Proceso Administrativo

Proceso administrativo
El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación,

organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de
una empresa u organización de la forma más eficiente posible.
En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una
serie de etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El
proceso administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una de las
etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente.
Normalmente se utiliza para el objetivo general de la empresa, objetivos
particulares o incluso para proyectos menores.
Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo. De él emanan las 4 etapas
de las que sé que compone el proceso administrativo:
 Planificar.
 Organizar.
 Dirigir.
 Controlar.
Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión
gerencial. Todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a
cualquier proyecto. Con todo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se
puede leer en su obra como dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación.
Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han ido completando,
mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes tipos de
empresas que han ido naciendo durante las últimas décadas. d
Origen del proceso administrativo

El origen del proceso administrativo se lo debemos a Henry Fayol. Hacia el año
1916, tras 50 años como gerente de una empresa minera, Fayol publicó su libro
«Administration Industrielle et Générale». En español sería algo parecido a
«Administración Industrial y General».
En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su teoría. Fayol,

destacaba en su obra los distintos niveles de gerencia, las funciones
administrativas y una lista de principios para administrar correctamente.
No obstante, cabe mencionar, que lo más reconocido de todo su trabajo, son sus
principios. En concreto 14 principios para la correcta administración.
Características del proceso administrativo
Un proceso administrativo posee multitud de características y peculiaridades en
función de la empresa que lo desarrolle, hacemos mención a las más comunes:
 Consta de cuatro etapas relacionadas entre sí.

 Debe de plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él.
 Deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a formar
parte del proceso.
 El objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al máximo
cada una de las acciones que incluye el proceso administrativo.
 Puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de las
características de la misma.
 Se realiza con un horizonte temporal previamente estipulado. De esta forma,
ofrece cierta flexibilidad para poder ser adaptado a las circunstancias.
Etapas del proceso administrativo

En la definición, hemos dicho que el proceso administrativo está formado por una
serie de etapas: planificación, organización, dirección y control. En este apartado
las desarrollaremos y las explicaremos. Claro que, en primer lugar, conviene
saber cómo se separan estas dos fases:
 Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la

organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.
 Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección
y el control. En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.
Es decir, una vez hemos planificado y organizado, toca ejecutar y ponerse manos
a la obra.
1.- Etapa mecánica o estructural del proceso
administrativo
Fase de planificación
La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en este punto
donde se establecen los objetivos y metas de la empresa. Sin embargo, aquí también se debe
incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se
traza una ruta de acción.
La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las
posibilidades de éxito. Esta etapa se enfoca en el futuro de la empresa, por lo que funciona
por medio de proyecciones y se analiza cómo los factores actuales pueden influenciar el
futuro.
Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales
actividades que se realizarán en el futuro. Los siguientes son los principales pasos de la fase
de la planificación:
 Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar
 Determinar la situación actual de la empresa
 Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa
 Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
 Implementar un plan y evaluar el resultado
Fase de organización
El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes
grupos de trabajo que componen la empresa. Este es el proceso de división de labores en
grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta.
Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada trabajador y los
recursos físicos que la empresa posee. El propósito principal de la organización es asignar
objetivos específicos a cada actividad de la compañía.
Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además,
la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel conocimiento,
cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un mayor nivel de satisfacción por
parte de cada colaborador. Algunos de los pasos más importantes en esta etapa son:
 Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales
 Subdividir cada tarea en unidades operativas
 Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
 Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector
 Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar la jerarquización
interna de la empresa
 Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas y revisar la
efectividad de dicha integración
2.- Etapa dinámica u operativa del proceso

administrativo
Fase de dirección
Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las cuales tienen una
naturaleza teórica. A partir de este punto, se pone en ejecución el engranaje interno de la
compañía. Por esta razón, la dirección es considerada como una de las etapas dinámicas
dentro del proceso administrativo.
Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los
colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el correcto
funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha importancia a la motivación y la
comunicación dentro de las diferentes áreas. Algunos de los pasos más importantes en esta
fase son:
 Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores
 Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo
 Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden cambiar de
acuerdo a la naturaleza de cada área
 Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores de la
empresa
Fase de control
La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se realicen
tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de dirección, esta pertenece a la etapa dinámica,
ya que implica acciones concretas dentro de la empresa.
El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más altos
y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin de corregir las
posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan. Algunos de los pasos más
importantes son:
 Evaluar y analizar los resultados obtenidos
 Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente
 Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes.
Ahora sabes qué es, su importancia y las fases de un proceso administrativo. ¿Te gustaría
conocer este tema a profundidad? Entonces es posible que la carrera de Administración de
Empresas sea lo tuyo. Identifica una institución que te ofrezca educación de calidad y sienta
las bases de tu futuro profesional.
Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de
una compañía. Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo,
para poder alcanzar los objetivos establecidos por la dirección.
De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso
administrativo, permitirá a la organización incrementar su grado de eficiencia a
la hora de lograr las metas propuestas. Este proceso supondrá una reducción en
el número de recursos consumidos. Por este motivo, se podrán destinar aquellos
recursos ahorrados a otras acciones que resulten beneficiosas para la compañía.
Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo destacamos
las siguientes:
 Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.

 Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se
encontrarán estipuladas.
 Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en el
corto, medio y/o largo plazo.
 Se optimizan al máximo los recursos
 Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.
 Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación
entre miembros del equipo.
Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente

diseñado evitará que aparezcan sucesos que rompan los esquemas de los
directivos. En consecuencia, se reducirá el número de medidas improvisadas
que pueden derivar en decisiones perjudiciales para el funcionamiento de la
empresa.
Ejemplo de proceso administrativo

Por ejemplo, supongamos que somos montañeros. Nuestro objetivo es
alcanzar la cima de las cinco montañas más altas del mundo. El objetivo está
claro, pero necesitamos un proceso para alcanzar nuestros objetivos de la
forma más segura posible. Es decir, sin poner en riesgo nuestra salud.
Necesitaremos por tanto un proceso para conseguir nuestro objetivo final:

alcanzar las cinco cimas. Aunque cada pico es diferente, a su vez, seguiremos
una serie de etapas para alcanzar cada cima (objetivos intermedios). A esta
serie de etapas, que son comunes en la consecución de objetivos, lo llamamos
proceso administrativo.
En este sentido, toda empresa u organización que pretenda conseguir unas

metas, debe aplicar un proceso administrativo. Sin el proceso administrativo, es
muy complicado conseguir los objetivos propuestos. Casi imposible. ¿Os
imagináis subiendo al Everest sin tener nada planeado, sin haber entrenado y
todo fuera de control? ¿No verdad? En el ámbito empresarial ocurre lo mismo.

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El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación,

Origen del proceso administrativo

En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su teoría. Fayol,

 Consta de cuatro etapas relacionadas entre sí.

Etapas del proceso administrativo

 Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la

2.- Etapa dinámica u operativa del proceso

 Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.

Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente

Ejemplo de proceso administrativo

Necesitaremos por tanto un proceso para conseguir nuestro objetivo final:

En este sentido, toda empresa u organización que pretenda conseguir unas

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