H E C T O R F.

ALVAREZ

A D M I N I S T RA C I O N
U n enfoque i n t e r d i s c i p l i n a r i o y competitivo

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EDICIONES
EUDECOR
 Administración. Un enfoque interdis cip lin ario y competitivo ;;"' � � � � <! Las organizaciones

nes. Todos los enfoques tradicionales tienen el mérito de haber desarrollado una gran raciona­
lidad en la estructura de los departamentos y en las funciones para llevar a cabo los objetivos.
En el enfoque de sistema entrada­proceso­salida observamos que hay tres conjuntos de
variables: las entradas, los procesos y las salidas. Las entradas son: las acciones, las interacciones,
las expectativas, la energía, la información y las materias primas . Los procesos son, las varia­
bles mediadoras: las tareas, las relaciones interpersonales, la estructura y la cultura. Las sali­
das son: los productos, los servicios, la dirección y la cohesividad . El mundo real nos informa
La reducción de la incertidumbre mediante la administración del entorno que de algún modo, una organización funciona así, independientemente de su astividad y de su
El amortiguamiento, permite reducir el impacto desde el enfoque de los insumos (existen­ tamaño. Este sistema funciona como un proceso de retroalimentación, ya que está en relación
cias de materias primas, mantenimiento preventivo, programas de calidad total y capacitación de intercambio con su entorno, de él recibe las entradas y a él envía sus salidas. Las entradas
del personal) y desde el enfoque de los productos (inventarios, nuevos productos, nuevos mer­ son afectadas por la retroalimentación de los procesos o las variables mediadoras y las salidas.
cados, nuevas aplicaciones, etc.). El suavizamiento, se refiere a cómo nivelar el impacto de las Los procesos están influenciados por la retroalimentación de las salidas.
fluctuaciones del entorno, tales como la reducción de las ventas y de los ingresos. La predic­ La organización es un sistema complejo: de la organización, sus partes y el entorno, donde
ción es la posibilidad de pronosticar los cambios en el entorno y su impacto en la organización. el todo es superior a la suma de las partesíDesde un enfoque globalizador una organización
El racionamiento indica cómo asignar los recursos de acuerdo a ciertas prioridades con refe­ tiene tres tipos de componentes. Los componentes internos: objetivos, estrategia, estructura,
rencia al comportamiento de la demanda. La contratación es otro mecanismo utilizado al con­ tareas, procesos, personas, cultura, conocimientos, fuentes de originalidad y fuerzas destructo­
tratar servicios del lado de los insumos o de los productos. La captación es una modalidad que ras, equilibradoras, evolutivas y reproductoras. Los componentes externos son: el entorno, el
permite absorber aquellos individuos u organizaciones que representen peligro para la estabili­ sector, el mercado, los clientes, la competencia, los proveedores, el mercado de factores, los
dad o la existencia de la organización. La fusión busca lograr una acción conjunta con otra sindicatos, el gobierno y el resto del mundo. Los estados posibles de una organización son de
organización. Avanzar sobre el entorno significa que la organización de referencia ejerce un supervivencia, de adaptación, de crecimiento y de desarrollo.
poder que antes ejercían otros componentes. En general, la mayoría de los autores consideran a la organización como un sistema, es una
unidad organizada que consiste en dos o más partes interdependientes o subsistemas y que
pueden distinguirse del entorno en el que existen, mediante alguna frontera o límite identifica­
Los lnetrumentcs de adaptación de la organización al entorno
ble. Una organización es un sistema sociotécnico incluido en otro más amplio: la sociedad (o
realidad social), con la que interactúa (proceso de influencia y de comunicación), influyéndose
mutuamente. El sistema tiene por finalidad especial la transformación de recursos que provie­
nen de su entorno y que debe devolverlos en forma de bienes, de servicios y de rendimiento.
Para ello emplea dos tipos diferentes de tecnología para la de transformación de los recursos y
para la administración, que hace posible tal transformación. Estos hechos justifican la denomi­
nación de sociotécnico, se trata de un sistema abierto a su entorno.
En el sistema organización, están incluidos otros subsistemas de rango menor que confor­
man una jerarquía de actividades que no están meramente yuxtapuestos y que son puestos en
operación por los individuos y los grupos, quienes han pactado objetivos comunes. La ubica­
ción temporal y espacial está expresada por la estructura de la organización.
Las características inmediatas del sistema organización son: procesos de cambios, orienta­
ción a logros de objetivos, complejidad, comportamiento probabilístico, (sus resultados no son
totalmente predecibles y existe un alto grado de incertidumbre). Los procesos son innumera­
bles en su ámbito interno y hay otros en relación al entorno.
Cuad.ro 4.3. Los Instrumentos de adaptación de la organización al entorno.
Una organización es un sistema sociotécnico inmerso en un entorno, que se comporta como
una unidad organizada en sus subsistemastécnico, administrativo y social. El comportamiento
4. La organización como un sistema sociotécnico frente a su entorno puede ser abierto o semiabierto y no totalmente predecible. La razón de su
existencia es la de cumplir fines impuestos por la sociedad.
abierto A esta definición se ajustan tanto las organizaciones con fines de lucro como aquellas que
Los enfoques clásicos. y conductistas pueden .ser reconciliados si a la organización se la tienen otros fines no lucrativos. Entonces, abarca a las empresas, a las organizaciones estatales,
considera como un sistema entrada­proceso­salida.Las teorías clásicas de la organización han hospitales, sindicatos, clubes, etc. ·
estado vinculadas a los conceptos de departamentalización, de estructura y de relaciones de
autoridad. Las teorías conductistas han enfatizado sobre los efectos de las relaciones
interpersonales, en el grado de satisfacción de sus miembros y la productividad organizacional.
Los m�delos matemáticos han sido desarrollados en las operaciones y en la toma de decisio­

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4.1 Los subsistemas intermedios El subsistema social

Los subsistemas intermedios son aquellos que atienden a la captación de los recursos que El subsistema social se refiere a las dimensiones con­
provienen del entorno, vinculan a éste con la organización, es una forma de especificar las cernientes a las personas, sus creencias y a las conductas
partes del entorno para una organización particular. Se visualiza cómo el conjunto de ciertas emergentes que son compartidas por toda la organización.
entradas que ingresan al sistema (recursos e información) que cambiarán de estado en los El individuo se presenta con una estructura de personalidad
procesos de transformación que convertirán en las salidas del sistema organización (productos, determinada, es el miembro ejecutor del trabajo, contribu­
energía, resultados e información). ye a los objetivos de la organización y a su vez espera tener
En la figura 4.4 se grafica la idea, respuesta de la misma.
sólo indicando algunos de los Las personas a través de ciertos tipos de relaciones don-
subsistemas intermediarios posibles. forman dos tipos de agrupamientos diferentes : se trata de
Es importante destacar qué par­ las relaciones fundadas en las tareas que forman los grupos
tes de ellos están incluidos, a la vez,
E E diseñados y las fundadas en otros intereses ajenos a las ta­
con la organización y con el entor­ N N reas y la organización, llamados grupos informales. El ob­
no. Estos subsistemas no sólo apor­ T T jetivo de este subsistema es la satisfacción de las personas.
tan recursos a la organización, sino o o Los grupos diseñados son el resultado del agrupamiento de
que también hacen posible que las R R las funciones y de las tareas, o sea, la llamada organización
salidas del sistema lleguen a sus N formal. Las relaciones entre los diferentes grupos informa­
N les conforman una red de relaciones denominada organiza­
destinatarios.
Hay grupos que ejercen cierto
o o ción informal. Todos los grupos existentes en la organiza­
poder e influencia, tales como los ción se entretejen en relaciones aún más complejas.
sindicatos, las instituciones empre­ Se pueden observar variables tales corno: referidas al
sarias, los partidos políticos y otras comportamiento, ijderazgo, sistemas de valores, sentimien­
organizaciones intermedias de la co­ tos, conflictos, clima, relaciones interpersonales, percepcio­
Figura 4.4. Los subsistemas intermedios
munidad. Tales grupos ejercen pre­ nes, motivación, acciones y reacciones, creencias, símbo­
sión cuando defienden intereses no coincidentes con los de la organización. El otro grupo de los, centros de poder, tradiciones, metas de los individuos y
subsistemas intermedios; está constituido por aquellos servicios que la organización necesita de los grupos que brindan al subsistema social sus caracte­
· para lograr sus objetivos, entre los más típicos se pueden mencionar los servicios públicos y los rísticas propias.
servicios legales. Hay un tercer grupo, tales como el formado por investigación y desarrollo, El subsistema social está influido por el subsistema téc­
comercialización y la distribución física. nico, el que lo modela, conforma e influye en su funciona­
miento, pero el aspecto dominante es el ajuste de las perso­
nas al trabajo, las ideas y los valores. La cultura de la orga­
4.2 Los límites del ststema organizaéional nización puede o no lograr la eficiencia global del sistema.
En realidad estos límites deben ser fijados en función del objetivo del analista de la organi­ lnstalaclones
El subsistema técnico ·
zación, la gerencia de la organización será en última instancia la que definirá dichos límites. Se Procesos
trata de fijar hasta qué componente o aspecto de la administración puede ejercer cierto control. El subsistema técnico está compuesto por los factores I
Métodos \ · >
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Para el análisis, el entorno y la organización forman una sola realidad, será ampliada hasta tecnológicos que actúan dentro de la organización y que/
donde la capacidad gerencial pueda llegar. hace que los insumos se conviertan en bienes terminados,
Pero la separación es una necesidad: se sabe que sobre el entorno el control es relativo y comprende las tecnologías utilizadas como la infraestructu­ eas
parcial. Pero dicha línea de separación no está dada ni por las líneas establecidas por el organi­ ra material que tiene la organización. Se trata de la organi­
grama ni por límite físico alguno.Pertenecen a la organización todos los problemas, sucesos o zación de los procesos y el desarrollo de las operaciones
componentes que la afecten o pueda ser afectada por la situación gue se estudia. necesarias para lograr el fin específico de la misma, su ob­
jetivo es la eficiencia tecnológica.
La actividad de la organización es un proceso de trans­
4.3 Los subsistemas centrales formación de los factores de producción en bienes y servi­
La organización está compuesta por susbsistemas, cada uno de ellos es una parte del todo y cios, que serán ofrecidos al mercado. Los elementos que se consideran son: las máquinas, los
es interdependiente con los otros subsistemas, que su vez están compuestos por otros subsistemas equipos, las instalaciones, los procesos, los métodos de producción, los conocimientos técni­
de menor rango. · cos y el lugar físico donde se desarrolla la relación entre individuos y máquinas. "

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El subsistema técnico puede operar con el auxilio del El fenómeno del cambio es inseparable de 'la vida cotidiana de las organizaciones: cambios
subsistema administrativo siendo su tributario, mantiene las en el mercado, en la tecnología, por influencia y presiones de la sociedad, de situaciones de la
relaciones entre sus unidades y lo coordina con el subsistema competencia, de los medios de procesamiento de la información, de las condiciones físicas y
social. El aspecto dominante de este subsistema es cómo se económicas . Igualmente cambian las necesidades y las metas de los miembros de las organiza­
realizan las tareas dentro de la organización. ciones y se modifica el propio sistema de valores del trabajo que está en rápida mutación.
Es destacable la velocidad y la profundidad del proceso de cambio en la actualidad. Los
El subststema administrativo cambios se pueden agrupar de tres formas: los cambios sociales, los cambios en la concepción
de las personas acerca del trabajo y los cambios en la propia naturaleza de las organizaciones.
El subsistema administrativo es el conjunto de procesos Los cambios se generan por la necesidad de los procesos de adaptación. La adaptabilidad le
que utiliza la organización para administrar con eficacia sus permite a la organización evolucionar dinámicamente en relación con su entorno, de modo que
recursos humanos, financieros y materiales. Se concreta atravesará diferentes estados en los que conserve su orientación hacia sus objetivos.
corno un sistema de atribuciones, responsabilidades, proce­
sos y normas que posibilitan la toma de decisiones para lo­
grar los objetivos de la organización.
Los componentes a considerar son los objetivos de la
organización a llevarse a cabo en cada una de las diferentes 6. La continuidad vital y el
unidades. También forman parte los puestos de trabajo, sus equilibrio de la organización
atribuciones, sus responsabilidades y el conjunto de las ta­
reas distribuidas. Las funciones y niveles de jerarquía, con­ La continuidad vital y el equilibrio de la organización
forman la organización o estructura formal, ésta es el ins­ están vinculados entre sí y con dos propiedades de los siste­
trumento diseñado por la planificación para lograr los obje­ mas abiertos: la retroalimentación y la homeostasis. La re­
tivos. La organización formal se vale de políticas y de normas que contribuirán al logro de troalimentación se refiere en general al retorno que se pro­
ciertos resultados esperados. La estructura formal se caracteriza por cierto grado de racionali­ duce desde el entorno corno una nueva corriente de entrada,
dad y busca la coordinación de esfuerzos. En éste subsistema se lleva a cabo el proceso de en respuesta a la influencia recibida del sistema. La
planificación, organización, dirección y control. Se observan otros procesos tales como los de: homeostasis es la propiedad de los sistemas que define su
comunicación, información, decisión, influencia y de solución de problemas. nivel de. respuesta y de adaptación con el entorno, con el fin
de lograr el equilibrio y la supervivencia dinámica del siste­
ma. El equilibrio, es la cualidad por la cual la organización
permanece en funcionamiento eficaz frente a las acciones
de los factores externos.
5. Los procesos de adaptación y La incorporación de los elementos externos, le permite
de· cambio en la organización a la organización reajustar su comportamiento. Por este pro­
ceso, la organización no sólo tiende a reducir las tensiones
En las organizaciones hay movimientos permanentes, sino que tiene que elaborar las respuestas sobre las tensio­
corno consecuencia de los procesos de adaptación y de cam­ nes. El_ equilibrio sólo es una tendencia del sistema que maneja ia cnreccton.nstos procesos
bio de origen interno y externo que son las bases para el están vmculados con el control, este es el mecanismo homeostático que permite tener determi­
mantenimiento de la unidad y de la identidad del sistema. nadas variables dentro de ciertos límites.
Hay una continua acción dialéctica, homogeneidad­hetero­ La continuidad vital de la organización la explica corno un proceso, se refiere al conjunto
geneidad se explica la presencia de una importante canti­ secuencial de transformaciones realizadas en y por las empresas, que permiten la regeneración
dad de energía que es necesaria para esos procesos y es re­ de los fondos utilizados en esas mismas transformaciones. La actividad de las organizaciones
sultado de los mismos. La sinergia del sistema está vincu­ tiene como_ consecuencia materializar a las empresas como una unidad concreta en nuestro
lada a la cualidad por la cual el resultado de la actividad · mundo real, se refiere a· la capacidad de regenerar los elementos que engendran las relaciones
total del sistema es superior a las de sus componentes su­ de producción autopoiética.
mados individualmente.
Lawrence y Lorch señalan la importancia de los­proce­
sos de diferenciación y de integración, el primero se refiere
a las modificaciones de la estructura por demandas del me­
dio y el segundo, al proceso de presiones del sistema para 7. Los modelos autogénicos y los modelos alogénicos
alcanzar la coordinación entre diferentes subsistemas. Las organizaciones sepueden agrupar en modelos autogénicos y en· modelos alogénicos,
clasificación que nos será útil para comprender la efectividad de las organizaciones.

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