El Proceso Administrativo

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación,


organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de
una empresa u organización de la forma más eficiente posible.

En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una


serie de etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El
proceso administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una de las
etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente.
Normalmente se utiliza para el objetivo general de la empresa, objetivos
particulares o incluso para proyectos menores.

Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo. De él emanan las 4


etapas de las que se que compone el proceso administrativo:

 Planificar.
 Organizar.
 Dirigir.
 Controlar.

Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión
gerencial. Todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara
a cualquier proyecto. Con todo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se
puede leer en su obra como dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación.
Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han ido
completando, mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes
tipos de empresas que han ido naciendo durante las últimas décadas.

Origen del proceso administrativo

El origen del proceso administrativo se lo debemos a Henry Fayol. Hacia el año


1916, tras 50 años como gerente de una empresa minera, Fayol publicó su libro
«Administration Industrielle et Générale». En español sería algo parecido a
«Administración Industrial y General».

En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su teoría. Fayol,


destacaba en su obra los distintos niveles de gerencia, las funciones
administrativas y una lista de principios para administrar correctamente.
No obstante, cabe mencionar, que lo más reconocido de todo su trabajo, son
sus principios. En concreto 14 principios para la correcta administración.

Características del proceso administrativo

Un proceso administrativo posee multitud de características y peculiaridades


en función de la empresa que lo desarrolle, hacemos mención a las más
comunes:

 Consta de cuatro etapas relacionadas entre sí.


 Debe de plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él.
 Deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a
formar parte del proceso.
 El objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al
máximo cada una de las acciones que incluye el proceso administrativo.
 Puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de las
características de la misma.
 Se realiza con un horizonte temporal previamente estipulado. De esta forma,
ofrece cierta flexibilidad para poder ser adaptado a las circunstancias.

Etapas del proceso administrativo

En la definición, hemos dicho que el proceso administrativo está formado por


una serie de etapas: planificación, organización, dirección y control. En este
apartado las desarrollaremos y las explicaremos. Claro que, en primer lugar,
conviene saber cómo se separan estas dos fases:

 Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la


organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.
 Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección
y el control. En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al
movimiento.

Es decir, una vez hemos planificado y organizado, toca ejecutar y ponerse


manos a la obra.
En cualquier caso, más importante que distinguir entre mecánico y dinámico, es
conocer las distintas etapas que lo componen:

1. Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y solver las cuestiones


pertinentes que más tarde se ejecutarán.
2. Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden y
que estructura tendrá el proyecto en su ejecución.
3. Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de
ayudar, respaldar e intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la
consecución de objetivos.
4. Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que
permitan supervisar que se conseguirán los objetivos más grandes.

Cuáles son las etapas del proceso administrativo

Las etapas del proceso administrativo son: planeación, organización,


dirección y control. La planeación responde a la pregunta ¿qué hacer?;
la organización dilucida ¿cómo hacerlo?, la dirección se encarga de ¡que se
haga!, y el control resuelve ¿cómo se hizo?

En la práctica, la ejecución de las cuatro etapas del proceso administrativo es


lo que conforma el concepto de administración, ya que esta se trata de la
planeación, la organización, la dirección y el control de los recursos de una
organización con el fin de obtener el máximo beneficio posible, ya sea
económico o social.

Todas las etapas del proceso administrativo están interrelacionadas, la


ejecución de cada una incide sobre las demás y, si bien, constituyen un ciclo, no
son precisamente una sucesión ordenada de pasos. Por ejemplo, no es necesario
que cese la dirección para que inicie el control, ni que este se detenga para que
se ponga en marcha la planeación. Se puede decir que, en una organización bien
administrada, todas las etapas del proceso se están ejecutando continuamente.

El siguiente gráfico muestra la vinculación, la recurrencia y la continuidad


existentes en el proceso:

Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y


control

Planeación, organización, dirección y control, las cuatro etapas del proceso

administrativo

Cada una de las etapas del proceso administrativo tiene una relevancia
particular, aunadas constituyen el mecanismo por el cual la organización alcanza
sus objetivos haciendo un uso eficiente de sus recursos.

Planeación

La planeación es la etapa del proceso administrativo en la que se hace un


esfuerzo por anticipar el escenario que se va a enfrentar y busca marcar el
destino y el rumbo de la organización. En la etapa de planeación se definen los
objetivos, se establecen estrategias para alcanzarlos y se desarrollan planes
para integrar y coordinar las actividades.

La planeación es necesaria porque todo organismo social se desarrolla en un


medio que constantemente está experimentando cambios tecnológicos,
económicos, políticos, sociales y culturales. De tal manera que esta etapa se
constituye en el paso inicial en la búsqueda por aliviar la incomodidad que
produce la incertidumbre causada por los cambios mencionados. Además, es
importante porque fija las bases del control. Sin metas previamente
establecidas son imposibles la medición, la corrección y la mejora.

Para Koontz y Weihrich (p. 78), el proceso de planeación comprende la


selección de misiones y objetivos, y las acciones necesarias para lograrlas;
requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre líneas de acción. De
este modo, los planes proporcionan un enfoque racional para la consecución de
objetivos preseleccionados.

A través de la siguiente video lección conocerás más sobre la planeación como


primera etapa del proceso administrativo, su definición, etapas y principios
fundamentales:

Organización

La organización es la etapa del proceso administrativo que tiene como finalidad


proveer la estructura necesaria para que sea factible alcanzar los objetivos
planteados en la etapa de planeación.

Se refiere a disponer y estructurar el trabajo que realizan los empleados para


el logro de los objetivos organizacionales. En la etapa de organización se
determinan las tareas a ejecutar, quiénes deben llevarlas a cabo, cómo se
agrupan las actividades, quién le reporta a quién y en dónde se toman las
decisiones. En otras palabras, es dentro de esta etapa que se identifican,
clasifican, agrupan y asignan el trabajo, los recursos para adelantarlo y las
responsabilidades, de tal manera que cada integrante sepa qué se espera de su
labor y cómo está contribuyendo a la consecución del objetivo grupal.

Para Bateman y Snell (p. 20), la organización de las actividades incluye atraer a
las personas a la organización, especificar las responsabilidades de trabajo,
agrupar las tareas en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y
crear las condiciones para que las personas y las cosas funcionen juntas con el
objeto de alcanzar el máximo éxito.

En el video a continuación se detalla la organización como segunda etapa del


proceso administrativo, se explican la división del trabajo y la coordinación,
además, se enuncian sus principios y se ahonda en la importancia de esta
función administrativa:

Dirección

La dirección es la etapa del proceso administrativo con la que se busca influir


positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de
incrementar su contribución a las metas grupales.

La etapa de dirección implica trabajar con y a través de las personas para


lograr los objetivos. Además, entraña la motivación de los empleados, ayudar a
resolver los conflictos de los grupos de trabajo, influir en los individuos o en
los equipos durante la ejecución de las tareas, seleccionar los canales de
comunicación más efectivos o afrontar de cualquier manera problemas
relacionados con el comportamiento del personal.

Los elementos del concepto, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr., se
pueden definir como:

 Liderazgo. Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los


miembros de un grupo.
 Motivación. Los factores que ocasionan, canalizan y sostienen la conducta de
una persona.
 Equipo. Dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí con un
propósito común.
 Comunicación. Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir
significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos.

Münch (p. 105), conjuga estos elementos indicando que la dirección consiste en
la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,
mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la
comunicación y el ejercicio del liderazgo.

A continuación, se presenta, de una manera muy didáctica, la dirección como


tercera etapa del proceso administrativo, sus principios e importancia:

Control

El control es la etapa del proceso administrativo que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. Aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada
y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación
real de la organización a menos de que exista un mecanismo por el cual
cerciorarse de que lo efectuado va de acuerdo con los objetivos.

El objetivo de esta etapa consiste en ver que todo se haga conforme fue
planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o
desvíos con el fin de plantear correctivos, rectificarlos y evitar su repetición.

CONCLUSION

Importancia del proceso administrativo


El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de
una compañía. Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo,
para poder alcanzar los objetivos establecidos por la dirección.

De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso
administrativo, permitirá a la organización incrementar su grado de eficiencia a
la hora de lograr las metas propuestas. Este proceso supondrá una reducción
en el número de recursos consumidos. Por este motivo, se podrán destinar
aquellos recursos ahorrados a otras acciones que resulten beneficiosas para la
compañía.

Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo


destacamos las siguientes:

 Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.


 Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se
encontrarán estipuladas.
 Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en
el corto, medio y/ó largo plazo.
 Se optimizan al máximo los recursos
 Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.
 Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación
entre miembros del equipo.

Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente


diseñado evitará que aparezcan sucesos que rompan los esquemas de los
directivos. En consecuencia, se reducirá el número de medidas improvisadas
que pueden derivar en decisiones perjudiciales para el funcionamiento de la
empresa.
¿Qué destaca Fayol en su libro Administración industrial y general?

El modelo administrativo de Fayol, se basa en tres aspectos fundamentales: La


división del trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la
formulación de criterios técnicos que deben orientar la función
administrativa.
¿Quién fue Henry Fayol y cuál fue el objetivo de su teoría?
Henry Fayol (1841 – 1925) *

Ingeniero Francés, nacido en el año de 1841, es considerado como el padre


de la Administración moderna y un gran impulsor de ésta. Fayol visualizaba
los problemas de la empresa como algo concerniente a los niveles de la alta
gerencia y no tan sólo a los niveles operativos.

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