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All content following this page was uploaded by Anaely Saunders Vázquez on 29 November 2019.
Artículo
De los Sistemas de Gestión
de Información a los Sistemas
de Gestión Estratégica de
Información
Autora: MsC. Ing. Anaely Saunders Vázquez (Cuba)
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Estas características garantizan que el sistema Sistemas de Gestión de Información
de información sea confiable para los usuarios/
clientes del mismo, responda a sus necesidades, El concepto de gestión está basado en una mejora
se adapte de manera permanente al entorno continua e ininterrumpida, en el que se diseñan
y brinde información acertada para la toma de estrategias que garantizan el perfeccionamiento
decisiones, además de permitir el monitoreo permanente, que incluye a todos los recursos
y mejora continua en función de la calidad del humanos (sean del nivel jerárquico que sean)
propio sistema. de una organización. La gestión es un proceso
integrado por varias funciones que componen
un ciclo (Figura 2).
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organización. Es propia también de unidades
especializadas que manejan este recurso en forma
intensiva, llamadas unidades de información. El
proceso de gestión de información debe ser valorado
sistémicamente en diferentes dimensiones y el
dominio de sus esencias permite su aplicación en Si está interesado en recibir más información
cualquier organización (Ponjuán Dante, 2004). sobre cómo publicitarse en la Revista
Documentación, no dude en contactar
En cuanto al alcance de la gestión de información, desde www.documentalistas.org
se enfoca su función y empleo a partir de diversas
perspectivas, relacionadas con la esfera de acción
de la información: individual, grupal, organizacional
y de la sociedad.
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Choo (1995), de forma abarcadora, se refiere a exige no sólo conocer las fuentes, servicios
que la gestión de información frecuentemente y sistemas, su ciclo de vida y sus criterios de
se compara con la gestión de la tecnología calidad, sino tener bien definidas las políticas
de información, o la gestión de los recursos en torno al papel de cada cual en el manejo de
de información, o la gestión de las políticas información.
o estándars de información, y sin obviar
la importancia de cada una de ellas, hace La gestión del ciclo de vida de la información
particular énfasis en su unificación. Este mismo (Vizcaya Alonso, 1997) contribuye a identificar
autor ve la gestión de información como un y decidir la que verdaderamente deba ser
ciclo de procesos que sustentan la actividad de almacenada y procesada. Cada organización
aprendizaje de la organización: identificación de debe definir qué información debe formar parte
las necesidades de información, su adquisición de sus fondos, garantizar el acceso a la misma,
y almacenamiento, el desarrollo de productos y establecer el tiempo en que la misma será
servicios de información y la distribución y uso almacenada y determinar los procedimientos
de la información. que se emplearán para retirarla de la circulación.
Todo ello contribuye a que las organizaciones
Cada uno de estos procesos en conjunto controlen y gestionen su información, desde
garantiza la elevación del valor que adquiere la recepción, hasta la entrega al usuario final
la información ante la organización. Una eficaz (Figura 3)
gestión de la información (Ponjuán Dante, 2004)
Figura 3. Ciclo de vida de la información. Fuente: Magán Wals, J. (2001).
Este esquema propuesto por la Dra. Dolores gestión estratégica: la excelencia (calidad total =
Vizcaya nos muestra como en el proceso calidad capital humano + calidad de procesos),
de gestión de la información, luego de ser la innovación y la anticipación (organización
procesada, se genera un nuevo conocimiento proactiva).
y por tanto tiene un mayor impacto en la toma
de decisiones, que a su vez, genera otro nuevo Teniendo en cuenta que la gestión de información,
conocimiento y por tanto una nueva información, incorpora los elementos de la gestión de la
siempre en un proceso que más que cíclico, es organización, también puede hablarse de
en espiral, con un incremento sostenido del valor gestión estratégica de información, cuando la
de la información. información que maneja la organización permite
que esta se proyecte hacia la consecución de
En una organización, a partir de la aplicación de la visión (el futuro), se puedan tomar decisiones
la gestión de información se desarrolla un nuevo anticipadas y la organización sea proactiva ante
conocimiento, que genera impactos, como en la cualquier situación del entorno.
mejora del proceso del control interno, cambios
organizacionales, y en todos ellos, la información Un sistema de gestión estratégica de información
se emplea en beneficio de la organización. debe proporcionar la información necesaria
para el cumplimiento de cada una de las etapas
El sistema de gestión de información permite propuestas en la organización, debe detectar
la gestión de los recursos de información los resultados que se volverán oportunidades
tanto internos como externos y su finalidad es o amenazas para la organización con tiempo
generar servicios y productos que satisfagan suficiente, debe propiciar la realización de un
las necesidades de sus clientes/usuarios, diagnóstico de la situación de la organización
sobrepasando sus expectativas. En este sistema que permita conocer y potenciar sus fortalezas,
se aprovecha al máximo los recursos que se atenuar las debilidades y adoptar la correcta
posee, en función de la mejora continua y de actitud estratégica.
la toma de decisiones desde el más alto nivel
jerárquico hasta la base operativa. Diseño de un Sistema de Gestión Estratégica de
Información
Sistemas de Gestión Estratégica de
Información Para diseñar un Sistema de Gestión Estratégica
de Información (SGEI) se precisa realizar:
En los modelos actuales de dirección de
las organizaciones, se encuentra la gestión - El análisis previo de las necesidades de
estratégica, que presupone la implicación y información de la organización: “...la cuidadosa
participación de cada uno de los componentes descripción de las necesidades informativas de
de la organización, para lograr sus objetivos; y los usuarios, constituye un requisito previo para
las estrategias que se tracen deben responder una efectiva gestión de información” (Choo,
a la misión y visión de cada organización. Se 1995). Conocer las necesidades, relativas a la
toma en cuenta a todos los miembros de la información, de los usuarios de una organización,
organización, a fin de conocer sus inquietudes, representa un factor determinante para el diseño
sus aportes al proceso productivo y establecer de un Sistema de Información cualquiera. El
los objetivos específicos de cada departamento usuario considerará actualizado, oportuno y
con el propósito de lograr, la consecución de los eficiente el sistema, en la medida en que sus
objetivos organizacionales. necesidades sean satisfechas.
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- Proceso: representa las funciones que realiza Tomar una buena decisión pasa no solo por
el sistema para transformar o manipular datos. contar con todos los datos necesarios como
El proceso debe ser capaz de generar los flujos base, es necesario que estos sean recopilados,
de datos de salida a partir de los de entrada. organizados, que se separe la información
El proceso puede transformar un flujo de datos útil, precisa, de la excesiva; que al analizar
de entrada en varios de salida y siempre es la información se pueda generar un nuevo
necesario como intermediario entre una entidad conocimiento, que al ser difundido y aplicado,
externa y un almacén de datos. permita asegurar la decisión correcta y la
obtención de resultados positivos, que garanticen
- Almacén de datos: representa la la mejora del desempeño organizacional.
información en reposo utilizada por el sistema
independientemente del sistema de gestión de El proceso de toma de decisiones se da en todos
datos (por ejemplo un fichero, base de datos, los niveles de una organización, pero se refleja
archivador, etc.). Contiene la información más en la alta dirección (en las organizaciones
necesaria para la ejecución del proceso. actuales, con una dirección participativa, en los
que priman la dirección por objetivos y la dirección
- Flujo de datos: representa el movimiento de estratégica, la alta dirección se considera con la
los datos, y establece la comunicación entre mayor jerarquía para la toma de decisiones).
los procesos y los almacenes de datos o las
entidades externas. Existen 2 tipos de decisiones:
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relacionadas con la forma de operar y administrar o indicios de una innovación potencial.
las actividades en la organización en un corto
plazo. - Focalizar: seleccionar estratégicamente de este
grupo de potenciales detonadores de innovación,
b) Decisiones Estratégicas: Influyen a largo aquellos aspectos en los que la organización se
plazo en el desarrollo de la empresa, son decide y compromete a asignar recursos.
inherentes al proceso de planificación, por lo
tanto, están involucradas en la determinación - Capacitarse: Esta capacitación puede
de los objetivos, formulación de estrategias, en implicar sencillamente la compra directa de una
fin conducen a cambios deseados en el futuro. tecnología, la explotación de los resultados de
Se verán afectadas por los cambios del entorno, una investigación existente, o bien requerir una
tanto el más cercano, como el global (Rubio costosa búsqueda para encontrar los recursos
Domínguez, 2006). apropiados.
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