UNaM - FCE – 2023

Administración II – Unidad 2
Clase 14/09/23
Unidad 2: Medios de expresión del modelo de funcionamiento

Organización formal: Está escrita, estructurada, definida, tiene jerarquía, tiene autoridad, es la
organización planificada.

Tema 1: Manuales organizativos y administrativos. Enuncian el contenido de esa org. Formal

Tema 2: Organigramas

Tema 3: Reorganización o estructura dinámica.Tomar una estructura y reordenarla.

Contenidos
Manuales organizativos y administrativos

Los manuales pueden ser definidos como la expresión formal escrita de todas las
informaciones, normas e instrucciones necesarias para operar en cada una de las partes,
unidades o sectores del modelo de funcionamiento adoptado. Representan verdaderas guias
escritas que tienden a encaminar los esfuerzos de los miembros de la organización hacia la
dirección adecuada.

- De Zuani
 ¿Qué se hace aquí?
 ¿Qué se tiene que hacer?
 ¿A quien respondo?
 ¿De quién soy jefe?}

Ventajas:

 Representan un medio por el cual se da a conocer el modelo de funcionamiento formal

de una organización.
 Constituyen instrumentos de comunicación y control.
 Representan instrumentos auxiliares imprescindibles para la toma de decisiones de
todo administrador.
 Son instrumentos guías para el desarrollo del trabajo en cada parte o unidad
organizativa.
 Son útiles como instrumentos de formación y de perfeccionamiento personal.
 Permite que cada responsable tenga claridad de cuáles son sus objetivos, lo que debe
hacer.

Desventajas:

 Pueden destruir la iniciativa personal.

 Son costosos.
 La falta de actualización puede limitar su validez.
 La falta de habitualidad el el uso y consulta, puede hacer que sólo se usen por recién
incorporados o cuando haya conflictos.
Requisitos:

1. Simples: Instrumento de formación

2. Equilibrados: Debe ser objetivo, ecuánime, mesurado y sensato
3. Uniformes: Un mismo estilo para todo el manual
4. Flexibles: Debe teener un diseño que se adapte a la mecánica de la organización.
5. Actualizados

Objetivo: Reunir en forma orgánica una serie de datos y de información referente a la

organización y a su forma de funcionamiento para hacer fácil su consulta.

Clasificación de los manuales:

 Por su área de aplicación:

A) Generales: Cuando su contenido corresponde a todo el modelo de funcionamiento
B) Parciales: Cuando su contenido refleja solo una parte, unidad o área de la
organización
 Por su contenido:
a) De organización
b) De políticas
c) De procesos
d) De antecedentes
e) De calidad

Manual de Organización

 Describe y detalla el orden interno de la organización

Es el compendio en el cual se escribe y describe la historia de la organización, desde la

funcación de la empresa, su trayectoria, sus cambios hasta la actualidad. Incluye de el Manual
de Misiones y Funciones, mas el Organigrama de la organización.

Áreas, Departamentos, Divisiones, Secciones, Oficinas

 Área: Primera división de trabajo y departeamentalización que tiene la organización.

Principales: Producción / Compras, Comercialización / Marketing, Administración y/o
Finanzas, Recursos Humanos / Administración de Personal.
 Departamentos: Es la división y departamentalización del área. P. ej.: En el área de
Comercialización podría tener el Departamento de; Ventas; Distribución.
 Divisiones: Es la división y departamentalización del Departamento.
 Secciones: Es la división y departamentalización de la división.
 Oficinas: Es la última unidad organizativa y es la división y departamentalización de la
Sección.

Manual de Misiones y Funciones

Instrumenta de forma oral, escrita y narrativa el modelo formal de funcionamiento que ha

adoptado la organización.

Es el que proporciona información sobre las partes o unidades del modelo, descripción de los
puestos de trabajo, los grados de autoridad y responsabilidad, la información que deben
recibir, procesar y emitir.
 - Se hace por cada funcionario de la organización sin importar el nivel
- Hay que saber lo que hace cada uno para garantizar el ciclo operativo de la
organización
- Justifica la existencia del puesto o la permanencia de determinado funcionario en el
puesto

Misión:

- “Enunciado sintético del objetivo”

- “Enunciado de la gran actividad” que deben llevar a cabo las áreas, niveles y la
organización/empresa en sí misma y con respecto a la sociedad.

Función: Funciones son las acciones que deben llevar a cabo las áreas, niveles y la
organización/empresa en sí misma y con respecto a la sociedad.

Tarea/s Operativa/s: Es la última unidad o parte en la cual se puede llegar a dividir o

fragmentar las acciones.

La tarea operativa es indivisible y da pautas para conocer de qué unidad jerárquica superior se
está hablando y/o pertenece a la misma.

Ejemplo:

Empresa: Solato S.R.L.

Cargo: Gerente de comercialización
Denominación del cargo: Gerente/a
Código: C1
Unidad organizativa: Comercialización
Autoridad inmediata: Gerente general
Cantidad de personas en la unidad 10
organizativa:
Misión de área:
Colocar a la empresa, al producto y a la marca en el mercado frente a oportunidades y
amenazas
Funciones:
1. Investigar el Mercado
Otros
Requisitos de formación académica: Graduado o Licenciado en Marketing
Requsitos de experiencia: 3 años en puestos similares
Requisitos humanos: Entre 25 a 35 años
Criterios de desempeño: Proactividad
Conocimientos informáticos intermedios
Liderazgo
Iniciativa
Anexos

Misiones y funciones principales de la empresa

Producción

Misión: Elaborar / confeccionar / fabricar / ensamblar / transformar / procesar el producto /

servico bajo las condiciones de calidad requeridas.
Funciones (ejemplos):

1. Diseñar el producto o ingeniería del Producto

2. Diseñar la planta o ingeniería de la planta
3. Estudiar y/o investigar estudio de mercado concerniente a métodos, técnicas,
procedimientos y maquinaria de punta o ingeniería industrial.
4. Planificar y controlar la producción.
5. Atender el porceso productivo.
6. Abastecer o abastecimiento.

Compras

Misión: Abastecer y resguardar en cantidad, calidad requerida y en justo precio convenido, los
materiales y equipos necesarios que hacen a la elaboración del producto/servicio de la
organización/empresa.

Funciones (ejemplo):

1. Obtener y adquirir los bienes e insumos de la organización / empresa

2. Guardar y almacenar
3. Proveer a las demás unidades organizativas de los requerimientos
4. Cotizar los precios, la calidad y el transporte
5. Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de rechazo y
ajustes
6. Proponer a los superiores, la venta de desechos, sobrantes y artículos en desuso

Comercialización / Marketing

Misión: Colocar a la organización/empresa, al producto y a la marca de la mejor manera

posible en el contenido frente a amenazas y oprtunidades

Funciones (ejemplos):

1. Investigar el mercado o investigación de mercados local, regional, nacional e

internacional.
2. Proponer alternativas sobre el producto, servicio/s y precio/s de venta
3. Distribuir el producto y/o servicio
4. Promocionar el producto, la marca, la organización/empresa.
5. Proponer políticas de franquicia/licencias de marcas
6. Definir y proponer la marcao las marcas del/los producto/s y/o servicio/s.
7. Proponer marcas de primera, segunda y de otros niveles, según demandas latentes.

Administración

Misión: Apoyar logísticamente a la propia organización/empresa. Prestar un servicio a todas las

áreas de la misma organización/empresa.

Funciones (ejemplos):

1. Registrar y contabilizar los hechos y actos de la organización / empresa

2. Llevar listado de proveedores
3. Mantener el vínculo con las entidades financieras
4. Llevar los libros obligatorios exigidos por la ley
5. Llevar la contabilidad de costos
 6. Preparar y confeccioonar toda la información contable mensual y anual

Finanzas

Misión:

Funciones (ejemplo):

1. Atender las finanzas corporativas

2. Participar con las demás unidades organizativas en la confección de los presupuestos
3. Asesorar en materia financiera
4. Controlar el movimiento de efectivo en cuanto su ingreso y egreso
5. Confeccionar el estado de origen y aplicación de fondos
6. Suministrar el capital a utilizar en el funcionamiento de la organización / empresa

Recursos Humanos / Administración del Personal

Misión: Conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de

acuerdo con los objetivos de la organización/empresa.

Funciones (ejemplo):

1. Contratar y emplear
2. Capacitar y desarrollar o capacitación y desarrollo
3. Proponer sueldos y salarios e incentivos
4. Liquidar sueldos
5. Establecer los vínculos que laciliten las relaciones laborales
6. Despedir

Manuales administrativos

Son aquellos que describen y detallan la gestión y acciones de poner en marcha la organización
y sus unidades organizativas.

- Describen como hacer las cosas

Ejemplos:

 Manuales de políticas
 Manual de procedimientos y formas
 Manuales especialistas
 Manuales de empleados
 Propósitos múltiples

Organigrama

Representación gráfica del modelo de funcionamiento de la organización.

Requisitos de un Organigrama

- El objetivo de un organigrama es ofrecer una visión inmediata y resumida de las partes

y la forma en que se relacionan todas y cada una de ellas.
- Pero para cumplir ese objetivo, su diseño debe responder al menos tres requisitos:
1. Claridad: Información comprensible y de un solo tipo.
2. Uniformidad: Las figuras y relaciones deben ser iguales.
 3. Actualidad: Debe ser dinámico, por eso se debe incluir siempre la fecha de realización
del mismo.

Técnicas de diseño de un organigrama

Gráficamente los organigramas se presentan como un conjunto de figuras geométricas

enlazadas entre sí por una serie de líneas.

- Ósea, se utilizan dos elementos: Figuras y Líneas

Figuras

Rectángulo (entegrama): Las figuras más utilizadas en el diseño de un organigrama.

Cualquiera sea el tipo de figura utilizada, es recomendable utilizar la misma en todo el

desarrollo y cuando no fuera posible debe respetarse el principio de que a un mismo nivel
jerárquico se utilice un solo tipo de figura.

- El tamaño de las figuras puede disminuir a medida que desciende el nivel jerárquico.

Líneas: Brindan información sobre:

1. La forma en la que se vinculan todas y cada una de las partes o unidades organizativas
del modelo de funcionamiento.
2. El modo en que se relacionan formalmente los miembros de la organización.
3. Y los tipos de relaciones de autoridad: de línea, asesora y funcional.

Tamaño de las líneas:

 Las líneas deben dibujarse de una sola dimensión o grosor en todo el organigrama.
 Puede disminuir el grosor a medida que desciende el nivel jerárquico, pero
manteniendo el mismo en cada nivel.
 Las líneas deben partir del centro de la figura superior y llegar al centro de la figura
inferior, siempre en un ángulo de 90°

Clases de organigramas:

1. Por su finalidad:
o Informativo
o Analítico
o Formal
o Informal
2. Por su disposición gráfica:
o Vertical
o Horizontal
o Circular
3. Por suárea de aplicación:
o General
o Parcial
4. Por el tipo de información que brindan las figuras:
o Denominación de la unidad organizativa
o Denominación de puestos responsables
o Denominación de puestos de trabajo
 o Nombre de las personas
o Asignación presupuestaria
o De información mixta

Finalidad:

 Informativo: Son los que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de
todo el público.
 Analítico: Tiene por finalidad el análisis del comportamiento organizacional. Sus
destiantarios son personas especializadas en el conocimiento.
 Formal: Cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una
organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.
 Informal: Cuando representa el funcionamiento informal o cuando no cuenta con el
instrumento escrito de su aprobación.

Disposición:

 Vertical: De arriba hacia abajo

 Horizontal: De izquierda a derecha
 Circular: Va desde el centro hacia afuera

Aplicación:

 General: Busca representar el modelo de funcionamiento hasta el nivel que permita

ser graficado de manera comprensible en el espacio elegido, tratando de avanzar s+olo
hasta donde sea útil a los fines perseguidos.
 Parcial: Describe las unidades o sectores que representan el último nivel graficado en
el organigrama general, como así también describen ciertas áreas o unidades como
comités o unidades asesoras.

Denominación:

 Unidad organizativa
 Puesto responsable
 Puesto de trabajo
 Asignación presupuestaria

Diagramación:

 Entegramas
 Líneas de dependencia jerárquica: Son aquellas que relacionan jerárquicamente a los
entegramas, ósea, vinculan entegramas que ocupan un lugar jerárquico superiorcon
otro u otros inferiores, o viceversa. Se representan por medio de líneas llenas sin
interrupciones, indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la
vía jerárquica.
 Líneas punteadas o de asesoramiento de staff
 Líneas de dependencia funcional: Son aquellas que relacionan funcionalmente los
entegramas. Si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre
posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales, en
razón de asistencia técnica o asesoramiento.
  Conector: Su representación es un pentágono invertido y su utilización se efectúa
cuando por su complejidad y amplitud se debe representar el organigrama en varias
hojas.

Diseño:

 Encabezado: Cuyo ancho no excederá los 180 milímetros y tendrá información

necesaria para su mejor identificación (niveles superiores no representados,
denominación de la unidad orgánica, fecha de vigencia, responsables de su
confección).
 Formato de la hoja: Para la confección de dicho organigrama serán los establecidos en
la serie A de la norma IRAM 3.001
 Simplicidad: La simplicidad de diseño debe tener dos aspectos, uno es la información
que brinda y el otro, hace referencia a la forma de representación de dicha
información, con lo cual se deben evitar:
o Entrecruzamiento de líneas
o Utilización de varios colores
o Sombreados de los rectángulos
o Información ajena a la estructura
o Utilización de otros símbolos que no sean rectángulos y líneas
o Tipología que no sea de rápida y fácil lectura
- Además, es necesario que los rectángulos estén distribuidos en forma tal que muestre
al diagrama equilibrado y simétrico.