) 3:00 p. m. Coffee break
f) 6:00 p. m. Fin del evento (recojo de guardarropa)
70
Lista de Materiales para Eventos
LISTA DE MATERIALES
EVENTO: FECHA:
Cristalería Utensilios Mantelería
Copas vino blanco Cremeras (loza) Manteles de mesa redonda
para10 personas
Copa vino tinto Azucareras (loza) Manteles de mesa redonda para 8
personas
Copa de agua Canastas de pan Manteles mesita de servicios
Copa de champagne Salero (cristal) Servilletas de mesa
Copa de cognac Pimentero (cristal) Servilletas de bandeja
Copa de bajativos Hieleras (plaqué o acero) Manteles de buffet
Vaso de whisky/roquero Hieleras (vidrio) Faldones de buffet
Jarras de agua Muletón
Vajilla Jarras para gaseosas Spandex
Plato de pan Termos eléctricos café
Plato de entrada Bandejas de servicio Mobiliario
Plato de fondo Cucharón de sopa Sillas
Plato de postre Carros para platos fríos Mesas para 8 personas
Plato de sitio Azafates redondos Mesas para 10 personas
Plato de sopa Azafates ovalados Mesitas de servicio / tijeras
Taza de consomé Tijeras porta azafates Mesas escuela
Base de sopa / consomé Campanas para platos Mesas cuadradas de 1.50 x 1.50
Taza de café / infusiones Servilletas cocktail Tableros para Buffet
Plato de taza de café/ Servilletas de mesa papel
infusiones
Taza de expresso Menaje de servicio Proveedores
Plato de taza de expresso Cucharón de sopa Centros de Mesa
Cuchara de helado Arreglos Florales
Cubiertos Ensaladeras Sillas Lounge
Cuchillo de entrada Legumbreras (metal) Mesas Lounge
Cuchillo de fondo Fuentes de gratinados(loza) Salas Lounge
Cuchillo de pescado Salseras (loza)
Cuchillo de mantequilla Pocillos de Parma (vidrio) Requerimientos Standard Set:
Tenedor de entrada Goose neck de loza Caramelos
Tenedor de fondo Ramekin Posavasos
Tenedor de pescado Copones decorativos buffet Posa jarras
Tenedor de postre Blocks
Cuchara de sopa Alcuzas de vidrio Lapiceros
Cuchara de postre Auxiliar de cocina Bowls para caramelos
Cuchara de café Hornillas de gas
Cucharitas de expresso Samovares Guardarropa
Sterno Estante cuelga ropa
Balón de gas Colgadores
Ejercicio No 1
Prepare la lista con el material necesario, incluyendo todos los cálculos de la reserva indispensable por ítem.
La empresa Panchol S.A. contrata a su empresa para ofrecer una cena para 320 personas en servicio plateado y
con mesas de 8 personas.
71
El menú elegido es el siguiente.
Consomé al oporto
***
Terrine de hígado de pato
***
Pollo al jerez
Puré de papas
***
Pie de manzana
***
Café o infusiones, dicho menú se encuentra acompañado con vino blanco, vino tinto y agua mineral.
Ejercicio No 2
La empresa Canon S.A. solicita un servicio para el día 15 de julio para su seminario de formación de personal.
Dicha empresa solicita los siguientes servicios:
a) Para las 10 a. m., requiere un coffee break para 270 personas que incluya:
café, té, jugo de frutas panecillos y sándwiches.
b) El seminario terminará a las 12:30 p. m. y las 270 personas asistirán a un almuerzo, con servicio plateado en
mesas de 10 personas. El menú es el siguiente:
Consomé al coñac
***
Asado al vino tinto
Puré de papas
***
Pie de manzana con helado de vainilla
El menú será acompañado con un vino tinto, un vino blanco y agua mineral.
72
EJERCICIOS FINALES
DE RECAPITULACIÓN
73
DESARROLLO DE CASO I
La empresa CANON S.R.L. con domicilio legal en Av. Raúl Ferrero 2351, La Molina, desea reservar una sala
de eventos para una capacitación. Para ello, se pone en contacto con el hotel a través de su gerente de recursos
humanos, la Sra. Gabriela Rodríguez, con Tl: 4952122. Ella ha solicitado un salón para 270 personas para el día
12 de mayo de 20XX de 9a.m. a 6p.m. Este debe contemplar el espacio de 22m2 para la presentación de su
nueva línea de cámaras digitales. El precio de dicho salón des de US $ 500 por día.
La Sra. Rodríguez nos aclara que desea que se pongan únicamente sillas así como un podio de pie y una mesa de
honor para 4 personas en la sala de capacitación. Para las 10:30a.m, requiere un coffee break de 15 min. de
duración para las 270 personas, lo que incluye: café, té, jugo de frutas, panecillos y sándwiches triples a un
precio de US$ 5.00 por persona. La capacitación se interrumpirá a las 12:30 p. m. y el personal se dirigirá
directamente a un aperitivo hasta la 1pm. En él, se servirá una copa de vino blanco, jugo de naranja y piqueo
seco a precio de US$ 8.00 por persona. (Este salón debe incluir un estrado de 18m2 para amenizar el aperitivo
con un grupo de música.)
Después del aperitivo, se continuará con un almuerzo, en mesas de 10 personas, organizado por la empresa, el
cual durará 2 horas. Dicho menú (el No. 55) consta de:
Consomé diablotin
***
Asado de res al jerez
Puré de papas
***
Crocante de manzana
***
Café o infusiones
Todo a un precio de US$ 28.00 por persona
Además, este será acompañado de vino blanco a US$12.00 y un vino tinto a US$ 16.00 por botella,
respectivamente. Además, contarán con agua mineral a US$ 2.00 cada botella de litro. Solicitan, también, que se
utilicen manteles de color salmón, ya que este es el color representativo de la empresa Canon S.R.L.
En cuanto a los elementos electrónicos, se requiere un retroproyector, un puntero laser, una computadora y un
cañón de proyección con un costo de US$200.00 por día de servicio. Asimismo, la empresa exige un personal
exclusivo para el guardarropa. Este tiene un costo de US$20.00 por guardarropa requerido.
1. Calcule las áreas requeridas para este evento. (Resultados solamente con procesos)
Salón para la capacitación:
Salón para coffee break:

74
Salón para el aperitivo:
Salón para el almuerzo:
2. Calcule el personal eventual

Coffee break y aperitivo:
Almuerzo banquete:
Guardarropa y personal de apoyo:
¿Cuál es el total de eventuales que contrató ese día?
3. Complete el listado de material de servicio para todo el evento.

LISTA DE MATERIALES
EVENTO: FECHA:
para10 personas
personas
75
infusiones
Cucharitas de espresso Samovares Guardarropa
DESARROLLO DE CASO II
La empresa Catrepilar S.A., representante de equipamiento para agroindustria, con domicilio legal en Caminos
del Inca 1225 Chacarilla (Ruc: 10013444) solicita a nuestra empresa, a través de su gerente de Marketing el Sr.
Willy Martinello (Telf 23 23 30), la organización de un evento para el 22 de diciembre de 20XX. Esta
consistirá en una cena de fin de año, que se llevará a cabo entre las 7:30 p. m. y la 1.00 a. m. El motivo es el
agasajo de su personal que está conformado por 192 personas.
El Sr. Martinello nos pide poner una pista de baile de 20m2 así como un pequeño estrado de 12m2 para la
orquesta que amenizará la noche. Nos informan, además, que desean empezar la noche con un aperitivo que
durará una hora y media. Este comprende, por persona, una copa de vino blanco, un vaso de whisky y un jugo de
fruta, además de champiñones rellenos, canapés de pulpa de cangrejo y rollitos de jamón con espárragos. El
precio por persona será de US$ 6.50. Luego del aperitivo, iniciará la cena bailable con servicio plateado. Para
ella, se ha escogido menú A28, que consiste en:
Codorniz en escabeche
***
Filet de res wellington
76
Gratín de papas
***
Helado de canela con nueces
***
Café o infusiones
Costo: US$30.00 por persona
Dicho menú será acompañado con un vino blanco Chablis, Wente, a US$15.00 por botella, un vino tinto
Cabernet Suvignon, Los Vascos, a US$16.00 por botella y agua mineral, Socosani, de litro US$2.00 por botella.
En cuanto a la infraestructura, el Sr. Martinello nos pide se prevea un área de 15m2 para la rifa de los regalos de
navidad. Se requiere, además, que la decoración floral, así como la mantelería sea de color amarillo, color
representativo de la empresa. En cuanto a los equipos electrónicos, se requieren 4 spots fijos de luz de colores
sobre la pista de baile y un micrófono en un podio de pie sobre el estrado, donde el gerente de la empresa dirigirá
unas palabras a su personal.
Se debe considerar, además, al personal para el guardarropa por el cual se cobrará US$20.00 diarios por
persona que requiera sus servicios.
TAREAS
1. Llene correctamente la orden de servicio.

2. Realice la lista del material requerido.
3. Calcule el tamaño completo del área para todas las actividades requeridas.
4. Calcule la cantidad de personal eventual y de personal de guardarropa para el evento.
5. Realice un diagrama del salón comedor para el evento a escala de 1/100, con todas sus instalaciones, equipos,
mobiliario, etc.
2. Complete la lista de material.
LISTA DE MATERIALES
EVENTO: FECHA:
para10 personas
personas
77
infusiones
3. Calcule el tamaño completo de las áreas requeridas .
4. Calcule el personal eventual y personal de guardarropa para el evento.
78
5. Realice el diagrama del salón comedor para el evento en la escala de 1/100 con todas sus instalaciones,
equipos y mobiliario.
79
DESARROLLO DE CASO III
La empresa TORNASOL S.A., con domicilio legal en Av. La Paisajista 1500 – La Molina, reserva, a través de
su gerente de ventas el Sr. Juan Regalon (Telf 428-2726 y Fax 428-2828) para el día 15 de agosto del 20XX, las
facilidades para un seminario de formación de 90 personas a su cargo. Para el evento, previsto de 8 de la
mañana a 6 de la tarde, se reservará el Salón Paracas con un costo de US$450.00 por día. Debido a que la época
del año escogida es temporada alta, el salón se encuentra muy ocupado. Por ello, la empresa realiza un pre pago
para asegurar su reserva con el número de RUC 87654321. Nos pide, además, que se reserven mesas, ya que
los participantes tienen que realizar apuntes.
El servicio tiene las siguientes etapas: a las 10:00 a. m. Requiere un coffee break de 20 minutos de duración para
90 personas. Este debe incluir café, té, jugo de frutas, sándwiches mixtos y pastelería danesa. El precio por
persona será de US$6.00 y se llevará a cabo en el salón Manú.
Asimismo, solicita una mesa de honor para cuatro personas sobre un estrado, así como un podio con micrófono,
un retroproyector con pantalla (portátil) y un cañón de proyección. El costo diario es de US$150.00. Se solicita,
además, contar con una mesa tablero al ingreso de la sala que será utilizada para distribuir las separatas de
información a los participantes.
El seminario se interrumpe entre las 12:30 p. m. y 2:00 p. m. y solo a 72 personas se les servirá un almuerzo
plateado. Estos estarán distribuidos en mesas de 8 personas y se instalarán en el salón Galápagos. El menú
escogido por el cliente es el siguiente: menú No. 28.
Salpicón de pollo
***
Crema de espárragos
***
Lomo en salsa de champiñones
Gratín de papas
Brócoli con almendras
***
Pie de fresas con crema chantilli
A US$25.00 por persona
Este será servido plateado y será acompañado con un vino tinto, Tacama 92, a US$12.00, por botella; un vino
blanco, Vista Alegre, a US$9.50, por botella; y agua mineral, San Mateo, a US$1.80, por botella de litro.
En cuanto al servicio de guardarropa, solicita se cobrará US$20.00 diarios, por persona.
Para realizar correctamente el ejercicio, Ud. debe:

1. llenar correctamente la orden de servicio,
2. calcular el tamaño de los salones Paracas, Manú y Galápagos,
3. calcular la cantidad de personal requerido,
4. realizar la lista del material requerido y
5. realizar un diagrama del salón del almuerzo a escala de 1/100.
2. Calcule el tamaño mínimo que deberían tener los siguientes salones.

Solo se aceptará el resultado con el cálculo respectivo.
Salón Paracas:
80
Salón Manú:
Salón Galápagos:
3. Calcule la cantidad de personal eventual requerido para este evento.
Personal de servicio:
a) Almuerzo _______________________________________________
b) Coffee break _____________________________________________
Total de personal de servicio a contratar = __________________
Personal de guardarropa:
81
5. Establezca la lista del material requerido para el evento.
LISTA DE MATERIALES
EVENTO: FECHA:
para10 personas
personas
infusiones
6. Realice un diagrama a escala de 1/100 del salón Galápagos con todo lo necesario para el banquete.
82
DESARROLLO DE CASO IV
La empresa de distribución de productos de belleza Yambal S.A., con domicilio legal en Av. Pardo 1258,
Miraflores, (Telf 422- 33- 44 y fax 422- 22- 22), comunica, a través de su gerenta de eventos especiales, la Sra.
Rodríguez Sosa, la necesidad de contratar nuestros servicios para organizar una cena - catering en el jardín
destinado para eventos del centro comercial Jockey Plaza. El evento será para 180 de sus mejores clientes a los
cuales la empresa piensa presentar su nueva gama de productos en una cena show de modas. Esta se realizará el
21 de marzo de 20XX entre 8:00 a. m. y 12:00 a. m.
La Sra. Rodríguez comunica que, dentro del toldo donde se realizará el evento, se tiene que incluir una pasarela
en forma de “T” para las modelos. Esta debe medir 26m2; además, se añadirá una mesa rectangular para el
jurado. Asimismo, desea comenzar la noche – entre 8:00 p. m. y 9:00 p. m.- con un aperitivo para todos los
invitados. En este se servirá únicamente champaña Moët Chandon y canapés de salmón ahumado, brochetas de
pollo a la gitana, y empanadas de champiñones. Todo el aperitivo tendrá un costo de US$5.80, por persona.
Después del aperitivo, empezará el desfile y la cena show en mesas de 8 personas. Para dicha cena se ha
escogido el menú número 36 que se servirá plateado. Este consistirá en lo siguiente:
Filet de trucha al eneldo

***
Lomo de res strogonoff
Gratín de papas
***
Pie de fresa con canela
Costo: US$33.00, por persona
Dicho menú será acompañado con un vino blanco chileno, Sta Rita, a US$15.00, por cada botella; y un vino tinto
chileno, Los Vascos, Pinot Noir 1992 a US$23.00, la botella; así como la botella de agua San Luis de litro a
US$2.50.
Además, la organizadora ha pedido que las mesas no presenten ninguna decoración floral, pues podría obstruir
la vista de los invitados durante la presentación de las modelos. En cuanto al equipo técnico requerido, se
necesita un micrófono inalámbrico, el cual presenta un costo de US$10.00 diarios, para el presentador y un podio
que se situará en una esquina de la pasarela sin obstruir el paso de las modelos. Además, se requiere tres spots de
iluminación fijos y uno variable puesto por nuestra empresa, que será dirigido por un miembro del servicio
técnico. El precio de estos será de US$60.00 diarios. Asimismo, se necesitará dos micrófonos en la mesa del
jurado. En cuanto al servicio de guardarropa, se requiere de una persona a tiempo completo (24 horas). El costo
será de US$20.00, por día.
Nota: Considere que se requiere personal de apoyo para el orden y la limpieza del lugar, para el bar (distribución
de botellas) y servicio técnico.
83
1. Llene correctamente la orden de servicio.
2. Calcule el tamaño completo del toldo considerando la cena show, el aperitivo y un área de 12m2 para el
guardarropa. (Sin considerar instalación de cocina)
3. Calcule la cantidad de personal requerido.
4. Realice la lista del material requerido considerando que se trata de un catering.
5. Realice un diagrama del toldo con todas sus mesas, instalaciones y áreas requeridas.
1. Complete la orden de servicio
84
2. Calcule el tamaño completo de los espacios a utilizar según las indicaciones.
3. Calcule el personal eventual y el personal de apoyo.
85
4. Complete la lista de material.
LISTA DE MATERIALES
EVENTO: FECHA:
para10 personas
personas
infusiones
Bibliografía:
 ALACREU, JOSÉ RAMÓN

2003 Gestión de Banquetes. España: Síntesis
(642.4)
86
 ISMAIL
2001 Congresos y catering organización y ventas: 1ed: Thomson
 HERRERO
2005 Gestión y Organización de congresos operativos protocolos y ceremonia: 1ed: Síntesis
87

Manual de Organización de Eventos 2014-2 (30 Julio)

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PRE-GRADO

PROFESOR Carolina González-Prada

TÍTULO Material de Enseñanza

FECHA Agosto, 2014

CURSO Organización de Eventos

ÁREA Hotelería y Administración

Organización de Eventos 2014

La Organización de Eventos como servicio

VENDER EL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ES VENDER BENEFICIOS!

¿Quiénes son nuestros clientes en el mercado de eventos?

Conteste las siguientes preguntas.

1. ¿Qué entiendo por Evento?

2. Indique la diferencia entre un Evento y un Banquete

4. Indique dos equipos audiovisuales sugeridos para un evento

5. Indique la relación que puede tener el departamento de banquetes con el de mantenimiento

6. Indique por que la Organización de un Evento es un servicio

7. ¿De qué suele ir seguido un Banquete?

8. ¿Quién es el Responsable de la Organización de un Evento?

10. ¿Quiénes son los protagonistas en un Evento?

 EVENTO: Acontecimiento. Suceso importante y programado de índole social, académico o

 ANFITRION: (De anfitrión) Rey de Tebas esplendido en sus Banquetes

 AUDIOVISUAL: Se refiere conjuntamente al oído y a la vista, o los emplea a la vez. Se dice

 CONFERENCIA: Conferencia es un tipo de reunión similar a las anteriores, con la diferencia

 FERIA: Si bien el concepto inicial de feria se encuentra relacionado a actividades recreativas,

 POP UP: Evento que ingresa al hotel 48 horas antes de su inicio

 CATERING: El concepto de catering trata el servicio de alimentos preparados en un lugar de

Servicio Ubicación Costo Mercado

Significado de la organización de eventos para el hotelero

a) Atención y servicios especializados

Capacitación Infraestructura Equipamiento Mobiliario

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

EMPRESARIAL SOCIAL INSTITUCIONAL

A. Tipo Teatro o Auditorio

B. Tipo Escuela o Colegio

E. Tipo Cocktails, Aperitivos o Coffee Break

Es una disposición similar a la de la forma en U, pero cerrada.

Es una mesa larga, completa, sin espacio al centro.

L. Media luna o Cabaret

Puestos y funciones en la sección de eventos y banquetes

 Funciones administrativas, como llevar un cuaderno de ocurrencias y hacer seguimiento de los

 Establece, en coordinación con el Gerente de Alimentos y Bebidas, políticas para la atención de

 Planea y organiza el plan de ventas, en coordinación con el Gerente de Banquetes.

Ger. Ger. Ger. Ger. Ger. Ger.

ESTRUCTURA DE TRABAJO EN EQUIPOS O COMISIONES

Costos A&B Cocina

Descripción de funciones de los departamentos y áreas involucrados en la organización de eventos.

F) DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS & COBRANZAS

Promoción y publicidad de eventos

Normalmente, es el Departamento de Marketing el que, a través de su fuerza de ventas y medios de

La implementación de un sistema de promoción, comercialización y mercadeo general del área de eventos

 La comercialización implica las acciones de pre-venta, venta y post venta.

 La pre-venta considera, principalmente, la elección y uso de medios de comunicación adecuados para

Plan operativo MIX

Por medios masivos: MARKETING DIRECTO

Fuerza de ventas Publicaciones MAILING

FORMA FORMA MEDIOS

VENTA Logística operativa para la

MONITOREO Control de resultados sobre las

Seguimiento con los medios

 Una lista de los participantes de la conferencia de prensa.